文件管理程序 第1页 共19页
1.目的
本程序规定了对文件管理控制，以确保各单位获得适用的文件且均为有效版
本，严格防止使用作废文件。
2.适用范围
本程序适用于与公司管理体系有关文件的控制，包括外部提供的有关文件。
3.术语和定义
本程序除采用《管理体系手册》中术语和定义外，还采用如下定义：
3.1外来文件-与产品要求和公司管理体系运行有关的国家法律、法规、标准等；行业、地方颁布的条例、标准、规范、规程、办法等；集团公司颁布的管理办法、规定等文件；
3.2文件控制-对文件的制定、审核、会签、批准、发布、分类、编号、更改、标识、评审、发放、登记、借阅、使用、回收、作废、存档、销毁等项进行系统化、规范化管理。
4.职责
4.1公司总经理负责审批管理方针、管理目标、《管理体系手册》及《人力资
源管理程序》；
4.2管理者代表负责审核程序文件、业务系统主管领导审批；
4.3企业管理部负责《管理体系手册》的编写、修改、换版、评审、发放、回
收、销毁及程序文件的评审与有关外来文件的控制；
4.4公司各职能部门负责其业务范围内管理文件的编写、发放、更改、回收和
控制，负责与体系有关的外来文件的识别、传阅、转发的控制，系统业务主管领导负责文件的审批；
4.5经理办公室负责文件的存档、销毁及外来文件的接收和发放；
4.6各单位的专、兼职文件资料员具体负责收文、传阅、文件更改的换页和划
改，文件的存档与上交等控制工作。
5.工作程序
5.1 工作流程图（见下页）
文件管理程序 第2页 共19页
5.2 文件的分类
5.2.1 体系文件包括《管理体系手册》、程序文件及相关支持性文件等；
5.2.2 技术文件（包括技术标准、规范等）和工艺文件（包括工艺、操作规
程等）；
文件管理程序 第3页 共19页
5.2.3 专业文件（指各部门在管理体系运行中有关的文件）；
5.2.4 外来文件（指与管理体系运行有关的国家法律法规、地方标准、上级
部门颁发的管理办法、规定等文件）。
5.3 文件的编号和标识
5.3.1公司行政类管理文件的编号按公司《公文管理办法》文件编号方法执行；
5.3.2 受控文件的编号分为受控号和分发号，主控部门在受控文件上加盖
“受控”印章进行标识，公司内部必须使用有效版本的受控文件；
公司管理体系文件编号按体系代码—公司名称代码--职能部门代码--文件顺序号
四个要素编号；
① 管理体系代码为英文字母“Ｉ”；
② 公司名称代码：“CS”
③ 职能部门代码
企业管理部-01 经理办公室-08 经营管理部-06 技术质量部-02
施工管理部-04 安全部-03 外管部-11 物资设备部-05
人力资源部-07 财务部-10 党委工作部-13 市场营销部-12
行政保卫部-09 法律事务部-14 资产运营部-15
④各单位代码由各单位按照项目经理部名称自行编号；
⑤文件顺序号即各职能部门所发体系文件；
例：管理体系代码为“I”，企业管理部代码为“01”，《管理体系手册》为“01”
号文件，其文件号为I/ＣＳ 01.01；
5.3.3 文件更改标识
文件更改时由各单位文件资料员在更改的文件上标注“xx版xx次修改”标识。
5.4 文件拟稿与签发
5.4.1《管理体系手册》由企业管理部拟稿，管理者代表审核，经理签发
5.4.2 管理目标、管理方针由企业管理部拟稿,经理签发；
5.4.3程序文件、专业文件、技术文件拟稿由各相关单位拟稿，管理者代表
审核，业务系统主管领导签发；
5.4.4 行政公文由制发文件的部门按《公文拟稿单》草拟，相关部门会签，
经理办公室负责审核，业务系统主管领导签发；
5.4.5本部门业务范围内的管理文件由部门领导审核，业务系统主管领导签
发；
5.4.6公司OA自动化系统办公平台行政公文的拟稿与签发遵循以上程序。
文件管理程序 第4页 共19页
5.5文件评审
5.5.1 《管理体系手册》、程序文件在实施中因组织结构、产品、工作流程、法律、法规等发生改变而变化时，由企业管理部组织对文件进行评审，经审批人审批后执行，做好评审记录；
5.5.2 如果没有上述因素，对《管理体系手册》、程序文件应每年评审一次，由企业管理部组织+在管理评审活动中实施，经审批人批准后执行。
5.6 文件登记、发放
5.6.1文件发放由各单位专、兼职文件资料员按照《发文清单》或发放回收
登记表进行发放登记；发放范围由文件主控部门确定；
5.6.2企业管理部负责《管理体系手册》、程序文件的发放；
5.6.3 各单位负责技术文件与专业文件的发放；
5.6.4 经理办公室负责外来文件的标识、发放；
5.6.5 各单位编制本单位的《受控文件清单》，清单中表明文件的名称、版本号或生效时间、编号、分发号、收文时间、发文单位/人、保存地点、份数等信息；
5.6.6公司OA自动化系统办公形成的电子文件，将由公司机要秘书分发各单位、各部室负责人。
5.6.7由企业管理部负责将文件发放到所有体系覆盖单位。
5.6.8企管部负责建立公司管理文件的受控清单。
5.7 文件的接收和管理使用
5.7.1各单位应妥善保管文件，注意防火、防潮，避免损坏；
5.7.2 各单位人员领到文件后统一交文件资料员管理并由文件资料员按照《收文登记表》进行登记后，填写《文件传阅单》送有关领导、部门传阅执行；
5.7.3各单位负责人登入公司OA自动化系统办公平台接收公司文件，同时可以在OA平台的“单位首页”—“公司文件”页面中获取所需相关文件。
5.8 文件更改
5.8.1文件内容需要更改时，由文件主控部门填写《文件更改申请单》；经原审批人批准后由文件主控部门下发《文件更改通知单》；文件内容经多次或大面积修改后，应重新编制或换版；修改内容不多时，可采用换页和划改的方式，由各单位专、兼职文件资料员实施；
5.8.2文件更改的审批由原审批部门或人员进行，若指定其它部门或人员审
批时，该部门或人员要获得原审批所依据的有关背景资料，禁止未经授权和批准的任意更改；
5.8.3 文件更改时，与该文件相关的其它文件的相关内容应同时修改，以保
证相关文件的有效性、一致性。
文件管理程序 第5页 共19页
5.9 文件的回收
5.9.1 程序文件作废或换版时，由文件的主控部门集中回收 ，各单位专、兼职文件资料员按文件发放数量交回原文件发放部门，并在《发放回收登记表》或《发文清单》上注明回收日期；
5.9.2单位解体时，将领用的程序文件按文件类别交回公司文件主控部门；其它作废文件交到公司经理办保密室；
5.9.3 各文件主控部门将收回的作废程序文件填写《文件移交清单》一式二份，移、收双方签字后将文件交到企业管理部。
5.10 文件借阅
5.10.1正在使用的文件，由各单位专、兼职文件资料员负责借阅，填写《借阅登记表》；
5.10.2 已归档的档案，档案室按《档案借阅制度》办理借阅。
5.11文件的归档和销毁
5.11.1 所有文件、资料的存档执行公司《档案管理办法》，每发一份文件都必须交经理办保密室底稿及一份正式文件存档；
5.11.2 专、兼职文件资料员每年清理一次文件，需存档的文件、软盘、证书移交公司经理办档案室，需纳入竣工档案的文件资料移交技术部；需销毁的文件填写《文件、档案销毁登记表》后，将文件交到经理办保密室；
5.11.3 作废程序文件的销毁，由企业管理部填写《文件、档案销毁登记表》到上级指定的造纸厂销毁，销毁人 、监督人分别在文件、档案销毁登记表上签字并做好存档；
5.11.4 其他作废文件的销毁，由经理办保密室填写《文件、档案销毁登记表》到上级指定的造纸厂销毁，销毁人 、监督人分别在文件、档案销毁登记表上签字并做好存档。
6.相关文件和支持性文件
6.1公司《管理手册》
6.2公司《档案管理办法》
6.3公司《公文管理办法》
6.4公司《电子文件归档及管理暂行办法》
7. 记录和表格
7.1文件发文稿纸 控制号I/CS 08.01-1 长期
7.2文件评审记录表 控制号I/CS 08.01-2 长期
文件管理程序 第6页 共19页
7.3收文登记表 控制号 I/CS 08.01-3 短期
7.4发文清单 控制号I/CS 08.01-4 短期
7.5 发放回收登记表 控制号I/CS 08.01-5 短期
7.7 文件更改申请单 控制号I/CS 08.01-7 短期 7.6 文件传阅单 控制号I/CS 08.01-6 短期
7.8 文件更改通知单 控制号I/CS 08.01-8
7.9 文件资料借阅登记簿 控制号 I/CS 08.01-9
7.10 文件资料清退移交表 控制号 I/CS 08.01-10
7.11 文件、档案销毁登记表 控制号I/CS 08.01-11
短期 短期 短期 短期
文件管理程序 第7页 共19页
I/CS08.01-1
文 件 发 文 稿 纸
I/CS08.01-2
文 件 评 审 记 录 表
文件管理程序 第11页 共19页
I/CS08.01-3
收 文 登 记 表（外来文件）
第 页
文件管理程序 第12页 共19页
I/CS08.01-4
发 文 清 单
文件管理程序 第13页 共19页
I/CS08.01-5
发 放 回 收 登 记 表
文件管理程序 第14页 共19页
I/CS08.01-6
文 件 传 阅 单
文件管理程序 第15页 共19页
I/CS08.01-7
文 件 更 改 申 请 单
文件管理程序 第16页 共19页
I/CS08.01-8
文 件 更 改 通 知 单
文件管理程序 第17页 共19页
I/CS08.01-9
文 件 资 料 借 阅 登 记 簿
文件管理程序 第18页 共19页
I/CS08.01-10
年 文 件 资 料 清 退 移 交 表
文件管理程序 第19页 共19页
I/CS08.01-11
文 件 档 案 销 毁 登 记 表
文件管理程序 第1页 共19页
1.目的
本程序规定了对文件管理控制，以确保各单位获得适用的文件且均为有效版
本，严格防止使用作废文件。
2.适用范围
本程序适用于与公司管理体系有关文件的控制，包括外部提供的有关文件。
3.术语和定义
本程序除采用《管理体系手册》中术语和定义外，还采用如下定义：
3.1外来文件-与产品要求和公司管理体系运行有关的国家法律、法规、标准等；行业、地方颁布的条例、标准、规范、规程、办法等；集团公司颁布的管理办法、规定等文件；
3.2文件控制-对文件的制定、审核、会签、批准、发布、分类、编号、更改、标识、评审、发放、登记、借阅、使用、回收、作废、存档、销毁等项进行系统化、规范化管理。
4.职责
4.1公司总经理负责审批管理方针、管理目标、《管理体系手册》及《人力资
源管理程序》；
4.2管理者代表负责审核程序文件、业务系统主管领导审批；
4.3企业管理部负责《管理体系手册》的编写、修改、换版、评审、发放、回
收、销毁及程序文件的评审与有关外来文件的控制；
4.4公司各职能部门负责其业务范围内管理文件的编写、发放、更改、回收和
控制，负责与体系有关的外来文件的识别、传阅、转发的控制，系统业务主管领导负责文件的审批；
4.5经理办公室负责文件的存档、销毁及外来文件的接收和发放；
4.6各单位的专、兼职文件资料员具体负责收文、传阅、文件更改的换页和划
改，文件的存档与上交等控制工作。
5.工作程序
5.1 工作流程图（见下页）
文件管理程序 第2页 共19页
5.2 文件的分类
5.2.1 体系文件包括《管理体系手册》、程序文件及相关支持性文件等；
5.2.2 技术文件（包括技术标准、规范等）和工艺文件（包括工艺、操作规
程等）；
文件管理程序 第3页 共19页
5.2.3 专业文件（指各部门在管理体系运行中有关的文件）；
5.2.4 外来文件（指与管理体系运行有关的国家法律法规、地方标准、上级
部门颁发的管理办法、规定等文件）。
5.3 文件的编号和标识
5.3.1公司行政类管理文件的编号按公司《公文管理办法》文件编号方法执行；
5.3.2 受控文件的编号分为受控号和分发号，主控部门在受控文件上加盖
“受控”印章进行标识，公司内部必须使用有效版本的受控文件；
公司管理体系文件编号按体系代码—公司名称代码--职能部门代码--文件顺序号
四个要素编号；
① 管理体系代码为英文字母“Ｉ”；
② 公司名称代码：“CS”
③ 职能部门代码
企业管理部-01 经理办公室-08 经营管理部-06 技术质量部-02
施工管理部-04 安全部-03 外管部-11 物资设备部-05
人力资源部-07 财务部-10 党委工作部-13 市场营销部-12
行政保卫部-09 法律事务部-14 资产运营部-15
④各单位代码由各单位按照项目经理部名称自行编号；
⑤文件顺序号即各职能部门所发体系文件；
例：管理体系代码为“I”，企业管理部代码为“01”，《管理体系手册》为“01”
号文件，其文件号为I/ＣＳ 01.01；
5.3.3 文件更改标识
文件更改时由各单位文件资料员在更改的文件上标注“xx版xx次修改”标识。
5.4 文件拟稿与签发
5.4.1《管理体系手册》由企业管理部拟稿，管理者代表审核，经理签发
5.4.2 管理目标、管理方针由企业管理部拟稿,经理签发；
5.4.3程序文件、专业文件、技术文件拟稿由各相关单位拟稿，管理者代表
审核，业务系统主管领导签发；
5.4.4 行政公文由制发文件的部门按《公文拟稿单》草拟，相关部门会签，
经理办公室负责审核，业务系统主管领导签发；
5.4.5本部门业务范围内的管理文件由部门领导审核，业务系统主管领导签
发；
5.4.6公司OA自动化系统办公平台行政公文的拟稿与签发遵循以上程序。
文件管理程序 第4页 共19页
5.5文件评审
5.5.1 《管理体系手册》、程序文件在实施中因组织结构、产品、工作流程、法律、法规等发生改变而变化时，由企业管理部组织对文件进行评审，经审批人审批后执行，做好评审记录；
5.5.2 如果没有上述因素，对《管理体系手册》、程序文件应每年评审一次，由企业管理部组织+在管理评审活动中实施，经审批人批准后执行。
5.6 文件登记、发放
5.6.1文件发放由各单位专、兼职文件资料员按照《发文清单》或发放回收
登记表进行发放登记；发放范围由文件主控部门确定；
5.6.2企业管理部负责《管理体系手册》、程序文件的发放；
5.6.3 各单位负责技术文件与专业文件的发放；
5.6.4 经理办公室负责外来文件的标识、发放；
5.6.5 各单位编制本单位的《受控文件清单》，清单中表明文件的名称、版本号或生效时间、编号、分发号、收文时间、发文单位/人、保存地点、份数等信息；
5.6.6公司OA自动化系统办公形成的电子文件，将由公司机要秘书分发各单位、各部室负责人。
5.6.7由企业管理部负责将文件发放到所有体系覆盖单位。
5.6.8企管部负责建立公司管理文件的受控清单。
5.7 文件的接收和管理使用
5.7.1各单位应妥善保管文件，注意防火、防潮，避免损坏；
5.7.2 各单位人员领到文件后统一交文件资料员管理并由文件资料员按照《收文登记表》进行登记后，填写《文件传阅单》送有关领导、部门传阅执行；
5.7.3各单位负责人登入公司OA自动化系统办公平台接收公司文件，同时可以在OA平台的“单位首页”—“公司文件”页面中获取所需相关文件。
5.8 文件更改
5.8.1文件内容需要更改时，由文件主控部门填写《文件更改申请单》；经原审批人批准后由文件主控部门下发《文件更改通知单》；文件内容经多次或大面积修改后，应重新编制或换版；修改内容不多时，可采用换页和划改的方式，由各单位专、兼职文件资料员实施；
5.8.2文件更改的审批由原审批部门或人员进行，若指定其它部门或人员审
批时，该部门或人员要获得原审批所依据的有关背景资料，禁止未经授权和批准的任意更改；
5.8.3 文件更改时，与该文件相关的其它文件的相关内容应同时修改，以保
证相关文件的有效性、一致性。
文件管理程序 第5页 共19页
5.9 文件的回收
5.9.1 程序文件作废或换版时，由文件的主控部门集中回收 ，各单位专、兼职文件资料员按文件发放数量交回原文件发放部门，并在《发放回收登记表》或《发文清单》上注明回收日期；
5.9.2单位解体时，将领用的程序文件按文件类别交回公司文件主控部门；其它作废文件交到公司经理办保密室；
5.9.3 各文件主控部门将收回的作废程序文件填写《文件移交清单》一式二份，移、收双方签字后将文件交到企业管理部。
5.10 文件借阅
5.10.1正在使用的文件，由各单位专、兼职文件资料员负责借阅，填写《借阅登记表》；
5.10.2 已归档的档案，档案室按《档案借阅制度》办理借阅。
5.11文件的归档和销毁
5.11.1 所有文件、资料的存档执行公司《档案管理办法》，每发一份文件都必须交经理办保密室底稿及一份正式文件存档；
5.11.2 专、兼职文件资料员每年清理一次文件，需存档的文件、软盘、证书移交公司经理办档案室，需纳入竣工档案的文件资料移交技术部；需销毁的文件填写《文件、档案销毁登记表》后，将文件交到经理办保密室；
5.11.3 作废程序文件的销毁，由企业管理部填写《文件、档案销毁登记表》到上级指定的造纸厂销毁，销毁人 、监督人分别在文件、档案销毁登记表上签字并做好存档；
5.11.4 其他作废文件的销毁，由经理办保密室填写《文件、档案销毁登记表》到上级指定的造纸厂销毁，销毁人 、监督人分别在文件、档案销毁登记表上签字并做好存档。
6.相关文件和支持性文件
6.1公司《管理手册》
6.2公司《档案管理办法》
6.3公司《公文管理办法》
6.4公司《电子文件归档及管理暂行办法》
7. 记录和表格
7.1文件发文稿纸 控制号I/CS 08.01-1 长期
7.2文件评审记录表 控制号I/CS 08.01-2 长期
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7.3收文登记表 控制号 I/CS 08.01-3 短期
7.4发文清单 控制号I/CS 08.01-4 短期
7.5 发放回收登记表 控制号I/CS 08.01-5 短期
7.7 文件更改申请单 控制号I/CS 08.01-7 短期 7.6 文件传阅单 控制号I/CS 08.01-6 短期
7.8 文件更改通知单 控制号I/CS 08.01-8
7.9 文件资料借阅登记簿 控制号 I/CS 08.01-9
7.10 文件资料清退移交表 控制号 I/CS 08.01-10
7.11 文件、档案销毁登记表 控制号I/CS 08.01-11
短期 短期 短期 短期
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I/CS08.01-1
文 件 发 文 稿 纸
I/CS08.01-2
文 件 评 审 记 录 表
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I/CS08.01-3
收 文 登 记 表（外来文件）
第 页
文件管理程序 第12页 共19页
I/CS08.01-4
发 文 清 单
文件管理程序 第13页 共19页
I/CS08.01-5
发 放 回 收 登 记 表
文件管理程序 第14页 共19页
I/CS08.01-6
文 件 传 阅 单
文件管理程序 第15页 共19页
I/CS08.01-7
文 件 更 改 申 请 单
文件管理程序 第16页 共19页
I/CS08.01-8
文 件 更 改 通 知 单
文件管理程序 第17页 共19页
I/CS08.01-9
文 件 资 料 借 阅 登 记 簿
文件管理程序 第18页 共19页
I/CS08.01-10
年 文 件 资 料 清 退 移 交 表
文件管理程序 第19页 共19页
I/CS08.01-11
文 件 档 案 销 毁 登 记 表