会议筹备方案的拟订
内容：1确定会议的主题和议题2名称3议程4时间和地点5所需的设备和工具6会议文件的范围以及文印或复制工作7与会代表的组成8经费预算9住宿和餐饮安排10会议的筹备机构与人员分工。 作用：确保会议的周密组织、服务质量和沟通协调到位、确保领导的意图得以贯彻执行。
电话会议 （适用于规模不大办公地点相对集中的企业） 交流信息的特点 1方便灵活准备时间短恢复迅速是电子通信会议中花费最少的，更能激发创造性思维容易修正自己的特点2缺少身体语言，难以进行互动交流缺少文本难以传递大量细节信息3为了提高电话会议的效率可搭配使用其他通信方式4适用于分公司不远规模不大的企业
电话会议信息工作要求 1准确发出开会信息，说明是否设分会场 强调准时到会2认真发放会议书面信息材料3合理安排会场信息传输设备4按时接通电话5互相通报出席情况6做好会议记录
视频会议 特点1实现了声音图像同时传送 打破了空间的限制2节省时间费用3交流效果好4局限初始准备时间较长投入成本高没用面对面的互动效果交流不够深入广泛 要求1发出开会信息2分发文件信息资料3布置会场4设置于检查会场信息传输设备5做好会议信息准备6采用先集中后分散的形式7汇总情况信息
※组织视频会议的方法1视频会议的会场2 做好会场布置工作 配备和检查设备3设备维护4为减少租用通信线路的时间5 节约费用
远程会议筹备方案特点 1远程会议具有节省时间和金钱, 能与电话服务机构商定使用录音带做永久记录, 且交流更加直接, 简短的优点。
2远程会议筹备方案拟定时, 应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务, 并提前一周与电信会议服务公司预约, 明确提出自己的要求, 并提前将下列内容告诉电信服务公司：（会议日期、会议起止时间、会议参加人数、与会者的电话号码、主持人姓名等。3会议程序、议程及其他材料必须提前寄给与会者，以便他们有时间准备会议讨论）4远程会议筹备方案中要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常摆放是否符合要求
会务机构分工的要求：会务机构分工主要指定会议组织部门和人员落实. 会务机构的各部门需明确各息的任务和要求. 具体要求:1要根据会议的规模和类型组织人员队伍2会务机构要分工明确、责任到人3加强协调，定期沟通
会议筹备方案的制定程序1组建会议筹备委员会 2分成筹备小组3形成筹备方案 4领导审核方案
检查会务筹备情况检查内容：会议准备是否充分、会议期间能否排除各种干扰、环境条件与用品准备、文件材料的准备情况、会场布置情况的检查、会议保卫工作检查以及其他。
方法 1听取会议筹备人员的汇报（听取汇报的领导加强前期调查；对汇报材料的准备要侧重困难和问题；汇报时间正当；对薄弱环节及时调整加强）2会前现场检查:确保所有事项条理清晰；注意气味；树立入场登记台；佩戴徽章名牌；准备接待休息室. 检查结果的形式:书面. 口头. 协调会
检查会议筹备情况的工作程序:开会检查的程序1会议筹备机构对会议准备情况进行自我检查 2会议领导小组确定汇报会的时间和地点并发出协调会通知 3召开协调会并在会上现场解决问题 4汇报会后对检查中发现的问题予以催办和落实. 现场检查的程序1指定现场检查的路线和确定现场检查的重点并通知有关筹
备部门2制作检查单，以便记录和汇总3按照既定的检查重点逐一现场核对并明确记录4对未达要求的整理出整改和修订意见并予以纠正
※新闻发布会的注意事项1确定新闻主题，选择发布良机2挑选媒介单位、落实宴请范围3确定会议主持人，精选发人4处理好应回避的问题制定各种应变措施 ※庆典活动组织工作重点1. 前期调查研究 2.精心策划准备3. 选择最佳时机4. 邀请嘉宾光临5编排活动程序6 安排其他活动7善后工作处理
对检查所发现问题的纠正 1首先分析问题的性质和范围确定其对会议的质量的影响程度 2找出产生问题的原因寻找解决问题的方法3在人财物方面为纠正偏差做好相应准备4责任到人抓紧落实将纠正结果通报
会议文件审核内容与工作程序:内容：1审核会议文件的准确性和完整性2具体内容（审核会议文件与会议主题的关系，审核会议文件是否存在与国家和组织的方针、政策、法规相冲突的内容，审核会议内容是否经过调查研究、是否与实际相符，提交会议讨论的文件是否进行了会商，审核会议文件是否做到了中心突出、观点明确、条理分明、事实准确）
工作程序1起草该文件的秘书就内容进行自审 2主观秘书进行初审 3如内容涉及部门较多，要进行会审 4审核修改后主要领导或主管领导进行终审
与领导沟通有关会议事宜1原则：时间性原则、及时性原则、全面性原则。2方法:定期向领导提交书面报告；有会议负责人定期向领导口头汇报；领导亲自参加会议，其他途径3程序：明确会议目标：明确会议领导与各小组的任务；明确会议涉及范围；会议工作所要求的质量标准；会议要达到的阶段性目标；制定目标时留出意外情况时间；明确沟通会议有关事宜的方法和途径：确定沟通的时间地点与会人员；检查沟通所用各类文件资料；向领导汇报会议筹备情况和进展；听取领导指示；将记录送给领导。 注意事项 1对领导的指示和双方讨论的结果尽快落实部署2坚持与会议主管领导保持定期沟通并将落实情况及时向领导反馈3在会前会中会后不同时期沟通中要突出各自的重点
会议应急方案的内容
1. 会议中可能出现的问题：人员问题 场地 设备 资料 健康与安全 与会者情绪 与会者返程 行为 2. 明确问题出现时负责解决的会议工作人员 3. 处理会议突发事件的方法：同上
会议应急方案的工作程序：1预测情况 2准备应对备选方案3讨论会议紧急情况 4确定会议应急方案 注意事项：住宿安排要妥善、餐饮服务要周到、医疗卫生工作要有备无患、交通保障应落实到位、会议通讯服务力求标准稳定可靠迅速、娱乐生活要丰富多彩、会议值班要制度健全，人员要坚守岗位
提示会议按计划进行：原则：认真倾听，最少限度打断谈话；树立自信心，确信自己能对任何冲突产生积极影响；消除交流障碍；强调问题；使用精湛的人际交流技巧。工作程序1了解议题和议程2准时宣布开会3有效引导议题 （会议开始前明确开始和结束的时间保证及时开会散会；议题开始前，规定讨论范围并保证平等发言；议题结束后简单总结并宣布结束。）
会议经费的监督方法：报告和会议、授权与自我控制、质量、损益平衡表、比率分析、审核时要逐项细审。 会议经费使用的程序:1申请经费2主管领导审批3财务部审批4财务人员提取现金或填写支票5经费支出6审核会议经费支出 处理会中突发事件1类型：人员问题，健康与安全，处理行为2程序：对会议中出现的突发事件及时向领导报告；启动会议应急方案的各项措施；调动会议有关人员及时进行补救和处理；必要时向公共应急机构请求支援；处理好突发事件的
善后工作 3注意事项：1责任分工：综合管理，统筹安排；增强责任意识；加强岗位责任制。2突发事件与规章制度：应急方案的定期检查制度；突发事件的第一时间报告制度；各种应急设施的检查维护制度；值班工作责任到人制度
会议总结工作 1目的 目标实现情况 小组执行情况 总结经验教训 奖惩人员解决遗留问题 2内容：会议名称、时间、地点、规模、与会代表人数、主要议题, 参加会议的上级领导人, 会议的主持者, 领导报告或讲话的要点, 对会议的基本评价和贯彻要求, 会议的决议情况及今后的工作任务布置等。3程序：对会议征询意见，拟就工作总结稿 ；向领导报告会议结论；总结定稿；印发；归档；组织全体工作人员进行总结4方法：座谈会 表彰会 书面总结
※中型以上的会议结束后，大会秘书处要组织全体工作人员进行总结，如有的领导有具体要求，就需要在开号总结会的基础上写出书面的会务工作总结，并交有关领导审阅后作为大会的文件材料连同会议记录会议简报会议文件等一并作为完整的卷宗归入档案，对于重要的会议秘书可以在会议结束前印发一份问卷或会议组织评估表，以对会议的成效进行打分，所涉及的方面包括明确的会议目的完成任务会场以及时间的安排等内容要求会议工作总结要依据岗位责任制和工作任务的内容逐条检查；切实回顾和检查会议工作中好的方面和存在的问题；有理有据，实事求是；会议的总结赢一分为二，激励为主。
会议评估工作内容：1构成有效会议的要素（目标清晰，适当时间地点形式，紧凑的议程，准确的信息传递，周密的前期准备合理内容安排）2影响会议效率的主要因素（会议必要性；会议前期准备工作的质量；会议责任分工；会议的多，长，大，高，支出超标、浪费惊人，准备不充分质量不高，组织不当。3会议评估标准：目标（是否达成，主持人的准备，发言者发言是否引起共鸣，会议形式地点是否合适，资料是否及时），会议时间评估，与会人员参与会议的状态和收获，会议服务评估，会议实际费用、成本支出、再度召开时继续推进与维持的事项。
会议评估工作程序：分析影响会议效果的因素、设计会议效果评估表、汇总评估结果。 注意事项：避免欠缺会议记录，落实不力，得失进行总结，不解散已完成任务的工作组；与会人员对会议不满。 高效率会议的决定因素：会议要开的短；安排较多的活动使会议获最大价值；特别注意选择地点；对与会人员名单要精益求精；请公关公司筹办时应多看多问；对某会议承办公司的工作感到满意时可考虑长期合作；讨价还价。
涉外接待原则：不卑不亢、依法办事、内外有别、尊重个人、女士优先、入乡随俗。礼宾次序:1国家地区名称的拉丁字母2具体身份职务高低3抵达时间4告知东道主自己决定到访的具体时间5不排列
礼宾次序确定步骤1确定礼宾次序方案2提前通知有关各方3按礼宾次序排列座次、名次、出场次序
涉外迎送仪式要求：1发出邀请2准备工作：清楚来访者的基本情况；外宾饮食爱好宗教禁忌等；拟定访问日程；安排食宿3善始善终
着装要求：穿正装
安排涉外迎送工作程序 1确定迎候人员2准备迎宾的物品3见面讲究礼节4送行前的拜访5安排送行仪式
安排涉外会谈的要求:充分了解双方情况；准备工作要落实到位；会谈会见要做好记录，问题要落实. 拜访要求：拜访前线电话联系；到达宾馆大厅通知对方；初次见面可不送礼物。
会见会谈工作程序：1约定2通知对方有关事项3准备工作：背景资料，会见场所布置，人员安排4迎接客人5会见会谈6送别客人
涉外宴请的原则：宴请环境要雅致安静，点菜注意个人饮食习惯或因宗教信仰而来的忌讳，菜肴要有地方特色，参加宴请的人要讲究个人卫生、衣装干净得体、女士要化妆、不穿白天的工作装
选择礼品的注意事项: 1与受礼者的关系2明确送礼的原因3了解受礼者的特点4经济方面的限定
办公模式发生变化的原因:1办公场地的费用过高，企业都想方设法压缩办公室的面积，让最小的面积创造最高的利益2城市中日益严重的交通拥挤问题和上班的高峰时段的困难，使人们在工作模式上重新安排3高科技的发展，尤其是通信技术的改变，使人们的联络更加方便，不在办公场所也能相互沟通4企业自身的发展更加需求灵活地聘用人力资源，如一些短期项目就不需聘用长期的正式员工5企业间竞争的加剧，使得企业不断压缩工资费、管理费、旅差费等人工成本6一些企业的组织结构进行了改变，需要用人制度相应改变7在宽松的社会环境中，人们希望最大限度地发挥自己的才干，多做工作，也需要不同企业实施多种模式的工作方式
不同办公模式的特点
1在家办公:优:节省办公室空间和资金, 节省花费的时间, 更灵活的管理自己的时间, 减少交通的拥挤, 污染和费用. 缺:需计算机和电话以保持联系, 有的缺乏适宜的办公环境, 增加了组织监督. 管理和控制工作人员工作的难度, 同事之间交流减少, 减少了与专业人员及社会的联系2弹性时间:优:时间灵活, 更好的安排工作时间, 提高效率. 缺：难监督员工3远程工作. 优：减少总部办公空间的开销, 工作时间更灵活. 缺：加大了对员工监督和控制的难度4虚拟办公. 优：减少工作空间和办公用品的耗费, 信息能够存储、归档和通过计算机网络发送. 缺：难以控制任务和信息的质量, 难于管制网络以及信息的安全保密5兼职工作:优:兼职人员可控制自己的工作时间和多份工作, 充分发挥自己的专长. 缺:控制和监督员工较难, 难以控制工作量及报酬6定期合同制. 优:能灵活聘到优秀人员, 这些人工作有动力, 效率高. 缺:难以控制员工对企业的忠诚, 缺乏工作保障7交替工作:优:能激励工作人员. 缺:交接不当，会出现工作混乱8临时办公桌. 优:节省资金也节省员工的时间. 缺:员工缺乏归属感, 不能得到充足的信息, 降低工作效率, 也难于被管理。
选择办公模式的工作程序1深入调查现有办公模式所面临的问题2根据调查结果确定相应的新型办公模式3根据新的模式要求制定管理监督的标准和责权利相结合的分配制度4先在部分部门实行取得经验, 逐步推广新模式 5不断根据本企业特点完善新模式, 评估启用新模式的得失
办公室布局：开放, 封闭式 作用:形成有效率的工作流程；有利于员工工作分配；有利于工作顺利完成
设计办公室的工作程序1分析不同部门业务特点对于办公条件的要求:面积、空间大小, 人员流通的频率, 声音对办公效率的影响, 需要设备及家具量的多少2设计平面图:指定专人或委托他人设计平面图, 并证询各使用部门的意见, 根据意见修改设计, 完善办公室的功能3选择办公家具、设施和装饰:当办公室空间已经分配和分开时, 办公区必须布置家居、安装设备和进行装饰4注意采光、温度和通风 改进办公室日常事务工作程序: 定义→评价→分析→改进→实施:
1定义一个需要加以分析和改进的流程2评价确定衡量流程的关键指标并对该流程进行评价3分析寻找所存在问题和差距的原因4改进根据以上分析提出可行的
改进方案5实施改进方案 6建议使用改进日常办公事务工作流程 注意项：1工作流程应不受组织性质或功能性结构的束缚，工作在其进行之处就地完成不扩展至整个组织2流程应由职权明确的专人来负责3流程要与其他流程以及客户需求适当结合4各项流程既相互独立又在整体上严密不漏避免了重复工作及不必要的协调工作5流程本身要有不断改善的空间和弹性6复检次数越少越理想 处理突发事件的原则.1快速反应，控制事态发展2以人为本，保护公众利益3公开透明，真诚面对公众4重塑形象，置之死地而后生
突发事件的报告和记录的必要性及其两表内容 必要性：1作为事故处理的一依据2作为安全教育的案例资料3便于应对各种赔偿案件 内容《事故情况记录表》:事故日期; 事故地点; 事故涉及的人员; 事故的证人; 事故过程的概述; 填写事故记录薄的人员签名. 《工作情况报告表》:完成表格人员的姓名、身份; 事故涉及人员的姓名、出生日期、住址、职务; 发生事故的日期、地点; 事故的细节及对事故的看法; 进行的急救行动和医疗处理的情况, 包括由谁进行; 必要时还要记录事故证人的姓名和职务; 填写表格的人员签名和日期
突发事件的预防应对措施1以书面形式确定的紧急情况处理程序, 其中详细地记录出现火灾、人员受伤、突发疾病或发生炸弹威胁等恐怖活动时具体处理程序2用上述紧急情况处理程序培训所有工作人员, 如健康、安全培训、急救培训、保安人员的特殊培训3张贴显示有关的紧急程序, 在可利用的地方显示相应得布告, 让所有人员了解有情况发生该如何疏散和急救员的姓名4实行紧急情况模拟演练, 如定期进行消防演习或疏散演习来测试编写的程序是否合适, 并指导员工的应对行动5明确各级管理人员在紧急情况下所负的任务和职责, 一旦有情况, 由他们担当处理6保证配备相关的设备和资源以随时处理紧急情况, 如有报警装置、灭火器、急救包等7保证定期检查和更新设备，如灭火器、急救包、报警装置的定期检查和维护
突发事件的应对措施：1准备清楚的书面紧急情况处理程序2用这些紧急情况处理程序培训所有人员3在可利用的地方清楚地显示有关紧急程序4实行紧急情况模拟演练来测试编写的程序5明确员工在紧急情况下的职责6保证工作场所受过紧急情况处理培训的人员7保证配备相关的设备和资源以随时处理情况8保证定期检查和更新设备 处理突发事件的工作流程：及早发现马上报告并保护好现场；查找问题的原因；成立临时指挥中心；控制源头釜底抽薪；召开新闻发布会。
※安全检查 内容1. 对可预见的自然灾害作好科学预测分析及时及早预报 2. 对可能发生的人为事故要多渠道深入了解有关信息，掌握动向 3. 对以前发生的事件进行总结，制定防范措施。4. 对预测的突发事件制定应急方案 5. 将应急方案或应急程序公示于醒目位置 6. 进行对突发事件的培训和演练，掌握必要的知识与技能7. 配备相关设备和资源8. 定期检查维护更新设备和资源，使之处于良好备用状态。
督查工作的内容:1上级领导和本单位上司批示进行督查的事项2上级直属单位的重要工作部署与重要会议精神的贯彻落实情况3本单位的中心工作、重要会议及文件决定事项的贯彻落实情况4新闻媒体和重要客户对本单位的批评、建议的答复与处理情况5人大代表、政协委员以及职代会、股东会的议案、提案和建议的办理情况6下级单位请示事项的答复与办理情况，以及基层请求上级机关帮助解决问题的办理情况7秘书在日常工作中发现和了解到的、提议列入专项督查，并经上司批准的重要事项. 特点:复杂性，原则性，时限性和权威性
原则:实事求是，主动性，分层次落实，时效性，督查与帮办结合。方法:书面, 电话, 专项, 会议, 调研. 程序:交办, 立项, 登记, 办结回告, 审核, 立卷, 归档. 注意事项:查办、催办技巧:1与信息工作相结合2与调查研究相结合3坚持归口办理, 分级负责4坚持结报反馈制度. 督查工作注意事项:实事求是、授权督查、办实事、谦虚谨慎
※办公室工作计划: 作用 1指明办公室工作所起的作用及所处的地位2. 指明组织为实现自己的目标而确定的主攻位置，所拥有的人、物、财力部署的根据3. 指明组织的活动方针和范围保证行动目标一致4指明事务顺序先后安排5是一种主要控制手段和数量化财政计划
制定工作计划的方法1根据组织确定的工作目标和期限要求, 一项项列出本团队要完成的所有任务. 可以使用专门制作好的人物表格, 将要做的工作内容列出, 也可以将工作任务逐项写下2区别重要的任务和紧急的任务, 通常按ABCD 法则, 先做重而急的任务, 再做重而不急的任务, 后做急而不重的工作, 安排好工作的优先次序3按照工作的轻重缓急和逻辑顺序用数字编号标记出任务完成时间的前后顺序, 对需要花时间的工作留出充足的时间量4列出完成每一项任务所需的资源和相关信息, 包括人力、物力、财力等5明确完成每一项任务的各个阶段指标和估算的时间要求6指明每一项任务的负责部门或承担人以及负责人7从最终完成的时间期限向前推算各阶段工作应在何时完成, 确定后, 逐项将其填入计划表中8明确工作进展的情况和出现的问题向谁报告, 何时报告, 确保计划的顺利实施9明确工作进展的情况的质量如何监督和管理
计划内容与要求1每一项任务的具体目标2每一项任务的数量要求和质量要求3每一项任务所需的资源4每一项任务所分配的负责部门或承担人以及负责人5在计划的文件中还写明如何监督工作进展和质量
制定计划与实施计划注意问题：实事求是, 善于授权明确分工定期检查所需资源是否满足, 及时与同事沟通进展问题, 在实施计划中应监控发现问题及时应变 制定工作计划的程序:估量机会, 确定目标, 确定计划工作的前提条件, 拟定可行方案评价备选方案, 选择方案, 拟定分计划, 编制预算
注意事项:所有的子计划、部门计划、派生计划必须与组织的总目标一致, 有助于组织总目标实现; 短期计划要与长期计划相结合, 短期要有助于长期
确定承办期限的工作程序: 1调查本单位或组织在行政管理工作方面有哪些行为需要做出时限规定2时间期限适宜标准3确定统一任务不同的承办周期4确定统一紧急情况下不同承办周期
办公室工作评估：意义：提高了管理工作的效率; 明确了组织机构的建制; 促进了员工承担责任; 有助于进行控制和监督工作 要求：组织或团队的目标具有多样性但不可过多；各部门之间相互支持. 办公室工作评估工作程序: 1对办公室工作进行目标管理:建立一套完整的目标体系; 确定目标; 组织实施; 检查评估2对办公室工作进行量化管理3对办公室工作进行评估:数量目标和质量目标评估
获得办公用品及设备使用权的方式及其优缺点:
1购买:优点:设备归购买者所有. 使用方便. 缺点:一次付款费用较高. 过了保修期后需额外支出维修及护理费用. 设备还可能很快过时
2租用:优:最初投入费用低, 并可以由不断获得的利润进行补偿. 一般租用协议都包括维护和修理的费用. 便于更新换代. 缺:租期较长时支出费用较多甚至超过购买的费用. 提前终止合同违约金将会很高
政府采购的主要方式：
公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源等
办公室用品与设备采购的工作程序：1提出购买申请2审批、落实经费3招标、选择供应商4签订供货合同5货物入库6支付货款
采购预算方案制定的原则：真实性原则、重点性原则、目标相关原则、经济合理性原则。
编制采购预算的工作程序：1确定预算的核算基数2进行市场调研3确定采购产品的种类及型号价格4编写预算方案（：进行科学的可行性论证 提出效益目标、技术标准、动用的公共资源、支出标准和测算依据）5征求意见、完善方案。【注意事项：编制预算方案要实事求是；根据单位实际工作需要选配合适的产品；要购置的用品或设备必须是当前或与其所必需的并考虑与原有设备的匹配关系；事先安排好要购置的设备所放置的位置，要安全可靠且有利于工作流程的进行；慎重选择供应商，对不同的供应商要在各个方面进行认真的比较；预算方案的编制要注意征求各方面的意见，方案应切实可行。】
调配办公资源的工作程序: 1了解本单位所有办公资源的基本情况，包括名称、放置的地点、功能情况等2对单位所有办公资源进行分类，对不同资源进行分类管理3对办公资源建档，记录应用情况(设备的购买信息, 保修信息, 维护合同, 操作指南, 基本信息, 所有设备情况列表, 日志记录和故障登记)4定期进行数据分析 注意事项：必须对单位所有的办公资源进行建档, 能迅速找到需要的资源; 要注意及时更新记录能真实的反映目前的实际使用状况; 注意按规定清退办公用品; 办公用品的领用更换要依照相关规定执行, 特殊情况要有书面报告；公司员工的流动影响着办公资源的调配与利用, 应随时掌握员工的变化信息
正确选择办公设备和易耗品供应商考虑的因素:价格和费用 质量和交货 服务和位置 安全和可靠性
※申请费用以及报销结算的步骤是:1申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，详细说明需要经费的人员、时间、用途、金额等情况，并亲自签字。2该报告或该表必须经过组织确定的授权人审核同意，并签字批准。3一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门，领取支票或现金借款；一种情况是先由申请人垫付，完成商务工作。4在进行商务工作中, 无论是使用支票, 还是使用现金, 都要向对方索取相应的发票, 其内容中填写的时间、项目、费用等应与使用者实际用途相符。5商务工作结束，申请人应将发票附在“出差报销单”后面，并亲自签字提交出纳部门，由出纳部门把先前领取的现金数额和支出情况进行结算。如果是先由申请人垫付的，在提交票据和“报销凭单”后，方可返还现金。
信息开发:主要形式：一次信息开发:剪报, 信息资料册, 二次:索引, 目录, 编制文摘, 三次:简讯, 调查报告, 档案参考材料 工作程序:1确定主题2分析信息材料3选择信息开发方法4选择开发信息的形式5形成信息产品
信息开发的要求:注重调查研究, 通过各种渠道全面及时获取信息, 充分利用信息网络开发系统, 运用信息开发技巧, 加强对信息的加工、综合分析、提炼和概括, 开发出有特色、利用价值大、可信度高的信息.
信息编写的类型:动态 建议 经验 问题 预测型
信息利用:特点:周期性 经常性 广泛性 实效性
要求:1遵守信息法规2维护信息安全3最大限度地满足信息需求4注意对日常信息的积累
工作程序:1熟悉信息的内容2确定利用需求确定服务途径(信息检索服务, 信息加
工服务, 定题查询服务 信息咨询服务, 网络信息服务)3获取信息4提供信息
信息利用的意义：有利与实现信息的价值，促进管理水平提高；有利于信息的增值和信息资源共享；有利于提高决策的成功率。
信息反馈:形式:正反 纵向横向 前后. 要求:要准确真实, 尽量缩短信息反馈时间, 要广泛全面, 多信源、多通道反映
工作程序：1明确目标2选择信息反馈的方法（系列型反馈, 广角型-, 连续型-）3获取反馈信息4加工分析-5传递-6利用-
文书拟写
通告:标题+正文（发文缘由+通告事项+尾语）+落款+成文日期
通报:标题+主送机关+正文[发文缘由+通报事项+分析+（决定）+号召要求]（+附件）+落款+成文日期 类型:表彰 批评 传达通报
决定:标题+主送机关+正文（发文缘由+决定事项+要求）+（+附件）落款+成文日期
请批批答函:标题+主送机关+正文（发文缘由+函事项+尾语）+落款+成文日期 计划:标题+正文（前言+主体+结尾）+尾部
总结:标题+正文（前言+主体+结尾）+尾部
注意事项:1树立正确的指导思想2坚持实事求是3总结出规律性的东西4分清主次、突出重点5语言简明、准确
述职报告:标题+称谓+正文（开头+主体+结尾）+落款+成文日期 注意：事实求是; 突出特点; 语言简洁
讲话稿:开头+主体+结尾
特点:1.内容针对性强2. 语言评议通俗3. 交流具有互动性
市场调查报告:标题+前言+正文(情况部分+预测部分+建议部分)+尾部 特点：
1. 针对性2. 真实性3. 典型性4. 时效性
招标书:标题+正文（前言+主体+结尾）+尾部 特点:明确性、竞争性、具体性、规范性
投标书:标题+正文（送达单位+引言+主体+ 结尾）+尾部 注意事项:1. 明确招标要求2. 实事求是, 不可弄虚作假3. 语言简洁, 语气谦和.
文书审核: 要求:1审核中发现的问题必须逐一纠正2一般性问题可以直接修改
3需做较大的改动、可附上具体修改日期，退回拟稿人或承办部门共同协商 工作程序:1明确审核范围2确定是否需要行文3审核文书的内容4检查文字内容5检查文件体式6检查文书在处理程序上是否妥善完备
文书拟办:要求:1熟悉有关政策和规定2熟悉本单位各部门的负责范围及业务情况3熟悉办文程序和有关规定4拟办意见要符合政策规定和实际情况5拟办意见力求准确、及时、简洁.
工作程序:1.明确拟办范围2. 阅读文书内容3. 提出拟办意见
文书承办:要求:1认真领会拟办、批办意见2文书的承办要区分轻重缓急3来文内容涉及以前的收文, 要杳找或调阅有关文件作为承办复文的参考4对于已经承办和处理完毕的文书，应及时清理, 并将有关情况及时说明5要将办理完毕的文书与待办的文书分别保存. 工作程序:1.了解文书内容2. 研究批办意见3. 进行具体办理
文书催办：要求：1催办中发现问题要及时汇报2填写催办记录单
工作程序:1确定催办的范围2确定催办方法(电话, 发函, 登门, 约请承办部门来人
汇报)3进行催办 注意:对领导特别关注的、紧急文书进行重点催办
档案利用:要求:1依法开展利用工作2主动、及时开展利用工作3不断完善档案服务方式和手段4掌握本单位近期的重点工作、重大活动，据此开展档案利用 工作程序:1熟悉库藏2分析利用需求3选择利用方式：（阅览室提供利用 档案外借 制发档案复制本 制发档案证明 提供咨询服务 印发目录 档案展览）4获取档案5提供档案
档案参考材料:编写程序:1确定档案参考资料的种类（大事记 组织沿革 统计数字汇集 会议简介 科技成果简介 企业年鉴 企业史志）2收集档案材料3进行编写
电子档案:特点:1非人工可识读性2对电子技术和设备的依赖性3信息的可变性4信息与载体的可分离性5信息的可供性6多种信息载体的集成性 电子档案管理的要求:真实性 完整性 可读性。
电子档案管理的工作程序:1.电子档案的收集积累2-归档3-保管4-利用：（电子阅览室阅览, 复制, 出借, 在线利用）
注意事项:1可采用双套制归档2归档时要进行技术鉴定3维护电子档案信息的安全
关于录像答题技巧：
一般：（1）看秘书的着装，看是否着职业装（2）办公桌是否整洁、信函要分类放置（3）在打电话时，注意：①电话要在铃响三声内接电话②要用礼貌用语，如您好等③上班时间不得占用电话聊天（4）保密：①不能对好朋友泄密②不能为了炫耀，泄密③不能因为老板吵你，赌气泄密
关于商务活动中的签字仪式：迎客:秘书在大门口迎接，领导在会议室等待迎接；客人应坐在右边；签字厅应整洁干净；签字桌应为长桌，桌布应为绿色；实现应准备好签字用具：如合同文本、签字笔、吸墨器等；桌上要摆放双方国旗；入座座位，助签人应在主签人的后面；其他随从人员的位置要注意；合同第一次交换由助签人完成，第二次交换由签字人完成；到最后要照相留念，注意站的位置；共饮香槟酒互相庆祝；最后谈话要注意：不谈政治、宗教；不问婚否；身子预言：注意OK 在不同国家的意思不同。
关于宴请:注意：场地的选择；点菜时要注意对方有无忌口；迎客的方式；入座的顺序; 关于在宴请的过程中出现的一些聊天注意事项；可能涉及到招标书的准备工作和投标，注意其日期；秘书要为上司准备好信息资料；电话保密工作；会议通知包括哪些内容；管理上司日志时，若上司日志发生变化，则应当先调整上司日志，再调整自己的日志，然后提醒上司日志已变化，最后通知对方，并致歉. 有关商务旅行：（秘书与领导一起出行，可能还有其他人员）注意：做好出行前的准备，拟定出访方案:包括意图和目的，出访时间、地点和路线，费用情况和简单要求等。准备好后要想上司汇报。召开全体出访人员预备会，给上司提醒。 有关沟通：可能员工家属来闹事 注意：秘书有无做到换位思考；耐心倾听；秘书有无做到日常接待，如倒水等；如果对方着急，秘书不可以急，应该有耐心；秘书在接待过程中要注意保密工作；与对方说话时，不能出现有“让我告诉你„„的电话和地址”，即在未经领导的授权下，不能说出领导的电话和地址。对方提出一些要求，秘书要向上级请示；若上级正在开会或接待他人，秘书不能直接进去向领导说，而应写成便条形式，把领导叫出来汇报。领导在未吱声的情况下，秘书不应该说出该如何如何决定。
会议筹备方案的拟订
内容：1确定会议的主题和议题2名称3议程4时间和地点5所需的设备和工具6会议文件的范围以及文印或复制工作7与会代表的组成8经费预算9住宿和餐饮安排10会议的筹备机构与人员分工。 作用：确保会议的周密组织、服务质量和沟通协调到位、确保领导的意图得以贯彻执行。
电话会议 （适用于规模不大办公地点相对集中的企业） 交流信息的特点 1方便灵活准备时间短恢复迅速是电子通信会议中花费最少的，更能激发创造性思维容易修正自己的特点2缺少身体语言，难以进行互动交流缺少文本难以传递大量细节信息3为了提高电话会议的效率可搭配使用其他通信方式4适用于分公司不远规模不大的企业
电话会议信息工作要求 1准确发出开会信息，说明是否设分会场 强调准时到会2认真发放会议书面信息材料3合理安排会场信息传输设备4按时接通电话5互相通报出席情况6做好会议记录
视频会议 特点1实现了声音图像同时传送 打破了空间的限制2节省时间费用3交流效果好4局限初始准备时间较长投入成本高没用面对面的互动效果交流不够深入广泛 要求1发出开会信息2分发文件信息资料3布置会场4设置于检查会场信息传输设备5做好会议信息准备6采用先集中后分散的形式7汇总情况信息
※组织视频会议的方法1视频会议的会场2 做好会场布置工作 配备和检查设备3设备维护4为减少租用通信线路的时间5 节约费用
远程会议筹备方案特点 1远程会议具有节省时间和金钱, 能与电话服务机构商定使用录音带做永久记录, 且交流更加直接, 简短的优点。
2远程会议筹备方案拟定时, 应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务, 并提前一周与电信会议服务公司预约, 明确提出自己的要求, 并提前将下列内容告诉电信服务公司：（会议日期、会议起止时间、会议参加人数、与会者的电话号码、主持人姓名等。3会议程序、议程及其他材料必须提前寄给与会者，以便他们有时间准备会议讨论）4远程会议筹备方案中要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常摆放是否符合要求
会务机构分工的要求：会务机构分工主要指定会议组织部门和人员落实. 会务机构的各部门需明确各息的任务和要求. 具体要求:1要根据会议的规模和类型组织人员队伍2会务机构要分工明确、责任到人3加强协调，定期沟通
会议筹备方案的制定程序1组建会议筹备委员会 2分成筹备小组3形成筹备方案 4领导审核方案
检查会务筹备情况检查内容：会议准备是否充分、会议期间能否排除各种干扰、环境条件与用品准备、文件材料的准备情况、会场布置情况的检查、会议保卫工作检查以及其他。
方法 1听取会议筹备人员的汇报（听取汇报的领导加强前期调查；对汇报材料的准备要侧重困难和问题；汇报时间正当；对薄弱环节及时调整加强）2会前现场检查:确保所有事项条理清晰；注意气味；树立入场登记台；佩戴徽章名牌；准备接待休息室. 检查结果的形式:书面. 口头. 协调会
检查会议筹备情况的工作程序:开会检查的程序1会议筹备机构对会议准备情况进行自我检查 2会议领导小组确定汇报会的时间和地点并发出协调会通知 3召开协调会并在会上现场解决问题 4汇报会后对检查中发现的问题予以催办和落实. 现场检查的程序1指定现场检查的路线和确定现场检查的重点并通知有关筹
备部门2制作检查单，以便记录和汇总3按照既定的检查重点逐一现场核对并明确记录4对未达要求的整理出整改和修订意见并予以纠正
※新闻发布会的注意事项1确定新闻主题，选择发布良机2挑选媒介单位、落实宴请范围3确定会议主持人，精选发人4处理好应回避的问题制定各种应变措施 ※庆典活动组织工作重点1. 前期调查研究 2.精心策划准备3. 选择最佳时机4. 邀请嘉宾光临5编排活动程序6 安排其他活动7善后工作处理
对检查所发现问题的纠正 1首先分析问题的性质和范围确定其对会议的质量的影响程度 2找出产生问题的原因寻找解决问题的方法3在人财物方面为纠正偏差做好相应准备4责任到人抓紧落实将纠正结果通报
会议文件审核内容与工作程序:内容：1审核会议文件的准确性和完整性2具体内容（审核会议文件与会议主题的关系，审核会议文件是否存在与国家和组织的方针、政策、法规相冲突的内容，审核会议内容是否经过调查研究、是否与实际相符，提交会议讨论的文件是否进行了会商，审核会议文件是否做到了中心突出、观点明确、条理分明、事实准确）
工作程序1起草该文件的秘书就内容进行自审 2主观秘书进行初审 3如内容涉及部门较多，要进行会审 4审核修改后主要领导或主管领导进行终审
与领导沟通有关会议事宜1原则：时间性原则、及时性原则、全面性原则。2方法:定期向领导提交书面报告；有会议负责人定期向领导口头汇报；领导亲自参加会议，其他途径3程序：明确会议目标：明确会议领导与各小组的任务；明确会议涉及范围；会议工作所要求的质量标准；会议要达到的阶段性目标；制定目标时留出意外情况时间；明确沟通会议有关事宜的方法和途径：确定沟通的时间地点与会人员；检查沟通所用各类文件资料；向领导汇报会议筹备情况和进展；听取领导指示；将记录送给领导。 注意事项 1对领导的指示和双方讨论的结果尽快落实部署2坚持与会议主管领导保持定期沟通并将落实情况及时向领导反馈3在会前会中会后不同时期沟通中要突出各自的重点
会议应急方案的内容
1. 会议中可能出现的问题：人员问题 场地 设备 资料 健康与安全 与会者情绪 与会者返程 行为 2. 明确问题出现时负责解决的会议工作人员 3. 处理会议突发事件的方法：同上
会议应急方案的工作程序：1预测情况 2准备应对备选方案3讨论会议紧急情况 4确定会议应急方案 注意事项：住宿安排要妥善、餐饮服务要周到、医疗卫生工作要有备无患、交通保障应落实到位、会议通讯服务力求标准稳定可靠迅速、娱乐生活要丰富多彩、会议值班要制度健全，人员要坚守岗位
提示会议按计划进行：原则：认真倾听，最少限度打断谈话；树立自信心，确信自己能对任何冲突产生积极影响；消除交流障碍；强调问题；使用精湛的人际交流技巧。工作程序1了解议题和议程2准时宣布开会3有效引导议题 （会议开始前明确开始和结束的时间保证及时开会散会；议题开始前，规定讨论范围并保证平等发言；议题结束后简单总结并宣布结束。）
会议经费的监督方法：报告和会议、授权与自我控制、质量、损益平衡表、比率分析、审核时要逐项细审。 会议经费使用的程序:1申请经费2主管领导审批3财务部审批4财务人员提取现金或填写支票5经费支出6审核会议经费支出 处理会中突发事件1类型：人员问题，健康与安全，处理行为2程序：对会议中出现的突发事件及时向领导报告；启动会议应急方案的各项措施；调动会议有关人员及时进行补救和处理；必要时向公共应急机构请求支援；处理好突发事件的
善后工作 3注意事项：1责任分工：综合管理，统筹安排；增强责任意识；加强岗位责任制。2突发事件与规章制度：应急方案的定期检查制度；突发事件的第一时间报告制度；各种应急设施的检查维护制度；值班工作责任到人制度
会议总结工作 1目的 目标实现情况 小组执行情况 总结经验教训 奖惩人员解决遗留问题 2内容：会议名称、时间、地点、规模、与会代表人数、主要议题, 参加会议的上级领导人, 会议的主持者, 领导报告或讲话的要点, 对会议的基本评价和贯彻要求, 会议的决议情况及今后的工作任务布置等。3程序：对会议征询意见，拟就工作总结稿 ；向领导报告会议结论；总结定稿；印发；归档；组织全体工作人员进行总结4方法：座谈会 表彰会 书面总结
※中型以上的会议结束后，大会秘书处要组织全体工作人员进行总结，如有的领导有具体要求，就需要在开号总结会的基础上写出书面的会务工作总结，并交有关领导审阅后作为大会的文件材料连同会议记录会议简报会议文件等一并作为完整的卷宗归入档案，对于重要的会议秘书可以在会议结束前印发一份问卷或会议组织评估表，以对会议的成效进行打分，所涉及的方面包括明确的会议目的完成任务会场以及时间的安排等内容要求会议工作总结要依据岗位责任制和工作任务的内容逐条检查；切实回顾和检查会议工作中好的方面和存在的问题；有理有据，实事求是；会议的总结赢一分为二，激励为主。
会议评估工作内容：1构成有效会议的要素（目标清晰，适当时间地点形式，紧凑的议程，准确的信息传递，周密的前期准备合理内容安排）2影响会议效率的主要因素（会议必要性；会议前期准备工作的质量；会议责任分工；会议的多，长，大，高，支出超标、浪费惊人，准备不充分质量不高，组织不当。3会议评估标准：目标（是否达成，主持人的准备，发言者发言是否引起共鸣，会议形式地点是否合适，资料是否及时），会议时间评估，与会人员参与会议的状态和收获，会议服务评估，会议实际费用、成本支出、再度召开时继续推进与维持的事项。
会议评估工作程序：分析影响会议效果的因素、设计会议效果评估表、汇总评估结果。 注意事项：避免欠缺会议记录，落实不力，得失进行总结，不解散已完成任务的工作组；与会人员对会议不满。 高效率会议的决定因素：会议要开的短；安排较多的活动使会议获最大价值；特别注意选择地点；对与会人员名单要精益求精；请公关公司筹办时应多看多问；对某会议承办公司的工作感到满意时可考虑长期合作；讨价还价。
涉外接待原则：不卑不亢、依法办事、内外有别、尊重个人、女士优先、入乡随俗。礼宾次序:1国家地区名称的拉丁字母2具体身份职务高低3抵达时间4告知东道主自己决定到访的具体时间5不排列
礼宾次序确定步骤1确定礼宾次序方案2提前通知有关各方3按礼宾次序排列座次、名次、出场次序
涉外迎送仪式要求：1发出邀请2准备工作：清楚来访者的基本情况；外宾饮食爱好宗教禁忌等；拟定访问日程；安排食宿3善始善终
着装要求：穿正装
安排涉外迎送工作程序 1确定迎候人员2准备迎宾的物品3见面讲究礼节4送行前的拜访5安排送行仪式
安排涉外会谈的要求:充分了解双方情况；准备工作要落实到位；会谈会见要做好记录，问题要落实. 拜访要求：拜访前线电话联系；到达宾馆大厅通知对方；初次见面可不送礼物。
会见会谈工作程序：1约定2通知对方有关事项3准备工作：背景资料，会见场所布置，人员安排4迎接客人5会见会谈6送别客人
涉外宴请的原则：宴请环境要雅致安静，点菜注意个人饮食习惯或因宗教信仰而来的忌讳，菜肴要有地方特色，参加宴请的人要讲究个人卫生、衣装干净得体、女士要化妆、不穿白天的工作装
选择礼品的注意事项: 1与受礼者的关系2明确送礼的原因3了解受礼者的特点4经济方面的限定
办公模式发生变化的原因:1办公场地的费用过高，企业都想方设法压缩办公室的面积，让最小的面积创造最高的利益2城市中日益严重的交通拥挤问题和上班的高峰时段的困难，使人们在工作模式上重新安排3高科技的发展，尤其是通信技术的改变，使人们的联络更加方便，不在办公场所也能相互沟通4企业自身的发展更加需求灵活地聘用人力资源，如一些短期项目就不需聘用长期的正式员工5企业间竞争的加剧，使得企业不断压缩工资费、管理费、旅差费等人工成本6一些企业的组织结构进行了改变，需要用人制度相应改变7在宽松的社会环境中，人们希望最大限度地发挥自己的才干，多做工作，也需要不同企业实施多种模式的工作方式
不同办公模式的特点
1在家办公:优:节省办公室空间和资金, 节省花费的时间, 更灵活的管理自己的时间, 减少交通的拥挤, 污染和费用. 缺:需计算机和电话以保持联系, 有的缺乏适宜的办公环境, 增加了组织监督. 管理和控制工作人员工作的难度, 同事之间交流减少, 减少了与专业人员及社会的联系2弹性时间:优:时间灵活, 更好的安排工作时间, 提高效率. 缺：难监督员工3远程工作. 优：减少总部办公空间的开销, 工作时间更灵活. 缺：加大了对员工监督和控制的难度4虚拟办公. 优：减少工作空间和办公用品的耗费, 信息能够存储、归档和通过计算机网络发送. 缺：难以控制任务和信息的质量, 难于管制网络以及信息的安全保密5兼职工作:优:兼职人员可控制自己的工作时间和多份工作, 充分发挥自己的专长. 缺:控制和监督员工较难, 难以控制工作量及报酬6定期合同制. 优:能灵活聘到优秀人员, 这些人工作有动力, 效率高. 缺:难以控制员工对企业的忠诚, 缺乏工作保障7交替工作:优:能激励工作人员. 缺:交接不当，会出现工作混乱8临时办公桌. 优:节省资金也节省员工的时间. 缺:员工缺乏归属感, 不能得到充足的信息, 降低工作效率, 也难于被管理。
选择办公模式的工作程序1深入调查现有办公模式所面临的问题2根据调查结果确定相应的新型办公模式3根据新的模式要求制定管理监督的标准和责权利相结合的分配制度4先在部分部门实行取得经验, 逐步推广新模式 5不断根据本企业特点完善新模式, 评估启用新模式的得失
办公室布局：开放, 封闭式 作用:形成有效率的工作流程；有利于员工工作分配；有利于工作顺利完成
设计办公室的工作程序1分析不同部门业务特点对于办公条件的要求:面积、空间大小, 人员流通的频率, 声音对办公效率的影响, 需要设备及家具量的多少2设计平面图:指定专人或委托他人设计平面图, 并证询各使用部门的意见, 根据意见修改设计, 完善办公室的功能3选择办公家具、设施和装饰:当办公室空间已经分配和分开时, 办公区必须布置家居、安装设备和进行装饰4注意采光、温度和通风 改进办公室日常事务工作程序: 定义→评价→分析→改进→实施:
1定义一个需要加以分析和改进的流程2评价确定衡量流程的关键指标并对该流程进行评价3分析寻找所存在问题和差距的原因4改进根据以上分析提出可行的
改进方案5实施改进方案 6建议使用改进日常办公事务工作流程 注意项：1工作流程应不受组织性质或功能性结构的束缚，工作在其进行之处就地完成不扩展至整个组织2流程应由职权明确的专人来负责3流程要与其他流程以及客户需求适当结合4各项流程既相互独立又在整体上严密不漏避免了重复工作及不必要的协调工作5流程本身要有不断改善的空间和弹性6复检次数越少越理想 处理突发事件的原则.1快速反应，控制事态发展2以人为本，保护公众利益3公开透明，真诚面对公众4重塑形象，置之死地而后生
突发事件的报告和记录的必要性及其两表内容 必要性：1作为事故处理的一依据2作为安全教育的案例资料3便于应对各种赔偿案件 内容《事故情况记录表》:事故日期; 事故地点; 事故涉及的人员; 事故的证人; 事故过程的概述; 填写事故记录薄的人员签名. 《工作情况报告表》:完成表格人员的姓名、身份; 事故涉及人员的姓名、出生日期、住址、职务; 发生事故的日期、地点; 事故的细节及对事故的看法; 进行的急救行动和医疗处理的情况, 包括由谁进行; 必要时还要记录事故证人的姓名和职务; 填写表格的人员签名和日期
突发事件的预防应对措施1以书面形式确定的紧急情况处理程序, 其中详细地记录出现火灾、人员受伤、突发疾病或发生炸弹威胁等恐怖活动时具体处理程序2用上述紧急情况处理程序培训所有工作人员, 如健康、安全培训、急救培训、保安人员的特殊培训3张贴显示有关的紧急程序, 在可利用的地方显示相应得布告, 让所有人员了解有情况发生该如何疏散和急救员的姓名4实行紧急情况模拟演练, 如定期进行消防演习或疏散演习来测试编写的程序是否合适, 并指导员工的应对行动5明确各级管理人员在紧急情况下所负的任务和职责, 一旦有情况, 由他们担当处理6保证配备相关的设备和资源以随时处理紧急情况, 如有报警装置、灭火器、急救包等7保证定期检查和更新设备，如灭火器、急救包、报警装置的定期检查和维护
突发事件的应对措施：1准备清楚的书面紧急情况处理程序2用这些紧急情况处理程序培训所有人员3在可利用的地方清楚地显示有关紧急程序4实行紧急情况模拟演练来测试编写的程序5明确员工在紧急情况下的职责6保证工作场所受过紧急情况处理培训的人员7保证配备相关的设备和资源以随时处理情况8保证定期检查和更新设备 处理突发事件的工作流程：及早发现马上报告并保护好现场；查找问题的原因；成立临时指挥中心；控制源头釜底抽薪；召开新闻发布会。
※安全检查 内容1. 对可预见的自然灾害作好科学预测分析及时及早预报 2. 对可能发生的人为事故要多渠道深入了解有关信息，掌握动向 3. 对以前发生的事件进行总结，制定防范措施。4. 对预测的突发事件制定应急方案 5. 将应急方案或应急程序公示于醒目位置 6. 进行对突发事件的培训和演练，掌握必要的知识与技能7. 配备相关设备和资源8. 定期检查维护更新设备和资源，使之处于良好备用状态。
督查工作的内容:1上级领导和本单位上司批示进行督查的事项2上级直属单位的重要工作部署与重要会议精神的贯彻落实情况3本单位的中心工作、重要会议及文件决定事项的贯彻落实情况4新闻媒体和重要客户对本单位的批评、建议的答复与处理情况5人大代表、政协委员以及职代会、股东会的议案、提案和建议的办理情况6下级单位请示事项的答复与办理情况，以及基层请求上级机关帮助解决问题的办理情况7秘书在日常工作中发现和了解到的、提议列入专项督查，并经上司批准的重要事项. 特点:复杂性，原则性，时限性和权威性
原则:实事求是，主动性，分层次落实，时效性，督查与帮办结合。方法:书面, 电话, 专项, 会议, 调研. 程序:交办, 立项, 登记, 办结回告, 审核, 立卷, 归档. 注意事项:查办、催办技巧:1与信息工作相结合2与调查研究相结合3坚持归口办理, 分级负责4坚持结报反馈制度. 督查工作注意事项:实事求是、授权督查、办实事、谦虚谨慎
※办公室工作计划: 作用 1指明办公室工作所起的作用及所处的地位2. 指明组织为实现自己的目标而确定的主攻位置，所拥有的人、物、财力部署的根据3. 指明组织的活动方针和范围保证行动目标一致4指明事务顺序先后安排5是一种主要控制手段和数量化财政计划
制定工作计划的方法1根据组织确定的工作目标和期限要求, 一项项列出本团队要完成的所有任务. 可以使用专门制作好的人物表格, 将要做的工作内容列出, 也可以将工作任务逐项写下2区别重要的任务和紧急的任务, 通常按ABCD 法则, 先做重而急的任务, 再做重而不急的任务, 后做急而不重的工作, 安排好工作的优先次序3按照工作的轻重缓急和逻辑顺序用数字编号标记出任务完成时间的前后顺序, 对需要花时间的工作留出充足的时间量4列出完成每一项任务所需的资源和相关信息, 包括人力、物力、财力等5明确完成每一项任务的各个阶段指标和估算的时间要求6指明每一项任务的负责部门或承担人以及负责人7从最终完成的时间期限向前推算各阶段工作应在何时完成, 确定后, 逐项将其填入计划表中8明确工作进展的情况和出现的问题向谁报告, 何时报告, 确保计划的顺利实施9明确工作进展的情况的质量如何监督和管理
计划内容与要求1每一项任务的具体目标2每一项任务的数量要求和质量要求3每一项任务所需的资源4每一项任务所分配的负责部门或承担人以及负责人5在计划的文件中还写明如何监督工作进展和质量
制定计划与实施计划注意问题：实事求是, 善于授权明确分工定期检查所需资源是否满足, 及时与同事沟通进展问题, 在实施计划中应监控发现问题及时应变 制定工作计划的程序:估量机会, 确定目标, 确定计划工作的前提条件, 拟定可行方案评价备选方案, 选择方案, 拟定分计划, 编制预算
注意事项:所有的子计划、部门计划、派生计划必须与组织的总目标一致, 有助于组织总目标实现; 短期计划要与长期计划相结合, 短期要有助于长期
确定承办期限的工作程序: 1调查本单位或组织在行政管理工作方面有哪些行为需要做出时限规定2时间期限适宜标准3确定统一任务不同的承办周期4确定统一紧急情况下不同承办周期
办公室工作评估：意义：提高了管理工作的效率; 明确了组织机构的建制; 促进了员工承担责任; 有助于进行控制和监督工作 要求：组织或团队的目标具有多样性但不可过多；各部门之间相互支持. 办公室工作评估工作程序: 1对办公室工作进行目标管理:建立一套完整的目标体系; 确定目标; 组织实施; 检查评估2对办公室工作进行量化管理3对办公室工作进行评估:数量目标和质量目标评估
获得办公用品及设备使用权的方式及其优缺点:
1购买:优点:设备归购买者所有. 使用方便. 缺点:一次付款费用较高. 过了保修期后需额外支出维修及护理费用. 设备还可能很快过时
2租用:优:最初投入费用低, 并可以由不断获得的利润进行补偿. 一般租用协议都包括维护和修理的费用. 便于更新换代. 缺:租期较长时支出费用较多甚至超过购买的费用. 提前终止合同违约金将会很高
政府采购的主要方式：
公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源等
办公室用品与设备采购的工作程序：1提出购买申请2审批、落实经费3招标、选择供应商4签订供货合同5货物入库6支付货款
采购预算方案制定的原则：真实性原则、重点性原则、目标相关原则、经济合理性原则。
编制采购预算的工作程序：1确定预算的核算基数2进行市场调研3确定采购产品的种类及型号价格4编写预算方案（：进行科学的可行性论证 提出效益目标、技术标准、动用的公共资源、支出标准和测算依据）5征求意见、完善方案。【注意事项：编制预算方案要实事求是；根据单位实际工作需要选配合适的产品；要购置的用品或设备必须是当前或与其所必需的并考虑与原有设备的匹配关系；事先安排好要购置的设备所放置的位置，要安全可靠且有利于工作流程的进行；慎重选择供应商，对不同的供应商要在各个方面进行认真的比较；预算方案的编制要注意征求各方面的意见，方案应切实可行。】
调配办公资源的工作程序: 1了解本单位所有办公资源的基本情况，包括名称、放置的地点、功能情况等2对单位所有办公资源进行分类，对不同资源进行分类管理3对办公资源建档，记录应用情况(设备的购买信息, 保修信息, 维护合同, 操作指南, 基本信息, 所有设备情况列表, 日志记录和故障登记)4定期进行数据分析 注意事项：必须对单位所有的办公资源进行建档, 能迅速找到需要的资源; 要注意及时更新记录能真实的反映目前的实际使用状况; 注意按规定清退办公用品; 办公用品的领用更换要依照相关规定执行, 特殊情况要有书面报告；公司员工的流动影响着办公资源的调配与利用, 应随时掌握员工的变化信息
正确选择办公设备和易耗品供应商考虑的因素:价格和费用 质量和交货 服务和位置 安全和可靠性
※申请费用以及报销结算的步骤是:1申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，详细说明需要经费的人员、时间、用途、金额等情况，并亲自签字。2该报告或该表必须经过组织确定的授权人审核同意，并签字批准。3一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门，领取支票或现金借款；一种情况是先由申请人垫付，完成商务工作。4在进行商务工作中, 无论是使用支票, 还是使用现金, 都要向对方索取相应的发票, 其内容中填写的时间、项目、费用等应与使用者实际用途相符。5商务工作结束，申请人应将发票附在“出差报销单”后面，并亲自签字提交出纳部门，由出纳部门把先前领取的现金数额和支出情况进行结算。如果是先由申请人垫付的，在提交票据和“报销凭单”后，方可返还现金。
信息开发:主要形式：一次信息开发:剪报, 信息资料册, 二次:索引, 目录, 编制文摘, 三次:简讯, 调查报告, 档案参考材料 工作程序:1确定主题2分析信息材料3选择信息开发方法4选择开发信息的形式5形成信息产品
信息开发的要求:注重调查研究, 通过各种渠道全面及时获取信息, 充分利用信息网络开发系统, 运用信息开发技巧, 加强对信息的加工、综合分析、提炼和概括, 开发出有特色、利用价值大、可信度高的信息.
信息编写的类型:动态 建议 经验 问题 预测型
信息利用:特点:周期性 经常性 广泛性 实效性
要求:1遵守信息法规2维护信息安全3最大限度地满足信息需求4注意对日常信息的积累
工作程序:1熟悉信息的内容2确定利用需求确定服务途径(信息检索服务, 信息加
工服务, 定题查询服务 信息咨询服务, 网络信息服务)3获取信息4提供信息
信息利用的意义：有利与实现信息的价值，促进管理水平提高；有利于信息的增值和信息资源共享；有利于提高决策的成功率。
信息反馈:形式:正反 纵向横向 前后. 要求:要准确真实, 尽量缩短信息反馈时间, 要广泛全面, 多信源、多通道反映
工作程序：1明确目标2选择信息反馈的方法（系列型反馈, 广角型-, 连续型-）3获取反馈信息4加工分析-5传递-6利用-
文书拟写
通告:标题+正文（发文缘由+通告事项+尾语）+落款+成文日期
通报:标题+主送机关+正文[发文缘由+通报事项+分析+（决定）+号召要求]（+附件）+落款+成文日期 类型:表彰 批评 传达通报
决定:标题+主送机关+正文（发文缘由+决定事项+要求）+（+附件）落款+成文日期
请批批答函:标题+主送机关+正文（发文缘由+函事项+尾语）+落款+成文日期 计划:标题+正文（前言+主体+结尾）+尾部
总结:标题+正文（前言+主体+结尾）+尾部
注意事项:1树立正确的指导思想2坚持实事求是3总结出规律性的东西4分清主次、突出重点5语言简明、准确
述职报告:标题+称谓+正文（开头+主体+结尾）+落款+成文日期 注意：事实求是; 突出特点; 语言简洁
讲话稿:开头+主体+结尾
特点:1.内容针对性强2. 语言评议通俗3. 交流具有互动性
市场调查报告:标题+前言+正文(情况部分+预测部分+建议部分)+尾部 特点：
1. 针对性2. 真实性3. 典型性4. 时效性
招标书:标题+正文（前言+主体+结尾）+尾部 特点:明确性、竞争性、具体性、规范性
投标书:标题+正文（送达单位+引言+主体+ 结尾）+尾部 注意事项:1. 明确招标要求2. 实事求是, 不可弄虚作假3. 语言简洁, 语气谦和.
文书审核: 要求:1审核中发现的问题必须逐一纠正2一般性问题可以直接修改
3需做较大的改动、可附上具体修改日期，退回拟稿人或承办部门共同协商 工作程序:1明确审核范围2确定是否需要行文3审核文书的内容4检查文字内容5检查文件体式6检查文书在处理程序上是否妥善完备
文书拟办:要求:1熟悉有关政策和规定2熟悉本单位各部门的负责范围及业务情况3熟悉办文程序和有关规定4拟办意见要符合政策规定和实际情况5拟办意见力求准确、及时、简洁.
工作程序:1.明确拟办范围2. 阅读文书内容3. 提出拟办意见
文书承办:要求:1认真领会拟办、批办意见2文书的承办要区分轻重缓急3来文内容涉及以前的收文, 要杳找或调阅有关文件作为承办复文的参考4对于已经承办和处理完毕的文书，应及时清理, 并将有关情况及时说明5要将办理完毕的文书与待办的文书分别保存. 工作程序:1.了解文书内容2. 研究批办意见3. 进行具体办理
文书催办：要求：1催办中发现问题要及时汇报2填写催办记录单
工作程序:1确定催办的范围2确定催办方法(电话, 发函, 登门, 约请承办部门来人
汇报)3进行催办 注意:对领导特别关注的、紧急文书进行重点催办
档案利用:要求:1依法开展利用工作2主动、及时开展利用工作3不断完善档案服务方式和手段4掌握本单位近期的重点工作、重大活动，据此开展档案利用 工作程序:1熟悉库藏2分析利用需求3选择利用方式：（阅览室提供利用 档案外借 制发档案复制本 制发档案证明 提供咨询服务 印发目录 档案展览）4获取档案5提供档案
档案参考材料:编写程序:1确定档案参考资料的种类（大事记 组织沿革 统计数字汇集 会议简介 科技成果简介 企业年鉴 企业史志）2收集档案材料3进行编写
电子档案:特点:1非人工可识读性2对电子技术和设备的依赖性3信息的可变性4信息与载体的可分离性5信息的可供性6多种信息载体的集成性 电子档案管理的要求:真实性 完整性 可读性。
电子档案管理的工作程序:1.电子档案的收集积累2-归档3-保管4-利用：（电子阅览室阅览, 复制, 出借, 在线利用）
注意事项:1可采用双套制归档2归档时要进行技术鉴定3维护电子档案信息的安全
关于录像答题技巧：
一般：（1）看秘书的着装，看是否着职业装（2）办公桌是否整洁、信函要分类放置（3）在打电话时，注意：①电话要在铃响三声内接电话②要用礼貌用语，如您好等③上班时间不得占用电话聊天（4）保密：①不能对好朋友泄密②不能为了炫耀，泄密③不能因为老板吵你，赌气泄密
关于商务活动中的签字仪式：迎客:秘书在大门口迎接，领导在会议室等待迎接；客人应坐在右边；签字厅应整洁干净；签字桌应为长桌，桌布应为绿色；实现应准备好签字用具：如合同文本、签字笔、吸墨器等；桌上要摆放双方国旗；入座座位，助签人应在主签人的后面；其他随从人员的位置要注意；合同第一次交换由助签人完成，第二次交换由签字人完成；到最后要照相留念，注意站的位置；共饮香槟酒互相庆祝；最后谈话要注意：不谈政治、宗教；不问婚否；身子预言：注意OK 在不同国家的意思不同。
关于宴请:注意：场地的选择；点菜时要注意对方有无忌口；迎客的方式；入座的顺序; 关于在宴请的过程中出现的一些聊天注意事项；可能涉及到招标书的准备工作和投标，注意其日期；秘书要为上司准备好信息资料；电话保密工作；会议通知包括哪些内容；管理上司日志时，若上司日志发生变化，则应当先调整上司日志，再调整自己的日志，然后提醒上司日志已变化，最后通知对方，并致歉. 有关商务旅行：（秘书与领导一起出行，可能还有其他人员）注意：做好出行前的准备，拟定出访方案:包括意图和目的，出访时间、地点和路线，费用情况和简单要求等。准备好后要想上司汇报。召开全体出访人员预备会，给上司提醒。 有关沟通：可能员工家属来闹事 注意：秘书有无做到换位思考；耐心倾听；秘书有无做到日常接待，如倒水等；如果对方着急，秘书不可以急，应该有耐心；秘书在接待过程中要注意保密工作；与对方说话时，不能出现有“让我告诉你„„的电话和地址”，即在未经领导的授权下，不能说出领导的电话和地址。对方提出一些要求，秘书要向上级请示；若上级正在开会或接待他人，秘书不能直接进去向领导说，而应写成便条形式，把领导叫出来汇报。领导在未吱声的情况下，秘书不应该说出该如何如何决定。