文件档案管理办法
1、目的
对本公司所有文件进行管理。确保公司各部门所使用的文件是充分、适宜、有效和适用的版本，并便于识别。
2、适用范围
适用于公司规章制度、技术、管理等各类文件（包括内部和外来文件）。
3、职责
3.1公司办公室负责各类文件的管理，包括发放、回收、更改、换版和归档； 并负责部分管理性文件的编制、更改和使用的协调控制；
3.2办公室行政助理为文件归档、整理、借阅等的具体实施人。
3.3培训部、系统集成及电子商务部负责相关技术性文件的编制、更改和使 用的协调控制；
3.4各部门负责本部门文件的编制、更改和使用的管理与控制。
4、管理程序
4.1文件的分类及管理控制
4.1.1 归入《文件管理规定》的文件包括：
1）管理性文件；
2）技术性文件；
3）日常行政公文。
4.1.2 外来文件是指国家、地方有关法律法规，相关行业标准资料、上级
单位下发的各类文件。
4.1.3 文件的控制方式
1）受控：公司的管理性文件和技术性文件均应受控，对内部文件的受控
是指从文件的编制、审批和发布到使用、修改和更新都进行控制，而外来文件的受控是指对其使用的控制。受控文件采用编制分发号方式控制，必要时加盖“受控”标识。
2）非受控：指在单位各部门用于交流、参考使用的或一次性发给客户的
文件为非受控文件，非受控文件发放时仅进行登记，不予编号。这些文件不受文件更改和换版的控制。
4.2文件的编制、审批和发布
4.2.1 公司为确保过程有效策划、运行和控制所需文件的多少、详略程度 在文件发布之前的编制都要进行充分性和适用性的审批。
4.2.2 不同层次文件的编写、审批部门和人员的职责、权限和相互关系， 按本规定《文件编写、审、批一览表》的规定执行。
4.2.3所有经过审定批准的文件须报公司办公室，由办公室给出明确的编 码，并核定文件发布和实施日期。
4.2.4公司办公室会同各类文件编制部门，将行将发布的文件编入《文件一览表》中。
4.2.5文件编号（可在顺序号前加入部门代码）
CUC —— XX——XXX
公司代号
顺序号 文件性质代码( 管理文件GL 技术文件JS )
4.3文件的发放
4.3.1内部文件在发放前，经具有规定权限的管理者批准后，由公司办公 室统一编号，填写《文档资料记录表（内部）》及《文件发放清单》，将所要发放 的文件按统一格式打印，并印制规定份数，进行发放。原件由办公室保存、归档。
4.3.2由公司办公室根据《文件发放清单》所规定的发放对象和数量编制 《文件发放、回收登记表》。
4.3.3高机密技术性和管理性文件在发放时，由公司办公室在其文件的封 面加盖“受控”印章，并注明分发号。其它技术性和管理性文件的发放，不再加 盖“受控”印章，但要注明分发号，并以此作为文件发向何处的“受控”标识。
4.3.4 外来文件的发放
外来文件的确认按《文件编写、审、批一览表》的规定执行，填写《收
文阅办单》，统一由公司办公室进行标号。外来技术性文件首先按4.3.1在《文档资料记录表》中归档，然后按4.3.2规定发放相应部门，当收到替代文件时，再发放新文件的同时将原文件收回，填写《文件发放、回收登记表》；若属于管理性外来文件，按领导批示交各部门传阅，确定办理结果后在公司办公室存档，并由承办人签字。外来文件的原件由办公室保存、归档。
4.4文件的领用
4.4.1 文件领用部门或人员在领取文件时，在《文件发放、回收登记表》 上签收，登记表上每份文件所注明的发放号不同，便于在需要时向领用人查询和 回收时进行追溯。
4.4.2 需增领某种文件的部门或人员，到公司办公室按规定要求办理审批 手续后在《文件发放、回收登记表》上签名领用。
4.4.3 破损文件影响使用时，视同4.4.1规定办理有关手续，但原文件领 用人应将破损的文件交回，由公司办公室随即予以销毁。补发的新文件仍沿用原 文件发放号，并在《文件发放登记表》上注明“补发”。
4.4.4 当文件使用人将文件丢失后，应重新办理领用手续。公司办公室在 办理补发文件时，在《文件发放、回收登记表》上给予新的文件发放号，同时注 明丢失的原文件发放号作废。并由公司办公室向有关部门通报，防止别人拣用和 对已作废文件的非预期使用。
4.5文件的评审、更改
4.5.1 由公司办公室负责组织有关职能部门，在必要时对文件进行评审。 这种必要时，可能是由于：
1）管理机构、职责发生变动；
2）体系审核和管理评审对体系提出的必要改进要求；
3）重大环境因素或重大危害发生变化时；
4）作为文件制订依据的外来文件变化时；
5）采用新方法、新设备、新管理方式时；
6）其它原因。
4.5.2文件经评审后，如确定需要更新，应由该文件编制部门的负责人填 写《文件更改申请单》，并说明更改内容。文件更改的审核、批准仍按《文件编 写、审、批一览表》的规定执行。
4.5.3文件更改申请经批准后，由公司办公室按该文件《文件发放、回收 登记表》所列清单，通报相关部门，收回原发文件，并对原发文件按批准后的更 改内容实施更改。
4.5.4文件更改，根据具体情况，可采用书写修改、换页修改和整份换版 等方式。由公司办公室负责及时补填《文档资料记录表（内部）》中的有关内容， 以反应文件的现行修订状态，并可用以识别现场使用文件的有效性和适用性。
4.6文件的回收与作废
4.6.1文件更改后，由公司办公室负责从所有发放部门统一回收原文件并填 写《文件销毁清单》，及时销毁失效或作废的文件，防止误用；
4.6.2 需保留已作废文件时，作废或失效文件首页应加盖“作废保留”标识；
4.6.3 对一次性使用、发放范围广、在一定期限内有效、并不致造成再次 使用的文件，如会议通知等，当超过使用期限后自然作废，可不收回，但公司办 公室应按规定的期限保存一份。
4.7文件的保管和借阅
4.7.1所有文件由公司办公室进行妥善保管，并留有备份，确保文件的清晰 整洁和完好，防止损坏或丢失。任何人不允许私自复制。
4.7.2 公司办公室负责编制公司《文件一览表》，建立文件保存期，将公司 全部受控文件进行登记。各有关部门负责建立本部门的《文件一览表》。列入清 单内的文件和资料属有效版本文件，否则为无效版本。
4.8.1公司的文件和资料（包括外来文件）分为“受控”和“非受控”两 种。“受控”文件严禁非本公司员工借阅。
4.8.2公司员工可以根据实际工作需要，借阅公司 “受控”和“非受控” 的文件和资料。
4.8.3公司员工借阅文件或资料时应先在《文件（资料）借阅记录表》上 登记，经资料员审核后方可获得文件或资料。
4.8.4 临时借阅文件的人员，填写《文件借阅记录表》，经文件归口部门负 责人批准后，方可借阅，并应按时归还，文件管理人员负责按期收回。
4.8.5个别部门如因工作需要需长期借阅外来“受控”文件或资料，必须 得到总经理的批准。借阅部门需设专人保管，办公室每3个月将对这些文件和资 料的保管情况进行检查。
4.8.6 部门自存的文件和资料由部门经理负责管理。部门经理需作好文件 和资料的登记工作。本部门员工如需借阅，在得到部门经理批准后，填写《文件 （资料）借阅记录表》。
4.8.7部门经理应及时检查部门自存文件和资料的借阅、归还、保管情况。 办公室每半年将对各部门进行文件资料的检查。
4.8.8借阅期间应妥善保管文件和资料，严禁乱涂乱画、撕毁或故意损坏。 一旦发现上述情况，将视情节轻重和损失程度对当事人进行处罚。
4.8.9所有文件和资料不得自行复制。如确需复印，需经部门经理批准， 由综合办负责复制，同时作好文件和资料的发放记录。
5、本办法的解释权在公司办公室。
6、文件编写、审、批一览表
7、附件
7.1《文档资料记录表（内部）》
7.2《文档资料记录表》
7.3《文件一览表》
7.4《文件（资料）借阅记录表》
7.5《文件发放清单》
7.6《文件发放、回收登记表》
7.7《文件更改申请单》
7.8《文件销毁清单》
7.9《收文阅办单》
7.10《文件目录》
文件档案管理办法
1、目的
对本公司所有文件进行管理。确保公司各部门所使用的文件是充分、适宜、有效和适用的版本，并便于识别。
2、适用范围
适用于公司规章制度、技术、管理等各类文件（包括内部和外来文件）。
3、职责
3.1公司办公室负责各类文件的管理，包括发放、回收、更改、换版和归档； 并负责部分管理性文件的编制、更改和使用的协调控制；
3.2办公室行政助理为文件归档、整理、借阅等的具体实施人。
3.3培训部、系统集成及电子商务部负责相关技术性文件的编制、更改和使 用的协调控制；
3.4各部门负责本部门文件的编制、更改和使用的管理与控制。
4、管理程序
4.1文件的分类及管理控制
4.1.1 归入《文件管理规定》的文件包括：
1）管理性文件；
2）技术性文件；
3）日常行政公文。
4.1.2 外来文件是指国家、地方有关法律法规，相关行业标准资料、上级
单位下发的各类文件。
4.1.3 文件的控制方式
1）受控：公司的管理性文件和技术性文件均应受控，对内部文件的受控
是指从文件的编制、审批和发布到使用、修改和更新都进行控制，而外来文件的受控是指对其使用的控制。受控文件采用编制分发号方式控制，必要时加盖“受控”标识。
2）非受控：指在单位各部门用于交流、参考使用的或一次性发给客户的
文件为非受控文件，非受控文件发放时仅进行登记，不予编号。这些文件不受文件更改和换版的控制。
4.2文件的编制、审批和发布
4.2.1 公司为确保过程有效策划、运行和控制所需文件的多少、详略程度 在文件发布之前的编制都要进行充分性和适用性的审批。
4.2.2 不同层次文件的编写、审批部门和人员的职责、权限和相互关系， 按本规定《文件编写、审、批一览表》的规定执行。
4.2.3所有经过审定批准的文件须报公司办公室，由办公室给出明确的编 码，并核定文件发布和实施日期。
4.2.4公司办公室会同各类文件编制部门，将行将发布的文件编入《文件一览表》中。
4.2.5文件编号（可在顺序号前加入部门代码）
CUC —— XX——XXX
公司代号
顺序号 文件性质代码( 管理文件GL 技术文件JS )
4.3文件的发放
4.3.1内部文件在发放前，经具有规定权限的管理者批准后，由公司办公 室统一编号，填写《文档资料记录表（内部）》及《文件发放清单》，将所要发放 的文件按统一格式打印，并印制规定份数，进行发放。原件由办公室保存、归档。
4.3.2由公司办公室根据《文件发放清单》所规定的发放对象和数量编制 《文件发放、回收登记表》。
4.3.3高机密技术性和管理性文件在发放时，由公司办公室在其文件的封 面加盖“受控”印章，并注明分发号。其它技术性和管理性文件的发放，不再加 盖“受控”印章，但要注明分发号，并以此作为文件发向何处的“受控”标识。
4.3.4 外来文件的发放
外来文件的确认按《文件编写、审、批一览表》的规定执行，填写《收
文阅办单》，统一由公司办公室进行标号。外来技术性文件首先按4.3.1在《文档资料记录表》中归档，然后按4.3.2规定发放相应部门，当收到替代文件时，再发放新文件的同时将原文件收回，填写《文件发放、回收登记表》；若属于管理性外来文件，按领导批示交各部门传阅，确定办理结果后在公司办公室存档，并由承办人签字。外来文件的原件由办公室保存、归档。
4.4文件的领用
4.4.1 文件领用部门或人员在领取文件时，在《文件发放、回收登记表》 上签收，登记表上每份文件所注明的发放号不同，便于在需要时向领用人查询和 回收时进行追溯。
4.4.2 需增领某种文件的部门或人员，到公司办公室按规定要求办理审批 手续后在《文件发放、回收登记表》上签名领用。
4.4.3 破损文件影响使用时，视同4.4.1规定办理有关手续，但原文件领 用人应将破损的文件交回，由公司办公室随即予以销毁。补发的新文件仍沿用原 文件发放号，并在《文件发放登记表》上注明“补发”。
4.4.4 当文件使用人将文件丢失后，应重新办理领用手续。公司办公室在 办理补发文件时，在《文件发放、回收登记表》上给予新的文件发放号，同时注 明丢失的原文件发放号作废。并由公司办公室向有关部门通报，防止别人拣用和 对已作废文件的非预期使用。
4.5文件的评审、更改
4.5.1 由公司办公室负责组织有关职能部门，在必要时对文件进行评审。 这种必要时，可能是由于：
1）管理机构、职责发生变动；
2）体系审核和管理评审对体系提出的必要改进要求；
3）重大环境因素或重大危害发生变化时；
4）作为文件制订依据的外来文件变化时；
5）采用新方法、新设备、新管理方式时；
6）其它原因。
4.5.2文件经评审后，如确定需要更新，应由该文件编制部门的负责人填 写《文件更改申请单》，并说明更改内容。文件更改的审核、批准仍按《文件编 写、审、批一览表》的规定执行。
4.5.3文件更改申请经批准后，由公司办公室按该文件《文件发放、回收 登记表》所列清单，通报相关部门，收回原发文件，并对原发文件按批准后的更 改内容实施更改。
4.5.4文件更改，根据具体情况，可采用书写修改、换页修改和整份换版 等方式。由公司办公室负责及时补填《文档资料记录表（内部）》中的有关内容， 以反应文件的现行修订状态，并可用以识别现场使用文件的有效性和适用性。
4.6文件的回收与作废
4.6.1文件更改后，由公司办公室负责从所有发放部门统一回收原文件并填 写《文件销毁清单》，及时销毁失效或作废的文件，防止误用；
4.6.2 需保留已作废文件时，作废或失效文件首页应加盖“作废保留”标识；
4.6.3 对一次性使用、发放范围广、在一定期限内有效、并不致造成再次 使用的文件，如会议通知等，当超过使用期限后自然作废，可不收回，但公司办 公室应按规定的期限保存一份。
4.7文件的保管和借阅
4.7.1所有文件由公司办公室进行妥善保管，并留有备份，确保文件的清晰 整洁和完好，防止损坏或丢失。任何人不允许私自复制。
4.7.2 公司办公室负责编制公司《文件一览表》，建立文件保存期，将公司 全部受控文件进行登记。各有关部门负责建立本部门的《文件一览表》。列入清 单内的文件和资料属有效版本文件，否则为无效版本。
4.8.1公司的文件和资料（包括外来文件）分为“受控”和“非受控”两 种。“受控”文件严禁非本公司员工借阅。
4.8.2公司员工可以根据实际工作需要，借阅公司 “受控”和“非受控” 的文件和资料。
4.8.3公司员工借阅文件或资料时应先在《文件（资料）借阅记录表》上 登记，经资料员审核后方可获得文件或资料。
4.8.4 临时借阅文件的人员，填写《文件借阅记录表》，经文件归口部门负 责人批准后，方可借阅，并应按时归还，文件管理人员负责按期收回。
4.8.5个别部门如因工作需要需长期借阅外来“受控”文件或资料，必须 得到总经理的批准。借阅部门需设专人保管，办公室每3个月将对这些文件和资 料的保管情况进行检查。
4.8.6 部门自存的文件和资料由部门经理负责管理。部门经理需作好文件 和资料的登记工作。本部门员工如需借阅，在得到部门经理批准后，填写《文件 （资料）借阅记录表》。
4.8.7部门经理应及时检查部门自存文件和资料的借阅、归还、保管情况。 办公室每半年将对各部门进行文件资料的检查。
4.8.8借阅期间应妥善保管文件和资料，严禁乱涂乱画、撕毁或故意损坏。 一旦发现上述情况，将视情节轻重和损失程度对当事人进行处罚。
4.8.9所有文件和资料不得自行复制。如确需复印，需经部门经理批准， 由综合办负责复制，同时作好文件和资料的发放记录。
5、本办法的解释权在公司办公室。
6、文件编写、审、批一览表
7、附件
7.1《文档资料记录表（内部）》
7.2《文档资料记录表》
7.3《文件一览表》
7.4《文件（资料）借阅记录表》
7.5《文件发放清单》
7.6《文件发放、回收登记表》
7.7《文件更改申请单》
7.8《文件销毁清单》
7.9《收文阅办单》
7.10《文件目录》