第一条 为了加强学籍档案的整理立卷和归档工作，更好地为学校各项工作和社会服务，根据《中华人民共和国档案法》和有关法规，结合我校情况，制定本细则。
第二条 学籍档案是指学生自入学之日起，在受教育过程中形成的具有保存价值的各种形式的文字材料。它是学生在校期间的学籍、成绩和毕（结）业等情况的重要凭证。
第三条 学籍档案管理是学校教学管理工作的重要组成部分，要求学籍管理人员以严谨负责的态度对学籍档案材料进行收集、整理、归档，交校档案馆永久保存。
第四条 学籍档案的归档范围：
一、《学籍表》；
二、《成绩表》；
三、研究生毕业审批、论文答辩及学位授予有关材料；
四、研究生论文导师评语；
五、长期、预科留学生的个人申请材料；
六、其他具有永久保存价值的材料。
第五条 归档材料的质量要求：
一、手工书写应用不褪色的黑色、兰黑色材料，字迹要求工整清晰；
二、学生休学、退学、复学、转学、辅修、转系、出国、提前毕业等情况要在学籍表中注明；
三、学籍表中的照片要用原件；
四、毕业审查和学位评定的栏目中，要填写毕业审查和学位评定结果并盖章。
第六条 归档时间与归档单位：
一、归档时间：
研究生学籍档案于学生毕业的第二年暑假前归档。本专科、成教生学籍档案、长期、预科留学生学籍档案，如无遗留问题，于学生毕业当年归档。有遗留问题的在学生毕业一年之内办理完毕，于下一学年初归档。
二、归档单位：
博士研究生学籍档案暂时由研究生院负责归档；
硕士研究生学籍档案自2002学年度开始由所在教学单位负责归档；
长期、预科留学生学籍档案由国际合作部负责归档；
本专科、成教生学籍档案由所在教学单位负责归档。
第七条 归档文件材料的整理立卷方法见附件《北京大学学籍档案整理要求》。
第八条 归档手续。填写档案移交清单（附档案目录）一式二份，移交双方各保存一份备查。
第九条 学籍归档工作的监督、检查指导
一、档案馆会同学籍管理部门对学籍档案的形成、立卷、归档等工作进行监督和检查；
二、档案馆负责学籍档案立卷、归档工作的指导。
第十条 本细则由档案馆负责解释。本细则自发布之日起执行。一九九三年档案馆制定的《本专科毕业生学籍表归档办法》停止执行。
附件：
北京大学学籍档案整理要求
一、整理单位
（一）博士、硕士研究生和长期、预科留学生以个人为单位立卷；
（二）本专科、成教生学籍按班或专业为单位立卷，一般以40人左右立一卷。
二、文件材料排列顺序
（一）博士、硕士研究生按照学籍表、成绩表、毕（结）业审批材料、学位授予材料及其他重要材料顺序排列；
（二）本专科、成教生每卷中按照学号升序排列，每个学生的学籍表在前，成绩表在后。
三、检查与编写页号
（一）立卷前检查：核准毕业生人数，检查审批手续是否完备，归档材料是否齐全，排列顺序是否正确；
（二）编写页号：凡有文字的页面都需用铅笔编写页号。正面写在右下脚距边20mm处，背面写在左下脚距边20mm处。其中以个人为单位立卷的，应在第一页页号之前加本卷总页数。例如：9-1，9为总页数（总页数用不褪色的黑色、兰黑色墨水书写），1为第1页。
四、档号标识与编制原则
（一）档号标识：
× ×× × ××× ×××× - ×××
全宗号 档案门类号 学籍分类 单位码 形成年代 - 案卷顺序号
1 XJ 1位 3位 4位 3位
说明：北京大学全宗号为1；
学籍分类：B 博士 S 硕士 D 本专科 C 成教生 W留学生；
单位码：指党办校办给本单位的代码；
形成年代：学籍表、成绩表形成的最后年度
例如：本专科生档号标识：1XJD0012002-001为北京大学数学学院本科生2002年第001卷学籍档案。
（二）档号编制原则：博士生的档号由研究生院分别按院系、专业、学号的顺序升序编号；硕士生的档号由各教学单位按专业、学号的升序编号；本专科生、成教生由各教学单位按学籍分类编号。各类学历档号中的案卷顺序号每年从001编起。
五、计算机编目
利用北京大学档案管理系统，将案卷目录、卷内目录录入计算机，并打印出封面、卷内目录和案卷目录。
（一）研究生、长期和预科留学生学籍档案案卷目录录入的主要内容：
1、盒号：每年博士、长期和预科留学生均各从1盒开始编起，硕士生的盒号由档案馆确定，归档前不需录入；
2、档号：整理过程中以字符形式赋予档案的一组代码，是档案的身份证号，具有唯一性；
3、责任者：文件形成单位；
4、题名：准确揭示卷内文件材料内容，字数不超过50个汉字；
博士生、硕士生学籍档案案卷题名应包括：院（系）专业 博士生或硕士生 姓名 ××××年毕业审批材料等内容。
长期、预科留学生学籍案卷题名应包括院系 专业 国名 留学生姓名（中文姓名，外文姓名）（性别）个人学籍材料等内容。
5、文件形成时间：即学籍成绩表形成的最后年月，如200107；
6、页数：本卷的总页数；
7、保管期限：永久 。
（二）本专科生、成教生学籍档案案卷目录录入的主要内容：
1、盒号
2、档号：整理过程中以字符形式赋予档案的一组代码，是档案的身份证号，具有唯一性；
3、责任者：文件形成单位；
4、题名：准确揭示卷内文件材料内容，字数不超过50个字；
题名应包括院系、专业、届、本科、专科生（成教生）、学籍成绩表等内容。如一个专业学生的学籍档案分成几卷的，则题名中应注明本卷起止学号。
5、文件形成时间：即学籍文件形成的最后年月，如200107；
6、页数：本卷的总页数；
7、保管期限：永久。
（三） 本专科生、成教生学籍档案卷内目录录入的主要内容：
1、序号：卷内学生排列的顺序号。一个学生一个序号，从1 开始；
2、学号：学生学号；
3、姓名：学生姓名；
4、页次：每份学生学籍成绩表的首页的页号（注：最后一份学籍成绩表需填写首尾两个页号，两个页号间用-隔开，如96-98）；
5、备注：需要说明的问题。
六、装订
去掉材料上的大头针、曲别针、订书针等金属物，加封面、封底，按封面、卷内目录、学籍、成绩表、封底顺序排列，封面和封底的大小应以文件材料中最大纸张为准，以左下方对齐，三点一线装订（塑料热装订的可二点），线在背面打结。
七、备考表及盒面、盒脊内容
填写盒内备考表各项内容；盒面的件（卷）数及盒脊的本盒起止档号用铅笔填写；盒面的归档单位等移交档案时在档案馆加盖单位名称章；将盒内备考表置于盒内文件的下面。
第一条 为了加强学籍档案的整理立卷和归档工作，更好地为学校各项工作和社会服务，根据《中华人民共和国档案法》和有关法规，结合我校情况，制定本细则。
第二条 学籍档案是指学生自入学之日起，在受教育过程中形成的具有保存价值的各种形式的文字材料。它是学生在校期间的学籍、成绩和毕（结）业等情况的重要凭证。
第三条 学籍档案管理是学校教学管理工作的重要组成部分，要求学籍管理人员以严谨负责的态度对学籍档案材料进行收集、整理、归档，交校档案馆永久保存。
第四条 学籍档案的归档范围：
一、《学籍表》；
二、《成绩表》；
三、研究生毕业审批、论文答辩及学位授予有关材料；
四、研究生论文导师评语；
五、长期、预科留学生的个人申请材料；
六、其他具有永久保存价值的材料。
第五条 归档材料的质量要求：
一、手工书写应用不褪色的黑色、兰黑色材料，字迹要求工整清晰；
二、学生休学、退学、复学、转学、辅修、转系、出国、提前毕业等情况要在学籍表中注明；
三、学籍表中的照片要用原件；
四、毕业审查和学位评定的栏目中，要填写毕业审查和学位评定结果并盖章。
第六条 归档时间与归档单位：
一、归档时间：
研究生学籍档案于学生毕业的第二年暑假前归档。本专科、成教生学籍档案、长期、预科留学生学籍档案，如无遗留问题，于学生毕业当年归档。有遗留问题的在学生毕业一年之内办理完毕，于下一学年初归档。
二、归档单位：
博士研究生学籍档案暂时由研究生院负责归档；
硕士研究生学籍档案自2002学年度开始由所在教学单位负责归档；
长期、预科留学生学籍档案由国际合作部负责归档；
本专科、成教生学籍档案由所在教学单位负责归档。
第七条 归档文件材料的整理立卷方法见附件《北京大学学籍档案整理要求》。
第八条 归档手续。填写档案移交清单（附档案目录）一式二份，移交双方各保存一份备查。
第九条 学籍归档工作的监督、检查指导
一、档案馆会同学籍管理部门对学籍档案的形成、立卷、归档等工作进行监督和检查；
二、档案馆负责学籍档案立卷、归档工作的指导。
第十条 本细则由档案馆负责解释。本细则自发布之日起执行。一九九三年档案馆制定的《本专科毕业生学籍表归档办法》停止执行。
附件：
北京大学学籍档案整理要求
一、整理单位
（一）博士、硕士研究生和长期、预科留学生以个人为单位立卷；
（二）本专科、成教生学籍按班或专业为单位立卷，一般以40人左右立一卷。
二、文件材料排列顺序
（一）博士、硕士研究生按照学籍表、成绩表、毕（结）业审批材料、学位授予材料及其他重要材料顺序排列；
（二）本专科、成教生每卷中按照学号升序排列，每个学生的学籍表在前，成绩表在后。
三、检查与编写页号
（一）立卷前检查：核准毕业生人数，检查审批手续是否完备，归档材料是否齐全，排列顺序是否正确；
（二）编写页号：凡有文字的页面都需用铅笔编写页号。正面写在右下脚距边20mm处，背面写在左下脚距边20mm处。其中以个人为单位立卷的，应在第一页页号之前加本卷总页数。例如：9-1，9为总页数（总页数用不褪色的黑色、兰黑色墨水书写），1为第1页。
四、档号标识与编制原则
（一）档号标识：
× ×× × ××× ×××× - ×××
全宗号 档案门类号 学籍分类 单位码 形成年代 - 案卷顺序号
1 XJ 1位 3位 4位 3位
说明：北京大学全宗号为1；
学籍分类：B 博士 S 硕士 D 本专科 C 成教生 W留学生；
单位码：指党办校办给本单位的代码；
形成年代：学籍表、成绩表形成的最后年度
例如：本专科生档号标识：1XJD0012002-001为北京大学数学学院本科生2002年第001卷学籍档案。
（二）档号编制原则：博士生的档号由研究生院分别按院系、专业、学号的顺序升序编号；硕士生的档号由各教学单位按专业、学号的升序编号；本专科生、成教生由各教学单位按学籍分类编号。各类学历档号中的案卷顺序号每年从001编起。
五、计算机编目
利用北京大学档案管理系统，将案卷目录、卷内目录录入计算机，并打印出封面、卷内目录和案卷目录。
（一）研究生、长期和预科留学生学籍档案案卷目录录入的主要内容：
1、盒号：每年博士、长期和预科留学生均各从1盒开始编起，硕士生的盒号由档案馆确定，归档前不需录入；
2、档号：整理过程中以字符形式赋予档案的一组代码，是档案的身份证号，具有唯一性；
3、责任者：文件形成单位；
4、题名：准确揭示卷内文件材料内容，字数不超过50个汉字；
博士生、硕士生学籍档案案卷题名应包括：院（系）专业 博士生或硕士生 姓名 ××××年毕业审批材料等内容。
长期、预科留学生学籍案卷题名应包括院系 专业 国名 留学生姓名（中文姓名，外文姓名）（性别）个人学籍材料等内容。
5、文件形成时间：即学籍成绩表形成的最后年月，如200107；
6、页数：本卷的总页数；
7、保管期限：永久 。
（二）本专科生、成教生学籍档案案卷目录录入的主要内容：
1、盒号
2、档号：整理过程中以字符形式赋予档案的一组代码，是档案的身份证号，具有唯一性；
3、责任者：文件形成单位；
4、题名：准确揭示卷内文件材料内容，字数不超过50个字；
题名应包括院系、专业、届、本科、专科生（成教生）、学籍成绩表等内容。如一个专业学生的学籍档案分成几卷的，则题名中应注明本卷起止学号。
5、文件形成时间：即学籍文件形成的最后年月，如200107；
6、页数：本卷的总页数；
7、保管期限：永久。
（三） 本专科生、成教生学籍档案卷内目录录入的主要内容：
1、序号：卷内学生排列的顺序号。一个学生一个序号，从1 开始；
2、学号：学生学号；
3、姓名：学生姓名；
4、页次：每份学生学籍成绩表的首页的页号（注：最后一份学籍成绩表需填写首尾两个页号，两个页号间用-隔开，如96-98）；
5、备注：需要说明的问题。
六、装订
去掉材料上的大头针、曲别针、订书针等金属物，加封面、封底，按封面、卷内目录、学籍、成绩表、封底顺序排列，封面和封底的大小应以文件材料中最大纸张为准，以左下方对齐，三点一线装订（塑料热装订的可二点），线在背面打结。
七、备考表及盒面、盒脊内容
填写盒内备考表各项内容；盒面的件（卷）数及盒脊的本盒起止档号用铅笔填写；盒面的归档单位等移交档案时在档案馆加盖单位名称章；将盒内备考表置于盒内文件的下面。