合同管理制度

文件名称

文件编号

拟

批定准合同管理制度KITO-ZB（G）10001总经办版次V1.22010年3月15日生效日期审核管理信息部何乾

合同管理制度

1目的

为规范公司合同管理，减少合同纠纷的产生，促进公司依法经营、依法管理，有效维护公司及相关利益方的合法权益，特制定本制度。

2适用范围

本制度适用于金意陶总公司、分\子公司（生产基地）对外签订的各类合同及协议。

3合同管理体系

公司实行合同二级管理制度：总经办是合同管理的一级管理部门；营销管理一部、营销管理二部、财务部、生产中心采购科、生产中心景德镇生产基地办公室是合同管理的二级管理部门。

4合同管理部门职责

4.1总经办作为合同管理的一级管理部门，其职责为：负责制定合同管理制度；

负责对全公司范围内的合同管理进行监督检查并提请对相关责任人进行奖惩；负责对加盖公司公章的合同文本进行审核；负责不断提升公司合同管理的规范化水平。

4.2营销管理一部、营销管理二部、财务部、生产中心采购科、生产中心景德镇

生产基地办公室作为合同管理的二级管理部门，以上各部门负责人为合同二级管理责任人，其职责为：负责在加盖印章前对合同文本进行审核；负责对已盖章生效的合同进行详细登记并于每月5日前向总经办提交上月的《合同登记表》；负责合同原件的存档与保管工作；负责以月度为周期对责任范围内的合同管理情况进行总结并进行改良。

5合同规范化流程管理制度

一份合同从立项到履行或处理完毕一般会经历以下九步流程：

5.1合同双方资信调查

5.1.1订立合同前合同承办部门应对对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查；

5.1.2不得与实际不存在的企事业组织、身份不明的个人签订合同；

5.1.3不得与不能独立承担民事责任的组织或个人签订合同。

5.2合同形式的确认和文本拟定

5.2.1除即时交付的简单小额经济事务（指合同标的额为RMB1000元以下）外，

其它皆应采用书面合同文本形式。“书面形式”是指合同书、补充协议、公文信件、数据电文（包括电报、传真、电子邮件等）；

5.2.2各合同承办部门自行起草合同文本，重大合同文本可申请由总经办协助拟

定；

5.2.3各合同承办部门对本部门常签订的合同须拟定标准合同文本（也称格式合

同），拟定的标准合同文本在正式采用前须送交总经办进行审查。合同承办部门对于已采用的标准合同文本进行实质性重大修改后须送交总经办进行重新审查。以下是各部门须拟定标准合同文本范围：

部门

营销管理部

人事行政部

景德镇办公

室

工程规划部

佛山采购科

景德镇采购

科

外协部外加工合同；外贴牌生产合同

5.2.4合同承办部门可接受对方提供的合同文本，但必须站在公司的角度对文本进须拟定标准合同文本范围经销商协议、工矿产品购销合同劳动合同、劳动合同补充协议、保密协议、廉洁自律协议、零星工程合同、工程合同、设备维修工程合同化工类采购合同、木托采购合同、泥砂采购合同、泡沫采购合同、配件采购合同、纸箱采购合同、五金采购合同行修改、审查，必要时可将此类合同文本送交总经办审查，规避法律风险。对于因此失职给公司造成重大损失的，公司将追究责任人的相关责任。

5.2.5合同中关于收付款方式、发票及结算方式以财务部的相关规定为准。

5.3合同文本审查

5.3.1合同经办人进行合同文本的初审，对合同进行全面审查，并及时进行修改；

5.3.2对需加盖公司公章的合同文本须在提请审批签字前交由总经办法务专员进

行审查（景德镇生产基地需加盖景德镇公章的合同可通邮件发给总经办审核），加盖其它印章生效的合同文本由合同二级管理部门负责人进行审查并对此负责；

5.3.3总经办主要审查合同内容的合法性、合理性、合同条款的完备性、严密性，

提出意见供合同承办部门参考，有效规避法律风险，经总经办审查无异议的书面意见作为加盖公章的必要条件之一。

5.4合同审批、签字

5.4.1所有合同由公司法定代表人签订，也可以由公司法定代表人授权具有审批权

限的人员代理签订；

5.4.2具有审批权限的代理人签订合同时，应严格依照《KITO权限管理控制文件》

中的授权范围签订合同，并在委托代理人的位置签名，并对所签订的合同承担责任；

5.4.3没有以上授权的合同一律由公司总经理签订。

5.4.4不具有对应审批权限的合同经办人员只能在经办人的位置签名；

5.4.5委托代理人必须忠实履行所负职责，维护本公司的合法权益，对本公司及法

定代表人负责；

5.4.6委托代理人有损本公司合法权益的行为或者不再适宜担任代理人的，公司法

定代表人有权随时终止其代理权限。

5.5合同盖章

5.5.1合同盖章由各部门依照《印章管理制度》执行。

5.5.2公司法定代表人可以授权各业务部门使用业务专用章签订合同，各部门业务

章使用范围依照《印章管理制度》及申请印章时公司授予权限范围执行；

5.5.3印章保管人在加盖印章前对于盖章合同的基本情况要登记，总经办将以月度

为单位对合同登记情况进行检查。

5.6合同原件保管、查阅登记

5.6.1所有合同公司必须保留两份原件。一份原件交加盖印章部门保管，待年终时

交档案室存档保存；一份原件交财务部做账处理。

5.6.2合同二级管理部门负责经本部门盖章生效的合同原件的归档管理、内部查

阅、回收登记工作以及外部传递、借阅登记、回收工作。

5.7合同的履行

5.7.1合同承办部门应按照合同约定履行自己的义务，并及时督促对方当事人适当

履行其义务；负责监督合同的履行，及时解决合同履行中出现的问题；

5.7.2合同履行过程中，经办人员应定期对帐，确认双方债权债务；

5.7.3合同承办部门在办理合同付款手续时须严格依照财务部制定的《财务报销审

批流程及权限》执行。

5.7.4在履行合同过程中，经办人员若发现并有确切证据证明对方当事人有下列情

况之一的，应立即中止履行，并及时书面上报上级主管领导处理。

5.7.4.1

5.7.4.2

5.7.4.3

5.7.4.4经营状况严重恶化；转移财产，抽逃资金，以逃避债务；丧失商业信誉；有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形重大嫌疑。

5.8合同的变更、解除

5.8.1在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的，须经双方协商，重

新达成书面协议，新协议达成前，原合同仍然有效；我方收到对方当事人要求解除或变更的通知书后，应当在规定的期限内做出书面答复；

5.8.2存在下列情形之一的，我方可以单方解除合同：

5.8.2.1

5.8.2.2因不可抗力致使不能实现合同标的的；在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要

对方延迟履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；

对方迟延履行债务或其他违约行为致使不能实现合同目的；债务；5.8.2.35.8.2.4

5.8.3变更或解除合同应当采用书面形式；

5.8.4变更或解除合同的协议，应按照合同签订程序报原审批人员批准。法律、行

政法规规定变更合同应当办理公证登记等手续的，应依法及时办理。

5.9合同纠纷处理

5.9.1合同双方在履行过程中发生纠纷时，应首先按照实事求是的原则，平等协商

解决；

5.9.2合同双方无法就纠纷处理达成一致意见,经办人员应及时报告上级主管

领导处理。

6奖惩

6.1对在合同履行过程中发现重大问题，积极采取补救措施，避免公司遭受重大

经济损失；或在经济纠纷处理过程中，避免或挽回重大经济损失的部门和个人，总经办将提请公司予以表彰和奖励；

6.2相关人员因故意或过失而给公司造成损失，应承担相应的赔偿责任。7相关文件

7.1《印章管理制度》

7.2《KITO权限管理控制文件》

7.3《合同登记表》

7.4《财务报销审批流程及权限》

文件名称

文件编号

拟

批定准合同管理制度KITO-ZB（G）10001总经办版次V1.22010年3月15日生效日期审核管理信息部何乾

合同管理制度

1目的

为规范公司合同管理，减少合同纠纷的产生，促进公司依法经营、依法管理，有效维护公司及相关利益方的合法权益，特制定本制度。

2适用范围

本制度适用于金意陶总公司、分\子公司（生产基地）对外签订的各类合同及协议。

3合同管理体系

公司实行合同二级管理制度：总经办是合同管理的一级管理部门；营销管理一部、营销管理二部、财务部、生产中心采购科、生产中心景德镇生产基地办公室是合同管理的二级管理部门。

4合同管理部门职责

4.1总经办作为合同管理的一级管理部门，其职责为：负责制定合同管理制度；

负责对全公司范围内的合同管理进行监督检查并提请对相关责任人进行奖惩；负责对加盖公司公章的合同文本进行审核；负责不断提升公司合同管理的规范化水平。

4.2营销管理一部、营销管理二部、财务部、生产中心采购科、生产中心景德镇

生产基地办公室作为合同管理的二级管理部门，以上各部门负责人为合同二级管理责任人，其职责为：负责在加盖印章前对合同文本进行审核；负责对已盖章生效的合同进行详细登记并于每月5日前向总经办提交上月的《合同登记表》；负责合同原件的存档与保管工作；负责以月度为周期对责任范围内的合同管理情况进行总结并进行改良。

5合同规范化流程管理制度

一份合同从立项到履行或处理完毕一般会经历以下九步流程：

5.1合同双方资信调查

5.1.1订立合同前合同承办部门应对对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查；

5.1.2不得与实际不存在的企事业组织、身份不明的个人签订合同；

5.1.3不得与不能独立承担民事责任的组织或个人签订合同。

5.2合同形式的确认和文本拟定

5.2.1除即时交付的简单小额经济事务（指合同标的额为RMB1000元以下）外，

其它皆应采用书面合同文本形式。“书面形式”是指合同书、补充协议、公文信件、数据电文（包括电报、传真、电子邮件等）；

5.2.2各合同承办部门自行起草合同文本，重大合同文本可申请由总经办协助拟

定；

5.2.3各合同承办部门对本部门常签订的合同须拟定标准合同文本（也称格式合

同），拟定的标准合同文本在正式采用前须送交总经办进行审查。合同承办部门对于已采用的标准合同文本进行实质性重大修改后须送交总经办进行重新审查。以下是各部门须拟定标准合同文本范围：

部门

营销管理部

人事行政部

景德镇办公

室

工程规划部

佛山采购科

景德镇采购

科

外协部外加工合同；外贴牌生产合同

5.2.4合同承办部门可接受对方提供的合同文本，但必须站在公司的角度对文本进须拟定标准合同文本范围经销商协议、工矿产品购销合同劳动合同、劳动合同补充协议、保密协议、廉洁自律协议、零星工程合同、工程合同、设备维修工程合同化工类采购合同、木托采购合同、泥砂采购合同、泡沫采购合同、配件采购合同、纸箱采购合同、五金采购合同行修改、审查，必要时可将此类合同文本送交总经办审查，规避法律风险。对于因此失职给公司造成重大损失的，公司将追究责任人的相关责任。

5.2.5合同中关于收付款方式、发票及结算方式以财务部的相关规定为准。

5.3合同文本审查

5.3.1合同经办人进行合同文本的初审，对合同进行全面审查，并及时进行修改；

5.3.2对需加盖公司公章的合同文本须在提请审批签字前交由总经办法务专员进

行审查（景德镇生产基地需加盖景德镇公章的合同可通邮件发给总经办审核），加盖其它印章生效的合同文本由合同二级管理部门负责人进行审查并对此负责；

5.3.3总经办主要审查合同内容的合法性、合理性、合同条款的完备性、严密性，

提出意见供合同承办部门参考，有效规避法律风险，经总经办审查无异议的书面意见作为加盖公章的必要条件之一。

5.4合同审批、签字

5.4.1所有合同由公司法定代表人签订，也可以由公司法定代表人授权具有审批权

限的人员代理签订；

5.4.2具有审批权限的代理人签订合同时，应严格依照《KITO权限管理控制文件》

中的授权范围签订合同，并在委托代理人的位置签名，并对所签订的合同承担责任；

5.4.3没有以上授权的合同一律由公司总经理签订。

5.4.4不具有对应审批权限的合同经办人员只能在经办人的位置签名；

5.4.5委托代理人必须忠实履行所负职责，维护本公司的合法权益，对本公司及法

定代表人负责；

5.4.6委托代理人有损本公司合法权益的行为或者不再适宜担任代理人的，公司法

定代表人有权随时终止其代理权限。

5.5合同盖章

5.5.1合同盖章由各部门依照《印章管理制度》执行。

5.5.2公司法定代表人可以授权各业务部门使用业务专用章签订合同，各部门业务

章使用范围依照《印章管理制度》及申请印章时公司授予权限范围执行；

5.5.3印章保管人在加盖印章前对于盖章合同的基本情况要登记，总经办将以月度

为单位对合同登记情况进行检查。

5.6合同原件保管、查阅登记

5.6.1所有合同公司必须保留两份原件。一份原件交加盖印章部门保管，待年终时

交档案室存档保存；一份原件交财务部做账处理。

5.6.2合同二级管理部门负责经本部门盖章生效的合同原件的归档管理、内部查

阅、回收登记工作以及外部传递、借阅登记、回收工作。

5.7合同的履行

5.7.1合同承办部门应按照合同约定履行自己的义务，并及时督促对方当事人适当

履行其义务；负责监督合同的履行，及时解决合同履行中出现的问题；

5.7.2合同履行过程中，经办人员应定期对帐，确认双方债权债务；

5.7.3合同承办部门在办理合同付款手续时须严格依照财务部制定的《财务报销审

批流程及权限》执行。

5.7.4在履行合同过程中，经办人员若发现并有确切证据证明对方当事人有下列情

况之一的，应立即中止履行，并及时书面上报上级主管领导处理。

5.7.4.1

5.7.4.2

5.7.4.3

5.7.4.4经营状况严重恶化；转移财产，抽逃资金，以逃避债务；丧失商业信誉；有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形重大嫌疑。

5.8合同的变更、解除

5.8.1在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的，须经双方协商，重

新达成书面协议，新协议达成前，原合同仍然有效；我方收到对方当事人要求解除或变更的通知书后，应当在规定的期限内做出书面答复；

5.8.2存在下列情形之一的，我方可以单方解除合同：

5.8.2.1

5.8.2.2因不可抗力致使不能实现合同标的的；在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要

对方延迟履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；

对方迟延履行债务或其他违约行为致使不能实现合同目的；债务；5.8.2.35.8.2.4

5.8.3变更或解除合同应当采用书面形式；

5.8.4变更或解除合同的协议，应按照合同签订程序报原审批人员批准。法律、行

政法规规定变更合同应当办理公证登记等手续的，应依法及时办理。

5.9合同纠纷处理

5.9.1合同双方在履行过程中发生纠纷时，应首先按照实事求是的原则，平等协商

解决；

5.9.2合同双方无法就纠纷处理达成一致意见,经办人员应及时报告上级主管

领导处理。

6奖惩

6.1对在合同履行过程中发现重大问题，积极采取补救措施，避免公司遭受重大

经济损失；或在经济纠纷处理过程中，避免或挽回重大经济损失的部门和个人，总经办将提请公司予以表彰和奖励；

6.2相关人员因故意或过失而给公司造成损失，应承担相应的赔偿责任。7相关文件

7.1《印章管理制度》

7.2《KITO权限管理控制文件》

7.3《合同登记表》

7.4《财务报销审批流程及权限》