毕 业 论 文
论文题目 企业办公自动化系统 作者姓名 专业名称
指导教师
2015年 1 月 25 日
目录
摘要 .................................................................................................................................................. 3
第一章 现行系统概述 ..................................................................................................................... 4
1.1 现行系统运行环境简述 .................................................................................................... 4
1.2 现行系统存在的问题 ........................................................................................................ 4
第二章 系统分析............................................................................................................................. 5
2.1 需求分析............................................................................................................................ 5
2.2 可行性分析 ........................................................................................................................ 5
2.3 组织结构和功能分析 ........................................................................................................ 6
2.4 系统业务流程分析 ............................................................................................................ 7
2.5系统数据流程分析 ........................................................................................................... 11
2.6 数据字典.......................................................................................................................... 16
第三章 系统设计........................................................................................................................... 19
3.1 系统总体结构设计 .......................................................................................................... 19
3.2 数据库设计 ...................................................................................................................... 20
3.3 代码设计.......................................................................................................................... 27
3.4 输入输出设计 .................................................................................................................. 28
第四章 系统实施........................................................................................................................... 29
4.1 系统实施.......................................................................................................................... 29
4.2 系统运行环境 .................................................................................................................. 29
4.3 系统管理制度 .................................................................................................................. 30
4.4系统功能实现 ................................................................................... 错误！未定义书签。
4.5系统维护........................................................................................................................... 30
第五章 结束语 .............................................................................................................................. 31
附录 ................................................................................................................................................ 33
摘要
随着信息科学技术的飞速发展，办公自动化系统在技术和应用上都得到了更高层次的发展，人们逐渐意识到对办公管理系统的运用可以使日常办公工作更加方便、快捷和高效。而办公活动重要性的日渐突出,也引起了管理者的普遍重视，他们越来越感觉到没有信息技术支持的管理是力不从心的，因而办公自动化系统应运而生。
本论文将详细论述办公自动化系统的分析与设计过程。系统使用B/S架构，主框架基于spring、sprintMVC、hibernate，前端基于bootstrap和jquery。采用Eclipse作为开发平台，java作为开发语言，以hsqldb作为数据库，实现了考勤管理，日常管理，消息管理，计划管理，会议管理，审核管理，文件传输等功能。符合办公自动化系统的要求，能够帮助企业切实提高工作效率。
论文组织如下：第一章阐述了现行系统概述；第二章进行了系统的分析；第三章提出了具体的系统设计方案；第四章对整个系统进行了具体的实施；最后得出结论。
关键字：办公自动化、B/S架构、java语言、hsqldb数据库
第一章 现行系统概述
1.1 现行系统运行环境简述
本系统是一套集通讯录管理，考勤管理，日程管理，消息管理，计划管理，会议管理，审核管理，文件传输等8 个部分为一体的办公自动化系统。本系统除了必须满足当前的应用要求外，在整套系统的设计过程中，还专门强调了去先进性及可扩展性。当前的信息技术日新月异，如果这套系统只着眼于当前的需要，而忽视了对系统技术的前瞻性，那么可以预见，在不久的将来，系统必将不能满足客户日益增长的需求，导致系统的生命周期的缩短，从而增加了客户在信息化建设的投资。
1.2 现行系统存在的问题
办公自动化。所谓办公自动化即几乎所有的办公业务都在网络环境下实现。从技术发展角度来看，特别是互联网技术的发展，安全技术的发展和软件理论的发展，实现办公自动化是可能的。从管理体制和工作习惯的角度来看，全面的办公自动化还有一段距离，首先办公自动化必然冲击现有的管理体制，使现有管理体制发生变革，而管理体制的变革意味着权力和利益的重新分配；另外管理人员原有的工作习惯、工作方式和法律体系有很强的惯性，短时间内改变尚需时日。尽管如此，全面实现办公自动化还是必然趋势。
随着网络的迅猛发展，对快速、高效、互动的办公系统的需求越来越大，网上办公系统的诞生正是为了满足这种需求。网上办公系统为企事业单位提供高效、友好、智能化、无纸化、个性化的网络自动化办公流程管理。审核管理是网上办公系统的核心部分，它决定整个系统的性能。
第二章 系统分析
2.1 需求分析
系统需求分析：是系统分析员按照系统的思想结合自身的的系统开发经验，根据收集的资料，对系统目标进行分析，对组织的信息需求、功能需求、辅助决策需求以及管理中存在的问题等进行系统的分析。
通过调查，要求系统具有以下的功能：
1.由于操作人员的计算机知识普遍较差，因此要求有良好的人机界面。
2.由于该系统的使用对象多，因此要求有较好的权限管理。
3.原始数据修改简单方便，支持多条件修改。
4.方便的数据查询，支持查询。
5.信息发布于文件传送的数据块。
6.通过计算机能够直接“透视”公司的各项工作及活动安排。
2.2 可行性分析
系统可行性分析是在企业当前所处的环境下，分析企业是否具有开发信息系统必须的技术、资金、人员及其他条件，规划方案是否先进合理，企业的管理制度和管理方式是否适应新系统开发等一系列问题。因此要进行可行性研究，主要包括技术可行性、经济可行性、社会可行性三方面。
1.技术可行性
本系统开发主要包括后台数据库的建立与维护及前端应用程序的开放两个方面。本系统数据库使用的是hsqldb，主要为了方便，嵌入到应用中，直接使用。系统基于Java平台，应用当前主流框架spring、sprintMVC、hibernate。采用 Eclipse集成开发环境进行开发及调试，应用服务器选择Tomcat服务器。这些都是当前较为先进的开发技术，为本系统的开发设计提供了有力的技术保障。所以在技术可行性方面，开发本系统是可行的。
2.经济可行性
由于公司是IT企业，软硬件配置较好，员工可以很容易学会系统的使用；而且资金实力充足，所以软硬件的购买支出较少。人力资源管理部门采用以计算机为主、人工为辅的信息处理方式进行。公司管理信息系统服务于IT的工作人员,能够提高工作人员办事效率,节省了开支，所以具有经济上的可行性。
3.社会可行性分析
社会因素的可行性分析，也是可行性研究中不可缺少的内容。
第二章 系统分析
2.1 需求分析
系统需求分析：是系统分析员按照系统的思想结合自身的的系统开发经验，根据收集的资料，对系统目标进行分析，对组织的信息需求、功能需求、辅助决策需求以及管理中存在的问题等进行系统的分析。
通过调查，要求系统具有以下的功能：
1.由于操作人员的计算机知识普遍较差，因此要求有良好的人机界面。 2.由于该系统的使用对象多，因此要求有较好的权限管理。 3.原始数据修改简单方便，支持多条件修改。 4.方便的数据查询，支持查询。 5.信息发布于文件传送的数据块。
6.通过计算机能够直接“透视”公司的各项工作及活动安排。
2.2 可行性分析
系统可行性分析是在企业当前所处的环境下，分析企业是否具有开发信息系统必须的技术、资金、人员及其他条件，规划方案是否先进合理，企业的管理制度和管理方式是否适应新系统开发等一系列问题。因此要进行可行性研究，主要包括技术可行性、经济可行性、社会可行性三方面。
1.技术可行性
本系统开发主要包括后台数据库的建立与维护及前端应用程序的开放两个方面。本系统数据库使用的是hsqldb，主要为了方便，嵌入到应用中，直接使用。系统基于Java平台，应用当前主流框架spring、sprintMVC、hibernate。采用 Eclipse集成开发环境进行开发及调试，应用服务器选择Tomcat服务器。这些都是当前较为先进的开发技术，为本系统的开发设计提供了有力的技术保障。所以在技术可行性方面，开发本系统是可行的。
2.经济可行性
由于公司是IT企业，软硬件配置较好，员工可以很容易学会系统的使用；而且资金实力充足，所以软硬件的购买支出较少。人力资源管理部门采用以计算机为主、人工为辅的信息处理方式进行。公司管理信息系统服务于IT的工作人员,能够提高工作人员办事效率,节省了开支，所以具有经济上的可行性。
3.社会可行性分析
社会因素的可行性分析，也是可行性研究中不可缺少的内容。
协同办公系统的开发有利于高层领导提高对整体的把握，迅速作出决策，减轻了高层领导的工作负担，因此开发协同办公管理信息系统是得到高层领导的认可和肯定的。
从以上三个方面来分析，开发协同办公管理系统是完全可行的
2.3 组织结构和功能分析
组织结构分析是详细了解部门人员的业务分工情况和有关人员的姓名、工作职责、决策内容、存在问题和对新系统的要求等。
该公司主要由总经理办公室、行政部门、研发部门、市场部门、财务部门和公关部门组成。在6个大部门中，每个部门又将根据自己的部门职责，细分各部门的负责小组，从而将具体的业务落实到个人。总经理对公司总负责，行政部门主要处理日常的行政工作，研发部负责软件开发和数据库设计，财务部为投资、成本预算、日常出纳和工资发放，市场部负责市场推广，公关部负责项目的投标等工作。请参考XX公司的组织结构图，如图2-1。
图2-1XX公司的组织结构图
2.4 系统业务流程分析
在对系统的组织机构和功能进行深入分析时，需要从实际业务流程的角度对系统调查中有关业务流程的资料关联起来作进一步分析。业务流程分析可以帮助我们了解该业务的具体处理过程，发现问题，并修改原系统的不合理的部分，在信息系统的基础上优化业务处理流程。
业务流程分析通常以业务流程图及表格分配图来描绘。业务流程图是用图形方式来反映实际业务处理的过程，它可以对业务功能进行细化。各种符号的表示方法如图2-2所示。
业务处理
业务流
系统外部人员
系统组织
文档资料
数据文件
决策与判断
图2-2 业务流程图基本符号
1．考勤管理系统流程图
图2-3 考勤管理系统流程图
2．文件上传/共享系统流程图
图2-4 文件上传/共享系统流程图
3．申请管理系统流程图
图2-5 申请管理系统流程图
4．公告管理系统流程图
图2-6 公告管理系统流程图
5．员工管理系统流程图
图2-7 员工管理系统流程图
图2-8 会议管理系统流程图
7．计划管理系统流程图
图2-9 计划管理系统流程图
图2-10 通讯管理系统流程图
2.5系统数据流程分析
数据流图是业务流程图的抽象，数据流程图从数据传递和加工的角度，以图形的方式刻画数据流输入、输出、存储和处理的逻辑关系。这里用到四个基本符号：外部实体、数据处理、数据流、数据存储。其符号表示如图2-4所示。
外部实体 数据处理过程
数据流
数据存储
1.顶层数据流图
图2-11 顶层数据流程图
2.系统的第一层数据流图包括日常管理、考勤管理、员工管理、申请管理、计划制定
图2-12 第一层数据流程图
3.系统第二层数据流程图 （1）日常管理
图2-13 日常管理数据流程图
(2)申请流转
图2-14 申请流转数据流图
(3) 计划管理
图2-15 计划管理数据流图
(4) 员工管理数据流图
图2-16 员工管理数据流图
(5) 考勤管理数据流图
图2-17 考勤管理数据流图
2.6 数据字典
数据流程图并不能详尽、精确地表述系统的逻辑模型，数据字典就是它的一个重要辅助工具。数据字典是关于数据流程图的数据，用于描述系统中各个部分的清单，是对这些部分进行的详尽说明、保护和维护。
系统中的所有数据都是由数据和数据结构组成的，数据字典把数据的最小单位看成数据元素或称之为基本数据项，若干个数据元素可以组成一个数据结构或称之为组合数据项。数
据字典通过数据元素和数据结构来描写数据流、数据存储的属性。建立数据字典在结构化系统分析中是必不可少的工作，在系统开发中具有十分重要的意义，不仅在系统分析阶段，在系统的整个研发过程中以及以后系统的运行维护中都要用到。
本系统的数据字典如表2-1至2-6所示： 1.数据元素列表，如表2-1所示。
2.数据结构列表，如表2-2所示。
表2-2 数据结构列表
3.数据流列表，如表2-3所示。
4.数据存储列表，如表2-4所示。
5.数据处理过程列表，如表2-5所示：、。
6.外部实体列表，如表2-6所示。
表2-6 外部实体列表
3.1 系统总体结构设计
第三章 系统设计
在系统开发之前，通过调查，最终决定该系统分为三种权限，即经理、部门主管、普通员工。该系统实现的主要的功能如下所示
文件管理功能：主要完成企业内部文件的发送与接收。 消息管理功能：主要完成企业内部消息的发送与接收。 计划制定：主要完成部门和个人计划的制定。
申请审批功能：包括申请的发送，审批，查看审批状态等功能。 考勤管理功能：主要完成员工的在线上下班考勤，出差外出登记。 员工管理：主要用于添加及管理员工。 通信录管理：主要负责管理个人通信录信息。
日常管理：主要负责管理会议信息，并可以发布最新公告
本系统设置两种权限，系统权限和只读权限。经理拥有上述所有功能的使用权限，对于其他用户，会根据权限的不同会屏蔽其中的部分功能。
图3-1总体功能结构图
3.2 数据库设计
信息系统的主要任务是通过大量的数据获取管理所需的信息，这就必须存储和管理大量的数据，因此需要建立一个良好的数据组织结构和数据库。数据库的设计分为概念结构设计、逻辑结构设计和物理结构设计。
1.概念结构设计
概念设计基于实体-关系（E-R）模型的数据库设计在系统需求分析的基础上建立一个反映现实世界实体内在联系得模式，再转换成数据库管理系统的模式，下面列举了在办公自动化管理系统数据库分析过程中所得到的部分实体属性图以及实体之间的实体-联系图（E-R）。 系统的实体属性图：
图3-2 用户信息实体属性图
图3-3 部门信息实体属性图
图3-4 上下班考勤信息实体属性图
图3-5 申核信息实体属性图
图3-6 考勤标准时间信息实体属性图
图3-7 公告信息实体属性图
图3-8 会议信息实体属性图
图3-9 外出信息实体属性图
图3-10 出差信息实体属性图
图3-11 部门计划信息实体属性图
图3-12 个人计划信息实体属性图
图3-13 菜单信息实体属性图
图3-14 通讯组信息实体属性图
图3-15 请假信息实体属性图
图3-16 通讯详细信息实体属性图
系统E-R图:
图3-17 系统E-R图
2.逻辑结构设计
逻辑设计：
1.用户（用户编号，密码，用户姓名，用户权限，所属部门编号，性别，e-mail，用户电话，用户地址，优秀员工）
2. 菜单（菜单编号，主菜单分类，子菜单项，超链接地址）
3. 会议记录（会议编号，会议时间，主持人，出席人，会议主题，会议地点，会议内容）
4. 公告（公告编号，公告人，公告主题，公告时间，公告内容）
5. 外出记录（外出编号，外出人，所属部门编号，外出原因，外出时间，预计回归时间，是否回归）
6. 上下班记录（上下班编号，登记人，所属部门编号，登记类型，规定时间，登记时间，登记备注）
7. 通讯组（组编号，通讯组名称）
8. 通讯详细信息（通讯编号，员工姓名，员工生日，所属部门编号，办公电话，移动电话，邮箱地址，家庭住址，备注）
9. 审核信息（审核编号，申请主题，申请内容，申请状态，申请时间）
10.请假（请假编号，请假人，所属部门编号，请假内容，请假开始时间，请假结束时间，是否销假）
11.部门计划（部门计划编号，所属部门编号，计划内容，计划主题，发布时间） 12.个人计划（个人计划编号，制定人，计划内容，计划主题，发布时间）
13.出差记录（出差编号，出差人，所属部门编号，出差原因，出差开始时间，出差结束时间，出差状态）
14.部门（部门编号，部门名称，部门简介）
15.考勤时间（上班的小时，上班的分钟，下班的小时，下班的分钟）
3.物理结构设计
表3-1
3.3 代码设计
代码是人为确定的代表客观事物名称、属性或状态的符号或是这些符号的组合。在管理信息系统中，为了易于计算机和人识别处理，一般用数字、字母或它们的组合来表示。通过代码可以提高代表事物的确定性，方便地对系统进行信息的分类、统计、检索等。可以说，代码在整个信息管理系统的生命周期中起到了穿针引线的纽带作用。
以下是系统的部分代码设计结果。 员工编码
图3-18 代码设计示例图
其中所在部门：01---总经理，02---财务部，03---公关部，04---研发部，02---市场部，06---后勤部
员工入职顺序（01~999） 员工所在部门（01~06）
员工入职年份
3.4 输入输出设计
输入/输出（I/O）是人机交互的主要方式，对用户和今后系统使用的安全可靠性来说是不容忽视的重要环节----直接影响系统的使用价值。输入输出设计是管理信息系统与用户进行对话的界面。
界面设计是系统与用户的接口，也是控制和选择信息输入输出的主要途径。对于大多数用户来说，界面是他们对系统的全部理解。因此用户界面应简单明了，便于用户的使用。设计优秀的用户界面，应该在系统的设计开始，也就是需求分析阶段就予以足够的重视。进销存管理信息系统所采用的界面设计风格，在形式上追求简单明了，以方便用户能够迅速掌握系统的使用和操作方法。 1.输出设计
输出设计的主要任务是使管理信息系统输出满足用户需求的信息，正确及时的反映和组成用于管理各部门所需要的信息。 2.输入设计
输入设计的任务是根据具体业务要求，确定适当的输入形式，保证输入数据的正确性、合法性，操作简单直观，使管理信息系统获取管理工作中产生的正确信息，提高输入效率，减少输入错误。因此，在输入设计上主要考虑以下几个方面（下有图举例）：
1、输入的方便性。能的减少汉字的手工输入，而是采用下拉列表框进行选择录入。这样，不仅可以提高工作效率，还可以减少数据的输入错误。
2、输入的正确性，有效性。若需要输入数值时，输入字符型或非数值型的内容，系统可以给予提示，并强行让其重新输入。
3、输入界面的规划。数据的录入界面简洁明了，操作方便，符合工作人员的操作习惯。
第四章 系统实施
4.1 系统实施
系统实施阶段的任务，是实现系统设计阶段提出的物理模型，按实施方案完成一个可以实际运行的信息系统，交付用户使用。其准备工作有硬件准备，软件准备人员培训，数据准备。硬件准备包括计算机主机，输入输出设备，存储设备，辅助设备，通信设备等。软件准备系统软件，数据库管理系统以及一些应用软件。人员培训主要指用户培训，包括主管人员和业务人员。数据准备：没有一定的基础数据的准备，系统调试就不能很好的进行。
1. 系统实施的任务和特点
系统实施是开发信息系统的最后一个阶段，这个阶段的任务是实现系统设计阶段提出的物理模型，按实施方案完成一个可以实际运行的信息系统，交付用户使用。
2. 编程方法
本系统采用B/S结构，尽可能实现分层以保证展现跟业务分离，业务跟数据分离，采用spring MVC + Hibernate架构设计。
3. 系统测试
测试的关键问题是如何设计测试用例，即设计一批测试数据，尽可能地发现和纠正程序中的错误，减少错误造成的损失，避免重大损失。
4.2 系统运行环境
1. JDK 1.6及其以上版本：因该版本增加了许多新功能与新特性，这样有利于提高系统的运行性能。
2. hsqldb 数据库：主要为了方便，嵌入到应用中，直接使用。
3. tomcat6.0及其以上：tomcat服务器是中小型应用中首选的web服务器，其使用及安装配置都非常方便，而且是免费的，可以降低系统的开发成本。
4. spring MVC：Spring 框架提供了构建 Web 应用程序的全功能 MVC 模块。 5. Hibernate3.0: Hibernate是一个开放源代码的对象关系映射框架，它对JDBC进行了非常轻量级的对象封装，使得Java程序员可以随心所欲的使用对象编程思维来操纵数据库。 Hibernate可以应用在任何使用JDBC的场合，既可以在Java的客户端程序使用，也可以在Servlet/JSP的Web应用中使用。
4.3 系统管理制度
系统运行是指一个管理信息系统研制工作完成后经过系统转换，系统投入工作后的运行过程。管理信息系统与其他系统一样，需要进行科学的组织和管理，没有科学的运行管理，管理信息系统不但不能有效的发挥作用，不能自动地为管理提供高质量的信息服务，而且有可能是整个系统处于瘫痪状态。因此信息系统日常运行的管理制度如：系统安全制度、系统定期维护制度、系统运行操作规程、用户使用规程、系统信息安全的保密制度、系统修改规程、系统运行日志及填写规定。这些制度从安全、操作等各方面规定了系统日常运行的工作和意外情况的处理。
为了保证系统的正常运行，系统使用人员必须严格按照系统运行管理制度来操作本系统。 1. 制订系统使用条例，操作员不得泄漏自己的操作密码。
2. 用户必须按操作规则使用系统，发现问题及时通知管理人员，尽快解决问题，保证系统正常运行和数据的安全性。
3. 做好备份工作，必要时要对系统进行备份，包括程序备份和数据备份等。
4.4系统维护
系统维护是指管理信息交付使用后，为了改正系统中存在的错误以及满足用户新的需求而修改系统的过程。系统维护按维护目的的不同分为更正性维护、预防性维护、适应性维护和完善性维护。
完善的管理制度是保证系统正常运行的必要条件之一。信息系统日常运行过程中的管理制度，从系统安全、操作等多个方面规定了系统日常运行的工作以及对意外情况的处理。
1．系统运行操作规程。 2．系统信息的安全保密制度。 3．系统运行日志及填写规定。 4．系统定期维护制度。 5．系统安全管理制度。 6．用户操作规程。 7．系统修改规程。
第五章 结束语
将办公自动化管理系统作为我毕业设计的课题，是对我几年学习中理论知识和实践相结合的一次综合检验。通过这次毕业设计，开发本系统使我受益匪浅。
在本次毕业设计中我付出了大量的时间，但是，我得到的收获远远不是这些时间可以衡量的，它将是我终生的财富，必将给我今后的学习和工作带来更多的收益。
经过一段时间的分析设计，办公自动化管理信息系统开发完毕，功能基本符合公司要求，能够完成对公司日常的计算机化处理。这样将改善公司原来的手工管理需要大量纸张、信息在公司中传递慢的现状。
这次的设计使我把书本的知识运用到实际的操作中来，虽然完成了设计，但从中我发现我还有很的不足之处，在编码阶段，经常会为了一个语句或者一个代码而花费许多时间。因此，在每个开发阶段都要经过一番仔细的思考和推敲。这使我养成了在今后的工作中认真对待每件事的习惯，同时我也希望在今后的工作中不断完善自己的设计，加强自己的动手能力，充实自己的知识，开拓自己的视野。总之，这次毕业设计，使我理论联系实际的一次很好的锻炼，为今后的工作学习奠定了坚实的基础。
由于系统开发时间较短，本人的能力有限，系统开发经验的不足，系统还存在许多不尽如人意的地方，某些功能还不完善，甚至有些功能还不能实现，有待进一步的修改。请各位老师批评指正。
参考文献：
[1] 于本海.管理信息系统[M]．北京：高等教育出版社,2009.
[2] 王珊,萨师煊.数据库系统概论[M].北京：高等教育出版社，2007. [3] 高洪霞.21天学通JAVAWEB开发[M].北京：电子工业出版社，2009.
[4] 叶青. HTML+CSS+JavaScript 实用详解[M].北京：电子工业出版社，2010. [5] 汪大乐.JAVAWEB开发技术详解[M].北京：科学出版社，2010. [6] 孙浏毅.JAVA宝典[M].北京：电子工业出版社，2010.
[7] 庞永庆.JavaScript网页编程从入门到精通[M].北京：科学出版社，2008.
[8] 赵振平.sqlserver2000数据库精讲与疑难解析[M].北京：电子工业出版社，2010. [9] 李刚.struts2权威指南[M].北京：电子工业出版社，2010.
[10]韩江.编程匠艺：编写卓越的代码[M].北京：科学出版社，2008.
附录
表3会议信息表（tb_huiyi）
表5考勤标准时间信息表（tb_biaozhun）
表7审核信息表（tb_shenhe）
表9个人计划信息表（tb_geren）
毕 业 论 文
论文题目 企业办公自动化系统 作者姓名 专业名称
指导教师
2015年 1 月 25 日
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摘要 .................................................................................................................................................. 3
第一章 现行系统概述 ..................................................................................................................... 4
1.1 现行系统运行环境简述 .................................................................................................... 4
1.2 现行系统存在的问题 ........................................................................................................ 4
第二章 系统分析............................................................................................................................. 5
2.1 需求分析............................................................................................................................ 5
2.2 可行性分析 ........................................................................................................................ 5
2.3 组织结构和功能分析 ........................................................................................................ 6
2.4 系统业务流程分析 ............................................................................................................ 7
2.5系统数据流程分析 ........................................................................................................... 11
2.6 数据字典.......................................................................................................................... 16
第三章 系统设计........................................................................................................................... 19
3.1 系统总体结构设计 .......................................................................................................... 19
3.2 数据库设计 ...................................................................................................................... 20
3.3 代码设计.......................................................................................................................... 27
3.4 输入输出设计 .................................................................................................................. 28
第四章 系统实施........................................................................................................................... 29
4.1 系统实施.......................................................................................................................... 29
4.2 系统运行环境 .................................................................................................................. 29
4.3 系统管理制度 .................................................................................................................. 30
4.4系统功能实现 ................................................................................... 错误！未定义书签。
4.5系统维护........................................................................................................................... 30
第五章 结束语 .............................................................................................................................. 31
附录 ................................................................................................................................................ 33
摘要
随着信息科学技术的飞速发展，办公自动化系统在技术和应用上都得到了更高层次的发展，人们逐渐意识到对办公管理系统的运用可以使日常办公工作更加方便、快捷和高效。而办公活动重要性的日渐突出,也引起了管理者的普遍重视，他们越来越感觉到没有信息技术支持的管理是力不从心的，因而办公自动化系统应运而生。
本论文将详细论述办公自动化系统的分析与设计过程。系统使用B/S架构，主框架基于spring、sprintMVC、hibernate，前端基于bootstrap和jquery。采用Eclipse作为开发平台，java作为开发语言，以hsqldb作为数据库，实现了考勤管理，日常管理，消息管理，计划管理，会议管理，审核管理，文件传输等功能。符合办公自动化系统的要求，能够帮助企业切实提高工作效率。
论文组织如下：第一章阐述了现行系统概述；第二章进行了系统的分析；第三章提出了具体的系统设计方案；第四章对整个系统进行了具体的实施；最后得出结论。
关键字：办公自动化、B/S架构、java语言、hsqldb数据库
第一章 现行系统概述
1.1 现行系统运行环境简述
本系统是一套集通讯录管理，考勤管理，日程管理，消息管理，计划管理，会议管理，审核管理，文件传输等8 个部分为一体的办公自动化系统。本系统除了必须满足当前的应用要求外，在整套系统的设计过程中，还专门强调了去先进性及可扩展性。当前的信息技术日新月异，如果这套系统只着眼于当前的需要，而忽视了对系统技术的前瞻性，那么可以预见，在不久的将来，系统必将不能满足客户日益增长的需求，导致系统的生命周期的缩短，从而增加了客户在信息化建设的投资。
1.2 现行系统存在的问题
办公自动化。所谓办公自动化即几乎所有的办公业务都在网络环境下实现。从技术发展角度来看，特别是互联网技术的发展，安全技术的发展和软件理论的发展，实现办公自动化是可能的。从管理体制和工作习惯的角度来看，全面的办公自动化还有一段距离，首先办公自动化必然冲击现有的管理体制，使现有管理体制发生变革，而管理体制的变革意味着权力和利益的重新分配；另外管理人员原有的工作习惯、工作方式和法律体系有很强的惯性，短时间内改变尚需时日。尽管如此，全面实现办公自动化还是必然趋势。
随着网络的迅猛发展，对快速、高效、互动的办公系统的需求越来越大，网上办公系统的诞生正是为了满足这种需求。网上办公系统为企事业单位提供高效、友好、智能化、无纸化、个性化的网络自动化办公流程管理。审核管理是网上办公系统的核心部分，它决定整个系统的性能。
第二章 系统分析
2.1 需求分析
系统需求分析：是系统分析员按照系统的思想结合自身的的系统开发经验，根据收集的资料，对系统目标进行分析，对组织的信息需求、功能需求、辅助决策需求以及管理中存在的问题等进行系统的分析。
通过调查，要求系统具有以下的功能：
1.由于操作人员的计算机知识普遍较差，因此要求有良好的人机界面。
2.由于该系统的使用对象多，因此要求有较好的权限管理。
3.原始数据修改简单方便，支持多条件修改。
4.方便的数据查询，支持查询。
5.信息发布于文件传送的数据块。
6.通过计算机能够直接“透视”公司的各项工作及活动安排。
2.2 可行性分析
系统可行性分析是在企业当前所处的环境下，分析企业是否具有开发信息系统必须的技术、资金、人员及其他条件，规划方案是否先进合理，企业的管理制度和管理方式是否适应新系统开发等一系列问题。因此要进行可行性研究，主要包括技术可行性、经济可行性、社会可行性三方面。
1.技术可行性
本系统开发主要包括后台数据库的建立与维护及前端应用程序的开放两个方面。本系统数据库使用的是hsqldb，主要为了方便，嵌入到应用中，直接使用。系统基于Java平台，应用当前主流框架spring、sprintMVC、hibernate。采用 Eclipse集成开发环境进行开发及调试，应用服务器选择Tomcat服务器。这些都是当前较为先进的开发技术，为本系统的开发设计提供了有力的技术保障。所以在技术可行性方面，开发本系统是可行的。
2.经济可行性
由于公司是IT企业，软硬件配置较好，员工可以很容易学会系统的使用；而且资金实力充足，所以软硬件的购买支出较少。人力资源管理部门采用以计算机为主、人工为辅的信息处理方式进行。公司管理信息系统服务于IT的工作人员,能够提高工作人员办事效率,节省了开支，所以具有经济上的可行性。
3.社会可行性分析
社会因素的可行性分析，也是可行性研究中不可缺少的内容。
第二章 系统分析
2.1 需求分析
系统需求分析：是系统分析员按照系统的思想结合自身的的系统开发经验，根据收集的资料，对系统目标进行分析，对组织的信息需求、功能需求、辅助决策需求以及管理中存在的问题等进行系统的分析。
通过调查，要求系统具有以下的功能：
1.由于操作人员的计算机知识普遍较差，因此要求有良好的人机界面。 2.由于该系统的使用对象多，因此要求有较好的权限管理。 3.原始数据修改简单方便，支持多条件修改。 4.方便的数据查询，支持查询。 5.信息发布于文件传送的数据块。
6.通过计算机能够直接“透视”公司的各项工作及活动安排。
2.2 可行性分析
系统可行性分析是在企业当前所处的环境下，分析企业是否具有开发信息系统必须的技术、资金、人员及其他条件，规划方案是否先进合理，企业的管理制度和管理方式是否适应新系统开发等一系列问题。因此要进行可行性研究，主要包括技术可行性、经济可行性、社会可行性三方面。
1.技术可行性
本系统开发主要包括后台数据库的建立与维护及前端应用程序的开放两个方面。本系统数据库使用的是hsqldb，主要为了方便，嵌入到应用中，直接使用。系统基于Java平台，应用当前主流框架spring、sprintMVC、hibernate。采用 Eclipse集成开发环境进行开发及调试，应用服务器选择Tomcat服务器。这些都是当前较为先进的开发技术，为本系统的开发设计提供了有力的技术保障。所以在技术可行性方面，开发本系统是可行的。
2.经济可行性
由于公司是IT企业，软硬件配置较好，员工可以很容易学会系统的使用；而且资金实力充足，所以软硬件的购买支出较少。人力资源管理部门采用以计算机为主、人工为辅的信息处理方式进行。公司管理信息系统服务于IT的工作人员,能够提高工作人员办事效率,节省了开支，所以具有经济上的可行性。
3.社会可行性分析
社会因素的可行性分析，也是可行性研究中不可缺少的内容。
协同办公系统的开发有利于高层领导提高对整体的把握，迅速作出决策，减轻了高层领导的工作负担，因此开发协同办公管理信息系统是得到高层领导的认可和肯定的。
从以上三个方面来分析，开发协同办公管理系统是完全可行的
2.3 组织结构和功能分析
组织结构分析是详细了解部门人员的业务分工情况和有关人员的姓名、工作职责、决策内容、存在问题和对新系统的要求等。
该公司主要由总经理办公室、行政部门、研发部门、市场部门、财务部门和公关部门组成。在6个大部门中，每个部门又将根据自己的部门职责，细分各部门的负责小组，从而将具体的业务落实到个人。总经理对公司总负责，行政部门主要处理日常的行政工作，研发部负责软件开发和数据库设计，财务部为投资、成本预算、日常出纳和工资发放，市场部负责市场推广，公关部负责项目的投标等工作。请参考XX公司的组织结构图，如图2-1。
图2-1XX公司的组织结构图
2.4 系统业务流程分析
在对系统的组织机构和功能进行深入分析时，需要从实际业务流程的角度对系统调查中有关业务流程的资料关联起来作进一步分析。业务流程分析可以帮助我们了解该业务的具体处理过程，发现问题，并修改原系统的不合理的部分，在信息系统的基础上优化业务处理流程。
业务流程分析通常以业务流程图及表格分配图来描绘。业务流程图是用图形方式来反映实际业务处理的过程，它可以对业务功能进行细化。各种符号的表示方法如图2-2所示。
业务处理
业务流
系统外部人员
系统组织
文档资料
数据文件
决策与判断
图2-2 业务流程图基本符号
1．考勤管理系统流程图
图2-3 考勤管理系统流程图
2．文件上传/共享系统流程图
图2-4 文件上传/共享系统流程图
3．申请管理系统流程图
图2-5 申请管理系统流程图
4．公告管理系统流程图
图2-6 公告管理系统流程图
5．员工管理系统流程图
图2-7 员工管理系统流程图
图2-8 会议管理系统流程图
7．计划管理系统流程图
图2-9 计划管理系统流程图
图2-10 通讯管理系统流程图
2.5系统数据流程分析
数据流图是业务流程图的抽象，数据流程图从数据传递和加工的角度，以图形的方式刻画数据流输入、输出、存储和处理的逻辑关系。这里用到四个基本符号：外部实体、数据处理、数据流、数据存储。其符号表示如图2-4所示。
外部实体 数据处理过程
数据流
数据存储
1.顶层数据流图
图2-11 顶层数据流程图
2.系统的第一层数据流图包括日常管理、考勤管理、员工管理、申请管理、计划制定
图2-12 第一层数据流程图
3.系统第二层数据流程图 （1）日常管理
图2-13 日常管理数据流程图
(2)申请流转
图2-14 申请流转数据流图
(3) 计划管理
图2-15 计划管理数据流图
(4) 员工管理数据流图
图2-16 员工管理数据流图
(5) 考勤管理数据流图
图2-17 考勤管理数据流图
2.6 数据字典
数据流程图并不能详尽、精确地表述系统的逻辑模型，数据字典就是它的一个重要辅助工具。数据字典是关于数据流程图的数据，用于描述系统中各个部分的清单，是对这些部分进行的详尽说明、保护和维护。
系统中的所有数据都是由数据和数据结构组成的，数据字典把数据的最小单位看成数据元素或称之为基本数据项，若干个数据元素可以组成一个数据结构或称之为组合数据项。数
据字典通过数据元素和数据结构来描写数据流、数据存储的属性。建立数据字典在结构化系统分析中是必不可少的工作，在系统开发中具有十分重要的意义，不仅在系统分析阶段，在系统的整个研发过程中以及以后系统的运行维护中都要用到。
本系统的数据字典如表2-1至2-6所示： 1.数据元素列表，如表2-1所示。
2.数据结构列表，如表2-2所示。
表2-2 数据结构列表
3.数据流列表，如表2-3所示。
4.数据存储列表，如表2-4所示。
5.数据处理过程列表，如表2-5所示：、。
6.外部实体列表，如表2-6所示。
表2-6 外部实体列表
3.1 系统总体结构设计
第三章 系统设计
在系统开发之前，通过调查，最终决定该系统分为三种权限，即经理、部门主管、普通员工。该系统实现的主要的功能如下所示
文件管理功能：主要完成企业内部文件的发送与接收。 消息管理功能：主要完成企业内部消息的发送与接收。 计划制定：主要完成部门和个人计划的制定。
申请审批功能：包括申请的发送，审批，查看审批状态等功能。 考勤管理功能：主要完成员工的在线上下班考勤，出差外出登记。 员工管理：主要用于添加及管理员工。 通信录管理：主要负责管理个人通信录信息。
日常管理：主要负责管理会议信息，并可以发布最新公告
本系统设置两种权限，系统权限和只读权限。经理拥有上述所有功能的使用权限，对于其他用户，会根据权限的不同会屏蔽其中的部分功能。
图3-1总体功能结构图
3.2 数据库设计
信息系统的主要任务是通过大量的数据获取管理所需的信息，这就必须存储和管理大量的数据，因此需要建立一个良好的数据组织结构和数据库。数据库的设计分为概念结构设计、逻辑结构设计和物理结构设计。
1.概念结构设计
概念设计基于实体-关系（E-R）模型的数据库设计在系统需求分析的基础上建立一个反映现实世界实体内在联系得模式，再转换成数据库管理系统的模式，下面列举了在办公自动化管理系统数据库分析过程中所得到的部分实体属性图以及实体之间的实体-联系图（E-R）。 系统的实体属性图：
图3-2 用户信息实体属性图
图3-3 部门信息实体属性图
图3-4 上下班考勤信息实体属性图
图3-5 申核信息实体属性图
图3-6 考勤标准时间信息实体属性图
图3-7 公告信息实体属性图
图3-8 会议信息实体属性图
图3-9 外出信息实体属性图
图3-10 出差信息实体属性图
图3-11 部门计划信息实体属性图
图3-12 个人计划信息实体属性图
图3-13 菜单信息实体属性图
图3-14 通讯组信息实体属性图
图3-15 请假信息实体属性图
图3-16 通讯详细信息实体属性图
系统E-R图:
图3-17 系统E-R图
2.逻辑结构设计
逻辑设计：
1.用户（用户编号，密码，用户姓名，用户权限，所属部门编号，性别，e-mail，用户电话，用户地址，优秀员工）
2. 菜单（菜单编号，主菜单分类，子菜单项，超链接地址）
3. 会议记录（会议编号，会议时间，主持人，出席人，会议主题，会议地点，会议内容）
4. 公告（公告编号，公告人，公告主题，公告时间，公告内容）
5. 外出记录（外出编号，外出人，所属部门编号，外出原因，外出时间，预计回归时间，是否回归）
6. 上下班记录（上下班编号，登记人，所属部门编号，登记类型，规定时间，登记时间，登记备注）
7. 通讯组（组编号，通讯组名称）
8. 通讯详细信息（通讯编号，员工姓名，员工生日，所属部门编号，办公电话，移动电话，邮箱地址，家庭住址，备注）
9. 审核信息（审核编号，申请主题，申请内容，申请状态，申请时间）
10.请假（请假编号，请假人，所属部门编号，请假内容，请假开始时间，请假结束时间，是否销假）
11.部门计划（部门计划编号，所属部门编号，计划内容，计划主题，发布时间） 12.个人计划（个人计划编号，制定人，计划内容，计划主题，发布时间）
13.出差记录（出差编号，出差人，所属部门编号，出差原因，出差开始时间，出差结束时间，出差状态）
14.部门（部门编号，部门名称，部门简介）
15.考勤时间（上班的小时，上班的分钟，下班的小时，下班的分钟）
3.物理结构设计
表3-1
3.3 代码设计
代码是人为确定的代表客观事物名称、属性或状态的符号或是这些符号的组合。在管理信息系统中，为了易于计算机和人识别处理，一般用数字、字母或它们的组合来表示。通过代码可以提高代表事物的确定性，方便地对系统进行信息的分类、统计、检索等。可以说，代码在整个信息管理系统的生命周期中起到了穿针引线的纽带作用。
以下是系统的部分代码设计结果。 员工编码
图3-18 代码设计示例图
其中所在部门：01---总经理，02---财务部，03---公关部，04---研发部，02---市场部，06---后勤部
员工入职顺序（01~999） 员工所在部门（01~06）
员工入职年份
3.4 输入输出设计
输入/输出（I/O）是人机交互的主要方式，对用户和今后系统使用的安全可靠性来说是不容忽视的重要环节----直接影响系统的使用价值。输入输出设计是管理信息系统与用户进行对话的界面。
界面设计是系统与用户的接口，也是控制和选择信息输入输出的主要途径。对于大多数用户来说，界面是他们对系统的全部理解。因此用户界面应简单明了，便于用户的使用。设计优秀的用户界面，应该在系统的设计开始，也就是需求分析阶段就予以足够的重视。进销存管理信息系统所采用的界面设计风格，在形式上追求简单明了，以方便用户能够迅速掌握系统的使用和操作方法。 1.输出设计
输出设计的主要任务是使管理信息系统输出满足用户需求的信息，正确及时的反映和组成用于管理各部门所需要的信息。 2.输入设计
输入设计的任务是根据具体业务要求，确定适当的输入形式，保证输入数据的正确性、合法性，操作简单直观，使管理信息系统获取管理工作中产生的正确信息，提高输入效率，减少输入错误。因此，在输入设计上主要考虑以下几个方面（下有图举例）：
1、输入的方便性。能的减少汉字的手工输入，而是采用下拉列表框进行选择录入。这样，不仅可以提高工作效率，还可以减少数据的输入错误。
2、输入的正确性，有效性。若需要输入数值时，输入字符型或非数值型的内容，系统可以给予提示，并强行让其重新输入。
3、输入界面的规划。数据的录入界面简洁明了，操作方便，符合工作人员的操作习惯。
第四章 系统实施
4.1 系统实施
系统实施阶段的任务，是实现系统设计阶段提出的物理模型，按实施方案完成一个可以实际运行的信息系统，交付用户使用。其准备工作有硬件准备，软件准备人员培训，数据准备。硬件准备包括计算机主机，输入输出设备，存储设备，辅助设备，通信设备等。软件准备系统软件，数据库管理系统以及一些应用软件。人员培训主要指用户培训，包括主管人员和业务人员。数据准备：没有一定的基础数据的准备，系统调试就不能很好的进行。
1. 系统实施的任务和特点
系统实施是开发信息系统的最后一个阶段，这个阶段的任务是实现系统设计阶段提出的物理模型，按实施方案完成一个可以实际运行的信息系统，交付用户使用。
2. 编程方法
本系统采用B/S结构，尽可能实现分层以保证展现跟业务分离，业务跟数据分离，采用spring MVC + Hibernate架构设计。
3. 系统测试
测试的关键问题是如何设计测试用例，即设计一批测试数据，尽可能地发现和纠正程序中的错误，减少错误造成的损失，避免重大损失。
4.2 系统运行环境
1. JDK 1.6及其以上版本：因该版本增加了许多新功能与新特性，这样有利于提高系统的运行性能。
2. hsqldb 数据库：主要为了方便，嵌入到应用中，直接使用。
3. tomcat6.0及其以上：tomcat服务器是中小型应用中首选的web服务器，其使用及安装配置都非常方便，而且是免费的，可以降低系统的开发成本。
4. spring MVC：Spring 框架提供了构建 Web 应用程序的全功能 MVC 模块。 5. Hibernate3.0: Hibernate是一个开放源代码的对象关系映射框架，它对JDBC进行了非常轻量级的对象封装，使得Java程序员可以随心所欲的使用对象编程思维来操纵数据库。 Hibernate可以应用在任何使用JDBC的场合，既可以在Java的客户端程序使用，也可以在Servlet/JSP的Web应用中使用。
4.3 系统管理制度
系统运行是指一个管理信息系统研制工作完成后经过系统转换，系统投入工作后的运行过程。管理信息系统与其他系统一样，需要进行科学的组织和管理，没有科学的运行管理，管理信息系统不但不能有效的发挥作用，不能自动地为管理提供高质量的信息服务，而且有可能是整个系统处于瘫痪状态。因此信息系统日常运行的管理制度如：系统安全制度、系统定期维护制度、系统运行操作规程、用户使用规程、系统信息安全的保密制度、系统修改规程、系统运行日志及填写规定。这些制度从安全、操作等各方面规定了系统日常运行的工作和意外情况的处理。
为了保证系统的正常运行，系统使用人员必须严格按照系统运行管理制度来操作本系统。 1. 制订系统使用条例，操作员不得泄漏自己的操作密码。
2. 用户必须按操作规则使用系统，发现问题及时通知管理人员，尽快解决问题，保证系统正常运行和数据的安全性。
3. 做好备份工作，必要时要对系统进行备份，包括程序备份和数据备份等。
4.4系统维护
系统维护是指管理信息交付使用后，为了改正系统中存在的错误以及满足用户新的需求而修改系统的过程。系统维护按维护目的的不同分为更正性维护、预防性维护、适应性维护和完善性维护。
完善的管理制度是保证系统正常运行的必要条件之一。信息系统日常运行过程中的管理制度，从系统安全、操作等多个方面规定了系统日常运行的工作以及对意外情况的处理。
1．系统运行操作规程。 2．系统信息的安全保密制度。 3．系统运行日志及填写规定。 4．系统定期维护制度。 5．系统安全管理制度。 6．用户操作规程。 7．系统修改规程。
第五章 结束语
将办公自动化管理系统作为我毕业设计的课题，是对我几年学习中理论知识和实践相结合的一次综合检验。通过这次毕业设计，开发本系统使我受益匪浅。
在本次毕业设计中我付出了大量的时间，但是，我得到的收获远远不是这些时间可以衡量的，它将是我终生的财富，必将给我今后的学习和工作带来更多的收益。
经过一段时间的分析设计，办公自动化管理信息系统开发完毕，功能基本符合公司要求，能够完成对公司日常的计算机化处理。这样将改善公司原来的手工管理需要大量纸张、信息在公司中传递慢的现状。
这次的设计使我把书本的知识运用到实际的操作中来，虽然完成了设计，但从中我发现我还有很的不足之处，在编码阶段，经常会为了一个语句或者一个代码而花费许多时间。因此，在每个开发阶段都要经过一番仔细的思考和推敲。这使我养成了在今后的工作中认真对待每件事的习惯，同时我也希望在今后的工作中不断完善自己的设计，加强自己的动手能力，充实自己的知识，开拓自己的视野。总之，这次毕业设计，使我理论联系实际的一次很好的锻炼，为今后的工作学习奠定了坚实的基础。
由于系统开发时间较短，本人的能力有限，系统开发经验的不足，系统还存在许多不尽如人意的地方，某些功能还不完善，甚至有些功能还不能实现，有待进一步的修改。请各位老师批评指正。
参考文献：
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[10]韩江.编程匠艺：编写卓越的代码[M].北京：科学出版社，2008.
附录
表3会议信息表（tb_huiyi）
表5考勤标准时间信息表（tb_biaozhun）
表7审核信息表（tb_shenhe）
表9个人计划信息表（tb_geren）