第一章会计电算化概述
1．会计电算化有狭义和广义之分。狭义的会计电算化是指以电子计算机为主体的电子信息技术在会计工作中的应用；广义的会计电算化是指与实现电算化有关的所有工作，包括会计软件的开发应用及其软件市场的培育、会计电算化人才的培训、会计电算化的宏观规划和管理、会计电算化制度建设等。
2．会计信息化是指企业利用计算机、网络通信等现代信息技术手段开展会计核算，以及利用上述技术手段将会计核算与其他经营管理活动有机结合的过程。
相对于会计电算化而言，会计信息化是一次质的飞跃。计算机网络和现代通信为主的信息技术的广泛应用，推动建立了计算机技术与会计高度融合的、开放的现代会计信息系统。
会计信息已经成为一种重要的管理信息资源。现代信息技术手段能够实时便捷地获取、加工、传递、存储和应用会计信息，为企业经营管理、控制决策和经济运行提供充足、实时、全方位的信息。
3．会计软件是专门用于会计核算、财务管理的计算机软件、软件系统及其功能模块，包括一组指挥计算机进行会计核算与管理工作的程序、存储数据以及有关资料。例如，会计软件中的账务处理模块，不仅包括指挥计算机进行账务处理的程序、基本数据(会计科目、凭证等) ，而且包括软件使用手册等有关技术资料，用以指导使用人员进行账务处理操作。
会计软件通常具有以下主要功能：
(1)为会计核算、财务管理直接提供数据输入。
(2)生成凭证、账簿、报表等会计资料。 (3)对会计资料进行转换、输出、分析、利用。
4．会计信息系统(Accounting Information System，AIS) ，是指利用信息技术对会计数据进行采集、存储和处理，完成会计核算任务，并提供会计管理、分析与决策相关会计信息的系统，其实质是将会计数据转化为会计信息的系统，是企业管理信息系统的一个重要子系统。会计信息系统根据信息技术的影响程度可划分为手工会计信息系统、传统自动化会计信息系统、现代会计信息系统；根据其功能和管理层次的高低，可以分为会计核算系统、会计管理系统和会计决策支持系统。
5．ERP(Enterprise Resource Planning的简称，译为“企业资源计划”) ，是指利用信息技术，一方面将企业内部所有资源整合在一起，对开发设计、采购、生产、成本、库存、分销、运输、财务、人力资源、品质管理进行科学规划；另一方面将企业与其外部的供应商、客户等市场要素有机结合，实现对企业的物资资源(物流) 、人力资源(人流) 、财务资源(财流) 和信息资源(信息流) 等资源进行一体化管理(即“四流一体化”或“四流合一”) ，其核心思想是供应链管理，强调对整个供应链的有效管理，提高企业配置和使用资源的效率。
ERP 系统通过利用计算机和网络等现代技术，实现了企业内部甚至企业间的业务集成，在实现高效、实时地共享企业事务处理系统间数据和资源的同时，实现应用间的协同工作，并将一个个孤立的应用集成起来，形成一个协调的企业信息和管理系统。在功能层次上，ERP 除了最核心的财务、分销和生产管理等管理功能以外，还集成了人力资源、质量管理、决策支持等企业其他管理功能。会计信息系统已经成为ERP 系统的一个子系统。 6．XBRL 以互联网和跨平台操作为基础，专门用于财务报告编制、披露和使用，用于非结构化数据尤其是财务信息的集成、交换和最大化利用，通过对数据统一进行特定的识别和分类，使数据能够直接为使用者或其他软件所读取和进一步处理，实现数据的一次录入、多次使用和信息共享的效果。
XBRL 的主要作用在于将财务和商业数据电子化，促进了财务和商业信息的显示、分析和传递。XBRL 通过定义统一的数据格式标准，规定了企业报告信息的表达方法。会计信息生产者和使用者可以通过XBRL ，在互联网上有效处理各种信息，并且迅速将信息转化成各种形式的文件。
企业应用XBRL 的优势主要有：
(1)能够提供更精确的财务报告与更具可信度和相关性的信息；
(2)能够降低数据采集成本，提高数据流转及交换效率；
(3)能够帮助数据使用者更快捷方便地调用、读取和分析数据；
(4)能够使财务数据具有更广泛的可比性；
(5)能够增加资料在未来的可读性与可维护性； (6)能够适应变化的会计准则制度的要求。
我国的XBRL 发展始于证券领域。
7．会计电算化具有以下特征：
(1)人机结合。在会计电算化方式下，会计人员填制电子会计凭证并审核后，执行“记账”功能，计算机将根据程序和指令在极短的时间内自动完成会计数据的分类、汇总、计算、传递及报告等工作。 (2)会计核算自动化、集中化。在会计电算化方式下，试算平衡、登记账簿等以往依靠人工完成的工作，都由计算机自动完成，大大减轻了会计人员的工作负担，提高了工作效率。计算机网络在会计电算化中的广泛应用，使得企业能将分散的数据统一汇总到会计软件中进行集中处理，既提高了数据汇总的速度，又增强了企业集中管控的能力。
(3)数据处理及时准确。利用计算机处理会计数据，可以在较短的时间内完成会计数据的分类、汇总、计算、传递和报告等工作。得益于计算机的运算优势，使会计处理流程更为简便，核算结果更为精确。此外，在会计电算化方式下，会计软件运用适当的处理程序和逻辑控制，能够避免在手工会计处理方式下出现的一些错误。
(4)内部控制多样化。在会计电算化方式下，与会计工作相关的内部控制制度也将发生明显的变化。内部控制由过去的纯粹人工控制发展成为人工与计算机相结合的控制形式，一部分控制措施融入会计信息系统，使得会计电算化环境下人工控制和软件控制并存，内部控制的内容更加丰富，范围更加广泛，要求更加严格，实施更加有效。
8．企业配备会计软件的方式主要有购买、定制开发、购买与开发相结合等方式。 其中，定制开发包括企业自行开发、委托外部单位开发、企业与外部单位联合开发三种具体开发方式。
(1)通用会计软件是指软件公司为会计工作而专门设计开发，并以产品形式投入市场的应用软件。企业作为用户，付款购买即可获得软件的使用、维护、升级以及人员培训等服务。 (2)自行开发是指企业自行组织人员进行会计软件开发。 采用这种方式的优点主要有：①企业能够在充分考虑自身生产经营特点和管理要求的基础上，设计最有针对性和适用性的会计软件，避免了通用软件在功能上与企业需求不能完全匹配的不足；②会计软件在出现问题或需要改进时，由于企业内部员工对系统充分了解，企业能够快速反应，及时高效地纠错和调整，保证系统使用的流畅性。 (3)企业与外部单位联合开发是指企业联合外部单位进行软件开发，由本单位财务部门和网络信息部门进行系统分析，外单位负责系统设计和程序开发工作，开发完成后，对系统的重大修改由网络信息部门负责，日常维护工作由财务部门负责。
采用这种方式的优点主要有：①开发工作既考虑了企业的自身需求，又利用了外单位的软件开发力量，开发的系统质量较高；②企业内部人员参与开发，对系统的结构和流程较熟悉，有利于企业日后进行系统维护和升级。
采用这种方式的缺点主要有：①软件开发工作需要外部技术人员与内部技术人员、会计人员充分沟通，系统开发的周期较长；②企业支付给外单位的开发费用相对较高。
9．完整的会计软件的功能模块包括账务处理模块，固定资产管理模块，工资管理模块，应收、应付管理模块，成本管理模块，报表管理模块，存货核算模块，财务分析模块，预算管理模块，项目管理模块，其他管理模块。
10．会计软件是由各功能模块共同组成的有机整体，为实现相应功能，相关模块之间相互依赖，互通数据。
11．会计软件和服务的规范：
会计软件的界面应当使用中文并且提供对中文处理的支持，可以同时提供外国或者少数民族文字界面对照和处理支持。
会计软件应当提供符合国家统一会计准则制度的会计科目分类和编码功能。
会计软件应当提供不可逆的记账功能，确保对同类已记账凭证的连续编号，不得提供对已记账凭证的删除和插入功能，不得提供对已记账凭证日期、金额、科目和操作人的修改功能。 12．企业会计信息化的工作规范：
大型企业、企业集团开展会计信息化工作，应当注重整体规划，统一技术标准、编码规则
和系统参数，实现各系统的有机整合，消除信息孤岛。
企业应当促进会计信息系统与业务信息系统的一体化，通过业务的处理直接驱动会计记账，减少人工操作，提高业务数据与会计数据的一致性，实现企业内部信息资源共享。
企业会计信息系统数据服务器的部署应当符合国家有关规定。数据服务器部署在境外的，应当在境内保存会计资料备份，备份频率不得低于每月一次。境内备份的会计资料应当能够在境外服务器不能正常工作时，独立满足企业开展会计工作的需要以及外部会计监督的需要。
13．企业内部生成的会计凭证、账簿和辅助性会计资料，同时满足下列条件的，可以不输出纸面资料：
(1)所记载的事项属于本企业重复发生的日常业务；
(2)由企业信息系统自动生成；
(3)可及时在企业信息系统中以人类可读形式查询和输出；
(4)企业信息系统具有防止相关数据被篡改的有效机制；
(5)企业对相关数据建立了电子备份制度，能有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；
(6)企业对电子和纸面会计资料建立了完善的索引体系。
14．企业获得的需要外部单位或者个人证明的原始凭证和其他会计资料，同时满足下列条件的，可以不输出纸面资料： (1)会计资料附有外部单位或者个人的、符合《中华人民共和国电子签名法》的可靠的电子签名；
(2)电子签名经符合《中华人民共和国电子签名法》的第三方认证；
(3)所记载的事项属于本企业重复发生的日常业务； (4)可及时在企业信息系统中以人类可读形式查询和输出；
(5)企业对相关数据建立了电子备份制度，能有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；
(6)企业对电子和纸面会计资料建立了完善的索引体系。 15．会计信息化的监督管理：
(1)企业使用会计软件不符合《企业会计信息化工作规范》要求的，由财政部门责令限期改正。限期不改的，财政部门应当予以公示，并将有关情况通报同级相关部门或其派出机构。
(2)财政部采取组织同行评议，向用户企业征求意见等方式对软件供应商提供的会计软件遵循《规范》的情况进行检查。省、自治区、直辖市人民政府财政部门发现会计软件不符合《规范》的，应当将有关情况报财政部。
任何单位和个人发现会计软件不符合《规范》的，有权向所在地省、自治区、直辖市人民政府财政部门反映，财政部门应当根据反映开展调查，发现会计软件不符合《规范》的，应当将有关情况报财政部。 (3)软件供应商提供的会计软件不符合《规范》的，财政部可以约谈该供应商主要负责人，责令限期改正。限期内未改正的，由财政部予以公示，并将有关情况通报相关部门。
第二章会计软件的运行环境 16．硬件设备一般包括输入设备、处理设备、存储设备、输出设备和通信设备(网络电缆等) 。
17．计算机常见的输入设备有键盘、鼠标、光电自动扫描仪、条形码扫描仪(又称扫码器) 、二维码识读设备、POS 机、芯片读卡器、语音输入设备、手写输入设备等。
在会计软件中，键盘一般用来完成会计数据或相关信息的输入工作。各种数据、命令及指令都可以通过键盘输入微型计算机系统中。键盘分为4个键区：主键盘区、功能键区、编辑控制键区和数字键区。 在会计软件中，鼠标一般用来完成会计软件中的各种用户指令，选择会计软件各功能模块的功能菜单。 扫描仪可把图像数字化后输入计算机以供计算机修改处理。在会计软件中，扫描仪一般用来完成原始凭证单据的扫描，并将扫描结果存入会计软件相关数据库中。
18．处理设备主要是指计算机主机，其核心部件是中央处理器，主要按照程序给出的指令序列，分析并执行指令。
19．存储器是指计算机系统中具有记忆能力的部件，用来存放程序和数据。基本功能是在控制器的控制下按照指定的地址存入和取出各种信息。存储器分为内存储器和外存储器。(1)内存储器，简称内存，一般又称为主存储器或主存，用于存储正在执行中的程序和当前使用的数据(包括计算结果和中间结果) 。直接与CPU 交换信息。随机存储器RAM ，既可从中读取数据又可向它写入数据，但关机后，其中的数据将全部消失。
只读存储器ROM ，只能读出、不能写入，依靠电池供电，关闭计算机电源，信息不消失。
(2)外存储器，简称辅助存储器，简称外存，主要用来存储大量的暂不参加运算或处理需要长期保留的数据和程序；容量较大，关机后信息不会丢失。
20．输出设备是指用来输出计算机处理结果的设备，把各种计算结果数据或信息以数字、字符、图像、声音等形式表示出来。常用的输出设备有显示器、打印机等。
21．电算化会计信息系统中的硬件结构通常有单机结构、多机松散结构、多用户结构和微机局域网络四种形式。
22．单机结构属于单用户工作方式，一台微机同一时刻只能一人使用。单机结构的优点在于使用简单、配置成本低，数据共享程度高，一致性好；其缺点在于集中输入速度低，不能同时允许多个成员进行操作，并且不能进行分布式处理。适用于数据输入量小的企业。
23．多机松散结构是指有多台微机，但每台微机都有相应的输入输出设备，每台微机仍属单机结构，各台微机不发生直接的数据联系(通过磁盘、光盘、U 盘、移动硬盘等传送数据) 。多机松散结构的优点在于输入输出集中程度高，速度快；其缺点在于数据共享性能差，系统整体效率低，主要适用于输入量较大的企业。
24．多用户结构又称为联机结构，整个系统配备一台计算机主机(通常是中型机，目前也有较高档的微机) 和多个终端(终端由显示器和键盘组成) 。主机与终端的距离较近(0．1千米左右) ，并为各终端提供虚拟内存，各终端可同时输入数据。 多用户结构的优点在于会计数据可以通过各终端分散输入，并集中存储和处理；缺点在于费用较高，应用软件较少，主机负载过大，容易形成拥塞，主要适用于输入量大的企业。
25．微机局域网络通常分为客户机／服务器结构和浏览器／服务器结构两种结构，主要适用于大中型企业。
26．客户机／服务器结构模式下，服务器配备大容量存储器并安装数据库管理系统，负责会计数据的定义、存取、备份和恢复，客户端安装专用的会计软件，负责会计数据的输入、运算和输出。 客户机／服务器结构的优点在于技术成熟、响应速度快、适合处理大量数据；其缺点在于系统客户端软件安装维护的工作量大，且数据库的使用一般仅限于局域网的范围内。因此，客户机／服务器结构通常适用于地理位置集中的企业。
27．浏览器／服务器结构是指客户端采用浏览器(Browser)运行软件的体系结构。浏览器／服务器结构模式下，服务器是实现会计软件功能的核心部分，客户机上只需安装一个浏览器，用户通过浏览器向分布在网络上的服务器发出请求，服务器对浏览器的请求进行处理，将用户所需信息返回到浏览器。 浏览器／服务器结构的优点在于维护和升级方式简单，运行成本低；其缺点是应用服务器运行数据负荷较重。
28．软件系统是指使用计算机所运行的全部程序的总称。计算机软件可分为系统软件和应用软件两大类。
29．操作系统是系统软件的核心，是最基本、最重要的系统软件，是计算机系统必不可少的基本组成部分。它负责：
(1)支撑应用程序的运行环境及用户操作环境的系统软件；
(2)对硬件直接监管；
(3)管理各种计算机资源以及提供面向应用程序的服务等功能。
比较通用的操作系统有Windows 、UNIX 、LINUX 。
30．数据库管理系统是一种操作和管理数据库的大型软件，目的是用于建立、使用和维护数据库。微机系
统常用的单机数据库管理系统有：Visual FoxPro、Access ；网络环境的大型数据库管理系统：Sybase 、Oracle 、SQL Server等。数据库与会计软件联系紧密，会计软件必须有数据库支持。
31．支撑软件是指为配合应用软件有效运行而使用的工具软件。
32．语言处理程序是一种翻译程序，其功能是将用汇编或高级语言编写的程序翻译成计算机可以直接识别和执行的机器指令代码，包括汇编语言程序、编译程序和解释程序。
33．应用软件是为解决各类实际问题而专门设计的软件。通用应用软件大致可分为文、表、图、网、演、统计等几大类。
34．计算机网络是以硬件资源、软件资源和信息资源共享以及信息传递为目的，在统一的网络协议控制下，将地理位置分散的许多独立的计算机系统连接在一起所形成的网络。
35．计算机网络的功能主要体现在资源共享、数据通信、分布处理三个方面。
36．按照覆盖的地理范围进行分类，计算机网络可以分为局域网、城域网和广域网三类。
(1)局域网(LAN)。局域网是一种在小区域内使用的，由多台计算机组成的网络，覆盖范围通常局限在10千米范围之内，属于一个单位或部门组建的小范围网。
(2)城域网(MAN)。城域网是作用范围在广域网与局域网之间的网络，其网络覆盖范围通常可以延伸到整个城市，借助通讯光纤将多个局域网联通公用城市网络形成大型网络，使得不仅局域网内的资源可以共享，局域网之间的资源也可以共享。
(3)广域网(WAN)。广域网是一种远程网，涉及长距离的通信，覆盖范围可以是一个国家或多个国家，甚至整个世界。由于广域网地理上的距离可以超过几千千米，所以信息衰减非常重，这种网络一般要租用专线，通过接口信息处理协议和线路连接起来，构成网状结构，解决寻径问题。
37．服务器，也称伺服器，是网络环境中的高性能计算机，它侦听网络上的其他计算机(客
户机) 提交的服务请求，并提供相应的服务，控制客户端计算机对网络资源的访问，并能存储、处理网络上大部分的会计数据和信息。
38．客户机又称为用户工作站，是连接到服务器的计算机，能够享受服务器提供的各种资源和服务。
39．网络连接设备是把网络中的通信线路连接起来的各种设备的总称，这些设备包括中继器、交换机和路由器等。
40．常见的非规范化操作包括密码与权限管理不当、会计档案保存不当、未按照正常操作规范运行软件等。
41．在使用会计软件时，用户应该对账套使用权限进行严格管理，防止数据外泄；用户不能随便让他人使用电脑；在离开电脑时，必须立即退出会计软件，以防止他人偷窥系统数据。
42．为防止硬盘上的会计数据遭到意外或被人为破坏，用户需要定期将硬盘数据备份到其他磁性介质上(如U 盘、光盘等) 。在月末结账后，对本月重要的账簿和报表数据还应该打印备份。
43．对会计软件进行升级的原因主要有：因改错而升级版本；因功能改进和扩充而升级版本；因运行平台升级而升级版本。经过对比审核，如果新版软件更能满足实际需要，企业应该对其进行升级。
44．计算机病毒是指编制者在计算机程序中插入的破坏计算机功能或数据，影响计算机使用并且能够自我复制的一组计算机指令或程序代码。
45．计算机病毒的特点：
(1)寄生性。
(2)传染性。
(3)潜伏性。
(4)隐蔽性。
(5)破坏性。
(6)可触发性。
46．计算机病毒可分为良性病毒和恶性病毒。良性病毒是指那些只占有系统CPU 资源，但不破坏系统数据，不会使系统瘫痪的计算机病毒。与良性病毒相比，恶性病毒对计算机系统的破坏力更大，包括删除文件、破坏盗取数据、格式化硬盘、使系统瘫痪等。
47．计算机病毒可分为引导型病毒、文件病毒和网络病毒。
48．导致病毒感染的人为因素：
(1)不规范的网络操作。
(2)使用被病毒感染的磁盘。
49．感染计算机病毒的主要症状：
(1)系统启动时间比平时长，运行速度减慢。
(2)系统经常无故发生死机现象。
(3)系统异常重新启动。
(4)计算机存储系统的存储容量异常减少，磁盘访问时间比平时长。
(5)系统不识别硬盘。
(6)文件的日期、时间、属性、大小等发生变化。
(7)打印机等一些外部设备工作异常。
(8)程序或数据丢失或文件损坏。
(9)系统的蜂鸣器出现异常响声。
(10)其他异常现象。
50．防范计算机病毒的措施主要有：
(1)规范使用U 盘的操作。在使用外来U 盘时应该首先用杀毒软件检查是否有病毒，确认无病毒后再使用。
(2)使用正版软件，杜绝购买盗版软件。
(3)谨慎下载与接收网络上的文件和电子邮件。
(4)经常升级杀毒软件。
(5)在计算机上安装防火墙。
(6)经常检查系统内存。
(7)计算机系统要专机专用，避免使用其他软件。
51．计算机黑客是指通过计算机网络非法进入他人系统的计算机入侵者。
52．黑客常用手段：
(1)密码破解。
(2)IP嗅探与欺骗。
(3)攻击系统漏洞。
(4)端口扫描。
53．防范黑客的措施：
(1)制定相关法律法规加以约束。
(2)数据加密。
(3)身份认证。
(4)建立完善的访问控制策略。系统应该设置进入网络的访问权限、目录安全等级控制、网络端口和节点的安全控制、防火墙的安全控制等。通过各种安全控制机制的相互配合，才能最大限度地保护计算机系统免受黑客的攻击。 第三章会计软件的应用
54．会计软件的应用流程一般包括系统初始化、日常处理和期末处理等环节。
55．系统初始化是系统首次使用时，根据企业的实际情况进行参数设置，并录入基础档案与初始数据的过程。
系统初始化是会计软件运行的基础。它将通用的会计软件转变为满足特定企业需要的系统，使手工环境下的会计核算和数据处理工作得以在计算机环境下延续和正常运行。
系统初始化在系统初次运行时一次性完成，但部分设置可以在系统使用后进行修改。系统初始化将对系统的后续运行产生重要影响，因此系统初始化工作必须完整且尽量满足企业的需求。
系统初始化的内容包括系统级初始化和模块级初始化。 模块级初始化是设置特定模块运行过程中，所需要的参数、数据和本模块的基础信息，以保证模块按照企业的要求正常运行。
系统级初始化内容主要包括：①创建账套并设置相关信息；②增加操作员并设置权限；③设置系统公用基础信息。 模块级初始化内容主要包括：①设置系统控制参数；②设置基础信息；③录入初始数据。 56．日常处理是指在每个会计期间内，企业日常运营过程中重复、频繁发生的业务处理过程。 日常处理的特点： (1)日常业务频繁发生，需要输入数据量大；
(2)日常业务在每个会计期间内重复发生，所涉及金额不尽相同。
57．期末处理是指在每个会计期间的期末所要完成的特定业务。
期末处理的特点： (1)有较为固定的处理流程。
(2)业务可以由计算机自动完成。 在会计软件应用的各处环节均应注意对数据的管理。
数据备份是指将会计软件的数据输出保存在其他存储介质上，以备后续使用。数据备份主要包括账套备份、年度账备份等。
数据还原又称数据恢复，是指将备份的数据使用会计软件恢复到计算机硬盘上。它与数据备份是一个相反的过程。数据还原主要包括账套还原、年度账还原等。
58．账套是指存放会计核算对象的所有会计业务数据文件的总称，账套中包含的文件有会计科目、记账凭证、会计账簿、会计报表等。建立账套时需要根据企业的具体情况和核算要求设置相关信息。账套信息主要包括账套号、企业名称、企业性质、会计期间、记账本位币(即本位币代码和本位币名称) 等。 管理用户并设置权限：
(1)管理用户。
用户是指有权登录系统，对会计软件进行操作的人员。管理用户主要是指将合法的用户增加到系统中，设置其用户名和初始密码或对不再使用系统的人员进行注销其登录系统的权限等
操作。
(2)设置权限。
在增加用户后，一般应该根据用户在企业核算工作中所担任的职务、分工来设置、修改其对各功能模块的操作权限。通过设置权限，用户不能进行没有权限的操作，也不能查看没有权限的数据。
59．设置系统公用基础信息包括设置编码方案、基础档案、收付结算信息、凭证类别、外币和会计科目等。 设置编码方案是指设置具体的编码规则，包括编码级次、各级编码长度及其含义。其目的在于方便企业对基础数据的编码进行分级管理。设置编码的对象包括部门、职员、客户、供应商、科目、存货分类、成本对象、结算方式和地区分类等。编码符号能唯一地确定被标识的对象。
60．职员档案资料一旦被使用将不能被删除。
设置职员信息一般包括输入职员编号、姓名、性别、所属部门、身份证号等，其目的在于方便进行个人往来核算和管理等操作。
61．(1)单位类型编码、供应商编码、客户编码必须唯一。供应商编码与客户编码不能重复。
(2)单位编码、单位名称、单位类型必须输入，其余可以忽略。
62．设置凭证类别是指对记账凭证进行分类编制。用户可以按照企业的需求选择或自定义凭证类别。 凭证类别设置完成后，用户应该设置凭证类别限制条件和限制科目，两者组成凭证类别校验的标准，供系统对录入的记账凭证进行输入校验，以便检查录入的凭证信息和选择的凭证类别是否相符。在会计软件中，系统通常提供的限制条件包括借方必有、贷方必有、凭证必有、凭证必无、无限制等。
凭证类别的限制科目是指限制该凭证类别所包含的科目。
在记账凭证录入时，如果录入的记账凭证不符合用户设置的限制条件或限制科目，则系统会提示错误，要求修改，直至符合为止。
63．设置会计科目就是将企业进行会计核算所需要使用的会计科目录入系统中，并按照企业核算要求和业务要求，对每个科目的核算属性进行设置。设置会计科目是填制会计凭证、记账、编制报表等各项工作的基础。
增加会计科目时，应遵循先设置上级会计科目，再设置下级会计科目的顺序。会计科目编码、会计科目名称不能为空。增加的会计科目编码必须遵循会计科目编码方案。
64．会计科目编码按照科目编码规则进行。在对会计科目编码时，一般应遵守以下原则：
(1)唯一性。每个编码必须唯一地标识某一个科目，不可重复。
(2)统一性。所有会计科目的编码标准必须遵守统一的编码方案。
(3)扩展性。编码既要适应企业当前核算的要求，又要考虑将来业务发展的变化，在设计编码时应注意保留一些空间，以方便将来科目的增减变动。 65．已经使用过的末级会计科目不能再修改科目编码。 已有数据的会计科目，应将该科目及其下级科目余额清零后再进行修改或删除。
删除科目后不能恢复，只能通过增加功能重新增加被删除的会计科目。
非末级科目不能删除。非末级会计科目不能再修改科目编码。
66．用户如在会计年度初建账，只需将各个会计科目的期初余额录入系统中即可；用户如在会计年度中建账，则除了需要录入启用月份的月初余额外，还需录入本年度各会计科目截至上月份的累计发生额。系统一般能根据本月月初数和本年度截至上月份的借、贷方累计发生数，自动计算出本会计年度各会计科目的年初余额。
凭证编号是凭证的唯一标识。同一类别凭证按月从1号凭证开始连续编号，不允许重号和漏号。凭证编号为必填内容，可以自动生成，也可以手工输入。 67．凭证录入的输入校验： 在凭证实时校验时，系统会对凭证内容的合法性进行校验。校验的内容包括：
(1)会计科目是否存在，即会计科目是否是初始化时设置的会计科目；
(2)会计科目是否为末级科目； (3)会计科目是否符合凭证的类别限制条件；
(4)发生额是否满足“有借必有贷，借贷必相等”的记账凭证要求； (5)凭证必填内容是否填写完整；
(6)手工填制凭证号的情况下还需校验凭证号的合理性。 68．凭证可以修改的内容一般包括摘要、科目、金额及方向等。凭证类别、编号不能修改，制单日期的修改也会受到限制。在对凭证进行修改后，系统仍然会按照凭证录入时的校验标准来对凭证内容进行检查，只有满足了校验条件后，才能进行保存。 凭证修改的操作控制： (1)修改未审核或审核标错的凭证。对未审核的凭证或审核标错的凭证，可以由填制人直接进行修改并保存。审核标错的凭证在修改正确后，出错的标记将会消失。
(2)修改已审核而未记账的凭证。经过审核人员审核，并已签章而未记账的凭证，如果存在错误需要修改，应该由审核人员首先在审核模块中取消对该凭证的审核标志，使凭证恢复到未审核状态，然后再由制单人员对凭证进行修改。
(3)修改已经记账的凭证。会计软件应当提供不可逆的记账功能，确保对同类已记账凭证的连续编号，不得提供对已记账凭证的删除和插入功能，不得提供对已记账凭证日期、金额、会计科目和操作人的修改功能。
(4)修改他人制作的凭证。如果需要修改他人制作的凭证，在账务处理模块参数设置中需要勾选允许修改他人凭证的选项，修改后凭证的制单人将显示为修改凭证的操作人员。如果参数设置中选择不允许修改他人凭证，该功能将不能被执行。
69．审核凭证是指审核人员按照国家统一会计准则制度规定，对于完成制单的记账凭证的正确性、合规合法性等进行检查核对，审核记账凭证的内容、金额是否与原始凭证相符，记账凭证的编制是否符合规定，所附单据是否真实、完整等。 如果审核发现记账凭证存在错误，需要打上错误标记，交由制单人员进行修改。如果审核人员认为凭证没有错误，则审核通过后，系统将在审核栏显示审核人的名字。
凭证审核的操作控制：
(1)审核人员和制单人员不能是同一人；
(2)审核凭证只能由具有审核权限的人员进行；
(3)已经通过审核的凭证不能被修改或者删除，如果要修改或删除，需要审核人员取消审核签字后，才能进行；
(4)审核未通过的凭证必须进行修改，并通过审核后方可被记账。
70．在会计软件中，记账是指由具有记账权限的人员，通过记账功能发出指令，由计算机按照会计软件预先设计的记账程序自动进行合法性校验、科目汇总、登记账目等操作。
记账的操作控制：
(1)期初余额不平衡，不能记账；
(2)上月未结账，本月不可记账；
(3)未被审核的凭证不能记账；
(4)一个月可以一天记一次账，也可以一天记多次账，还可以多天记一次账；
(5)记账过程中，不应人为终止记账。
71．出纳管理的主要工作包括库存现金日记账、银行存款日记账和资金日报表的管理，支票管理，进行银行对账并输出银行存款余额调节表。
72．账务处理模块的期末处理是指会计人员在每个会计期间的期末所要完成的特定业务，主要包括会计期末的转账、对账、结账等。
73．对账主要包括总账和明细账、总账和辅助账、明细账和辅助账的核对。为了保证账证相符、账账相符，用户应该经常进行对账，至少一个月一次，一般可在月末结账前进行。只有对账正确，才能进行结账操作。
74．结账主要包括计算和结转各账簿的本期发生额和期末余额，终止本期的账务处理工作，并将会计科目余额结转至下月作为月初余额。结账每个月只能进行一次。
75．结账工作执行时，系统会检查相关工作的完成情况，主要包括：
(1)检查本月记账凭证是否已经全部记账，如有未记账凭证，则不能结账；
(2)检查上月是否已经结账，如上月未结账，则本月不能结账；
(3)检查总账与明细账、总账与辅助账是否对账正确，如果对账不正确则不能结账；
(4)对科目余额进行试算平衡，如试算不平衡将不能结账；
(5)检查损益类账户是否已经结转到本年利润，如损益类科目还有余额，则不能结账；
(6)当其他各模块也已经启用时，账务处理模块必须在其他各模块都结账后，才能结账。
76．固定资产管理模块初始化工作：
(1)设置控制参数。
①设置启用会计期间。
②设置折旧相关内容。
设置折旧相关内容一般包括是否计提折旧、折旧率小数位数等。
③设置固定资产编码。
(2)设置基础信息。
①设置折旧对应科目。
②设置增减方式。
③设置使用状况。
④设置折旧方法。
⑤设置固定资产类别。
(3)录入原始卡片。 企业日常运营中，会发生固定资产相关业务，一般包括固定资产增加、减少、固定资产变动等。在每个会计期间，用户可在固定资产管理模块中对相关日常业务进行管理和核算。
固定资产管理模块期末处理：
(1)计提折旧。
(2)对账。
(3)月末结账。
(4)相关数据查询。
77．(1)只有在最新会计期间时可以增加资产类别，月末结账后则不能增加。
(2)资产类别编码不能重复，同级的类别名称不能相同。
(3)类别编码、名称、计提类型和折旧方法不能为空。
(4)其他各项内容的输入是为了输入卡片方便，要缺省的内容可以为空。
(5)使用过的类别计提属性不允许删除。
78．由固定资产系统传递到总账系统中的凭证，在总账系统中不能修改和删除。
79．工资管理模块初始化工作：
(1)设置基础信息。
①设置工资类别。
②设置工资项目。设置工资项目是计算工资的基础，包括工资项目名称、类型、数据长度、小数位数等。 ③设置工资项目计算公式。
④设置工资类别所对应的部门。
⑤设置所得税。
⑥设置工资费用分摊。
(2)录入工资基础数据。
80．工资管理模块日常处理：
(1)工资计算。
①工资变动数据录入。
②工资数据计算。
(2)个人所得税计算。
(3)工资分摊。
(4)生成记账凭证。
81．工资管理模块期末处理：
(1)期末结账。
(2)工资表的查询输出。
82．应收管理模块初始化工作：
(1)控制参数和基础信息的设置。
①控制参数的设置。
a ．基本信息的设置。
b ．坏账处理方式设置。
c ．应收款核销方式的设置。
d ．规则选项。
②基础信息的设置。
a ．设置会计科目。
b ．设置对应科目的结算方式。
c ．设置账龄区间。
(2)期初余额录入。
83．应收管理模块日常处理：
(1)应收处理。
①单据处理。
a ．应收单据处理。
b ．收款单据处理。
c ．单据核销。
②转账处理。
a ．应收冲应收。
b ．预收冲应收。
c ．应收冲应付。
(2)票据管理。
(3)坏账处理。
①坏账准备计提。
②坏账发生。
③坏账收回。
(4)生成记账凭证。
84．应收管理模块期末处理：
(1)期末结账。
(2)应收账款查询。
(3)应收账龄分析。
85．应付管理模块初始化工作：
(1)控制参数和基础信息的设置。
①控制参数设置。
a ．基本信息的设置。
b ．应付款核销的设置。
c ．规则选项。
②基础信息设置。
a ．设置会计科目。
b ．设置对应科目的结算方式。
c ．设置账龄区间。
(2)期初余额录入。
应付管理模块日常处理。
(1)应付处理。
①单据处理。
a ．应付单据处理。
b ．付款单据处理。
C ．单据核销。
②转账处理。
a ．应付冲应付是指将一家供应商的应付款转到另一家供应商中。
b ．预付冲应付用于处理供应商的预付款和对该供应商应付欠款的转账核销业务。
C ．应付冲应收是指用某供应商的应付款，冲抵某客户的应收款项。
②票据管理。
③生成记账凭证。
应付管理模块期末处理：
(1)期末结账。
(2)应付账款查询。
(3)应付账龄分析。
86．报表数据来源：
(1)手工录入。
(2)来源于报表管理模块其他报表。
(3)来源于系统内其他模块。
报表管理模块应用基本流程：
(1)格式设置。报表格式设置的具体内容一般包括定义报表尺寸、定义报表行高列宽、画表格线、定义单元属性、定义组合单元、设置关键字等。
(2)公式设置。
(3)数据生成。
(4)报表文件的保存。
(5)报表文件的输出。
87．报表中，主要有计算公式、审核公式和舍位平衡公式。
计算公式是指对报表数据单元进行赋值的公式，是必须定义的公式。
审核公式用于审核报表内或报表间的数据钩稽关系是否正确。审核公式不是必须定义的。
舍位平衡公式用于报表数据进行进位或小数取整后调整数据。
88．会计报表按输出方式的不同，通常分为屏幕查询输出、图形输出、磁盘输出、打印输出和网络传送五种类型。
第四章电子表格软件在会计中的应用
89．电子表格，又称电子数据表，是指由特定软件制作而成的，用于模拟纸上计算的由横竖线条交叉组成的表格。
Windows 操作系统下常用的电子表格软件主要有微软的Excel 、金山WPS 电子表格等；Mac 操作系统下则有苹果的Numbers ，该软件同时可用于iPad 等手持设备。此外，还有专业 电子表格软件如Lotus Notes、第三方电子表格软件如Formula One等。
90．电子表格软件的主要功能有：①建立工作簿；②管理数据；③实现数据网上共享；④制作图表；⑤开发应用系统。 Excel 软件启动后，即可按照要求建立一个空白的工作簿文件，每个工作簿中含有一张或多张空白的表格。这些在屏幕上显示出来的默认由灰色横竖线条交叉组成的表格被称为工作表，又称“电子表格”。
在Excel 2003中，每个工作簿默认含有3张工作表，每张工作表由65536行和256列组成；在Excel 2013中，每个工作簿默认含有1张工作表，该工作表由l 048576行和l6384列组成。
用户通过Excel 不仅可以直接在工作表的相关单元格中输入、存储数据，编制销量统计表、科目汇总表、试算平衡表、资产负债表、利润表以及大多数数据处理业务所需的表格，而且可以利用计算机，自动、快速地对工作表中的数据进行检索、排序、筛选、分类、汇总等操作，还可以运用运算公式和内置函数，对数据进行复杂的运算和分析。
91．通常可以采用下列方法启动Excel 软件：
(1)点击“开始”菜单中列示的Excel 快捷命令。
(2)点击桌面或任务栏中Excel 的快捷方式图标。
(3)通过“运行”对话框启动Excel 软件。
(4)打开现成的Excel 文件。
92．通常可以采用下列方法退出Excel 软件：
(1)点击标题栏最右边的关闭按钮。
(2)点击“关闭窗口”或“关闭所有窗口”命令。
(3)按击快捷键“Alt+F4”。
93．Excel 文件的管理主要包括新建、保存、关闭、打开、保密、备份、修改与删除等工作。以打开现成Excel 文件方式启动Excel 软件的，可通过以下方法之一建立一个新的空白工作簿：①敲击快捷键“Ctrl+N”键；②打开“文件”菜单，点击“新建”菜单命令，选定其中的空白工作簿模板；③点击工具栏中的“新建”按钮(Excel 2003为常用工具栏，Excel 2013为快速访问工具栏) 。 保存Excel 文件的常用方法包括：
(1)通过敲击功能键“Fl2”键进行保存。具体步骤为：①敲击功能键“Fl2”键，打开“另存为”对话框；②给目标文件命名；③确定目标文件的类型；④确定适当的存储位置。
(2)通过敲击快捷键“Ctrl+S”键进行保存。
(3)通过单击常用工具栏(适用于Excel 2003)或快速访问工具栏(适用于Excel 2013)中的“保存”或“另存为”按钮进行保存。
(4)通过“文件”菜单(或Excel 2003“工具栏”菜单) 中的“保存”或“另存为”命令进行保存。 Excel 文件的关闭：
(1)点击“工具栏”中的“关闭”按钮或命令。
(2)点击“文件”菜单中的“关闭”命令。
打开Excel 文件的方法主要有：
(1)通过直接点击Excel 文件打开。
(2)通过快捷菜单中“打开”命令打开。
(3)通过Excel “文件”菜单中的“打开”命令进行打开。
(4)通过常用工具栏(适用于Excel 2003)或快速访问工具栏(适用于Excel 2013)中的“打开”按钮进行打开。
(5)通过按击快捷键“Ctrl+0”键进行打开。
94．Excel 中，数据的输入和修改都在当前单元格或者对应的编辑栏中进行。Excel 文件打开后，所有单元格均默认处于就绪状态，等待数据的输入。
(1)在单个单元格中录入数据。
(2)在单张工作表的多个单元格中快速录入完全相同的数据。
(3)在单张工作表的多个单元格中快速录入部分相同的数据。
(4)在工作组的一个单元格或多个单元格中快速录入相同的数据。
数据的复制和粘贴可使用快捷键“Ctrl+C”和“Ctrl+V”。
数据的剪切可使用快捷键“Ctrl+X”。
95．公式是指由等号“=”、运算体和运算符在单元格中按特定顺序连接而成的运算表达式。
96．常用的单元格引用分为相对引用、绝对引用和混合引用三种。．
97．跨工作表单元格引用：
工作表名! 数据源所在单元格地址
跨工作簿单元格引用：
[工作簿名]工作表名! 数据源所在单元格地址
98．常用函数：
(1)统计函数
①MAX
MAX(numberl，number2„．) 用于返回数值参数中的最大值，忽略参数中的逻辑值和文本。
②MIN
MIN(numberl，number2„．) 用于返回数值参数中的最小值，忽略参数中的逻辑值和文本。
③SUM SUM(numberl，number2„．) 用于计算单元格区域中所有数值的和。
④SUMIF
SUMIF(range，criteria ，sum_range)用于对满足条件的单元格求和。
⑤AVERAGE
AVERAGE(numberl，number2„．) 用于返回参数的算术平均值。 ⑥AVERAGEIF
AVERAGEIF(range，criteria ，average_range)用于返回某个区域内满足给定条件的所有单元格的算术平均值。 ⑦COUNT
COUNT(valuel，value2„．) 用于计算包含数字的单元格以及参数列表中数字的个数。
⑧COUNTIF
COUNTIF(range，criteria) 用于对区域中满足单个指定条件的单元格进行计数。
(2)文本函数
①LEN
LEN(text)用于返回文本字符串中的字符数。
②RIGHT
RIGHT(text’ilum_chars)用于从文本字符串中最后一个字符开始返回指定个数的字符。 ③MID MID(text，start_num，num_chars)用于返回文本字符串中从指定位置开始的指定数目的字符。
④LEFT
LEFT(text，hum_chars)用于返回文本字符串中第一个字符开始至指定个数的字符。
(3)逻辑函数IF
IF(109ical_test，value_if_true，value_if_false)用于判断“logical_test”的内容是否为真，如果为真则返回“value_if_true”，如果为假则返回“value_if_false”的内容。
(4)查找与引用函数
①LOOKUP
LOOKUP 函数用于返回向量(单行区域或单列区域) 或数组中的数值。它具有两种语法形式：向量形式和数组形式。
②INDEX
INDEX(array，rownum ，column_num)用于返回表格或数组中的元素值，此元素由行号和列号的索引值给定。 ③MATCH
MATCH(100kup_value，lookup_array，match_type)用于在单元格区域中搜索指定项，然后返回该项在单元格区域中的相对位置。
(5)日期与时间函数
①YEAR
YEAR(serial_number)用于返回某日期对应的年份。
②MONTH
MONTH(serial_number)用于返回某日期对应的月份，介于1～12之间。
③DAY
DAY(serial_number)用于返回某日期对应的天数，介于1～31之间。
④NOW
NOW()用于返回当前的日期和时间。
(6)基本财务函数
①SLN
SLN(cost，salvage ，life) 用于返回某项资产以直线法计提的每一期的折旧值。
cost 是必需参数，指固定资产原值。salvage 是必需参数，指固定资产的残值。life 是必需参数，指固定资产的折旧期数。
②DDB
DDB(cost，salvage ，life ，period ，factor) 用于使用双倍余额递减法或其他指定的方法，计算一项固定资产在给定期间内的折旧值。
cost 是必需参数，指固定资产原值。salvage 是必需参数，指固定资产的残值。life 是必需参数，指固定资产的折旧期数。period 是必需参数，指需要计算折旧值的期间。period 必须使用与life 相同的单位。factor 是可选参数，指余额递减速率。如果factor 被省略，则默认为2，即使用双倍余额递减法。
③SYD
SYD(cost，salvage ，life ，per) 用于返回某项资产按年限总和折旧法计算的在第“per ”期的折旧值。
cost 是必需参数，指固定资产原值。salvage 是必需参数，指固定资产的残值。life 是必需参数，指固定资产的折旧期数。per 是必需参数，指第几期，其单位必须与life 相同。
99．Excel 中，数据库是通过数据清单或列表来实现的。
数据清单是一种包含一行列标题和多行数据且每行同列数据的类型和格式完全相同的Excel 工作表。
数据清单中的列对应数据库中的字段，列标志对应数据库中的字段名称，每一行对应数据库中的一条记录。 记录单又称为数据记录单，是快速添加、查找、修改或删除数据清单中相关记录的对话框。
100．在数据清单下，可以执行排序、筛选、分类汇总、插入图表和数据透视表等数据管理和分析功能。
第一章会计电算化概述
1．会计电算化有狭义和广义之分。狭义的会计电算化是指以电子计算机为主体的电子信息技术在会计工作中的应用；广义的会计电算化是指与实现电算化有关的所有工作，包括会计软件的开发应用及其软件市场的培育、会计电算化人才的培训、会计电算化的宏观规划和管理、会计电算化制度建设等。
2．会计信息化是指企业利用计算机、网络通信等现代信息技术手段开展会计核算，以及利用上述技术手段将会计核算与其他经营管理活动有机结合的过程。
相对于会计电算化而言，会计信息化是一次质的飞跃。计算机网络和现代通信为主的信息技术的广泛应用，推动建立了计算机技术与会计高度融合的、开放的现代会计信息系统。
会计信息已经成为一种重要的管理信息资源。现代信息技术手段能够实时便捷地获取、加工、传递、存储和应用会计信息，为企业经营管理、控制决策和经济运行提供充足、实时、全方位的信息。
3．会计软件是专门用于会计核算、财务管理的计算机软件、软件系统及其功能模块，包括一组指挥计算机进行会计核算与管理工作的程序、存储数据以及有关资料。例如，会计软件中的账务处理模块，不仅包括指挥计算机进行账务处理的程序、基本数据(会计科目、凭证等) ，而且包括软件使用手册等有关技术资料，用以指导使用人员进行账务处理操作。
会计软件通常具有以下主要功能：
(1)为会计核算、财务管理直接提供数据输入。
(2)生成凭证、账簿、报表等会计资料。 (3)对会计资料进行转换、输出、分析、利用。
4．会计信息系统(Accounting Information System，AIS) ，是指利用信息技术对会计数据进行采集、存储和处理，完成会计核算任务，并提供会计管理、分析与决策相关会计信息的系统，其实质是将会计数据转化为会计信息的系统，是企业管理信息系统的一个重要子系统。会计信息系统根据信息技术的影响程度可划分为手工会计信息系统、传统自动化会计信息系统、现代会计信息系统；根据其功能和管理层次的高低，可以分为会计核算系统、会计管理系统和会计决策支持系统。
5．ERP(Enterprise Resource Planning的简称，译为“企业资源计划”) ，是指利用信息技术，一方面将企业内部所有资源整合在一起，对开发设计、采购、生产、成本、库存、分销、运输、财务、人力资源、品质管理进行科学规划；另一方面将企业与其外部的供应商、客户等市场要素有机结合，实现对企业的物资资源(物流) 、人力资源(人流) 、财务资源(财流) 和信息资源(信息流) 等资源进行一体化管理(即“四流一体化”或“四流合一”) ，其核心思想是供应链管理，强调对整个供应链的有效管理，提高企业配置和使用资源的效率。
ERP 系统通过利用计算机和网络等现代技术，实现了企业内部甚至企业间的业务集成，在实现高效、实时地共享企业事务处理系统间数据和资源的同时，实现应用间的协同工作，并将一个个孤立的应用集成起来，形成一个协调的企业信息和管理系统。在功能层次上，ERP 除了最核心的财务、分销和生产管理等管理功能以外，还集成了人力资源、质量管理、决策支持等企业其他管理功能。会计信息系统已经成为ERP 系统的一个子系统。 6．XBRL 以互联网和跨平台操作为基础，专门用于财务报告编制、披露和使用，用于非结构化数据尤其是财务信息的集成、交换和最大化利用，通过对数据统一进行特定的识别和分类，使数据能够直接为使用者或其他软件所读取和进一步处理，实现数据的一次录入、多次使用和信息共享的效果。
XBRL 的主要作用在于将财务和商业数据电子化，促进了财务和商业信息的显示、分析和传递。XBRL 通过定义统一的数据格式标准，规定了企业报告信息的表达方法。会计信息生产者和使用者可以通过XBRL ，在互联网上有效处理各种信息，并且迅速将信息转化成各种形式的文件。
企业应用XBRL 的优势主要有：
(1)能够提供更精确的财务报告与更具可信度和相关性的信息；
(2)能够降低数据采集成本，提高数据流转及交换效率；
(3)能够帮助数据使用者更快捷方便地调用、读取和分析数据；
(4)能够使财务数据具有更广泛的可比性；
(5)能够增加资料在未来的可读性与可维护性； (6)能够适应变化的会计准则制度的要求。
我国的XBRL 发展始于证券领域。
7．会计电算化具有以下特征：
(1)人机结合。在会计电算化方式下，会计人员填制电子会计凭证并审核后，执行“记账”功能，计算机将根据程序和指令在极短的时间内自动完成会计数据的分类、汇总、计算、传递及报告等工作。 (2)会计核算自动化、集中化。在会计电算化方式下，试算平衡、登记账簿等以往依靠人工完成的工作，都由计算机自动完成，大大减轻了会计人员的工作负担，提高了工作效率。计算机网络在会计电算化中的广泛应用，使得企业能将分散的数据统一汇总到会计软件中进行集中处理，既提高了数据汇总的速度，又增强了企业集中管控的能力。
(3)数据处理及时准确。利用计算机处理会计数据，可以在较短的时间内完成会计数据的分类、汇总、计算、传递和报告等工作。得益于计算机的运算优势，使会计处理流程更为简便，核算结果更为精确。此外，在会计电算化方式下，会计软件运用适当的处理程序和逻辑控制，能够避免在手工会计处理方式下出现的一些错误。
(4)内部控制多样化。在会计电算化方式下，与会计工作相关的内部控制制度也将发生明显的变化。内部控制由过去的纯粹人工控制发展成为人工与计算机相结合的控制形式，一部分控制措施融入会计信息系统，使得会计电算化环境下人工控制和软件控制并存，内部控制的内容更加丰富，范围更加广泛，要求更加严格，实施更加有效。
8．企业配备会计软件的方式主要有购买、定制开发、购买与开发相结合等方式。 其中，定制开发包括企业自行开发、委托外部单位开发、企业与外部单位联合开发三种具体开发方式。
(1)通用会计软件是指软件公司为会计工作而专门设计开发，并以产品形式投入市场的应用软件。企业作为用户，付款购买即可获得软件的使用、维护、升级以及人员培训等服务。 (2)自行开发是指企业自行组织人员进行会计软件开发。 采用这种方式的优点主要有：①企业能够在充分考虑自身生产经营特点和管理要求的基础上，设计最有针对性和适用性的会计软件，避免了通用软件在功能上与企业需求不能完全匹配的不足；②会计软件在出现问题或需要改进时，由于企业内部员工对系统充分了解，企业能够快速反应，及时高效地纠错和调整，保证系统使用的流畅性。 (3)企业与外部单位联合开发是指企业联合外部单位进行软件开发，由本单位财务部门和网络信息部门进行系统分析，外单位负责系统设计和程序开发工作，开发完成后，对系统的重大修改由网络信息部门负责，日常维护工作由财务部门负责。
采用这种方式的优点主要有：①开发工作既考虑了企业的自身需求，又利用了外单位的软件开发力量，开发的系统质量较高；②企业内部人员参与开发，对系统的结构和流程较熟悉，有利于企业日后进行系统维护和升级。
采用这种方式的缺点主要有：①软件开发工作需要外部技术人员与内部技术人员、会计人员充分沟通，系统开发的周期较长；②企业支付给外单位的开发费用相对较高。
9．完整的会计软件的功能模块包括账务处理模块，固定资产管理模块，工资管理模块，应收、应付管理模块，成本管理模块，报表管理模块，存货核算模块，财务分析模块，预算管理模块，项目管理模块，其他管理模块。
10．会计软件是由各功能模块共同组成的有机整体，为实现相应功能，相关模块之间相互依赖，互通数据。
11．会计软件和服务的规范：
会计软件的界面应当使用中文并且提供对中文处理的支持，可以同时提供外国或者少数民族文字界面对照和处理支持。
会计软件应当提供符合国家统一会计准则制度的会计科目分类和编码功能。
会计软件应当提供不可逆的记账功能，确保对同类已记账凭证的连续编号，不得提供对已记账凭证的删除和插入功能，不得提供对已记账凭证日期、金额、科目和操作人的修改功能。 12．企业会计信息化的工作规范：
大型企业、企业集团开展会计信息化工作，应当注重整体规划，统一技术标准、编码规则
和系统参数，实现各系统的有机整合，消除信息孤岛。
企业应当促进会计信息系统与业务信息系统的一体化，通过业务的处理直接驱动会计记账，减少人工操作，提高业务数据与会计数据的一致性，实现企业内部信息资源共享。
企业会计信息系统数据服务器的部署应当符合国家有关规定。数据服务器部署在境外的，应当在境内保存会计资料备份，备份频率不得低于每月一次。境内备份的会计资料应当能够在境外服务器不能正常工作时，独立满足企业开展会计工作的需要以及外部会计监督的需要。
13．企业内部生成的会计凭证、账簿和辅助性会计资料，同时满足下列条件的，可以不输出纸面资料：
(1)所记载的事项属于本企业重复发生的日常业务；
(2)由企业信息系统自动生成；
(3)可及时在企业信息系统中以人类可读形式查询和输出；
(4)企业信息系统具有防止相关数据被篡改的有效机制；
(5)企业对相关数据建立了电子备份制度，能有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；
(6)企业对电子和纸面会计资料建立了完善的索引体系。
14．企业获得的需要外部单位或者个人证明的原始凭证和其他会计资料，同时满足下列条件的，可以不输出纸面资料： (1)会计资料附有外部单位或者个人的、符合《中华人民共和国电子签名法》的可靠的电子签名；
(2)电子签名经符合《中华人民共和国电子签名法》的第三方认证；
(3)所记载的事项属于本企业重复发生的日常业务； (4)可及时在企业信息系统中以人类可读形式查询和输出；
(5)企业对相关数据建立了电子备份制度，能有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；
(6)企业对电子和纸面会计资料建立了完善的索引体系。 15．会计信息化的监督管理：
(1)企业使用会计软件不符合《企业会计信息化工作规范》要求的，由财政部门责令限期改正。限期不改的，财政部门应当予以公示，并将有关情况通报同级相关部门或其派出机构。
(2)财政部采取组织同行评议，向用户企业征求意见等方式对软件供应商提供的会计软件遵循《规范》的情况进行检查。省、自治区、直辖市人民政府财政部门发现会计软件不符合《规范》的，应当将有关情况报财政部。
任何单位和个人发现会计软件不符合《规范》的，有权向所在地省、自治区、直辖市人民政府财政部门反映，财政部门应当根据反映开展调查，发现会计软件不符合《规范》的，应当将有关情况报财政部。 (3)软件供应商提供的会计软件不符合《规范》的，财政部可以约谈该供应商主要负责人，责令限期改正。限期内未改正的，由财政部予以公示，并将有关情况通报相关部门。
第二章会计软件的运行环境 16．硬件设备一般包括输入设备、处理设备、存储设备、输出设备和通信设备(网络电缆等) 。
17．计算机常见的输入设备有键盘、鼠标、光电自动扫描仪、条形码扫描仪(又称扫码器) 、二维码识读设备、POS 机、芯片读卡器、语音输入设备、手写输入设备等。
在会计软件中，键盘一般用来完成会计数据或相关信息的输入工作。各种数据、命令及指令都可以通过键盘输入微型计算机系统中。键盘分为4个键区：主键盘区、功能键区、编辑控制键区和数字键区。 在会计软件中，鼠标一般用来完成会计软件中的各种用户指令，选择会计软件各功能模块的功能菜单。 扫描仪可把图像数字化后输入计算机以供计算机修改处理。在会计软件中，扫描仪一般用来完成原始凭证单据的扫描，并将扫描结果存入会计软件相关数据库中。
18．处理设备主要是指计算机主机，其核心部件是中央处理器，主要按照程序给出的指令序列，分析并执行指令。
19．存储器是指计算机系统中具有记忆能力的部件，用来存放程序和数据。基本功能是在控制器的控制下按照指定的地址存入和取出各种信息。存储器分为内存储器和外存储器。(1)内存储器，简称内存，一般又称为主存储器或主存，用于存储正在执行中的程序和当前使用的数据(包括计算结果和中间结果) 。直接与CPU 交换信息。随机存储器RAM ，既可从中读取数据又可向它写入数据，但关机后，其中的数据将全部消失。
只读存储器ROM ，只能读出、不能写入，依靠电池供电，关闭计算机电源，信息不消失。
(2)外存储器，简称辅助存储器，简称外存，主要用来存储大量的暂不参加运算或处理需要长期保留的数据和程序；容量较大，关机后信息不会丢失。
20．输出设备是指用来输出计算机处理结果的设备，把各种计算结果数据或信息以数字、字符、图像、声音等形式表示出来。常用的输出设备有显示器、打印机等。
21．电算化会计信息系统中的硬件结构通常有单机结构、多机松散结构、多用户结构和微机局域网络四种形式。
22．单机结构属于单用户工作方式，一台微机同一时刻只能一人使用。单机结构的优点在于使用简单、配置成本低，数据共享程度高，一致性好；其缺点在于集中输入速度低，不能同时允许多个成员进行操作，并且不能进行分布式处理。适用于数据输入量小的企业。
23．多机松散结构是指有多台微机，但每台微机都有相应的输入输出设备，每台微机仍属单机结构，各台微机不发生直接的数据联系(通过磁盘、光盘、U 盘、移动硬盘等传送数据) 。多机松散结构的优点在于输入输出集中程度高，速度快；其缺点在于数据共享性能差，系统整体效率低，主要适用于输入量较大的企业。
24．多用户结构又称为联机结构，整个系统配备一台计算机主机(通常是中型机，目前也有较高档的微机) 和多个终端(终端由显示器和键盘组成) 。主机与终端的距离较近(0．1千米左右) ，并为各终端提供虚拟内存，各终端可同时输入数据。 多用户结构的优点在于会计数据可以通过各终端分散输入，并集中存储和处理；缺点在于费用较高，应用软件较少，主机负载过大，容易形成拥塞，主要适用于输入量大的企业。
25．微机局域网络通常分为客户机／服务器结构和浏览器／服务器结构两种结构，主要适用于大中型企业。
26．客户机／服务器结构模式下，服务器配备大容量存储器并安装数据库管理系统，负责会计数据的定义、存取、备份和恢复，客户端安装专用的会计软件，负责会计数据的输入、运算和输出。 客户机／服务器结构的优点在于技术成熟、响应速度快、适合处理大量数据；其缺点在于系统客户端软件安装维护的工作量大，且数据库的使用一般仅限于局域网的范围内。因此，客户机／服务器结构通常适用于地理位置集中的企业。
27．浏览器／服务器结构是指客户端采用浏览器(Browser)运行软件的体系结构。浏览器／服务器结构模式下，服务器是实现会计软件功能的核心部分，客户机上只需安装一个浏览器，用户通过浏览器向分布在网络上的服务器发出请求，服务器对浏览器的请求进行处理，将用户所需信息返回到浏览器。 浏览器／服务器结构的优点在于维护和升级方式简单，运行成本低；其缺点是应用服务器运行数据负荷较重。
28．软件系统是指使用计算机所运行的全部程序的总称。计算机软件可分为系统软件和应用软件两大类。
29．操作系统是系统软件的核心，是最基本、最重要的系统软件，是计算机系统必不可少的基本组成部分。它负责：
(1)支撑应用程序的运行环境及用户操作环境的系统软件；
(2)对硬件直接监管；
(3)管理各种计算机资源以及提供面向应用程序的服务等功能。
比较通用的操作系统有Windows 、UNIX 、LINUX 。
30．数据库管理系统是一种操作和管理数据库的大型软件，目的是用于建立、使用和维护数据库。微机系
统常用的单机数据库管理系统有：Visual FoxPro、Access ；网络环境的大型数据库管理系统：Sybase 、Oracle 、SQL Server等。数据库与会计软件联系紧密，会计软件必须有数据库支持。
31．支撑软件是指为配合应用软件有效运行而使用的工具软件。
32．语言处理程序是一种翻译程序，其功能是将用汇编或高级语言编写的程序翻译成计算机可以直接识别和执行的机器指令代码，包括汇编语言程序、编译程序和解释程序。
33．应用软件是为解决各类实际问题而专门设计的软件。通用应用软件大致可分为文、表、图、网、演、统计等几大类。
34．计算机网络是以硬件资源、软件资源和信息资源共享以及信息传递为目的，在统一的网络协议控制下，将地理位置分散的许多独立的计算机系统连接在一起所形成的网络。
35．计算机网络的功能主要体现在资源共享、数据通信、分布处理三个方面。
36．按照覆盖的地理范围进行分类，计算机网络可以分为局域网、城域网和广域网三类。
(1)局域网(LAN)。局域网是一种在小区域内使用的，由多台计算机组成的网络，覆盖范围通常局限在10千米范围之内，属于一个单位或部门组建的小范围网。
(2)城域网(MAN)。城域网是作用范围在广域网与局域网之间的网络，其网络覆盖范围通常可以延伸到整个城市，借助通讯光纤将多个局域网联通公用城市网络形成大型网络，使得不仅局域网内的资源可以共享，局域网之间的资源也可以共享。
(3)广域网(WAN)。广域网是一种远程网，涉及长距离的通信，覆盖范围可以是一个国家或多个国家，甚至整个世界。由于广域网地理上的距离可以超过几千千米，所以信息衰减非常重，这种网络一般要租用专线，通过接口信息处理协议和线路连接起来，构成网状结构，解决寻径问题。
37．服务器，也称伺服器，是网络环境中的高性能计算机，它侦听网络上的其他计算机(客
户机) 提交的服务请求，并提供相应的服务，控制客户端计算机对网络资源的访问，并能存储、处理网络上大部分的会计数据和信息。
38．客户机又称为用户工作站，是连接到服务器的计算机，能够享受服务器提供的各种资源和服务。
39．网络连接设备是把网络中的通信线路连接起来的各种设备的总称，这些设备包括中继器、交换机和路由器等。
40．常见的非规范化操作包括密码与权限管理不当、会计档案保存不当、未按照正常操作规范运行软件等。
41．在使用会计软件时，用户应该对账套使用权限进行严格管理，防止数据外泄；用户不能随便让他人使用电脑；在离开电脑时，必须立即退出会计软件，以防止他人偷窥系统数据。
42．为防止硬盘上的会计数据遭到意外或被人为破坏，用户需要定期将硬盘数据备份到其他磁性介质上(如U 盘、光盘等) 。在月末结账后，对本月重要的账簿和报表数据还应该打印备份。
43．对会计软件进行升级的原因主要有：因改错而升级版本；因功能改进和扩充而升级版本；因运行平台升级而升级版本。经过对比审核，如果新版软件更能满足实际需要，企业应该对其进行升级。
44．计算机病毒是指编制者在计算机程序中插入的破坏计算机功能或数据，影响计算机使用并且能够自我复制的一组计算机指令或程序代码。
45．计算机病毒的特点：
(1)寄生性。
(2)传染性。
(3)潜伏性。
(4)隐蔽性。
(5)破坏性。
(6)可触发性。
46．计算机病毒可分为良性病毒和恶性病毒。良性病毒是指那些只占有系统CPU 资源，但不破坏系统数据，不会使系统瘫痪的计算机病毒。与良性病毒相比，恶性病毒对计算机系统的破坏力更大，包括删除文件、破坏盗取数据、格式化硬盘、使系统瘫痪等。
47．计算机病毒可分为引导型病毒、文件病毒和网络病毒。
48．导致病毒感染的人为因素：
(1)不规范的网络操作。
(2)使用被病毒感染的磁盘。
49．感染计算机病毒的主要症状：
(1)系统启动时间比平时长，运行速度减慢。
(2)系统经常无故发生死机现象。
(3)系统异常重新启动。
(4)计算机存储系统的存储容量异常减少，磁盘访问时间比平时长。
(5)系统不识别硬盘。
(6)文件的日期、时间、属性、大小等发生变化。
(7)打印机等一些外部设备工作异常。
(8)程序或数据丢失或文件损坏。
(9)系统的蜂鸣器出现异常响声。
(10)其他异常现象。
50．防范计算机病毒的措施主要有：
(1)规范使用U 盘的操作。在使用外来U 盘时应该首先用杀毒软件检查是否有病毒，确认无病毒后再使用。
(2)使用正版软件，杜绝购买盗版软件。
(3)谨慎下载与接收网络上的文件和电子邮件。
(4)经常升级杀毒软件。
(5)在计算机上安装防火墙。
(6)经常检查系统内存。
(7)计算机系统要专机专用，避免使用其他软件。
51．计算机黑客是指通过计算机网络非法进入他人系统的计算机入侵者。
52．黑客常用手段：
(1)密码破解。
(2)IP嗅探与欺骗。
(3)攻击系统漏洞。
(4)端口扫描。
53．防范黑客的措施：
(1)制定相关法律法规加以约束。
(2)数据加密。
(3)身份认证。
(4)建立完善的访问控制策略。系统应该设置进入网络的访问权限、目录安全等级控制、网络端口和节点的安全控制、防火墙的安全控制等。通过各种安全控制机制的相互配合，才能最大限度地保护计算机系统免受黑客的攻击。 第三章会计软件的应用
54．会计软件的应用流程一般包括系统初始化、日常处理和期末处理等环节。
55．系统初始化是系统首次使用时，根据企业的实际情况进行参数设置，并录入基础档案与初始数据的过程。
系统初始化是会计软件运行的基础。它将通用的会计软件转变为满足特定企业需要的系统，使手工环境下的会计核算和数据处理工作得以在计算机环境下延续和正常运行。
系统初始化在系统初次运行时一次性完成，但部分设置可以在系统使用后进行修改。系统初始化将对系统的后续运行产生重要影响，因此系统初始化工作必须完整且尽量满足企业的需求。
系统初始化的内容包括系统级初始化和模块级初始化。 模块级初始化是设置特定模块运行过程中，所需要的参数、数据和本模块的基础信息，以保证模块按照企业的要求正常运行。
系统级初始化内容主要包括：①创建账套并设置相关信息；②增加操作员并设置权限；③设置系统公用基础信息。 模块级初始化内容主要包括：①设置系统控制参数；②设置基础信息；③录入初始数据。 56．日常处理是指在每个会计期间内，企业日常运营过程中重复、频繁发生的业务处理过程。 日常处理的特点： (1)日常业务频繁发生，需要输入数据量大；
(2)日常业务在每个会计期间内重复发生，所涉及金额不尽相同。
57．期末处理是指在每个会计期间的期末所要完成的特定业务。
期末处理的特点： (1)有较为固定的处理流程。
(2)业务可以由计算机自动完成。 在会计软件应用的各处环节均应注意对数据的管理。
数据备份是指将会计软件的数据输出保存在其他存储介质上，以备后续使用。数据备份主要包括账套备份、年度账备份等。
数据还原又称数据恢复，是指将备份的数据使用会计软件恢复到计算机硬盘上。它与数据备份是一个相反的过程。数据还原主要包括账套还原、年度账还原等。
58．账套是指存放会计核算对象的所有会计业务数据文件的总称，账套中包含的文件有会计科目、记账凭证、会计账簿、会计报表等。建立账套时需要根据企业的具体情况和核算要求设置相关信息。账套信息主要包括账套号、企业名称、企业性质、会计期间、记账本位币(即本位币代码和本位币名称) 等。 管理用户并设置权限：
(1)管理用户。
用户是指有权登录系统，对会计软件进行操作的人员。管理用户主要是指将合法的用户增加到系统中，设置其用户名和初始密码或对不再使用系统的人员进行注销其登录系统的权限等
操作。
(2)设置权限。
在增加用户后，一般应该根据用户在企业核算工作中所担任的职务、分工来设置、修改其对各功能模块的操作权限。通过设置权限，用户不能进行没有权限的操作，也不能查看没有权限的数据。
59．设置系统公用基础信息包括设置编码方案、基础档案、收付结算信息、凭证类别、外币和会计科目等。 设置编码方案是指设置具体的编码规则，包括编码级次、各级编码长度及其含义。其目的在于方便企业对基础数据的编码进行分级管理。设置编码的对象包括部门、职员、客户、供应商、科目、存货分类、成本对象、结算方式和地区分类等。编码符号能唯一地确定被标识的对象。
60．职员档案资料一旦被使用将不能被删除。
设置职员信息一般包括输入职员编号、姓名、性别、所属部门、身份证号等，其目的在于方便进行个人往来核算和管理等操作。
61．(1)单位类型编码、供应商编码、客户编码必须唯一。供应商编码与客户编码不能重复。
(2)单位编码、单位名称、单位类型必须输入，其余可以忽略。
62．设置凭证类别是指对记账凭证进行分类编制。用户可以按照企业的需求选择或自定义凭证类别。 凭证类别设置完成后，用户应该设置凭证类别限制条件和限制科目，两者组成凭证类别校验的标准，供系统对录入的记账凭证进行输入校验，以便检查录入的凭证信息和选择的凭证类别是否相符。在会计软件中，系统通常提供的限制条件包括借方必有、贷方必有、凭证必有、凭证必无、无限制等。
凭证类别的限制科目是指限制该凭证类别所包含的科目。
在记账凭证录入时，如果录入的记账凭证不符合用户设置的限制条件或限制科目，则系统会提示错误，要求修改，直至符合为止。
63．设置会计科目就是将企业进行会计核算所需要使用的会计科目录入系统中，并按照企业核算要求和业务要求，对每个科目的核算属性进行设置。设置会计科目是填制会计凭证、记账、编制报表等各项工作的基础。
增加会计科目时，应遵循先设置上级会计科目，再设置下级会计科目的顺序。会计科目编码、会计科目名称不能为空。增加的会计科目编码必须遵循会计科目编码方案。
64．会计科目编码按照科目编码规则进行。在对会计科目编码时，一般应遵守以下原则：
(1)唯一性。每个编码必须唯一地标识某一个科目，不可重复。
(2)统一性。所有会计科目的编码标准必须遵守统一的编码方案。
(3)扩展性。编码既要适应企业当前核算的要求，又要考虑将来业务发展的变化，在设计编码时应注意保留一些空间，以方便将来科目的增减变动。 65．已经使用过的末级会计科目不能再修改科目编码。 已有数据的会计科目，应将该科目及其下级科目余额清零后再进行修改或删除。
删除科目后不能恢复，只能通过增加功能重新增加被删除的会计科目。
非末级科目不能删除。非末级会计科目不能再修改科目编码。
66．用户如在会计年度初建账，只需将各个会计科目的期初余额录入系统中即可；用户如在会计年度中建账，则除了需要录入启用月份的月初余额外，还需录入本年度各会计科目截至上月份的累计发生额。系统一般能根据本月月初数和本年度截至上月份的借、贷方累计发生数，自动计算出本会计年度各会计科目的年初余额。
凭证编号是凭证的唯一标识。同一类别凭证按月从1号凭证开始连续编号，不允许重号和漏号。凭证编号为必填内容，可以自动生成，也可以手工输入。 67．凭证录入的输入校验： 在凭证实时校验时，系统会对凭证内容的合法性进行校验。校验的内容包括：
(1)会计科目是否存在，即会计科目是否是初始化时设置的会计科目；
(2)会计科目是否为末级科目； (3)会计科目是否符合凭证的类别限制条件；
(4)发生额是否满足“有借必有贷，借贷必相等”的记账凭证要求； (5)凭证必填内容是否填写完整；
(6)手工填制凭证号的情况下还需校验凭证号的合理性。 68．凭证可以修改的内容一般包括摘要、科目、金额及方向等。凭证类别、编号不能修改，制单日期的修改也会受到限制。在对凭证进行修改后，系统仍然会按照凭证录入时的校验标准来对凭证内容进行检查，只有满足了校验条件后，才能进行保存。 凭证修改的操作控制： (1)修改未审核或审核标错的凭证。对未审核的凭证或审核标错的凭证，可以由填制人直接进行修改并保存。审核标错的凭证在修改正确后，出错的标记将会消失。
(2)修改已审核而未记账的凭证。经过审核人员审核，并已签章而未记账的凭证，如果存在错误需要修改，应该由审核人员首先在审核模块中取消对该凭证的审核标志，使凭证恢复到未审核状态，然后再由制单人员对凭证进行修改。
(3)修改已经记账的凭证。会计软件应当提供不可逆的记账功能，确保对同类已记账凭证的连续编号，不得提供对已记账凭证的删除和插入功能，不得提供对已记账凭证日期、金额、会计科目和操作人的修改功能。
(4)修改他人制作的凭证。如果需要修改他人制作的凭证，在账务处理模块参数设置中需要勾选允许修改他人凭证的选项，修改后凭证的制单人将显示为修改凭证的操作人员。如果参数设置中选择不允许修改他人凭证，该功能将不能被执行。
69．审核凭证是指审核人员按照国家统一会计准则制度规定，对于完成制单的记账凭证的正确性、合规合法性等进行检查核对，审核记账凭证的内容、金额是否与原始凭证相符，记账凭证的编制是否符合规定，所附单据是否真实、完整等。 如果审核发现记账凭证存在错误，需要打上错误标记，交由制单人员进行修改。如果审核人员认为凭证没有错误，则审核通过后，系统将在审核栏显示审核人的名字。
凭证审核的操作控制：
(1)审核人员和制单人员不能是同一人；
(2)审核凭证只能由具有审核权限的人员进行；
(3)已经通过审核的凭证不能被修改或者删除，如果要修改或删除，需要审核人员取消审核签字后，才能进行；
(4)审核未通过的凭证必须进行修改，并通过审核后方可被记账。
70．在会计软件中，记账是指由具有记账权限的人员，通过记账功能发出指令，由计算机按照会计软件预先设计的记账程序自动进行合法性校验、科目汇总、登记账目等操作。
记账的操作控制：
(1)期初余额不平衡，不能记账；
(2)上月未结账，本月不可记账；
(3)未被审核的凭证不能记账；
(4)一个月可以一天记一次账，也可以一天记多次账，还可以多天记一次账；
(5)记账过程中，不应人为终止记账。
71．出纳管理的主要工作包括库存现金日记账、银行存款日记账和资金日报表的管理，支票管理，进行银行对账并输出银行存款余额调节表。
72．账务处理模块的期末处理是指会计人员在每个会计期间的期末所要完成的特定业务，主要包括会计期末的转账、对账、结账等。
73．对账主要包括总账和明细账、总账和辅助账、明细账和辅助账的核对。为了保证账证相符、账账相符，用户应该经常进行对账，至少一个月一次，一般可在月末结账前进行。只有对账正确，才能进行结账操作。
74．结账主要包括计算和结转各账簿的本期发生额和期末余额，终止本期的账务处理工作，并将会计科目余额结转至下月作为月初余额。结账每个月只能进行一次。
75．结账工作执行时，系统会检查相关工作的完成情况，主要包括：
(1)检查本月记账凭证是否已经全部记账，如有未记账凭证，则不能结账；
(2)检查上月是否已经结账，如上月未结账，则本月不能结账；
(3)检查总账与明细账、总账与辅助账是否对账正确，如果对账不正确则不能结账；
(4)对科目余额进行试算平衡，如试算不平衡将不能结账；
(5)检查损益类账户是否已经结转到本年利润，如损益类科目还有余额，则不能结账；
(6)当其他各模块也已经启用时，账务处理模块必须在其他各模块都结账后，才能结账。
76．固定资产管理模块初始化工作：
(1)设置控制参数。
①设置启用会计期间。
②设置折旧相关内容。
设置折旧相关内容一般包括是否计提折旧、折旧率小数位数等。
③设置固定资产编码。
(2)设置基础信息。
①设置折旧对应科目。
②设置增减方式。
③设置使用状况。
④设置折旧方法。
⑤设置固定资产类别。
(3)录入原始卡片。 企业日常运营中，会发生固定资产相关业务，一般包括固定资产增加、减少、固定资产变动等。在每个会计期间，用户可在固定资产管理模块中对相关日常业务进行管理和核算。
固定资产管理模块期末处理：
(1)计提折旧。
(2)对账。
(3)月末结账。
(4)相关数据查询。
77．(1)只有在最新会计期间时可以增加资产类别，月末结账后则不能增加。
(2)资产类别编码不能重复，同级的类别名称不能相同。
(3)类别编码、名称、计提类型和折旧方法不能为空。
(4)其他各项内容的输入是为了输入卡片方便，要缺省的内容可以为空。
(5)使用过的类别计提属性不允许删除。
78．由固定资产系统传递到总账系统中的凭证，在总账系统中不能修改和删除。
79．工资管理模块初始化工作：
(1)设置基础信息。
①设置工资类别。
②设置工资项目。设置工资项目是计算工资的基础，包括工资项目名称、类型、数据长度、小数位数等。 ③设置工资项目计算公式。
④设置工资类别所对应的部门。
⑤设置所得税。
⑥设置工资费用分摊。
(2)录入工资基础数据。
80．工资管理模块日常处理：
(1)工资计算。
①工资变动数据录入。
②工资数据计算。
(2)个人所得税计算。
(3)工资分摊。
(4)生成记账凭证。
81．工资管理模块期末处理：
(1)期末结账。
(2)工资表的查询输出。
82．应收管理模块初始化工作：
(1)控制参数和基础信息的设置。
①控制参数的设置。
a ．基本信息的设置。
b ．坏账处理方式设置。
c ．应收款核销方式的设置。
d ．规则选项。
②基础信息的设置。
a ．设置会计科目。
b ．设置对应科目的结算方式。
c ．设置账龄区间。
(2)期初余额录入。
83．应收管理模块日常处理：
(1)应收处理。
①单据处理。
a ．应收单据处理。
b ．收款单据处理。
c ．单据核销。
②转账处理。
a ．应收冲应收。
b ．预收冲应收。
c ．应收冲应付。
(2)票据管理。
(3)坏账处理。
①坏账准备计提。
②坏账发生。
③坏账收回。
(4)生成记账凭证。
84．应收管理模块期末处理：
(1)期末结账。
(2)应收账款查询。
(3)应收账龄分析。
85．应付管理模块初始化工作：
(1)控制参数和基础信息的设置。
①控制参数设置。
a ．基本信息的设置。
b ．应付款核销的设置。
c ．规则选项。
②基础信息设置。
a ．设置会计科目。
b ．设置对应科目的结算方式。
c ．设置账龄区间。
(2)期初余额录入。
应付管理模块日常处理。
(1)应付处理。
①单据处理。
a ．应付单据处理。
b ．付款单据处理。
C ．单据核销。
②转账处理。
a ．应付冲应付是指将一家供应商的应付款转到另一家供应商中。
b ．预付冲应付用于处理供应商的预付款和对该供应商应付欠款的转账核销业务。
C ．应付冲应收是指用某供应商的应付款，冲抵某客户的应收款项。
②票据管理。
③生成记账凭证。
应付管理模块期末处理：
(1)期末结账。
(2)应付账款查询。
(3)应付账龄分析。
86．报表数据来源：
(1)手工录入。
(2)来源于报表管理模块其他报表。
(3)来源于系统内其他模块。
报表管理模块应用基本流程：
(1)格式设置。报表格式设置的具体内容一般包括定义报表尺寸、定义报表行高列宽、画表格线、定义单元属性、定义组合单元、设置关键字等。
(2)公式设置。
(3)数据生成。
(4)报表文件的保存。
(5)报表文件的输出。
87．报表中，主要有计算公式、审核公式和舍位平衡公式。
计算公式是指对报表数据单元进行赋值的公式，是必须定义的公式。
审核公式用于审核报表内或报表间的数据钩稽关系是否正确。审核公式不是必须定义的。
舍位平衡公式用于报表数据进行进位或小数取整后调整数据。
88．会计报表按输出方式的不同，通常分为屏幕查询输出、图形输出、磁盘输出、打印输出和网络传送五种类型。
第四章电子表格软件在会计中的应用
89．电子表格，又称电子数据表，是指由特定软件制作而成的，用于模拟纸上计算的由横竖线条交叉组成的表格。
Windows 操作系统下常用的电子表格软件主要有微软的Excel 、金山WPS 电子表格等；Mac 操作系统下则有苹果的Numbers ，该软件同时可用于iPad 等手持设备。此外，还有专业 电子表格软件如Lotus Notes、第三方电子表格软件如Formula One等。
90．电子表格软件的主要功能有：①建立工作簿；②管理数据；③实现数据网上共享；④制作图表；⑤开发应用系统。 Excel 软件启动后，即可按照要求建立一个空白的工作簿文件，每个工作簿中含有一张或多张空白的表格。这些在屏幕上显示出来的默认由灰色横竖线条交叉组成的表格被称为工作表，又称“电子表格”。
在Excel 2003中，每个工作簿默认含有3张工作表，每张工作表由65536行和256列组成；在Excel 2013中，每个工作簿默认含有1张工作表，该工作表由l 048576行和l6384列组成。
用户通过Excel 不仅可以直接在工作表的相关单元格中输入、存储数据，编制销量统计表、科目汇总表、试算平衡表、资产负债表、利润表以及大多数数据处理业务所需的表格，而且可以利用计算机，自动、快速地对工作表中的数据进行检索、排序、筛选、分类、汇总等操作，还可以运用运算公式和内置函数，对数据进行复杂的运算和分析。
91．通常可以采用下列方法启动Excel 软件：
(1)点击“开始”菜单中列示的Excel 快捷命令。
(2)点击桌面或任务栏中Excel 的快捷方式图标。
(3)通过“运行”对话框启动Excel 软件。
(4)打开现成的Excel 文件。
92．通常可以采用下列方法退出Excel 软件：
(1)点击标题栏最右边的关闭按钮。
(2)点击“关闭窗口”或“关闭所有窗口”命令。
(3)按击快捷键“Alt+F4”。
93．Excel 文件的管理主要包括新建、保存、关闭、打开、保密、备份、修改与删除等工作。以打开现成Excel 文件方式启动Excel 软件的，可通过以下方法之一建立一个新的空白工作簿：①敲击快捷键“Ctrl+N”键；②打开“文件”菜单，点击“新建”菜单命令，选定其中的空白工作簿模板；③点击工具栏中的“新建”按钮(Excel 2003为常用工具栏，Excel 2013为快速访问工具栏) 。 保存Excel 文件的常用方法包括：
(1)通过敲击功能键“Fl2”键进行保存。具体步骤为：①敲击功能键“Fl2”键，打开“另存为”对话框；②给目标文件命名；③确定目标文件的类型；④确定适当的存储位置。
(2)通过敲击快捷键“Ctrl+S”键进行保存。
(3)通过单击常用工具栏(适用于Excel 2003)或快速访问工具栏(适用于Excel 2013)中的“保存”或“另存为”按钮进行保存。
(4)通过“文件”菜单(或Excel 2003“工具栏”菜单) 中的“保存”或“另存为”命令进行保存。 Excel 文件的关闭：
(1)点击“工具栏”中的“关闭”按钮或命令。
(2)点击“文件”菜单中的“关闭”命令。
打开Excel 文件的方法主要有：
(1)通过直接点击Excel 文件打开。
(2)通过快捷菜单中“打开”命令打开。
(3)通过Excel “文件”菜单中的“打开”命令进行打开。
(4)通过常用工具栏(适用于Excel 2003)或快速访问工具栏(适用于Excel 2013)中的“打开”按钮进行打开。
(5)通过按击快捷键“Ctrl+0”键进行打开。
94．Excel 中，数据的输入和修改都在当前单元格或者对应的编辑栏中进行。Excel 文件打开后，所有单元格均默认处于就绪状态，等待数据的输入。
(1)在单个单元格中录入数据。
(2)在单张工作表的多个单元格中快速录入完全相同的数据。
(3)在单张工作表的多个单元格中快速录入部分相同的数据。
(4)在工作组的一个单元格或多个单元格中快速录入相同的数据。
数据的复制和粘贴可使用快捷键“Ctrl+C”和“Ctrl+V”。
数据的剪切可使用快捷键“Ctrl+X”。
95．公式是指由等号“=”、运算体和运算符在单元格中按特定顺序连接而成的运算表达式。
96．常用的单元格引用分为相对引用、绝对引用和混合引用三种。．
97．跨工作表单元格引用：
工作表名! 数据源所在单元格地址
跨工作簿单元格引用：
[工作簿名]工作表名! 数据源所在单元格地址
98．常用函数：
(1)统计函数
①MAX
MAX(numberl，number2„．) 用于返回数值参数中的最大值，忽略参数中的逻辑值和文本。
②MIN
MIN(numberl，number2„．) 用于返回数值参数中的最小值，忽略参数中的逻辑值和文本。
③SUM SUM(numberl，number2„．) 用于计算单元格区域中所有数值的和。
④SUMIF
SUMIF(range，criteria ，sum_range)用于对满足条件的单元格求和。
⑤AVERAGE
AVERAGE(numberl，number2„．) 用于返回参数的算术平均值。 ⑥AVERAGEIF
AVERAGEIF(range，criteria ，average_range)用于返回某个区域内满足给定条件的所有单元格的算术平均值。 ⑦COUNT
COUNT(valuel，value2„．) 用于计算包含数字的单元格以及参数列表中数字的个数。
⑧COUNTIF
COUNTIF(range，criteria) 用于对区域中满足单个指定条件的单元格进行计数。
(2)文本函数
①LEN
LEN(text)用于返回文本字符串中的字符数。
②RIGHT
RIGHT(text’ilum_chars)用于从文本字符串中最后一个字符开始返回指定个数的字符。 ③MID MID(text，start_num，num_chars)用于返回文本字符串中从指定位置开始的指定数目的字符。
④LEFT
LEFT(text，hum_chars)用于返回文本字符串中第一个字符开始至指定个数的字符。
(3)逻辑函数IF
IF(109ical_test，value_if_true，value_if_false)用于判断“logical_test”的内容是否为真，如果为真则返回“value_if_true”，如果为假则返回“value_if_false”的内容。
(4)查找与引用函数
①LOOKUP
LOOKUP 函数用于返回向量(单行区域或单列区域) 或数组中的数值。它具有两种语法形式：向量形式和数组形式。
②INDEX
INDEX(array，rownum ，column_num)用于返回表格或数组中的元素值，此元素由行号和列号的索引值给定。 ③MATCH
MATCH(100kup_value，lookup_array，match_type)用于在单元格区域中搜索指定项，然后返回该项在单元格区域中的相对位置。
(5)日期与时间函数
①YEAR
YEAR(serial_number)用于返回某日期对应的年份。
②MONTH
MONTH(serial_number)用于返回某日期对应的月份，介于1～12之间。
③DAY
DAY(serial_number)用于返回某日期对应的天数，介于1～31之间。
④NOW
NOW()用于返回当前的日期和时间。
(6)基本财务函数
①SLN
SLN(cost，salvage ，life) 用于返回某项资产以直线法计提的每一期的折旧值。
cost 是必需参数，指固定资产原值。salvage 是必需参数，指固定资产的残值。life 是必需参数，指固定资产的折旧期数。
②DDB
DDB(cost，salvage ，life ，period ，factor) 用于使用双倍余额递减法或其他指定的方法，计算一项固定资产在给定期间内的折旧值。
cost 是必需参数，指固定资产原值。salvage 是必需参数，指固定资产的残值。life 是必需参数，指固定资产的折旧期数。period 是必需参数，指需要计算折旧值的期间。period 必须使用与life 相同的单位。factor 是可选参数，指余额递减速率。如果factor 被省略，则默认为2，即使用双倍余额递减法。
③SYD
SYD(cost，salvage ，life ，per) 用于返回某项资产按年限总和折旧法计算的在第“per ”期的折旧值。
cost 是必需参数，指固定资产原值。salvage 是必需参数，指固定资产的残值。life 是必需参数，指固定资产的折旧期数。per 是必需参数，指第几期，其单位必须与life 相同。
99．Excel 中，数据库是通过数据清单或列表来实现的。
数据清单是一种包含一行列标题和多行数据且每行同列数据的类型和格式完全相同的Excel 工作表。
数据清单中的列对应数据库中的字段，列标志对应数据库中的字段名称，每一行对应数据库中的一条记录。 记录单又称为数据记录单，是快速添加、查找、修改或删除数据清单中相关记录的对话框。
100．在数据清单下，可以执行排序、筛选、分类汇总、插入图表和数据透视表等数据管理和分析功能。