企业会议组织管理经验一点谈
清远市一览人力资源管理有限公司陈瑜
作为企业的人力资源经理或者行政经理，会议的组织是一项既重要、又考验人、并能彰显个人能力水平的一项本职工作。而作为企业，会议是一种传达企业宗旨，贯彻企业精神的一种必要活动和仪式，是企业文化传播的主要途径之一，也是企业提高凝聚力、向心力的重要功能，因此，组织好企业的每一次会议，对企业和对HRM均尤其重要。
其实，对于会议的规范，国家相关部门都有一些规定和要求，比如《全国政协全体会议工作规则》、《中华人民共和国全国人民代表大会议事规则》等，但是，企业是盈利单位，不能完全参照国家机关或行政事业单位的做法。另外，由于每一个企业的文化背景不尽相同、企业的价值取向相异、会议的目标和目的各有所指，所以在实际操作中，必须根据企业的实际情况、实际需要出发，因地制宜地做好符合企业需要的会议组织工作。
根据本人的一点体会，整理出会议组织方面的一些工作做法提供给大家参考，谨希望能够起到抛砖引玉的作用。
对于会议的组织，主要有几个关键的环节或步骤： 一、成立会议组织机构（会议筹备小组）
任何事情都要有人去做，成立专门的组织机构，可以将责任落实到位，可以统筹管理。
二、会议的策划
会议策划是整个会议的重中之重，就好像演一台戏的剧本，剧本的好坏直接关系到这台戏的质量，没有好剧本就演不出好戏。
会议策划涉及到的内容有：
（一）、会议主题的确定。这项工作可以由会议筹备组织来做。本次会议的中心思想内容是什么，是为了什么而开的，需要达到的目的或者目标是什么，这就是主题内容。当然，主题是对以上内容的提炼，可以用几个字或者一句短语就可以体现出来的，比如说我原来的公司组织过一次营销总结大会，会议的主要目的是激发营销团队的意志，燃起营销团队的激情，从而激励他们冲刺年度的经营目标，所以把主题确定为“激情成就梦想”。
主体确定了，那么会议的策划就有了灵魂，就有了主线，按照这个灵魂或主线就可以展开了。
（二）、会议方案的制定。会议主题是会议的灵魂，会议方案则是灵魂的载体。
一般来说，会议方案由以下几部分组成：
1、会议目的，表述召开本次会议的原由和要达到的目的。
2、会议组织，包括会议筹备组和会务组（视会议的大小轻重程度可以合二为一）、与会人员组成、会议要求、会议纪律，还有车辆、住宿、就餐安排，还有请柬印制和寄发、资料编印、礼品准备等等等等。
3、会议内容，包括会议主题、时间、地点、议程编排等。
4、会议推进计划，这一部分很重要，是一个剧本中的各个分镜头。把会议组织的全过程按照进程进行细分，并明确完成时间、责任人等等。
5、会议费用预算。
6、会议宣传计划，如会场氛围设计，宣传口号、标语、广告，礼仪，摄影、音响、客房慰问卡、餐桌欢迎卡等等。该部分最好能够有一个单独的策划作为附件，如果公司没有专业人员，可以请专业公司做。
7、会议活动计划，如户外拓展活动、娱乐活动、文艺表演等等。该部分最好也有一个单独的策划作为附近，可以请专业公司做。
8、其他事项，以上没有包括但会议需要的内容项目。 三、会议的组织
会议组织是落实到会议筹备组和会务组上的工作。
（一）会议召开前，是会议筹备组在开展工作，主要内容有： 1、会议策划方案的起草、审议、审批、实施。
2、针对方案的要求，展开会议筹备的各项工作，包括会议所有文件的起草，会场、食宿酒店、车辆的预定，会场布置，餐标安排、甚至往返人员车票预订等等一系列的工作。
3、直到会议召开前的所有工作完成，会议筹备组的使命才叫完成，接下来是会务组的工作了。
（二）会议召开期间，是会务组在开展工作，主要内容有： 1、按照推进计划保证会议的各项议程顺利实施完成。 2、组织好会议的服务工作。 3、管理好会场的秩序和氛围。 4、管理好参会人员的就餐和住宿。 5、管理好会议的活动。
6、直到会议结束，并结算完相关费用，送走所有参会人员之后，会务组的使命才告完成。
四、会议的实施
会议的实施和会议的组织不一样，会议的组织主要是对会议组织机构的工作要求，而会议的实施是指整个会议过程即会议推进计划的完成。
（一）在会议实施阶段，会务组的各位成员必须分工合作，各司其职，按照会议推进计划的每一步骤的要求做好工作，大到会场气氛把控，小到文件发放和茶水添置等等，必须面面俱到，一应俱全。
（二）加强与会场、就餐和住宿酒店方面的沟通和协调，及时处理发生的问题，确保服务质量，确保会议正常展开。
（三）做好与会人员的身体安全和健康的监控和管理，发现问题及时解决。
（四）做好会议文件的发放、签收工作，做好会议签到工作，做好会议合影等等工作。
会议的文件应该包括： 1、会议文件目录； 2、会议议程；
3、会议纪律和参会要求等；
4、会议和就餐座位安排表、住宿房间安排表； 5、团队誓词或企业文化理念口号等；
6、企业的工作总结报告（或总经理的讲话稿）； 7、其他需要的文件。 五、会议的总结
会议总结是对本次会议组织工作的经验、缺陷的回顾。做好会议总结可以对以后的工作起到指导的作用，也可以为企业积累文化素材。同时，通过总结可以更好地鼓励工作中表现突出的人员，鞭策他人，使整个会议组织团队更加成熟和提高。
会议总结主要从筹备工作、会务工作两个方面展开，要从会议的主题、目标作为出发点，结合会议最终达到的效果分析是否实现会议的目标，期间出现了哪些事件和问题，对会议是否造成或造成了什么影响，如何解决这些事件和问题，今后需要注意的方向或需要吸取的教训等等。
另外，要注意会议文件、资料的存档管理，包括全套的会议文件、会议策划方案、会议宣传方案、会议活动方案、会议照片和影音资料等等。甚至会议就餐的餐标、住宿酒店的资料等都可以一同建档保存。
办好会议的要求就是：群策全力，各司其职。分工合作，细心管理。有条不紊，按部就班。统筹兼顾，工作到位。
以上是本人的一家之言，仅供各位同行斟酌参考，如有不到之处望各位同行不吝赐教。
附件：一、会议议程范例 二、会议策划方案参考目录
三、相关文件清单范例 四、会议筹备阶段推进范例 五、会议进行阶段推进表范例
附件一：会议议程范例
××××年度总结表彰大会议程
附件二：会议策划方案参考目录
目录
一、会议目的 ................................................................................................错误！未定义书签。
（一）、总结成绩明析差距 .................................................................错误！未定义书签。 （二）、认清形势迎接挑战 .................................................................错误！未定义书签。 （三）、奖励先进张扬智慧 .................................................................错误！未定义书签。 二、会议组织 ................................................................................................错误！未定义书签。
（一）、会务组人员构成与职责 .........................................................错误！未定义书签。 （二）、与会人员的组成 .....................................................................错误！未定义书签。 （三）、会议纪律 .................................................................................错误！未定义书签。 三、会议内容 ................................................................................................错误！未定义书签。
（一）、会议主题 .................................................................................错误！未定义书签。 （二）、会议时间 .................................................................................错误！未定义书签。 （三）、会议地点 .................................................................................错误！未定义书签。 （四）、会议内容 .................................................................................错误！未定义书签。 四、会议推进计划 ........................................................................................错误！未定义书签。
（一）相关文件清单 .............................................................................错误！未定义书签。 （二）会议筹备阶段 ............................................................................................................... 9 （三）会议开始阶段 ............................................................................................................. 10 五、费用预算 ................................................................................................错误！未定义书签。 六、会议宣传计划 ........................................................................................错误！未定义书签。
由市场部另行制定策划方案组织执行 .................................................错误！未定义书签。 七、会议活动计划 ........................................................................................错误！未定义书签。
由市场部另行制定策划方案组织执行 .................................................错误！未定义书签。
附件三：相关文件清单范例 1、发言稿清单：
2、岗位责任书清单：
3、下发文件清单：
4、会议相关方案清单：
5、培训课件清单：
附件四：会议筹备阶段推进范例
附件五：会议进行阶段推进表范例
企业会议组织管理经验一点谈
清远市一览人力资源管理有限公司陈瑜
作为企业的人力资源经理或者行政经理，会议的组织是一项既重要、又考验人、并能彰显个人能力水平的一项本职工作。而作为企业，会议是一种传达企业宗旨，贯彻企业精神的一种必要活动和仪式，是企业文化传播的主要途径之一，也是企业提高凝聚力、向心力的重要功能，因此，组织好企业的每一次会议，对企业和对HRM均尤其重要。
其实，对于会议的规范，国家相关部门都有一些规定和要求，比如《全国政协全体会议工作规则》、《中华人民共和国全国人民代表大会议事规则》等，但是，企业是盈利单位，不能完全参照国家机关或行政事业单位的做法。另外，由于每一个企业的文化背景不尽相同、企业的价值取向相异、会议的目标和目的各有所指，所以在实际操作中，必须根据企业的实际情况、实际需要出发，因地制宜地做好符合企业需要的会议组织工作。
根据本人的一点体会，整理出会议组织方面的一些工作做法提供给大家参考，谨希望能够起到抛砖引玉的作用。
对于会议的组织，主要有几个关键的环节或步骤： 一、成立会议组织机构（会议筹备小组）
任何事情都要有人去做，成立专门的组织机构，可以将责任落实到位，可以统筹管理。
二、会议的策划
会议策划是整个会议的重中之重，就好像演一台戏的剧本，剧本的好坏直接关系到这台戏的质量，没有好剧本就演不出好戏。
会议策划涉及到的内容有：
（一）、会议主题的确定。这项工作可以由会议筹备组织来做。本次会议的中心思想内容是什么，是为了什么而开的，需要达到的目的或者目标是什么，这就是主题内容。当然，主题是对以上内容的提炼，可以用几个字或者一句短语就可以体现出来的，比如说我原来的公司组织过一次营销总结大会，会议的主要目的是激发营销团队的意志，燃起营销团队的激情，从而激励他们冲刺年度的经营目标，所以把主题确定为“激情成就梦想”。
主体确定了，那么会议的策划就有了灵魂，就有了主线，按照这个灵魂或主线就可以展开了。
（二）、会议方案的制定。会议主题是会议的灵魂，会议方案则是灵魂的载体。
一般来说，会议方案由以下几部分组成：
1、会议目的，表述召开本次会议的原由和要达到的目的。
2、会议组织，包括会议筹备组和会务组（视会议的大小轻重程度可以合二为一）、与会人员组成、会议要求、会议纪律，还有车辆、住宿、就餐安排，还有请柬印制和寄发、资料编印、礼品准备等等等等。
3、会议内容，包括会议主题、时间、地点、议程编排等。
4、会议推进计划，这一部分很重要，是一个剧本中的各个分镜头。把会议组织的全过程按照进程进行细分，并明确完成时间、责任人等等。
5、会议费用预算。
6、会议宣传计划，如会场氛围设计，宣传口号、标语、广告，礼仪，摄影、音响、客房慰问卡、餐桌欢迎卡等等。该部分最好能够有一个单独的策划作为附件，如果公司没有专业人员，可以请专业公司做。
7、会议活动计划，如户外拓展活动、娱乐活动、文艺表演等等。该部分最好也有一个单独的策划作为附近，可以请专业公司做。
8、其他事项，以上没有包括但会议需要的内容项目。 三、会议的组织
会议组织是落实到会议筹备组和会务组上的工作。
（一）会议召开前，是会议筹备组在开展工作，主要内容有： 1、会议策划方案的起草、审议、审批、实施。
2、针对方案的要求，展开会议筹备的各项工作，包括会议所有文件的起草，会场、食宿酒店、车辆的预定，会场布置，餐标安排、甚至往返人员车票预订等等一系列的工作。
3、直到会议召开前的所有工作完成，会议筹备组的使命才叫完成，接下来是会务组的工作了。
（二）会议召开期间，是会务组在开展工作，主要内容有： 1、按照推进计划保证会议的各项议程顺利实施完成。 2、组织好会议的服务工作。 3、管理好会场的秩序和氛围。 4、管理好参会人员的就餐和住宿。 5、管理好会议的活动。
6、直到会议结束，并结算完相关费用，送走所有参会人员之后，会务组的使命才告完成。
四、会议的实施
会议的实施和会议的组织不一样，会议的组织主要是对会议组织机构的工作要求，而会议的实施是指整个会议过程即会议推进计划的完成。
（一）在会议实施阶段，会务组的各位成员必须分工合作，各司其职，按照会议推进计划的每一步骤的要求做好工作，大到会场气氛把控，小到文件发放和茶水添置等等，必须面面俱到，一应俱全。
（二）加强与会场、就餐和住宿酒店方面的沟通和协调，及时处理发生的问题，确保服务质量，确保会议正常展开。
（三）做好与会人员的身体安全和健康的监控和管理，发现问题及时解决。
（四）做好会议文件的发放、签收工作，做好会议签到工作，做好会议合影等等工作。
会议的文件应该包括： 1、会议文件目录； 2、会议议程；
3、会议纪律和参会要求等；
4、会议和就餐座位安排表、住宿房间安排表； 5、团队誓词或企业文化理念口号等；
6、企业的工作总结报告（或总经理的讲话稿）； 7、其他需要的文件。 五、会议的总结
会议总结是对本次会议组织工作的经验、缺陷的回顾。做好会议总结可以对以后的工作起到指导的作用，也可以为企业积累文化素材。同时，通过总结可以更好地鼓励工作中表现突出的人员，鞭策他人，使整个会议组织团队更加成熟和提高。
会议总结主要从筹备工作、会务工作两个方面展开，要从会议的主题、目标作为出发点，结合会议最终达到的效果分析是否实现会议的目标，期间出现了哪些事件和问题，对会议是否造成或造成了什么影响，如何解决这些事件和问题，今后需要注意的方向或需要吸取的教训等等。
另外，要注意会议文件、资料的存档管理，包括全套的会议文件、会议策划方案、会议宣传方案、会议活动方案、会议照片和影音资料等等。甚至会议就餐的餐标、住宿酒店的资料等都可以一同建档保存。
办好会议的要求就是：群策全力，各司其职。分工合作，细心管理。有条不紊，按部就班。统筹兼顾，工作到位。
以上是本人的一家之言，仅供各位同行斟酌参考，如有不到之处望各位同行不吝赐教。
附件：一、会议议程范例 二、会议策划方案参考目录
三、相关文件清单范例 四、会议筹备阶段推进范例 五、会议进行阶段推进表范例
附件一：会议议程范例
××××年度总结表彰大会议程
附件二：会议策划方案参考目录
目录
一、会议目的 ................................................................................................错误！未定义书签。
（一）、总结成绩明析差距 .................................................................错误！未定义书签。 （二）、认清形势迎接挑战 .................................................................错误！未定义书签。 （三）、奖励先进张扬智慧 .................................................................错误！未定义书签。 二、会议组织 ................................................................................................错误！未定义书签。
（一）、会务组人员构成与职责 .........................................................错误！未定义书签。 （二）、与会人员的组成 .....................................................................错误！未定义书签。 （三）、会议纪律 .................................................................................错误！未定义书签。 三、会议内容 ................................................................................................错误！未定义书签。
（一）、会议主题 .................................................................................错误！未定义书签。 （二）、会议时间 .................................................................................错误！未定义书签。 （三）、会议地点 .................................................................................错误！未定义书签。 （四）、会议内容 .................................................................................错误！未定义书签。 四、会议推进计划 ........................................................................................错误！未定义书签。
（一）相关文件清单 .............................................................................错误！未定义书签。 （二）会议筹备阶段 ............................................................................................................... 9 （三）会议开始阶段 ............................................................................................................. 10 五、费用预算 ................................................................................................错误！未定义书签。 六、会议宣传计划 ........................................................................................错误！未定义书签。
由市场部另行制定策划方案组织执行 .................................................错误！未定义书签。 七、会议活动计划 ........................................................................................错误！未定义书签。
由市场部另行制定策划方案组织执行 .................................................错误！未定义书签。
附件三：相关文件清单范例 1、发言稿清单：
2、岗位责任书清单：
3、下发文件清单：
4、会议相关方案清单：
5、培训课件清单：
附件四：会议筹备阶段推进范例
附件五：会议进行阶段推进表范例