强化机制 规范管理
全力推进重大活动档案管理再上新台阶 —三门峡市重大活动档案工作经验交流材料
2010年9月，为加强重大活动和重大事件（以下简称重大活动）档案的科学管理，有效保护和利用重大活动档案，充分发挥重大活动档案服务社会的作用，经市委、市政府同意，中共三门峡市委办公室、市政府办公室印发了《三门峡市重大活动、重大事件档案管理办法（试行）》（以下简称办法）。一年多来，全市各级各部门认真按照《办法》要求，积极行动，在全市范围内卓有成效地开展了重大活动档案资料收集归档工作，已经取得了阶段性成果。截止目前，全市共整理接收重大活动档案资料文件586件，照片37 张，录像60分钟。主要情况如下:
一、主要做法
《办法》下发后，各级各部门都把重大活动档案资料收集归档工作作为我市档案工作的一项重点工作，切实加强领导，强化措施，为此项工作的顺利启动和稳步推进奠定了坚实基础。
1、加强领导，明确责任。
重大活动档案资料收集归档工作是一项长期工作，全市档案部门高度重视，及时成立了本单位重大活动档案资料收集归档工作领导小组，并以两办名义印发了本地区《重大活动、重大事件档案管理办法》，同时将重大活动档案资料收集归档纳入本年度目标考管理考核之中。此外，为保证重大活动档案的及时齐全完
整收集，全市重大活动档案工作实行统一协调、分工负责的原则。三门峡市档案局负责对各县（市）区及市直机关各单位，市管各企业和大中院校，各人民团体重大活动档案工作的组织及宏观管理，统一制定工作标准、办法。各县（市）区党委和人民政府，开发区、产业聚集区工委和管委会，市委各部委和档案部门负责自身和所属基层各单位重大活动档案工作的组织协调、指导、收集、整理及宏观管理。
2、建章立制，强化管理。
为了保证重大活动档案收集归档工作的顺利开展，我们对各单位提出了以下要求：一是重大活动组织、承办单位及重大活动涉及的地区、行业与活动开始前要报告市委办公室、市政府办公室，由两办通知市档案局派人提前介入，指导和监督重大活动档案的材料的收集整理工作；二是重大活动组织、承办单位及重大活动涉及的地区、行业、单位负责重大活动档案的收集、整理工作，并按照时间要求及时向市档案馆移交；三是各活动单位要将档案的管理工作纳入活动实施方案中，提前作出重大活动档案工作计划，采取有效措施，做到活动档案工作与活动的开展同步进行；四是对在收集、整理、保管、利用重大活动档案工作中做出突出贡献的单位和个人，由三门峡市档案局给予表彰和奖励。对未按规定收集、整理重大活动档案和未按规定时间向三门峡市档案馆移交重大活动档案的承办单位，责令其限期改正；违反《中华人民共和国档案法》、《河南省档案管理条例》的，依法追究责任；五是要求各重大活动承办单位和协办单位要保证必要的经
费投入，确保重大活动档案工作的正常开展；六是根据各重大活动的范围、规模、事项等具体情况，我们制定了具体的归档范围和保管期限，明确各方职责，保证在重大活动结束后，重大活动档案的形成、收集、整理、归档、移交等每个环节自始至终得到有效控制，确保了重大活动档案的完整、准确、系统和安全。
3、主动服务，上门指导。
针对部分重大活动组织、承办单位对重大活动档案工作的重要性认识不足，存着在重活动、轻档案的收集和管理， 档案管理工作明显滞后于活动开展，特别是重大活动中形成的许多珍贵的声像、图片资料，如活动通知、活动方案，开闭幕式领导讲话、祝贺词、主持词、领导视察情况、活动进展情况等重要档案资料不齐全、不完整，立卷归档未按规范化标准进行，案卷整理质量差等现象，我们及时安排专业人员到重大活动承办单位进行实地调研，并结合《三门峡市重大活动、重大事件档案管理办法（试行）》的要求，进行具体指导。陕县档案馆通过上门指导，截止目前已接收了县卫生局2003年的非典档案63卷、县宗教局空相寺档案8卷；县委组织部的“三个代表”学习教育活动档案、“三学三爱”档案、“科学发展观”学习教育活动档案、以及县“重大建设项目”、三门峡“国际黄河旅游节”陕县承办的“黄河之旅.绿色甘山”第二届全国山地自行车邀请赛及“三门峡温泉度假旅游”高峰论坛活动档案、“2010年全国特色农业发展研讨会”及“陕县（北京、上海）果品推介会”活动档案等共453卷及肆个专
题，也在县档案局的指导下进行了规范化整理归档，并在相应的机关档案室保存；县文化局的“崤函古道”申遗档案资料的收集整理工作也已规范整理。
4、加强培训，提高素质。
由于重大活动单位均未设专兼职档案管理人员，大多是临时抽调人员参与重大活动档案的整理立卷工作。这些人员因没有经过档案专业知识培训，缺乏档案专业知识，档案工作基础不扎实，对各种材料的收集心中没数，导致材料收集不齐全，不完整，达不到永久、定期保存的质量要求，影响了这部分档案进馆质量，造成了档案资源的流失。针对这些问题，我们采取集中培训和主动上门指导的方式，帮助这些从事重大活动档案人员多了解掌握档案专业知识，从而有力地推动了重大活动档案工作的开展。
二、存在的问题
一是档案行政管理部门未及时介入重大活动。《河南省重大活动档案管理办法》明确规定重大活动档案管理工作实行统一领导，分级管理的原则，县级以上人民政府应当加强对重大活动档案管理工作的领导，协调解决档案管理工作中的重大问题，建立健全档案行政管理部门参与重大活动的工作机制并将重大活动档案收集、整理和移交所需经费列入部门预算。然而、从我市重大活动的举办情况看开，均未将档案行政管理部门列入参与活动的成员单位，重大活动的承办单位与协办单位之间、主要经办人和档案收集管理人之间存在协调不够、衔接不够等问题，对档案的收集整理缺乏统一标准。
二是个别单位存在重视重大活动的组织开展、轻视活动后期档案资料收集整理的思想偏差。部分单位活动开展得轰轰烈烈，但活动结束后资料就无人问津、乱堆放、分散保管，忽视了重大活动档案资料的收集归档。活动主办单位缺乏收集整理重大活动档案主动性，怕麻烦、档案资料漏收、少收现象比较普遍，不能全面地反映重大活动整体的真实面貌，没有落实活动结束后2个月内向档案馆移交的规定，虽经档案部门多次催交，但重大活动档案资料至今仍不能按要求及时移交。
三是档案收集不完整、缺乏整理。档案移交给地方综合档案馆是《档案法》的规定，但对于新闻记者和一些单位来说他们对重大活动的至始而终过程中形成的各种档案并不关心重视，存在重大活动中形成的档案具体办事人拍的活动照片等就大量存在于单位内、个人手中，造成了交缴的不主动，活动过程中形成的大量档案缺乏分类整理、去粗存精，显得杂乱无章。例如：卢氏县宣传部、广电局等多家单位目前保存有较多县内重大活动的文字、音像资料，这类重大活动的音像档案，虽然收集范围广，但形成庞杂缺乏统一整理规范，未按音像档案的整理规则认真规范的整理。
三、加强重大活动档案收集管理工作的对策
根据前期工作情况和存在的问题，为进一步加强和深入开展我市重大活动档案资料收集归档工作，我们的对策如下：
1、要切实强化领导。重大活动档案资料收集归档工作是一项长期工作，各级各部门和有关单位必须高度重视，切实加强领导，没有开展此项工作的单位要按照相关规定，强化措施，查漏补缺，尽快将本部门本单位重大活动档案资料收集齐全，移交进馆。
2、要加强日常督导。各县（市）区档案部门要在前期工作基础上，不断拓宽工作思路，增强创新意识，继续加大督导力度，加快工作进度，将重大活动档案资料收集归档工作做为一项基础业务工作，纳入年度档案目标管理考核和专项检查工作中，常抓不懈，以确保我市重大活动档案资料收集归档工作能够长期有效地开展下去。
3、要提高收集质量。要由侧重文件资料收集向文件资料和声像资料并重收集进行转变，有条件的单位应配备必要的录音摄影摄像器材，增大重大活动音频视频资料收集内容，同时档案部门要积极加强与电视台、报社等新闻媒体信息发布部门沟通，建立有效的协作机制，拓宽收集渠道和方式，确保收集归档的重大活动档案资料全面、真实、详尽。
4、要落实重大活动档案管理经费、弥补专项经费不足。地方财政应将重大活动档案管理工作所需经费列入同级部门预算。《河南省重大活动档案管理办法》规定县级以上人民政府应当尽快将重大活动档案收集、整理和移交所需经费列入部门预算，应建立经费保障机制和对突出贡献的单位和个人的表彰和奖励机制，拨付专项经费用于档案行政管理部门购买录音、照相、摄影等声像器材以及档案后期整理保证重大活动档案管理工作的顺利开展。
三门峡市重大活动、重大事件档案管理工作虽然取得了一定成绩，但与兄弟地市相比还有一定差距，今后，我们将进一步提高对重大活动、重大事件档案管理工作重要性的认识，切实加强领导，明确责任，扎实认真做好重大活动、重大事件档案收集、整理、归档工作，为档案事业发展作出应有的贡献。
2011
三门峡市档案局 年10月13日
强化机制 规范管理
全力推进重大活动档案管理再上新台阶 —三门峡市重大活动档案工作经验交流材料
2010年9月，为加强重大活动和重大事件（以下简称重大活动）档案的科学管理，有效保护和利用重大活动档案，充分发挥重大活动档案服务社会的作用，经市委、市政府同意，中共三门峡市委办公室、市政府办公室印发了《三门峡市重大活动、重大事件档案管理办法（试行）》（以下简称办法）。一年多来，全市各级各部门认真按照《办法》要求，积极行动，在全市范围内卓有成效地开展了重大活动档案资料收集归档工作，已经取得了阶段性成果。截止目前，全市共整理接收重大活动档案资料文件586件，照片37 张，录像60分钟。主要情况如下:
一、主要做法
《办法》下发后，各级各部门都把重大活动档案资料收集归档工作作为我市档案工作的一项重点工作，切实加强领导，强化措施，为此项工作的顺利启动和稳步推进奠定了坚实基础。
1、加强领导，明确责任。
重大活动档案资料收集归档工作是一项长期工作，全市档案部门高度重视，及时成立了本单位重大活动档案资料收集归档工作领导小组，并以两办名义印发了本地区《重大活动、重大事件档案管理办法》，同时将重大活动档案资料收集归档纳入本年度目标考管理考核之中。此外，为保证重大活动档案的及时齐全完
整收集，全市重大活动档案工作实行统一协调、分工负责的原则。三门峡市档案局负责对各县（市）区及市直机关各单位，市管各企业和大中院校，各人民团体重大活动档案工作的组织及宏观管理，统一制定工作标准、办法。各县（市）区党委和人民政府，开发区、产业聚集区工委和管委会，市委各部委和档案部门负责自身和所属基层各单位重大活动档案工作的组织协调、指导、收集、整理及宏观管理。
2、建章立制，强化管理。
为了保证重大活动档案收集归档工作的顺利开展，我们对各单位提出了以下要求：一是重大活动组织、承办单位及重大活动涉及的地区、行业与活动开始前要报告市委办公室、市政府办公室，由两办通知市档案局派人提前介入，指导和监督重大活动档案的材料的收集整理工作；二是重大活动组织、承办单位及重大活动涉及的地区、行业、单位负责重大活动档案的收集、整理工作，并按照时间要求及时向市档案馆移交；三是各活动单位要将档案的管理工作纳入活动实施方案中，提前作出重大活动档案工作计划，采取有效措施，做到活动档案工作与活动的开展同步进行；四是对在收集、整理、保管、利用重大活动档案工作中做出突出贡献的单位和个人，由三门峡市档案局给予表彰和奖励。对未按规定收集、整理重大活动档案和未按规定时间向三门峡市档案馆移交重大活动档案的承办单位，责令其限期改正；违反《中华人民共和国档案法》、《河南省档案管理条例》的，依法追究责任；五是要求各重大活动承办单位和协办单位要保证必要的经
费投入，确保重大活动档案工作的正常开展；六是根据各重大活动的范围、规模、事项等具体情况，我们制定了具体的归档范围和保管期限，明确各方职责，保证在重大活动结束后，重大活动档案的形成、收集、整理、归档、移交等每个环节自始至终得到有效控制，确保了重大活动档案的完整、准确、系统和安全。
3、主动服务，上门指导。
针对部分重大活动组织、承办单位对重大活动档案工作的重要性认识不足，存着在重活动、轻档案的收集和管理， 档案管理工作明显滞后于活动开展，特别是重大活动中形成的许多珍贵的声像、图片资料，如活动通知、活动方案，开闭幕式领导讲话、祝贺词、主持词、领导视察情况、活动进展情况等重要档案资料不齐全、不完整，立卷归档未按规范化标准进行，案卷整理质量差等现象，我们及时安排专业人员到重大活动承办单位进行实地调研，并结合《三门峡市重大活动、重大事件档案管理办法（试行）》的要求，进行具体指导。陕县档案馆通过上门指导，截止目前已接收了县卫生局2003年的非典档案63卷、县宗教局空相寺档案8卷；县委组织部的“三个代表”学习教育活动档案、“三学三爱”档案、“科学发展观”学习教育活动档案、以及县“重大建设项目”、三门峡“国际黄河旅游节”陕县承办的“黄河之旅.绿色甘山”第二届全国山地自行车邀请赛及“三门峡温泉度假旅游”高峰论坛活动档案、“2010年全国特色农业发展研讨会”及“陕县（北京、上海）果品推介会”活动档案等共453卷及肆个专
题，也在县档案局的指导下进行了规范化整理归档，并在相应的机关档案室保存；县文化局的“崤函古道”申遗档案资料的收集整理工作也已规范整理。
4、加强培训，提高素质。
由于重大活动单位均未设专兼职档案管理人员，大多是临时抽调人员参与重大活动档案的整理立卷工作。这些人员因没有经过档案专业知识培训，缺乏档案专业知识，档案工作基础不扎实，对各种材料的收集心中没数，导致材料收集不齐全，不完整，达不到永久、定期保存的质量要求，影响了这部分档案进馆质量，造成了档案资源的流失。针对这些问题，我们采取集中培训和主动上门指导的方式，帮助这些从事重大活动档案人员多了解掌握档案专业知识，从而有力地推动了重大活动档案工作的开展。
二、存在的问题
一是档案行政管理部门未及时介入重大活动。《河南省重大活动档案管理办法》明确规定重大活动档案管理工作实行统一领导，分级管理的原则，县级以上人民政府应当加强对重大活动档案管理工作的领导，协调解决档案管理工作中的重大问题，建立健全档案行政管理部门参与重大活动的工作机制并将重大活动档案收集、整理和移交所需经费列入部门预算。然而、从我市重大活动的举办情况看开，均未将档案行政管理部门列入参与活动的成员单位，重大活动的承办单位与协办单位之间、主要经办人和档案收集管理人之间存在协调不够、衔接不够等问题，对档案的收集整理缺乏统一标准。
二是个别单位存在重视重大活动的组织开展、轻视活动后期档案资料收集整理的思想偏差。部分单位活动开展得轰轰烈烈，但活动结束后资料就无人问津、乱堆放、分散保管，忽视了重大活动档案资料的收集归档。活动主办单位缺乏收集整理重大活动档案主动性，怕麻烦、档案资料漏收、少收现象比较普遍，不能全面地反映重大活动整体的真实面貌，没有落实活动结束后2个月内向档案馆移交的规定，虽经档案部门多次催交，但重大活动档案资料至今仍不能按要求及时移交。
三是档案收集不完整、缺乏整理。档案移交给地方综合档案馆是《档案法》的规定，但对于新闻记者和一些单位来说他们对重大活动的至始而终过程中形成的各种档案并不关心重视，存在重大活动中形成的档案具体办事人拍的活动照片等就大量存在于单位内、个人手中，造成了交缴的不主动，活动过程中形成的大量档案缺乏分类整理、去粗存精，显得杂乱无章。例如：卢氏县宣传部、广电局等多家单位目前保存有较多县内重大活动的文字、音像资料，这类重大活动的音像档案，虽然收集范围广，但形成庞杂缺乏统一整理规范，未按音像档案的整理规则认真规范的整理。
三、加强重大活动档案收集管理工作的对策
根据前期工作情况和存在的问题，为进一步加强和深入开展我市重大活动档案资料收集归档工作，我们的对策如下：
1、要切实强化领导。重大活动档案资料收集归档工作是一项长期工作，各级各部门和有关单位必须高度重视，切实加强领导，没有开展此项工作的单位要按照相关规定，强化措施，查漏补缺，尽快将本部门本单位重大活动档案资料收集齐全，移交进馆。
2、要加强日常督导。各县（市）区档案部门要在前期工作基础上，不断拓宽工作思路，增强创新意识，继续加大督导力度，加快工作进度，将重大活动档案资料收集归档工作做为一项基础业务工作，纳入年度档案目标管理考核和专项检查工作中，常抓不懈，以确保我市重大活动档案资料收集归档工作能够长期有效地开展下去。
3、要提高收集质量。要由侧重文件资料收集向文件资料和声像资料并重收集进行转变，有条件的单位应配备必要的录音摄影摄像器材，增大重大活动音频视频资料收集内容，同时档案部门要积极加强与电视台、报社等新闻媒体信息发布部门沟通，建立有效的协作机制，拓宽收集渠道和方式，确保收集归档的重大活动档案资料全面、真实、详尽。
4、要落实重大活动档案管理经费、弥补专项经费不足。地方财政应将重大活动档案管理工作所需经费列入同级部门预算。《河南省重大活动档案管理办法》规定县级以上人民政府应当尽快将重大活动档案收集、整理和移交所需经费列入部门预算，应建立经费保障机制和对突出贡献的单位和个人的表彰和奖励机制，拨付专项经费用于档案行政管理部门购买录音、照相、摄影等声像器材以及档案后期整理保证重大活动档案管理工作的顺利开展。
三门峡市重大活动、重大事件档案管理工作虽然取得了一定成绩，但与兄弟地市相比还有一定差距，今后，我们将进一步提高对重大活动、重大事件档案管理工作重要性的认识，切实加强领导，明确责任，扎实认真做好重大活动、重大事件档案收集、整理、归档工作，为档案事业发展作出应有的贡献。
2011
三门峡市档案局 年10月13日