第一条 为进一步规范行政执法行为，加强对行政处罚案件文件材料归档工作的管理，更好地发挥案件档案在依法行政中的作用，依据《中华人民共和国行政处罚法》、《中华人民共和国档案法》、《安徽省档案条例》以及国家档案管理业务规范的有关规定，结合本局实际，制定本办法。
第二条 行政处罚案件档案是指按照法定程序，在办理行政处罚案件过程中直接形成的、反映执法活动全过程、具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。它具有历史凭证和日常查考的作用。
第三条 案件档案材料的立卷、归档是办理行政处罚案件的重要工作环节，应当遵循统一、规范、集中的原则。各级工商行政管理机关必须严格按照要求，建立健全相关管理制度，明确岗位职责，确保案件案件档案材料的完整、安全。
第四条 以县区分局名义作出的行政处罚案卷档案统一由县区分局档案管理机构负责保管，以工商所名义作出的行政处罚案卷档案由工商所负责保管；开发区分局、铜陵商城（蓝天商城）分局、市局直属机构、科室等以市局名义作出的行政处罚案卷档案由各办案机构负责保管。
案件在办理完结后，由办案人员负责整理装订，并填写结案报告，经机关负责人（受权人）审批后，按规定移交相关档案机构保管。
市局档案管理机构及法制部门负责全系统行政处罚案件档案管理工作的指导和监督，并把案件档案管理工作纳入法制基础业务考核。
第五条 在办案过程中，办案人员应注意收集案件材料，案卷文书要齐全，手续要完备。
第六条 行政处罚案件档案包括一般程序处罚案件档案和简易程序处罚案件档案。
第七条 一般程序行政处罚案件档案实行“一案一档一号”的立卷原则，简易程序案件可以合并立卷。
第八条 案卷各类材料要统一用打印、复印或者毛笔、钢笔书写，做到卷面清洁，字迹工整、清楚，填写内容齐全、准确、不涂改。若有涂改需加盖公章或校正章，加盖校正章的应由校正人签名。
第九条 案件文书统一使用国家工商总局制发的新文书，按照《新文书使用手册》要求规范填写。要统一使用国标A4型纸印制新文书（也可在网上下载打印），不符合A4型纸的，采用A4纸粘贴。
第十条 案卷封面统一按以下规定执行：
1、正、副卷的“正”与“副”应写在封面右上，如：案卷（正）、案卷（副），提倡使用“正卷”、“副卷”印章。
2、 案件名称应完整揭示卷内文件内容，简明确切，一般由当事人(全称) 以及该案件在法律上的性质加“案”三部分组成，字体用三号黑体，其他用三号仿宋。
3、 办案机构：指工商行政管理机关内部具体负责承办案件的业务机构。如：经济检查执法局、某某工商所等。
4、 立卷人：指案件整理归档人员姓名。
5、 保管期限：长期。
6、归档号：指该份案卷在办案单位所办案件中的顺序号。如铜工商经处字(2012)第8号,则归档号填为“8”。
7、全宗号、目录号、案卷号：由档案管理机构根据具体情况填写。
第十一条 卷内文件材料页号应当以阿拉伯数字顺序依次排列，编写在文件正面的右上角和背面的左上角空白处。文件背面无文字内容的，不编写文件页号。案卷封面、卷内目录、备考表、卷底不编号。
第十二条 每个案卷都要填写规范、完整、准确的卷内文件目录和备考表。卷内如有需要说明的问题，应填写在备考表上，并签上立卷人、检查人姓名。
第十三条 行政处罚案卷装订应当采用三孔一线的装订方法，卷内文件右、下方对齐，不压字、不漏页，正面不漏装订线，打结置于案卷材料后面，左侧可用白纸封粘并加盖单位公章。
案卷装订前应当清除文书材料上的全部金属物，并根据不同情况作如下处理：
1、对破损或者褪色的材料，应当进行修补或者复制；
2、装订部位过窄或者有文字的材料，应当用纸加衬边；
3、纸张过小的材料，应当加贴衬纸；
4、纸张大于卷面的材料，应当按照卷宗大小折叠整齐；
5、需要附卷的信封打开放平并保留邮票（戳）；
6、随卷归档的音像材料等证据应当放入证据袋中，并在证据袋上用文字说明证据名称、数量、摄像或者录音的对象、时间、地点和责任者等，同时应当用文字说明主要内容。
第十四条 行政处罚案卷的装订顺序，按照《工商行政管理机关行政处罚程序规定》的要求，可以一案一卷，也可以分正卷、副卷装订。一案一卷一般每卷不超过2公分厚或者200页，过多时应分正、副卷装订。
行政处罚案卷分正、副卷装订的，正卷应当按照下列顺序装订：
1、案卷封面；
2、案卷材料目录；
3、立案审批表；
4、行政处罚决定书（附送达回证）；
5、对当事人制发的其他法律文书，主要包括：先行登记保存证据通知书、实施强制措施决定书、责令暂停销售通知书、先行处理物品通知书、（场所、设施、财物）清单、抽样取证记录、解除强制执行措施决定书、行政处罚（听证）告知书、责令改正通知书等（文书后分别附送达回证）；
6、听证笔录；
7、证据材料，包括：当事人身份证明、现场检查笔录或勘验笔录、当事人询问材料、证人证言、有关书证（如：营业执照复印件、商标注册证、证据照片等)、鉴定结论、计算机数据、视听资料等；
8、当事人缴纳罚没款凭证；
9、财物处理单据等材料（扣押、没收物品单据、销毁记录、照片或拍卖价款缴纳凭证等）；
10、当事人缓交或分期缴纳罚款的申请及有关事项审批表、通知书等材料；
11、行政复议申请书及答辩材料、行政复议决定书、行政诉讼起诉书及答辩材料、行政诉讼判决书、强制执行申请书；
12、其他有关的材料；
13、案件结案报告；
14、备考表；
15、封底。
副卷应当按照下列顺序装订：
1、案卷封面；
2、案卷材料目录；
3、案源登记表；
4、投诉、申诉、举报等材料；
5、调查终结报告；
6、有关事项审批表（包括行政处罚建议审批）；
7、行政处罚决定审批表及集体研究记录；
8、案件核审表；
9、听证报告；
10、行政处罚决定批文审批件；
11、其他有关材料；
12、备考表
13、封底
涉嫌犯罪移送案件，公安或检察机关退回的，有关移送材料作为案源登记材料；立案处理的，放在“行政处罚建议有关事项审批表”之后（下同）。
行政处罚案卷一案一卷的，根据《安徽省行政处罚案卷评查标准(试行)》规定，应当按照时间顺序装订：
1、案卷封面；
2、案卷材料目录；
3、行政处罚决定书（后附送达回证）；
4、案源登记表及投诉、申诉、举报等材料；
5、立案审批表；
6、对当事人制发的其他法律文书，主要包括：先行登记保存证据通知书、实施强制措施决定书、责令暂停销售通知书、先行处理物品通知书、（场所、设施、财物）清单、抽样取证记录、解除强制执行措施决定书、责令改正通知书等（文书后分别附送达回证）；
7、证据材料，包括：当事人身份证明、现场检查笔录或勘验笔录、当事人询问材料、证人证言、有关书证（如：营业执照复印件、商标注册证、证据照片等)、鉴定结论、计算机数据、视听资料等；
8、调查终结报告；
9、有关事项审批表（包括行政处罚建议审批）；
10、案件核审表及集体研究记录；
11、行政处罚（听证）告知书
12、听证笔录和听证报告；
13、变更拟处罚决定的补充第二次集体研究记录；
14、行政处罚决定审批表；
15、行政处罚决定书批文审批件；
16、当事人缓交或分期缴纳罚款的申请及有关事项审批表、通知书等材料；
17、当事人缴纳罚没款凭证；
18、财物处理单据等材料（扣押、没收物品单据、销毁记录、照片或拍卖价款缴纳凭证等）；
19、行政复议申请书及答辩材料、行政复议决定书、行政诉讼起诉书及答辩材料、行政诉讼判决书、强制执行申请书；
20、其他有关材料；
21、案件结案报告；
22、备考表；
23、封底。
第十五条 简易程序案件，数量少的一年可合订一卷，多的半年或季度合订一卷。简易程序案卷装订顺序：当场处罚决定书、现场检查与询问笔录、当事人身份证明、其他证据材料。
第十六条 适用一般程序的行政处罚案件，行政处罚决定已履行完毕，在法定期限内未发生行政复议、行政诉讼的，办案机构应于15日内完成立卷工作。涉及物品处理的，应于物品处理完毕之日起15日内完成立卷工作。
法定期间发生行政复议、行政诉讼、行政赔偿的，在复议决定书、法院判（裁）决书、赔偿决定书下达并结案后15日内完成立卷工作。
当事人提起行政复议或行政诉讼形成的档案，可合并入原案卷保管，或另立附卷保管案件文件材料
第十七条 案件承办人员立卷完毕后，应及时将案卷交工商所（经济检查队）确定的人员临时统一保管，并于次年5月1日前统一移交档案管理机构集中集中保管。移交前应由机关负责人（受权人）对案件文件材料的真实性、完整性进行审核批准。
第十八条 对进入档案室的案卷，各级案件档案管理部门应建立登记台账，编制移交清册，办理移交手续，并统一于次年6月1日前将案卷档案目录（附电子档）报送市局法规科备案。
第十九条 案卷为涉密资料，无关人员不得借阅。
除工商系统内部案卷评比、检查需要调取、查阅以外，其他单位（主要指公、检、法、律师事务所）需查阅案卷的，必须凭单位介绍信并携带身份证明、执法资格证明（律师执业资格证明），经机关负责人批准后，方可查阅。涉及到保密内容的，除公、检、法以外，其它人员不得查阅。
凡经批准允许查阅的案卷档案，需要摘抄或复印所查阅的内容时，须写明复印用途，经机关负责人批准。
第二十条 上级工商行政管理机关可以调阅下级工商行政管理机关的案卷。
第二十一条 案卷档案一般不得外借，因特殊情况确需外借，须经机关负责人批准。借出时要办理正式借阅手续。案卷借阅时间一般不得超过三天，特殊情况经机关负责人批准可适当延长。
借出的案卷档案不得转借其他的单位或个人使用。
第二十二条 任何人不得擅自拆解、涂改、增加或抽取案卷材料。
第二十三条 对查阅或借出的案卷档案，要及时催还。还回时如发现案卷档案被拆，文件材料短缺、涂改、增删、污损等情况，应立即向机关负责人汇报并及时追查。
第二十四条 案卷档案管理人员应当认真履行自身职责，严格遵守保密制度，保守国家机密和当事人的秘密。
第二十五条 行政处罚案件档案管理人员（临时保管人员、办案人员）工作变动时，交接双方必须逐卷逐件进行清点，编制移交目录，严格履行移交手续。
第二十六条 本办法由市局法规科解释，自2013年1月1日起施行。
第一条 为进一步规范行政执法行为，加强对行政处罚案件文件材料归档工作的管理，更好地发挥案件档案在依法行政中的作用，依据《中华人民共和国行政处罚法》、《中华人民共和国档案法》、《安徽省档案条例》以及国家档案管理业务规范的有关规定，结合本局实际，制定本办法。
第二条 行政处罚案件档案是指按照法定程序，在办理行政处罚案件过程中直接形成的、反映执法活动全过程、具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。它具有历史凭证和日常查考的作用。
第三条 案件档案材料的立卷、归档是办理行政处罚案件的重要工作环节，应当遵循统一、规范、集中的原则。各级工商行政管理机关必须严格按照要求，建立健全相关管理制度，明确岗位职责，确保案件案件档案材料的完整、安全。
第四条 以县区分局名义作出的行政处罚案卷档案统一由县区分局档案管理机构负责保管，以工商所名义作出的行政处罚案卷档案由工商所负责保管；开发区分局、铜陵商城（蓝天商城）分局、市局直属机构、科室等以市局名义作出的行政处罚案卷档案由各办案机构负责保管。
案件在办理完结后，由办案人员负责整理装订，并填写结案报告，经机关负责人（受权人）审批后，按规定移交相关档案机构保管。
市局档案管理机构及法制部门负责全系统行政处罚案件档案管理工作的指导和监督，并把案件档案管理工作纳入法制基础业务考核。
第五条 在办案过程中，办案人员应注意收集案件材料，案卷文书要齐全，手续要完备。
第六条 行政处罚案件档案包括一般程序处罚案件档案和简易程序处罚案件档案。
第七条 一般程序行政处罚案件档案实行“一案一档一号”的立卷原则，简易程序案件可以合并立卷。
第八条 案卷各类材料要统一用打印、复印或者毛笔、钢笔书写，做到卷面清洁，字迹工整、清楚，填写内容齐全、准确、不涂改。若有涂改需加盖公章或校正章，加盖校正章的应由校正人签名。
第九条 案件文书统一使用国家工商总局制发的新文书，按照《新文书使用手册》要求规范填写。要统一使用国标A4型纸印制新文书（也可在网上下载打印），不符合A4型纸的，采用A4纸粘贴。
第十条 案卷封面统一按以下规定执行：
1、正、副卷的“正”与“副”应写在封面右上，如：案卷（正）、案卷（副），提倡使用“正卷”、“副卷”印章。
2、 案件名称应完整揭示卷内文件内容，简明确切，一般由当事人(全称) 以及该案件在法律上的性质加“案”三部分组成，字体用三号黑体，其他用三号仿宋。
3、 办案机构：指工商行政管理机关内部具体负责承办案件的业务机构。如：经济检查执法局、某某工商所等。
4、 立卷人：指案件整理归档人员姓名。
5、 保管期限：长期。
6、归档号：指该份案卷在办案单位所办案件中的顺序号。如铜工商经处字(2012)第8号,则归档号填为“8”。
7、全宗号、目录号、案卷号：由档案管理机构根据具体情况填写。
第十一条 卷内文件材料页号应当以阿拉伯数字顺序依次排列，编写在文件正面的右上角和背面的左上角空白处。文件背面无文字内容的，不编写文件页号。案卷封面、卷内目录、备考表、卷底不编号。
第十二条 每个案卷都要填写规范、完整、准确的卷内文件目录和备考表。卷内如有需要说明的问题，应填写在备考表上，并签上立卷人、检查人姓名。
第十三条 行政处罚案卷装订应当采用三孔一线的装订方法，卷内文件右、下方对齐，不压字、不漏页，正面不漏装订线，打结置于案卷材料后面，左侧可用白纸封粘并加盖单位公章。
案卷装订前应当清除文书材料上的全部金属物，并根据不同情况作如下处理：
1、对破损或者褪色的材料，应当进行修补或者复制；
2、装订部位过窄或者有文字的材料，应当用纸加衬边；
3、纸张过小的材料，应当加贴衬纸；
4、纸张大于卷面的材料，应当按照卷宗大小折叠整齐；
5、需要附卷的信封打开放平并保留邮票（戳）；
6、随卷归档的音像材料等证据应当放入证据袋中，并在证据袋上用文字说明证据名称、数量、摄像或者录音的对象、时间、地点和责任者等，同时应当用文字说明主要内容。
第十四条 行政处罚案卷的装订顺序，按照《工商行政管理机关行政处罚程序规定》的要求，可以一案一卷，也可以分正卷、副卷装订。一案一卷一般每卷不超过2公分厚或者200页，过多时应分正、副卷装订。
行政处罚案卷分正、副卷装订的，正卷应当按照下列顺序装订：
1、案卷封面；
2、案卷材料目录；
3、立案审批表；
4、行政处罚决定书（附送达回证）；
5、对当事人制发的其他法律文书，主要包括：先行登记保存证据通知书、实施强制措施决定书、责令暂停销售通知书、先行处理物品通知书、（场所、设施、财物）清单、抽样取证记录、解除强制执行措施决定书、行政处罚（听证）告知书、责令改正通知书等（文书后分别附送达回证）；
6、听证笔录；
7、证据材料，包括：当事人身份证明、现场检查笔录或勘验笔录、当事人询问材料、证人证言、有关书证（如：营业执照复印件、商标注册证、证据照片等)、鉴定结论、计算机数据、视听资料等；
8、当事人缴纳罚没款凭证；
9、财物处理单据等材料（扣押、没收物品单据、销毁记录、照片或拍卖价款缴纳凭证等）；
10、当事人缓交或分期缴纳罚款的申请及有关事项审批表、通知书等材料；
11、行政复议申请书及答辩材料、行政复议决定书、行政诉讼起诉书及答辩材料、行政诉讼判决书、强制执行申请书；
12、其他有关的材料；
13、案件结案报告；
14、备考表；
15、封底。
副卷应当按照下列顺序装订：
1、案卷封面；
2、案卷材料目录；
3、案源登记表；
4、投诉、申诉、举报等材料；
5、调查终结报告；
6、有关事项审批表（包括行政处罚建议审批）；
7、行政处罚决定审批表及集体研究记录；
8、案件核审表；
9、听证报告；
10、行政处罚决定批文审批件；
11、其他有关材料；
12、备考表
13、封底
涉嫌犯罪移送案件，公安或检察机关退回的，有关移送材料作为案源登记材料；立案处理的，放在“行政处罚建议有关事项审批表”之后（下同）。
行政处罚案卷一案一卷的，根据《安徽省行政处罚案卷评查标准(试行)》规定，应当按照时间顺序装订：
1、案卷封面；
2、案卷材料目录；
3、行政处罚决定书（后附送达回证）；
4、案源登记表及投诉、申诉、举报等材料；
5、立案审批表；
6、对当事人制发的其他法律文书，主要包括：先行登记保存证据通知书、实施强制措施决定书、责令暂停销售通知书、先行处理物品通知书、（场所、设施、财物）清单、抽样取证记录、解除强制执行措施决定书、责令改正通知书等（文书后分别附送达回证）；
7、证据材料，包括：当事人身份证明、现场检查笔录或勘验笔录、当事人询问材料、证人证言、有关书证（如：营业执照复印件、商标注册证、证据照片等)、鉴定结论、计算机数据、视听资料等；
8、调查终结报告；
9、有关事项审批表（包括行政处罚建议审批）；
10、案件核审表及集体研究记录；
11、行政处罚（听证）告知书
12、听证笔录和听证报告；
13、变更拟处罚决定的补充第二次集体研究记录；
14、行政处罚决定审批表；
15、行政处罚决定书批文审批件；
16、当事人缓交或分期缴纳罚款的申请及有关事项审批表、通知书等材料；
17、当事人缴纳罚没款凭证；
18、财物处理单据等材料（扣押、没收物品单据、销毁记录、照片或拍卖价款缴纳凭证等）；
19、行政复议申请书及答辩材料、行政复议决定书、行政诉讼起诉书及答辩材料、行政诉讼判决书、强制执行申请书；
20、其他有关材料；
21、案件结案报告；
22、备考表；
23、封底。
第十五条 简易程序案件，数量少的一年可合订一卷，多的半年或季度合订一卷。简易程序案卷装订顺序：当场处罚决定书、现场检查与询问笔录、当事人身份证明、其他证据材料。
第十六条 适用一般程序的行政处罚案件，行政处罚决定已履行完毕，在法定期限内未发生行政复议、行政诉讼的，办案机构应于15日内完成立卷工作。涉及物品处理的，应于物品处理完毕之日起15日内完成立卷工作。
法定期间发生行政复议、行政诉讼、行政赔偿的，在复议决定书、法院判（裁）决书、赔偿决定书下达并结案后15日内完成立卷工作。
当事人提起行政复议或行政诉讼形成的档案，可合并入原案卷保管，或另立附卷保管案件文件材料
第十七条 案件承办人员立卷完毕后，应及时将案卷交工商所（经济检查队）确定的人员临时统一保管，并于次年5月1日前统一移交档案管理机构集中集中保管。移交前应由机关负责人（受权人）对案件文件材料的真实性、完整性进行审核批准。
第十八条 对进入档案室的案卷，各级案件档案管理部门应建立登记台账，编制移交清册，办理移交手续，并统一于次年6月1日前将案卷档案目录（附电子档）报送市局法规科备案。
第十九条 案卷为涉密资料，无关人员不得借阅。
除工商系统内部案卷评比、检查需要调取、查阅以外，其他单位（主要指公、检、法、律师事务所）需查阅案卷的，必须凭单位介绍信并携带身份证明、执法资格证明（律师执业资格证明），经机关负责人批准后，方可查阅。涉及到保密内容的，除公、检、法以外，其它人员不得查阅。
凡经批准允许查阅的案卷档案，需要摘抄或复印所查阅的内容时，须写明复印用途，经机关负责人批准。
第二十条 上级工商行政管理机关可以调阅下级工商行政管理机关的案卷。
第二十一条 案卷档案一般不得外借，因特殊情况确需外借，须经机关负责人批准。借出时要办理正式借阅手续。案卷借阅时间一般不得超过三天，特殊情况经机关负责人批准可适当延长。
借出的案卷档案不得转借其他的单位或个人使用。
第二十二条 任何人不得擅自拆解、涂改、增加或抽取案卷材料。
第二十三条 对查阅或借出的案卷档案，要及时催还。还回时如发现案卷档案被拆，文件材料短缺、涂改、增删、污损等情况，应立即向机关负责人汇报并及时追查。
第二十四条 案卷档案管理人员应当认真履行自身职责，严格遵守保密制度，保守国家机密和当事人的秘密。
第二十五条 行政处罚案件档案管理人员（临时保管人员、办案人员）工作变动时，交接双方必须逐卷逐件进行清点，编制移交目录，严格履行移交手续。
第二十六条 本办法由市局法规科解释，自2013年1月1日起施行。