试论标准备件的采购管理
资材备件采购部 穆春广
摘 要：标准备件在大型企业采购物料中虽然比重不大，但绝对值仍然很高。积极研究标准备件的管理和
采购规律，对于企业成本改善具有重要意义。本文从标准备件的特征与现状出发，根据本人的采购实践，探讨分析了标准备件的一般管理方法、库存方案和绩效管理。
关键词：标准件、备件、采购、库存、物料代码、绩效。
上世纪末以来，全球跨国企业经过自身发展、兼并重组等，企业规模不断扩大，标准备件的采购也伴随着企业的成长而暴露出许多新的问题，比如说使用不同标准的标准备件面临着非标化的倾向。而同时，高成本和低利润时代已经来临，如何做好标准备件的采购对于大型企业减少备件消耗和降低采购成本具有重要意义。
一、标准备件的定义和现状
标准件是指结构、尺寸、画法、标记等各个方面已经完全标准化，并由专业厂按照统一标准生产的常用的零（部）件，包括标准化的紧固件、连结件、传动件、密封件、液压元件、气动元件、轴承、弹簧等机械零（部）件。使用标准主要有中国国家标准（GB ）、美国机械工程师协会标准（ANSI/ASME）、日本工业标准（JIS ）、德国标准化学会的DIN 标准、国际标准化组织的ISO 标准等。而标准备件是指已经装机于企业生产设备并购买储存以备更换的标准件，本文以下统称标准件。
伴随着国内企业的快速扩张以及国外设备的不断引进，可相互替代、使用不同标准生产的标准件越来越多地应用于生产现场。同时，也有很多国内外供应商为了在激烈的市场竞争中获得竞争优势，使自己的产品功能走向多样化、结构走向个性化。在这种情况下，我们经常看到的标准件已经不是过去我们所理解的只有一个标准、只有一种外形、只有一种结构的标准件了。从这个意义上来讲，标准件正向着非标化（或者叫“多标准化”）的方向发展。
标准件的非标化，虽然能够满足一些特需功能，但是对企业备件管理和成本改善却是一个严峻的挑战。首先，标准件的非标化使采购工作面对的外部市场发生了变化，即由面对完全竞争的市场环境向着不完全竞争
甚至是垄断的市场环境转化，这势必会降低买方的价格谈判能力，使卖方获得相对高的利润空间；其次，标准件的非标化使得企业无法实现内部的资源共享，给备件管理带来了极大不便，不能实施高效的资源配臵，也难以运用基于集成数据的集中采购、电子采购、一体化等措施来降低采购、物流和管理成本。
所以，建立企业标准件管理体系是一件非常有意义的工作。这对小型企业来说，由于设备规模有限，属于标准件的备件品种较少，建立企业标准件管理体系难以实施；但是对大型联合企业来说，大量生产线的设备使用着相同的、相似的、基于不同标准的标准件，优化、整合、集成数据变得实际可行。
二、建立企业标准件采购管理体系的原则和方法
标准件因其有较强的通用性，因此其具体的采购、管理方式也有别于生产物料、原材料、非标机械备件等，本文主要从事前规范设计选型和事后规范物料代码两方面入手分析。
1、建立企业自己的标准件选型和采购规范文件。
如何堵住标准件的非标化，宝钢股份资材备件采购部在设备用油和管桩上的采购管理经验非常值得借鉴，本文以设备用油作为案例分析。
2008年底，宝钢设备用润滑油、润滑脂、液压油品种代码共近500个，同类产线、设备往往使用了效能相当、品牌不同的品种，不仅库存点多量大，资金大量占用，而且供应商多，油品的名称和型规也不规范，这也就无法形成集中采购的管理优势。为此，资材备件采购部把归并代码、加强油品管理作为一项重要工作来落实。通过成立“宝钢股份设备用油优化攻关团队”，发挥跨部门协同
优势，采取了优化、替代归并和竞争采购三大措施，对股份公司同类设备油脂品实行统一管理，实施代码整理归类。经过一年努力，油品代码减少了一半，库存、采购成本等KPI 产品的使用绩效，而不应该把每个制造商的不同型号各自编制成不同的代码。
这样做的一个好处就是使现场各个用户能够知晓不同品牌之间的成本差异，从而促指标均连续走好。同时，该团队制定了全公司范围内的设备用油选用指导标准与规范，共享公司内不同生产线的使用数据，对新上产线油品选型进行指导规范，形成了“固化于制”的长效模式。
设备用油本身并不属于标准件，但是宝钢大量生产线具有工况类似、功能相同的特点，所以该团队以设备用油适用范围作为选型的基点，进行归并代码，取得了实效。
该案例告诉我们，通过统一选型标准，可以有效对现有标准件代码进行优化，达到集成数据、发挥集中采购优势的功效；同时，还可以对新上设备、产线的设计、制造商进行选型方面的规范，防止大量非标化的标准件进入，规避标准件非标化的潜在可能，做到事前的有效防范。
2、标准件物料代码设计需遵循唯一、规范、准确、充分、及时五大原则。
2.1唯一性原则。唯一性原则是指物料代码要唯一识别，不能重复。对于标准件来说，不论原制造商产品是什么标准，在采购信息化系统（以下简称“系统”）中凡是结构一致、功能相同、可完全替代的物料均应采用一个物料代码。
品牌 NOK KOYO NDK CF CR 结构1 SC MHS IS BAU ISR BA HMS4 结构2 SB CRS B1U HDW1 HMS ISM
B1
CRS1 CRW1
结构3 TC MHSA
ISD
ISRD
BASL HMSA1
结构4 TB CRSA B1USL CRSA1
HMSA ISMD
B1SL CRWA1
结构5
VC
MH DS
DSR
BAOF HM4
表1：各品牌相同结构油封型号对照简表
例如表1所示，NOK 公司的SC 系列与KOYO 的MHS 系列其实是结构完全相同、功能完全一样的同一类油封，虽然规格型号的书写方法不同，在编制物料代码时应归为同一个代码，并与供应商的型号建立对照关系，如可以在该代码下面细分成若干子代码，以区分不同制造商产品并便于分析不同制造商
进成本改善；同时有助于标准件紧急替代管理，便于有效预防物料损坏之后寻找替代品。对采购来说，则可以集成数据、归纳分析，一方面可以降低采购成本，另一方面加强知识管理，有利于知识传承。
2.2规范性原则。规范性原则是指同一类物料应具有规范的数据格式和内容。最常见的不规范之处有以下几种，一是使用计量单位不一致，如压力单位中的巴与公斤；二是名称不一致，比如说压力变送器，有些人常把它称为压力／差压传感器、压力／差压开关，这些概念有一些区别，但又联系非常紧密，需要统一概念和名称；三是书写不规范，如有些人用中文数字，有些人用阿拉伯数字。所以，针对每一类标准件，均需要规范物料代码信息的组成要素、数据格式和图纸信息等。系统可以对重要参数设臵选择性或者强制性设臵，提高系统的纠错能力。
2.3正确性原则。物料代码的每一个数据都应该是正确的、准确的。不准确的标识、不正确的数据是坚决不能进入采购信息化系统的。但通常会碰到一种情况，物料其实是一个标准件，但是原设备制造商并未提供该标准件的信息，此时应该设臵临时代码或者一次性代码，仅供向原设备供应商采购时使用。当标准件从抵库或者损坏备件被拆卸下来之时，需要分析物料的各种参数，进行信息维护，并检查ERP 系统中是否已经有同样的物料，否则需考虑是否将临时代码或者一次性代码转化为永久代码。作者本人通过与国内若干家大型钢铁和石化企业的交流，发现几乎所有企业采购部门都对物料代码库中充斥着大量不正确、不准确的信息而烦恼，都面临着采购效率低下、成本改善困难等共性问题，所以物料代码信息的正确与否直接关系到企业ERP 系统的成败，对企业的成本竞争力具有重要影响。
2.4充分性原则。是指物料代码信息要充分，不能残缺不全。如果一种产品的规格型号已经能够充分表明该物料的全部特征时，可以不必再输入一些详细特征。比如说型号是22232CC ／W33的轴承，这是中国和全
球主要轴承制造商的统一型号，从型号里面可以看出轴承内径、油槽油孔等信息，因此没有必要再标明具体尺寸，当然，可以在数据库里附上轴承的图纸，以备查阅。然而，有些备件没有公认的规格型号标识方法，这时候就必须提供充分的信息。比如说压力表，很多制造商在产品名牌上仅标明压力范围，对于连接口径、安装方式、适用介质等均需另外告知制造商，否则制造商是无法供货的。为了预防信息不充分的情况，系统应在具体物料类别上尽可能设臵更多的必填项和必选项。
2.5及时性原则。在及时性方面，主要表现为产品的升级换代和采购一体化新单元加入带来的物料代码整合。在国外，制造商经常对产品进行升级，其规格型号、技术参数等不断变化，因此应在采购完成之后或者定期对物料代码进行信息补充、维护。对于新增物料代码，有必要设臵维护屏障，即新增物料代码在完成第一次采购之后必须经过维护才能进行第二次采购。
总的来说，不唯一、不规范、不正确、不充分的信息坚决不能录入ERP 系统，同时要保证录入系统的及时性。
3、标准件采购要主要体现竞争性。 标准件的技术特点决定了其采购特点和市场特点。标准件的采购特点是低价值、低风险、高频次，不同制造商之间产品的较强互换性决定了其市场特点是充分竞争，因此在标准件采购管理中，主要体现竞争同时兼顾降低交易成本和物流成本就成了标准件采购的必然要求，然而这两点之间又存在着一定的冲突。因为交易频次高，如果维持竞争采购，询比价环节的工作就会增多，人力成本、管理成本都会随之上升，工作效率会随
BPA 、自助采购等采购模式，进一步利用社会库存的力量，以此实现降低成本与提高效率的最佳结合。
三、标准件库存管理方案 1、安全库存量。
采购的基本功能是保障供应和降低成本，标准件的库存管理要站在整个企业的视角上进行考虑。本文以物料A 装机与领用统计表（表2）中的数据为例进行标准件库存管理分析。
假定物料A 的提前期T ＝0.8个月（24天），如果确保98％的概率不断货，查表得出该服务水平（98％）概率下的标准倍数为Z ＝2.05。
根据表2，领用量标准差Q T ＝16 每月平均领用量是： Q 1＝100／12＝9（件）
那么需要维持的安全库存量是：
Q ＝T ＊Q 1＋Z （T ＊Q T 2）1/2＝0.8＊9＋2.05＊［0.8＊162］1/2≈37（件）
也就是说每当库存降到37件时，必须立即进行采购，只有这样才能保证下次到货前（即0.8月＝24天之内），物料A 在98％的概率水平下不出现缺货。同时，为了防止Q 值低于历史单月领用极大值的情况，还必须在两者之间作一比较。上述计算结果表明，安全库存量略大于三年内单月最大领用量，因此由计算得出的安全库存量能够有效预防各作业区集中领用的极端情况。
上述采购方法是定量不定期采购法，即库存降低到某一特定数量时必须进行补库。从公式可以看出安全库存量受到交货期、消耗速率、每月领用量标准差、特定服务水平四个因素的影响，其数量关系如下：
1）提前期（从采购到交货时间）越短，
表2：物料A 装机与领用统计表
之下降，因此需要在竞争的基础上发展JIT 、Q 值越低，备货水平越低，企业的库
存成本也就越低。
2）现场每月领用量越平均，即领用量标
准差Q T 就越小，Q 值就会越低，备货水平越低，企业的库存成本也就越低。
3）现场消耗速率越低，即Q1越低，由
此Q 值越低，备货水平越低，企业的库存成本也就越低。
4）确保不断货的概率（特定服务水平）
越高，Z 值就越大，Q 值也会相应越大，那么就需要数量更高的备货水平，企业的库存成本也就越高。 因此，企业采购部门与使用单元需要紧密协同，不断摸索标准件的消耗规律，提高使用效能，降低消耗速率，加快采购周期，从而降低安全库存量，保证库存成本不断降低。
2、最佳采购量。
当库存数量降低到安全库存量而需要采购时，那么最佳采购量又是多少呢？
如果已经实现了供应商协同，系统能够自动侦测到库存量并且能够自动发出订单，物料成本同时比较低，那么交易成本和物料成本基本就可以忽略不计。此时，应以降低库存成本为第一要务，订货量尽可能少，但必须满足0.8个月之后库存量不低于安全库存量的要求。因此，在这种情况下，最佳订货的数量等同于安全库存的数量。
如果每次订货都需要一定的交易成本和物流成本，那么经济订货量就需要保证交易和物流成本与库存成本之和最小，即采购供应的总成本最小，其数量关系如下：
Q 1/2e =(2*Qy *C1/C2) 其中：
Q e 是指经济订货量 Q y 是指一年总需求量
C 1是指每次订货的交易成本和物流成本 C 2是指单个标准件每年的库存成本 由此计算出的经济订货量如果大于安全库存量Q ，那么应该以Q e 值为依据订货，以此寻求最低总成本；如果小于安全库存量Q ，那么应该以安全库存量Q 值为依据订货，以此满足保障供应的采购基本职能。
最佳订货量要取Q 和Q e 中的较大者，这样既能够满足特定服务水平下的不断货要求，又能使交易成本和库存成本之和最小。其公式表示为：
Q b =MAX（Q ，Q e ）
3、VMI 库存管理方式
VMI （Vendor Managed Inventory），即供应商管理库存是一种以用户和供应商双方都获得最低成本为目的，在一个共同的协议下由供应商管理库存，并不断监督协议执行情况和修正协议内容，使库存管理得到持续地改进的合作性策略。目前所谓的JIT 、寄售制等贸易方式均可归纳到VMI 的范畴之中。
当标准件的标准化程度不断提高、消耗变得有规律可循、市场竞争充分的时候，企业自行管理库存会形成降低成本的空间越来越小，此时通过形成战略合作协议，完成从充分竞争向适度竞争的战略采购模式转变，会带来新的成本改善点，最大可能地减少由于独立预测的不确定性导致的商流、物流和信息流的浪费，降低供应链的总成本。同时，QR （快速响应，Quick Response ）和ECR （高效客户响应Efficient Customer Response）两项绩效指标也会得到进一步改善。
推进VMI 的重要基础是采购物料的消耗状况有规律可循，这需要建立消耗模型，对消耗趋势和补货策略具有准确的把握。从这个意义上讲，供需双方需要更加紧密的协同，供应商介入到用户的维修、维护和使用工作中来，用户也介入到供应商的库存管理中来，用户和供应商的关系不再是简单的博弈关系，而是协同的、共赢的战略合作关系。
但是，VMI 也存在一定的风险，当供应商的供应能力和服务能力一旦存在不能满足用户需求的时候，用户很难在短期内扭转局面，从而变得被动。VMI 的另外一个结果就是相对垄断，用户对市场的把握会变得迟钝，也会部分丧失价格、库存和资金的管理能力，从而使采购单价具有向上弹性和向下刚性，不利于长期的成本改善。同时，面对诚信度欠佳的供应商，企业还面临着企业秘密泄露、供应商策略要价和产品质量下降等风险。所以，一旦企业决定使用VMI 的采购方式和库存管理方式，需要做好充分的风险防范方案。
四、标准件的采购绩效管理
除了需要使用到货及时率、质量异议发生率等常规绩效管理指标外，还需要基于标准件本身特点，重点关注基础数据信息、使
用维护、采购寻源和仓储物流等方面的综合指标，以下提出四条KPI 指标。
1、物料代码有效识别率。该指标是指某（t 1,t 2, …,t n ）/q ，将历年库存时间装机比在坐标轴上相连，即得出库存时间曲线。在装机量不变的条件下，通过降低消耗速率、一个物料大类或叶类所有物料代码中，能被用户、采购员正确理解并被供应商正确理解和报价的物料代码所占的比例。因为用户、采购员的技术功底不一，难以通过其对物料代码的测试来验证该指标。因此，确认物料代码有效识别率最有效的方法是随机抽取一部分物料代码，将其所有技术信息交由至少两家专业供应商识别，只要一家供应商存在疑问，或者不能根据这些信息进行报价，那么这部分物料代码就是不能有效识别的。该指标的高低反映了系统基础数据的质量，指标越高，反映了基础数据质量越高，对管理、采购的支撑作用就越大，也有助于提高采购效率，防范道德风险。
2、叶类标准化比例。该指标是指符合唯一、规范、准确、充分、及时等物料代码设计原则，并拥有企业统一的技术规范的物料代码所占某一个物料大类或叶类所有物料代码的比例。轴承、油封、管道阀门是高度标准化的物料大类，大部分规格型号的物料都属于标准件，不同制造商的产品也可以替代使用，但仍有相当一部分属于非标件，而这部分非标件变成了制造商取得高额利润的重要领域。所以说，叶类标准化比例决定了采购成本的控制水平，比例越高，控制成本的能力就越强，反之越弱。
3、消耗速率。消耗速率是指某一作业区或者全公司每年消耗量与其装机量的比例，对于生产消耗材料来说，经常采用吨钢单耗、万元产值消耗等指标，其原理是一样的。过去我们很少采用这一指标，往往通过控制备件总预算来倒逼降低消耗。然而，控制预算的倒逼机制不能长效，企业在效益好的时候放开预算大批采购，形成资源浪费，甚至形成死库存；在效益差的时候收紧预算，现场设备频频告急。采用消耗速率这一KPI 指标，目的是要对标准件消耗进行精细控制，形成企业内部的横向对标机制，强化采购部门对现场使用部门的服务协同，通过促进降低消耗的方式实现采购的价值增值。
4、库存时间曲线。库存时间装机比是指一年内所有标准件在仓库备用时间的总和与总装机量（q ）的比值，公式表达为T q ＝Σ
缩短供货周期、提高领用的计划性来降低安全库存，可以使库存时间有效降低，进而降低库存时间装机比。库存时间曲线受多方面因素影响，是一个能够综合反映标准件管理、采购和库存工作水平的KPI 指标。库存时间曲线趋势向下，则表示综合管理水平上升，反之则反之。
结束语：标准件管理本来应该是简单易行的，但是如今标准件管理越来越成为采购管理中的一个难点，这是市场竞争、技术引进等多方面因素的必然结果。本文在实践的基础上分析了标准备件的一般管理方法、库存方案和绩效管理，但大量的细节之处仍需要继续探索和研究，所以我们仍需立足实践，关注当代采购管理理论的最新动向，进一步创新和发展标准件管理的方法，不断提升标准件管理和采购水平。
参考书目：
1、冯启泰、王俊杰，《采购供应理论与管理》，中国劳动社会保障出版社，2006年6月第1版
试论标准备件的采购管理
资材备件采购部 穆春广
摘 要：标准备件在大型企业采购物料中虽然比重不大，但绝对值仍然很高。积极研究标准备件的管理和
采购规律，对于企业成本改善具有重要意义。本文从标准备件的特征与现状出发，根据本人的采购实践，探讨分析了标准备件的一般管理方法、库存方案和绩效管理。
关键词：标准件、备件、采购、库存、物料代码、绩效。
上世纪末以来，全球跨国企业经过自身发展、兼并重组等，企业规模不断扩大，标准备件的采购也伴随着企业的成长而暴露出许多新的问题，比如说使用不同标准的标准备件面临着非标化的倾向。而同时，高成本和低利润时代已经来临，如何做好标准备件的采购对于大型企业减少备件消耗和降低采购成本具有重要意义。
一、标准备件的定义和现状
标准件是指结构、尺寸、画法、标记等各个方面已经完全标准化，并由专业厂按照统一标准生产的常用的零（部）件，包括标准化的紧固件、连结件、传动件、密封件、液压元件、气动元件、轴承、弹簧等机械零（部）件。使用标准主要有中国国家标准（GB ）、美国机械工程师协会标准（ANSI/ASME）、日本工业标准（JIS ）、德国标准化学会的DIN 标准、国际标准化组织的ISO 标准等。而标准备件是指已经装机于企业生产设备并购买储存以备更换的标准件，本文以下统称标准件。
伴随着国内企业的快速扩张以及国外设备的不断引进，可相互替代、使用不同标准生产的标准件越来越多地应用于生产现场。同时，也有很多国内外供应商为了在激烈的市场竞争中获得竞争优势，使自己的产品功能走向多样化、结构走向个性化。在这种情况下，我们经常看到的标准件已经不是过去我们所理解的只有一个标准、只有一种外形、只有一种结构的标准件了。从这个意义上来讲，标准件正向着非标化（或者叫“多标准化”）的方向发展。
标准件的非标化，虽然能够满足一些特需功能，但是对企业备件管理和成本改善却是一个严峻的挑战。首先，标准件的非标化使采购工作面对的外部市场发生了变化，即由面对完全竞争的市场环境向着不完全竞争
甚至是垄断的市场环境转化，这势必会降低买方的价格谈判能力，使卖方获得相对高的利润空间；其次，标准件的非标化使得企业无法实现内部的资源共享，给备件管理带来了极大不便，不能实施高效的资源配臵，也难以运用基于集成数据的集中采购、电子采购、一体化等措施来降低采购、物流和管理成本。
所以，建立企业标准件管理体系是一件非常有意义的工作。这对小型企业来说，由于设备规模有限，属于标准件的备件品种较少，建立企业标准件管理体系难以实施；但是对大型联合企业来说，大量生产线的设备使用着相同的、相似的、基于不同标准的标准件，优化、整合、集成数据变得实际可行。
二、建立企业标准件采购管理体系的原则和方法
标准件因其有较强的通用性，因此其具体的采购、管理方式也有别于生产物料、原材料、非标机械备件等，本文主要从事前规范设计选型和事后规范物料代码两方面入手分析。
1、建立企业自己的标准件选型和采购规范文件。
如何堵住标准件的非标化，宝钢股份资材备件采购部在设备用油和管桩上的采购管理经验非常值得借鉴，本文以设备用油作为案例分析。
2008年底，宝钢设备用润滑油、润滑脂、液压油品种代码共近500个，同类产线、设备往往使用了效能相当、品牌不同的品种，不仅库存点多量大，资金大量占用，而且供应商多，油品的名称和型规也不规范，这也就无法形成集中采购的管理优势。为此，资材备件采购部把归并代码、加强油品管理作为一项重要工作来落实。通过成立“宝钢股份设备用油优化攻关团队”，发挥跨部门协同
优势，采取了优化、替代归并和竞争采购三大措施，对股份公司同类设备油脂品实行统一管理，实施代码整理归类。经过一年努力，油品代码减少了一半，库存、采购成本等KPI 产品的使用绩效，而不应该把每个制造商的不同型号各自编制成不同的代码。
这样做的一个好处就是使现场各个用户能够知晓不同品牌之间的成本差异，从而促指标均连续走好。同时，该团队制定了全公司范围内的设备用油选用指导标准与规范，共享公司内不同生产线的使用数据，对新上产线油品选型进行指导规范，形成了“固化于制”的长效模式。
设备用油本身并不属于标准件，但是宝钢大量生产线具有工况类似、功能相同的特点，所以该团队以设备用油适用范围作为选型的基点，进行归并代码，取得了实效。
该案例告诉我们，通过统一选型标准，可以有效对现有标准件代码进行优化，达到集成数据、发挥集中采购优势的功效；同时，还可以对新上设备、产线的设计、制造商进行选型方面的规范，防止大量非标化的标准件进入，规避标准件非标化的潜在可能，做到事前的有效防范。
2、标准件物料代码设计需遵循唯一、规范、准确、充分、及时五大原则。
2.1唯一性原则。唯一性原则是指物料代码要唯一识别，不能重复。对于标准件来说，不论原制造商产品是什么标准，在采购信息化系统（以下简称“系统”）中凡是结构一致、功能相同、可完全替代的物料均应采用一个物料代码。
品牌 NOK KOYO NDK CF CR 结构1 SC MHS IS BAU ISR BA HMS4 结构2 SB CRS B1U HDW1 HMS ISM
B1
CRS1 CRW1
结构3 TC MHSA
ISD
ISRD
BASL HMSA1
结构4 TB CRSA B1USL CRSA1
HMSA ISMD
B1SL CRWA1
结构5
VC
MH DS
DSR
BAOF HM4
表1：各品牌相同结构油封型号对照简表
例如表1所示，NOK 公司的SC 系列与KOYO 的MHS 系列其实是结构完全相同、功能完全一样的同一类油封，虽然规格型号的书写方法不同，在编制物料代码时应归为同一个代码，并与供应商的型号建立对照关系，如可以在该代码下面细分成若干子代码，以区分不同制造商产品并便于分析不同制造商
进成本改善；同时有助于标准件紧急替代管理，便于有效预防物料损坏之后寻找替代品。对采购来说，则可以集成数据、归纳分析，一方面可以降低采购成本，另一方面加强知识管理，有利于知识传承。
2.2规范性原则。规范性原则是指同一类物料应具有规范的数据格式和内容。最常见的不规范之处有以下几种，一是使用计量单位不一致，如压力单位中的巴与公斤；二是名称不一致，比如说压力变送器，有些人常把它称为压力／差压传感器、压力／差压开关，这些概念有一些区别，但又联系非常紧密，需要统一概念和名称；三是书写不规范，如有些人用中文数字，有些人用阿拉伯数字。所以，针对每一类标准件，均需要规范物料代码信息的组成要素、数据格式和图纸信息等。系统可以对重要参数设臵选择性或者强制性设臵，提高系统的纠错能力。
2.3正确性原则。物料代码的每一个数据都应该是正确的、准确的。不准确的标识、不正确的数据是坚决不能进入采购信息化系统的。但通常会碰到一种情况，物料其实是一个标准件，但是原设备制造商并未提供该标准件的信息，此时应该设臵临时代码或者一次性代码，仅供向原设备供应商采购时使用。当标准件从抵库或者损坏备件被拆卸下来之时，需要分析物料的各种参数，进行信息维护，并检查ERP 系统中是否已经有同样的物料，否则需考虑是否将临时代码或者一次性代码转化为永久代码。作者本人通过与国内若干家大型钢铁和石化企业的交流，发现几乎所有企业采购部门都对物料代码库中充斥着大量不正确、不准确的信息而烦恼，都面临着采购效率低下、成本改善困难等共性问题，所以物料代码信息的正确与否直接关系到企业ERP 系统的成败，对企业的成本竞争力具有重要影响。
2.4充分性原则。是指物料代码信息要充分，不能残缺不全。如果一种产品的规格型号已经能够充分表明该物料的全部特征时，可以不必再输入一些详细特征。比如说型号是22232CC ／W33的轴承，这是中国和全
球主要轴承制造商的统一型号，从型号里面可以看出轴承内径、油槽油孔等信息，因此没有必要再标明具体尺寸，当然，可以在数据库里附上轴承的图纸，以备查阅。然而，有些备件没有公认的规格型号标识方法，这时候就必须提供充分的信息。比如说压力表，很多制造商在产品名牌上仅标明压力范围，对于连接口径、安装方式、适用介质等均需另外告知制造商，否则制造商是无法供货的。为了预防信息不充分的情况，系统应在具体物料类别上尽可能设臵更多的必填项和必选项。
2.5及时性原则。在及时性方面，主要表现为产品的升级换代和采购一体化新单元加入带来的物料代码整合。在国外，制造商经常对产品进行升级，其规格型号、技术参数等不断变化，因此应在采购完成之后或者定期对物料代码进行信息补充、维护。对于新增物料代码，有必要设臵维护屏障，即新增物料代码在完成第一次采购之后必须经过维护才能进行第二次采购。
总的来说，不唯一、不规范、不正确、不充分的信息坚决不能录入ERP 系统，同时要保证录入系统的及时性。
3、标准件采购要主要体现竞争性。 标准件的技术特点决定了其采购特点和市场特点。标准件的采购特点是低价值、低风险、高频次，不同制造商之间产品的较强互换性决定了其市场特点是充分竞争，因此在标准件采购管理中，主要体现竞争同时兼顾降低交易成本和物流成本就成了标准件采购的必然要求，然而这两点之间又存在着一定的冲突。因为交易频次高，如果维持竞争采购，询比价环节的工作就会增多，人力成本、管理成本都会随之上升，工作效率会随
BPA 、自助采购等采购模式，进一步利用社会库存的力量，以此实现降低成本与提高效率的最佳结合。
三、标准件库存管理方案 1、安全库存量。
采购的基本功能是保障供应和降低成本，标准件的库存管理要站在整个企业的视角上进行考虑。本文以物料A 装机与领用统计表（表2）中的数据为例进行标准件库存管理分析。
假定物料A 的提前期T ＝0.8个月（24天），如果确保98％的概率不断货，查表得出该服务水平（98％）概率下的标准倍数为Z ＝2.05。
根据表2，领用量标准差Q T ＝16 每月平均领用量是： Q 1＝100／12＝9（件）
那么需要维持的安全库存量是：
Q ＝T ＊Q 1＋Z （T ＊Q T 2）1/2＝0.8＊9＋2.05＊［0.8＊162］1/2≈37（件）
也就是说每当库存降到37件时，必须立即进行采购，只有这样才能保证下次到货前（即0.8月＝24天之内），物料A 在98％的概率水平下不出现缺货。同时，为了防止Q 值低于历史单月领用极大值的情况，还必须在两者之间作一比较。上述计算结果表明，安全库存量略大于三年内单月最大领用量，因此由计算得出的安全库存量能够有效预防各作业区集中领用的极端情况。
上述采购方法是定量不定期采购法，即库存降低到某一特定数量时必须进行补库。从公式可以看出安全库存量受到交货期、消耗速率、每月领用量标准差、特定服务水平四个因素的影响，其数量关系如下：
1）提前期（从采购到交货时间）越短，
表2：物料A 装机与领用统计表
之下降，因此需要在竞争的基础上发展JIT 、Q 值越低，备货水平越低，企业的库
存成本也就越低。
2）现场每月领用量越平均，即领用量标
准差Q T 就越小，Q 值就会越低，备货水平越低，企业的库存成本也就越低。
3）现场消耗速率越低，即Q1越低，由
此Q 值越低，备货水平越低，企业的库存成本也就越低。
4）确保不断货的概率（特定服务水平）
越高，Z 值就越大，Q 值也会相应越大，那么就需要数量更高的备货水平，企业的库存成本也就越高。 因此，企业采购部门与使用单元需要紧密协同，不断摸索标准件的消耗规律，提高使用效能，降低消耗速率，加快采购周期，从而降低安全库存量，保证库存成本不断降低。
2、最佳采购量。
当库存数量降低到安全库存量而需要采购时，那么最佳采购量又是多少呢？
如果已经实现了供应商协同，系统能够自动侦测到库存量并且能够自动发出订单，物料成本同时比较低，那么交易成本和物料成本基本就可以忽略不计。此时，应以降低库存成本为第一要务，订货量尽可能少，但必须满足0.8个月之后库存量不低于安全库存量的要求。因此，在这种情况下，最佳订货的数量等同于安全库存的数量。
如果每次订货都需要一定的交易成本和物流成本，那么经济订货量就需要保证交易和物流成本与库存成本之和最小，即采购供应的总成本最小，其数量关系如下：
Q 1/2e =(2*Qy *C1/C2) 其中：
Q e 是指经济订货量 Q y 是指一年总需求量
C 1是指每次订货的交易成本和物流成本 C 2是指单个标准件每年的库存成本 由此计算出的经济订货量如果大于安全库存量Q ，那么应该以Q e 值为依据订货，以此寻求最低总成本；如果小于安全库存量Q ，那么应该以安全库存量Q 值为依据订货，以此满足保障供应的采购基本职能。
最佳订货量要取Q 和Q e 中的较大者，这样既能够满足特定服务水平下的不断货要求，又能使交易成本和库存成本之和最小。其公式表示为：
Q b =MAX（Q ，Q e ）
3、VMI 库存管理方式
VMI （Vendor Managed Inventory），即供应商管理库存是一种以用户和供应商双方都获得最低成本为目的，在一个共同的协议下由供应商管理库存，并不断监督协议执行情况和修正协议内容，使库存管理得到持续地改进的合作性策略。目前所谓的JIT 、寄售制等贸易方式均可归纳到VMI 的范畴之中。
当标准件的标准化程度不断提高、消耗变得有规律可循、市场竞争充分的时候，企业自行管理库存会形成降低成本的空间越来越小，此时通过形成战略合作协议，完成从充分竞争向适度竞争的战略采购模式转变，会带来新的成本改善点，最大可能地减少由于独立预测的不确定性导致的商流、物流和信息流的浪费，降低供应链的总成本。同时，QR （快速响应，Quick Response ）和ECR （高效客户响应Efficient Customer Response）两项绩效指标也会得到进一步改善。
推进VMI 的重要基础是采购物料的消耗状况有规律可循，这需要建立消耗模型，对消耗趋势和补货策略具有准确的把握。从这个意义上讲，供需双方需要更加紧密的协同，供应商介入到用户的维修、维护和使用工作中来，用户也介入到供应商的库存管理中来，用户和供应商的关系不再是简单的博弈关系，而是协同的、共赢的战略合作关系。
但是，VMI 也存在一定的风险，当供应商的供应能力和服务能力一旦存在不能满足用户需求的时候，用户很难在短期内扭转局面，从而变得被动。VMI 的另外一个结果就是相对垄断，用户对市场的把握会变得迟钝，也会部分丧失价格、库存和资金的管理能力，从而使采购单价具有向上弹性和向下刚性，不利于长期的成本改善。同时，面对诚信度欠佳的供应商，企业还面临着企业秘密泄露、供应商策略要价和产品质量下降等风险。所以，一旦企业决定使用VMI 的采购方式和库存管理方式，需要做好充分的风险防范方案。
四、标准件的采购绩效管理
除了需要使用到货及时率、质量异议发生率等常规绩效管理指标外，还需要基于标准件本身特点，重点关注基础数据信息、使
用维护、采购寻源和仓储物流等方面的综合指标，以下提出四条KPI 指标。
1、物料代码有效识别率。该指标是指某（t 1,t 2, …,t n ）/q ，将历年库存时间装机比在坐标轴上相连，即得出库存时间曲线。在装机量不变的条件下，通过降低消耗速率、一个物料大类或叶类所有物料代码中，能被用户、采购员正确理解并被供应商正确理解和报价的物料代码所占的比例。因为用户、采购员的技术功底不一，难以通过其对物料代码的测试来验证该指标。因此，确认物料代码有效识别率最有效的方法是随机抽取一部分物料代码，将其所有技术信息交由至少两家专业供应商识别，只要一家供应商存在疑问，或者不能根据这些信息进行报价，那么这部分物料代码就是不能有效识别的。该指标的高低反映了系统基础数据的质量，指标越高，反映了基础数据质量越高，对管理、采购的支撑作用就越大，也有助于提高采购效率，防范道德风险。
2、叶类标准化比例。该指标是指符合唯一、规范、准确、充分、及时等物料代码设计原则，并拥有企业统一的技术规范的物料代码所占某一个物料大类或叶类所有物料代码的比例。轴承、油封、管道阀门是高度标准化的物料大类，大部分规格型号的物料都属于标准件，不同制造商的产品也可以替代使用，但仍有相当一部分属于非标件，而这部分非标件变成了制造商取得高额利润的重要领域。所以说，叶类标准化比例决定了采购成本的控制水平，比例越高，控制成本的能力就越强，反之越弱。
3、消耗速率。消耗速率是指某一作业区或者全公司每年消耗量与其装机量的比例，对于生产消耗材料来说，经常采用吨钢单耗、万元产值消耗等指标，其原理是一样的。过去我们很少采用这一指标，往往通过控制备件总预算来倒逼降低消耗。然而，控制预算的倒逼机制不能长效，企业在效益好的时候放开预算大批采购，形成资源浪费，甚至形成死库存；在效益差的时候收紧预算，现场设备频频告急。采用消耗速率这一KPI 指标，目的是要对标准件消耗进行精细控制，形成企业内部的横向对标机制，强化采购部门对现场使用部门的服务协同，通过促进降低消耗的方式实现采购的价值增值。
4、库存时间曲线。库存时间装机比是指一年内所有标准件在仓库备用时间的总和与总装机量（q ）的比值，公式表达为T q ＝Σ
缩短供货周期、提高领用的计划性来降低安全库存，可以使库存时间有效降低，进而降低库存时间装机比。库存时间曲线受多方面因素影响，是一个能够综合反映标准件管理、采购和库存工作水平的KPI 指标。库存时间曲线趋势向下，则表示综合管理水平上升，反之则反之。
结束语：标准件管理本来应该是简单易行的，但是如今标准件管理越来越成为采购管理中的一个难点，这是市场竞争、技术引进等多方面因素的必然结果。本文在实践的基础上分析了标准备件的一般管理方法、库存方案和绩效管理，但大量的细节之处仍需要继续探索和研究，所以我们仍需立足实践，关注当代采购管理理论的最新动向，进一步创新和发展标准件管理的方法，不断提升标准件管理和采购水平。
参考书目：
1、冯启泰、王俊杰，《采购供应理论与管理》，中国劳动社会保障出版社，2006年6月第1版