如何做好企业文书档案的整理工作
投稿单位：佛山市南海联晟土地资源开发有限公司
投稿人：陈伟伟
联系电话：85210185
企业文书是企业在日常生产、技术、经营管理过程中形成并使用的具有特定内容和惯用格式的一种应用文体，是企业信息资源进行集中管理的重要环节。本文结合在企业实际档案整理工作中的一些想法，就当前企业文书档案整理收集中存在的问题、问题产生的主要原因及如何做好文书档案收集整理工作，简单谈谈自己的看法。
一、文书档案收集整理过程中存在的问题
随着社会的发展进步，越来越多的高科技手段被用到档案整理工作中，为文书档案的整理带来了诸多便利。同时，人们对档案整理的重视度也不断增强，档案管理工作在企业已不断完善。但是，总体而言，企业文书档案在收集整理过程中还存在诸多问题。
（一）档案资料收集不全面
由于企业对文书档案的认识程度不高，在实际整理收集过程
中，往往只注重收集红头文件，对于其他文件，比如工作信息、会议纪要、工作计划与总结、合同等文件，并没有收集企业，往往存在多头管理，而又不能将原件全面归档的问题，导致该类型的重要文件丢失，给以后需要查考该类文件时，缺乏依据。
（二）档案资料收集缺乏系统性
现在，在一般企业内，并不能设置专职档案管理部门，档案收集整理工作往往由办公室文秘人员承担，而该部分工作人员往往也并非专业档案专业出身，对档案工作不是特别熟悉，因此，在收集整理档案工作中，往往按照自己的思路进行，在收集材料过程中，不注重文件材料的系统性，往往存在交叉收集、交叉整理的问题，这给以后档案资料系统工作带来一定的麻烦。
（三）档案资料收集不规范
目前，有关企业，特别是一些小的企业，办公室人员特别是文秘人员流动性大，不同的工作人员，有自己不同的档案整理模式，往往存在一个不好的情况，就是后来的档案工作人员找不到前面的档案，这就是由于档案资料不规范导致。目前，相当多的企业，并没有完备的档案管理制度，给档案整理工作带来了诸多困难。
（四）档案资料收集进度缓慢
在企业的实际工作中，档案工作是一项繁琐且细致的事情，现在，各企业在实际工作中，形成的档案文件资料逐渐增多，档案工作人员往往收集整理进度缓慢，不能在有效的时间内完成。
二、问题产生的主要原因
企业往往重视经营，而档案工作往往得不到重视，逐渐被边缘化，企业内档案工作的开展也比较困难，主要由以下一些原因：
（一）企业工作人员缺乏归档意识和档案知识
企业内档案工作人员由于不懂得档案知识，也缺乏有效的指导和培训，往往认为只有红头文件才是最重要的，才需要整理，忽略了其他资料的整理，加上档案意识薄弱，久而久之，便造成了档案资料收集不齐，资料丢失等问题。
（三）缺乏行之有效的档案管理制度
各企业虽然都能制定一些管理制度，包括档案管理制度，但是，在实际操作过程中，往往不能严格执行，同时，档案管理制度陈旧，不能与时俱进，往往导致不同的人，使用不同的整理模式，非常不利于档案查找工作。
（三）缺乏专职档案工作人员
现在各企业从事档案工作的人员，往往都不是档案管理专业，没有系统的学习档案知识，往往是延续前任的做法，缺乏思考和创新，对各类文件，收到什么就整理什么，对于发给业务部门的文件，缺乏有效的登记、对文件的质量不能严格把关，存在大量的应归档而未归档文件，造成了企业文件资料的重大损失。
（四）档案延续性存在问题
在实际工作中，往往存在一个问题，就是现任档案工作人员只负责任职期间的档案整理，对于接手前的档案不负责任，同时，
与前档案工作人员在档案的交接上，不认真负责，往往丢失很多档案资料。我在实际工作中就遇到过，一个企业改制后，新换了一批工作人员，在与前工作人员交接时，发现以前的文书档案完全丢失，这给企业的后续经营发展带来很多困难。
三、如何做好文书档案的收集整理工作
为能不断完善档案的收集整理工作，做到科学化、规范化的进行档案整理工作，笔者认为可以从以下一个方面加以完善。
（一）企业加强对档案工作的重视
企业档案收集整理工作，是企业信息资源管理的重要环节，对于企业的经营发展非常关键。各企业要从思想上加强对档案工作的重视，配置合理的档案工作环境与工作人员，便于档案工作的有效开展。
（二）完善档案整理工作相关管理制度
企业要在档案部门的指导下，根据企业工作实际，制定行之有效的档案管理制度，明确归档范围、归档时间、归档年限等，有效指导相关工作人员开展档案管理工作。
（三）加强档案整理的培训与学习
企业要花精力不仅让档案工作人员，还要让各业务部门的相关人员参加档案整理收集的培训与学习，不断提高档案管理知识，提高档案管理规范化意识。
（四）设置专职档案工作人员
有条件的企业可聘请专业的档案专业人员从事档案工作，条
件暂不成熟的企业需要加强学习和培训，力求做到规范化、科学化的进行档案整理收集，确保不丢失一份档案，确保档案的系统性。
佛山市南海联晟土地资源开发有限公司
二○一一年十二月十六日
如何做好企业文书档案的整理工作
投稿单位：佛山市南海联晟土地资源开发有限公司
投稿人：陈伟伟
联系电话：85210185
企业文书是企业在日常生产、技术、经营管理过程中形成并使用的具有特定内容和惯用格式的一种应用文体，是企业信息资源进行集中管理的重要环节。本文结合在企业实际档案整理工作中的一些想法，就当前企业文书档案整理收集中存在的问题、问题产生的主要原因及如何做好文书档案收集整理工作，简单谈谈自己的看法。
一、文书档案收集整理过程中存在的问题
随着社会的发展进步，越来越多的高科技手段被用到档案整理工作中，为文书档案的整理带来了诸多便利。同时，人们对档案整理的重视度也不断增强，档案管理工作在企业已不断完善。但是，总体而言，企业文书档案在收集整理过程中还存在诸多问题。
（一）档案资料收集不全面
由于企业对文书档案的认识程度不高，在实际整理收集过程
中，往往只注重收集红头文件，对于其他文件，比如工作信息、会议纪要、工作计划与总结、合同等文件，并没有收集企业，往往存在多头管理，而又不能将原件全面归档的问题，导致该类型的重要文件丢失，给以后需要查考该类文件时，缺乏依据。
（二）档案资料收集缺乏系统性
现在，在一般企业内，并不能设置专职档案管理部门，档案收集整理工作往往由办公室文秘人员承担，而该部分工作人员往往也并非专业档案专业出身，对档案工作不是特别熟悉，因此，在收集整理档案工作中，往往按照自己的思路进行，在收集材料过程中，不注重文件材料的系统性，往往存在交叉收集、交叉整理的问题，这给以后档案资料系统工作带来一定的麻烦。
（三）档案资料收集不规范
目前，有关企业，特别是一些小的企业，办公室人员特别是文秘人员流动性大，不同的工作人员，有自己不同的档案整理模式，往往存在一个不好的情况，就是后来的档案工作人员找不到前面的档案，这就是由于档案资料不规范导致。目前，相当多的企业，并没有完备的档案管理制度，给档案整理工作带来了诸多困难。
（四）档案资料收集进度缓慢
在企业的实际工作中，档案工作是一项繁琐且细致的事情，现在，各企业在实际工作中，形成的档案文件资料逐渐增多，档案工作人员往往收集整理进度缓慢，不能在有效的时间内完成。
二、问题产生的主要原因
企业往往重视经营，而档案工作往往得不到重视，逐渐被边缘化，企业内档案工作的开展也比较困难，主要由以下一些原因：
（一）企业工作人员缺乏归档意识和档案知识
企业内档案工作人员由于不懂得档案知识，也缺乏有效的指导和培训，往往认为只有红头文件才是最重要的，才需要整理，忽略了其他资料的整理，加上档案意识薄弱，久而久之，便造成了档案资料收集不齐，资料丢失等问题。
（三）缺乏行之有效的档案管理制度
各企业虽然都能制定一些管理制度，包括档案管理制度，但是，在实际操作过程中，往往不能严格执行，同时，档案管理制度陈旧，不能与时俱进，往往导致不同的人，使用不同的整理模式，非常不利于档案查找工作。
（三）缺乏专职档案工作人员
现在各企业从事档案工作的人员，往往都不是档案管理专业，没有系统的学习档案知识，往往是延续前任的做法，缺乏思考和创新，对各类文件，收到什么就整理什么，对于发给业务部门的文件，缺乏有效的登记、对文件的质量不能严格把关，存在大量的应归档而未归档文件，造成了企业文件资料的重大损失。
（四）档案延续性存在问题
在实际工作中，往往存在一个问题，就是现任档案工作人员只负责任职期间的档案整理，对于接手前的档案不负责任，同时，
与前档案工作人员在档案的交接上，不认真负责，往往丢失很多档案资料。我在实际工作中就遇到过，一个企业改制后，新换了一批工作人员，在与前工作人员交接时，发现以前的文书档案完全丢失，这给企业的后续经营发展带来很多困难。
三、如何做好文书档案的收集整理工作
为能不断完善档案的收集整理工作，做到科学化、规范化的进行档案整理工作，笔者认为可以从以下一个方面加以完善。
（一）企业加强对档案工作的重视
企业档案收集整理工作，是企业信息资源管理的重要环节，对于企业的经营发展非常关键。各企业要从思想上加强对档案工作的重视，配置合理的档案工作环境与工作人员，便于档案工作的有效开展。
（二）完善档案整理工作相关管理制度
企业要在档案部门的指导下，根据企业工作实际，制定行之有效的档案管理制度，明确归档范围、归档时间、归档年限等，有效指导相关工作人员开展档案管理工作。
（三）加强档案整理的培训与学习
企业要花精力不仅让档案工作人员，还要让各业务部门的相关人员参加档案整理收集的培训与学习，不断提高档案管理知识，提高档案管理规范化意识。
（四）设置专职档案工作人员
有条件的企业可聘请专业的档案专业人员从事档案工作，条
件暂不成熟的企业需要加强学习和培训，力求做到规范化、科学化的进行档案整理收集，确保不丢失一份档案，确保档案的系统性。
佛山市南海联晟土地资源开发有限公司
二○一一年十二月十六日