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政府公文寫作手冊
便箋
法定語文事務署 一九九七年
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目 錄
頁數 緒言 便箋的種類 便箋用紙 便箋的格式範本 便箋、錄事、公函之分 便箋格式樣本 便箋示例 致另一部門的便箋 示例一 示例二 示例三 示例四 示例五 示例六 示例七 示例八 示例九 約見部門人員 酒牌轉讓申請 客座導師酬金待付 借用場地 翻譯文件 電腦訓練調查 辭職通知 調職 移交員工檔案資料 1 1 2 2 2 4-6 7-25 7-16 7 8 9 10 11 12 13 14-15 16 17-25 17 18
致同一部門內部單位的便箋 示例十 示例十一 通知開會 索取刊物
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示例十二 示例十三 示例十四 示例十五 示例十六 示例十七 示例十八 舉辦課程 呼籲參加活動 通知注意事項 安排署任 批准署任安排 申請從事外間工作 回覆申請 19 20 21 22 23 24 25 27-31
附錄：便箋常見辭彙和用語中英對照表
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智慧接触，网聚精彩－智网http://www.zhinet.com 政府公文寫作手冊：便箋 便箋
1
緒言 便 箋 是 政 府 內 部 標 準 公 文 的 一 種 。 “便 ”即 簡 便 ， “箋 ” 1 泛 指 短 函 。 顧 名 思 義 ， “便 箋 ”就 是 簡 短 的 公 函 。 便箋是一種比較常用的公文。公務員許多時候都會 2 利用便箋，與部門內其他組別的人員，以及其他部門的 人員洽商公事和互通消息。 3 中 文 便 箋 的 規 格 ， 與 英 文 Memo 的 規 格 相 若 。 便 箋 的 內容應該明確扼要，行文務求簡潔達意，啟首和結尾無 須採用敬辭和尊稱。 本署經搜集、分析和研究多個政府部門的便箋後， 4 參照若干實例，撰寫了示例十八則，按內容性質，分為 致另一部門和致同一部門不同單位的便箋兩大類別，內 容雖屬虛構，但體例和寫法都可供參考。
便箋的種類 常 用 的 便 箋 ， 除 了 非 機 密 的 普 通 便 箋 ( Memo) 外 ， 尚 有 5 以下數種： 中文名稱 高度機密 機密 限閱 限 閱 (行 政 ) 限 閱 (人 事 ) 限 閱 (招 標 ) 英文名稱 Secret Confidential Restricted Restricted (Administration) Restricted (Staff) Restricted (Tenders)
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2
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便箋用紙 擬寫便箋，如篇幅超過一頁，除第一頁須使用印有 6 箋頭的紙張外，其餘應用普通白紙。
便箋的格式範本 一九九七年一月，法定語文事務署把一套配合電腦 7 使用的常用公文格式範本分發給各部門，當中包括了中 文便箋的格式範本，方便公務員擬寫中文便箋時使用。
便箋、錄事、公函之分 8 或 事 而 後 考 檔 存 位 覆 以書面商議公務，除了用便箋外，也可以採用 檔 案 錄 事 。 至 於 何 時 該 用 便 箋 或 公 函 ， 何 時 該 ，要視乎發文人是否把有關檔案送交受文人參閱 定 。 一 般 來 說 ， 發 文 部 門 或 經 辦 人 擬 好 便 箋 或 ， 只 須 把 正 本 送 交 受 文 人 ， 副 本 則 存 入 有 關 檔 。如撰寫錄事，便要寫在附於檔首的錄事頁上， 案送交受文人參閱或跟進。由於各部門須盡量把 放在各自的辦事處內，所以部門與部門之間，甚 與 單 位 之 間 ， 無 論 是 商 討 公 事 、 徵 詢 意 見 或 提 ，大多採用便箋或公函。 公 用 跟 公 案 連 檔 至 問 函 錄 進 函 備 同 案 單 示
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3
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4
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便箋格式樣本
便 箋 發文人： 檔 號： 電 話： 傳 真： 總頁數： 日 期：
(1)
受文人：(1)
(2) (2)
(經辦人：
)
(4)
經： 來文檔號： (3) 日 期： 傳 真： 標題
(5)
總頁數 ：
(6)
_________________________________________
_____________________________________。 2. (7) _________________________________________
_______________________________________________ _____________________________。 3. (7) _________________________________________
_______________________________________________ _________________________________。
△△△署長 簽名 (△ △ △ 代 行 ) 附件:
(9) (10)
(8)
副本送:
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註釋 註(1)
5
各機關或部門之間的往來便箋，發文人和受文人應 該是機關或部門首長；內部單位之間的便箋，發文 人和受文人應該是單位主管。此外，如須把便箋發 給 多 處 ， 可 在 “受 文 人 ”一 欄 分 行 列 出 各 受 文 人 (見 示 例 八 )。 假 如 受 文 人 數 目 眾 多 ， 則 可 在 欄 內 註 明 “見 分 發 名 單 ”， 然 後 在 箋 末 “附 件 ”之 下 ， 以 “分 發 名 單 ”為 題 ， 載 列 所 有 受 文 人 (見 示 例 六 )。 如 下 送 受 知 註 達 文 道 明 經 人 經 ， 辦 ， 辦 方 人 也 人 便 。 該 的 受 倘 在 姓 文 若 這 名 部 便 裏 及 門 箋 註 ／ 或 須 明 或職銜，應該在受文人之 單位的收發處把便箋直接 經由某人員審閱後才轉交 (見 示 例 十 七 )。
註(2)
註(3)
來文註有檔號的話，回覆時必須引述，方便受文部 門或單位歸檔跟進。 用傳真遞送的便箋須填寫總頁數，並在箋頭右上角 註 明 “傳 真 文 件 ”或 “傳 真 急 件 ”(見 示 例 八 )。 不 用 傳 真遞送的便箋，可略去這一項。 標題寫在正文之上的中央位置，宜用粗體字，或加 劃線。 第一段宜點出發文原因、目的或涉及的公務。 簡單的便箋可以一段完成，不用分段。內容較繁複 的，正文可分段落，並由第二段起標註段數。 下 章 代 號 閱 款先列發文人職銜，具列姓名，方才簽署或 。倘若由下屬代行，則先寫出發文人職銜，再 行人姓名，兩者分行平列，代行人姓名須加 ，並由代行人簽署或蓋章。簽名和蓋章方式可 《 政 府 公 文 寫 作 手 冊 總 論 》 第 9 至 10 頁 。 蓋 寫 括 參
註(4)
註(5)
註(6) 註(7)
註(8)
註(9)
如有附件，應逐一列於箋末。
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6
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註 釋 (續 ) 註(10) 如 須 加 註 存 ／ 送 副 本 ， 則 應 在 便 箋 的 左 下 角 ， 註 明 “副 本 存 ......”、 “副 本 送 ......”等 字 樣 。 如 知 道 誰 是 經 辦 人 ， 應 該 在 受 文 人 之 後 註 明 經 辦 人 的 姓 名 及 ／ 或 職 銜 (見 示 例 十 )。 此 外 ， 如 回 覆 來 文 ， 而 來 文 有 “副 本 送 ”一 欄 ， 則 一 般 來 說 ， 覆 文 “副 本 送 ”名 單應與來文的相同。
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便箋示例
致另一部門的便箋
示例一 (約見部門人員)
7
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示例二 (酒牌轉讓申請)
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示例三 (客座導師酬金待付)
9
智慧接触，网聚精彩－智网http://www.zhinet.com府公文寫作手冊：便箋10 政
示例四 (借用場地)
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示例五 (翻譯文件)
11
智慧接触，网聚精彩－智网http://www.zhinet.com府公文寫作手冊：便箋12 政
示例六 (電腦訓練調查)
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示例七 (辭職通知)
13
智慧接触，网聚精彩－智网http://www.zhinet.com府公文寫作手冊：便箋14 政
示例八 (調職)
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15
智慧接触，网聚精彩－智网http://www.zhinet.com府公文寫作手冊：便箋16 政
示例九 (移交員工檔案資料)
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致同一部門內部單位的便箋示例十 (通知開會)
17
智慧接触，网聚精彩－智网http://www.zhinet.com府公文寫作手冊：便箋18 政
示例十一 (索取刊物)
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示例十二 (舉辦課程)
19
智慧接触，网聚精彩－智网http://www.zhinet.com府公文寫作手冊：便箋20 政
示例十三 (呼籲參加活動)
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示例十四 (通知注意事項)
21
智慧接触，网聚精彩－智网http://www.zhinet.com府公文寫作手冊：便箋22 政
示例十五 (安排署任)
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示例十六 (批准署任安排)
23
智慧接触，网聚精彩－智网http://www.zhinet.com府公文寫作手冊：便箋24 政
示例十七 (申請從事外間工作)
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示例十八 (回覆申請)
25
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27
附錄
便箋常見辭彙和用語中英對照表
annexappendix
as soon as possible [a.s.a.p.]as suchat your requestattachattached sheetattention [attn.]bearer memo
blind carbon copy [b.c.c.]Bureau Secretariesby faxby handby virtue ofcaptioned subjectcarbon copy [c.c.]
carbon copy ... for information[c.c. ... f.i.]caseclosing datecomplaint caseconfidentialcounterpartcountersign
附件附錄
盡快；盡速；從速因此應你的要求付上；隨箋付上附頁
經辦人；請交......；請交......辦理持來便箋；來人便箋
特別副本送(正本並無註錄)：......各局長
傳真；傳真文件
專人送交；專人送遞；面呈根據......規定標題所述事項副本送：......副本送......備考個案；事件截止日期
申訴個案；投訴個案機密
對等機構；對等人員加簽；副署
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covering memocriterioncut-off datedate-backdetailed replydistribution listeffective dateeligibility criterionencloseenclosure [encl.]follow-up actionfor actionfor considerationfor deliberationfor ease of referencefor further actionfor information [f.i.]for necessary actionfor referencefor retentionfor the time beingFrom:
from (date) to (date) inclusivefurther to my memo dated (date)
隨文便箋標準；準則截算日期追溯至(日期)生效詳細答覆分發名單生效日期資格準則夾附附件跟進工作請辦理
以供考慮；請考慮以供研究；請詳加研究以便參考
請繼續辦理；請續辦；請進一步辦
理以供參閱；備考請辦理
以供參考；以資參考；以供參閱；作為參考資料；作參考用以供存照暫時發文人：
由......至......(首末兩天包括在內)繼(日期)發出／給你的便箋，......；(日期)發出的便箋，相信已經收到
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General Form [G.F.]Heads of DepartmentsHead of Gradehigh priority
if/should you have anyqueries/enquiriesin accordance within connection within due coursein respect ofin this connectionin view of
inter-departmental working groupinterested partiesinterim replyirregularityissuing departmentlet you know
Officer-in-charge [Oi/c]on individual meritsonce the outcome is availableoperational groundsOur ref.:
outstanding commitmentpackagepitch at ... level
通用表格各部門首長職系首長
優先考慮；優先處理如有疑問；如有查詢根據；按照有關
稍後；稍後時間有關
29
關於這一點；在這方面；為此由於；鑑於跨部門工作小組有關方面簡覆
違例事項；不當情況；不符合規定的情況簽發部門通知你；告知你主管人員按個別情況一有結果
基於運作上的需要
本署檔號：......；本件檔號：......未完工作；尚待完成的工作整套計劃；整套建議定在......的水平
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please approach (somebody)please be informed that ...please call (somebody)please contact (somebody)please feel free to contact
(somebody) at/on (telephonenumber)please note that ...prior approvalpriority
refer to your memo under referencereminderreply as followsreproduced herewithrestrictedsame seriessecretsection headsee distribution liststeering committee/groupsubject officersubject tosubject to approvalsupersedetask force
the matter is being looked into
請向(某人)查詢現特告知；......特此通知請致電(某人)請與(某人)聯絡
請隨時撥電(電話號碼)與(某人)聯絡
請注意事先批准
優先次序；緩急次序；首要工作；優先處理項目現就上述便箋答覆如下催辦便箋答覆如下
載錄如下；轉載如下限閱文件；內部文件同一檔系高度機密
單位主管；組別主管見分發名單
督導委員會／小組；策導委員會／小組負責人員
須遵照......規定；須視乎......而定如獲通過；如獲批准代替；取代
專責小組；特別專責小組我們／本署現正研究有關事宜
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the matter is receiving attentionTo:top prioritytop secretundersignedurgenturgent by faxurgent by handusual practicevery urgentviawe spoke
with effect from (date)with enclosure [w/encl.]with reference towith retrospective effect
with retrospective effect from (date)without any further noticewithout enclosure [w/o encl.]Your ref.:
31
我們／本署現正處理／辦理此事受文人：
最先考慮；最先處理絕對機密
下方簽署人；下款署名人員急件傳真急件專遞急件一貫做法特急件；特急經
我們曾談過此事；我們已談過此事由(日期)起；由(日期)起生效連附件關於
追溯生效；具追溯效力有效日期追溯至(日期)不再另行通知不連附件
來文檔號：......；來件檔號：......
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致同一部門內部單位的便箋 示例十 示例十一 通知開會 索取刊物
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示例十二 示例十三 示例十四 示例十五 示例十六 示例十七 示例十八 舉辦課程 呼籲參加活動 通知注意事項 安排署任 批准署任安排 申請從事外間工作 回覆申請 19 20 21 22 23 24 25 27-31
附錄：便箋常見辭彙和用語中英對照表
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1
緒言 便 箋 是 政 府 內 部 標 準 公 文 的 一 種 。 “便 ”即 簡 便 ， “箋 ” 1 泛 指 短 函 。 顧 名 思 義 ， “便 箋 ”就 是 簡 短 的 公 函 。 便箋是一種比較常用的公文。公務員許多時候都會 2 利用便箋，與部門內其他組別的人員，以及其他部門的 人員洽商公事和互通消息。 3 中 文 便 箋 的 規 格 ， 與 英 文 Memo 的 規 格 相 若 。 便 箋 的 內容應該明確扼要，行文務求簡潔達意，啟首和結尾無 須採用敬辭和尊稱。 本署經搜集、分析和研究多個政府部門的便箋後， 4 參照若干實例，撰寫了示例十八則，按內容性質，分為 致另一部門和致同一部門不同單位的便箋兩大類別，內 容雖屬虛構，但體例和寫法都可供參考。
便箋的種類 常 用 的 便 箋 ， 除 了 非 機 密 的 普 通 便 箋 ( Memo) 外 ， 尚 有 5 以下數種： 中文名稱 高度機密 機密 限閱 限 閱 (行 政 ) 限 閱 (人 事 ) 限 閱 (招 標 ) 英文名稱 Secret Confidential Restricted Restricted (Administration) Restricted (Staff) Restricted (Tenders)
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便箋用紙 擬寫便箋，如篇幅超過一頁，除第一頁須使用印有 6 箋頭的紙張外，其餘應用普通白紙。
便箋的格式範本 一九九七年一月，法定語文事務署把一套配合電腦 7 使用的常用公文格式範本分發給各部門，當中包括了中 文便箋的格式範本，方便公務員擬寫中文便箋時使用。
便箋、錄事、公函之分 8 或 事 而 後 考 檔 存 位 覆 以書面商議公務，除了用便箋外，也可以採用 檔 案 錄 事 。 至 於 何 時 該 用 便 箋 或 公 函 ， 何 時 該 ，要視乎發文人是否把有關檔案送交受文人參閱 定 。 一 般 來 說 ， 發 文 部 門 或 經 辦 人 擬 好 便 箋 或 ， 只 須 把 正 本 送 交 受 文 人 ， 副 本 則 存 入 有 關 檔 。如撰寫錄事，便要寫在附於檔首的錄事頁上， 案送交受文人參閱或跟進。由於各部門須盡量把 放在各自的辦事處內，所以部門與部門之間，甚 與 單 位 之 間 ， 無 論 是 商 討 公 事 、 徵 詢 意 見 或 提 ，大多採用便箋或公函。 公 用 跟 公 案 連 檔 至 問 函 錄 進 函 備 同 案 單 示
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便箋格式樣本
便 箋 發文人： 檔 號： 電 話： 傳 真： 總頁數： 日 期：
(1)
受文人：(1)
(2) (2)
(經辦人：
)
(4)
經： 來文檔號： (3) 日 期： 傳 真： 標題
(5)
總頁數 ：
(6)
_________________________________________
_____________________________________。 2. (7) _________________________________________
_______________________________________________ _____________________________。 3. (7) _________________________________________
_______________________________________________ _________________________________。
△△△署長 簽名 (△ △ △ 代 行 ) 附件:
(9) (10)
(8)
副本送:
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註釋 註(1)
5
各機關或部門之間的往來便箋，發文人和受文人應 該是機關或部門首長；內部單位之間的便箋，發文 人和受文人應該是單位主管。此外，如須把便箋發 給 多 處 ， 可 在 “受 文 人 ”一 欄 分 行 列 出 各 受 文 人 (見 示 例 八 )。 假 如 受 文 人 數 目 眾 多 ， 則 可 在 欄 內 註 明 “見 分 發 名 單 ”， 然 後 在 箋 末 “附 件 ”之 下 ， 以 “分 發 名 單 ”為 題 ， 載 列 所 有 受 文 人 (見 示 例 六 )。 如 下 送 受 知 註 達 文 道 明 經 人 經 ， 辦 ， 辦 方 人 也 人 便 。 該 的 受 倘 在 姓 文 若 這 名 部 便 裏 及 門 箋 註 ／ 或 須 明 或職銜，應該在受文人之 單位的收發處把便箋直接 經由某人員審閱後才轉交 (見 示 例 十 七 )。
註(2)
註(3)
來文註有檔號的話，回覆時必須引述，方便受文部 門或單位歸檔跟進。 用傳真遞送的便箋須填寫總頁數，並在箋頭右上角 註 明 “傳 真 文 件 ”或 “傳 真 急 件 ”(見 示 例 八 )。 不 用 傳 真遞送的便箋，可略去這一項。 標題寫在正文之上的中央位置，宜用粗體字，或加 劃線。 第一段宜點出發文原因、目的或涉及的公務。 簡單的便箋可以一段完成，不用分段。內容較繁複 的，正文可分段落，並由第二段起標註段數。 下 章 代 號 閱 款先列發文人職銜，具列姓名，方才簽署或 。倘若由下屬代行，則先寫出發文人職銜，再 行人姓名，兩者分行平列，代行人姓名須加 ，並由代行人簽署或蓋章。簽名和蓋章方式可 《 政 府 公 文 寫 作 手 冊 總 論 》 第 9 至 10 頁 。 蓋 寫 括 參
註(4)
註(5)
註(6) 註(7)
註(8)
註(9)
如有附件，應逐一列於箋末。
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註 釋 (續 ) 註(10) 如 須 加 註 存 ／ 送 副 本 ， 則 應 在 便 箋 的 左 下 角 ， 註 明 “副 本 存 ......”、 “副 本 送 ......”等 字 樣 。 如 知 道 誰 是 經 辦 人 ， 應 該 在 受 文 人 之 後 註 明 經 辦 人 的 姓 名 及 ／ 或 職 銜 (見 示 例 十 )。 此 外 ， 如 回 覆 來 文 ， 而 來 文 有 “副 本 送 ”一 欄 ， 則 一 般 來 說 ， 覆 文 “副 本 送 ”名 單應與來文的相同。
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便箋示例
致另一部門的便箋
示例一 (約見部門人員)
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示例二 (酒牌轉讓申請)
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示例三 (客座導師酬金待付)
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示例四 (借用場地)
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示例五 (翻譯文件)
11
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示例六 (電腦訓練調查)
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示例七 (辭職通知)
13
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示例八 (調職)
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15
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示例九 (移交員工檔案資料)
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致同一部門內部單位的便箋示例十 (通知開會)
17
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示例十一 (索取刊物)
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示例十二 (舉辦課程)
19
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示例十三 (呼籲參加活動)
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示例十四 (通知注意事項)
21
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示例十五 (安排署任)
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示例十六 (批准署任安排)
23
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示例十七 (申請從事外間工作)
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示例十八 (回覆申請)
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27
附錄
便箋常見辭彙和用語中英對照表
annexappendix
as soon as possible [a.s.a.p.]as suchat your requestattachattached sheetattention [attn.]bearer memo
blind carbon copy [b.c.c.]Bureau Secretariesby faxby handby virtue ofcaptioned subjectcarbon copy [c.c.]
carbon copy ... for information[c.c. ... f.i.]caseclosing datecomplaint caseconfidentialcounterpartcountersign
附件附錄
盡快；盡速；從速因此應你的要求付上；隨箋付上附頁
經辦人；請交......；請交......辦理持來便箋；來人便箋
特別副本送(正本並無註錄)：......各局長
傳真；傳真文件
專人送交；專人送遞；面呈根據......規定標題所述事項副本送：......副本送......備考個案；事件截止日期
申訴個案；投訴個案機密
對等機構；對等人員加簽；副署
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covering memocriterioncut-off datedate-backdetailed replydistribution listeffective dateeligibility criterionencloseenclosure [encl.]follow-up actionfor actionfor considerationfor deliberationfor ease of referencefor further actionfor information [f.i.]for necessary actionfor referencefor retentionfor the time beingFrom:
from (date) to (date) inclusivefurther to my memo dated (date)
隨文便箋標準；準則截算日期追溯至(日期)生效詳細答覆分發名單生效日期資格準則夾附附件跟進工作請辦理
以供考慮；請考慮以供研究；請詳加研究以便參考
請繼續辦理；請續辦；請進一步辦
理以供參閱；備考請辦理
以供參考；以資參考；以供參閱；作為參考資料；作參考用以供存照暫時發文人：
由......至......(首末兩天包括在內)繼(日期)發出／給你的便箋，......；(日期)發出的便箋，相信已經收到
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General Form [G.F.]Heads of DepartmentsHead of Gradehigh priority
if/should you have anyqueries/enquiriesin accordance within connection within due coursein respect ofin this connectionin view of
inter-departmental working groupinterested partiesinterim replyirregularityissuing departmentlet you know
Officer-in-charge [Oi/c]on individual meritsonce the outcome is availableoperational groundsOur ref.:
outstanding commitmentpackagepitch at ... level
通用表格各部門首長職系首長
優先考慮；優先處理如有疑問；如有查詢根據；按照有關
稍後；稍後時間有關
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關於這一點；在這方面；為此由於；鑑於跨部門工作小組有關方面簡覆
違例事項；不當情況；不符合規定的情況簽發部門通知你；告知你主管人員按個別情況一有結果
基於運作上的需要
本署檔號：......；本件檔號：......未完工作；尚待完成的工作整套計劃；整套建議定在......的水平
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please approach (somebody)please be informed that ...please call (somebody)please contact (somebody)please feel free to contact
(somebody) at/on (telephonenumber)please note that ...prior approvalpriority
refer to your memo under referencereminderreply as followsreproduced herewithrestrictedsame seriessecretsection headsee distribution liststeering committee/groupsubject officersubject tosubject to approvalsupersedetask force
the matter is being looked into
請向(某人)查詢現特告知；......特此通知請致電(某人)請與(某人)聯絡
請隨時撥電(電話號碼)與(某人)聯絡
請注意事先批准
優先次序；緩急次序；首要工作；優先處理項目現就上述便箋答覆如下催辦便箋答覆如下
載錄如下；轉載如下限閱文件；內部文件同一檔系高度機密
單位主管；組別主管見分發名單
督導委員會／小組；策導委員會／小組負責人員
須遵照......規定；須視乎......而定如獲通過；如獲批准代替；取代
專責小組；特別專責小組我們／本署現正研究有關事宜
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the matter is receiving attentionTo:top prioritytop secretundersignedurgenturgent by faxurgent by handusual practicevery urgentviawe spoke
with effect from (date)with enclosure [w/encl.]with reference towith retrospective effect
with retrospective effect from (date)without any further noticewithout enclosure [w/o encl.]Your ref.:
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我們／本署現正處理／辦理此事受文人：
最先考慮；最先處理絕對機密
下方簽署人；下款署名人員急件傳真急件專遞急件一貫做法特急件；特急經
我們曾談過此事；我們已談過此事由(日期)起；由(日期)起生效連附件關於
追溯生效；具追溯效力有效日期追溯至(日期)不再另行通知不連附件
來文檔號：......；來件檔號：......