一、公文常识
1、公文的处理具体包括：公文的拟写、制
作、处理、传递、保管、提供、利用以及对公文处理的监督 控制和组织管理。 2、公文的特点：鲜明的政治性、由法
定作者制成并发布、具有法定的权威性和行政约束力、严格 的时效性、特定的体式。 3、公文的功能：规范和准绳、
领导和指导、宣传和教育、联系和关照、依据和凭证。 4、 公文的种类： ①、按行文关系和行文方向分：上行文、平
行文、下行文。 ②、按内容的处理要求分：参阅件、承办 件。 ③、按其紧急程度分：特急公文、急办公文、常规公 文。 ④、按其秘密程度分：对外公开、限国内公开、内部 使用、秘密、机密、绝密公文。 ⑤、按其职能分：法规性 公文、指挥性公文、知照性公文、实录性公文。 ⑥、按其 来源分：收进公文、外发公文、内部公文。 二、写作技巧
1、主题：即中心思想，公文的主题主要来源于实际工作的 需要。 ①、主题的要求：正确（经得起实践的检验，不反 党和国家的政策和法规， 不过激、 不把话说绝） 、 集中 （一 文一事）、鲜明、深刻、新颖。 ②、主题的表现：直接阐
述、舍车保帅、形成主题句、标题点名。 2、材料：包括素 材和题材 献材料。 ①、材料的种类：经验材料、调查材料、文 ②、 材料的来源： 直接经验、 间接经验。 ③、
选材的标准：合题、真实、准确、充分、新颖、典型。 3、
结构：角度与线索（单线和多线）、层次与段落、开头与结 尾（平实型结尾和艺术型结尾）、过度与照应、主次与详略。 ⊙ 结构安排原则：服从于表现与突出主题的需要，正确反 映客观事物的发展规律和内在联系，服从文体的需要。 4、 表达：叙述、议论、描写、说明 ①、叙述（最基本， ②、
最常见的表达方式）：顺序、倒叙、插叙、分叙。
议论：例证法、喻证法、引证法、对比法、类比法、归谬法。 ⊙ 议论的三要素：论点（核心）、论据、论证（分为立论 和驳论）。 ③、描写：人物描写、环境描写；细描、白 ④、概说、界说（下定义）、
描；正面描写、侧面描写。
解说。 5、语言（是文章的第一要素）：准确得体、通顺流 畅、简洁明快、生动有力。 文、说明文。 6、常见文体：记叙文、议论
7、写作要求：撰写目的明确、符合政策法 语言
规、坚持实事求是、讲究行文结构、合乎公文范围、
简洁精当、制作准确无误、注意公文时效、制成材料耐久。 ⊙ 开头结构：引据式、目的式、综合式；主体结构：并列 式、连贯式、递进式。 ⊙ 公文语言的基本要求：准确、庄 重、简洁。 严 谨 ⊙ 公文语言的基本特
点：准确、庄重、简洁、 、 平 实 、 规 范 。
8、行文规则：
①、行文关系：隶属、指导、平等、不相 ③、行文
隶属关系。 ②、行文方向：上、平、下行文。
方式：逐级、越级、多级、直接行文。 ⊙ 行文规则的具体
要求：
①、 根据收发文机关间的关系行文（Ⅰ、领导与
被领导，统一组织中的上下级；Ⅱ、指导与被指导，同一专 业系统中的上下级；Ⅲ、平行，同一系统中的同级；Ⅳ、不 相隶属）。 ②、 通常不越级行文（可越级行文，Ⅰ、情况 紧急，若逐级行文会延误时机造成重大损失；Ⅱ、多次向直 接上级请示而未得到解决；Ⅲ、上级交办，且指定越级上报 的具体事项；Ⅳ、某些具体事项需要越过某些机关直接询问 或答复，需要控告、举报直接上级的），越级行文应抄送给 越过机关。 ③、 分清主送机关和抄送机关——“一个主
送机关”原则。（对上级的公文不要抄送下级，对下级的重 要公文一定要抄送直接上级；上级向受双重领导的机关行文 须抄送其另一领导机关； 抄送公文不可二次抄送； 有关抄送， 无关不抄送）。 ④、 党政要分开行文——行政机关不能向 当机关发指示、交任务，也不能请求批准、请示和汇报工作； 反之亦然。 ⑤、 同级机关可以联合行文。 ⑥、 明确发
文权限，全面、重要、方针政策性问题，机关发文；既定方 针政策、主管职权范围的日常业务问题，部门行文。 ⑦、
有关问题协商一致后方可行文。 ⑧、 严格控制发文数量， 简化行文手续。 “只送机关不送个人”。 10、公文的特点： 权威性、严肃性、政策性、实用性。 11、公文专业词： ①、 开端用语，根据、查（据了解、据核实）、奉、兹因、兹悉、 兹经、兹介绍、兹定于、为了（为）、关于、依照（尊照）。
②、称谓用语，本、我，你、贵，该。 ③、经办用语，经、 业经、现经、兹经。 ④、引述用语，前接（近接、现接）、 悉。 ⑤、征询期复，请批示、请指示、请批复。 ⑥、期
请用语，即请查照、希即遵照、希（务希）、你请、希于（希 将、希能）、至希、尚希、勿误、如蒙。 ⑦、表态用语，
照办、同意、不同意、可行、不可行、不可。 ⑧、综述过 渡，为此、对此、据此、鉴于以上情况。 ⑨、 结尾用语，
为要、为盼、特此通知（通报、函复、函达）。 12、修辞 的运用： ①、词语，雅语、敬语、强调语。 ②、
句子，提前、重后、省略、简缩。 提要、引据。
③、章法，分条、
13、公文写作的四个阶段：准备、构思、撰 ①、准备阶段，明确行文目的和要求、 ②、构思阶段，确定主
拟和审核修改。
学习相
关政策、调研和收集材料。
题、选择材料、布置正文结构（Ⅰ、开头，引据式、缘由式、 表态式、目的式、概述式、点题式、转发式；Ⅱ、主体—— 紧扣主题、层次清晰，纵向式、横向式、综合式；Ⅲ、结尾， 请求式、意见式、补充式、总结式、希望号召式。）、选择 文 种 、 选 择 表 达 方 式 。
③、撰拟阶段，拟写提纲、格式安排、撰写正文。
④、审
核修改，自我检查（查观点、查材料、查结构、查逻辑、查 分寸、查文字和格式）、修改、审核。 三、公文处理：包
括公文的拟定、办理、传递、管理、立卷归档等一系列相互
关联、衔接有序的工作。
1、基本任务：及时、准确、有
效的拟制、办理、传递、管理处置公文，为正常的公务活动 服务。 ①、发文办理：拟稿、审核、签发、复核、善 ②、传递方式：电信、普
印、用印、登记、分发等。
通邮政、机要通信、普通直投、机要交通、文件交换站投递。 ③、收文办理：签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催 办等。 ④、处置办毕公文：立卷归档、清退、销毁或
暂存。管理公文：专职文秘人员统一管理。 2、基本地位： 联系党政各机关的纽带、机关实现职能的必要条件、保守党 和国家机密的重要环节、是档案工作的前提。 3、基本原
则：执行法规、实事求是、集中统一、党政分开、优质、时 效、保密、简化原则。 4、收文处理： ①、收进阶段：
签收、登记（簿式登记、卡式登记）、启封、分发、摘编（文 摘、提要、综述、数据资料汇编）。 ②、阅办阶段：
审核、拟办、批办、承办（传达、专案、答复承办）、注办 （标注初步办理意见）、组织传阅（传阅路线，先办理者， 后知照者，先主管，后他人，避免“横传”；分“既阅且办” 和“只阅不办”两类；多种传阅方式；每位传阅者都要登记； 对阅读情况和结果及时检查）、催办（催办形式，内、外催 办；催办方法，发催办单、发函催办、派人催办）、查办（立 案、交办、核查、反馈、落实、结办、消办）。 5、发文处 理： ①、制文阶段：拟稿、会商（跑会、函会）、审
核、签发。
②、制发阶段：编号、注发、审核、善印
（领导已签署， 按一定格式制成对外发出的格式） 、 校对 （不 要有大片空页，空页须注“此页无正文”）、用印或签署、 登记分装、发出。 6、办毕公文的处理： ①、清退：
Ⅰ、范围，绝密公文、有重大错误的公文、被明令撤销的公 文、仅供审阅或征求意见的公文、未经本人审阅的领导讲话 稿、其它发文机关明令清退的公文；Ⅱ、清退手续，成批清 退要附一式两份《公文
清退报告表》，不定期单份清退要向 对方所要收据；Ⅲ、方法，需要清退的公文要单独保管，不 私自摘录和复制；严格按保密规定清退。 ②、销毁：
Ⅰ、范围，无保存价值的公文、无需暂存的重复公文、上级 授权指定销毁的公文、特殊情况下不销毁会造成泄密或重大 损失的公文、一般性公文的草稿；Ⅱ、方法，焚毁、粉碎、 清洗消磁；Ⅲ、步骤，收集、鉴定清点（需要登记）、审批 签字、押运销毁（大批文件和机密文件的销毁需两名以上人 员到指定纸厂；不得私自销毁）、存档备查。 ③、暂
存公文的保管：专人负责；合理排列和编号并简单编目；密 件与非密件分别管理；未经批准，任何人不得私留公文；经 常整理暂存公文，及时删除或归档。 ④、立案归档：
Ⅰ、范围是所有有价值的公文；Ⅱ、方法，按内容、作者、 时间、文种、地区、收发机关特征进行立卷；Ⅲ、程序编制 立卷类目、平时归卷、年终归卷、按期归卷。 【其它备注】
附：表一
备注 特点 结构 要求
决定 指挥性公文，强制
力和约束力仅次于命令。 领导指挥性、法规性。 Ⅰ、日期， 可置于正文之后，也可用括号注于标题下，有时还需说明由 什 么 会 何 时 通 过 的 。 Ⅱ 、 正 文 的 结 构 内容和形式：决定依据、决定事项、决定要求，篇段合一、 分条列项、列标题式、分块式。 篇幅简短、基本用叙述语 言（常带命令口气，说人叙事用论说语言）、很多习惯用语 （会议听取、决定、要求） 通知 使用频率最高，占行政
机关收发公文总数一半以上。 有“公文轻骑兵”之称。 应 用广泛，使用频率高；行文方向不严格，通常为下行文；较 强的时效性；一文一事。 按其功能和用途分为：指示性、
经转性、知照性、安排部署性通知。 Ⅰ、标题，可在标题 文字中冠以“重要”、“紧急”，“补充”，“转发”、“批 转”。Ⅱ、几个受文对象之间用顿号隔开。Ⅲ、正文包括通 知原由、通知事项、事项分析和执行要求（指示性通知没有 事项分析；经转性通知一般内容较少，主要包括转发态度和 执行要求；知照性通知只有通知原由和事项；会议通知则须 列明会议时间、地点、参加人、会议名称等）。Ⅳ、落款一 般置于文后，正式文件的通知也可置于标题下，标题中已注 明发文机关的可省略落款。 Ⅰ、让受众“知”；Ⅱ、指示 性通知以上级精神为依据，对事项办理方法和措施要明确， 语气要肯定；周转性通知不能在正文后标注“附件说明”；
被转发或转批的公文不能加书名号；通知文尾不能放在正文 与附件之间；被转文件的文头文尾都要删除，只在标
题下括 注机关名称和成文日期；标题可省略原标题之“关于”，也 可另摘重点为标题；对转发文件不要随便发表批判性意见， 对转批文件可以提出任何意见；用语精确，特别是在转发态 度和执行要求方面；Ⅲ、知照性通知要求客观告知；Ⅳ、会 议通知对于相关事项要准确、具体、全面、清晰，必须在会 前到达。 通报 属于知照性公文。 典型性、时效性、教育 性、说理性。 正文内容主要为，主要事实、分析评论、决 定于要求。按内容分为：表彰性通报、批评性通报和情况通 报。 典型材料；材料真实可靠；实事求是；内容的时效性； 错误事实的描写不要过于细节化，以免一起消极影响。 批 复 属于指挥性公文，下行文。 法定权威性和执行性、制发 被动性、较强针对性、及时性。 Ⅰ、标题可冠以批复的态 度；Ⅱ、正文包括批复引语、批复意见、批复尾语，有时还 包括希望和要求；Ⅲ、落款和成文日期标于文尾。 批复意 见符合有关方针和法规，批复明确具体具有可行性；及时批 复；态度明确，不回避问题；若内容涉及其它有关部门，要 协商一致后批复。 通告 属于法规性公文。 兼具知照性和 法规性、应用广泛性、公开性、专业性、知照性。 正文包 括通告依据、通告事实和通告结尾；落款置于文后，标题标 明发文机关的，落款可以省略。 （专业性：常常针对某
一特定领域） 不仅要合法，还对相关政策加以交代；表达 明确周密；维护通告严肃性，一些可以用启示的事项，避免 用通告；允许专业术语，但不要太多。 请示 属陈情性公文， 上行文。 广泛性、单一性、强制回复性、时效性。 Ⅰ、标 题通常省略了发文机关；Ⅱ、正文由请示原由、请示事项和 尾语组成；Ⅲ、落款和成文日期置于文后。 只有当事情无 力解决时方可请示；“一文一事”；提出问题的同时，提出 自己对问题的看法和解决建议；如遇问题涉及其它部门，须 事前与有关方面协商一致，未能达成一致时，要在请示内说 明； 语言简洁明确。 报告 分为： 工作报告、 总结报告。 陈 述性、沟通性、单向性（不须答复）、制度性（存于报告制 度中）。 标题可省略发文机关；正文包括报告事由、报告 事项和结束语组成；落款同前。 Ⅰ、工作报告，不得夹带
请示事项，除上级机关负责人直接交办的事项外不得以机关 名义向领导报告；讲时效，不拖延；涉及材料准确，以免误 导上级；行文重点突出，有针对性的明确答复；表达建议明 确细致；Ⅱ、总结报告，结构包括基本情况、成绩和不足、 经 验 和 教 训 、
努力方向； 写作方式可以是两段式或阶段式；
忌讳面面俱到； 层次分明调理清晰； 语言、 事实、 材料和结论都要准确。 函 属于商洽性公文根据是否主动行文分为发函和复函。 多向 性、灵活性（如可用便签书写）、单纯性（一函一事）。 标
题必须标注“函”或者“复函”；内容一般由原由、事项和 尾语组成。 一函一事；直陈其词，有针对性，忌大道理和 寒暄客套；内容真实可靠；语气平和、态度诚恳；用语把握 分寸。 会议纪要 决定性会议纪要和情况性会议纪要 概要 性、兼容性（记录所有正反观点）、性质多样性。 Ⅰ、标 题为会议名称和文种； Ⅱ、 成文日期用圆括号注于标题下方； Ⅲ、正文包括导语、内容纪要、结束语；Ⅳ、文末署名，必 要时与会各方或代表须签署机关名、职务、姓名。 （性质
多样性：兼具知照性、参考性、指导性、执行性、规范性等） 抓住会议中心议题；忠于会议实况，异同均需记录，并标注 清楚；抓要点；语言准确，可分条列款式记录。 ⊙ 导语包 括：会议名称、目的、时间、地点、主持单位、与会者、主 要发言人、主要议程、会议宗旨„„ 接上表（附件表一） 备 注 特点 结构 要求 法规性公文 分八类：宪法、法律、行
政法规、 地方性法规、 民族自治地方的自治条例和单行条例、 特别行政区法、我国缔结或加入并生效的国际条约、行政规 章。 极强的强制性和约束力、效力的普遍性、生效程序的 严格规范性、相对稳定性、较强的时效性。 结构上分条列 款（篇、章、节、目、条、款、项；条、款两级和章、条、 款三级最常见）、单用说明为表达方式、语言高度准确严密。 Ⅰ、标题由事由和文种组成；Ⅱ、日期指其发布、通过或批 准日期，即其生效日；Ⅲ、正文（A.总则，制定目的、制定
依据、适用对象，或专门列总则章、或为第一条、或为导语 序言之形式；B.分则；C.罚则，或独立成章、单列成罚则、 或接于分则之后、或作为分则的最后条文，D.附则，即补充 说明，文件飞施行程序和方式、施行日期等）。 保证切实 有效性、保持高度一致性、维护高度严密性、维护高度条理 性、维护简明概括性、维护相对稳定性、维护连续责任性、 尊重不同文种的特殊要求。 附： 表二 公文 特有公文 共
有公文 行政 命令（令）、公告、通告、议案 决定、通知、 通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要 议、指示、公报、条例、规定 党政 决
1951 年 9 月 29 日政务院首
次颁布了《公文处理暂行办法》，规定了我国行政公文为 7 类 12 种。 1957 年国务院秘书厅《关于对公文名称和体式 的几点意见》，对部分文种作了调整，但仍是 7 类 12
种。 1981 年 2 月，《国家行政机关公文处理暂行办法》将行政公 文的文种重新规定为 9 类 15 种。 1987 年 2 月 18 日，《国 家行政机关公文处理办法》正式规定行政公文的种类为 10 类 15 种。 1993 年 11 月，《办法》将文种定为 12 类 13 种。 2000 年 8 月，《办法》将文种定为 13 种，于 2001 年 1 月 1 日 起 施 行 。
一、公文常识
1、公文的处理具体包括：公文的拟写、制
作、处理、传递、保管、提供、利用以及对公文处理的监督 控制和组织管理。 2、公文的特点：鲜明的政治性、由法
定作者制成并发布、具有法定的权威性和行政约束力、严格 的时效性、特定的体式。 3、公文的功能：规范和准绳、
领导和指导、宣传和教育、联系和关照、依据和凭证。 4、 公文的种类： ①、按行文关系和行文方向分：上行文、平
行文、下行文。 ②、按内容的处理要求分：参阅件、承办 件。 ③、按其紧急程度分：特急公文、急办公文、常规公 文。 ④、按其秘密程度分：对外公开、限国内公开、内部 使用、秘密、机密、绝密公文。 ⑤、按其职能分：法规性 公文、指挥性公文、知照性公文、实录性公文。 ⑥、按其 来源分：收进公文、外发公文、内部公文。 二、写作技巧
1、主题：即中心思想，公文的主题主要来源于实际工作的 需要。 ①、主题的要求：正确（经得起实践的检验，不反 党和国家的政策和法规， 不过激、 不把话说绝） 、 集中 （一 文一事）、鲜明、深刻、新颖。 ②、主题的表现：直接阐
述、舍车保帅、形成主题句、标题点名。 2、材料：包括素 材和题材 献材料。 ①、材料的种类：经验材料、调查材料、文 ②、 材料的来源： 直接经验、 间接经验。 ③、
选材的标准：合题、真实、准确、充分、新颖、典型。 3、
结构：角度与线索（单线和多线）、层次与段落、开头与结 尾（平实型结尾和艺术型结尾）、过度与照应、主次与详略。 ⊙ 结构安排原则：服从于表现与突出主题的需要，正确反 映客观事物的发展规律和内在联系，服从文体的需要。 4、 表达：叙述、议论、描写、说明 ①、叙述（最基本， ②、
最常见的表达方式）：顺序、倒叙、插叙、分叙。
议论：例证法、喻证法、引证法、对比法、类比法、归谬法。 ⊙ 议论的三要素：论点（核心）、论据、论证（分为立论 和驳论）。 ③、描写：人物描写、环境描写；细描、白 ④、概说、界说（下定义）、
描；正面描写、侧面描写。
解说。 5、语言（是文章的第一要素）：准确得体、通顺流 畅、简洁明快、生动有力。 文、说明文。 6、常见文体：记叙文、议论
7、写作要求：撰写目的明确、符合政策法 语言
规、坚持实事求是、讲究行文结构、合乎公文范围、
简洁精当、制作准确无误、注意公文时效、制成材料耐久。 ⊙ 开头结构：引据式、目的式、综合式；主体结构：并列 式、连贯式、递进式。 ⊙ 公文语言的基本要求：准确、庄 重、简洁。 严 谨 ⊙ 公文语言的基本特
点：准确、庄重、简洁、 、 平 实 、 规 范 。
8、行文规则：
①、行文关系：隶属、指导、平等、不相 ③、行文
隶属关系。 ②、行文方向：上、平、下行文。
方式：逐级、越级、多级、直接行文。 ⊙ 行文规则的具体
要求：
①、 根据收发文机关间的关系行文（Ⅰ、领导与
被领导，统一组织中的上下级；Ⅱ、指导与被指导，同一专 业系统中的上下级；Ⅲ、平行，同一系统中的同级；Ⅳ、不 相隶属）。 ②、 通常不越级行文（可越级行文，Ⅰ、情况 紧急，若逐级行文会延误时机造成重大损失；Ⅱ、多次向直 接上级请示而未得到解决；Ⅲ、上级交办，且指定越级上报 的具体事项；Ⅳ、某些具体事项需要越过某些机关直接询问 或答复，需要控告、举报直接上级的），越级行文应抄送给 越过机关。 ③、 分清主送机关和抄送机关——“一个主
送机关”原则。（对上级的公文不要抄送下级，对下级的重 要公文一定要抄送直接上级；上级向受双重领导的机关行文 须抄送其另一领导机关； 抄送公文不可二次抄送； 有关抄送， 无关不抄送）。 ④、 党政要分开行文——行政机关不能向 当机关发指示、交任务，也不能请求批准、请示和汇报工作； 反之亦然。 ⑤、 同级机关可以联合行文。 ⑥、 明确发
文权限，全面、重要、方针政策性问题，机关发文；既定方 针政策、主管职权范围的日常业务问题，部门行文。 ⑦、
有关问题协商一致后方可行文。 ⑧、 严格控制发文数量， 简化行文手续。 “只送机关不送个人”。 10、公文的特点： 权威性、严肃性、政策性、实用性。 11、公文专业词： ①、 开端用语，根据、查（据了解、据核实）、奉、兹因、兹悉、 兹经、兹介绍、兹定于、为了（为）、关于、依照（尊照）。
②、称谓用语，本、我，你、贵，该。 ③、经办用语，经、 业经、现经、兹经。 ④、引述用语，前接（近接、现接）、 悉。 ⑤、征询期复，请批示、请指示、请批复。 ⑥、期
请用语，即请查照、希即遵照、希（务希）、你请、希于（希 将、希能）、至希、尚希、勿误、如蒙。 ⑦、表态用语，
照办、同意、不同意、可行、不可行、不可。 ⑧、综述过 渡，为此、对此、据此、鉴于以上情况。 ⑨、 结尾用语，
为要、为盼、特此通知（通报、函复、函达）。 12、修辞 的运用： ①、词语，雅语、敬语、强调语。 ②、
句子，提前、重后、省略、简缩。 提要、引据。
③、章法，分条、
13、公文写作的四个阶段：准备、构思、撰 ①、准备阶段，明确行文目的和要求、 ②、构思阶段，确定主
拟和审核修改。
学习相
关政策、调研和收集材料。
题、选择材料、布置正文结构（Ⅰ、开头，引据式、缘由式、 表态式、目的式、概述式、点题式、转发式；Ⅱ、主体—— 紧扣主题、层次清晰，纵向式、横向式、综合式；Ⅲ、结尾， 请求式、意见式、补充式、总结式、希望号召式。）、选择 文 种 、 选 择 表 达 方 式 。
③、撰拟阶段，拟写提纲、格式安排、撰写正文。
④、审
核修改，自我检查（查观点、查材料、查结构、查逻辑、查 分寸、查文字和格式）、修改、审核。 三、公文处理：包
括公文的拟定、办理、传递、管理、立卷归档等一系列相互
关联、衔接有序的工作。
1、基本任务：及时、准确、有
效的拟制、办理、传递、管理处置公文，为正常的公务活动 服务。 ①、发文办理：拟稿、审核、签发、复核、善 ②、传递方式：电信、普
印、用印、登记、分发等。
通邮政、机要通信、普通直投、机要交通、文件交换站投递。 ③、收文办理：签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催 办等。 ④、处置办毕公文：立卷归档、清退、销毁或
暂存。管理公文：专职文秘人员统一管理。 2、基本地位： 联系党政各机关的纽带、机关实现职能的必要条件、保守党 和国家机密的重要环节、是档案工作的前提。 3、基本原
则：执行法规、实事求是、集中统一、党政分开、优质、时 效、保密、简化原则。 4、收文处理： ①、收进阶段：
签收、登记（簿式登记、卡式登记）、启封、分发、摘编（文 摘、提要、综述、数据资料汇编）。 ②、阅办阶段：
审核、拟办、批办、承办（传达、专案、答复承办）、注办 （标注初步办理意见）、组织传阅（传阅路线，先办理者， 后知照者，先主管，后他人，避免“横传”；分“既阅且办” 和“只阅不办”两类；多种传阅方式；每位传阅者都要登记； 对阅读情况和结果及时检查）、催办（催办形式，内、外催 办；催办方法，发催办单、发函催办、派人催办）、查办（立 案、交办、核查、反馈、落实、结办、消办）。 5、发文处 理： ①、制文阶段：拟稿、会商（跑会、函会）、审
核、签发。
②、制发阶段：编号、注发、审核、善印
（领导已签署， 按一定格式制成对外发出的格式） 、 校对 （不 要有大片空页，空页须注“此页无正文”）、用印或签署、 登记分装、发出。 6、办毕公文的处理： ①、清退：
Ⅰ、范围，绝密公文、有重大错误的公文、被明令撤销的公 文、仅供审阅或征求意见的公文、未经本人审阅的领导讲话 稿、其它发文机关明令清退的公文；Ⅱ、清退手续，成批清 退要附一式两份《公文
清退报告表》，不定期单份清退要向 对方所要收据；Ⅲ、方法，需要清退的公文要单独保管，不 私自摘录和复制；严格按保密规定清退。 ②、销毁：
Ⅰ、范围，无保存价值的公文、无需暂存的重复公文、上级 授权指定销毁的公文、特殊情况下不销毁会造成泄密或重大 损失的公文、一般性公文的草稿；Ⅱ、方法，焚毁、粉碎、 清洗消磁；Ⅲ、步骤，收集、鉴定清点（需要登记）、审批 签字、押运销毁（大批文件和机密文件的销毁需两名以上人 员到指定纸厂；不得私自销毁）、存档备查。 ③、暂
存公文的保管：专人负责；合理排列和编号并简单编目；密 件与非密件分别管理；未经批准，任何人不得私留公文；经 常整理暂存公文，及时删除或归档。 ④、立案归档：
Ⅰ、范围是所有有价值的公文；Ⅱ、方法，按内容、作者、 时间、文种、地区、收发机关特征进行立卷；Ⅲ、程序编制 立卷类目、平时归卷、年终归卷、按期归卷。 【其它备注】
附：表一
备注 特点 结构 要求
决定 指挥性公文，强制
力和约束力仅次于命令。 领导指挥性、法规性。 Ⅰ、日期， 可置于正文之后，也可用括号注于标题下，有时还需说明由 什 么 会 何 时 通 过 的 。 Ⅱ 、 正 文 的 结 构 内容和形式：决定依据、决定事项、决定要求，篇段合一、 分条列项、列标题式、分块式。 篇幅简短、基本用叙述语 言（常带命令口气，说人叙事用论说语言）、很多习惯用语 （会议听取、决定、要求） 通知 使用频率最高，占行政
机关收发公文总数一半以上。 有“公文轻骑兵”之称。 应 用广泛，使用频率高；行文方向不严格，通常为下行文；较 强的时效性；一文一事。 按其功能和用途分为：指示性、
经转性、知照性、安排部署性通知。 Ⅰ、标题，可在标题 文字中冠以“重要”、“紧急”，“补充”，“转发”、“批 转”。Ⅱ、几个受文对象之间用顿号隔开。Ⅲ、正文包括通 知原由、通知事项、事项分析和执行要求（指示性通知没有 事项分析；经转性通知一般内容较少，主要包括转发态度和 执行要求；知照性通知只有通知原由和事项；会议通知则须 列明会议时间、地点、参加人、会议名称等）。Ⅳ、落款一 般置于文后，正式文件的通知也可置于标题下，标题中已注 明发文机关的可省略落款。 Ⅰ、让受众“知”；Ⅱ、指示 性通知以上级精神为依据，对事项办理方法和措施要明确， 语气要肯定；周转性通知不能在正文后标注“附件说明”；
被转发或转批的公文不能加书名号；通知文尾不能放在正文 与附件之间；被转文件的文头文尾都要删除，只在标
题下括 注机关名称和成文日期；标题可省略原标题之“关于”，也 可另摘重点为标题；对转发文件不要随便发表批判性意见， 对转批文件可以提出任何意见；用语精确，特别是在转发态 度和执行要求方面；Ⅲ、知照性通知要求客观告知；Ⅳ、会 议通知对于相关事项要准确、具体、全面、清晰，必须在会 前到达。 通报 属于知照性公文。 典型性、时效性、教育 性、说理性。 正文内容主要为，主要事实、分析评论、决 定于要求。按内容分为：表彰性通报、批评性通报和情况通 报。 典型材料；材料真实可靠；实事求是；内容的时效性； 错误事实的描写不要过于细节化，以免一起消极影响。 批 复 属于指挥性公文，下行文。 法定权威性和执行性、制发 被动性、较强针对性、及时性。 Ⅰ、标题可冠以批复的态 度；Ⅱ、正文包括批复引语、批复意见、批复尾语，有时还 包括希望和要求；Ⅲ、落款和成文日期标于文尾。 批复意 见符合有关方针和法规，批复明确具体具有可行性；及时批 复；态度明确，不回避问题；若内容涉及其它有关部门，要 协商一致后批复。 通告 属于法规性公文。 兼具知照性和 法规性、应用广泛性、公开性、专业性、知照性。 正文包 括通告依据、通告事实和通告结尾；落款置于文后，标题标 明发文机关的，落款可以省略。 （专业性：常常针对某
一特定领域） 不仅要合法，还对相关政策加以交代；表达 明确周密；维护通告严肃性，一些可以用启示的事项，避免 用通告；允许专业术语，但不要太多。 请示 属陈情性公文， 上行文。 广泛性、单一性、强制回复性、时效性。 Ⅰ、标 题通常省略了发文机关；Ⅱ、正文由请示原由、请示事项和 尾语组成；Ⅲ、落款和成文日期置于文后。 只有当事情无 力解决时方可请示；“一文一事”；提出问题的同时，提出 自己对问题的看法和解决建议；如遇问题涉及其它部门，须 事前与有关方面协商一致，未能达成一致时，要在请示内说 明； 语言简洁明确。 报告 分为： 工作报告、 总结报告。 陈 述性、沟通性、单向性（不须答复）、制度性（存于报告制 度中）。 标题可省略发文机关；正文包括报告事由、报告 事项和结束语组成；落款同前。 Ⅰ、工作报告，不得夹带
请示事项，除上级机关负责人直接交办的事项外不得以机关 名义向领导报告；讲时效，不拖延；涉及材料准确，以免误 导上级；行文重点突出，有针对性的明确答复；表达建议明 确细致；Ⅱ、总结报告，结构包括基本情况、成绩和不足、 经 验 和 教 训 、
努力方向； 写作方式可以是两段式或阶段式；
忌讳面面俱到； 层次分明调理清晰； 语言、 事实、 材料和结论都要准确。 函 属于商洽性公文根据是否主动行文分为发函和复函。 多向 性、灵活性（如可用便签书写）、单纯性（一函一事）。 标
题必须标注“函”或者“复函”；内容一般由原由、事项和 尾语组成。 一函一事；直陈其词，有针对性，忌大道理和 寒暄客套；内容真实可靠；语气平和、态度诚恳；用语把握 分寸。 会议纪要 决定性会议纪要和情况性会议纪要 概要 性、兼容性（记录所有正反观点）、性质多样性。 Ⅰ、标 题为会议名称和文种； Ⅱ、 成文日期用圆括号注于标题下方； Ⅲ、正文包括导语、内容纪要、结束语；Ⅳ、文末署名，必 要时与会各方或代表须签署机关名、职务、姓名。 （性质
多样性：兼具知照性、参考性、指导性、执行性、规范性等） 抓住会议中心议题；忠于会议实况，异同均需记录，并标注 清楚；抓要点；语言准确，可分条列款式记录。 ⊙ 导语包 括：会议名称、目的、时间、地点、主持单位、与会者、主 要发言人、主要议程、会议宗旨„„ 接上表（附件表一） 备 注 特点 结构 要求 法规性公文 分八类：宪法、法律、行
政法规、 地方性法规、 民族自治地方的自治条例和单行条例、 特别行政区法、我国缔结或加入并生效的国际条约、行政规 章。 极强的强制性和约束力、效力的普遍性、生效程序的 严格规范性、相对稳定性、较强的时效性。 结构上分条列 款（篇、章、节、目、条、款、项；条、款两级和章、条、 款三级最常见）、单用说明为表达方式、语言高度准确严密。 Ⅰ、标题由事由和文种组成；Ⅱ、日期指其发布、通过或批 准日期，即其生效日；Ⅲ、正文（A.总则，制定目的、制定
依据、适用对象，或专门列总则章、或为第一条、或为导语 序言之形式；B.分则；C.罚则，或独立成章、单列成罚则、 或接于分则之后、或作为分则的最后条文，D.附则，即补充 说明，文件飞施行程序和方式、施行日期等）。 保证切实 有效性、保持高度一致性、维护高度严密性、维护高度条理 性、维护简明概括性、维护相对稳定性、维护连续责任性、 尊重不同文种的特殊要求。 附： 表二 公文 特有公文 共
有公文 行政 命令（令）、公告、通告、议案 决定、通知、 通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要 议、指示、公报、条例、规定 党政 决
1951 年 9 月 29 日政务院首
次颁布了《公文处理暂行办法》，规定了我国行政公文为 7 类 12 种。 1957 年国务院秘书厅《关于对公文名称和体式 的几点意见》，对部分文种作了调整，但仍是 7 类 12
种。 1981 年 2 月，《国家行政机关公文处理暂行办法》将行政公 文的文种重新规定为 9 类 15 种。 1987 年 2 月 18 日，《国 家行政机关公文处理办法》正式规定行政公文的种类为 10 类 15 种。 1993 年 11 月，《办法》将文种定为 12 类 13 种。 2000 年 8 月，《办法》将文种定为 13 种，于 2001 年 1 月 1 日 起 施 行 。