贺信在日常工作中应用范围十分广泛，向其他集体单位或个人表示祝贺时都常常用到贺信。贺信可以用来表彰、赞扬、庆贺对方在某个方面所作出的巨大贡献，祝贺对方召开了重要会议、工程竣工、科研项目成功、重要任务保质保量提前完成等，也可以用来祝贺某个重要人物寿辰、某个组织成立等。领导干部既可以以个人名义发贺信，也可以代表所在单位发贺信。贺信一般是领导干部本人或其所在的一级组织的象征，因此一些重要贺信往往兼有慰问和赞扬的功能，对人们有很大的激励和鼓舞作用。日常工作中，很多领导干部非常重视贺信的写作。
贺信称为“信”，表明其书信的性质。因此，贺信的写法和书信类似，在结构上一般由标题、称谓、正文和落款四部分构成。贺信的标题通常由文种名构成，直书“贺信”二字；称谓写明被祝贺单位或个人的名称或姓名；落款写明发文的单位或个人的名称、姓名，并署上发文日期。正文是贺信的重要部分，也是人们最为看重和着墨最多的地方。贺信正文的写作，一般可分为三层意思，可按“三段论”来结构和写作。
第一段：开宗明义，热烈祝贺
贺信作为一种“轻骑兵”式的礼仪类应用文体，往往不赘虚言，开门见山，开篇就点明祝贺之意，体现贺信“贺”的特点。贺信的开头首先要简要交代当时的背景或其他有关情况，然后表示祝贺，为后文颂扬和肯定成绩作铺垫。在语言表述上，通常用“值此（欣闻、适值）……之际，谨代表……向……表示热烈的祝贺！”等格式，指明祝贺事由、祝贺对象以及祝贺之意。比如，2016年4月22日，在清华大学105周年校庆到来之际，中共中央总书记、国家主席习近平给清华大学发去贺信，开篇即采用了这种语句：“值此清华大学建校105周年之际，我向全体师生员工和广大校友，致以热烈的祝贺和诚挚的问候！”
贺信可以发给集体，也可以发给个人。如果是级别较高，或拥有多重身份的领导干部发出的贺信，还会在开篇祝贺中表明自己所代表的组织和团体。比如，习近平在致2015世界机器人大会的贺信中说：“值此2015世界机器人大会开幕之际，我谨代表中国政府和人民，并以我个人的名义，向大会的召开，表示热烈的祝贺！向出席会议的国际机构负责人及专家学者、企业家各方来宾，表示诚挚的欢迎！”习近平拥有中共中央总书记、国家主席、中央军委主席等众多职衔，这样写就表明了他以何种身份祝贺，避免了角色混淆。
发给集体、单位的贺信，有时还要点明祝贺的对象，让祝贺更加贴近实际，更具亲切感，从而增强贺信的激励作用。比如，2016年4月8日，上海交通大学迎来120华诞。江泽民在贺信中点明了祝贺的对象：“值此母校上海交通大学建校120周年之际，谨向全校师生，医务员工和海内外所有校友，致以节日祝贺和诚挚问候！”这里明确指出了祝贺的对象及其包含的范围，能够增强有关人员的集体荣誉感和自豪感，鼓舞他们再接再厉，再创佳绩。
对于一些有重要人员出席的会议或活动，在贺信中，也常常需要向他们表示欢迎和感谢。比如，2015年5月22日，习近平在致国际教育信息化大会的贺信中，首段就特意点明了有关人员，并表示欢迎。贺信写道：“值此国际教育信息化大会开幕之际，我谨代表中国政府和人民，并以我个人的名义，向出席会议的联合国教科文组织总干事博科娃女士、各国教育官员、专家学者及企业界人士，表示诚挚的欢迎！向首届国际教育信息化大会的召开，致以热烈的欢迎！”这样的祝贺对象有个体，也有群体，既体现了特别尊重，也体现了周到的礼仪。
第二段：回顾过去，肯定成绩
这是贺信的中心内容，一般是充分肯定和热情赞扬对方所取得的主要成就，以及取得成就的根本原因和重大意义，并作出肯定性评价。这种肯定，特别是高层领导对基层单位和人员的肯定，常常会被引以为傲，并能激发相关人员的工作积极性。比如，2015年12月18日，习近平致中国中医科学院成立60周年的贺信指出：“60年来，中国中医科学院开拓进取、砥砺前行，在科学研究、医疗服务、人才培养、国际交流等方面取得了丰硕成果。以屠呦呦研究员为代表的一代代中医人才，辛勤耕耘，屡建功勋，为发展中医药事业、造福人类健康作出了重要贡献。”这一段话言简意赅，既指出了中国中医科学院长期以来的发展成就，也赞誉了其为中医药事业、人类健康所作出的成绩。习近平在致清华大学105周年校庆的贺信中指出：“清华大学是我国高等教育的一面旗帜。105年来，清华大学秉承自强不息、厚德载物的校训，开创了中西融汇、古今贯通、文理渗透的办学风格，形成了爱国奉献、追求卓越的精神和又红又专、全面发展的培养特色，培养了大批学术大师、兴业英才、治国人才，为国家、为民族作出了重要贡献。”这给予了清华大学极高的评价。这些评价和赞扬是对这些单位过去工作的充分肯定，同时对其今后的工作也具有积极的促进作用。国家领导人致贺信，本身就表明了国家的高度重视和这些单位的重要地位，贺信中再给予赞扬，更加突显了这些单位的特殊之处。这对于这些单位的员工是极大的鼓舞和鞭策，能够激励他们取得新的更大的成绩。这样的贺信，常常会在庆典、典礼上现场宣读，或刊登在媒体上，并被相关单位永久保存。
如果是向个人发出祝贺，多简要说明祝贺对象的突出贡献和高贵品质。比如，2015年，屠呦呦获得诺贝尔生理学或医学奖，北京大学党委书记朱善璐、校长林建华在致屠呦呦的贺信中说：“多年来，您立足于本土中医药科学资源，实事求是，沉潜扎实，发现新型抗疟药——青蒿素。这一原创性科学工作，对部分最具毁灭性的寄生虫疾病有革命性的治疗作用，至今已经挽救了全球数百万人的生命。这是新中国科学史上浓墨重彩的一笔，是中国科学家对全世界人民福祉与科学发展作出的卓越贡献，也是中华民族五千年文明宝库对现代人类健康事业作出贡献的新体现。”这段话高度凝练，寓意丰富，既指出了屠呦呦的杰出成就，也指出了其成就的典型意义和深远影响。
如果个人取得突出成就，也可以向其所在的组织发信祝贺，激励其所代表的群体争创更大成绩。2012年，莫言获得诺贝尔文学奖。时任中共中央政治局常委李长春致信中国作家协会，既对中国作家协会副主席莫言获奖表示祝贺，也对中国作家群体“植根于人民生活和民族传统的深厚土壤，创作出一大批具有中国特色、中国风格、中国气派的优秀作品”进行充分肯定，并进一步把莫言获奖上升到中国文学繁荣进步、我国综合国力和国际影响力不断提升的高度。（摘自：领导之友）
贺信在日常工作中应用范围十分广泛，向其他集体单位或个人表示祝贺时都常常用到贺信。贺信可以用来表彰、赞扬、庆贺对方在某个方面所作出的巨大贡献，祝贺对方召开了重要会议、工程竣工、科研项目成功、重要任务保质保量提前完成等，也可以用来祝贺某个重要人物寿辰、某个组织成立等。领导干部既可以以个人名义发贺信，也可以代表所在单位发贺信。贺信一般是领导干部本人或其所在的一级组织的象征，因此一些重要贺信往往兼有慰问和赞扬的功能，对人们有很大的激励和鼓舞作用。日常工作中，很多领导干部非常重视贺信的写作。
贺信称为“信”，表明其书信的性质。因此，贺信的写法和书信类似，在结构上一般由标题、称谓、正文和落款四部分构成。贺信的标题通常由文种名构成，直书“贺信”二字；称谓写明被祝贺单位或个人的名称或姓名；落款写明发文的单位或个人的名称、姓名，并署上发文日期。正文是贺信的重要部分，也是人们最为看重和着墨最多的地方。贺信正文的写作，一般可分为三层意思，可按“三段论”来结构和写作。
第一段：开宗明义，热烈祝贺
贺信作为一种“轻骑兵”式的礼仪类应用文体，往往不赘虚言，开门见山，开篇就点明祝贺之意，体现贺信“贺”的特点。贺信的开头首先要简要交代当时的背景或其他有关情况，然后表示祝贺，为后文颂扬和肯定成绩作铺垫。在语言表述上，通常用“值此（欣闻、适值）……之际，谨代表……向……表示热烈的祝贺！”等格式，指明祝贺事由、祝贺对象以及祝贺之意。比如，2016年4月22日，在清华大学105周年校庆到来之际，中共中央总书记、国家主席习近平给清华大学发去贺信，开篇即采用了这种语句：“值此清华大学建校105周年之际，我向全体师生员工和广大校友，致以热烈的祝贺和诚挚的问候！”
贺信可以发给集体，也可以发给个人。如果是级别较高，或拥有多重身份的领导干部发出的贺信，还会在开篇祝贺中表明自己所代表的组织和团体。比如，习近平在致2015世界机器人大会的贺信中说：“值此2015世界机器人大会开幕之际，我谨代表中国政府和人民，并以我个人的名义，向大会的召开，表示热烈的祝贺！向出席会议的国际机构负责人及专家学者、企业家各方来宾，表示诚挚的欢迎！”习近平拥有中共中央总书记、国家主席、中央军委主席等众多职衔，这样写就表明了他以何种身份祝贺，避免了角色混淆。
发给集体、单位的贺信，有时还要点明祝贺的对象，让祝贺更加贴近实际，更具亲切感，从而增强贺信的激励作用。比如，2016年4月8日，上海交通大学迎来120华诞。江泽民在贺信中点明了祝贺的对象：“值此母校上海交通大学建校120周年之际，谨向全校师生，医务员工和海内外所有校友，致以节日祝贺和诚挚问候！”这里明确指出了祝贺的对象及其包含的范围，能够增强有关人员的集体荣誉感和自豪感，鼓舞他们再接再厉，再创佳绩。
对于一些有重要人员出席的会议或活动，在贺信中，也常常需要向他们表示欢迎和感谢。比如，2015年5月22日，习近平在致国际教育信息化大会的贺信中，首段就特意点明了有关人员，并表示欢迎。贺信写道：“值此国际教育信息化大会开幕之际，我谨代表中国政府和人民，并以我个人的名义，向出席会议的联合国教科文组织总干事博科娃女士、各国教育官员、专家学者及企业界人士，表示诚挚的欢迎！向首届国际教育信息化大会的召开，致以热烈的欢迎！”这样的祝贺对象有个体，也有群体，既体现了特别尊重，也体现了周到的礼仪。
第二段：回顾过去，肯定成绩
这是贺信的中心内容，一般是充分肯定和热情赞扬对方所取得的主要成就，以及取得成就的根本原因和重大意义，并作出肯定性评价。这种肯定，特别是高层领导对基层单位和人员的肯定，常常会被引以为傲，并能激发相关人员的工作积极性。比如，2015年12月18日，习近平致中国中医科学院成立60周年的贺信指出：“60年来，中国中医科学院开拓进取、砥砺前行，在科学研究、医疗服务、人才培养、国际交流等方面取得了丰硕成果。以屠呦呦研究员为代表的一代代中医人才，辛勤耕耘，屡建功勋，为发展中医药事业、造福人类健康作出了重要贡献。”这一段话言简意赅，既指出了中国中医科学院长期以来的发展成就，也赞誉了其为中医药事业、人类健康所作出的成绩。习近平在致清华大学105周年校庆的贺信中指出：“清华大学是我国高等教育的一面旗帜。105年来，清华大学秉承自强不息、厚德载物的校训，开创了中西融汇、古今贯通、文理渗透的办学风格，形成了爱国奉献、追求卓越的精神和又红又专、全面发展的培养特色，培养了大批学术大师、兴业英才、治国人才，为国家、为民族作出了重要贡献。”这给予了清华大学极高的评价。这些评价和赞扬是对这些单位过去工作的充分肯定，同时对其今后的工作也具有积极的促进作用。国家领导人致贺信，本身就表明了国家的高度重视和这些单位的重要地位，贺信中再给予赞扬，更加突显了这些单位的特殊之处。这对于这些单位的员工是极大的鼓舞和鞭策，能够激励他们取得新的更大的成绩。这样的贺信，常常会在庆典、典礼上现场宣读，或刊登在媒体上，并被相关单位永久保存。
如果是向个人发出祝贺，多简要说明祝贺对象的突出贡献和高贵品质。比如，2015年，屠呦呦获得诺贝尔生理学或医学奖，北京大学党委书记朱善璐、校长林建华在致屠呦呦的贺信中说：“多年来，您立足于本土中医药科学资源，实事求是，沉潜扎实，发现新型抗疟药——青蒿素。这一原创性科学工作，对部分最具毁灭性的寄生虫疾病有革命性的治疗作用，至今已经挽救了全球数百万人的生命。这是新中国科学史上浓墨重彩的一笔，是中国科学家对全世界人民福祉与科学发展作出的卓越贡献，也是中华民族五千年文明宝库对现代人类健康事业作出贡献的新体现。”这段话高度凝练，寓意丰富，既指出了屠呦呦的杰出成就，也指出了其成就的典型意义和深远影响。
如果个人取得突出成就，也可以向其所在的组织发信祝贺，激励其所代表的群体争创更大成绩。2012年，莫言获得诺贝尔文学奖。时任中共中央政治局常委李长春致信中国作家协会，既对中国作家协会副主席莫言获奖表示祝贺，也对中国作家群体“植根于人民生活和民族传统的深厚土壤，创作出一大批具有中国特色、中国风格、中国气派的优秀作品”进行充分肯定，并进一步把莫言获奖上升到中国文学繁荣进步、我国综合国力和国际影响力不断提升的高度。（摘自：领导之友）