如何写好公文
应某某领导邀请，今天在这里与大家一起谈谈我自己这十多来从事公文写作的一些情况和感受。说实话，今天在台上，我有点诚惶诚恐，如坐针毡：一是水平有限，在公文写作的路上，只是一个被动的探索者；二是在座的各位，有许多是我的老师，谈公文写作，如同班门弄斧。我只希望自己公文写作路上的一些经验和教训，能对大家有所启发。
开始正式议题之前，先与大家共享一下2009年我在某部亲耳所闻的两个故事。
第一个是J同志当某部长期间发生，说有一次某部召开全国某厅局长会议，根据议程安排，贾部长上午作会议主报告，下午参加厅局长们的分组讨论。参加完分组讨论后，贾部长在助手陪同下乘电梯回办公室时，一个小伙子也钻进了电梯，跟J部长说：部长，您上午的报告太精彩了，观点鲜明、逻辑清晰、措施有力、文字精练，大家反映非常好。据说J部长当时没有回答，但脸上露出了微笑。没想到这个小伙子接着又冒出一句：“部长，您知道吗，您上午的讲话稿是我写的。”
另一个故事是，某部某局要召开一个年度的全系统工作会议，由该局研究处的一位副处长负责撰写分管副部长讲话稿。这位副处长接到任务后，深入研究领导意图、认真开展调研、全面搜集材料，最后拿出稿件并通过了该局领导的首肯报到了副部长手中，没想到很快就被副部长给退了回来，部领导不满意。这位起草的副处长又开足马力，重新组织材料再次上交副部长，一直
改了六稿，部领导还是不满意。这时会期越来越近，该局领导非常焦急，强令负责起草的副处长连夜加班再修改。但这个时候，这位副处长已经体力透支、思维钝化，根本无法再改稿子。该局领导情急之下，又认真看了先后呈报给部领导的六个稿子，感觉还是第一稿比较好，无奈之中就将第一稿当第七稿重新提交。没想到这次副部长拿到第稿子后，马上就签署同意，稿件获得了通过。
这两个故事貌似搞笑，在我听来却很大程度上反映了公文写作者的现实状况，用六个字概括就是“辛苦、心酸、心寒”。同样，这六个字也是我到某厅工作从事十一年公文写作的切身体会。
我是一个文科生，学校毕业前后到福州日报社呆了两年，2001年到省厅Y总队工作,主要负责写材料,但直到2002年下半年才开始逐步适应了工作要求，承担起单位公文写作的任务。 回首十一年的公文写作历程，我最近一直在反思两个问题，第一个是为什么已经具有一定的文字基础却仍感到公文写作难入门；第二个是公文写作有没有什么“窍门”？
第一问题的答案我感觉比较明确：入门难主要是两个方面的原因，一方面是业务不熟，所谓巧妇难为无米之炊；另一方面是不懂公文套路，所谓不知规矩，不成方圆。也就自然写不出好的公文了。
关于公文写作有没有“窍门”的问题，可能众说纷芸，我个人认为做任何事情都是有“窍门”的，公文写作自然不例外，而且这种“窍门”实际上是写好公文的谋略问题，也就是借助他人
的经验和教训，寻找规律性的东西，不再毫无头绪地去从头盲目探索。如果用一句话概括，这种“窍门”就是结合自己的实际工作多学、多想、多练，即选准目标、勤学苦练、不懈探索，力争写出好文章。
下面，我结合自己的感受，从明确主旨、收集资料、拟定提纲、落笔起草、检查修改五个方面与大家一起交流一下公文写作的过程，不当之处，请大家批评指正。
一、 明确主旨----切实领会好领导意图
公文该怎么写？有些人一写文章就落入用什么形式，采用什么格式、构思什么结构的怪圈，实际上这是一个误会。 文章应该有一种形式，但决定文章怎样写的根本要素是内容，而不是形式。古人说文以载道，公文无非也只是一个载体，载的内容不同因而载的方法也应不同。评价公文写得好与不好，主要看行文目的和内容反映得好不好，有没有真知灼见，有没有针对性和指导性，而不是锦绣般的文字。
古人说文无定法。作为公文写作来说，虽无定法，却有无形的规范和规律。根据实际工作体验，我认为公文写作有许多带有普遍性、规律性的东西，这也是写好公文必需把握住的。从一般套路来讲，拿到一个任务，在动笔之前，首先要弄清楚发文的主旨，即发文的主题与目的，通常包括以下几项内容：一是弄清文件的中心内容是什么？比如一份增加编制人员的请示，就要说明目前情况怎样，为什么要增加编制，提出拟请上级机关答复或解决的问题等。二是根据文件内容，准备采用什么文种？比如，汇报工作情况，是写专题报告还是写情况简报；针对下级来文所反
映的问题，是写一个指示或复函，还是一个带规定性质的通知等。三是明确文件发送范围和阅读对象。比如，向上级汇报工作，还是向有关单位推广、介绍经验；是给领导、有关部门人员阅读，还是向全体人员进行传达。四明确发文的具体要求。例如，是要求对方了解，还是要求对方答复，是供收文机关贯彻执行，还是参照执行、研究参考、征求意见等。
总之，发文必须明确采取什么方式，主要阐述哪些问题，具体要达到什么目的，只有对这些问题做到心中有数，才能够落笔起草。但这只是一般的套路，事实上公文写作的过程中，特别是写领导讲话时，有一个因素是不能不考虑的，那就是领导意图如何领会和体现的问题。
公文是为领导活动服务的，是领导者从事行政领导管理活动的重要手段。因而明确主旨很大程度上就是领会好领导意图的问题。下面，我重点谈谈如何领会好领导意图的问题。 首先，必须明确公文写作与领导意图的关系。
公文与一般文章最大的区别是姓“公”，是公务文书。公文写作必须体现“公务”的特征和内涵。公务活动特征是层级领导，公文写作当然也要体现层级负责的原则，即行文的目的和要求必须符合领导的意图，最终由领导拍板定论。“公务”的内涵表明公务活动是有组织和目标的，是在领导要达到的预期目的按一定的方式进行活动的，文字工作也不例外。换一句话来说，公文成功与否，很大程度上取决于领导的认可程度和满意程度。
机关公文写作一般讲有两种情况，一种是职守写作，另一种是授命写作。所谓职守写作，即干什么工作写什么公文，是本职
工作中所必需记录、表达、传递的公文写作，因而是带有局部性和例行性，公文涉及内容的跨度较小。职守写作中写作者最熟悉本职业务工作情况和特点，储备的素材比较集中，专业性较强，文种和格式相对集中，同时领导意图明显，相对来讲写作难度小一些，一般容易被领导认可。
授命写作，也就是“命题作文”，就是写作者虽不具体从事某项工作，但领导安排要求承担该项工作的写作任务。公文中的领导讲话稿、工作报告、工作意见、会议发言等等，以及领导交办的其它写作任务都属于授命写作。授命写作的内容往往带有全局性、综合性、指导性和思想性。授命写作非常需要体现领导的意图，运用领导者的思维方式，符合领导者平日的讲话习惯和风格。授命写作有一个重要原则，就是受命于谁，文章思维和特征服从于谁。在这个基础上融会有关政策、精神和理论，在领导的意图上进行阐述发挥。授命写作切不可人云亦云，没有主见；但也决不可固执已见，把自己的观点强加于领导意图之上。这点我就有很深的体会，这两年我所在的Y总队相继开展了打击假发票和打击侵犯知识产权与销售假冒伪劣商品的“亮剑”专项行动，经常召开推进会，每次会上S副厅长都要作重要讲话，Y总队从总队领导到综合科、业务科队都给S副厅长写过讲话稿，但他开始分管Y总队头四次会议的稿件施厅长都不满意，后来我专门请教的办公室许副主任，他给我指出说:“你们写的时候不要有太多自己的想法”，可谓一语道破，我们强加东西给S副厅长了。 第二，必须学会如何领会领导意图。
应当明确的是，领会领导意图并不等于领会领导个人意图，而是领会领导群体工作意图，但也不可排除领导者个人独有的思想观点和某些言语。领会领导意图有多种途径，我感觉主要可以从以下几个方面入手：
一是学习好党和国家的路线、方针、政策，某部、省厅的重要会议精神、工作部署，了解每个时期突出强调的重点工作。这是因为领导意图从本质上讲是党、国家、人民意志的体现，对我们来说主要是是某部领导机关意志的具体体现。因此把握住这个方面就会把握住领导意图的总体，这是领导意图最重要的部分。 二是主动扑捉机会参加一些会议，了解一个时期上级领导拟安排的工作重点、原则、要求和措施，掌握领导层的活动意向和动态。领导的行政活动是领导意图的具体体现形式，了解了领导活动动态，有助于加深对领导意图的理解，同时有利于把领导意图具体化。
三是积极参与领导参加的活动，多找机会与领导谈论一些问题，了解领导者思考的热点问题。要掌握领导日常谈论的重要思路和观点，并对其加以综合分析，这样对领导的思想情况会有系统、整体的理解。
四是直接具体领受领导指示，最好是当面征询领导者对一些热点、难点、疑点问题的理解和解决措施，对一些模糊问题予以澄清。这样会避免写出文稿后作大的改动，甚至推倒重来。不过话说回来，由于身份、职位的限制，并不是从事公文写作的人都有与领导者接触的机会，比如在经侦写厅领导讲话稿时，我们感觉最大的问题就是不知道厅领导怎么想，也很少能找到机会与厅
领导沟通。
第三，必须尽量熟悉领导者的领导习惯。
领会好领导意图，还应熟悉领导者的思维方式、常用工作方法和讲话习惯。许多公文，特别是讲话和报告类的文字材料，由于是领导者亲自讲，因而要根据个人的思维习惯、讲话习惯来写作，使文稿与讲话者的特征基本吻合起来，以求达到更好的效果。要通过听、谈、议、读等渠道，从领导者讲话中了解个人的特点，然后再将这些特点反映到公文中去。否则，文与人的习惯特征不统一，领导者和听众都会产生一种陌生感或不习惯的感觉，就不易达到预期效果，公文也不易被领导者看中和接受，稿件很难获得通过。
人的思维特征经常反映在语言上，要熟悉领导的思维习惯，就要是看语言逻辑性如何，通过他平常的语言习惯去分析他的思维特征，以及他的综合分析和归纳能力等特点。如果能掌握领导者的思维规律性，写出来的文章就会让领导感觉亲切、熟悉，容易接受。掌握领导思维特征还有一个办法就是多听听领导秘书或经常给领导写材料的同志的说法，比如最近刚任甘肃省委书记的王三运同志，据省政府综合处的同志讲，就属于那种思维很有逻辑、讲话特有条理、给他讲话作记录整理起来很轻松的领导。 感受并分析领导者的讲话风格，应注意讲话人的语气结构和风趣程度。语气结构是指讲话人语言中的语气构成情况，不同的人因修养不同、地位不同常常形成自己的语气特色。分析语气结构，注意各种语气的分布情况，所占比例如何，确定讲话人语言的语气基调。比如G副部长，你看他的讲话就是很有霸气、很有
力度的那种类型；还有我们N厅长的讲话，标题就多用短句，要么五个字、四个字，有时甚至三个字。
此外，必须学会感受并分析领导者的理论层次和综合分析能力。了解讲话人的理论层次，可以把握好文章的理性程度，能避免出现常讲实际问题的领导，讲稿理性太重；而常讲理论问题的领导，讲稿理性太轻的问题。
分析与综合贯穿于思维的整个过程，也是影响领会好领导者领导意图的重要内容。把握住讲话人的综合与分析能力，才能在起草文字过程中确定理性分析的“平台”，才能使领导者感到文章是与其自身分析认识客观事物的能力是相符的，要求是一致的。从我自身的体验来看，我们的厅领导综合与分析能力通常都是很强的。有一年L副厅长带A书记到Y总队调研，Y总队领导汇报结束后，鲍书记作了大约十五分钟的指示，大家都认真地听、认真地记，我感觉没有什么很特别的地方。A书记发言后L副厅长做小结，他强调说经侦总队要认真贯彻A书记当天提出的十条要求。我一听就傻了，A书记什么时候说过十条要求了呢，没想到L副厅长把十条要求逐一向我们做了解释，原来他在极短的时间内将A书记的指示归纳成了十条要求，令我们佩服不已。
二、收集资料
拥有充分的素材是撰写好公文的基础。写文章实际上是对素材的归纳、消化、加工和升华的过程。发文的目的和主题明确之后，就可以围绕这个主题搜集材料和进行一定的调查研究。当然，这也要根据具体的情况，并不是拟写每一份公文都要进行这一步工作。例如，拟写一份简短的通知、请示，一般来说不需要专门
做搜集材料和调查研究工作，在明确发文主旨之后，稍加考虑就可以提笔写作了。但对于问题较为复杂，还要进行具体的分析和归纳；如拟订篇幅较长的文件，拟订工作计划、进行工作总结、起草规章、条例、拟写工作方案等，往往都需要搜集有关材料和进行进一步调查研究工作。
我感觉储备素材有两个含义，一个是要有众多的文本材料，另一个就是平时多注意思考，进而形成有独特见解的观点群。
（一）平时注意收集分析材料
公文写作决不可凭主观想象，而是要建立在充分素材的基础上，这就提出了材料的收集分析问题。收集材料，就是掌握素材，包括综合情况、重要数据、生动事例及重要思想观点。素材是公文写作的基础，如同搞建筑一样，必须有水泥钢筋、木石砖瓦等建筑材料。要注意“备料”一定要充裕，“材料”要包括思想观点，特别是一些带战略性的思想。有人对收集材料觉得并不重要，不当回事，而在写作运用时却常常有了新的认识，感到它的使用价值了，后悔没有积累，再找时间来不及了，甚至无法找到。有时积累的一些材料可能平时用不上，但在关键时候能用上一个观点，一个事例，一句话，这个材料没有白白积累。因此积累时不可嫌多，运用时又不可能很多，这也许就是素材积累与使用之间的一个特点。收集材料主要有三个途径。
一是调查研究，取得第一手现实材料。特别是写“讲话稿”、“意见”、“规划”时特别需要这样的依据。通过调查取得的第一手材料往往具体生动，真实可靠，印象深，感受深。调查了解情况时，要坚持实事求是的思想路线，不唯上，不唯书，坚持真理，
不看风使舵，不随风倒，更不能带着各种框框去找材料，削足适履，歪曲事实。要客观地倾听，平等地讨论，适当地提问，注意点面情况的结合，对调查的材料要做必要的核实。
二广开材源，积累第二手材料。即收集一些与所写公文有关的、相似的材料。报纸、文件、会议材料，信息、简报等与自己工作有关的材料等等，都可及时记下来，分门别类，积累起来，用时非常方便。从我个人经验来看，在某厅工作，有几个很好的收集资料途径：比如我们厅里的文件，主要是研究室出来。这些材料直接反映厅领导的思想，也倾注了办公室工作人员的大量心血，不管观点、结构还是文字都有许多可学之处。还有某部对口部门的文件，我们对口应该是宣传局的。在某部学习时临走前我向Y局研究处处长要了近三年所有非涉密的文件的电子档，我发现这对我后来的工作有很大的帮助。还有省政府的一些文件挺有参考意义。当然，现在网络也是我们搜集二手材料的重要途径，比如内网的公安搜索引擎和BBS论坛上“文秘”板块里的文章。 三是有备无患，储备基础材料。积累一些与公文写作有关的公文，包括法律、规章、政策、文件、讲话、纪要等，甚至收集一些古今中外的精辟议论，作为形成公文观点和进行综合分析的依据，或直接引证所用。
（二）注意加强对材料的系统分析
公文写作选材用料关键在于分析。有分析才能选择。材料反映的情况是错综复杂的，往往真假相间，精粗并存，表里难分，彼此相关，必须进行去伪存真，去粗取精，由表及里，由此及彼的分析改造。玉不琢，不成器。许多人装订了一本本材料，但不
去分析研究，派不上用场，或不得其用，失去时效，积累了又有什么用处。
在Y总队时，我建了一个专门的资料库，按文种和主题对掌握的材料进行归纳储存。比如，关于经侦部门的年度总结这个库，我收集了某部Y局、福建Y总队近五年，浙江、山东、广东和上海等省、市近两年的总结，也收集了泉州、南平等我认为做的比较好的Y支队的总结。这样用起来就很方便了。上个月我离开Y总队时，给主要做材料的几个同志都送了一份礼物，就是我所收集的材料，电子文档的，他们感觉很受用。
（三）注意系统思索储蓄观点
好文章要有真知灼见，那就要在思想认识达到一定高度，形成观点群并有较强的逻辑线索。历史上的不朽名作，都是在相当的思想积累、生活积累、感性积累、观念积累之下，经过提练加工完成的。
所谓储备观点，就是讲要注意积累一些有战略性的思想，有备无患，需则用之。这样在写文章时，就可以在分析、选择、提炼材料的基础上以逻辑思维为经，以事实叙述加必要的形象描述为纬，织出美的绫罗绸缎来。否则现学现卖、现想现卖都不会搞好文字工作。一个没有观点储备的领导人也不是称职的领导，同样一个没有观点储备的文字工作者也不是合格的。
储备观点关键要能抓住抓准问题。抓问题是指抓一个时期有反映价值的情况。能不能写出有意义、有分量的文章，首先看问题抓得准不准。问题抓得准，抓在点子上，抓在要害上，抓在火候上，文章就有了生命力，写的文字差一些也不要紧，那只是个
修改、补充问题了。反之，问题抓不准，文字写得再好，精雕细刻，也不能用。比如几年前抓五条禁令时，福州市局就有一个非常非常好的观点，给人印象深刻，当时他们的提法是“敢抓敢管就是能力，发现问题就是能力，”
抓问题一定要思想解放，敢于思索，富有创新精神。当今需要在坚持大原则前提下，勇于创新，提出并写出别人没写出的问题，提出并写出人人心中有而笔下无的东西，写出别人欲言而又未言的东西。衡量一个文字工作者水平的标准有三点：别人没想到的你写出来了，为上；别人想到但没说出来而你写出来了，为中；别人想到并说出来了而你又说出来的，为下。由此可见抓问题对提高文字水平十分重要。
三、拟定提纲
现在有一种说法是公文写作要注重双层思维，所谓双层思维就是公文写作分两个层次完成：第一层是首先考虑安排结构、选择素材，也就是按照内容的要求着眼于“搭架子”的构思、谋篇。第二层是基本框架通过后再围绕主题进行表述。
公文写作分这这两层次运行，是非常有必要的，往往可以节省不少的时间和精力。其原因很简单，授命写作不是个人说了算，而是领导意见决定文稿成功与否，这样就经常会出现与领导要求不符的情况。有时就算所有的精力时间都用上，也难得一次就通过。再者说，精力无重点地使用，不利于思考和提高构思的效果，本身就不利于提高通过率。当然对一些简短和非常熟悉的文章应一气哈成，效果也会很好。
结构就是言之有序，就是文章内容的组织和排列形式，即构
思、谋篇。安排结构的基本原则是四个字：不板不乱。意即不死板，不杂乱。具体要考虑到以下四点：第一、全面考虑阐述问题、分析问题、解决问题的需要。第二、层次段落要围绕主旨，按照表现事物本质和特征的需要来安排。第三、条理清楚，方便表述，符合人们的认识规律，便于阅读、领会和接受。第四、各部分、各层次之间有正确、严密的逻辑和照应关系，通篇浑然一体。 尽管公文种类繁多，但基本结构形式并不复杂。主要有三种形式：一是纵向结构，有递进式、时序式、倒悬式等。二是横向结构：一、二、三、四，平排开来。三是纵横结合结构，象前纵后横，纵横交叉等，长篇公文多采取这种办法。如要写一篇年度工作总结，前半部分按时间顺序概述一下工作情况，后半部分提炼出几条工作经验，横向排列开来，此种写法就是“前纵后横”。 通常情况下，层次段落的安排，取决于观点及观点间的联系，而主次则决定着详略和先后。布局的方式一般有两种：一是列书面提纲。提纲是详是略，应根据公文内容需要和作者的行文习惯而定。一般搞文字工作的人都有体会，重要公文、尤其是多人参与写作的公文，诸如大型会议上的领导同志讲话之类，提纲应尽可能列得细一些，甚至可以细到每段几个层次，每个层次阐明什么问题以及精彩的阐述语言等。这样，再稍加扩充、润色、归整，就可以成为一篇象样的公文。二是打腹稿。虽没布局成文，但中心有个轮廓勾画，短一些、急一些的公文多采取这种办法。 关于拟定提纲的问题，我感觉厅里各个部门都做的不错。比如经侦总队，写大稿时负责起草的同志都要先拿出提纲，再由大家讨论修改报总队领导同意后再动笔来写。而不让起草者一个闭
门造车。
四、拟写正文
结构安排好后，要按照要求所列顺序，开宗明义、紧扣主题、拟写正文。写作中注意两点：
一要观点鲜明，用材得当。也就是说要用观点来统帅材料，使材料来为观点服务。用材料要能说明问题，做到材料与观点一致。在写作当中，要注意明确观点，用语不能含糊不清，模棱两可、词不达意，似是而非。如果观点不明，就会令人不知所云。而有些文件，只讲观点没有实际材料，就会使人感到抽象空洞、缺乏依据，不易让人信服。而只罗列材料没有鲜明的观点，则会使人弄不清要说明什么问题，不了解发文的意图，特别是各地的工情况汇报和工作介绍，经常会出现这种情况。
二要语句简练，交代清楚。拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺，又要注意交代的问题清楚明了。按我个人的经验，一句话，就是能不说就不说，能用一个字的就不用两个字。
五、检查修改
公文写作过程中，在谋篇布局、拟好正文的同时也要“娴于战术”。写作时要尽可能的排除干扰，一气呵成，以保持旺盛的写作激情和完整连续的思路。而当文章草就之后，则须一丝不苟、字斟句酌地搞好修改。有人说：“一成文章半成改”，有的甚至说“文章是改出来的”，这些观点我都非常赞同。修改文章，我基本遵循的十六字原则：深化主题，增删材料，调整结构，润色文字。
第一，深化主题。既有在原来意义上的发掘和深化，也有特
殊情况下的主题改换。尤其要注意看主题是否符合上级精神，领导意图和本地实际。
第二，改动材料。累赘的，要删剪；不足的，要增补；过细的要浓缩；观点与材料脱节的，要调整或改换；还有就是相同内容在不同部分出现的，要合并。
第三，调整结构。凡是层次段落不清楚，连结不紧凑交待不明白、开头结尾不连贯的，都在修改、调整之列。
第四，润色语言。一是消肿，将多余的段、词、句、字删掉；二是改动不合语法、不贴切的词句和不妥当的提法，修补句子的残缺成份；三是选择更优的表达方式，或对原来的语言进行加工润色。
修改有基本方法：一是读改法。自读自改或一人读大家改，在读诵的过程中发现问题，随笔修改。尤其是领导同志的讲话，采取这种办法最好。二是冷处理。文稿拟就之后，暂时搁臵一旁，冷静地思索一番，或阅读一些相关的材料，然后再拿出来修改，往往可以发现其中的毛病。一些时间不是很急的调研文章、工作报告用这种办法效果很好。三是集体会诊。稿子写成之后，请熟悉文字或相关业务的同志共同讨论，集思广益，一起修改，这样可以打破个人能力的局限性或认识上的偏执。时间和条件允许，可以发征求意见稿，在较大范围内修改。四是求助高手。可请领导或文字经验丰富的同志帮助修改。在修改时最忌讳的是抱残守缺、固执已见，怕别人对自己的文章挑剔、修改。应当懂得，若想在写文章方面有长进，就必需要反复修改，尤其要乐于让别人修改自己的文章。这一点要特别申明的是，所谓的高手不一定就
是写材料的人，更多的时候应该是用材料的人，比如领导，他们修改文章的视角往往是搞材料的人无法到达。比如在Y总队，写完稿子我都要送给Z政委修改，主要是因为他对文章的度的把握常有真知灼见。
我就讲到这里，谢谢大家。
如何写好公文
应某某领导邀请，今天在这里与大家一起谈谈我自己这十多来从事公文写作的一些情况和感受。说实话，今天在台上，我有点诚惶诚恐，如坐针毡：一是水平有限，在公文写作的路上，只是一个被动的探索者；二是在座的各位，有许多是我的老师，谈公文写作，如同班门弄斧。我只希望自己公文写作路上的一些经验和教训，能对大家有所启发。
开始正式议题之前，先与大家共享一下2009年我在某部亲耳所闻的两个故事。
第一个是J同志当某部长期间发生，说有一次某部召开全国某厅局长会议，根据议程安排，贾部长上午作会议主报告，下午参加厅局长们的分组讨论。参加完分组讨论后，贾部长在助手陪同下乘电梯回办公室时，一个小伙子也钻进了电梯，跟J部长说：部长，您上午的报告太精彩了，观点鲜明、逻辑清晰、措施有力、文字精练，大家反映非常好。据说J部长当时没有回答，但脸上露出了微笑。没想到这个小伙子接着又冒出一句：“部长，您知道吗，您上午的讲话稿是我写的。”
另一个故事是，某部某局要召开一个年度的全系统工作会议，由该局研究处的一位副处长负责撰写分管副部长讲话稿。这位副处长接到任务后，深入研究领导意图、认真开展调研、全面搜集材料，最后拿出稿件并通过了该局领导的首肯报到了副部长手中，没想到很快就被副部长给退了回来，部领导不满意。这位起草的副处长又开足马力，重新组织材料再次上交副部长，一直
改了六稿，部领导还是不满意。这时会期越来越近，该局领导非常焦急，强令负责起草的副处长连夜加班再修改。但这个时候，这位副处长已经体力透支、思维钝化，根本无法再改稿子。该局领导情急之下，又认真看了先后呈报给部领导的六个稿子，感觉还是第一稿比较好，无奈之中就将第一稿当第七稿重新提交。没想到这次副部长拿到第稿子后，马上就签署同意，稿件获得了通过。
这两个故事貌似搞笑，在我听来却很大程度上反映了公文写作者的现实状况，用六个字概括就是“辛苦、心酸、心寒”。同样，这六个字也是我到某厅工作从事十一年公文写作的切身体会。
我是一个文科生，学校毕业前后到福州日报社呆了两年，2001年到省厅Y总队工作,主要负责写材料,但直到2002年下半年才开始逐步适应了工作要求，承担起单位公文写作的任务。 回首十一年的公文写作历程，我最近一直在反思两个问题，第一个是为什么已经具有一定的文字基础却仍感到公文写作难入门；第二个是公文写作有没有什么“窍门”？
第一问题的答案我感觉比较明确：入门难主要是两个方面的原因，一方面是业务不熟，所谓巧妇难为无米之炊；另一方面是不懂公文套路，所谓不知规矩，不成方圆。也就自然写不出好的公文了。
关于公文写作有没有“窍门”的问题，可能众说纷芸，我个人认为做任何事情都是有“窍门”的，公文写作自然不例外，而且这种“窍门”实际上是写好公文的谋略问题，也就是借助他人
的经验和教训，寻找规律性的东西，不再毫无头绪地去从头盲目探索。如果用一句话概括，这种“窍门”就是结合自己的实际工作多学、多想、多练，即选准目标、勤学苦练、不懈探索，力争写出好文章。
下面，我结合自己的感受，从明确主旨、收集资料、拟定提纲、落笔起草、检查修改五个方面与大家一起交流一下公文写作的过程，不当之处，请大家批评指正。
一、 明确主旨----切实领会好领导意图
公文该怎么写？有些人一写文章就落入用什么形式，采用什么格式、构思什么结构的怪圈，实际上这是一个误会。 文章应该有一种形式，但决定文章怎样写的根本要素是内容，而不是形式。古人说文以载道，公文无非也只是一个载体，载的内容不同因而载的方法也应不同。评价公文写得好与不好，主要看行文目的和内容反映得好不好，有没有真知灼见，有没有针对性和指导性，而不是锦绣般的文字。
古人说文无定法。作为公文写作来说，虽无定法，却有无形的规范和规律。根据实际工作体验，我认为公文写作有许多带有普遍性、规律性的东西，这也是写好公文必需把握住的。从一般套路来讲，拿到一个任务，在动笔之前，首先要弄清楚发文的主旨，即发文的主题与目的，通常包括以下几项内容：一是弄清文件的中心内容是什么？比如一份增加编制人员的请示，就要说明目前情况怎样，为什么要增加编制，提出拟请上级机关答复或解决的问题等。二是根据文件内容，准备采用什么文种？比如，汇报工作情况，是写专题报告还是写情况简报；针对下级来文所反
映的问题，是写一个指示或复函，还是一个带规定性质的通知等。三是明确文件发送范围和阅读对象。比如，向上级汇报工作，还是向有关单位推广、介绍经验；是给领导、有关部门人员阅读，还是向全体人员进行传达。四明确发文的具体要求。例如，是要求对方了解，还是要求对方答复，是供收文机关贯彻执行，还是参照执行、研究参考、征求意见等。
总之，发文必须明确采取什么方式，主要阐述哪些问题，具体要达到什么目的，只有对这些问题做到心中有数，才能够落笔起草。但这只是一般的套路，事实上公文写作的过程中，特别是写领导讲话时，有一个因素是不能不考虑的，那就是领导意图如何领会和体现的问题。
公文是为领导活动服务的，是领导者从事行政领导管理活动的重要手段。因而明确主旨很大程度上就是领会好领导意图的问题。下面，我重点谈谈如何领会好领导意图的问题。 首先，必须明确公文写作与领导意图的关系。
公文与一般文章最大的区别是姓“公”，是公务文书。公文写作必须体现“公务”的特征和内涵。公务活动特征是层级领导，公文写作当然也要体现层级负责的原则，即行文的目的和要求必须符合领导的意图，最终由领导拍板定论。“公务”的内涵表明公务活动是有组织和目标的，是在领导要达到的预期目的按一定的方式进行活动的，文字工作也不例外。换一句话来说，公文成功与否，很大程度上取决于领导的认可程度和满意程度。
机关公文写作一般讲有两种情况，一种是职守写作，另一种是授命写作。所谓职守写作，即干什么工作写什么公文，是本职
工作中所必需记录、表达、传递的公文写作，因而是带有局部性和例行性，公文涉及内容的跨度较小。职守写作中写作者最熟悉本职业务工作情况和特点，储备的素材比较集中，专业性较强，文种和格式相对集中，同时领导意图明显，相对来讲写作难度小一些，一般容易被领导认可。
授命写作，也就是“命题作文”，就是写作者虽不具体从事某项工作，但领导安排要求承担该项工作的写作任务。公文中的领导讲话稿、工作报告、工作意见、会议发言等等，以及领导交办的其它写作任务都属于授命写作。授命写作的内容往往带有全局性、综合性、指导性和思想性。授命写作非常需要体现领导的意图，运用领导者的思维方式，符合领导者平日的讲话习惯和风格。授命写作有一个重要原则，就是受命于谁，文章思维和特征服从于谁。在这个基础上融会有关政策、精神和理论，在领导的意图上进行阐述发挥。授命写作切不可人云亦云，没有主见；但也决不可固执已见，把自己的观点强加于领导意图之上。这点我就有很深的体会，这两年我所在的Y总队相继开展了打击假发票和打击侵犯知识产权与销售假冒伪劣商品的“亮剑”专项行动，经常召开推进会，每次会上S副厅长都要作重要讲话，Y总队从总队领导到综合科、业务科队都给S副厅长写过讲话稿，但他开始分管Y总队头四次会议的稿件施厅长都不满意，后来我专门请教的办公室许副主任，他给我指出说:“你们写的时候不要有太多自己的想法”，可谓一语道破，我们强加东西给S副厅长了。 第二，必须学会如何领会领导意图。
应当明确的是，领会领导意图并不等于领会领导个人意图，而是领会领导群体工作意图，但也不可排除领导者个人独有的思想观点和某些言语。领会领导意图有多种途径，我感觉主要可以从以下几个方面入手：
一是学习好党和国家的路线、方针、政策，某部、省厅的重要会议精神、工作部署，了解每个时期突出强调的重点工作。这是因为领导意图从本质上讲是党、国家、人民意志的体现，对我们来说主要是是某部领导机关意志的具体体现。因此把握住这个方面就会把握住领导意图的总体，这是领导意图最重要的部分。 二是主动扑捉机会参加一些会议，了解一个时期上级领导拟安排的工作重点、原则、要求和措施，掌握领导层的活动意向和动态。领导的行政活动是领导意图的具体体现形式，了解了领导活动动态，有助于加深对领导意图的理解，同时有利于把领导意图具体化。
三是积极参与领导参加的活动，多找机会与领导谈论一些问题，了解领导者思考的热点问题。要掌握领导日常谈论的重要思路和观点，并对其加以综合分析，这样对领导的思想情况会有系统、整体的理解。
四是直接具体领受领导指示，最好是当面征询领导者对一些热点、难点、疑点问题的理解和解决措施，对一些模糊问题予以澄清。这样会避免写出文稿后作大的改动，甚至推倒重来。不过话说回来，由于身份、职位的限制，并不是从事公文写作的人都有与领导者接触的机会，比如在经侦写厅领导讲话稿时，我们感觉最大的问题就是不知道厅领导怎么想，也很少能找到机会与厅
领导沟通。
第三，必须尽量熟悉领导者的领导习惯。
领会好领导意图，还应熟悉领导者的思维方式、常用工作方法和讲话习惯。许多公文，特别是讲话和报告类的文字材料，由于是领导者亲自讲，因而要根据个人的思维习惯、讲话习惯来写作，使文稿与讲话者的特征基本吻合起来，以求达到更好的效果。要通过听、谈、议、读等渠道，从领导者讲话中了解个人的特点，然后再将这些特点反映到公文中去。否则，文与人的习惯特征不统一，领导者和听众都会产生一种陌生感或不习惯的感觉，就不易达到预期效果，公文也不易被领导者看中和接受，稿件很难获得通过。
人的思维特征经常反映在语言上，要熟悉领导的思维习惯，就要是看语言逻辑性如何，通过他平常的语言习惯去分析他的思维特征，以及他的综合分析和归纳能力等特点。如果能掌握领导者的思维规律性，写出来的文章就会让领导感觉亲切、熟悉，容易接受。掌握领导思维特征还有一个办法就是多听听领导秘书或经常给领导写材料的同志的说法，比如最近刚任甘肃省委书记的王三运同志，据省政府综合处的同志讲，就属于那种思维很有逻辑、讲话特有条理、给他讲话作记录整理起来很轻松的领导。 感受并分析领导者的讲话风格，应注意讲话人的语气结构和风趣程度。语气结构是指讲话人语言中的语气构成情况，不同的人因修养不同、地位不同常常形成自己的语气特色。分析语气结构，注意各种语气的分布情况，所占比例如何，确定讲话人语言的语气基调。比如G副部长，你看他的讲话就是很有霸气、很有
力度的那种类型；还有我们N厅长的讲话，标题就多用短句，要么五个字、四个字，有时甚至三个字。
此外，必须学会感受并分析领导者的理论层次和综合分析能力。了解讲话人的理论层次，可以把握好文章的理性程度，能避免出现常讲实际问题的领导，讲稿理性太重；而常讲理论问题的领导，讲稿理性太轻的问题。
分析与综合贯穿于思维的整个过程，也是影响领会好领导者领导意图的重要内容。把握住讲话人的综合与分析能力，才能在起草文字过程中确定理性分析的“平台”，才能使领导者感到文章是与其自身分析认识客观事物的能力是相符的，要求是一致的。从我自身的体验来看，我们的厅领导综合与分析能力通常都是很强的。有一年L副厅长带A书记到Y总队调研，Y总队领导汇报结束后，鲍书记作了大约十五分钟的指示，大家都认真地听、认真地记，我感觉没有什么很特别的地方。A书记发言后L副厅长做小结，他强调说经侦总队要认真贯彻A书记当天提出的十条要求。我一听就傻了，A书记什么时候说过十条要求了呢，没想到L副厅长把十条要求逐一向我们做了解释，原来他在极短的时间内将A书记的指示归纳成了十条要求，令我们佩服不已。
二、收集资料
拥有充分的素材是撰写好公文的基础。写文章实际上是对素材的归纳、消化、加工和升华的过程。发文的目的和主题明确之后，就可以围绕这个主题搜集材料和进行一定的调查研究。当然，这也要根据具体的情况，并不是拟写每一份公文都要进行这一步工作。例如，拟写一份简短的通知、请示，一般来说不需要专门
做搜集材料和调查研究工作，在明确发文主旨之后，稍加考虑就可以提笔写作了。但对于问题较为复杂，还要进行具体的分析和归纳；如拟订篇幅较长的文件，拟订工作计划、进行工作总结、起草规章、条例、拟写工作方案等，往往都需要搜集有关材料和进行进一步调查研究工作。
我感觉储备素材有两个含义，一个是要有众多的文本材料，另一个就是平时多注意思考，进而形成有独特见解的观点群。
（一）平时注意收集分析材料
公文写作决不可凭主观想象，而是要建立在充分素材的基础上，这就提出了材料的收集分析问题。收集材料，就是掌握素材，包括综合情况、重要数据、生动事例及重要思想观点。素材是公文写作的基础，如同搞建筑一样，必须有水泥钢筋、木石砖瓦等建筑材料。要注意“备料”一定要充裕，“材料”要包括思想观点，特别是一些带战略性的思想。有人对收集材料觉得并不重要，不当回事，而在写作运用时却常常有了新的认识，感到它的使用价值了，后悔没有积累，再找时间来不及了，甚至无法找到。有时积累的一些材料可能平时用不上，但在关键时候能用上一个观点，一个事例，一句话，这个材料没有白白积累。因此积累时不可嫌多，运用时又不可能很多，这也许就是素材积累与使用之间的一个特点。收集材料主要有三个途径。
一是调查研究，取得第一手现实材料。特别是写“讲话稿”、“意见”、“规划”时特别需要这样的依据。通过调查取得的第一手材料往往具体生动，真实可靠，印象深，感受深。调查了解情况时，要坚持实事求是的思想路线，不唯上，不唯书，坚持真理，
不看风使舵，不随风倒，更不能带着各种框框去找材料，削足适履，歪曲事实。要客观地倾听，平等地讨论，适当地提问，注意点面情况的结合，对调查的材料要做必要的核实。
二广开材源，积累第二手材料。即收集一些与所写公文有关的、相似的材料。报纸、文件、会议材料，信息、简报等与自己工作有关的材料等等，都可及时记下来，分门别类，积累起来，用时非常方便。从我个人经验来看，在某厅工作，有几个很好的收集资料途径：比如我们厅里的文件，主要是研究室出来。这些材料直接反映厅领导的思想，也倾注了办公室工作人员的大量心血，不管观点、结构还是文字都有许多可学之处。还有某部对口部门的文件，我们对口应该是宣传局的。在某部学习时临走前我向Y局研究处处长要了近三年所有非涉密的文件的电子档，我发现这对我后来的工作有很大的帮助。还有省政府的一些文件挺有参考意义。当然，现在网络也是我们搜集二手材料的重要途径，比如内网的公安搜索引擎和BBS论坛上“文秘”板块里的文章。 三是有备无患，储备基础材料。积累一些与公文写作有关的公文，包括法律、规章、政策、文件、讲话、纪要等，甚至收集一些古今中外的精辟议论，作为形成公文观点和进行综合分析的依据，或直接引证所用。
（二）注意加强对材料的系统分析
公文写作选材用料关键在于分析。有分析才能选择。材料反映的情况是错综复杂的，往往真假相间，精粗并存，表里难分，彼此相关，必须进行去伪存真，去粗取精，由表及里，由此及彼的分析改造。玉不琢，不成器。许多人装订了一本本材料，但不
去分析研究，派不上用场，或不得其用，失去时效，积累了又有什么用处。
在Y总队时，我建了一个专门的资料库，按文种和主题对掌握的材料进行归纳储存。比如，关于经侦部门的年度总结这个库，我收集了某部Y局、福建Y总队近五年，浙江、山东、广东和上海等省、市近两年的总结，也收集了泉州、南平等我认为做的比较好的Y支队的总结。这样用起来就很方便了。上个月我离开Y总队时，给主要做材料的几个同志都送了一份礼物，就是我所收集的材料，电子文档的，他们感觉很受用。
（三）注意系统思索储蓄观点
好文章要有真知灼见，那就要在思想认识达到一定高度，形成观点群并有较强的逻辑线索。历史上的不朽名作，都是在相当的思想积累、生活积累、感性积累、观念积累之下，经过提练加工完成的。
所谓储备观点，就是讲要注意积累一些有战略性的思想，有备无患，需则用之。这样在写文章时，就可以在分析、选择、提炼材料的基础上以逻辑思维为经，以事实叙述加必要的形象描述为纬，织出美的绫罗绸缎来。否则现学现卖、现想现卖都不会搞好文字工作。一个没有观点储备的领导人也不是称职的领导，同样一个没有观点储备的文字工作者也不是合格的。
储备观点关键要能抓住抓准问题。抓问题是指抓一个时期有反映价值的情况。能不能写出有意义、有分量的文章，首先看问题抓得准不准。问题抓得准，抓在点子上，抓在要害上，抓在火候上，文章就有了生命力，写的文字差一些也不要紧，那只是个
修改、补充问题了。反之，问题抓不准，文字写得再好，精雕细刻，也不能用。比如几年前抓五条禁令时，福州市局就有一个非常非常好的观点，给人印象深刻，当时他们的提法是“敢抓敢管就是能力，发现问题就是能力，”
抓问题一定要思想解放，敢于思索，富有创新精神。当今需要在坚持大原则前提下，勇于创新，提出并写出别人没写出的问题，提出并写出人人心中有而笔下无的东西，写出别人欲言而又未言的东西。衡量一个文字工作者水平的标准有三点：别人没想到的你写出来了，为上；别人想到但没说出来而你写出来了，为中；别人想到并说出来了而你又说出来的，为下。由此可见抓问题对提高文字水平十分重要。
三、拟定提纲
现在有一种说法是公文写作要注重双层思维，所谓双层思维就是公文写作分两个层次完成：第一层是首先考虑安排结构、选择素材，也就是按照内容的要求着眼于“搭架子”的构思、谋篇。第二层是基本框架通过后再围绕主题进行表述。
公文写作分这这两层次运行，是非常有必要的，往往可以节省不少的时间和精力。其原因很简单，授命写作不是个人说了算，而是领导意见决定文稿成功与否，这样就经常会出现与领导要求不符的情况。有时就算所有的精力时间都用上，也难得一次就通过。再者说，精力无重点地使用，不利于思考和提高构思的效果，本身就不利于提高通过率。当然对一些简短和非常熟悉的文章应一气哈成，效果也会很好。
结构就是言之有序，就是文章内容的组织和排列形式，即构
思、谋篇。安排结构的基本原则是四个字：不板不乱。意即不死板，不杂乱。具体要考虑到以下四点：第一、全面考虑阐述问题、分析问题、解决问题的需要。第二、层次段落要围绕主旨，按照表现事物本质和特征的需要来安排。第三、条理清楚，方便表述，符合人们的认识规律，便于阅读、领会和接受。第四、各部分、各层次之间有正确、严密的逻辑和照应关系，通篇浑然一体。 尽管公文种类繁多，但基本结构形式并不复杂。主要有三种形式：一是纵向结构，有递进式、时序式、倒悬式等。二是横向结构：一、二、三、四，平排开来。三是纵横结合结构，象前纵后横，纵横交叉等，长篇公文多采取这种办法。如要写一篇年度工作总结，前半部分按时间顺序概述一下工作情况，后半部分提炼出几条工作经验，横向排列开来，此种写法就是“前纵后横”。 通常情况下，层次段落的安排，取决于观点及观点间的联系，而主次则决定着详略和先后。布局的方式一般有两种：一是列书面提纲。提纲是详是略，应根据公文内容需要和作者的行文习惯而定。一般搞文字工作的人都有体会，重要公文、尤其是多人参与写作的公文，诸如大型会议上的领导同志讲话之类，提纲应尽可能列得细一些，甚至可以细到每段几个层次，每个层次阐明什么问题以及精彩的阐述语言等。这样，再稍加扩充、润色、归整，就可以成为一篇象样的公文。二是打腹稿。虽没布局成文，但中心有个轮廓勾画，短一些、急一些的公文多采取这种办法。 关于拟定提纲的问题，我感觉厅里各个部门都做的不错。比如经侦总队，写大稿时负责起草的同志都要先拿出提纲，再由大家讨论修改报总队领导同意后再动笔来写。而不让起草者一个闭
门造车。
四、拟写正文
结构安排好后，要按照要求所列顺序，开宗明义、紧扣主题、拟写正文。写作中注意两点：
一要观点鲜明，用材得当。也就是说要用观点来统帅材料，使材料来为观点服务。用材料要能说明问题，做到材料与观点一致。在写作当中，要注意明确观点，用语不能含糊不清，模棱两可、词不达意，似是而非。如果观点不明，就会令人不知所云。而有些文件，只讲观点没有实际材料，就会使人感到抽象空洞、缺乏依据，不易让人信服。而只罗列材料没有鲜明的观点，则会使人弄不清要说明什么问题，不了解发文的意图，特别是各地的工情况汇报和工作介绍，经常会出现这种情况。
二要语句简练，交代清楚。拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺，又要注意交代的问题清楚明了。按我个人的经验，一句话，就是能不说就不说，能用一个字的就不用两个字。
五、检查修改
公文写作过程中，在谋篇布局、拟好正文的同时也要“娴于战术”。写作时要尽可能的排除干扰，一气呵成，以保持旺盛的写作激情和完整连续的思路。而当文章草就之后，则须一丝不苟、字斟句酌地搞好修改。有人说：“一成文章半成改”，有的甚至说“文章是改出来的”，这些观点我都非常赞同。修改文章，我基本遵循的十六字原则：深化主题，增删材料，调整结构，润色文字。
第一，深化主题。既有在原来意义上的发掘和深化，也有特
殊情况下的主题改换。尤其要注意看主题是否符合上级精神，领导意图和本地实际。
第二，改动材料。累赘的，要删剪；不足的，要增补；过细的要浓缩；观点与材料脱节的，要调整或改换；还有就是相同内容在不同部分出现的，要合并。
第三，调整结构。凡是层次段落不清楚，连结不紧凑交待不明白、开头结尾不连贯的，都在修改、调整之列。
第四，润色语言。一是消肿，将多余的段、词、句、字删掉；二是改动不合语法、不贴切的词句和不妥当的提法，修补句子的残缺成份；三是选择更优的表达方式，或对原来的语言进行加工润色。
修改有基本方法：一是读改法。自读自改或一人读大家改，在读诵的过程中发现问题，随笔修改。尤其是领导同志的讲话，采取这种办法最好。二是冷处理。文稿拟就之后，暂时搁臵一旁，冷静地思索一番，或阅读一些相关的材料，然后再拿出来修改，往往可以发现其中的毛病。一些时间不是很急的调研文章、工作报告用这种办法效果很好。三是集体会诊。稿子写成之后，请熟悉文字或相关业务的同志共同讨论，集思广益，一起修改，这样可以打破个人能力的局限性或认识上的偏执。时间和条件允许，可以发征求意见稿，在较大范围内修改。四是求助高手。可请领导或文字经验丰富的同志帮助修改。在修改时最忌讳的是抱残守缺、固执已见，怕别人对自己的文章挑剔、修改。应当懂得，若想在写文章方面有长进，就必需要反复修改，尤其要乐于让别人修改自己的文章。这一点要特别申明的是，所谓的高手不一定就
是写材料的人，更多的时候应该是用材料的人，比如领导，他们修改文章的视角往往是搞材料的人无法到达。比如在Y总队，写完稿子我都要送给Z政委修改，主要是因为他对文章的度的把握常有真知灼见。
我就讲到这里，谢谢大家。