经营部客户档案管理制度
第一章 总则
一、 目的
客户档案是经营部各项工作和业务活动的真实记录，是查考经营部工作的重要依据。为规范公司客户档案管理，增强公司客户档案的实用性、有效性和保密性，促进销售工作的顺利进行，特制定本制定。
二、范围
在经营部工作中形成的文档、合同、客户基础资料、销售资料、权属档案、会计档案、基建档案、使用管理档案。
三、职责
部门档案由销售经理总负责，档案管理人员负责管理。
第二章 档案的内容与建档流程
一、文件文本档案的建立
1、客服专员建立文件文档档案，与电子档案实行统一管理，并按规定将相关证件及办理手续资料一并存档，建立客户初始档案资料。严守客户档案资料机密，妥善保管。
2、根据档案管理内容，在建立客户基础资料信息初始档案后，并根据客户签约状况、付款情况、销售渠道等实际状况予以记录。
具体流程如下：
①填写泛销售跟踪单（中介、老带新）；
②填写流程跟踪单（时间、客户姓名、房号、电话、原价、优惠方式、单价、总价、付款方式，销售经理房号确认、经营部审核）；
③提交定金付款凭证（复印件），财务收款确认；
④提供客户资料（本人身份证复印件、代理人身份证复印件、户口本复印件、结
婚证复印件、地址）；
⑤签定定购协议，经营部确认；
⑥提交房款、代收税费付款凭证（复印件），财务收款确认；
⑦签定商品房买卖合同，经营部确认（如不是本人一次性付款需提供本人手写委托书、按揭贷款需提供公证委托书）；
⑧商品房买卖合同至房产交易中心备案；
⑨备案合同移交，一份备案合同移交综合部存档，一份备案合同经营部自留（客户原合同换出备案合同需经营部自留备案合同复印件一份）；
⑩交房入住前档案管理人员应及时与物业公司负责人办理部分客户档案移交工作（全部客户明细表复印件、客户详细登记表复印件、客户往来联系记录复印件）。
第三章 客户档案的管理
一、客户档案的维护
1、客户基本信息资料发生变更，档案管理人员须及时更新客户资料管理系统内的相应内容，确保客户档案资料的准确性。
2、档案管理人员应根据业务发展状况、业务交易情况，以及客户情况的变化，不断地加以调整，及时补充新资料，不断地对客户的变化，进行跟踪记录，保持客户档案的动态性。对于已终止协议（合同）的客户，在原资料中做有效标识。
3、客户档案一经建立，不得随意删除或销毁，如须删除或销毁须报经营部经理审批。
二、档案的保存：
1、每星期部门各人员对数据档案进行备份，以防数据丢失。
2、档案管理人员须熟悉客户档案的情况，便于查找及调阅。
3、查阅（借出）客户档案必须经部门经理或档案管理人员批准，未经审批私自查看（借出）档案，每次处50元罚款，借出者还需办理档案借出审批单经经营部经理审批。
档案查阅（借出）者：
（1） 爱护档案，保持整洁，严禁擅自修改。未经批准，删除、销毁客户档案资
料，罚款500元。
（2） 注意安全保密，严禁擅自抄录、复制。擅自抄录、复制客户档案每次罚款
500元。
（3） 借出档案应及时归还，如造成档案丢失罚款500元，承担与此档案相关的
各项责任，并追究到底。
4、档案保管工作做到四步：不散（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补。
三、客户档案的利用
经营部应利用客户档案，作更多的分析及利用，提高档案管理的质量和效率。
第四章 附则
一、本制度未尽事宜，按国家有关法律、法规和《公司章程》的规定执行；
二、本制度由经营部经理负责解释；
三、本制度自下发之日起实施。
经营部客户档案管理制度
第一章 总则
一、 目的
客户档案是经营部各项工作和业务活动的真实记录，是查考经营部工作的重要依据。为规范公司客户档案管理，增强公司客户档案的实用性、有效性和保密性，促进销售工作的顺利进行，特制定本制定。
二、范围
在经营部工作中形成的文档、合同、客户基础资料、销售资料、权属档案、会计档案、基建档案、使用管理档案。
三、职责
部门档案由销售经理总负责，档案管理人员负责管理。
第二章 档案的内容与建档流程
一、文件文本档案的建立
1、客服专员建立文件文档档案，与电子档案实行统一管理，并按规定将相关证件及办理手续资料一并存档，建立客户初始档案资料。严守客户档案资料机密，妥善保管。
2、根据档案管理内容，在建立客户基础资料信息初始档案后，并根据客户签约状况、付款情况、销售渠道等实际状况予以记录。
具体流程如下：
①填写泛销售跟踪单（中介、老带新）；
②填写流程跟踪单（时间、客户姓名、房号、电话、原价、优惠方式、单价、总价、付款方式，销售经理房号确认、经营部审核）；
③提交定金付款凭证（复印件），财务收款确认；
④提供客户资料（本人身份证复印件、代理人身份证复印件、户口本复印件、结
婚证复印件、地址）；
⑤签定定购协议，经营部确认；
⑥提交房款、代收税费付款凭证（复印件），财务收款确认；
⑦签定商品房买卖合同，经营部确认（如不是本人一次性付款需提供本人手写委托书、按揭贷款需提供公证委托书）；
⑧商品房买卖合同至房产交易中心备案；
⑨备案合同移交，一份备案合同移交综合部存档，一份备案合同经营部自留（客户原合同换出备案合同需经营部自留备案合同复印件一份）；
⑩交房入住前档案管理人员应及时与物业公司负责人办理部分客户档案移交工作（全部客户明细表复印件、客户详细登记表复印件、客户往来联系记录复印件）。
第三章 客户档案的管理
一、客户档案的维护
1、客户基本信息资料发生变更，档案管理人员须及时更新客户资料管理系统内的相应内容，确保客户档案资料的准确性。
2、档案管理人员应根据业务发展状况、业务交易情况，以及客户情况的变化，不断地加以调整，及时补充新资料，不断地对客户的变化，进行跟踪记录，保持客户档案的动态性。对于已终止协议（合同）的客户，在原资料中做有效标识。
3、客户档案一经建立，不得随意删除或销毁，如须删除或销毁须报经营部经理审批。
二、档案的保存：
1、每星期部门各人员对数据档案进行备份，以防数据丢失。
2、档案管理人员须熟悉客户档案的情况，便于查找及调阅。
3、查阅（借出）客户档案必须经部门经理或档案管理人员批准，未经审批私自查看（借出）档案，每次处50元罚款，借出者还需办理档案借出审批单经经营部经理审批。
档案查阅（借出）者：
（1） 爱护档案，保持整洁，严禁擅自修改。未经批准，删除、销毁客户档案资
料，罚款500元。
（2） 注意安全保密，严禁擅自抄录、复制。擅自抄录、复制客户档案每次罚款
500元。
（3） 借出档案应及时归还，如造成档案丢失罚款500元，承担与此档案相关的
各项责任，并追究到底。
4、档案保管工作做到四步：不散（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补。
三、客户档案的利用
经营部应利用客户档案，作更多的分析及利用，提高档案管理的质量和效率。
第四章 附则
一、本制度未尽事宜，按国家有关法律、法规和《公司章程》的规定执行；
二、本制度由经营部经理负责解释；
三、本制度自下发之日起实施。