关于邮件格式的相关内容
一、关于主题
1. 一定不要空白标题。
2. 最好写上来自**公司的邮件,以便对方一目了然,又便于留存。
3. 标题要能真实反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题。
4. 一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多宗事情,以便于日后整理。
5. 可适当用使用大写字母字符(如“* !”等)来突出标题,引起收件人注意,但应适度,特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。
6. 回复对方邮件时,应当根据回复内容需要更改标题,不要RE一大串。
7. 最重要的一点,主题千万不可出现错别字和不通顺之处,切莫只顾检查正文却在发出前
忘记检查主题。
二、关于称呼与问候
1. 恰当地称呼收件者,拿捏尺度。
邮件的开头要称呼收件人。称呼是第一行顶格写。
2. Email开头结尾最好要有问候语
“你好”或者“您好”,开头问候语是称呼换行空两个写。
结尾常见写个“祝您顺利”之类的。若是尊长应使用“此致敬礼”。 注意, 在非常正式的场合应完全使用信件标准格式,“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或者换行开头空两格,而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。
三、正文
1. Email正文要简明扼要,行文通顺。
若对方不认识你,第一件应当说明的就是自己的身份,姓名或你代表的企业名称是必须通报的以示对对方的尊重。
2. 注意Email的论述语气
尊重对方,请、谢谢之类的语气要经常出现。
3. Email正文多用1234之类的列表,以清晰明确。
如果事情复杂,最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短干练。
4. 一次邮件交待完整信息
5. 尽可能避免拼写错误和错别字,注意使用拼写检查
四、附件
1. 如果邮件带有附件,应在正文里面提示收件人查看附件。
2. 附件文件应按有意义的名字命名,最好能够概括附件的内容,方便收件人下载后管理。
3. 正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时。
4. 附件数目不宜超过4个,数目较多时应打包压缩成一个文件。
5. 如果附件是特殊格式文件,因在正文中说明打开方式,以免影响使用。
6. 如果附件过大(不宜超过2MB),应分割成几个小文件分别发送。
五、语言的选择和汉字编码
中文用宋体或者新宋体,英文就用Verdana 或者 Arial字型,字号用五号或10号字即可。
六、结尾签名
1. 签名信息不宜过多。
电子邮件消息末尾加上签名是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息,但不宜行数过多, 一般不超过4行。 2. 不要只用一个签名档
对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来,签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档,灵活调用。 3. 签名档文字应选择与正文文字匹配,字号一般应选择比正文字体小一些。
七、回复技巧
1. 及时回复Email
收到他人的重要电子邮件后,理想的回复时间是2小时内。
对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理,但一般不要超过24小时。如果事情复杂,你无法及时确切回复,那至少应该及时的回复收到,说明正在处理。
如果你正在出差或休假,应该设定自动回复功能,提示发件人,以免影响工作。
2. 进行针对性回复
当答复问题的时候,最好把相关的问题抄到回件中,然后附上答案。 3. 回复不得少于10个字 4. 不要就同一问题多次回复讨论
如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次,这只能说明交流不畅,说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。
关于邮件格式的相关内容
一、关于主题
1. 一定不要空白标题。
2. 最好写上来自**公司的邮件,以便对方一目了然,又便于留存。
3. 标题要能真实反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题。
4. 一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多宗事情,以便于日后整理。
5. 可适当用使用大写字母字符(如“* !”等)来突出标题,引起收件人注意,但应适度,特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。
6. 回复对方邮件时,应当根据回复内容需要更改标题,不要RE一大串。
7. 最重要的一点,主题千万不可出现错别字和不通顺之处,切莫只顾检查正文却在发出前
忘记检查主题。
二、关于称呼与问候
1. 恰当地称呼收件者,拿捏尺度。
邮件的开头要称呼收件人。称呼是第一行顶格写。
2. Email开头结尾最好要有问候语
“你好”或者“您好”,开头问候语是称呼换行空两个写。
结尾常见写个“祝您顺利”之类的。若是尊长应使用“此致敬礼”。 注意, 在非常正式的场合应完全使用信件标准格式,“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或者换行开头空两格,而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。
三、正文
1. Email正文要简明扼要,行文通顺。
若对方不认识你,第一件应当说明的就是自己的身份,姓名或你代表的企业名称是必须通报的以示对对方的尊重。
2. 注意Email的论述语气
尊重对方,请、谢谢之类的语气要经常出现。
3. Email正文多用1234之类的列表,以清晰明确。
如果事情复杂,最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短干练。
4. 一次邮件交待完整信息
5. 尽可能避免拼写错误和错别字,注意使用拼写检查
四、附件
1. 如果邮件带有附件,应在正文里面提示收件人查看附件。
2. 附件文件应按有意义的名字命名,最好能够概括附件的内容,方便收件人下载后管理。
3. 正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时。
4. 附件数目不宜超过4个,数目较多时应打包压缩成一个文件。
5. 如果附件是特殊格式文件,因在正文中说明打开方式,以免影响使用。
6. 如果附件过大(不宜超过2MB),应分割成几个小文件分别发送。
五、语言的选择和汉字编码
中文用宋体或者新宋体,英文就用Verdana 或者 Arial字型,字号用五号或10号字即可。
六、结尾签名
1. 签名信息不宜过多。
电子邮件消息末尾加上签名是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息,但不宜行数过多, 一般不超过4行。 2. 不要只用一个签名档
对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来,签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档,灵活调用。 3. 签名档文字应选择与正文文字匹配,字号一般应选择比正文字体小一些。
七、回复技巧
1. 及时回复Email
收到他人的重要电子邮件后,理想的回复时间是2小时内。
对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理,但一般不要超过24小时。如果事情复杂,你无法及时确切回复,那至少应该及时的回复收到,说明正在处理。
如果你正在出差或休假,应该设定自动回复功能,提示发件人,以免影响工作。
2. 进行针对性回复
当答复问题的时候,最好把相关的问题抄到回件中,然后附上答案。 3. 回复不得少于10个字 4. 不要就同一问题多次回复讨论
如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次,这只能说明交流不畅,说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。