新修订《会计档案管理办法》解析
一、修订背景、过程及意义
二、修订内容
三、新旧会计档案管理业务衔接
一、修订背景、过程及意义
（一）修订背景
一是适应信息化发展的客观要求。
会计电算化已基本普及、会计电算化迅速发展形成了大量电子会计档案，需要予以规范。客观要求对产生的电子数据直接作为档案进行保存，以实现全面的信息化，提供工作效率。 二是适应社会多元发展的成本与效率要求。
纸质档案对储存空间占用，电子档案应用将节约大量纸质凭证和账簿的打印、传递、整理、保管成本，减少社会资源耗费，打造绿色环保的生产方式。
三是适应档案管理的新规定、新要求。
国家档案部门（国家档案局令8号9号10号）对档案的保管、档案的鉴定、档案的销毁作出了一系列新的规定。会计档案作为档案的一个重要组成，需要符合新的要求、新的规定。 四是原《管理办法》的一些规定相对滞后或可行性不强，需要予以修订、完善。
（二）修订过程
--2012年开始，财政部、国家档案局陆续组织部分信息化程度较高的企业和地区开展会计档案电子化管理试点工作；
-- 2013-2014年财政部、国家档案局、国家税务总局、国家发展改革委专门针对“电子发票”的入账和保管问题多次开展研讨，并组织部分企业和地区开展电子发票及电子会计档案管理综合试点工作。
--2014年财政部、国家档案局着手修订原《管理办法》，形成了《会计档案管理办法（征求意见稿）》，先后于2014年12月、2015年5月向社会两次公开征求意见，形成了《会计档案管理办法（修订草案）》。
--2015年9月财政部、国家档案局组织有关专家集中研究讨论《会计档案管理办法（修订草案）》，最终形成新《管理办法》并于2016年1月1日实施。
（三）修订意义
一是：满足新型经济发展需要。
将大大推动电子凭证的在线传递和线上应用，为互联网创新经济发展提供了有力的政策支持。
二是：满足新型生产方式需要（即绿色环保）
允许符合条件的会计凭证、账簿等会计资料不再打印纸质归档保存，将节约大量纸质会计资料的打印、传递、整理成本以及归档后的保管成本，减少社会资源耗费，推动节能减排，有利于形成绿色环保的生产方式。
三是：满足国家治理能力现代化需要。
国家治理体系和治理能力现代化需要大数据的支撑，需要通过广度信息聚合、深度数据挖掘、扁平网络传递，实现决策科学化、管理精细化。电子会计档案将推动电子会计数据的深度开发和有效利用，为政府决策和管理提供更多维度、更具参考价值的会计信息，有利于推进国家治理能力现代化
二、修订内容
» 新《会计档案管理办法》分为正文和附表。正文共31条（原办法共21条），对原《会计档案管理办法》进行大的11处修订，小的修订对整个管理办法全覆盖。
»对《会计档案管理办法》的制定宗旨、法律依据，会计档案的管理体制、定义和范围，电子会计档案管理要求，会计档案的移交、利用、销毁，会计档案在各单位之间的交接，会计档案出境管理等进行了全面规范。
» 附表包括《企业和其他组织会计档案保管期限表》和《财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表》，两张表明确了各类会计档案的最低保管期限。
»主要作了以下调整：
1.完善了会计档案的定义和范围
2.新增并明确了电子会计档案的管理要求
3.调整了会计档案的保管期限
4.完善了会计档案的销毁程序
5.明确了会计档案的出境要求
1. 完善了会计档案的定义和范围
1. 完善了会计档案的定义和范围
对会计档案定义的理解需要注意以下几点：
第一,会计档案是由会计资料有条件地转化而来的。
这里的会计资料是指一切由文字、图表等形式形成的各种会计核算资料，来源包括从外部获得和单位在核算过程中产生的，形式包括纸质和电子两种形式。
首先，会计档案是办理完毕的会计资料。这里的办理完毕一般是指核算行为已经完成，如会计凭证已经正式生成等，而处于审批流程中的会计凭证则属于会计资料，不属于会计档案。
其次，会计档案是具有保存价值的会计资料。单位在日常会计核算过程中会产生大量的会计资料，但不是所有的会计资料都要作为会计档案，如在会计核算中间环节进行试算平衡所形成的草稿，由于试算平衡的结果将最终反映到会计凭证之上，所以，试算平衡的草稿可不作为会计档案保存。
最后，会计档案是按一定逻辑规律整理的会计资料。即会计档案是将会计资料按照档案管理的相关要求进行整理而形成的，而不是将会计资料无逻辑、无序地堆砌。
1. 完善了会计档案的定义范围
第二,会计档案既可以是外部接收取得的会计资料，也可以是内部直接形成的各种形式会计资料。
其中：
外部接收取得的会计资料是指所记载内容需要从单位外部取得的、能够证明经济事项实际发生的会计资料，主要是外部取得的各类原始凭证，如发票、银行回单、银行对账单、购销合同、收据、消费清单等。当前国家正在推进电子发票工作，符合相关要求的电子发票可以作为外部接收的会计资料予以归档。
内部直接形成的会计资料是指单位在会计核算过程中产生的会计资料，主要是记账凭证、总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿、月度、季度、半年度、年度财务会计报告等，以及单位内部相关管理系统生成的据以进行会计核算的凭据，如固定资产管理系统导出的计提折旧的资料、税务管理系统导出的计算所得税的资料等。
1. 完善了会计档案的定义范围
第三,电子会计档案属于会计档案。电子档案是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。
电子会计档案具有如下特征：
(1)电子会计档案的来源是计算机等电子设备，即电子会计档案是以计算机等电子信息设备为载体形成和处理的电子会计信息；
(2)电子会计档案的形成、办理、传输等环节是通过计算机等电子设备为载体进行的；
(3)电子会计档案最终可以存储、保管在本地计算机等电子设备、设施，也可以存储在第三方提供的云存储空间。
1.完善了会计档案的定义范围
明确会计档案归档范围
1. 完善了会计档案的定义范围
新增内容
1.纳税申报表，是纳税人依照税务部门指定的格式填写，用以按照税法规定的期限和内容完成纳税申报程序的相关表格，是单位进行税款申报缴纳和会计核算的重要原始凭据，属于具有保存价值的会计资料。原《管理办法》没有单独列明其属于会计档案，在实务操作中，各单位是否将其作为会计档案管理的做法不统一。新《管理办法》明确将纳税申报表明确列入会计档案范围。
2.会计档案鉴定意见书，是单位开展会计档案鉴定过程中应当形成，且具有永久保存价值的重要资料，应纳入归档范围。会计档案鉴定意见书无固定格式，但至少应包含以下内容：（1）被鉴定会计档案所属年度及保管期限、列入销毁档案的数据和主要内容、鉴定的概况；（2）销毁或延长保管期限档案的主要理由；（3）需要销毁档案的清册。
新修订《会计档案管理办法》解析
一、修订背景、过程及意义
二、修订内容
三、新旧会计档案管理业务衔接
一、修订背景、过程及意义
（一）修订背景
一是适应信息化发展的客观要求。
会计电算化已基本普及、会计电算化迅速发展形成了大量电子会计档案，需要予以规范。客观要求对产生的电子数据直接作为档案进行保存，以实现全面的信息化，提供工作效率。 二是适应社会多元发展的成本与效率要求。
纸质档案对储存空间占用，电子档案应用将节约大量纸质凭证和账簿的打印、传递、整理、保管成本，减少社会资源耗费，打造绿色环保的生产方式。
三是适应档案管理的新规定、新要求。
国家档案部门（国家档案局令8号9号10号）对档案的保管、档案的鉴定、档案的销毁作出了一系列新的规定。会计档案作为档案的一个重要组成，需要符合新的要求、新的规定。 四是原《管理办法》的一些规定相对滞后或可行性不强，需要予以修订、完善。
（二）修订过程
--2012年开始，财政部、国家档案局陆续组织部分信息化程度较高的企业和地区开展会计档案电子化管理试点工作；
-- 2013-2014年财政部、国家档案局、国家税务总局、国家发展改革委专门针对“电子发票”的入账和保管问题多次开展研讨，并组织部分企业和地区开展电子发票及电子会计档案管理综合试点工作。
--2014年财政部、国家档案局着手修订原《管理办法》，形成了《会计档案管理办法（征求意见稿）》，先后于2014年12月、2015年5月向社会两次公开征求意见，形成了《会计档案管理办法（修订草案）》。
--2015年9月财政部、国家档案局组织有关专家集中研究讨论《会计档案管理办法（修订草案）》，最终形成新《管理办法》并于2016年1月1日实施。
（三）修订意义
一是：满足新型经济发展需要。
将大大推动电子凭证的在线传递和线上应用，为互联网创新经济发展提供了有力的政策支持。
二是：满足新型生产方式需要（即绿色环保）
允许符合条件的会计凭证、账簿等会计资料不再打印纸质归档保存，将节约大量纸质会计资料的打印、传递、整理成本以及归档后的保管成本，减少社会资源耗费，推动节能减排，有利于形成绿色环保的生产方式。
三是：满足国家治理能力现代化需要。
国家治理体系和治理能力现代化需要大数据的支撑，需要通过广度信息聚合、深度数据挖掘、扁平网络传递，实现决策科学化、管理精细化。电子会计档案将推动电子会计数据的深度开发和有效利用，为政府决策和管理提供更多维度、更具参考价值的会计信息，有利于推进国家治理能力现代化
二、修订内容
» 新《会计档案管理办法》分为正文和附表。正文共31条（原办法共21条），对原《会计档案管理办法》进行大的11处修订，小的修订对整个管理办法全覆盖。
»对《会计档案管理办法》的制定宗旨、法律依据，会计档案的管理体制、定义和范围，电子会计档案管理要求，会计档案的移交、利用、销毁，会计档案在各单位之间的交接，会计档案出境管理等进行了全面规范。
» 附表包括《企业和其他组织会计档案保管期限表》和《财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表》，两张表明确了各类会计档案的最低保管期限。
»主要作了以下调整：
1.完善了会计档案的定义和范围
2.新增并明确了电子会计档案的管理要求
3.调整了会计档案的保管期限
4.完善了会计档案的销毁程序
5.明确了会计档案的出境要求
1. 完善了会计档案的定义和范围
1. 完善了会计档案的定义和范围
对会计档案定义的理解需要注意以下几点：
第一,会计档案是由会计资料有条件地转化而来的。
这里的会计资料是指一切由文字、图表等形式形成的各种会计核算资料，来源包括从外部获得和单位在核算过程中产生的，形式包括纸质和电子两种形式。
首先，会计档案是办理完毕的会计资料。这里的办理完毕一般是指核算行为已经完成，如会计凭证已经正式生成等，而处于审批流程中的会计凭证则属于会计资料，不属于会计档案。
其次，会计档案是具有保存价值的会计资料。单位在日常会计核算过程中会产生大量的会计资料，但不是所有的会计资料都要作为会计档案，如在会计核算中间环节进行试算平衡所形成的草稿，由于试算平衡的结果将最终反映到会计凭证之上，所以，试算平衡的草稿可不作为会计档案保存。
最后，会计档案是按一定逻辑规律整理的会计资料。即会计档案是将会计资料按照档案管理的相关要求进行整理而形成的，而不是将会计资料无逻辑、无序地堆砌。
1. 完善了会计档案的定义范围
第二,会计档案既可以是外部接收取得的会计资料，也可以是内部直接形成的各种形式会计资料。
其中：
外部接收取得的会计资料是指所记载内容需要从单位外部取得的、能够证明经济事项实际发生的会计资料，主要是外部取得的各类原始凭证，如发票、银行回单、银行对账单、购销合同、收据、消费清单等。当前国家正在推进电子发票工作，符合相关要求的电子发票可以作为外部接收的会计资料予以归档。
内部直接形成的会计资料是指单位在会计核算过程中产生的会计资料，主要是记账凭证、总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿、月度、季度、半年度、年度财务会计报告等，以及单位内部相关管理系统生成的据以进行会计核算的凭据，如固定资产管理系统导出的计提折旧的资料、税务管理系统导出的计算所得税的资料等。
1. 完善了会计档案的定义范围
第三,电子会计档案属于会计档案。电子档案是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。
电子会计档案具有如下特征：
(1)电子会计档案的来源是计算机等电子设备，即电子会计档案是以计算机等电子信息设备为载体形成和处理的电子会计信息；
(2)电子会计档案的形成、办理、传输等环节是通过计算机等电子设备为载体进行的；
(3)电子会计档案最终可以存储、保管在本地计算机等电子设备、设施，也可以存储在第三方提供的云存储空间。
1.完善了会计档案的定义范围
明确会计档案归档范围
1. 完善了会计档案的定义范围
新增内容
1.纳税申报表，是纳税人依照税务部门指定的格式填写，用以按照税法规定的期限和内容完成纳税申报程序的相关表格，是单位进行税款申报缴纳和会计核算的重要原始凭据，属于具有保存价值的会计资料。原《管理办法》没有单独列明其属于会计档案，在实务操作中，各单位是否将其作为会计档案管理的做法不统一。新《管理办法》明确将纳税申报表明确列入会计档案范围。
2.会计档案鉴定意见书，是单位开展会计档案鉴定过程中应当形成，且具有永久保存价值的重要资料，应纳入归档范围。会计档案鉴定意见书无固定格式，但至少应包含以下内容：（1）被鉴定会计档案所属年度及保管期限、列入销毁档案的数据和主要内容、鉴定的概况；（2）销毁或延长保管期限档案的主要理由；（3）需要销毁档案的清册。