前 言
本要求是根据《建设工程监理规范》（GB50319-2000）、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）、《铁路建设项目竣工文件编制移交办法》（铁道部办公厅办档〔2002〕8号）的要求编制而成。
在编制过程中，针对公司《监理资料的管理与归档办法》(1999年版)在执行过程中出现的主要问题进行了反复修改。各部门在执行本要求的过程中要注意总结经验，发现问题，及时将有关意见和建议反馈回公司技术部，以供再次修订时参考。
目 录
1.总则
2.监理文件的管理
3.施工阶段的监理文件内容
4.监理文件归档范围
5.监理文件的质量要求
6.监理文件的组卷
7.监理文件的归档、移交
1 总则
1.0.1为加强我公司铁路工程项目监理文件的归档整理工作，提高监理服务水平，依据国家和铁道部有关规范、办法和规定制定本要求。
1.0.2 本要求适用于我公司承担的铁路建设工程施工阶段监理文件（资料）的收集和归档,公路、市政、房建等专业工程按有关规定参照本要求执行。
1.0.3 监理文件的收集归档整理除按本要求执行外，还应执行国家和铁道部现行有关标准的规定,并满足建设单位的相关文件要求。
2 监理文件的管理
2.0.1 监理文件（监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的各种形式的信息记录）的管理由总监理工程师负责，并指定专人具体实施，公司设专职档案管理员。
2.0.2 监理文件应随工程进度及时收集、整理，做到真实完整、分类有序。监理工作结束后及时整理归档。
2.0.3 项目监理部专业监理工程师手头的监理文件由本人收集管理，重要的监理文件（监理合同、监理规划、月报、总结、质量评估报告等）由项目监理部指定专人统一管理。建立监理文件管理和归档制度，落实资料管理责任制。
2.0.4 监理工程师工作调离时，必须按本规定中监理文件归档范围要求的项目逐项办理监理文件移交手续。
2.0.5 开工前，项目监理部应主动与建设单位进行联系，对监理文件的分类、格式、份数达成一致意见，明确具体要求，以使监理文件符合有关规定和要求。
2.0.6一般工程建设监理档案保存期至少为工程保修期结束后一年，超过保存期的监理档案，应经公司总工程师批准后销毁，但应有记录。
3 施工阶段的监理文件内容
3.0.1 施工合同文件及委托监理合同；
3.0.2 勘察设计文件；
3.0.3 监理规划；
3.0.4 监理实施细则；
3.0.5 分包单位资质报审表；
3.0.6 设计交底与图纸会审会议纪要；
3.0.7 施工组织设计（方案）报审表；
3.0.8 测量核验资料；
3.0.9 工程开工、复工报审表及工程暂停令；
3.0.10 工程进度计划；
3.0.11 工程材料、构配件、设备的质量证明文件；
3.0.12 检查试验资料；
3.0.13 工程变更资料；
3.0.14 隐蔽工程验收资料；
3.0.15 工程计量和工程验工计价；
3.0.16 监理工程师通知单；
3.0.17 监理工作联系单；
3.0.18 报验申请表；
3.0.19 会议纪要；
3.0.20 来往函件；
3.0.21 监理日记；
3.0.22 监理月报；
3.0.23 质量缺陷与质量事故的处理文件；
3.0.24 分部工程、单位工程等验收资料；
3.0.25 索赔文件资料；
3.0.26 竣工结算审核表；
3.0.27 工程项目施工阶段质量评估报告等专题报告；
3.0.28 监理工作总结。
4 监理文件归档范围
监理文件归档范围
序号
归档文件
保存单位
建设单位
监理单位
1
委托监理合同、施工承包合同
2
监理规划、监理实施细则
∨ 电子版
3
监理月报
∨
∨ 电子版
4
监理会议纪要
∨ 电子版
5
设计文件技术交底纪要，图纸会审资料，变更设计资料，施工组织设计及方案报审
6
进度控制
①
开工申请报告及批复
②
工程复工令、暂停令
7
质量控制
①
质量事故处理资料
∨
∨
②
检验批、分项、分部、单位工程施工报验
∨
③
隐蔽工程检查记录
④
旁站监理记录
⑤
竣工报验单及验收记录
∨
∨
8
造价控制
①
年、季验工计价汇总表
∨
∨
②
竣工结算审批表
∨
∨
9
分包资质
①
分包单位资质材料
②
供货单位资质材料
③
试验单位资质材料
10
监理通知
①
监理工程师通知单
∨
②
工程质量问题通知单
∨
11
合同其它事项管理
①
工程延期报告及审批
②
索赔、合同纠纷、争议调解的有关资料
③
变更设计、洽商费用审批资料
12
监理工作总结
①
专题总结
∨
∨
②
阶段总结
∨
∨
③
工程竣工总结
∨
∨
④
工程质量评估报告
∨
∨
13
监理日志
①
监理日志（部、组）
∨
②
监理日记（个人）
∨
备注：
符合以下规模的工程项目监理文件应单独整理：
1.100米以上大桥、特大桥；
2.3公里和三线以上隧道；
3.枢纽、编组站、口岸站、特等客站房；
4. 通信、信号、电力、电气化、给水、大型工厂。
5 监理文件的质量要求
5.0.1 监理文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、兰黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯兰墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
5.0.2 文字记录应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章，手续完备。
5.0.3 监理文件的内容及其深度必须符合国家和铁道部有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程的要求。
5.0.4 监理文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。提出的问题要前后呼应，做到交圈闭合，要有追溯性，无漏洞。
5.0.5 监理文件材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297㎜×210㎜）。
5.0.6 监理文件纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。
5.0.7 归档的监理文件应为原件（原件只有一份时可使用复印件，但要加盖提供该文件单位的红印章）。
6 监理文件的组卷
6.0.1 监理文件具体按下列要求组卷
（1）综合：委托监理合同、监理规划、监理实施细则、监理月报、监理工作总结、质量评估报告等以监理标段组卷。
（2）质量控制：质量事故处理资料、旁站监理记录、竣工报验单及验收记录以施工标段按顺序组卷。
（3）质量验收：检验批、分项、分部、单位工程施工报验、隐蔽工程检查记录按6.0.2条规定顺序组卷。
（4）造价控制：年、季验工计价汇总表、竣工结算审批表、设计变更、洽商费用报审与签认、费用索赔等以监理标段组卷。
（5）进度控制：开工申请报告及批复、工程复工/暂停令、工程延期及审批等以施工标段组卷。
（6）监理部（组）日志按监理标段组卷，专业监理工程师的监理日记按分管施工标段（巡视和旁站中有关质量问题可另行整理）组卷。
（7）索赔、合同变更、合同纠纷、争议调解的有关资料等按监理标段组卷。
6.0.2 质量控制文件中的特大桥、大桥、中桥、隧道按座，站场（含房建）按站，小桥、涵洞、路基、挡护、轨道按施工标段组卷。
6.0.3 按座或站组卷的页次按施工标段和里程的顺序排列。
6.0.4 文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，主件在前、附件在后的顺序排列 。
7 监理文件的归档、移交
7.0.1总监理工程师组织监理文件的归档管理工作，负责审核并签字验收和向有关单位移交。
7.0.2归档文件必须真实、完整、准确、系统，能够反映工程建设监理活动的全过程。
7.0.3归档文件必须经过分类整理，并应组成符合要求的案卷。
7.0.4根据建设程序和工程特点，归档可以分阶段分期进行，在该工程竣工验收前，按建设单位和路局档案馆的要求办理。交公司保存的档案应在该项目监理任务全部完成后三个月内办完移交手续。
7.0.5工程监理档案的份数按本规定“监理文件归档范围”列保管单位计算。移交时应编制清单，双方签字盖章后方可交接。
7.0.6建设单位和档案接收单位对档案交接另有规定的，遵照其规定。
前 言
本要求是根据《建设工程监理规范》（GB50319-2000）、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）、《铁路建设项目竣工文件编制移交办法》（铁道部办公厅办档〔2002〕8号）的要求编制而成。
在编制过程中，针对公司《监理资料的管理与归档办法》(1999年版)在执行过程中出现的主要问题进行了反复修改。各部门在执行本要求的过程中要注意总结经验，发现问题，及时将有关意见和建议反馈回公司技术部，以供再次修订时参考。
目 录
1.总则
2.监理文件的管理
3.施工阶段的监理文件内容
4.监理文件归档范围
5.监理文件的质量要求
6.监理文件的组卷
7.监理文件的归档、移交
1 总则
1.0.1为加强我公司铁路工程项目监理文件的归档整理工作，提高监理服务水平，依据国家和铁道部有关规范、办法和规定制定本要求。
1.0.2 本要求适用于我公司承担的铁路建设工程施工阶段监理文件（资料）的收集和归档,公路、市政、房建等专业工程按有关规定参照本要求执行。
1.0.3 监理文件的收集归档整理除按本要求执行外，还应执行国家和铁道部现行有关标准的规定,并满足建设单位的相关文件要求。
2 监理文件的管理
2.0.1 监理文件（监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的各种形式的信息记录）的管理由总监理工程师负责，并指定专人具体实施，公司设专职档案管理员。
2.0.2 监理文件应随工程进度及时收集、整理，做到真实完整、分类有序。监理工作结束后及时整理归档。
2.0.3 项目监理部专业监理工程师手头的监理文件由本人收集管理，重要的监理文件（监理合同、监理规划、月报、总结、质量评估报告等）由项目监理部指定专人统一管理。建立监理文件管理和归档制度，落实资料管理责任制。
2.0.4 监理工程师工作调离时，必须按本规定中监理文件归档范围要求的项目逐项办理监理文件移交手续。
2.0.5 开工前，项目监理部应主动与建设单位进行联系，对监理文件的分类、格式、份数达成一致意见，明确具体要求，以使监理文件符合有关规定和要求。
2.0.6一般工程建设监理档案保存期至少为工程保修期结束后一年，超过保存期的监理档案，应经公司总工程师批准后销毁，但应有记录。
3 施工阶段的监理文件内容
3.0.1 施工合同文件及委托监理合同；
3.0.2 勘察设计文件；
3.0.3 监理规划；
3.0.4 监理实施细则；
3.0.5 分包单位资质报审表；
3.0.6 设计交底与图纸会审会议纪要；
3.0.7 施工组织设计（方案）报审表；
3.0.8 测量核验资料；
3.0.9 工程开工、复工报审表及工程暂停令；
3.0.10 工程进度计划；
3.0.11 工程材料、构配件、设备的质量证明文件；
3.0.12 检查试验资料；
3.0.13 工程变更资料；
3.0.14 隐蔽工程验收资料；
3.0.15 工程计量和工程验工计价；
3.0.16 监理工程师通知单；
3.0.17 监理工作联系单；
3.0.18 报验申请表；
3.0.19 会议纪要；
3.0.20 来往函件；
3.0.21 监理日记；
3.0.22 监理月报；
3.0.23 质量缺陷与质量事故的处理文件；
3.0.24 分部工程、单位工程等验收资料；
3.0.25 索赔文件资料；
3.0.26 竣工结算审核表；
3.0.27 工程项目施工阶段质量评估报告等专题报告；
3.0.28 监理工作总结。
4 监理文件归档范围
监理文件归档范围
序号
归档文件
保存单位
建设单位
监理单位
1
委托监理合同、施工承包合同
2
监理规划、监理实施细则
∨ 电子版
3
监理月报
∨
∨ 电子版
4
监理会议纪要
∨ 电子版
5
设计文件技术交底纪要，图纸会审资料，变更设计资料，施工组织设计及方案报审
6
进度控制
①
开工申请报告及批复
②
工程复工令、暂停令
7
质量控制
①
质量事故处理资料
∨
∨
②
检验批、分项、分部、单位工程施工报验
∨
③
隐蔽工程检查记录
④
旁站监理记录
⑤
竣工报验单及验收记录
∨
∨
8
造价控制
①
年、季验工计价汇总表
∨
∨
②
竣工结算审批表
∨
∨
9
分包资质
①
分包单位资质材料
②
供货单位资质材料
③
试验单位资质材料
10
监理通知
①
监理工程师通知单
∨
②
工程质量问题通知单
∨
11
合同其它事项管理
①
工程延期报告及审批
②
索赔、合同纠纷、争议调解的有关资料
③
变更设计、洽商费用审批资料
12
监理工作总结
①
专题总结
∨
∨
②
阶段总结
∨
∨
③
工程竣工总结
∨
∨
④
工程质量评估报告
∨
∨
13
监理日志
①
监理日志（部、组）
∨
②
监理日记（个人）
∨
备注：
符合以下规模的工程项目监理文件应单独整理：
1.100米以上大桥、特大桥；
2.3公里和三线以上隧道；
3.枢纽、编组站、口岸站、特等客站房；
4. 通信、信号、电力、电气化、给水、大型工厂。
5 监理文件的质量要求
5.0.1 监理文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、兰黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯兰墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
5.0.2 文字记录应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章，手续完备。
5.0.3 监理文件的内容及其深度必须符合国家和铁道部有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程的要求。
5.0.4 监理文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。提出的问题要前后呼应，做到交圈闭合，要有追溯性，无漏洞。
5.0.5 监理文件材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297㎜×210㎜）。
5.0.6 监理文件纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。
5.0.7 归档的监理文件应为原件（原件只有一份时可使用复印件，但要加盖提供该文件单位的红印章）。
6 监理文件的组卷
6.0.1 监理文件具体按下列要求组卷
（1）综合：委托监理合同、监理规划、监理实施细则、监理月报、监理工作总结、质量评估报告等以监理标段组卷。
（2）质量控制：质量事故处理资料、旁站监理记录、竣工报验单及验收记录以施工标段按顺序组卷。
（3）质量验收：检验批、分项、分部、单位工程施工报验、隐蔽工程检查记录按6.0.2条规定顺序组卷。
（4）造价控制：年、季验工计价汇总表、竣工结算审批表、设计变更、洽商费用报审与签认、费用索赔等以监理标段组卷。
（5）进度控制：开工申请报告及批复、工程复工/暂停令、工程延期及审批等以施工标段组卷。
（6）监理部（组）日志按监理标段组卷，专业监理工程师的监理日记按分管施工标段（巡视和旁站中有关质量问题可另行整理）组卷。
（7）索赔、合同变更、合同纠纷、争议调解的有关资料等按监理标段组卷。
6.0.2 质量控制文件中的特大桥、大桥、中桥、隧道按座，站场（含房建）按站，小桥、涵洞、路基、挡护、轨道按施工标段组卷。
6.0.3 按座或站组卷的页次按施工标段和里程的顺序排列。
6.0.4 文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，主件在前、附件在后的顺序排列 。
7 监理文件的归档、移交
7.0.1总监理工程师组织监理文件的归档管理工作，负责审核并签字验收和向有关单位移交。
7.0.2归档文件必须真实、完整、准确、系统，能够反映工程建设监理活动的全过程。
7.0.3归档文件必须经过分类整理，并应组成符合要求的案卷。
7.0.4根据建设程序和工程特点，归档可以分阶段分期进行，在该工程竣工验收前，按建设单位和路局档案馆的要求办理。交公司保存的档案应在该项目监理任务全部完成后三个月内办完移交手续。
7.0.5工程监理档案的份数按本规定“监理文件归档范围”列保管单位计算。移交时应编制清单，双方签字盖章后方可交接。
7.0.6建设单位和档案接收单位对档案交接另有规定的，遵照其规定。