工作经验交流
“档号”在整个档案管理体系中似乎微不足道，其实许多问题还需要细说才能完全明白。
一、档号结构的适用
档案行业标准《档号编制规则》（以下简称“规则”）列出了三种档号结构：（1）全宗号———案卷目录号———案卷号———件、页（张）号；（2）全宗
细说档号
福
建省科技档案馆朱文
号———类别号———案卷号———件、页（张）号；（3）类别号———项目号———案卷号———件、页（张）号。
三种结构如何使用？
有同志指出，“规则”没有对三种档号结构的适用问题作出明确规定。他们认为：档号结构适用，一是指适用于哪一类档案，二是指适用于哪一类档案室。据此，他们提出，第一种结构主要适用于室藏档案以文书档案为主体的机关档案室；第二种结构主要适用于企事业单位档案室和某些档案门类较多、以业务档案为主体的机关档案室；第三种结构适用于专门档案馆。
笔者认为，档号结构的适用范围只能有一个。如果同时有两个适用范围，往往无所适从。当前多数单位的档案已经实现综合管理，不论哪种档案室都可能有文书档案、业务档案、专门档案。因此，应当确定一种档号结构适用于某一类档案，而不应确定适用于哪一类档案室。第一种结构主要适用于以立卷方法整理的文书档案的管理；第二种结构主要适用于以立卷方法整理的门类、数量较多，需要分类的文书和业务档案的管理；第三种结构适用于产品、工程、课题、设备等专门档案的管理。
由此我们可以进一步得出结论，一个档案室对不同种类、不同整理方法的档案可以采用不同的档号结构。或者说，一个档案室可以并用多种档号结构。因此，建议修改《档号编制规则》，分别适用于不同种类档案的档号结构。
二、档号项目的编制
档案整理工作主要由分类、排列和编号、编目
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《科技档案》2011年第1期
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两部分组成。通过编号、编目以一定的形式固定和反映分类、排列状况。因此，档号由反映类别和排列顺序的代码组成。
“规则”列出了全宗号、案卷目录号、类别号、项目号、案卷号、件号、页（张）号7个档号项目。
怎样使用档号项目？
意义。项目号是产品、工程、课题、设备等档案的原有的代号。但产品、工程、课题、设备等档案的价值有大有小，有些并不需要归档，有的在较短时间内就要鉴定销毁。这些情况都会造成原有序号的断裂，使之不成系统，缺乏分类和排列意义。因此，笔者主张项目号一般不要列入档号，正如文书档案中的发文字号并不列入档号。
当然，项目号中包含了众多的文献信息，在信息检索中发挥了一定作用。实际上项目号中的一些内容已经进入档号。福建省科技档案馆科研档案的计划类别号就是取自科技计划项目管理原来编定的项目号。如“德化黑鸡保种与优育利用的研究”项目的项目号为
1.全宗号：国家综合档案馆把全宗作为档
案分类管理的第一层次，自然要给每个立档单位档案的档号前加上全宗号。档案室的档号中要不要加全宗号？如果我们把问题放在更大的环境下考虑，答案就会是肯定的。为了避免移交进馆后重补全宗号和便于区域内甚至全国的档案信息共享，档号中应当加上全宗号。
稍加注意，我们还会发现“规则”的第三种结构中未列全宗号。笔者理解，这是由于档案有可能来自多个立档单位。从档案信息共享的角度考虑，各种档号结构都应加上全宗号或相应的便于区分立档单位的代码。例如，福建省科技档案馆的科研成果档案的档号中加入了档案馆号，为今后开展馆际档案信息交流和全国科研档案信息共享作了准备。国家档案局组织建立的革命历史和民国档案目录中心的数据采集标准中也是要求报送的著录数据中要有档案馆的代码。
2004N047，2004为立项年度，不使用的理由将在下文阐述；047为原项目顺序号，与档案实
体排列没有关系。因此，仅取N作为农业类科技计划项目的代码。正如文书档案的有些档号项目内容取自文件的发文字号。如机构类别号会参照机关代字中的内容，年度档号一定是与文号中的发文年度一致，而发文顺序号对档号确定则无意义。
我们还可以从《科学技术档案案卷构成的一般要求》“档号应填写全宗号、分类号（项目代号或目录号）、案卷号”的规定中进一步理解。用括号就意味着可以在分类号、项目代号和目录号中选择一项作为档号。也就是说档号中用了分类号，就可以不用项目代号。
档案目录的检索作用更大。为了发挥项目编号的作用，可以把项目号列为计算机著录项目之一，作为档案目录的一个项目，通过计算机检索项目号。
“规则”指出，档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。档号只是一卷或一件文件的身份证号，一个信息组成单位的门牌号码。要遵循适量原则，不要给档号添加太多的功能。
2.类别号：档号编制应当坚持合理性和分
级适中的原则，要注意两个问题。一是要按照“规则”中有关档号结构必须与馆藏档案的整理分类体系相适应的规定，保证类别号与立档单位的档案实体分类相对应；二是要认识到分类层次的多寡要与档案的数量相适应。分类层次并非越多越好。层次多类别序列就多，管理的难度也更大。因此，能少则少。“规则”规定类别号一般不应超过三级。
3.项目号：“规则”的第三种档号结构中列
出了项目号。在产品、工程、课题、设备等档案的档号中加项目号。笔者认为，只有起到固定和反映分类及排列状况功能的档号项目才有
4.案卷号：文书档案按传统方法整理形成
卷，产生案卷号。科技档案包括科研档案按《科
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学技术档案案卷构成的一般要求》整理也形成卷。但福建省有两种科研档案管理的情形需要讨论：设区市科技局若干科研项目文件材料组成一卷；省科技档案馆则反之，有些科研项目一个项目的文件要占若干盒（卷）。这是由于管理级次、课题大小和形成文件材料多寡造成的差别。
福建省科技档案馆根据本馆实际规定，一般一个项目的文件材料装一盒，一个项目文件数量多的可分若干盒，但同一项目不同卷盒的著录内容相同，编同一档号。按获奖、鉴定、验收年度编制项目顺序号。项目文件目录放在第一盒的材料首页之前，仅填写最后一盒的备考表。我们的理由是：科技档案整理和保管是按照保管单位进行的。对于科研档案来说，一个保管单位就是一个科研课题的文件材料。以课题项目作为保管单位便于管理和利用。因此，福建省科技档案馆科研档案档号中不编案卷号，而是编项目顺序号，即保管单位顺序号。这和文书档案整理改革直接管到件，而把盒仅作为装具的思路是同样的。
至于设区市科技局当然可以根据自己的实际情况以若干个科研项目的文件材料组成一卷。但实际上会形成“卷内卷”的情况，增加整理难度。如案卷标题的拟写、档号级次的确定；另外，卷内目录也存在问题，因为卷内各项目应当有各自的文件目录，即项目级目录，那么卷内还需要一个完整的“案卷目录”吗？
规则》规定文书档案采用年度-机构-保管期限、年度-问题-保管期限、年度-保管期限三种分类方法，首次把保管期限列为分类的类目。保管期限与档案实体固定关系较大，但于
1995年实施的“规则”不可能列入保管期限。2002年发布的《照片档案管理规范》规定，照
片号由全宗号、保管期限代码、册号、张号（此处的张相当于纸质档案的件）或全宗号组成。“规则”也不可能有“册”的档号。因此，档号结构项目的规定也要与时俱进，适时修订“规则”。
及时制定和适时修订标准规范同样重要。目前，我国档案工作中标准规范缺失，已发布的标准规范内容陈旧老化、技术水平较低的情况都比较严重，应当加大调研力度，加快修改速度。
这里还要专门说一说“年度”。有同志提出：“有一个认识误区需要澄清，那就是不少基层档案人员习惯上把分年度与分类区别对待，事实上区分年度也是一种分类，一个年度就是一个类别，用年度号来标识类别号的，年度号就是类别号，可以用汉语拼音、英文字母、阿拉伯数字结合年度编制类别号。”笔者以为，考虑到年度在档案实体整理、排列中的重要作用，不妨把年度单列为一个档号项目，列出年度项，一是便于检索，二是按年度分别排架可以不留空位。年度项著录的年度含义由各单位自行确定。如福建省科技档案馆确定科研档案著录的年度为获奖、鉴定、验收年度，而不著录立项年度。作出这样规定的主要原因是课题立项后获奖、鉴定、验收时间不一致，归档的时间也就不一致，如果采用著录立项时间将影响档案整理编目排架。同时，以著录获奖、鉴定、验收年度作为档号年度与科技档案馆收藏科研成果档案的概念也是一致的。
项目代码用什么好？
计算机对于数字符号的识读速度最快。案卷号、件号、页（张）号都是用来反映排列顺序的。“规则”已经明确规定三个号和案卷目录号
5.页（张）号：三种格式中均列入件、页
（张）号。“规则”规定，件号、页（张）号根据档案保管和使用的需要，选择一项编号。这就给了我们选择余地。笔者理解，档号作为固定分类、排列状况的代码，一般列到件就够了。当然，档号还有统计功能。但从统计的角度说，档案中页（张）无数，不是非常珍贵的档案统计到件也就够了。如果作为照片档案的档号，列出张则是必需的。
“规则”列出的项目是否够用？
2000年国家档案局印发《归档文件整理22
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使用阿拉伯数字标识。全宗号、类别号、项目号中可由汉字、汉语拼音或阿拉伯数字组成。但我们应当尽量使用数字符号作为项目代码。如果为区别起见需用汉字、汉语拼音标识，应选用可助记的字母标识。
数字符号的排列顺序应当有规律可循。例如，可按照各单位“内设机构、职能配置和人员编制的规定”（即“三定”方案）中的排列顺序排列或者按照本单位约定俗成的顺序排列内部机构代码，以便记忆。如省科技厅文书档案机构类别号01为党组、02为机关党委、03为监察室、04为办公室、05为人事处……除争取熟记数字符号的含义外，还可以列出数字符号与其代表项目的对照表，以便快速检索。
三、档号项目间的分隔符号
档号间使用“·”（间隔符）和“-”（短横线）分隔。这两个符号标注时要注意：第一、这个点表示分读，位于行次中间，即中间点，而不是下面的小数点。有许多档案书籍收录“规则”时错印为小数点，失之毫厘，又以讹传讹，结果是谬以千里；第二，短横线占一个字的位置，不能标为破折号（在《标点符号用法》中没有“短横线”的称号，笔者认为应当称为“连接号”）。
两个符号在什么地方用？
“规则”规定，档号中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上、下位代码之间用“-”（短横线）相隔。不同级位的类别之间可用间隔符“·”分开。
何谓上、下位代码？以第一种档号结构：全宗号———案卷目录号———案卷号———件、页（张）号为例。案卷目录号为上位代码，相对于案卷目录号，案卷号就是下位代码。之所以称为上下位是因为档号根据保管单位由大到小的顺序排列的。
何谓不同级位的类别？这个问题涉及第二和第三种结构中的类别号。例如，本馆科研档案获奖类是上一级类，省科技进步奖就是下
《科技档案》2011年第1期
参考文献：
一级类。
笔者认为，前者称为前后代码，后者称为上下位类别更便于理解。
仔细阅读分析，就可以得出以下结论：在档号中，不同级位的类别间用“·”间隔，除此之外的其他项目前后间均用“-”连接。
由于“规则”中对这两个符号的使用方法表述的不清，使有的同志感到迷惘。首先，这两个符号的使用方法不在一个地方表述，“-”在“档号的结构”中作规定，“·”放在“档号的编制方法”中表述。其实，只要注意后者是在编制方法的“类别号的编制方法”下表述就明白涉及类别时要用“·”；其次，“规则”在文字表述时使用了破折号，在列图表述中用了短横线，如第三种结构：类别号———项目号———案卷号———件、页（张）号，列图为：xxx……n-xxx……n-
xxx-xxx，给人感觉似乎在档号结构中可以使
用破折号；第三，列图时在反映类别号时用
xxx……n的形式表达，似乎不使用间隔符，如
果列图标为xxx·xxx……n就更明朗了。
细说不是戏说。档案业务工作中还有许多细节需要我们在认真学习、研究思考的基础上，小题大做，细说从头。
[1]王茂法、郑金月.论档号.浙江档案，1998（11）[2]王茂法、郑金月.目录号与类别号的编制方法.
浙江档案，1999（9）
责任编辑：王晓莉
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“档号”在整个档案管理体系中似乎微不足道，其实许多问题还需要细说才能完全明白。
一、档号结构的适用
档案行业标准《档号编制规则》（以下简称“规则”）列出了三种档号结构：（1）全宗号———案卷目录号———案卷号———件、页（张）号；（2）全宗
细说档号
福
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号———类别号———案卷号———件、页（张）号；（3）类别号———项目号———案卷号———件、页（张）号。
三种结构如何使用？
有同志指出，“规则”没有对三种档号结构的适用问题作出明确规定。他们认为：档号结构适用，一是指适用于哪一类档案，二是指适用于哪一类档案室。据此，他们提出，第一种结构主要适用于室藏档案以文书档案为主体的机关档案室；第二种结构主要适用于企事业单位档案室和某些档案门类较多、以业务档案为主体的机关档案室；第三种结构适用于专门档案馆。
笔者认为，档号结构的适用范围只能有一个。如果同时有两个适用范围，往往无所适从。当前多数单位的档案已经实现综合管理，不论哪种档案室都可能有文书档案、业务档案、专门档案。因此，应当确定一种档号结构适用于某一类档案，而不应确定适用于哪一类档案室。第一种结构主要适用于以立卷方法整理的文书档案的管理；第二种结构主要适用于以立卷方法整理的门类、数量较多，需要分类的文书和业务档案的管理；第三种结构适用于产品、工程、课题、设备等专门档案的管理。
由此我们可以进一步得出结论，一个档案室对不同种类、不同整理方法的档案可以采用不同的档号结构。或者说，一个档案室可以并用多种档号结构。因此，建议修改《档号编制规则》，分别适用于不同种类档案的档号结构。
二、档号项目的编制
档案整理工作主要由分类、排列和编号、编目
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两部分组成。通过编号、编目以一定的形式固定和反映分类、排列状况。因此，档号由反映类别和排列顺序的代码组成。
“规则”列出了全宗号、案卷目录号、类别号、项目号、案卷号、件号、页（张）号7个档号项目。
怎样使用档号项目？
意义。项目号是产品、工程、课题、设备等档案的原有的代号。但产品、工程、课题、设备等档案的价值有大有小，有些并不需要归档，有的在较短时间内就要鉴定销毁。这些情况都会造成原有序号的断裂，使之不成系统，缺乏分类和排列意义。因此，笔者主张项目号一般不要列入档号，正如文书档案中的发文字号并不列入档号。
当然，项目号中包含了众多的文献信息，在信息检索中发挥了一定作用。实际上项目号中的一些内容已经进入档号。福建省科技档案馆科研档案的计划类别号就是取自科技计划项目管理原来编定的项目号。如“德化黑鸡保种与优育利用的研究”项目的项目号为
1.全宗号：国家综合档案馆把全宗作为档
案分类管理的第一层次，自然要给每个立档单位档案的档号前加上全宗号。档案室的档号中要不要加全宗号？如果我们把问题放在更大的环境下考虑，答案就会是肯定的。为了避免移交进馆后重补全宗号和便于区域内甚至全国的档案信息共享，档号中应当加上全宗号。
稍加注意，我们还会发现“规则”的第三种结构中未列全宗号。笔者理解，这是由于档案有可能来自多个立档单位。从档案信息共享的角度考虑，各种档号结构都应加上全宗号或相应的便于区分立档单位的代码。例如，福建省科技档案馆的科研成果档案的档号中加入了档案馆号，为今后开展馆际档案信息交流和全国科研档案信息共享作了准备。国家档案局组织建立的革命历史和民国档案目录中心的数据采集标准中也是要求报送的著录数据中要有档案馆的代码。
2004N047，2004为立项年度，不使用的理由将在下文阐述；047为原项目顺序号，与档案实
体排列没有关系。因此，仅取N作为农业类科技计划项目的代码。正如文书档案的有些档号项目内容取自文件的发文字号。如机构类别号会参照机关代字中的内容，年度档号一定是与文号中的发文年度一致，而发文顺序号对档号确定则无意义。
我们还可以从《科学技术档案案卷构成的一般要求》“档号应填写全宗号、分类号（项目代号或目录号）、案卷号”的规定中进一步理解。用括号就意味着可以在分类号、项目代号和目录号中选择一项作为档号。也就是说档号中用了分类号，就可以不用项目代号。
档案目录的检索作用更大。为了发挥项目编号的作用，可以把项目号列为计算机著录项目之一，作为档案目录的一个项目，通过计算机检索项目号。
“规则”指出，档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。档号只是一卷或一件文件的身份证号，一个信息组成单位的门牌号码。要遵循适量原则，不要给档号添加太多的功能。
2.类别号：档号编制应当坚持合理性和分
级适中的原则，要注意两个问题。一是要按照“规则”中有关档号结构必须与馆藏档案的整理分类体系相适应的规定，保证类别号与立档单位的档案实体分类相对应；二是要认识到分类层次的多寡要与档案的数量相适应。分类层次并非越多越好。层次多类别序列就多，管理的难度也更大。因此，能少则少。“规则”规定类别号一般不应超过三级。
3.项目号：“规则”的第三种档号结构中列
出了项目号。在产品、工程、课题、设备等档案的档号中加项目号。笔者认为，只有起到固定和反映分类及排列状况功能的档号项目才有
4.案卷号：文书档案按传统方法整理形成
卷，产生案卷号。科技档案包括科研档案按《科
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工作经验交流
学技术档案案卷构成的一般要求》整理也形成卷。但福建省有两种科研档案管理的情形需要讨论：设区市科技局若干科研项目文件材料组成一卷；省科技档案馆则反之，有些科研项目一个项目的文件要占若干盒（卷）。这是由于管理级次、课题大小和形成文件材料多寡造成的差别。
福建省科技档案馆根据本馆实际规定，一般一个项目的文件材料装一盒，一个项目文件数量多的可分若干盒，但同一项目不同卷盒的著录内容相同，编同一档号。按获奖、鉴定、验收年度编制项目顺序号。项目文件目录放在第一盒的材料首页之前，仅填写最后一盒的备考表。我们的理由是：科技档案整理和保管是按照保管单位进行的。对于科研档案来说，一个保管单位就是一个科研课题的文件材料。以课题项目作为保管单位便于管理和利用。因此，福建省科技档案馆科研档案档号中不编案卷号，而是编项目顺序号，即保管单位顺序号。这和文书档案整理改革直接管到件，而把盒仅作为装具的思路是同样的。
至于设区市科技局当然可以根据自己的实际情况以若干个科研项目的文件材料组成一卷。但实际上会形成“卷内卷”的情况，增加整理难度。如案卷标题的拟写、档号级次的确定；另外，卷内目录也存在问题，因为卷内各项目应当有各自的文件目录，即项目级目录，那么卷内还需要一个完整的“案卷目录”吗？
规则》规定文书档案采用年度-机构-保管期限、年度-问题-保管期限、年度-保管期限三种分类方法，首次把保管期限列为分类的类目。保管期限与档案实体固定关系较大，但于
1995年实施的“规则”不可能列入保管期限。2002年发布的《照片档案管理规范》规定，照
片号由全宗号、保管期限代码、册号、张号（此处的张相当于纸质档案的件）或全宗号组成。“规则”也不可能有“册”的档号。因此，档号结构项目的规定也要与时俱进，适时修订“规则”。
及时制定和适时修订标准规范同样重要。目前，我国档案工作中标准规范缺失，已发布的标准规范内容陈旧老化、技术水平较低的情况都比较严重，应当加大调研力度，加快修改速度。
这里还要专门说一说“年度”。有同志提出：“有一个认识误区需要澄清，那就是不少基层档案人员习惯上把分年度与分类区别对待，事实上区分年度也是一种分类，一个年度就是一个类别，用年度号来标识类别号的，年度号就是类别号，可以用汉语拼音、英文字母、阿拉伯数字结合年度编制类别号。”笔者以为，考虑到年度在档案实体整理、排列中的重要作用，不妨把年度单列为一个档号项目，列出年度项，一是便于检索，二是按年度分别排架可以不留空位。年度项著录的年度含义由各单位自行确定。如福建省科技档案馆确定科研档案著录的年度为获奖、鉴定、验收年度，而不著录立项年度。作出这样规定的主要原因是课题立项后获奖、鉴定、验收时间不一致，归档的时间也就不一致，如果采用著录立项时间将影响档案整理编目排架。同时，以著录获奖、鉴定、验收年度作为档号年度与科技档案馆收藏科研成果档案的概念也是一致的。
项目代码用什么好？
计算机对于数字符号的识读速度最快。案卷号、件号、页（张）号都是用来反映排列顺序的。“规则”已经明确规定三个号和案卷目录号
5.页（张）号：三种格式中均列入件、页
（张）号。“规则”规定，件号、页（张）号根据档案保管和使用的需要，选择一项编号。这就给了我们选择余地。笔者理解，档号作为固定分类、排列状况的代码，一般列到件就够了。当然，档号还有统计功能。但从统计的角度说，档案中页（张）无数，不是非常珍贵的档案统计到件也就够了。如果作为照片档案的档号，列出张则是必需的。
“规则”列出的项目是否够用？
2000年国家档案局印发《归档文件整理22
《科技档案》2011年第1期
工作经验交流
使用阿拉伯数字标识。全宗号、类别号、项目号中可由汉字、汉语拼音或阿拉伯数字组成。但我们应当尽量使用数字符号作为项目代码。如果为区别起见需用汉字、汉语拼音标识，应选用可助记的字母标识。
数字符号的排列顺序应当有规律可循。例如，可按照各单位“内设机构、职能配置和人员编制的规定”（即“三定”方案）中的排列顺序排列或者按照本单位约定俗成的顺序排列内部机构代码，以便记忆。如省科技厅文书档案机构类别号01为党组、02为机关党委、03为监察室、04为办公室、05为人事处……除争取熟记数字符号的含义外，还可以列出数字符号与其代表项目的对照表，以便快速检索。
三、档号项目间的分隔符号
档号间使用“·”（间隔符）和“-”（短横线）分隔。这两个符号标注时要注意：第一、这个点表示分读，位于行次中间，即中间点，而不是下面的小数点。有许多档案书籍收录“规则”时错印为小数点，失之毫厘，又以讹传讹，结果是谬以千里；第二，短横线占一个字的位置，不能标为破折号（在《标点符号用法》中没有“短横线”的称号，笔者认为应当称为“连接号”）。
两个符号在什么地方用？
“规则”规定，档号中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上、下位代码之间用“-”（短横线）相隔。不同级位的类别之间可用间隔符“·”分开。
何谓上、下位代码？以第一种档号结构：全宗号———案卷目录号———案卷号———件、页（张）号为例。案卷目录号为上位代码，相对于案卷目录号，案卷号就是下位代码。之所以称为上下位是因为档号根据保管单位由大到小的顺序排列的。
何谓不同级位的类别？这个问题涉及第二和第三种结构中的类别号。例如，本馆科研档案获奖类是上一级类，省科技进步奖就是下
《科技档案》2011年第1期
参考文献：
一级类。
笔者认为，前者称为前后代码，后者称为上下位类别更便于理解。
仔细阅读分析，就可以得出以下结论：在档号中，不同级位的类别间用“·”间隔，除此之外的其他项目前后间均用“-”连接。
由于“规则”中对这两个符号的使用方法表述的不清，使有的同志感到迷惘。首先，这两个符号的使用方法不在一个地方表述，“-”在“档号的结构”中作规定，“·”放在“档号的编制方法”中表述。其实，只要注意后者是在编制方法的“类别号的编制方法”下表述就明白涉及类别时要用“·”；其次，“规则”在文字表述时使用了破折号，在列图表述中用了短横线，如第三种结构：类别号———项目号———案卷号———件、页（张）号，列图为：xxx……n-xxx……n-
xxx-xxx，给人感觉似乎在档号结构中可以使
用破折号；第三，列图时在反映类别号时用
xxx……n的形式表达，似乎不使用间隔符，如
果列图标为xxx·xxx……n就更明朗了。
细说不是戏说。档案业务工作中还有许多细节需要我们在认真学习、研究思考的基础上，小题大做，细说从头。
[1]王茂法、郑金月.论档号.浙江档案，1998（11）[2]王茂法、郑金月.目录号与类别号的编制方法.
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