促进有效沟通改善组织管理

-47・

B譬勺7

F凸扫易

促进有效沟通改善组织管理

杨学涵

-一一1

L一——一一+

110006)

卢纪华(东北太学工商管理学院沈阳

1引言

沟通是信息、思想与意见的交换过程nJ。沟通是人为的,没有人的参与也就没有沟通”】。企

业管理中沟通包括信息传递,组织内部人与人之

间、部门与部门之间的相互理解和想法的交流。

沟通也称为信息沟通,这里所说的信息是广义的,它既包括环境、目标及运行状况.也包括人的想

法、意见和态度。沟通已成为现代企业的一种重

要管理职能bJ,可是我国企业由于长期受计划经济体制的影响,在管理上不够重视沟通的作用。如在决策方面,权力主要在上级主管部门,企业决

策权有限;在管理方面,强调集中统一,突出领导

的权威性。不注意职工的满意度;在作业组织方面,缺少自主管理的团队工作方式,工作缺乏创造性。因此,必然形成自上而下颁布指令,要求下属

不折不扣地完成计划的“任务式”管理模式,使沟通功能长期被弱化。基于这样的背景,本文从管理理论角度对沟通范畴加以再认识,对企业管理中的一般沟通过程作简要的概括和讨论。旨在为

企业管理者总结沟通的经验.检查其中的障碍并

加以改进等提供某些参考。

2企业管理中信息沟通功能

2.1信息沟通是企业组织改革的需要

髓着技术、经济和社会的不断进步以及引入市场机制,我国企业正在发生变化。如:(1)企业组织正在变为独立经营实体;(2)适应市场需要,调整技术系统,提高生产和服务效率;(3)管理者

要宣传解释目标和方针,并美注成员的要求;(4)

成员之间需要相互理解和协作;(5)更快获得信

息,迅速央策和控制实施。由此可见,企业组织变

革过程中离不开有效沟通的支持。

2.2信息沟通是改善管理职能的需要

在一个企业组织中信息沟通的目的是要改变

人们的行为.即对有助于企业利益的活动旌加影

响。企业组织由于信息沟通把各项管理职能连成

一体,它对企业的计划、组织、用人、领导和控制等职能的行使是必不可少的。如:(1)制定并传播企业的目标及实现目标的计划;(2)以最有效的方式组织人力及其它资源;(3)选拔、培养和考核成员;

(4)领导和激励成员,并营造成员作贡献的环境;

(5)控制目标体系的实现。由于企业环境和资源

都呈动态特性,所以只有有效沟通才能不断调整和改善管理职能,使之趋于敏捷化和柔性化。2.3信息沟通是协调成员行为的需要

企业是由某些人员构成的群体,各成员的活

动应有明确的分工.成员之闻相互影响、相互依赖,以保证每个成员的任务能很好完成,从而实现组织的目标。随着技术和信息社会的到来,作为现代企业内部的管理关系正在不断发生变化,组织成员之阐的协调~致和相互配合更加依赖沟通的作用。备职位的管理者在企业中充当收集信息

和沟通信息的重要角色,能否有效地沟通决定企业组织的效能。

2.4信息沟通是企业适应外部环境的需要

企业环境是动态的,信息沟通把企业外部环境联系起来,通过信息交流企业能充分了解客户

的需要、供应商家的能力、出资者的要求、政府的有关法规条例等。企业只有通过沟通才能把信息转化为有用的资源.才能主动地与外部环境保持

联系、发生作用、增强适应能力。

3管理理论中的沟通范畴

在管理理论发展的各个阶段都有有关沟通的

论述,从中可以看出淘通功能的重要作用及随着管理的进步其越来越受到重视。

3.1传统管理论中的沟通

管理职能论的刨始人H・法约尔,在管理发展史上第一个提出沟通的作用。他提出管理职能

(计划、组织、指挥、协调、控制)只有通过人的组织

才能起作用,这种组织就是金字塔蛩的直线参谋组织。法约尔强调这种组织形式不仅是一种领导

48

等级系列,同时也是信息沟通的渠道【4J。3.2行为科学论中的沟通

E・梅奥等人刨立了人际关系论,与以前理论比较,对人的行为认识深化了。认为企业的员工不是孤立的个人而是集体中的一员,其需要动机不限于经济的,还有社会的。强调管理必须重视人际关系与领导行为对员工情绪的影响,要求管

理者学会上下沟通和人际之间的沟通,包括对非

正式组织的沟通【5】。

3.3现代管理论中的沟通

c・It巴纳德建立了现代管理论中的组织系统原理,认为组织是由三个要素构成的,即共同的目

的、组织成员的协作愿望和信息。由这三个要素

构成的有机体在企业管理中起核心作用。好的目的对企业是重要的,但只有通过组织与成员之间

充分的信息沟通,才能变为成员为实现目的而努力协作的愿望。

H・A-西蒙于60年代提出“管理就是决策”的精辟论述。认为企业的所有成员都是决策者,成员的行为是受自己央策支配的。只有通过组织影

响,即组织通过向成员传递、沟通与决策有关的知识、信息,影响各层、各部门成员的决策行为.才能

使组织成员的决策合理并统一到实现组织目的上

来‘“。

P-F・德鲁克于70年代提出了目标管理理论,而目标管理的本质不是用严格的目标体系去约束成员行为的管理,而是激励成员自我调整的创造性管理。人的行为是有理性的,行为需要有

目标。为了实现自我调整,必须通过沟通制定各屡次、各部门及其成员个人的目标,使成员自已掌握目标实现程度的评价体系,还要通过沟通使成员及时了解实现目标的情况和结果,并反馈成员

的建议和要求…。

4信息沟通的过程和流向4.1信息的沟通过程

信息沟通过程,如图1所示[2,…。

由1信息沟通过程

4.1.1信息发出者信息沟通的过程是指信息

发出者通过选定的渠道把信息传递给接收者。沟

△羞兰墼堂!丝!至!;旦苎§鲞璺!幽

通开始是发出者有了某种想法,然后采取发l出者

和接收者双方都能理解的方式进行编码,即措所

采取的某种形式来传递信息的内容。

4.1.2信息传递渠道信息是通过联系凝出:静和接收者的渠道进行传递的。信息传递既雄E【是

口头的或书面的,也可以通过电讯等设备。实际

信息沟通的形式有多种多样。如语言、姿态和表

情;书面、通告、文件、计划、手册和报告;电话、显

示装置、视频和计算机等。有时可以使用两种或两种以上的传递渠道,每种渠道都各有利弊,所以

选定适当的渠道对有效沟通至关重要。

4.1.3信息接收者信息沟通的终点是译码.即

接收者对信息编码所作出的解释和理解。只有发出者和接收者对信息编码的含义有相同或至步相类似的解释时.才可能有准确的信息沟通。4.2信息沟通过程中的干扰因索

信息沟通过程经常受到干扰。诸如:(1)作业

环境的噪声、照明不善或妨碍明确思路形成的不

良的环境条件;(2)不明确的思路和目的可能造成

的错误编码;(3)传递渠道中联络状况不善受到的干扰;(4)因工作态度和效率造成错误的接收;(5)使用不当的用语、标志和符号而造成的译码误差;(6)动机和各种成见可能妨碍对信息内容的理解等。此外还有社会、文化和经济的因棠,以及组织的结构形式、管理模式等都影响信息沟通。为了检验信息的沟通效果,反馈是必不可撕的。,在没有必要的信息反馈之前,是不可能肯窟信息是否得到了有效的编码、传递、译码和被理解【8】。4.3信息沟通的流向

4.3.1自上而下的信息沟通信息在组织阶层

中从上层向下层流动,这种方式在需要集中统一

管理的组织中最为常见。实际上上层所颁布的政策和工作程序等信息并不能保证有效的沟通,有时并未被下属所理解,甚至根本没有碍知。要知道接收者是否按要求击理解信息,就需要一个信息反馈系统。另外逐层传递瞎息需赛耗费时间,为了迅速落实,需要加速对急需信息的人员和部

门的沟通。

4.3.2自下而上的信息沟通信息在组织阶层中从下而上流动,这种方式经常在实行参与式民

主管理的组织中采用。实际上这种方式易受到组

织内各职位管理者的阻碍,不能真实迅速沟通信

息,其结果往往影响上层决策和对原有决策的及

时调整。也影响决策实施中的控制。可以认为重

视自下而上的沟通,才是有效的沟通。

4.3,3横向交叉信息沟通。信息在组织同一层次的成员之间流动.或处于不同层次的成员之间

流动。这种沟通方式有助于加速信息交流,成员

之间相互理解,有利于促进各方面协调。

5促进有效信息沟通

影响有效信息沟通的原因十分复杂,解决信息沟通障碍时,不应仅处理一些沟通技巧等表面问题,而应当从发出者、传递过程中、接收者,以及信息反馈方面等全面系统地检查.在此基础上加

以改进。考虑我国企业管理现实,以下几点是改

善沟通管理的基础工作。

5.1确定明确的组织目标和沟通计划

信息发出者必须对传递的信息有清晰的想法,要明确信息的目的。组织目标是影响组织成

员决策和行为合理性的前提,所以围绕对组织目

标的宣传、解释和说明是企业组织的重要信息内容,也是信息沟通最主要的目的。沟通前应制定

实现预期沟通目的的计划。管理者应当同所沟通

的人员协商并鼓励他们参与收集信息,分析信息,

选择合适的沟通媒体。信息的编码应当同接收者的知识水平和组织环境相适应。

2考虑接收者的要求

沟通的内容要考虑接收者的价值因素.使接

收者能尽量从实现组织目标方面,从客观角度,并兼顾个人动机因素去理解,具有这种性质的信息就容易被有效沟通(9]。组织者具备组织品格,即从组织利益出发的行为和信息,加上领导者称职

的能力,有助于信息被理解。此外,人际之间关系

是否密切、能否畅所欲言、是否相互信任也直接影

响有效沟通。要建立组织内上下之间的信任气

氛。

5.3与领导方式相适应

有四种领导方式经常被引用,命令式——适

合于从事复杂工作,而员工又经验不足,工作不够

主动的环境;指导式——适合于员工比较主动并具有一定经验的环境;协商式——适合于员工技术娴熟,领导与员工关系比较密切的环境;参与式——适合于员工能胜任工作,领导与员工关系密

切、融洽的环境。应根据具体的环境选择相应的领导方式。而不同的方式,沟通形式和内容是不同的。前者更注重自上而下的单向沟通,后者则

49・

趋于双向或多向沟通。双向或多向沟通虽然【七单向沟通花费的时间要多些,但有助于增强组织合

作。接收者信心增加信息易被理解,传递准确性

也高,可以减步管理职能的失调。

4设置信息传递系统

设计组织结构时应考虑使其成为信息有救沟

通的载体,各个管理职位都应看作是信息处理中心,所有岗位都要在信息渠道上。组织纵向减少层次,横向减少过细分工,集权与分权相结合,以保持信息畅通,减少干扰,延误和失真(to】。为了加强横向沟通,可由不同部门的成员组成工作小

组和项目小组,设立管理委员会、职代会、协商会

以及开展群众性活动等。

在设计信息传递系统时,还要考虑采取有效的沟通方法。信息发出者在沟通前要周密思考,

恰当选择用词,使用明确、清晰、简短、接收者熟悉

的词汇和语言,完整的传达信息要注意接收者的

理解和反映,通过提问、询问及时跟踪反馈.掌握信息被接受和理解的程度。总之,在构思和设计沟通方法时,应把人、部门与组织作为一个系统加以考虑,沟通形式及效果是属于系统中人、部门与组织交流界面设计问题,可以借鉴人类工效学的

有关原理和方法来研究改进““。

参考文献

1(美]C・I・巴纳德.经理人员的职能.北京:中国社会科

学出版社.1997

2(美]R一勒德洛,F・潘顿有效沟通北京:中信出版

社,1998

3(美]H・孔茨,H・韦里克.管理学.北京:经济科学出版

社,1997

4[法)H・法约尔工业管理与一般管理.北京:中国社会

科学出版社.1982

5(美]FtE一卡斯特组织与管理北京:中国社会科学

出版社.1988

6(日]占布都蓑现代管理论.北京:新华出版社,1984

7[德]E-格罗赫拉企业组织北京:经济管理出版杜.

1991

8罗锐韧主编管理沟通北京:经济出版社。1997

9[美]P・圣吉第五项修炼.上海:上海三联书店.199710颜光华主编企业再造上海:上海财经大学出版社,

1998

11朱祖祥主编人类工教学.杭州:浙江教育出版社,

1994

[收稿日期t998—10—20l

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B譬勺7

F凸扫易

促进有效沟通改善组织管理

杨学涵

-一一1

L一——一一+

110006)

卢纪华(东北太学工商管理学院沈阳

1引言

沟通是信息、思想与意见的交换过程nJ。沟通是人为的,没有人的参与也就没有沟通”】。企

业管理中沟通包括信息传递,组织内部人与人之

间、部门与部门之间的相互理解和想法的交流。

沟通也称为信息沟通,这里所说的信息是广义的,它既包括环境、目标及运行状况.也包括人的想

法、意见和态度。沟通已成为现代企业的一种重

要管理职能bJ,可是我国企业由于长期受计划经济体制的影响,在管理上不够重视沟通的作用。如在决策方面,权力主要在上级主管部门,企业决

策权有限;在管理方面,强调集中统一,突出领导

的权威性。不注意职工的满意度;在作业组织方面,缺少自主管理的团队工作方式,工作缺乏创造性。因此,必然形成自上而下颁布指令,要求下属

不折不扣地完成计划的“任务式”管理模式,使沟通功能长期被弱化。基于这样的背景,本文从管理理论角度对沟通范畴加以再认识,对企业管理中的一般沟通过程作简要的概括和讨论。旨在为

企业管理者总结沟通的经验.检查其中的障碍并

加以改进等提供某些参考。

2企业管理中信息沟通功能

2.1信息沟通是企业组织改革的需要

髓着技术、经济和社会的不断进步以及引入市场机制,我国企业正在发生变化。如:(1)企业组织正在变为独立经营实体;(2)适应市场需要,调整技术系统,提高生产和服务效率;(3)管理者

要宣传解释目标和方针,并美注成员的要求;(4)

成员之间需要相互理解和协作;(5)更快获得信

息,迅速央策和控制实施。由此可见,企业组织变

革过程中离不开有效沟通的支持。

2.2信息沟通是改善管理职能的需要

在一个企业组织中信息沟通的目的是要改变

人们的行为.即对有助于企业利益的活动旌加影

响。企业组织由于信息沟通把各项管理职能连成

一体,它对企业的计划、组织、用人、领导和控制等职能的行使是必不可少的。如:(1)制定并传播企业的目标及实现目标的计划;(2)以最有效的方式组织人力及其它资源;(3)选拔、培养和考核成员;

(4)领导和激励成员,并营造成员作贡献的环境;

(5)控制目标体系的实现。由于企业环境和资源

都呈动态特性,所以只有有效沟通才能不断调整和改善管理职能,使之趋于敏捷化和柔性化。2.3信息沟通是协调成员行为的需要

企业是由某些人员构成的群体,各成员的活

动应有明确的分工.成员之闻相互影响、相互依赖,以保证每个成员的任务能很好完成,从而实现组织的目标。随着技术和信息社会的到来,作为现代企业内部的管理关系正在不断发生变化,组织成员之阐的协调~致和相互配合更加依赖沟通的作用。备职位的管理者在企业中充当收集信息

和沟通信息的重要角色,能否有效地沟通决定企业组织的效能。

2.4信息沟通是企业适应外部环境的需要

企业环境是动态的,信息沟通把企业外部环境联系起来,通过信息交流企业能充分了解客户

的需要、供应商家的能力、出资者的要求、政府的有关法规条例等。企业只有通过沟通才能把信息转化为有用的资源.才能主动地与外部环境保持

联系、发生作用、增强适应能力。

3管理理论中的沟通范畴

在管理理论发展的各个阶段都有有关沟通的

论述,从中可以看出淘通功能的重要作用及随着管理的进步其越来越受到重视。

3.1传统管理论中的沟通

管理职能论的刨始人H・法约尔,在管理发展史上第一个提出沟通的作用。他提出管理职能

(计划、组织、指挥、协调、控制)只有通过人的组织

才能起作用,这种组织就是金字塔蛩的直线参谋组织。法约尔强调这种组织形式不仅是一种领导

48

等级系列,同时也是信息沟通的渠道【4J。3.2行为科学论中的沟通

E・梅奥等人刨立了人际关系论,与以前理论比较,对人的行为认识深化了。认为企业的员工不是孤立的个人而是集体中的一员,其需要动机不限于经济的,还有社会的。强调管理必须重视人际关系与领导行为对员工情绪的影响,要求管

理者学会上下沟通和人际之间的沟通,包括对非

正式组织的沟通【5】。

3.3现代管理论中的沟通

c・It巴纳德建立了现代管理论中的组织系统原理,认为组织是由三个要素构成的,即共同的目

的、组织成员的协作愿望和信息。由这三个要素

构成的有机体在企业管理中起核心作用。好的目的对企业是重要的,但只有通过组织与成员之间

充分的信息沟通,才能变为成员为实现目的而努力协作的愿望。

H・A-西蒙于60年代提出“管理就是决策”的精辟论述。认为企业的所有成员都是决策者,成员的行为是受自己央策支配的。只有通过组织影

响,即组织通过向成员传递、沟通与决策有关的知识、信息,影响各层、各部门成员的决策行为.才能

使组织成员的决策合理并统一到实现组织目的上

来‘“。

P-F・德鲁克于70年代提出了目标管理理论,而目标管理的本质不是用严格的目标体系去约束成员行为的管理,而是激励成员自我调整的创造性管理。人的行为是有理性的,行为需要有

目标。为了实现自我调整,必须通过沟通制定各屡次、各部门及其成员个人的目标,使成员自已掌握目标实现程度的评价体系,还要通过沟通使成员及时了解实现目标的情况和结果,并反馈成员

的建议和要求…。

4信息沟通的过程和流向4.1信息的沟通过程

信息沟通过程,如图1所示[2,…。

由1信息沟通过程

4.1.1信息发出者信息沟通的过程是指信息

发出者通过选定的渠道把信息传递给接收者。沟

△羞兰墼堂!丝!至!;旦苎§鲞璺!幽

通开始是发出者有了某种想法,然后采取发l出者

和接收者双方都能理解的方式进行编码,即措所

采取的某种形式来传递信息的内容。

4.1.2信息传递渠道信息是通过联系凝出:静和接收者的渠道进行传递的。信息传递既雄E【是

口头的或书面的,也可以通过电讯等设备。实际

信息沟通的形式有多种多样。如语言、姿态和表

情;书面、通告、文件、计划、手册和报告;电话、显

示装置、视频和计算机等。有时可以使用两种或两种以上的传递渠道,每种渠道都各有利弊,所以

选定适当的渠道对有效沟通至关重要。

4.1.3信息接收者信息沟通的终点是译码.即

接收者对信息编码所作出的解释和理解。只有发出者和接收者对信息编码的含义有相同或至步相类似的解释时.才可能有准确的信息沟通。4.2信息沟通过程中的干扰因索

信息沟通过程经常受到干扰。诸如:(1)作业

环境的噪声、照明不善或妨碍明确思路形成的不

良的环境条件;(2)不明确的思路和目的可能造成

的错误编码;(3)传递渠道中联络状况不善受到的干扰;(4)因工作态度和效率造成错误的接收;(5)使用不当的用语、标志和符号而造成的译码误差;(6)动机和各种成见可能妨碍对信息内容的理解等。此外还有社会、文化和经济的因棠,以及组织的结构形式、管理模式等都影响信息沟通。为了检验信息的沟通效果,反馈是必不可撕的。,在没有必要的信息反馈之前,是不可能肯窟信息是否得到了有效的编码、传递、译码和被理解【8】。4.3信息沟通的流向

4.3.1自上而下的信息沟通信息在组织阶层

中从上层向下层流动,这种方式在需要集中统一

管理的组织中最为常见。实际上上层所颁布的政策和工作程序等信息并不能保证有效的沟通,有时并未被下属所理解,甚至根本没有碍知。要知道接收者是否按要求击理解信息,就需要一个信息反馈系统。另外逐层传递瞎息需赛耗费时间,为了迅速落实,需要加速对急需信息的人员和部

门的沟通。

4.3.2自下而上的信息沟通信息在组织阶层中从下而上流动,这种方式经常在实行参与式民

主管理的组织中采用。实际上这种方式易受到组

织内各职位管理者的阻碍,不能真实迅速沟通信

息,其结果往往影响上层决策和对原有决策的及

时调整。也影响决策实施中的控制。可以认为重

视自下而上的沟通,才是有效的沟通。

4.3,3横向交叉信息沟通。信息在组织同一层次的成员之间流动.或处于不同层次的成员之间

流动。这种沟通方式有助于加速信息交流,成员

之间相互理解,有利于促进各方面协调。

5促进有效信息沟通

影响有效信息沟通的原因十分复杂,解决信息沟通障碍时,不应仅处理一些沟通技巧等表面问题,而应当从发出者、传递过程中、接收者,以及信息反馈方面等全面系统地检查.在此基础上加

以改进。考虑我国企业管理现实,以下几点是改

善沟通管理的基础工作。

5.1确定明确的组织目标和沟通计划

信息发出者必须对传递的信息有清晰的想法,要明确信息的目的。组织目标是影响组织成

员决策和行为合理性的前提,所以围绕对组织目

标的宣传、解释和说明是企业组织的重要信息内容,也是信息沟通最主要的目的。沟通前应制定

实现预期沟通目的的计划。管理者应当同所沟通

的人员协商并鼓励他们参与收集信息,分析信息,

选择合适的沟通媒体。信息的编码应当同接收者的知识水平和组织环境相适应。

2考虑接收者的要求

沟通的内容要考虑接收者的价值因素.使接

收者能尽量从实现组织目标方面,从客观角度,并兼顾个人动机因素去理解,具有这种性质的信息就容易被有效沟通(9]。组织者具备组织品格,即从组织利益出发的行为和信息,加上领导者称职

的能力,有助于信息被理解。此外,人际之间关系

是否密切、能否畅所欲言、是否相互信任也直接影

响有效沟通。要建立组织内上下之间的信任气

氛。

5.3与领导方式相适应

有四种领导方式经常被引用,命令式——适

合于从事复杂工作,而员工又经验不足,工作不够

主动的环境;指导式——适合于员工比较主动并具有一定经验的环境;协商式——适合于员工技术娴熟,领导与员工关系比较密切的环境;参与式——适合于员工能胜任工作,领导与员工关系密

切、融洽的环境。应根据具体的环境选择相应的领导方式。而不同的方式,沟通形式和内容是不同的。前者更注重自上而下的单向沟通,后者则

49・

趋于双向或多向沟通。双向或多向沟通虽然【七单向沟通花费的时间要多些,但有助于增强组织合

作。接收者信心增加信息易被理解,传递准确性

也高,可以减步管理职能的失调。

4设置信息传递系统

设计组织结构时应考虑使其成为信息有救沟

通的载体,各个管理职位都应看作是信息处理中心,所有岗位都要在信息渠道上。组织纵向减少层次,横向减少过细分工,集权与分权相结合,以保持信息畅通,减少干扰,延误和失真(to】。为了加强横向沟通,可由不同部门的成员组成工作小

组和项目小组,设立管理委员会、职代会、协商会

以及开展群众性活动等。

在设计信息传递系统时,还要考虑采取有效的沟通方法。信息发出者在沟通前要周密思考,

恰当选择用词,使用明确、清晰、简短、接收者熟悉

的词汇和语言,完整的传达信息要注意接收者的

理解和反映,通过提问、询问及时跟踪反馈.掌握信息被接受和理解的程度。总之,在构思和设计沟通方法时,应把人、部门与组织作为一个系统加以考虑,沟通形式及效果是属于系统中人、部门与组织交流界面设计问题,可以借鉴人类工效学的

有关原理和方法来研究改进““。

参考文献

1(美]C・I・巴纳德.经理人员的职能.北京:中国社会科

学出版社.1997

2(美]R一勒德洛,F・潘顿有效沟通北京:中信出版

社,1998

3(美]H・孔茨,H・韦里克.管理学.北京:经济科学出版

社,1997

4[法)H・法约尔工业管理与一般管理.北京:中国社会

科学出版社.1982

5(美]FtE一卡斯特组织与管理北京:中国社会科学

出版社.1988

6(日]占布都蓑现代管理论.北京:新华出版社,1984

7[德]E-格罗赫拉企业组织北京:经济管理出版杜.

1991

8罗锐韧主编管理沟通北京:经济出版社。1997

9[美]P・圣吉第五项修炼.上海:上海三联书店.199710颜光华主编企业再造上海:上海财经大学出版社,

1998

11朱祖祥主编人类工教学.杭州:浙江教育出版社,

1994

[收稿日期t998—10—20l


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