外审时的注意事项
一. 公司认证目的：
搞认证，不是简单为拿到一张证书，而是做到真正运行质量体系，提高企业管理绩效，增强市场竞争力，使市场认同，达到顾客满意，为公司带来效益。
二、接受认证审核时，每一位员工必须要做到：
1. 知道应做什么事；
2. 知道如何做事；
3. 知道做事的依据；
4. 用记录证实所做的事；
5. 任何事都应形成循环（即PDCA模式：计划、实施、检查、改进）。
三. 接受审核时应有的正常心态：
1. 不怕出现不合格，发挥出最佳水平；
2. 尽可能减少不合格；
3. 尽快纠正不合格，审核老师提出不合格应当即纠正，在审核老师离开之前完成纠正和改进措施。
四. 受审核人员在审核中的角色：
1. 20%听问题，听懂了才能回答对，没听懂就问审核老师，审核老师一般会换一个角度询问，一定搞清楚所问的问题；
2. 80%回答问题，回答时要谨慎。
五. 接受审核时回答问题的基本原则是：
1. 以公司质量体系文件为基础回答问题；
2.以工作的实际情况回答问题，以质量记录为依据来证明；
3. 紧紧围绕提问的问题，不要扯太远，语言简单明了；
4. 不要假设审核员不懂技术问题，审核员的视点是整个质量管理体系。
六. 回答问题时注意技巧：
1. 只说自己的事，不说别人的事；
2. 只说该说的事；
3. 用证据说明问题；
4. 自信而又不失谦虚，多解释，不争论；
5. 有误解时把解释权让给更明白的人（最好是上司）。
七. 回答问题时应避免出现：
1. 不懂装懂；
2. 说别人的事；
3. 所说的不符合事实，拿不出证据证明事实；
4.谋求帮助；
5.对其他部门或人员进行底毁；
6.争论不休不礼貌，可能会导致不好的结果。
八. 在正式审核到来之前，怎样做一下突击改善：
1. 对现场进行卫生整顿等清理工作；
2. 保证现场使用的文件为有效版本；
3. 每个部门进行自查自改；
4. 每位员工对照文件，熟悉工作职责；
5. 给每位员工适当减压，使员工有轻松的心情迎接审核，才能发挥出最佳水平。
九 对审核前的准备工作应如何开展：
1. 全体员工清醒地、主动地、轻松自如的迎接审核；
2. 从各个方面体现一种与ISO9000族国际标准精神一致的管理水平（包括后勤安排）；
3. 努力体现一种真诚追求提高管理水平，不单纯为了取证的思想境界；
4. 使全体员工都注意体现谦虚认真的工作作风；
5. 应坚决防止在审核中推卸责任、转移责任和不礼貌行为；
6. 使全体员工轻松自如时入审核，不要施加太大压力。
十. 对文件进行清理和准备：
1. 各部门管理和使用的文件应该整理，收起全部作废、不使用或与质量体系无关的文件或记录；
2. 使所有执行的文件和保存的记录按程序文件要求放到应到的位置；
3. 为审核组准备两套质量手册和程序文件；
4. 各部门管理和使用的文件相对集中在各部门；
5. 质量记录相对集中在责任管理部门或人员处；
6. 进行中的记录按正常程序运作。
十一. 在审核进行过程中如何采取纠正行动：
1. 力争在审核组离开前纠正不合格；
2. 当天提出，尽可能当天纠正；
3. 自己提方案，自己纠正；
4. 经审核员确认可以接受。
十二. 在审核前对部门领导的要求：
1. 了解质量方针、质量目标；
2. 熟悉本部门的质量职责和相关的质量文件；
3. 熟悉本部门与相关部门的工作接口；
4. 熟悉对下属的工作要求和安排；
5. 熟悉本部门的质量工作情况。
十三. 在审核前对文件管理人员的要求：
1. 熟悉所管理的文件的范围；
2. 熟悉文件管理程序；
3. 熟悉文件修改情况；
4. 熟悉文件的归档；
5. 随时拿出所需的文件。
十四. 在审核前对重要岗位，关键工序的工作人员的基本要求：
1. 熟悉本岗岗位职责；
2. 熟悉依据的规范、程序等；
3. 熟悉使用的工具、设备等；
4. 熟悉使用的统计方法；
5. 经过培训，持证上岗。
十五. 在审核前对一般工作人员的基本要求：
1. 熟悉本岗岗位职责；
2. 熟悉规范、程序等从事工作所依据的文件；
3. 熟悉工作中需要作的质量记录；
4. 熟悉工作接口；
5. 熟悉本组织的质量方针和目标；
6. 熟悉实施ISO国际标准的目的及ISO9000标准的基本知识。
十六. 每一位员工回答问题时的心态：
1. 自信，相信所做的绝大部分是正确的；
2. 谦虚，承认个别情形会存在某些问题；
3. 不推卸责任。
十七. 正式审核时审核员经常询问的问题：
1.开始正式审核前，一般情况会让您先介绍部门的职责（注：此时已经开始正式审核，只是以另外方式探路）
2. 提问过程中一般情况很少用"是否"字眼提问，通常以开放式提问问题：如您是如何……；请问当产生不合格品时您如何处理？或请问您何时填写顾客投诉处理单？ 或请问您何时开展管理评审？等等，即遵循5W（谁Who何时When何地Where为什么Why要做什么事What）1H（如何做How）,方便其搜集证据
3. 审核过程中审核员不会告诉您做的效果如何即不会做任何评价。在找资料时，审核员要什么，就找什么给他，不要一下把一整本文件都给他，这样会让审核员发现很多的问题,正确的方法是要什么就拿什么，然后先递给本公司陪同人员看，陪同人员发现问题应要求找另外一份给审核员看。当时如找不到资料应把审核员的注意力引到其它有准备的方面，另一方面要积极寻找相关资料，在审核员结束当天审核之前应将资料交给审核员；
十八. 回答审核员时的基本点：
1. 以文件为基础；
2. 以质量记录为依据；
3. 以实际情况来证明。
以下可供参考
1.1 工原简介
1.2 营业执照
1.3 公司组织架构图
1.4 厂房平面图
1.5 生产工序流程图
2.1 ISO9001证书及最近一次外审报告
2.2 质量手册
2.3 程序文件
2.4 质量计划
2.5 文件更改收发记录
2.6 员工培训计划
2.7 员工质量培训记录
2.8 内部审核计划、记录
2.9 订单评审和客户关注程序及记录
2.10 客户投诉处理记录
2.11 纠正与预防措施记录
2.12 设备维护计划和记录
2.13 CE/EMC/相关的产品测试化验报告
2.14 基它相应有效的安全书
3.1 开发设计控制程序
3.2 设计计划或任务书及审核记录
3.3 验证和确认记录
3.4 设计产品检测报告
3.5 设计输出（技术文件，物料单，包装、使用说明）
3.6 设计变更记录
4.1 供应商评审程序及记录
4.2供应商清单/合格供应商清单
4.3采购单、采购合同
5.1 来料中免检产品的质量何证书
5.2 来料验货标准及规格书
5.3 来料检查、测试报告
5.4 来料收发记录
5.5 不良品退货、让步接收记录
6.1 作业指导书
6.2 巡拉记录
6.3 IPQC检验测试标准、记录
6.4 不良品处理记录
6.5 组装工具利器（刀片，断针等）收发控制记录
6.6 金属探测记录
7.1 终检检验测试标准、记录
7.2 终检不良品处理记录
7.3 包装工段工具利器（刀片，断针等）收发控制记录
7.4终检金属探测记录
7.5 发货记录
几个值得注意的问题
1. 并不是审核员提出的问题都必须回答，员工只需要回答自己职责范围内的问题。接受审核时，每个人就在本岗位上正常工作。见面笑脸相迎。当审核员提出问题，应礼貌而又切合实际地回答。但只回答自己所做的，或者自己负责范围内的问题。其他问题，礼貌地告诉他。“这不是我负责的”。如果再问，婉言相告，“请问我的上司”，或由陪同人员帮助解决。
2. 建设议公司领导不要给员工施加任何压力。不要制定一些和个人利益有关的政策。譬如，谁吃到一个不符合报告，会如何如何，甚至加以惩罚。实践证明，每当员工遇到这样的压力，往往会掩盖不符合项。只要不不符合客观存在，将来一定会出问题，结果可能引起重大损失。应认识到，员工工作没做好，大多原因不在个，而是系统。包括由于当事人的能力、或者疏忽大意引起的质量事帮，主要原因还在系统，不在个人。至少，没有把合适的人放在合适的岗位上，是公值得改进的地方。
3. 不应当做专门的特殊安排除。如果您已经建立和有效执行了质量管理体系的话，任何人来检查，除联同人员和相应满足对方要求外，其他不需要做什么特殊的“应急”准备。譬如，不要专门布置大扫除因为，您平时就这样很干净、整洁；不需要张贴什么标语，正说明没有什么特殊安排。让认证方相信，这就是他们要看到的体系运行的真实情况。
4. 迎接前不久发现体系有不符合问题如何办？公司的体系应当有渠道，例如，在《纠正措施程序》中能让员工提出问题，或者提出合理化建议的程序等。或者，公司可以安排一些有重点的内审，针对不符合问题开出不符合报告，按照标准要求采取纠正措施，编制计划，按照计划执行。外审时，只要计划如期执行，外审不应当开不符合报告了。针对不符合问题，不要布置下属采取不正当手法来应付处审，更不提倡弄虚作假。领导这样做，暗示下属，也可以对您这样做，结果往往自己害自己。
5. 如果发现准备不充分怎么办？把一个不成熟的体系展示给别人看了以后，要花十倍精力也难以挽回不良的印象。如有可能，请求延期进行审核。
6. 对不符合有不同看法如何办？首先要认定客观事实。考虑是否能进一步提供客观证据。如果事实符合实际，只是对是否不符合看法再不统一，尊重对方，可以先在审核员的不符合报告上签名，不要争辩。事后可以抽认证机构提出意见，甚至可以投诉要求他们重新判定。
外审时的注意事项
一. 公司认证目的：
搞认证，不是简单为拿到一张证书，而是做到真正运行质量体系，提高企业管理绩效，增强市场竞争力，使市场认同，达到顾客满意，为公司带来效益。
二、接受认证审核时，每一位员工必须要做到：
1. 知道应做什么事；
2. 知道如何做事；
3. 知道做事的依据；
4. 用记录证实所做的事；
5. 任何事都应形成循环（即PDCA模式：计划、实施、检查、改进）。
三. 接受审核时应有的正常心态：
1. 不怕出现不合格，发挥出最佳水平；
2. 尽可能减少不合格；
3. 尽快纠正不合格，审核老师提出不合格应当即纠正，在审核老师离开之前完成纠正和改进措施。
四. 受审核人员在审核中的角色：
1. 20%听问题，听懂了才能回答对，没听懂就问审核老师，审核老师一般会换一个角度询问，一定搞清楚所问的问题；
2. 80%回答问题，回答时要谨慎。
五. 接受审核时回答问题的基本原则是：
1. 以公司质量体系文件为基础回答问题；
2.以工作的实际情况回答问题，以质量记录为依据来证明；
3. 紧紧围绕提问的问题，不要扯太远，语言简单明了；
4. 不要假设审核员不懂技术问题，审核员的视点是整个质量管理体系。
六. 回答问题时注意技巧：
1. 只说自己的事，不说别人的事；
2. 只说该说的事；
3. 用证据说明问题；
4. 自信而又不失谦虚，多解释，不争论；
5. 有误解时把解释权让给更明白的人（最好是上司）。
七. 回答问题时应避免出现：
1. 不懂装懂；
2. 说别人的事；
3. 所说的不符合事实，拿不出证据证明事实；
4.谋求帮助；
5.对其他部门或人员进行底毁；
6.争论不休不礼貌，可能会导致不好的结果。
八. 在正式审核到来之前，怎样做一下突击改善：
1. 对现场进行卫生整顿等清理工作；
2. 保证现场使用的文件为有效版本；
3. 每个部门进行自查自改；
4. 每位员工对照文件，熟悉工作职责；
5. 给每位员工适当减压，使员工有轻松的心情迎接审核，才能发挥出最佳水平。
九 对审核前的准备工作应如何开展：
1. 全体员工清醒地、主动地、轻松自如的迎接审核；
2. 从各个方面体现一种与ISO9000族国际标准精神一致的管理水平（包括后勤安排）；
3. 努力体现一种真诚追求提高管理水平，不单纯为了取证的思想境界；
4. 使全体员工都注意体现谦虚认真的工作作风；
5. 应坚决防止在审核中推卸责任、转移责任和不礼貌行为；
6. 使全体员工轻松自如时入审核，不要施加太大压力。
十. 对文件进行清理和准备：
1. 各部门管理和使用的文件应该整理，收起全部作废、不使用或与质量体系无关的文件或记录；
2. 使所有执行的文件和保存的记录按程序文件要求放到应到的位置；
3. 为审核组准备两套质量手册和程序文件；
4. 各部门管理和使用的文件相对集中在各部门；
5. 质量记录相对集中在责任管理部门或人员处；
6. 进行中的记录按正常程序运作。
十一. 在审核进行过程中如何采取纠正行动：
1. 力争在审核组离开前纠正不合格；
2. 当天提出，尽可能当天纠正；
3. 自己提方案，自己纠正；
4. 经审核员确认可以接受。
十二. 在审核前对部门领导的要求：
1. 了解质量方针、质量目标；
2. 熟悉本部门的质量职责和相关的质量文件；
3. 熟悉本部门与相关部门的工作接口；
4. 熟悉对下属的工作要求和安排；
5. 熟悉本部门的质量工作情况。
十三. 在审核前对文件管理人员的要求：
1. 熟悉所管理的文件的范围；
2. 熟悉文件管理程序；
3. 熟悉文件修改情况；
4. 熟悉文件的归档；
5. 随时拿出所需的文件。
十四. 在审核前对重要岗位，关键工序的工作人员的基本要求：
1. 熟悉本岗岗位职责；
2. 熟悉依据的规范、程序等；
3. 熟悉使用的工具、设备等；
4. 熟悉使用的统计方法；
5. 经过培训，持证上岗。
十五. 在审核前对一般工作人员的基本要求：
1. 熟悉本岗岗位职责；
2. 熟悉规范、程序等从事工作所依据的文件；
3. 熟悉工作中需要作的质量记录；
4. 熟悉工作接口；
5. 熟悉本组织的质量方针和目标；
6. 熟悉实施ISO国际标准的目的及ISO9000标准的基本知识。
十六. 每一位员工回答问题时的心态：
1. 自信，相信所做的绝大部分是正确的；
2. 谦虚，承认个别情形会存在某些问题；
3. 不推卸责任。
十七. 正式审核时审核员经常询问的问题：
1.开始正式审核前，一般情况会让您先介绍部门的职责（注：此时已经开始正式审核，只是以另外方式探路）
2. 提问过程中一般情况很少用"是否"字眼提问，通常以开放式提问问题：如您是如何……；请问当产生不合格品时您如何处理？或请问您何时填写顾客投诉处理单？ 或请问您何时开展管理评审？等等，即遵循5W（谁Who何时When何地Where为什么Why要做什么事What）1H（如何做How）,方便其搜集证据
3. 审核过程中审核员不会告诉您做的效果如何即不会做任何评价。在找资料时，审核员要什么，就找什么给他，不要一下把一整本文件都给他，这样会让审核员发现很多的问题,正确的方法是要什么就拿什么，然后先递给本公司陪同人员看，陪同人员发现问题应要求找另外一份给审核员看。当时如找不到资料应把审核员的注意力引到其它有准备的方面，另一方面要积极寻找相关资料，在审核员结束当天审核之前应将资料交给审核员；
十八. 回答审核员时的基本点：
1. 以文件为基础；
2. 以质量记录为依据；
3. 以实际情况来证明。
以下可供参考
1.1 工原简介
1.2 营业执照
1.3 公司组织架构图
1.4 厂房平面图
1.5 生产工序流程图
2.1 ISO9001证书及最近一次外审报告
2.2 质量手册
2.3 程序文件
2.4 质量计划
2.5 文件更改收发记录
2.6 员工培训计划
2.7 员工质量培训记录
2.8 内部审核计划、记录
2.9 订单评审和客户关注程序及记录
2.10 客户投诉处理记录
2.11 纠正与预防措施记录
2.12 设备维护计划和记录
2.13 CE/EMC/相关的产品测试化验报告
2.14 基它相应有效的安全书
3.1 开发设计控制程序
3.2 设计计划或任务书及审核记录
3.3 验证和确认记录
3.4 设计产品检测报告
3.5 设计输出（技术文件，物料单，包装、使用说明）
3.6 设计变更记录
4.1 供应商评审程序及记录
4.2供应商清单/合格供应商清单
4.3采购单、采购合同
5.1 来料中免检产品的质量何证书
5.2 来料验货标准及规格书
5.3 来料检查、测试报告
5.4 来料收发记录
5.5 不良品退货、让步接收记录
6.1 作业指导书
6.2 巡拉记录
6.3 IPQC检验测试标准、记录
6.4 不良品处理记录
6.5 组装工具利器（刀片，断针等）收发控制记录
6.6 金属探测记录
7.1 终检检验测试标准、记录
7.2 终检不良品处理记录
7.3 包装工段工具利器（刀片，断针等）收发控制记录
7.4终检金属探测记录
7.5 发货记录
几个值得注意的问题
1. 并不是审核员提出的问题都必须回答，员工只需要回答自己职责范围内的问题。接受审核时，每个人就在本岗位上正常工作。见面笑脸相迎。当审核员提出问题，应礼貌而又切合实际地回答。但只回答自己所做的，或者自己负责范围内的问题。其他问题，礼貌地告诉他。“这不是我负责的”。如果再问，婉言相告，“请问我的上司”，或由陪同人员帮助解决。
2. 建设议公司领导不要给员工施加任何压力。不要制定一些和个人利益有关的政策。譬如，谁吃到一个不符合报告，会如何如何，甚至加以惩罚。实践证明，每当员工遇到这样的压力，往往会掩盖不符合项。只要不不符合客观存在，将来一定会出问题，结果可能引起重大损失。应认识到，员工工作没做好，大多原因不在个，而是系统。包括由于当事人的能力、或者疏忽大意引起的质量事帮，主要原因还在系统，不在个人。至少，没有把合适的人放在合适的岗位上，是公值得改进的地方。
3. 不应当做专门的特殊安排除。如果您已经建立和有效执行了质量管理体系的话，任何人来检查，除联同人员和相应满足对方要求外，其他不需要做什么特殊的“应急”准备。譬如，不要专门布置大扫除因为，您平时就这样很干净、整洁；不需要张贴什么标语，正说明没有什么特殊安排。让认证方相信，这就是他们要看到的体系运行的真实情况。
4. 迎接前不久发现体系有不符合问题如何办？公司的体系应当有渠道，例如，在《纠正措施程序》中能让员工提出问题，或者提出合理化建议的程序等。或者，公司可以安排一些有重点的内审，针对不符合问题开出不符合报告，按照标准要求采取纠正措施，编制计划，按照计划执行。外审时，只要计划如期执行，外审不应当开不符合报告了。针对不符合问题，不要布置下属采取不正当手法来应付处审，更不提倡弄虚作假。领导这样做，暗示下属，也可以对您这样做，结果往往自己害自己。
5. 如果发现准备不充分怎么办？把一个不成熟的体系展示给别人看了以后，要花十倍精力也难以挽回不良的印象。如有可能，请求延期进行审核。
6. 对不符合有不同看法如何办？首先要认定客观事实。考虑是否能进一步提供客观证据。如果事实符合实际，只是对是否不符合看法再不统一，尊重对方，可以先在审核员的不符合报告上签名，不要争辩。事后可以抽认证机构提出意见，甚至可以投诉要求他们重新判定。