1 目的
为体系文件编写的格式与编码提供指引。 2 范围
适用于区域/分公司的质量/环境管理/职业安全健康管理体系文件格式和编码。
3 内容与要求 3.1文件内容格式
1.目的——阐述编制该文件的作用 2.范围——指明该文件适用的部门和领域
3.职责——明确在该活动或过程中部门或相关人员的职责
4.定义——对文件中不好理解或容易产生歧义的名词术语给予解释（可删减） 5.内容与要求——对过程中各环节的工作内容方法和要求进行详细阐述 6.相关文件——在该文件实施中涉及到的其它文件（可删减） 7.记录表格——在该文件实施中需要用到的记录表格（可删减） 3.2页面格式 3.2.1页面设置：
3.2.2页眉：页眉内容为文件名称，文本右对齐，字体要求宋体，字号要求五号； 3.2.3文本要求：
3.3质量记录表格格式 3.3.1表头模版
表格名称（宋体，小二号，加黑）
编号：版本：表格生效期：序号：（宋体，五号，加黑）
3.3.1.1编号和版本号来源于质量体系文件； 3.3.1.2表格生效期填写体系颁布日期；
3.3.1.3序号填写办法：项目名称拼音首个字母大写- 年月-顺序号（阿拉伯数字）；如：金地格林小镇JDGLXZ-201312-01
3.3.2体系文件中表格本身跨页的，须在表格的正下方标明页码和页数，第二页起可不加表头； 3.3.3增加附页须在原表格相应栏目中标明“见附页”，在附页的表格名称后标明“（附页）”二字，并标明页码；
3.3.4因内容多而导致表格页数增加，第二页起可不加表头，但有栏目的须在第一行列明栏目名称，并在表格正下方标明页码和页数。 3.4编码方式 3.4.1管理手册
GM-□□
GM: Gemdale Property Management Manual File 示例：GM- 05即管理手册第五章
3.4.2程序文件
GP- * □□
对应的程序文件序号,序号自01起编号
对应的业务类别编码，按业务类别编码规则对应
GP：Gemdale Property Management Process File 业务类别编码规则：
Q—前期 K—客服 G—工程 A—安全 H—环境 Z—职能 示例：GP-G03即工程类03号程序文件
3.4.3作业指导书 GI- *□□-□□
GI ：Gemdale Property Management Instructions File 示例：GI-G03—05即工程类03号程序文件下的05号作业指导书
作业文件名称通常分为三类：
1）制度/规定：主要表述公司内部管理要求须相关单位按要求执行； 2）规范：主要表述涉及服务管理要求或服务标准；
3）指引/要点/方法/办法：主要表述内部管理要求或服务活动的具体操作要求与步骤。 3.4.4质量记录表单 RF- *□□-□□
对应的程序文件编码及序号
RF: Record Form
示例：RF-G03—02即工程类03号程序文件下的02号质量记录
3.4.5其他规定
3.4.5.1针对同一类型设备或活动而建立的作业指导书，采用同一文件编码，附加阿拉伯数字 序号的方式进行分类标识，如:GI-*□□-□□（□□）； 3.4.5.2计划性、临时性文件，原则上不需要建立编码。
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1 目的
为体系文件编写的格式与编码提供指引。 2 范围
适用于区域/分公司的质量/环境管理/职业安全健康管理体系文件格式和编码。
3 内容与要求 3.1文件内容格式
1.目的——阐述编制该文件的作用 2.范围——指明该文件适用的部门和领域
3.职责——明确在该活动或过程中部门或相关人员的职责
4.定义——对文件中不好理解或容易产生歧义的名词术语给予解释（可删减） 5.内容与要求——对过程中各环节的工作内容方法和要求进行详细阐述 6.相关文件——在该文件实施中涉及到的其它文件（可删减） 7.记录表格——在该文件实施中需要用到的记录表格（可删减） 3.2页面格式 3.2.1页面设置：
3.2.2页眉：页眉内容为文件名称，文本右对齐，字体要求宋体，字号要求五号； 3.2.3文本要求：
3.3质量记录表格格式 3.3.1表头模版
表格名称（宋体，小二号，加黑）
编号：版本：表格生效期：序号：（宋体，五号，加黑）
3.3.1.1编号和版本号来源于质量体系文件； 3.3.1.2表格生效期填写体系颁布日期；
3.3.1.3序号填写办法：项目名称拼音首个字母大写- 年月-顺序号（阿拉伯数字）；如：金地格林小镇JDGLXZ-201312-01
3.3.2体系文件中表格本身跨页的，须在表格的正下方标明页码和页数，第二页起可不加表头； 3.3.3增加附页须在原表格相应栏目中标明“见附页”，在附页的表格名称后标明“（附页）”二字，并标明页码；
3.3.4因内容多而导致表格页数增加，第二页起可不加表头，但有栏目的须在第一行列明栏目名称，并在表格正下方标明页码和页数。 3.4编码方式 3.4.1管理手册
GM-□□
GM: Gemdale Property Management Manual File 示例：GM- 05即管理手册第五章
3.4.2程序文件
GP- * □□
对应的程序文件序号,序号自01起编号
对应的业务类别编码，按业务类别编码规则对应
GP：Gemdale Property Management Process File 业务类别编码规则：
Q—前期 K—客服 G—工程 A—安全 H—环境 Z—职能 示例：GP-G03即工程类03号程序文件
3.4.3作业指导书 GI- *□□-□□
GI ：Gemdale Property Management Instructions File 示例：GI-G03—05即工程类03号程序文件下的05号作业指导书
作业文件名称通常分为三类：
1）制度/规定：主要表述公司内部管理要求须相关单位按要求执行； 2）规范：主要表述涉及服务管理要求或服务标准；
3）指引/要点/方法/办法：主要表述内部管理要求或服务活动的具体操作要求与步骤。 3.4.4质量记录表单 RF- *□□-□□
对应的程序文件编码及序号
RF: Record Form
示例：RF-G03—02即工程类03号程序文件下的02号质量记录
3.4.5其他规定
3.4.5.1针对同一类型设备或活动而建立的作业指导书，采用同一文件编码，附加阿拉伯数字 序号的方式进行分类标识，如:GI-*□□-□□（□□）； 3.4.5.2计划性、临时性文件，原则上不需要建立编码。
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