第五章 行政管理制度
一、文件管理制度
（一）发文处理
由本单位所发出的文件材料，称为发文。发文处理包括拟稿、核稿、会签、签发、核发、缮印、校对、用印、登记、分发、归档等环节。
1、拟稿。就是公文承办人员根据领导交拟或批办的意见草拟文稿的过程。这是发文处理的第一道程序，是关系到文件质量的基础工作，必须十分认真细致。
2、核稿。即对文件草稿进行审核。在草稿未送领导审批之前，行政部依据公文的基本要求，对草稿的体式、内容等进行全面的审核和检查。
3、会签。发文需要相关领导在《文件会签表》上签字。
4、签发。签发是领导对文稿的最后审批。文件草稿经领导在《发文处理笺》签字后，即成为最后定稿，文件据此生效。
5、核发。是在公文正式印发之前，对经领导签发的文稿进行复核并确定发文字号、分送单位和印制份数的工作。核发的内容与要求是：
（1）是否按规定的程序报请有关领导审批，手续是否完备齐全。 （2）人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、印发范围、主题词是否准确、恰当，标点符号、计量单位、数字的用法，文种使用、公文格式是否符合规定。
（3）编排发文字号。文稿经领导签发后，要进行编号登记，防止发文混乱。编号应按公文格式的规定编排，包括发文代字、发文年号和该年度发文序号三部分，如：豫佳投字﹝××××﹞××号。
（4）对需要标明密级、紧急程度的公文进行标注。 （5）确定分送单位和印制份数。 （6）文件标准格式：
① 页面：1.页边距：上3.7cm 下3.5 cm 左2.8 cm 右2.6 cm 2.页 码：用“—1—”格式 下2.5 cm ② 标题：1.大 标 题：2号 中宋
2.一级标题:3号 黑体
3.二级标题：3号 仿宋（加黑）
③ 正文：1.字体：3号 仿宋 2.行间距：固定值30磅 3.每行28个字，每页22行
6、缮印。即对经领导签发后的文稿进行印制，在缮印过程中，必须做到： （1）必须以经领导签发后的定稿为依据，忠于原稿，不得随意改动，确需改动的要报经签发人批准。
（2）注意保密，文印人员不得让别人随便翻阅文稿。对印制的底板保存好，密级文件废页应用碎纸机销毁，防止泄密。
（3）尽量避免末页无正文的现象，如无法避免，则应于末页注明“此页无正文”字样。
7、校对。是发文过程中的一个重要环节，也是行政部的一项重要工作职责。要坚持三校制度，一校由起草人进行，二校由核稿人员进行，三校由部门负责人进行。校对时要以文件定稿为基准，认真仔细地校对，把住发文的最后一关。
8、用印。即在制成的公文上加盖印章，是公文生效取信的凭证。 （1）必须以领导签发的公文原稿为依据，经核对无误后始得用印；如签发手续不完备，在未补办手续时，不得用印。
（2）用印要端正、清晰，位置恰当，即所谓“上不压正文，下要骑年盖月”，不得模糊歪倒。
（3）公文用印一定要与发文机关、部门或单位相一致。
（4）要核实份数，超过份数的不能盖，防止将印章错盖在漏页的空白纸上。 9、分发。发放文件时，严格在《文件签收表》上履行收文人签字手续，保证文件发放不出差错。
10、归档。这是发文处理工作最后一道工序，即将制成的文件连同文稿及相关程序文件一起，按文件在上，文稿及相关程序文件在下的顺序收集起来，年终按档案管理的要求，整理归档，并在《发文登记簿》上登记。
（二）发文流程
（三）收文处理
发至本单位的所有文件、材料等，统称收文。收文处理包括签收、登记、批办、承办、注结、归档等环节。
1、签收。收到来文，核实来文无误后，方可签字、注时。
2、登记。将收到的文件先按来文单位进行分类，按收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、密级、文件标题、份数、收文编号等在《收文登记簿》上逐项进行登记后转交领导。重要和紧急的文件，须及时提醒领导；每天将送交领导看阅批示的文件清理一次，并核对后登记。
3、拟办。收文登记后，要填写《收文处理笺》，并提出拟办意见。为方便领
导批办，可将与文件有关的资料附在文本之后，供领导参阅（不急的文件资料放置在待处理文件夹内）。
4、批阅。来文由领导批阅并提出处理意见。需办理件，要写清承办单位、承办要求、承办时限等；需阅知件，要提出阅知范围；需传达件，要提出传达范围和时间；需复印件，要提出复印份数和发放范围等；最后要签名、注时。
5、分办。需要办理的文件，要按批办意见，分送有关部门或承办人员办理。 6、传阅。需要传阅的文件，要按批示意见传阅。传阅中，应先送主要领导阅示，领导阅示后要签字、注时。如有阅批意见，要按意见做好处理工作。文件传阅前，要认真登记，阅完后检查，并随时掌握文件的去向。
7、承办。承办单位接到需办文件后，要认真及时办理，急件随到随办。需两个以上单位承办的，主办单位要主动会同有关单位协商办理，并负责回复办理结果。
8、催办。对送到有关部门办理的重要文件，要定期跟踪进行督促检查，并做好催办记录，办完后要及时反馈结果。
9、注结。文件办理完毕，应在《收文处理笺》上注结，注明办理日期，并简要写明办理结果。
10、归卷。将办理完毕的文件归在相应的文件分类盒内，以备查考。 11、立卷。对文件、材料收集齐全，按文书立卷有关规定整理成案卷，并填写案卷目录。
12、归档。根据文件积累的情况及时进行存档，并做好相应记录，便于查阅。 13、销毁。没有存档价值的文件以及其他材料，经鉴定批准后，可进行销毁，秘密文件要由专人用碎纸机销毁。
（四）收文流程
（五）传真办理
传真的办理，包括审稿、登记、批办、催办、清退、归档等程序。
1、审稿。对将发出的稿件，要认真审阅，看是否符合签发手续，有无模糊字句，检查无误后，方可传发。对收到的传真，也要仔细检查，看有无缺页和模糊不清的地方，发现问题，要及时通知对方补发。
2、登记。对收发的传真，都要在《收文登记簿》或《发文登记簿》上按类别登记编号，写明收发时间、收发单位、文件名称及份数等。
3、批办。发至本单位的传真，及时送有关领导阅批，并按阅批范围传阅。 4、催办。对重要紧急传真的办理，要定期或随时催办，并做好催办记录。 5、归档。传真办理完后，要检查、核对，并分类立卷存档。 （六）红头文件管理
1、撰写红头文件的草稿，行文力求情况真实、观点明确、条理清楚、标点规范、篇幅简短。
2、红头文件的管理按发文处理流程执行，并在《发文登记簿》上登记。 3、由行政部印刷相应数量的文件。
4、文件由行政部加盖公章后发放到相关部门，并留底备案。
5、相关部门领取文件时，领取人在《文件签收表》上签字。 6、行政部将文件电子版排好顺序做好归档工作。 （七）备忘录管理
1、备忘录是公司审核内部事项的程序文件，各成员单位在日常审批、请示中要规范使用备忘录。
2、各单位有请示、审核事宜时由各成员单位起草备忘录，写明待审事项，经本单位相关负责人签字，报领导审批后执行。
3、备忘录审批后，复印件留行政部存档以备待查，各成员单位留原件执行。公共事务类张贴公布执行，并由行政部定期督查执行情况；内部事务类，执行情况定期上报至行政部。
4、所有备忘录一经审批，不得私自更改。
二、事务办理制度
（一）重大事项审批 1、审批事项范围：经济合同 2、审批具体程序：
（1）登记。相关部门将项目申报单位报批材料进行登记，填写《重大事项审批表》。
（2）审核。相关部门负责人审核意见。 （3）复审。相关部门审核人员及律师提出意见。 （4）会签。提出会签意见。
（5）审定。由领导提出审定意见，并签字确认。
（6）归档。将所审批重大事项的文件材料整理编写序号、目录，存档。 （二）重大事项审批流程
（三）合同办理
合同办理包括拟稿、审核、复核、商谈、反馈、修改、校对、审查、审定、缮印、移交、归档等环节。
1、拟稿。就是合同承办人员根据领导交办或批办的意见草拟合同初稿的过程。合同对各方当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字表达要清楚、准确。合同内容应注意的主要问题是：
（1）文首部分：写明双方单位的全称、联系方式和地址；
（2）正文部分：写明合同双方的权利、义务，以及违约应承担的责任，并注明合同有效期限；
（3）结尾部分：双方都先由法定代表人签字，后加盖印章，严禁使用财务章或业务章。
2、审核。由承办人在合同草稿未送领导审批前，依据合同的基本要求，对草稿的体式、内容等进行全面的审核和检查。
3、复核。即由领导对合同的具体条款提出意见，并交由律师复核。 4、商谈。即由承办人、公司律师与合同签订方商讨合同具体条款。在遵照国家相关法律法规的前提下，为公司争取最大利益。
5、反馈。承办人将合同商讨的具体情况和结果汇报给领导。 6、修改。根据领导意见，在征得对方同意后，对合同草稿进行修改。 7、校对。要坚持三校原则，一校由起草人进行，二校由核稿人进行，三校由部门负责人进行。
8、审查。将修改后的合同交由律师审核并提出意见。 9、审定。由领导提出审定意见并签字确认。
10、缮印。即对经领导审定的合同进行印制，在缮印过程中，必须做到： （1）必须以领导审定的原稿为依据，忠于原稿，不得随意改动； （2）注意版面排版要美观大方；
（3）注意保密。文印人员不得让别人随意翻阅文稿。对印制的底版、废页
也要管理好，防止泄密。
11、移交。印制部门将制成的合同移交给有关部门签订合同，并登记备案。 12、改动。在合同签订过程中如有修订，须在修改处加盖双方公章。 13、归档。合同签订后，合同承办人应按规定对其经办的合同进行收集、整理、立卷、归档。
（四）合同办理流程
（五）手续办理
1、根据领导交办的意见，领取办理相关项目审批、注册等所需材料。承办人应一次完整领取所需材料。
2、正确填写申报材料，上报领导审核。 （1）根据领导交办意见正确填写。
（2）在材料未送领导审批前，由承办人员对材料的内容、完整性等进行全
面的审核。
3、用印。即在项目审批材料上加盖公章或由指定人签字。
（1）必须以领导审核无异议的材料原稿为依据，经核对无误后方可用印。 （2）审批材料用印一定要与注册单位相一致。
4、将申报材料报请有关审批部门审批。对审批无异议的材料整理归档；存在异议的，向领导请示并做出修改后再报批。
5、归档。将审批通过的材料连同审批的相关程序文件交由档案室存档。 （六）手续办理流程
三、督办工作制度
督办是一项严肃细致的工作，每一个督办事项的办理过程，要经过立、办、结三个环节。
（一）具体程序
1、立项。对领导安排或根据工作计划督办的事项，在《交（督）办事项登记簿》上登记立项，写明督办内容摘要等。
2、拟办。督办事件登记立项后，行政部要提出拟办意见，报请领导批示后办理，重大督办事项发出《督办工作通知单》。
3、办理。根据督办事件的内容，承办单位应按督办要求积极办理。 4、催办。要及时了解督办件的运行和办理情况，并结合实际情况采取灵活
的方法催办。
5、办结。督办有了结果，应及时向领导汇报。
6、反馈。督办事件办结后，要本着“事事有结果、件件有回音”的原则，作好反馈工作。
7、归档。督办事项办理完毕后，应将所形成的材料收集齐全，立卷归档。 （二）工作流程
四、会务工作制度
（一）会前准备
1、拟定会议议程。包括议题、日程、主持、报告、发言、总结等。 2、发布会议通知。通知内容主要包括议题、时间、地点、与会人员和其他需要提醒的事项。
3、准备会议文件。在会议召开之前，相关文件提交领导审定后印制。 4、落实会场布置。根据会议要求做好会场布置。
5、落实服务事项。检查签到、迎领、礼仪、记录、摄影等准备工作。 6、安排会议接待。根据会议需要，做好接待、食宿安排等。
7、协调会务工作。会务准备工作涉及多个单位和部门的，需要召开协调会，落实有关工作。会务协调一般要求明确工作目标、任务、期限；明确责任部门、责任人。协调会前，应提出工作分工预案。
8、检查会务准备情况。会务准备工作布置后，要重视动态的检查监督，对
没有及时完成规定任务的，要及时采取措施加以弥补。
（二）会中服务
1、维持会场纪律。
2、做好会议服务。
3、做好会议记录。
（三）会后工作
1、做好会议记录及相关材料的整理归档工作。
2、在会议第二天整理出《会议纪要》，之后下发并落实会议决议，如有需要明确专人协调落实，予以督查督办。
3、定期追踪会议决议落实情况，督促查办，并将情况整理上报，以待批示。
（四）会议管理流程
五、档案管理制度
（一）总则
1、为加强档案管理工作，实现档案管理的规范化、制度化、更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》有关规定，结合公司实际情况，特制定本制度。
2、公司的文书立卷工作和档案管理工作由行政部指导和监督。
（二）立卷归档要求
1、归档文件的份数及每份文件的页数应齐全完整，正文与底稿（签发稿）、正件与附件、请示与批复、来文与复文一起归档。
2、归档的文件材料包括豫佳田董字[2010]05号文件中《报批、报备事项规定》的内容。
3、卷内文件材料应视不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，定稿在前，修改稿在后。同一项目文件专门立档，按文件形成的先后顺序排列好。
4、归档文件按日期编入《归档文件目录》，并编排好入档文件的序号。
5、卷内文件材料应按排列顺序依次编写案卷目录号和文件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号。图表和声像材料等也应在其背面编号。
6、永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐项填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改或简化。没有题名应拟写题名，有题名无实质内容的也应重新拟写或在相关项内填写文件具体内容；无责任者，无日期的文件材料要检查清楚，并填入相关项内。
7、按规范要求文件装订成册，立卷归档。
8、密级文件保管及归档要求：
（1）公司及各成员单位的密级文件须存放于档案室。
（2）文件柜应及时上锁。
（3）密级档案要严格执行密级类文件查阅流程。
（三）档案编码规则
1、档案编码构成：年度-单位-类型号-类别号-案卷号-盒号-文件号，如
2011-DSJ-01-01-01-01-01。
2、一级类目——单位代码。一级类目是企业档案实体分类的最高层位，根据企业产业架构和发展战略的要求设定门类，并随着企业的扩张或整合做适当调整。其名称、标识符号如下：
DSJ 河南佳田企业董事局
JR 河南佳瑞投资有限公司
JT 河南佳田实业集团有限公司
YY 河南源源乳业集团有限公司
HHN 河南花花牛乳业集团有限公司
YS 河南亿盛新材料有限公司
JD 河南佳田国际大酒店
3、二级类目——文书档案类型号。根据《工业企业档案分类试行规则》，并结合企业实际情况，分为行政管理类、经营管理类和业务管理类，其名称、标识符号如下：
01 行政管理类 02经营管理类 03业务管理类
4、三级类目——文书档案类别号。在文书档案类别下，每个类别分为若干类，名称、标识符号如下：
01 行政管理类：
0101行政事物类 0102劳动人事类 0103企业文化类 0104资产管理类 0105 后勤管理类 0106 信息管理类 0107证照管理类
02 经营管理类：
0201经营决策类 0202经营监督类 0203计划工作类 0204统计工作类 03 业务管理类：
0301研发设计类 0302生产管理类 0303项目管理类 0304质量安全类 0305销售管理类
5、四级类目——案卷号。案卷是由互有联系的若干文件组合而成，并放入档案盒的档案保管单位，也是档案系统排列、编目和统计的基本单位。这里的案卷是同一类型的文件，根据在内容和外形上的异同点和联系的细化分类。案卷号根据实际工作需要流水编号，并备案登记。
6、盒号。同一种案卷可能数量多需要若干个档案盒，盒号流水编号。
7、文件号。同一档案盒内的文件依据归档时间流水编号。
（四）档案保管期限
1、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种，代码分别为“A、B、C”，填写时一律采用代码。绝密级文件保管期限为长期（十六年至五十年左右），机密级文件保管期限为中期（十五年以下，三年以上），秘密级文件保管期限为短期（三年以下）。
2、确定公司档案保管期限的原则：
（1）凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的文件材料，列为永久保管。
（2）凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。
（3）凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。
（五）档案保密、销毁管理
1、档案部门和工作人员，必须遵守保密制度，履行保密手续，严格遵守保密原则，确保档案安全。
2、发现有关泄密事件，应立即报告给主管领导，并及时追查。
3、档案员将需要销毁的档案资料填写在《档案销毁单》上，经鉴定审批后，由档案员在《档案销毁登记簿》上记录，行政部负责人、总裁签字确认方可进行，其他人员一律无权处理或自行销毁。《档案销毁单》与《档案销毁登记簿》列为永久保存文件。
（六）档案入档、查阅、借阅管理
1、各成员单位有重要档案入档，应填写《档案移交清单》，由经办人、部门负责人签字，然后由接收人、部门负责人签字，《档案移交清单》一式贰份，由交接双方各保管一份。之后，档案管理员在《档案移交登记簿》上登记。
2、档案管理及借阅查阅规范
3、查阅、借阅档案经有关领导在《档案查/借阅登记簿》上审批后，方可查阅、借阅，并当面点交清楚档案数量。归还时严格检查，予以注销。查阅、借阅档案人员要爱护档案，确保档案的完整性，查、借阅档案不得将档案泄密、涂改、折散、转借、复印、翻拍，不经相关领导批准不得将档案携带外出。
4、借阅档案为复印件，有特殊情况经行政部签字后方可借阅原件。
5、借阅档案时间一般不超过两天，特殊情况经行政部批准可延至三天。
（七）档案室管理
1、按专业类项进行保管，并制订《档案索引表》，做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，以便于档案的保管。
2、保持档案室内清洁卫生，做到无尘、无虫，确保档案的安全；不得在档案室内抽烟，做其他违反规定的行为。
3、交接进入档案室的档案，要认真清点，履行签字交接手续；非工作人员不得擅自进档案室，以防意外。
（八）档案管理流程
（九）档案查阅、借阅流程
查/借阅人填写《档案查/借阅登记簿》→查/借阅部门主管签字→行政部负责人签字→查/借阅档案（注明归还日期）
六、印章管理制度
（一）印章的管理、保管权限
1、印章由行政部统一管理。
2、印章保管人不得私用、外借、丢失印章，未经批准不得将印章交接给他人，如需交接，需填写《印章移交登记表》。
3、用印人及行政部对盖章材料共同承担责任。
（二）印章使用范围
1、签发的各种文件材料，经有关主管领导在《印章使用登记簿》上签字确认后方可盖章。
2、为规避风险，印章保管人有权向用印人询问用印材料的相关信息后方可用印。
（三）盖章材料要求
1、盖章的材料不得用复印件或传真件。字迹须清晰、正确。盖章材料必须已经填写完毕，不得有空白未填写部分。
2、用印人提供的材料不符合上述条件的，印章保管人不予盖章。
3、用印材料盖完章后，公司经营管理类资料需向行政部提供复印件一份，用印人须在复印件上签字留档保存。
（四）印章保管人用章流程
1、用印人申请使用印章程序：
保管人审查《印章使用登记簿》和用印材料是否一致，并在《印章使用登记簿》上登记。
2、保管人进行盖章
经相关领导签字后，印章保管人须亲自对用印材料盖章，不得将印章交于他人盖章。其他人不得擅自使用印章盖章或作他用。
（五）用印时间、地点
1、用印人须在办公时间内申请用印，如在非工作时间、节假日使用，需电话向印章负责人申请同意后，在指定时间、地点由印章保管人进行盖章。
2、印章应妥善保管，原则上不得将公章带出办公区域使用。
（六）印章的保存
1、印章在不使用期间，印章保管人需将印章保存在保险柜、带锁的文件橱中，并保证只有自己能控制该印章，否则由此产生的责任由印章保管人自行承担。
2、印章在使用期间，印章保管人必须保证印章在保管人的控制范围之内。
3、用完印章后须立即将印章收好。
4、行政部应确保办公时间可以正常盖章，如遇特殊情况，应提前做好安排。
5、未经许可，使用印章盖章的非印章保管人与印章保管人承担相应的责任。
（七）处罚规则
1、保管人私用、外借、丢失印章的，罚款1000元。
2、保管人没有妥善保管印章，造成严重后果的，罚款500元。
3、保管人对空白材料进行盖章的，罚款 500元。
4、保管人无正当理由不予盖章，并给业务造成影响的，罚款 500元。
5、由于保管人的原因致使用印人自己盖章的，罚款100元。
6、保管人没有按照用印程序进行盖章的，罚款100元。
（八）印章的使用监督
行政部监督印章的使用情况，每季度末对使用印章情况进行核对通报。罚款由行政部执行，罚款费用入公司财务。
（九）印章使用流程
经办人带齐相关材料在《印章使用登记簿》上进行登记，根据用印内容，按以下流程操作：
1、借款、抵押、担保业务签章
（1）借款、抵押、外部担保业务签章
财务部填写合同书→财务副总审核→总裁签署意见→董事局主席签批→印章管理员盖章并登记。
（2）内部担保业务签章
财务部填写合同书→财务副总审核→总裁签署意见→印章管理员盖章并登记。
2、工程类招标合同签章
（1）地质勘察、设计合同签章:招标采购部出具合同→设计管理部签署意见→法律顾问签署意见→相关部门签署意见→相关副总签署意见（凡经班子会议研
究通过的工程合同，要实行班子成员会签。）→总裁审批→印章管理员盖章并登记（工程建设标的超过300万元的合同，总裁签署意见后，需报董事局主席签批）。
（2）工程承包合同签章:招标委员会通过招标事项→报班子会议研究通过→招标采购部出具合同→成本管理部签署意见→工程管理部签署意见→法律顾问签署意见→相关部门签署意见→相关副总签署意见（凡经班子会议研究通过的工程合同，要实行班子成员会签。）→总裁审批→印章管理员登记盖章（工程承包标的超过300万元的合同，总裁签署意见后，需报董事局主席签批）。
（3）造价咨询合同签章:招标采购部出具合同→成本管理部签署意见→法律顾问签署意见→相关副总签署意见（凡经班子会议研究通过的工程合同，要实行班子成员会签。）→总裁审批→印章管理员登记盖章。
3、采购合同签章:招标采购部出具合同→法律顾问签署意见→相关部门负责人签署意见→分管副总审批（凡经班子会议研究通过的招标采购事项，要实行班子成员会签。）→总裁审批→印章管理员登记盖章（配置重要设备的，总裁签署意见后，需报董事局主席签批）。
4、销售合同签章
合同文本必须经相关部门及班子通过后，按以下程序实施:
（1）公司对外合同签章:营销部出具合同→法律顾问签署意见→分管副总审核→总裁签批→报董事局备案→印章管理员登记盖章。
（2）房屋买卖合同签章
① 团购合同按公司对外合同签章流程执行；
② 团购合同的分户合同及零户买卖合同盖章：
营销部出具合同→销售部经理审核签字→分管副总签批→印章管理员核实合同主要票据一致无误后登记盖章。
5、房屋租赁合同签章:物业公司出具合同→法律顾问签署意见→财务部签署意见→分管副总签批→印章管理员登记盖章。
6、外部补偿协议、合同签章:经班子会议研究通过后，由经办部门出具协议、合同→法律顾问签署意见→主管领导签署意见→总裁签署意见→印章管理员登记盖章。
7、其他业务签章:用章部门提供资料→部门经理签署意见→行政部签署意见
→用印部门主管副总签批→总裁签署意见→印章管理员登记盖章。
8、如遇特殊情况，相关领导外出无法及时签字时，请需用章部门人员致电至相关领导叙述情况，领导同意后，用章部门负责人签字，印章管理员盖章，但印章管理员督促用章部门负责人及时完善相关领导签批手续。
七、保密工作制度
（一）员工有保守公司秘密的义务。
（二）在对外交往和合作中，不泄漏公司的秘密。
（三）公司的秘密是关系公司发展和利益，在一定时间内只限一定范围的员工知悉的事项。公司秘密包括下列秘密事项：
1、公司重大决策中的秘密事项；
2、公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策；
3、公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录；
4、公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表；
5、公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息；
6、公司员工人事档案，工资性、劳务性收入；
7、公司确定其他应当保守的公司秘密事项。
（四）属于公司秘密的文件、资料，应标明秘密等级，“秘密”用“★”标记，“机密”用“★★”标记，“绝密”用“★★★”标记，与保管期限代码相对应，填写时一律采用代码。由专人负责印制、收发、传递、保管。
（五）公司秘密应根据需要，限于一定范围的员工接触。
（六）非经批准，不准复印、摘抄秘密文件、资料。
（七）记载有公司秘密事项的工作笔记，持有人必须妥善保管。如有遗失，必须立即报告并采取补救措施。
（八）接触公司秘密的员工，未经批准不准向他人泄露。非接触公司秘密的员工，不准打听、刺探公司秘密。
（九）对严守公司秘密或防止泄密有功的，予以表扬、奖励。
（十）违反本规定，故意或过失泄露公司秘密的，视情节及危害后果予以行政处分和经济处罚，直至辞退。
（十一）非工作人员不得随便进入档案室。
第五章 行政管理制度
一、文件管理制度
（一）发文处理
由本单位所发出的文件材料，称为发文。发文处理包括拟稿、核稿、会签、签发、核发、缮印、校对、用印、登记、分发、归档等环节。
1、拟稿。就是公文承办人员根据领导交拟或批办的意见草拟文稿的过程。这是发文处理的第一道程序，是关系到文件质量的基础工作，必须十分认真细致。
2、核稿。即对文件草稿进行审核。在草稿未送领导审批之前，行政部依据公文的基本要求，对草稿的体式、内容等进行全面的审核和检查。
3、会签。发文需要相关领导在《文件会签表》上签字。
4、签发。签发是领导对文稿的最后审批。文件草稿经领导在《发文处理笺》签字后，即成为最后定稿，文件据此生效。
5、核发。是在公文正式印发之前，对经领导签发的文稿进行复核并确定发文字号、分送单位和印制份数的工作。核发的内容与要求是：
（1）是否按规定的程序报请有关领导审批，手续是否完备齐全。 （2）人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、印发范围、主题词是否准确、恰当，标点符号、计量单位、数字的用法，文种使用、公文格式是否符合规定。
（3）编排发文字号。文稿经领导签发后，要进行编号登记，防止发文混乱。编号应按公文格式的规定编排，包括发文代字、发文年号和该年度发文序号三部分，如：豫佳投字﹝××××﹞××号。
（4）对需要标明密级、紧急程度的公文进行标注。 （5）确定分送单位和印制份数。 （6）文件标准格式：
① 页面：1.页边距：上3.7cm 下3.5 cm 左2.8 cm 右2.6 cm 2.页 码：用“—1—”格式 下2.5 cm ② 标题：1.大 标 题：2号 中宋
2.一级标题:3号 黑体
3.二级标题：3号 仿宋（加黑）
③ 正文：1.字体：3号 仿宋 2.行间距：固定值30磅 3.每行28个字，每页22行
6、缮印。即对经领导签发后的文稿进行印制，在缮印过程中，必须做到： （1）必须以经领导签发后的定稿为依据，忠于原稿，不得随意改动，确需改动的要报经签发人批准。
（2）注意保密，文印人员不得让别人随便翻阅文稿。对印制的底板保存好，密级文件废页应用碎纸机销毁，防止泄密。
（3）尽量避免末页无正文的现象，如无法避免，则应于末页注明“此页无正文”字样。
7、校对。是发文过程中的一个重要环节，也是行政部的一项重要工作职责。要坚持三校制度，一校由起草人进行，二校由核稿人员进行，三校由部门负责人进行。校对时要以文件定稿为基准，认真仔细地校对，把住发文的最后一关。
8、用印。即在制成的公文上加盖印章，是公文生效取信的凭证。 （1）必须以领导签发的公文原稿为依据，经核对无误后始得用印；如签发手续不完备，在未补办手续时，不得用印。
（2）用印要端正、清晰，位置恰当，即所谓“上不压正文，下要骑年盖月”，不得模糊歪倒。
（3）公文用印一定要与发文机关、部门或单位相一致。
（4）要核实份数，超过份数的不能盖，防止将印章错盖在漏页的空白纸上。 9、分发。发放文件时，严格在《文件签收表》上履行收文人签字手续，保证文件发放不出差错。
10、归档。这是发文处理工作最后一道工序，即将制成的文件连同文稿及相关程序文件一起，按文件在上，文稿及相关程序文件在下的顺序收集起来，年终按档案管理的要求，整理归档，并在《发文登记簿》上登记。
（二）发文流程
（三）收文处理
发至本单位的所有文件、材料等，统称收文。收文处理包括签收、登记、批办、承办、注结、归档等环节。
1、签收。收到来文，核实来文无误后，方可签字、注时。
2、登记。将收到的文件先按来文单位进行分类，按收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、密级、文件标题、份数、收文编号等在《收文登记簿》上逐项进行登记后转交领导。重要和紧急的文件，须及时提醒领导；每天将送交领导看阅批示的文件清理一次，并核对后登记。
3、拟办。收文登记后，要填写《收文处理笺》，并提出拟办意见。为方便领
导批办，可将与文件有关的资料附在文本之后，供领导参阅（不急的文件资料放置在待处理文件夹内）。
4、批阅。来文由领导批阅并提出处理意见。需办理件，要写清承办单位、承办要求、承办时限等；需阅知件，要提出阅知范围；需传达件，要提出传达范围和时间；需复印件，要提出复印份数和发放范围等；最后要签名、注时。
5、分办。需要办理的文件，要按批办意见，分送有关部门或承办人员办理。 6、传阅。需要传阅的文件，要按批示意见传阅。传阅中，应先送主要领导阅示，领导阅示后要签字、注时。如有阅批意见，要按意见做好处理工作。文件传阅前，要认真登记，阅完后检查，并随时掌握文件的去向。
7、承办。承办单位接到需办文件后，要认真及时办理，急件随到随办。需两个以上单位承办的，主办单位要主动会同有关单位协商办理，并负责回复办理结果。
8、催办。对送到有关部门办理的重要文件，要定期跟踪进行督促检查，并做好催办记录，办完后要及时反馈结果。
9、注结。文件办理完毕，应在《收文处理笺》上注结，注明办理日期，并简要写明办理结果。
10、归卷。将办理完毕的文件归在相应的文件分类盒内，以备查考。 11、立卷。对文件、材料收集齐全，按文书立卷有关规定整理成案卷，并填写案卷目录。
12、归档。根据文件积累的情况及时进行存档，并做好相应记录，便于查阅。 13、销毁。没有存档价值的文件以及其他材料，经鉴定批准后，可进行销毁，秘密文件要由专人用碎纸机销毁。
（四）收文流程
（五）传真办理
传真的办理，包括审稿、登记、批办、催办、清退、归档等程序。
1、审稿。对将发出的稿件，要认真审阅，看是否符合签发手续，有无模糊字句，检查无误后，方可传发。对收到的传真，也要仔细检查，看有无缺页和模糊不清的地方，发现问题，要及时通知对方补发。
2、登记。对收发的传真，都要在《收文登记簿》或《发文登记簿》上按类别登记编号，写明收发时间、收发单位、文件名称及份数等。
3、批办。发至本单位的传真，及时送有关领导阅批，并按阅批范围传阅。 4、催办。对重要紧急传真的办理，要定期或随时催办，并做好催办记录。 5、归档。传真办理完后，要检查、核对，并分类立卷存档。 （六）红头文件管理
1、撰写红头文件的草稿，行文力求情况真实、观点明确、条理清楚、标点规范、篇幅简短。
2、红头文件的管理按发文处理流程执行，并在《发文登记簿》上登记。 3、由行政部印刷相应数量的文件。
4、文件由行政部加盖公章后发放到相关部门，并留底备案。
5、相关部门领取文件时，领取人在《文件签收表》上签字。 6、行政部将文件电子版排好顺序做好归档工作。 （七）备忘录管理
1、备忘录是公司审核内部事项的程序文件，各成员单位在日常审批、请示中要规范使用备忘录。
2、各单位有请示、审核事宜时由各成员单位起草备忘录，写明待审事项，经本单位相关负责人签字，报领导审批后执行。
3、备忘录审批后，复印件留行政部存档以备待查，各成员单位留原件执行。公共事务类张贴公布执行，并由行政部定期督查执行情况；内部事务类，执行情况定期上报至行政部。
4、所有备忘录一经审批，不得私自更改。
二、事务办理制度
（一）重大事项审批 1、审批事项范围：经济合同 2、审批具体程序：
（1）登记。相关部门将项目申报单位报批材料进行登记，填写《重大事项审批表》。
（2）审核。相关部门负责人审核意见。 （3）复审。相关部门审核人员及律师提出意见。 （4）会签。提出会签意见。
（5）审定。由领导提出审定意见，并签字确认。
（6）归档。将所审批重大事项的文件材料整理编写序号、目录，存档。 （二）重大事项审批流程
（三）合同办理
合同办理包括拟稿、审核、复核、商谈、反馈、修改、校对、审查、审定、缮印、移交、归档等环节。
1、拟稿。就是合同承办人员根据领导交办或批办的意见草拟合同初稿的过程。合同对各方当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字表达要清楚、准确。合同内容应注意的主要问题是：
（1）文首部分：写明双方单位的全称、联系方式和地址；
（2）正文部分：写明合同双方的权利、义务，以及违约应承担的责任，并注明合同有效期限；
（3）结尾部分：双方都先由法定代表人签字，后加盖印章，严禁使用财务章或业务章。
2、审核。由承办人在合同草稿未送领导审批前，依据合同的基本要求，对草稿的体式、内容等进行全面的审核和检查。
3、复核。即由领导对合同的具体条款提出意见，并交由律师复核。 4、商谈。即由承办人、公司律师与合同签订方商讨合同具体条款。在遵照国家相关法律法规的前提下，为公司争取最大利益。
5、反馈。承办人将合同商讨的具体情况和结果汇报给领导。 6、修改。根据领导意见，在征得对方同意后，对合同草稿进行修改。 7、校对。要坚持三校原则，一校由起草人进行，二校由核稿人进行，三校由部门负责人进行。
8、审查。将修改后的合同交由律师审核并提出意见。 9、审定。由领导提出审定意见并签字确认。
10、缮印。即对经领导审定的合同进行印制，在缮印过程中，必须做到： （1）必须以领导审定的原稿为依据，忠于原稿，不得随意改动； （2）注意版面排版要美观大方；
（3）注意保密。文印人员不得让别人随意翻阅文稿。对印制的底版、废页
也要管理好，防止泄密。
11、移交。印制部门将制成的合同移交给有关部门签订合同，并登记备案。 12、改动。在合同签订过程中如有修订，须在修改处加盖双方公章。 13、归档。合同签订后，合同承办人应按规定对其经办的合同进行收集、整理、立卷、归档。
（四）合同办理流程
（五）手续办理
1、根据领导交办的意见，领取办理相关项目审批、注册等所需材料。承办人应一次完整领取所需材料。
2、正确填写申报材料，上报领导审核。 （1）根据领导交办意见正确填写。
（2）在材料未送领导审批前，由承办人员对材料的内容、完整性等进行全
面的审核。
3、用印。即在项目审批材料上加盖公章或由指定人签字。
（1）必须以领导审核无异议的材料原稿为依据，经核对无误后方可用印。 （2）审批材料用印一定要与注册单位相一致。
4、将申报材料报请有关审批部门审批。对审批无异议的材料整理归档；存在异议的，向领导请示并做出修改后再报批。
5、归档。将审批通过的材料连同审批的相关程序文件交由档案室存档。 （六）手续办理流程
三、督办工作制度
督办是一项严肃细致的工作，每一个督办事项的办理过程，要经过立、办、结三个环节。
（一）具体程序
1、立项。对领导安排或根据工作计划督办的事项，在《交（督）办事项登记簿》上登记立项，写明督办内容摘要等。
2、拟办。督办事件登记立项后，行政部要提出拟办意见，报请领导批示后办理，重大督办事项发出《督办工作通知单》。
3、办理。根据督办事件的内容，承办单位应按督办要求积极办理。 4、催办。要及时了解督办件的运行和办理情况，并结合实际情况采取灵活
的方法催办。
5、办结。督办有了结果，应及时向领导汇报。
6、反馈。督办事件办结后，要本着“事事有结果、件件有回音”的原则，作好反馈工作。
7、归档。督办事项办理完毕后，应将所形成的材料收集齐全，立卷归档。 （二）工作流程
四、会务工作制度
（一）会前准备
1、拟定会议议程。包括议题、日程、主持、报告、发言、总结等。 2、发布会议通知。通知内容主要包括议题、时间、地点、与会人员和其他需要提醒的事项。
3、准备会议文件。在会议召开之前，相关文件提交领导审定后印制。 4、落实会场布置。根据会议要求做好会场布置。
5、落实服务事项。检查签到、迎领、礼仪、记录、摄影等准备工作。 6、安排会议接待。根据会议需要，做好接待、食宿安排等。
7、协调会务工作。会务准备工作涉及多个单位和部门的，需要召开协调会，落实有关工作。会务协调一般要求明确工作目标、任务、期限；明确责任部门、责任人。协调会前，应提出工作分工预案。
8、检查会务准备情况。会务准备工作布置后，要重视动态的检查监督，对
没有及时完成规定任务的，要及时采取措施加以弥补。
（二）会中服务
1、维持会场纪律。
2、做好会议服务。
3、做好会议记录。
（三）会后工作
1、做好会议记录及相关材料的整理归档工作。
2、在会议第二天整理出《会议纪要》，之后下发并落实会议决议，如有需要明确专人协调落实，予以督查督办。
3、定期追踪会议决议落实情况，督促查办，并将情况整理上报，以待批示。
（四）会议管理流程
五、档案管理制度
（一）总则
1、为加强档案管理工作，实现档案管理的规范化、制度化、更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》有关规定，结合公司实际情况，特制定本制度。
2、公司的文书立卷工作和档案管理工作由行政部指导和监督。
（二）立卷归档要求
1、归档文件的份数及每份文件的页数应齐全完整，正文与底稿（签发稿）、正件与附件、请示与批复、来文与复文一起归档。
2、归档的文件材料包括豫佳田董字[2010]05号文件中《报批、报备事项规定》的内容。
3、卷内文件材料应视不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，定稿在前，修改稿在后。同一项目文件专门立档，按文件形成的先后顺序排列好。
4、归档文件按日期编入《归档文件目录》，并编排好入档文件的序号。
5、卷内文件材料应按排列顺序依次编写案卷目录号和文件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号。图表和声像材料等也应在其背面编号。
6、永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐项填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改或简化。没有题名应拟写题名，有题名无实质内容的也应重新拟写或在相关项内填写文件具体内容；无责任者，无日期的文件材料要检查清楚，并填入相关项内。
7、按规范要求文件装订成册，立卷归档。
8、密级文件保管及归档要求：
（1）公司及各成员单位的密级文件须存放于档案室。
（2）文件柜应及时上锁。
（3）密级档案要严格执行密级类文件查阅流程。
（三）档案编码规则
1、档案编码构成：年度-单位-类型号-类别号-案卷号-盒号-文件号，如
2011-DSJ-01-01-01-01-01。
2、一级类目——单位代码。一级类目是企业档案实体分类的最高层位，根据企业产业架构和发展战略的要求设定门类，并随着企业的扩张或整合做适当调整。其名称、标识符号如下：
DSJ 河南佳田企业董事局
JR 河南佳瑞投资有限公司
JT 河南佳田实业集团有限公司
YY 河南源源乳业集团有限公司
HHN 河南花花牛乳业集团有限公司
YS 河南亿盛新材料有限公司
JD 河南佳田国际大酒店
3、二级类目——文书档案类型号。根据《工业企业档案分类试行规则》，并结合企业实际情况，分为行政管理类、经营管理类和业务管理类，其名称、标识符号如下：
01 行政管理类 02经营管理类 03业务管理类
4、三级类目——文书档案类别号。在文书档案类别下，每个类别分为若干类，名称、标识符号如下：
01 行政管理类：
0101行政事物类 0102劳动人事类 0103企业文化类 0104资产管理类 0105 后勤管理类 0106 信息管理类 0107证照管理类
02 经营管理类：
0201经营决策类 0202经营监督类 0203计划工作类 0204统计工作类 03 业务管理类：
0301研发设计类 0302生产管理类 0303项目管理类 0304质量安全类 0305销售管理类
5、四级类目——案卷号。案卷是由互有联系的若干文件组合而成，并放入档案盒的档案保管单位，也是档案系统排列、编目和统计的基本单位。这里的案卷是同一类型的文件，根据在内容和外形上的异同点和联系的细化分类。案卷号根据实际工作需要流水编号，并备案登记。
6、盒号。同一种案卷可能数量多需要若干个档案盒，盒号流水编号。
7、文件号。同一档案盒内的文件依据归档时间流水编号。
（四）档案保管期限
1、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种，代码分别为“A、B、C”，填写时一律采用代码。绝密级文件保管期限为长期（十六年至五十年左右），机密级文件保管期限为中期（十五年以下，三年以上），秘密级文件保管期限为短期（三年以下）。
2、确定公司档案保管期限的原则：
（1）凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的文件材料，列为永久保管。
（2）凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。
（3）凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。
（五）档案保密、销毁管理
1、档案部门和工作人员，必须遵守保密制度，履行保密手续，严格遵守保密原则，确保档案安全。
2、发现有关泄密事件，应立即报告给主管领导，并及时追查。
3、档案员将需要销毁的档案资料填写在《档案销毁单》上，经鉴定审批后，由档案员在《档案销毁登记簿》上记录，行政部负责人、总裁签字确认方可进行，其他人员一律无权处理或自行销毁。《档案销毁单》与《档案销毁登记簿》列为永久保存文件。
（六）档案入档、查阅、借阅管理
1、各成员单位有重要档案入档，应填写《档案移交清单》，由经办人、部门负责人签字，然后由接收人、部门负责人签字，《档案移交清单》一式贰份，由交接双方各保管一份。之后，档案管理员在《档案移交登记簿》上登记。
2、档案管理及借阅查阅规范
3、查阅、借阅档案经有关领导在《档案查/借阅登记簿》上审批后，方可查阅、借阅，并当面点交清楚档案数量。归还时严格检查，予以注销。查阅、借阅档案人员要爱护档案，确保档案的完整性，查、借阅档案不得将档案泄密、涂改、折散、转借、复印、翻拍，不经相关领导批准不得将档案携带外出。
4、借阅档案为复印件，有特殊情况经行政部签字后方可借阅原件。
5、借阅档案时间一般不超过两天，特殊情况经行政部批准可延至三天。
（七）档案室管理
1、按专业类项进行保管，并制订《档案索引表》，做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，以便于档案的保管。
2、保持档案室内清洁卫生，做到无尘、无虫，确保档案的安全；不得在档案室内抽烟，做其他违反规定的行为。
3、交接进入档案室的档案，要认真清点，履行签字交接手续；非工作人员不得擅自进档案室，以防意外。
（八）档案管理流程
（九）档案查阅、借阅流程
查/借阅人填写《档案查/借阅登记簿》→查/借阅部门主管签字→行政部负责人签字→查/借阅档案（注明归还日期）
六、印章管理制度
（一）印章的管理、保管权限
1、印章由行政部统一管理。
2、印章保管人不得私用、外借、丢失印章，未经批准不得将印章交接给他人，如需交接，需填写《印章移交登记表》。
3、用印人及行政部对盖章材料共同承担责任。
（二）印章使用范围
1、签发的各种文件材料，经有关主管领导在《印章使用登记簿》上签字确认后方可盖章。
2、为规避风险，印章保管人有权向用印人询问用印材料的相关信息后方可用印。
（三）盖章材料要求
1、盖章的材料不得用复印件或传真件。字迹须清晰、正确。盖章材料必须已经填写完毕，不得有空白未填写部分。
2、用印人提供的材料不符合上述条件的，印章保管人不予盖章。
3、用印材料盖完章后，公司经营管理类资料需向行政部提供复印件一份，用印人须在复印件上签字留档保存。
（四）印章保管人用章流程
1、用印人申请使用印章程序：
保管人审查《印章使用登记簿》和用印材料是否一致，并在《印章使用登记簿》上登记。
2、保管人进行盖章
经相关领导签字后，印章保管人须亲自对用印材料盖章，不得将印章交于他人盖章。其他人不得擅自使用印章盖章或作他用。
（五）用印时间、地点
1、用印人须在办公时间内申请用印，如在非工作时间、节假日使用，需电话向印章负责人申请同意后，在指定时间、地点由印章保管人进行盖章。
2、印章应妥善保管，原则上不得将公章带出办公区域使用。
（六）印章的保存
1、印章在不使用期间，印章保管人需将印章保存在保险柜、带锁的文件橱中，并保证只有自己能控制该印章，否则由此产生的责任由印章保管人自行承担。
2、印章在使用期间，印章保管人必须保证印章在保管人的控制范围之内。
3、用完印章后须立即将印章收好。
4、行政部应确保办公时间可以正常盖章，如遇特殊情况，应提前做好安排。
5、未经许可，使用印章盖章的非印章保管人与印章保管人承担相应的责任。
（七）处罚规则
1、保管人私用、外借、丢失印章的，罚款1000元。
2、保管人没有妥善保管印章，造成严重后果的，罚款500元。
3、保管人对空白材料进行盖章的，罚款 500元。
4、保管人无正当理由不予盖章，并给业务造成影响的，罚款 500元。
5、由于保管人的原因致使用印人自己盖章的，罚款100元。
6、保管人没有按照用印程序进行盖章的，罚款100元。
（八）印章的使用监督
行政部监督印章的使用情况，每季度末对使用印章情况进行核对通报。罚款由行政部执行，罚款费用入公司财务。
（九）印章使用流程
经办人带齐相关材料在《印章使用登记簿》上进行登记，根据用印内容，按以下流程操作：
1、借款、抵押、担保业务签章
（1）借款、抵押、外部担保业务签章
财务部填写合同书→财务副总审核→总裁签署意见→董事局主席签批→印章管理员盖章并登记。
（2）内部担保业务签章
财务部填写合同书→财务副总审核→总裁签署意见→印章管理员盖章并登记。
2、工程类招标合同签章
（1）地质勘察、设计合同签章:招标采购部出具合同→设计管理部签署意见→法律顾问签署意见→相关部门签署意见→相关副总签署意见（凡经班子会议研
究通过的工程合同，要实行班子成员会签。）→总裁审批→印章管理员盖章并登记（工程建设标的超过300万元的合同，总裁签署意见后，需报董事局主席签批）。
（2）工程承包合同签章:招标委员会通过招标事项→报班子会议研究通过→招标采购部出具合同→成本管理部签署意见→工程管理部签署意见→法律顾问签署意见→相关部门签署意见→相关副总签署意见（凡经班子会议研究通过的工程合同，要实行班子成员会签。）→总裁审批→印章管理员登记盖章（工程承包标的超过300万元的合同，总裁签署意见后，需报董事局主席签批）。
（3）造价咨询合同签章:招标采购部出具合同→成本管理部签署意见→法律顾问签署意见→相关副总签署意见（凡经班子会议研究通过的工程合同，要实行班子成员会签。）→总裁审批→印章管理员登记盖章。
3、采购合同签章:招标采购部出具合同→法律顾问签署意见→相关部门负责人签署意见→分管副总审批（凡经班子会议研究通过的招标采购事项，要实行班子成员会签。）→总裁审批→印章管理员登记盖章（配置重要设备的，总裁签署意见后，需报董事局主席签批）。
4、销售合同签章
合同文本必须经相关部门及班子通过后，按以下程序实施:
（1）公司对外合同签章:营销部出具合同→法律顾问签署意见→分管副总审核→总裁签批→报董事局备案→印章管理员登记盖章。
（2）房屋买卖合同签章
① 团购合同按公司对外合同签章流程执行；
② 团购合同的分户合同及零户买卖合同盖章：
营销部出具合同→销售部经理审核签字→分管副总签批→印章管理员核实合同主要票据一致无误后登记盖章。
5、房屋租赁合同签章:物业公司出具合同→法律顾问签署意见→财务部签署意见→分管副总签批→印章管理员登记盖章。
6、外部补偿协议、合同签章:经班子会议研究通过后，由经办部门出具协议、合同→法律顾问签署意见→主管领导签署意见→总裁签署意见→印章管理员登记盖章。
7、其他业务签章:用章部门提供资料→部门经理签署意见→行政部签署意见
→用印部门主管副总签批→总裁签署意见→印章管理员登记盖章。
8、如遇特殊情况，相关领导外出无法及时签字时，请需用章部门人员致电至相关领导叙述情况，领导同意后，用章部门负责人签字，印章管理员盖章，但印章管理员督促用章部门负责人及时完善相关领导签批手续。
七、保密工作制度
（一）员工有保守公司秘密的义务。
（二）在对外交往和合作中，不泄漏公司的秘密。
（三）公司的秘密是关系公司发展和利益，在一定时间内只限一定范围的员工知悉的事项。公司秘密包括下列秘密事项：
1、公司重大决策中的秘密事项；
2、公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策；
3、公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录；
4、公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表；
5、公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息；
6、公司员工人事档案，工资性、劳务性收入；
7、公司确定其他应当保守的公司秘密事项。
（四）属于公司秘密的文件、资料，应标明秘密等级，“秘密”用“★”标记，“机密”用“★★”标记，“绝密”用“★★★”标记，与保管期限代码相对应，填写时一律采用代码。由专人负责印制、收发、传递、保管。
（五）公司秘密应根据需要，限于一定范围的员工接触。
（六）非经批准，不准复印、摘抄秘密文件、资料。
（七）记载有公司秘密事项的工作笔记，持有人必须妥善保管。如有遗失，必须立即报告并采取补救措施。
（八）接触公司秘密的员工，未经批准不准向他人泄露。非接触公司秘密的员工，不准打听、刺探公司秘密。
（九）对严守公司秘密或防止泄密有功的，予以表扬、奖励。
（十）违反本规定，故意或过失泄露公司秘密的，视情节及危害后果予以行政处分和经济处罚，直至辞退。
（十一）非工作人员不得随便进入档案室。