后勤服务公司管理系统

用户需求说明书

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1. 引言 .......................................................................................................................................................... 7 1.1 1.2 1.3 1.4 2.

编写目的 ......................................................................................................................................... 7 文档书写约定 ................................................................................................................................. 7 术语定义 ......................................................................................................................................... 7 参考资料 ......................................................................................................................................... 7

业务系统流程及功能描述 ...................................................................................................................... 7 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5

2.5.1 2.5.2 2.5.3 2.5.4 2.5.5 2.5.6 2.5.7 2.5.8 2.5.9 2.5.10 2.5.11 2.5.12 2.5.13

系统总体目标 ......................................................................................................................... 7 系统涉及角色 ......................................................................................................................... 8 系统框架图 ............................................................................................................................. 8 医疗保健 ................................................................................................................................. 9 餐饮管理 ................................................................................................................................. 9

业务流程 ....................................................................................................................................... 9 涉及角色 ....................................................................................................................................... 9 数据流向 ....................................................................................................................................... 9 样例报表 ....................................................................................................................................... 9 GYMY31_食堂信息发布 .................................................................................................................. 9 GYMY32_饭菜种类及价格 ............................................................................................................ 10 GYMY33_学生推荐菜 .................................................................................................................... 10 GYMY34_推荐菜打分 .................................................................................................................... 10 GYMY35_原材料价格管理和查询 ................................................................................................ 10 GYMY36_对食堂工作人员投票 .................................................................................................... 10 GYMY37_消费信息查询 ................................................................................................................ 11 GYMY38_问卷调查 ........................................................................................................................ 11 GYMY39_在线反馈信息 ................................................................................................................ 11

2.6 2.7

2.7.1 2.7.2 2.7.3 2.7.4 2.7.5 2.7.6 2.7.7 2.7.7 2.7.7 2.7.8 2.7.9 2.7.10 2.7.11

学生公寓管理 ....................................................................................................................... 11 专家公寓管理 ....................................................................................................................... 11

业务流程 ..................................................................................................................................... 11 涉及角色 ..................................................................................................................................... 12 数据流向 ..................................................................................................................................... 12 样例报表 ..................................................................................................................................... 12 GYMY51_公寓服务信息管理 ........................................................................................................ 12 GYMY52_客房管理 ........................................................................................................................ 12 GYMY53_客房查询 ........................................................................................................................ 13 GYMY54_客房预定 ........................................................................................................................ 13 GYMY55_取消客房预定 ................................................................................................................ 13 GYMY56_客房入住登记 ................................................................................................................ 13 GYMY57_退房登记 ........................................................................................................................ 13 GYMY58_公寓收入报表 ................................................................................................................ 13 GYMY59_公寓支出登记 ................................................................................................................ 13

2.7.12 2.7.13 2.7.14 2.7.15 2.7.16

GYMY510_公寓支出报表 .............................................................................................................. 14 GYMY511_公寓物品登记 .............................................................................................................. 14 GYMY512_公寓物品使用 .............................................................................................................. 14 GYMY513_公寓报修 ...................................................................................................................... 14 GYMY514_在线反馈信息 .............................................................................................................. 14

2.8

2.8.1 2.8.2 2.8.3 2.8.4 2.8.5 2.8.6 2.8.7 2.8.8 2.8.9 2.8.10 2.8.11 2.8.12 2.8.13 2.8.14

物业管理 ............................................................................................................................... 14

业务流程 ..................................................................................................................................... 15 涉及角色 ..................................................................................................................................... 15 数据流向 ..................................................................................................................................... 15 样例报表 ..................................................................................................................................... 15 GYMY61_资源信息管理 ................................................................................................................ 15 GYMY62_物业服务信息管理 ........................................................................................................ 16 GYMY63_物品申购 ........................................................................................................................ 16 GYMY64_物品进库 ........................................................................................................................ 16 GYMY65_物品领购 ........................................................................................................................ 16 GYMY66_报修登记和统计 ............................................................................................................ 16 GYMY67_维修登记和统计 ............................................................................................................ 17 GYMY68_物品统计报表 ................................................................................................................ 17 GYMY69_维修记录报表 ................................................................................................................ 17 GYMY610_在线反馈信息 .............................................................................................................. 17

2.9

2.9.1 2.9.2 2.9.3 2.9.4 2.9.5 2.9.6 2.9.7

商务管理 ............................................................................................................................... 17

业务流程 ..................................................................................................................................... 17 涉及角色 ..................................................................................................................................... 18 数据流向 ..................................................................................................................................... 18 样例报表 ..................................................................................................................................... 18 GYMY71_门面店信息管理 ............................................................................................................ 18 GYMY72_超市信息查询 ................................................................................................................ 18 GYMY73_在线反馈信息 ................................................................................................................ 18

2.10

2.10.1 2.10.2 2.10.3 2.10.4 2.10.5 2.10.6 2.10.7 2.10.8 2.10.9

文印服务 ............................................................................................................................... 19

业务流程 ..................................................................................................................................... 19 涉及角色 ..................................................................................................................................... 20 数据流向 ..................................................................................................................................... 20 样例报表 ..................................................................................................................................... 20 GYMY81_文印信息发布 ................................................................................................................ 20 GYMY82_文印初始化 .................................................................................................................... 20 GYMY83_部门文印申请 ................................................................................................................ 20 GYMY84_部门主管审核部门文印申请 ........................................................................................ 20 GYMY85_班级文印申请 ................................................................................................................ 20 GYMY86_教务处审核班级文印申请 ............................................................................................ 20 GYMY87_取消文印申请 ................................................................................................................ 20 GYMY88_文印社打印并计算金额 ................................................................................................ 20 GYMY89_领取人确认领取 ............................................................................................................ 21

2.10.10 2.10.11 2.10.12 2.10.13

2.10.14 2.10.15 2.10.16 2.10.17

GYMY810_打印记录保存 .............................................................................................................. 21 GYMY811_文印社财务报表 .......................................................................................................... 21 GYMY812_部门消费记录查询 ...................................................................................................... 21 GYMY813_班级消费记录查询 ...................................................................................................... 21 业务流程 ..................................................................................................................................... 21 涉及角色 ..................................................................................................................................... 22 数据流向 ..................................................................................................................................... 22 样例报表 ..................................................................................................................................... 22 GYMY91_收发室电话信息发布 .................................................................................................... 22 GYMY92_来件信息登记 ................................................................................................................ 22 GYMY93_物品领取提示 ................................................................................................................ 23 GYMY94_确认物品领取 ................................................................................................................ 23 GYMY95_在线反馈信息 ................................................................................................................ 23

2.11

2.11.1 2.11.2 2.11.3 2.11.4 2.11.5 2.11.6 2.11.7 2.11.8 2.11.9

收发室 ................................................................................................................................... 21

3. 非功能需求 ............................................................................................................................................ 23 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6

用户特点 ....................................................................................................................................... 23 系统环境 ....................................................................................................................................... 23 安全性 ........................................................................................................................................... 23 可靠性 ........................................................................................................................................... 23 性能 ............................................................................................................................................... 24 标准化要求 ................................................................................................................................... 24

1. 引言 1.1 编写目的

1、作为《苏州工艺美术职业技术学院后勤公司管理系统》的需求记录及初步分析记录，供

与客户需求确认及开发人员设计开发的依据；

2、明确项目的范围和目的，明确涉及的用户类别，确定项目需要实现的功能和需要解决的

问题；

3、澄清项目实施方案中的实施内容；

4、识别项目中面临的用户角色，明确每类用户角色在每个系统中所做的主要活动； 5、定义系统之间的关系（接口关系，数据关系），定义跨系统的业务流程； 6、定义清楚已有系统的状况；

1.2 文档书写约定

无。

1.3 术语定义

无。

1.4 参考资料

餐饮：无

学生公寓：见《学生公寓用户需求分析说明书》专家公寓：无物业：《报修单》、《每日维修记录》、《每幢维修记录》、《使用维修材料记录》商务：无文印社：《苏州苏州工艺美术职业技术学院文印申请单》收发室：无

2. 系统流程及功能描述 2.1 系统总体目标

后勤公司系统涉及到医疗、餐饮、公寓管理、物业管理、商务管理、文印社、收发室多个部门、多个子系统，每个子系统相对对立，整个系统以后勤公司各部门的具体运作情况和实际需求为基础，力求操作简单、使用方便、沟通及时，以提高后勤公司的管理效率和服

务质量。

2.2 系统涉及角色

2.3 系统流图

略；

2.4 医疗保健

见《医疗管理用户需求说明书》；

2.5 餐饮管理 2.5.1 业务流程

餐饮管理包括个人消费记录查询、食堂信息更新、反馈意见、网上调查四个部分；

个人消费记录查询：主要和校园卡系统对接，学生可以根据自己的校园卡号和查询密码，查询自己的消费记录；

食堂信息更新：食堂管理员可以及时的更新食堂的服务承诺、饭菜种类、价目表、经营者及其电话信息的及时更新；

反馈信息：学生可以对食堂的服务、食品价格、食品质量等提交反馈意见；

网上调查：食堂管理员可以发布网上调查，以反映学生对于食堂各方面的看法；调查需要设定时间期限，并生成统计结果；

2.5.2 涉及角色

2.5.3 数据流向

2.5.4 样例报表

无

2.5.5 GYMY31_食堂信息发布更新

食堂管理根据特定情况（季节变换、市场变动），可以动态的管理食堂的服务承诺、各食堂经营者服务电话。输入：食堂的服务承诺、各食堂经营者服务电话输出：无

2.5.6 GYMY32_饭菜种类及价格管理

食堂管理根据特定情况（季节变换、市场变动），可以动态的管理食堂的饭菜品种及价格，并且可以向学生推荐。输入：饭菜名称、所属种类（炒菜、汤„„）、图片、饭菜价格、计量单位、制作方法输出：无

2.5.7 GYMY33_学生推荐菜

该功能提供给学生向食堂推荐菜，经过食堂管理审核通过的推荐菜可以列入到学校推荐菜名单。输入：

饭菜名称、所属种类（炒菜、汤„„）、图片、饭菜价格、计量单位、制作方法、审核状态输出：无

2.5.8 GYMY34_推荐菜打分

该功能类似于在线投票，学生可以对每道推荐菜进行打分和评价（每人限投一次）。输入：评价人、评价分值、评价意见、评价日期输出：图形或图表形式显示评价效果

2.5.9 GYMY35_原材料价格管理和查询

食堂管理可以对原材料的价格进行动态管理，可以根据具体行情修改原材料的价格；学生或教职工可以在网上查询到原材料的价格。输入：原材料名称、单价、计量单位查询条件：原材料名称输出：查询结果：原材料的单价

2.5.10 GYMY310_每周菜谱公布

各食堂管理可以对每周的菜谱进行动态管理，方便学生或教职工可以在网上查询到每天的菜谱。输入：菜谱信息：输出：查询结果：每周菜谱

2.5.11 GYMY36_对食堂工作人员投票

食堂管理将食堂所有工作人员信息录入系统，并在系统上公布，教职工和学生都能够浏览到所有工作人员的信息，并可以对每位工作人员进行投票，并注明投票理由（每人限投一次）。输入：投票人、投票结果（满意，不满意）、投票原因、投票日期输出：图形或图表形式投票结果统计

2.5.12 GYMY37_消费信息查询

个人消费记录查询功能提供给教职工、学生网上查询食堂消费记录详细。该功能需要跟校园一卡通系统做集成。输入：一卡通帐号、查询密码输出：消费记录信息

2.5.13 GYMY38_问卷调查

餐饮管理可以发布问卷调查，调查内容和调查有效期可以根据需要由管理自行设定，并且以图表显示调查结果。输入：调查选项、调查有效期限输出：调查详细结果

2.5.14 GYMY39_在线反馈信息

该功能方便学校教职工、学生对于餐饮提供投诉、建议，提交内容须经过食堂管理审核后才能对外公布，评比反馈针对每个食堂。输入：相应食堂、反馈内容、反馈人、反馈时间、审核状态（未审核）输出：无

2.6 学生公寓管理

见《学生公寓用户需求说明书》；

2.7 专家公寓管理 2.7.1 业务流程

专家公寓管理包括专家公寓信息查询、专家公寓入住登记查询、常规收支记录、网上报修程序、反馈意见、电子屏显示信息（待定）五个功能部分。

专家公寓信息查询：主要录入专家公寓服务电话、收费标准信息；

专家公寓入住登记查询：相当于客房管理，从登记入住、正常入住、正常离开，需要录入客人信息，入住时间和离开时间，所有客房入住情况的查询；

常规收支：录入专家公寓常规的收入和支出信息；

物品管理：主要是对公寓使用物品进行统一管理，包括物品的进库、出库、库存等；网上报修程序：网上提交报修单；维修费用的登记；反馈意见：教职工、学生可以提交反馈意见；

2.7.2 涉及角色

2.7.3 数据流向

2.7.4 样例报表

无

2.7.5 GYMY51_公寓服务信息管理

该功能提供给公寓管理对公寓信息进行管理，包括公寓的服务电话、收费标准等信息，公寓管理对这些信息进行添加、更新。输入：

服务电话、收费标准输出：无

2.7.6 GYMY52_客房管理

客房管理主要在系统初始化时，由公寓管理员添加、修改客房信息，客房信息包括：客房编号、客房类型（单人间、标准间„„）、客房金额、客房设施、客房状态（空闲）。输入：客房编号、客房类型、客房金额、客房设施、客房状态（空闲）输出：无

2.7.7 GYMY53_客房查询

学校领导、公寓管理可以查看客房的入住情况，以图形化形式表现为好，这样便于查看房间未入住和已入住情况。输入：查询条件：未入住、已入住输出：查询使用情况：房间信息（未入住）、房间信息+入住人信息（已入住）

2.7.8 GYMY54_客房预定

客人在电话预定时，公寓管理员需要根据客人的要求，查找合适的空闲房间，对客人的预定进行登记，分配房间（修改房间状态）。输入：

预定信息：姓名、单位、联系电话、预定时间、预定入住时间、预定人数、房间编号、批注、房间状态（已预定）输出：无

2.7.9 GYMY55_取消客房预定

客人在电话预定后，在预定入住时间内没有前来入住，公寓管理员需要将房间状态修改至空闲状态。输入：

房间状态（空闲）输出：无

2.7.10 GYMY56_客房入住登记

客人前来入住时，公寓管理员需要根据客人的要求，查找合适的空闲房间，对客人进行登记，并分配房间（修改房间状态）。输入：

登记信息：姓名、身份证号、来自何方、单位、有无贵重物品、入住时间、押金

数额、房间编号、折扣率、批注、房间状态（已入住）输出：无

2.7.11 GYMY57_退房登记

客人离开时，系统需要进行退房登记，公寓管理员调出该房间该入住人的住房登记单，填写客人的离开时间、结账金额等退房信息后，即完成退房操作（房间状态自动重置为空闲），与此同时，系统自动保存房间入住历史记录。输入：退房信息：离开时间、结账金额、损坏物品、赔偿金额、房间状态（空闲）输出：无

2.7.12 GYMY58_公寓收入报表

系统根据房间入住的历史记录自动生成收入报表，学校领导或公寓管理员可以\查看某一时间段公寓入住收入报表。输入：选择条件：时间段（如2006-5-13——2006-5-15）输出：收入详细报表

2.7.13 GYMY59_公寓支出登记

公寓因物品维修、物品添置，更换等情况发生费用支出时，公寓管理员需要对支出进行登记，以便生成公寓支出记录进行保存。输入：登记内容：支出事由、支出金额、经办人、支出日期输出：支出历史记录

2.7.14 GYMY510_公寓支出报表

学校领导或公寓管理员可以查看某一时间段公寓的支出报表。输入：选择条件：时间段输出：支出详细报表

2.7.15 GYMY511_公寓物品登记

公寓在购进内部使用物品时，需要对所购物品进行登记，以便统一管理和调度，避免浪费。输入：登记内容：物品名称、物品数量、进价、进货日期、使用日期输出：

无

2.7.16 GYMY512_公寓物品使用

公寓物品在被领取使用时，需要对物品的使用做出库登记，以保证库存数量的正确性。输入：登记内容：物品名称、使用数量、使用用途、领取人、经办人、使用日期输出：无

2.7.17 GYMY513_公寓报修

公寓物品损坏时，由公寓管理在网上提交报修单，物业管理浏览到该报修单后，将派人进行维修处理。输入：公寓房间号、维修项目、备注输出：待处理报修单

2.7.18 GYMY514_在线反馈信息

该功能方便学校教职工、学生对于公寓服务提供投诉、建议，提交内容须经过公寓管理审核后才能对外公布。输入：反馈内容、反馈人、反馈时间、审核状态（未审核）输出：无

2.8 物业管理 2.8.1 业务流程

物业管理包括资源分布信息、物业服务信息、物品领购记录、报修统计、收发室服务电话

信息、反馈意见六个功能部分。

资源分布信息：主要录入学校资源的品名位、位置、时间等信息，以便查询；

物业服务信息：录入物业服务内容、标准、服务电话等信息；物品领购记录：录入物业购买和分配物品的详细记录以备案；

报修统计：接受来自学生公寓和专家公寓的报修请求；记录所有的电话报修；记录所有维修的费用等详细；

反馈意见：教职工、学生可以提交反馈意见；

2.8.2 涉及角色

2.8.3 数据流向

2.8.4 样例报表

2.8.5 GYMY61_资源信息管理

该功能提供给物业对学校资源进行管理，学校资源包括：名贵树木、窨井、车库、纯净水站、地下管网等，物业管理员根据学校资源的变更情况对资源进行添加、修改和删除，以便于校园网用户在网上进行查询。输入：资源编号、资源名称、资源分类（树木、窨井等）、资源位置、平面图、备注输出：无

2.8.6 GYMY62_物业服务信息管理

该功能提供给物业对物业服务信息的添加、修改和删除。输入：服务内容、服务标准、服务电话输出：无

2.8.7 GYMY63_物品申购

物业在维修或其他情况需要使用库存物品时，发现库存物品不足时，可以填写和提交申购单给后勤公司服务部门，以保证使用物品的库存。输入：申购信息：物品名称、规格、数量、申请部门、时间输出：物品申购单（需打印）

2.8.8 GYMY64_物品进库

物业在购进内部使用物品时，需要对所购物品进行登记，以便统一管理和调度。输入：物品名称、物品数量、单价、金额、进库时间、经办人输出：物品进库记录

2.8.9 GYMY65_物品领购

物业在维修或其他情况需要使用库存物品时，需要对物品的使用进行登记，并更新物品的库存中物品的数量。输入：物品名称、使用数量、使用日期、经办人、使用说明输出：物品出库记录

2.8.10 GYMY66_报修登记和统计

学校各部门、学生公寓、专家公寓等部门网上提交维修申请后，物业可以看到所有的网上报修单；如果是电话报修，则物业管理必须填写报修单；提供报修单打印功能。输入：

报修部门（学生公寓，专家公寓为公寓编号+宿舍号，教职工为系+部）、报修人、联系电话、损坏物品说明、处理状态（未处理）输出：自动生成报修单号

2.8.11 GYMY67_维修登记和统计

物业接到报修并且成功维修后，需要对维修记录进行登记，物业管理员根据报修单号查找出该报修单，对报修的维修情况进行记载，并将该报修状态置“已维修”状态。输入：

报修单+处理结果说明、维修费+其他费用、维修人、维修时间、维修状态（已维修）输出：无

2.8.12 GYMY68_物品统计报表

物品统计报表包括物品进库报表、物品库存报表、物品使用报表。输入：选择条件：时间段（如2006-5-13——2006-5-30）输出：

物品进库报表（物品名称、数量、单价、总价、进库日期、经办人）物品库存报表（物品名称、所剩数量）

物品出库报表（物品名称、出库数量、出库日期、领取人）

2.8.13 GYMY69_维修记录报表

可以根据每天、时间段、一幢公寓查看维修记录情况并生成报表，同时，也可以生成某一时间段内的物品使用报表，提供打印功能（样式参见《物业维修记录》）。输入：选择条件：时间段（如2006-5-13——2006-5-30）、公寓编号输出：

每日维修记录报表、每日物品使用详细、每幢楼维修记录、物品使用报表（参见《使用维修材料记录》）

2.8.14 GYMY610_在线反馈信息

该功能方便学校各部门对于物业管理的服务提出投诉、意见和建议。输入：反馈内容、反馈部门、反馈人、反馈时间、反馈状态输出：无

2.9 商务管理 2.9.1 业务流程

商务管理

包括门面店信息、超市信息、反馈意见三个功能部分。

门面店信息：各门面店的商务项目、租金标准、租赁期限、电话等信息；超市信息：超市商品信息；（待定）

反馈意见：教职工、学生可以提交反馈意见；

2.9.2 涉及角色

2.9.3 数据流向

2.9.4 样例报表

无

2.9.5 GYMY71_门面店信息管理

该功能给商务管理提供学校门面店的管理，由商务管理统一录入门面店的信息，并对信息进行修改或者删除操作。输入：

登记修改内容：门店面位置、经营项目、租金、租赁期限、门面店电话、负责人（注：有些信息保密，外界不可浏览；如租金、租赁期限）输出：无

2.9.6 GYMY72_超市信息查询（待定）

输入：输出：

2.9.7 GYMY73_在线反馈信息

该功能方便学校教职工、学生对商务中心提供投诉、建议，反馈必须针对每家商铺，提交内容须经过商务管理审核后才能对外公布。输入：反馈内容、反馈人、反馈时间、审核状态（未审核）输出：无

2.9.8 GYMY74_门面店信息发布

该功能提供每个商铺发布自己的物品（商品）信息，发布自己的商业公告，实现电子商铺。输入：物品信息：公告信息：输出：无

2.10 文印服务 2.10.1 业务流程

文印管理包括服务信息查询、部门文印消费记录、反馈意见三个功能部分。

服务信息查询：学校各部门教职工以及学生可以查看学校文印社的服务承诺、服务价格等信息；

部门文印消费记录：各部门在网上提交文印申请（包括文印数量、规格等），部门管理对文印申请进行审核，审核通过的将发送到文印社，文印社打印出文印资料，文印管理确认领取人的身份，符合的情况下将文印资料交付给领取人，并且各部门的消费记录录入系统，以备各部门及时查询；

反馈意见：教职工可以提交反馈意见；

2.10.2 涉及角色

2.10.3 数据流向

2.10.4 样例报表

2.10.5 GYMY81_文印信息发布

文印信息发布主要是方便各部门对于学校文印社服务的了解；输入：文印服务信息；输出：无

2.10.6 GYMY82_文印初始化

文印初始化包括打印方式添加和修改、纸张规格添加和修改、对应某种打印方式和纸张规格的单价设定和修改，初始化要求打印方式、纸张规格、相应的单价都能添加、修改和删除；

输入：打印方式：复印、打字、彩打、一体机扫描、带盘输出、装订纸张规格：A4、A5、A6、B5、B6 单价：一种打印方式+一种纸张规格=打印单价输出：无

2.10.7 GYMY83_教职工文印申请

部门教职工需要打印复印资料时，首先需要填写文印申请（包括文印要求和领取密码，领取密码为该用户领取打印资料的凭证）并提交，等待部门领导的审核。输入：参见《苏州苏州工艺美术职业技术学院文印申请单——结算凭单》输出：待审批的文印申请

2.10.8 GYMY84_部门主管审核部门文印申请

部门领导在接受到其所在部门的文印申请后，审核该申请的内容，确认无误后通过申请，否则打回该申请。输入：待审核的文印申请，文印申请状态“待打印，可取消” 输出：审核通过或打回申请

2.10.9 GYMY85_班级文印申请

班级需要打印资料时，同样需要提交文印申请（同GYMY83），在提交文印申请时，必须选择班级所有或部分学生，以便将打印费用计算到具体学生。输入：参见《苏州苏州工艺美术职业技术学院文印申请单——结算凭单》+ 班级学生名

单

输出：待审批的文印申请

2.10.10 GYMY86_教务处审核班级文印申请

教务处在接受到班级的文印申请后，审核该申请的内容，确认无误后通过申请，否则打回该申请。输入：待审核的文印申请，文印申请状态“待打印，可取消” 输出：待审批的文印申请

2.10.11 GYMY87_取消文印申请

提出文印申请的部门可以在两个小时内取消其文印申请请求，若两个小时之内没有取

消，文印社将执行打印，并且强制收费。输入：文印申请状态“打印已取消” 输出：无

2.10.12 GYMY87_文印申请回复

文印社在接受到文印申请后，增加收到申请确认回复功能；申请人在接受到回复后再确认可否打印。输入：文印申请状态输出：无

2.10.13 GYMY88_文印社打印并计算金额

文印社看到部门领导审核通过的文印申请后，对该文印资料进行打印（与系统无关），打印完资料后，由文印社人员填入打印金额（注：打印金额系统也需要自动生成，总金额=单价*数量），如果实际打印数量和原申请打印数量不符，需由打印社填写实际打印金额，并对超出打印数量在备注的注明原因。输入：金额、备注，文印申请状态“已打印，待领取” 输出：无

2.10.14 GYMY89_领取人确认领取

领取打印资料的人在‘已打印，待领取’状态的文印单中输入领取密码（即申请时设置的密码），确认领取人是否能够领取资料，系统自动将文印单状态修改为‘已领取’状态。输入： ‘已打印，待领取’状态的文印单输出： ‘已领取’状态的文印单

2.10.15 GYMY810_打印记录的保存

文印社在每次完成打印，教职工领取资料后。每次在领取人正确确认领取时，该功能将自动保存该打印记录，以便生成文印社的财务报表和部门消费记录报表。输入：参见《苏州苏州工艺美术职业技术学院文印申请单——结算凭单》输出：无

2.10.16 GYMY811_文印社财务报表

文印社可以按需要查看某一时间段（如2006-5-13——2006-5-30）之间的打印记录和金额汇总。输入：选择时间段（2006-5-13——2006-5-30）输出：该时间段的打印记录报表

2.10.17 GYMY812_部门消费记录查询

学校各行政部门可以按需要查看某一时间段（如2006-5-13——2006-5-30）之间的打印记录和金额汇总。输入：选择时间段（2006-5-13——2006-5-30）输出：该时间段该部门的打印记录报表

2.10.18 GYMY813_班级消费记录查询

学校各班级可以按需要查看某一时间段（如2006-5-13——2006-5-30）之间的打印记录和金额汇总。输入：选择时间段（2006-5-13——2006-5-30）输出：该时间段该班级的打印记录报表

2.11 收发室 2.11.1 业务流程

收发室

包括收发室电话查询、物品登记、反馈意见三个功能部分。

收发室电话查询：收发室可以将其电话公布在网上，以方便学校各部门的查询；

物品登记：在接受到包裹、信件、快件、快递之类的物品时，收发室将物品信息录入到系统，以通知领取人领取物品；

反馈意见：教职工可以提交反馈意见；

2.11.2 涉及角色

2.11.3 数据流向

2.11.4 样例报表

无

2.11.5 GYMY91_收发室电话信息发布

该功能提供将所有收发室的电话进行录入，方便教职工、各部门的查询。输入：收发室电话、位置、联系人输出：无

2.11.6 GYMY92_来件信息登记

收发室在收到包裹等物品之后，需要对所接受的物品填写物品登记单，将物品的详细信息录入系统。输入：

物品名称、接受人姓名、接受人学号，工号或金龙卡号（自动生成）、接受部门、到达日期、领取状态（未领取）输出：物品未领取记录

2.11.7 GYMY93_物品领取提示

收发室登记物品信息时，系统将根据物品接受的部门，自动生成物品领取提示，收件人在登陆校园网系统后可以及时看到该提示信息。输入：无输出：物品待领提示

2.11.8 GYMY94_确认物品领取

物品领取人前来领取物品时，由收发室管理填写领取人信息，并修改物品领取状态至‘已领取’。输入：领取人姓名、领取人凭证（学号，工号或金龙卡号）、领取日期、备注输出：无

2.11.9 GYMY95_在线反馈信息

该功能方便学校教职工、学生对于收发室提供投诉、建议，提交内容须经过收发室管理审核后才能对外公布。输入：反馈内容、反馈人、反馈时间、审核状态（未审核）输出：无

3. 非功能需求

无

后勤服务公司管理系统

用户需求说明书

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发布时间

编写人

文件审核表

修订纪录

1. 引言 .......................................................................................................................................................... 7 1.1 1.2 1.3 1.4 2.

业务系统流程及功能描述 ...................................................................................................................... 7 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5

2.5.1 2.5.2 2.5.3 2.5.4 2.5.5 2.5.6 2.5.7 2.5.8 2.5.9 2.5.10 2.5.11 2.5.12 2.5.13

2.6 2.7

2.7.1 2.7.2 2.7.3 2.7.4 2.7.5 2.7.6 2.7.7 2.7.7 2.7.7 2.7.8 2.7.9 2.7.10 2.7.11

2.7.12 2.7.13 2.7.14 2.7.15 2.7.16

2.8

2.8.1 2.8.2 2.8.3 2.8.4 2.8.5 2.8.6 2.8.7 2.8.8 2.8.9 2.8.10 2.8.11 2.8.12 2.8.13 2.8.14

物业管理 ............................................................................................................................... 14

2.9

2.9.1 2.9.2 2.9.3 2.9.4 2.9.5 2.9.6 2.9.7

商务管理 ............................................................................................................................... 17

2.10

2.10.1 2.10.2 2.10.3 2.10.4 2.10.5 2.10.6 2.10.7 2.10.8 2.10.9

文印服务 ............................................................................................................................... 19

2.10.10 2.10.11 2.10.12 2.10.13

2.10.14 2.10.15 2.10.16 2.10.17

2.11

2.11.1 2.11.2 2.11.3 2.11.4 2.11.5 2.11.6 2.11.7 2.11.8 2.11.9

收发室 ................................................................................................................................... 21

3. 非功能需求 ............................................................................................................................................ 23 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6

1. 引言 1.1 编写目的

1、作为《苏州工艺美术职业技术学院后勤公司管理系统》的需求记录及初步分析记录，供

与客户需求确认及开发人员设计开发的依据；

2、明确项目的范围和目的，明确涉及的用户类别，确定项目需要实现的功能和需要解决的

问题；

3、澄清项目实施方案中的实施内容；

1.2 文档书写约定

无。

1.3 术语定义

无。

1.4 参考资料

餐饮：无

2. 系统流程及功能描述 2.1 系统总体目标

务质量。

2.2 系统涉及角色

2.3 系统流图

略；

2.4 医疗保健

见《医疗管理用户需求说明书》；

2.5 餐饮管理 2.5.1 业务流程

餐饮管理包括个人消费记录查询、食堂信息更新、反馈意见、网上调查四个部分；

个人消费记录查询：主要和校园卡系统对接，学生可以根据自己的校园卡号和查询密码，查询自己的消费记录；

食堂信息更新：食堂管理员可以及时的更新食堂的服务承诺、饭菜种类、价目表、经营者及其电话信息的及时更新；

反馈信息：学生可以对食堂的服务、食品价格、食品质量等提交反馈意见；

网上调查：食堂管理员可以发布网上调查，以反映学生对于食堂各方面的看法；调查需要设定时间期限，并生成统计结果；

2.5.2 涉及角色

2.5.3 数据流向

2.5.4 样例报表

无

2.5.5 GYMY31_食堂信息发布更新

2.5.6 GYMY32_饭菜种类及价格管理

2.5.7 GYMY33_学生推荐菜

该功能提供给学生向食堂推荐菜，经过食堂管理审核通过的推荐菜可以列入到学校推荐菜名单。输入：

饭菜名称、所属种类（炒菜、汤„„）、图片、饭菜价格、计量单位、制作方法、审核状态输出：无

2.5.8 GYMY34_推荐菜打分

2.5.9 GYMY35_原材料价格管理和查询

2.5.10 GYMY310_每周菜谱公布

各食堂管理可以对每周的菜谱进行动态管理，方便学生或教职工可以在网上查询到每天的菜谱。输入：菜谱信息：输出：查询结果：每周菜谱

2.5.11 GYMY36_对食堂工作人员投票

2.5.12 GYMY37_消费信息查询

2.5.13 GYMY38_问卷调查

2.5.14 GYMY39_在线反馈信息

2.6 学生公寓管理

见《学生公寓用户需求说明书》；

2.7 专家公寓管理 2.7.1 业务流程

专家公寓管理包括专家公寓信息查询、专家公寓入住登记查询、常规收支记录、网上报修程序、反馈意见、电子屏显示信息（待定）五个功能部分。

专家公寓信息查询：主要录入专家公寓服务电话、收费标准信息；

专家公寓入住登记查询：相当于客房管理，从登记入住、正常入住、正常离开，需要录入客人信息，入住时间和离开时间，所有客房入住情况的查询；

常规收支：录入专家公寓常规的收入和支出信息；

2.7.2 涉及角色

2.7.3 数据流向

2.7.4 样例报表

无

2.7.5 GYMY51_公寓服务信息管理

该功能提供给公寓管理对公寓信息进行管理，包括公寓的服务电话、收费标准等信息，公寓管理对这些信息进行添加、更新。输入：

服务电话、收费标准输出：无

2.7.6 GYMY52_客房管理

2.7.7 GYMY53_客房查询

2.7.8 GYMY54_客房预定

客人在电话预定时，公寓管理员需要根据客人的要求，查找合适的空闲房间，对客人的预定进行登记，分配房间（修改房间状态）。输入：

预定信息：姓名、单位、联系电话、预定时间、预定入住时间、预定人数、房间编号、批注、房间状态（已预定）输出：无

2.7.9 GYMY55_取消客房预定

客人在电话预定后，在预定入住时间内没有前来入住，公寓管理员需要将房间状态修改至空闲状态。输入：

房间状态（空闲）输出：无

2.7.10 GYMY56_客房入住登记

客人前来入住时，公寓管理员需要根据客人的要求，查找合适的空闲房间，对客人进行登记，并分配房间（修改房间状态）。输入：

登记信息：姓名、身份证号、来自何方、单位、有无贵重物品、入住时间、押金

数额、房间编号、折扣率、批注、房间状态（已入住）输出：无

2.7.11 GYMY57_退房登记

2.7.12 GYMY58_公寓收入报表

2.7.13 GYMY59_公寓支出登记

2.7.14 GYMY510_公寓支出报表

学校领导或公寓管理员可以查看某一时间段公寓的支出报表。输入：选择条件：时间段输出：支出详细报表

2.7.15 GYMY511_公寓物品登记

无

2.7.16 GYMY512_公寓物品使用

2.7.17 GYMY513_公寓报修

2.7.18 GYMY514_在线反馈信息

2.8 物业管理 2.8.1 业务流程

物业管理包括资源分布信息、物业服务信息、物品领购记录、报修统计、收发室服务电话

信息、反馈意见六个功能部分。

资源分布信息：主要录入学校资源的品名位、位置、时间等信息，以便查询；

物业服务信息：录入物业服务内容、标准、服务电话等信息；物品领购记录：录入物业购买和分配物品的详细记录以备案；

报修统计：接受来自学生公寓和专家公寓的报修请求；记录所有的电话报修；记录所有维修的费用等详细；

反馈意见：教职工、学生可以提交反馈意见；

2.8.2 涉及角色

2.8.3 数据流向

2.8.4 样例报表

2.8.5 GYMY61_资源信息管理

2.8.6 GYMY62_物业服务信息管理

该功能提供给物业对物业服务信息的添加、修改和删除。输入：服务内容、服务标准、服务电话输出：无

2.8.7 GYMY63_物品申购

2.8.8 GYMY64_物品进库

2.8.9 GYMY65_物品领购

2.8.10 GYMY66_报修登记和统计

2.8.11 GYMY67_维修登记和统计

报修单+处理结果说明、维修费+其他费用、维修人、维修时间、维修状态（已维修）输出：无

2.8.12 GYMY68_物品统计报表

物品统计报表包括物品进库报表、物品库存报表、物品使用报表。输入：选择条件：时间段（如2006-5-13——2006-5-30）输出：

物品进库报表（物品名称、数量、单价、总价、进库日期、经办人）物品库存报表（物品名称、所剩数量）

物品出库报表（物品名称、出库数量、出库日期、领取人）

2.8.13 GYMY69_维修记录报表

每日维修记录报表、每日物品使用详细、每幢楼维修记录、物品使用报表（参见《使用维修材料记录》）

2.8.14 GYMY610_在线反馈信息

该功能方便学校各部门对于物业管理的服务提出投诉、意见和建议。输入：反馈内容、反馈部门、反馈人、反馈时间、反馈状态输出：无

2.9 商务管理 2.9.1 业务流程

商务管理

包括门面店信息、超市信息、反馈意见三个功能部分。

门面店信息：各门面店的商务项目、租金标准、租赁期限、电话等信息；超市信息：超市商品信息；（待定）

反馈意见：教职工、学生可以提交反馈意见；

2.9.2 涉及角色

2.9.3 数据流向

2.9.4 样例报表

无

2.9.5 GYMY71_门面店信息管理

该功能给商务管理提供学校门面店的管理，由商务管理统一录入门面店的信息，并对信息进行修改或者删除操作。输入：

登记修改内容：门店面位置、经营项目、租金、租赁期限、门面店电话、负责人（注：有些信息保密，外界不可浏览；如租金、租赁期限）输出：无

2.9.6 GYMY72_超市信息查询（待定）

输入：输出：

2.9.7 GYMY73_在线反馈信息

2.9.8 GYMY74_门面店信息发布

该功能提供每个商铺发布自己的物品（商品）信息，发布自己的商业公告，实现电子商铺。输入：物品信息：公告信息：输出：无

2.10 文印服务 2.10.1 业务流程

文印管理包括服务信息查询、部门文印消费记录、反馈意见三个功能部分。

服务信息查询：学校各部门教职工以及学生可以查看学校文印社的服务承诺、服务价格等信息；

反馈意见：教职工可以提交反馈意见；

2.10.2 涉及角色

2.10.3 数据流向

2.10.4 样例报表

2.10.5 GYMY81_文印信息发布

文印信息发布主要是方便各部门对于学校文印社服务的了解；输入：文印服务信息；输出：无

2.10.6 GYMY82_文印初始化

输入：打印方式：复印、打字、彩打、一体机扫描、带盘输出、装订纸张规格：A4、A5、A6、B5、B6 单价：一种打印方式+一种纸张规格=打印单价输出：无

2.10.7 GYMY83_教职工文印申请

2.10.8 GYMY84_部门主管审核部门文印申请

2.10.9 GYMY85_班级文印申请

单

输出：待审批的文印申请

2.10.10 GYMY86_教务处审核班级文印申请

2.10.11 GYMY87_取消文印申请

提出文印申请的部门可以在两个小时内取消其文印申请请求，若两个小时之内没有取

消，文印社将执行打印，并且强制收费。输入：文印申请状态“打印已取消” 输出：无

2.10.12 GYMY87_文印申请回复

文印社在接受到文印申请后，增加收到申请确认回复功能；申请人在接受到回复后再确认可否打印。输入：文印申请状态输出：无

2.10.13 GYMY88_文印社打印并计算金额

2.10.14 GYMY89_领取人确认领取

2.10.15 GYMY810_打印记录的保存

2.10.16 GYMY811_文印社财务报表

2.10.17 GYMY812_部门消费记录查询

2.10.18 GYMY813_班级消费记录查询

2.11 收发室 2.11.1 业务流程

收发室

包括收发室电话查询、物品登记、反馈意见三个功能部分。

收发室电话查询：收发室可以将其电话公布在网上，以方便学校各部门的查询；

物品登记：在接受到包裹、信件、快件、快递之类的物品时，收发室将物品信息录入到系统，以通知领取人领取物品；

反馈意见：教职工可以提交反馈意见；

2.11.2 涉及角色

2.11.3 数据流向

2.11.4 样例报表

无

2.11.5 GYMY91_收发室电话信息发布

该功能提供将所有收发室的电话进行录入，方便教职工、各部门的查询。输入：收发室电话、位置、联系人输出：无

2.11.6 GYMY92_来件信息登记

收发室在收到包裹等物品之后，需要对所接受的物品填写物品登记单，将物品的详细信息录入系统。输入：

物品名称、接受人姓名、接受人学号，工号或金龙卡号（自动生成）、接受部门、到达日期、领取状态（未领取）输出：物品未领取记录

2.11.7 GYMY93_物品领取提示

2.11.8 GYMY94_确认物品领取

2.11.9 GYMY95_在线反馈信息

3. 非功能需求

无

后勤服务公司管理系统

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