公务文书的处理与管理
胡仙芝
中国行政管理学会研究员
各位学员，大家好！我是中国行政管理学会的研究员胡仙芝，今天想和大家探讨一下公务文书的处理与管理以及公文立卷及管理这两个方面的问题。
首先我们来看看公务文书的处理和管理的一些基本的概念、原则、程序、内容和方法，因为公文书对于我们行政管理中可能跟大家日常工作中所接触的都是密切相关的。
一、公文的概念和特征
首先我们可以看看公文，什么叫公文呢，公文就是公务文件，是国家机关、社会组织在公务活动中为行使职权所制作的、具有规范体式和法定执行效用的信息记录。你看像我们好多的红头文件，还有一些红头的函等等都是一种公文。公文跟其他的一些文字性的东西比起来，它是很有特殊性的。公文它的特殊性有五个方面。
首先，它的制作主体是很特殊的，一般来讲，只有依法成立并能以自己名义行使权力和承担义务的国家机构或者是社会组织，行政公文它的制作主体就是行政机关、行政权力机构，这个就是行政公文与其他一般的文章、公共的一些文体所不同的地方。
第二个就是内容的属性。它的内容具有特殊性，一般来讲公文是处理公共活动的，涉及到公共权力的运行、公共活动的一些组织以及它的后果承担等等。
第三个就是法律规定的属性。也就是说，公文它不是随便靠一个人的想象去随意地撰写的，公文有特殊的文体，有特殊的结构，也有特殊的格式，而这些文体、结构、格式都是以法律法规的形式加以严格规范的。
第四个就是程序方面的要求，叫程序属性。也就是说一个公文从它的制作到生效它是必须经过履行严格的生效程序的，一个没有特定的领导人签字的或者没有特别的机构盖章的，这些公文就不发生效率，就不能叫为公文了。
第五个也是它最本质的特征，就是效率属性，也就是说行政公文它是对特定的或者一般的大众这些对象都具有普遍的权威性的，这五个方面的特点就是构成了公文一个特殊的要素。
公文是处理公务的，它的功能也有七个方面：
第一个就是有效地传达方针政策，现在我们说了好多红头文件，很多政府的关于实施什么什么的决定等等，它往往是在对于中央政策方针它起到一种有效的传达作用。传达方针政策，这是它的第功能属性。
第二个，还有一些公文是用来发布法律、法规和规章的，那么这些公文有很大的权威性。
还有一些公文是具体采取管理措施的，比如说针对某某事件的处理决定或者针对什么大型活动的一些举办办法等等，它的内容里面必然涉及到了一些详细而具体的管理措施。
还有一些公文它是就某一件事情进行请示或者答复的，所以像请示和答复问题也是公文的一个常见的功能。
还有第五个功能用来指导、部署和商洽工作，比如说像有些公函还有对某一些单位的指导意见函等等，它的目的、它的功能就是用来布臵工作或者是商讨共同合作等等。
还有向上行文里面有一类情况是属于报告情况，重点反映一些意见建议，这些都是公文的一些常见的功能。
最后还有一些公文它可能我们也经常多的像一些经验交流材料等等，它可能在平级与平级之间他们也有一些交流经验、分享信息等等，这些公文的功能是多方面的，归纳起来有刚才讲的七个方面。
二、公文处理的概念和基本任务
什么叫公文处理呢？我们今天讲的公文处理是绝大多数公务员在工作中经常遇到的。所谓的公文处理就是对公文的创造、处臵和管理。也就是，在公文处理的过程就是在公文从形成、传递、存储到转化为档案或者毁灭这样一个完整的生命周期中以特定的方法和原则对公文进行创制、加工、利用、保管、料理等等，使其完善并获得必要功效的行为和
过程。也就是说一份公文它从它的处理，可以说是对公文整个生命周期的管理，这些它的环节是非常多的，这些后边我们会讲讲它的一些公文处理的各个环节内容。
公务员他的日常工作经常就是公文处理，他的基本任务有哪些呢，这个也跟我们好多岗位的工作是相联系的。我觉得可以归纳为五个方面。
第一个也是公文处理的基本任务，第一个就是创制公文，创制公文我们好多人都说在行政机关混要靠两个字，一个是“嘴皮子”，一个是“笔杆子”，“笔杆子”用来干吗呢？绝大多数时间是用来写公文。写公文它其实是一个正式公文的产生过程它的程序也是非常多的，从收集信息到撰写文稿到审核签发到注发、整理到印制等等，只有通过这么将近十个环节的每个程序环节的一个严格制作，一份正式公文才能产生。
但是现在很多公务员创制公文是一方面，而其他的另外一大部分人可能不是直接参与草拟文件，但是他在公文的管理、处理中也起到很重要的作用，其中很多的是传递公文，比如说发文的，收文的，还有文件交换的，他们的主要职能就是传递公文。
公文传递出来了，环节又多，它的使命也多，还有一个经常我要碰到就是办理公文，我们每天都在办理公文，办理公文包括公文的阅读和根据公文的内容再去进行加工和处
臵，比如说像分办、批办、拟办、传阅、承办等等，这些办理公文在很多意义上它就是一些解决具体的问题，比如说落实某一项具体的工作，部署某一项的工作安排以及针对某一个案件进行一些实际的处理等等。
但是对公文的管理里边还包括着它的一个全流程，比如说处臵办毕的公文，就是说它已经完成了事务处理的使命，但是我们要对这些公文进行一些管理，包括立卷、归档、移交、退还、暂存、销毁等等，这些都是对办理公文的处臵。
这些从头到脚来讲这些公文是多环节、多层面、多方面的，它很需要这种管理，任何一项复杂的事务都是非常需要科学管理的，对公文的管理，就包括怎么去建立公文管理机构，对公文的各个环节的涉及人员进行分工，明确分工，明确职责等等。对公文如何进行保管和使用，这些一个机构它都需要有一个制度化的工作，对这些制度进行制定，进行完善，进行修改，不断地提高，那么这些属于公文管理。我觉得公文处理的任务也就包含着这些层面内容。
三、公文处理基本原则
公文处理具体的方式有很多，但是有一些原则是很基本的，也就是说不管你处理哪一类公文，哪一些公文有一些基本原则是共同的。
比如说第一个我们都讲依法行政，在办理公文、处理公文的时候首先要坚持是法制原则，也就是说我们公文去处理
不是自己想怎么干就怎么干，而是都是有法律法规规定的。依法办文、依法办事，是公文处理的基本原则和首要原则。
第二个原则就是实事求是的原则，就像我们行政管理中要处理事情，必须对事实进行基本的判断，然后从中总结出规律。这个实事求是，是公文处理的基本原则，也是日常的行政管理包括做人做事等等都是需要坚持的，一般的话，公文更容不得虚构、容不得作假，实事求是成为公文处理的第二个基本原则。
第三个公文处理要求比较全面，而且对质量要求比较高，这种质量它跟其他的一些文体要求不一样，其他的文体可能就是语句通顺什么就行了，但是这种公文处理对于可执行力、对它的时效性、合法性，还有对事件的执行力、效力等等都有非常高的要求。
公文处理还有一个基本原则，就是要注重实效，这个就像我们搞政治或者搞管理，什么时机需要什么公文，我们就需要适时的推出某一种公文，而不能延误时机，有一些公文它是在某一个环节需要发生作用，但是如果错过了这个时机，公文也就没有它的生命力了。
还有公文它是一个组织行为，所以它还需要对公文的处理还需要一个集中统一的原则。也就是说对公文的处理因为它的同一个部门必须有统一的口径、统一的收文号、收文序号等等，这样这种集中既方便于管理，也是一个组织对外进
行行政管理的一种需要吧。第三个公文处理的基本原则里面还有一个党政分工的原则，这个也就是可能跟内容上、跟大家的分工、职位方面可能也有关系。
最后的两个原则，可能大家都会，这个也是基本的政治常识，保密原则，尤其是有一些特殊的工作，在公文处理的过程中是必须坚持保密的，比如说像某一项决策，某一项人事工作的决议在酝酿过程中产生的文件等等，这些都是非常需要保密的，因为泄密的话直接影响到这个工作的后续的进展。
最后一个是精简原则，现在绝大多数的公文都不需要什么描述的话，说理的话，更多是对事件本身的指示和分配，那么这种文字必须非常的精简、精炼、简练，然后不会理解歧义，准确的理解、精确的直达，然后文字更加洗练，这个是公文处理的几项原则。
四、公文处理的主要内容
公文处理都有哪些具体的内容了，这个我觉得大家都是公务员，可能在这个里边可能每天都是具体的工作内容，我们把它概括起来的话可能是有几个方面，一个是收文处理，一个是公文阅读，一个是发文处理，一个是公文印制，还有对办毕公文的处理和管理等等，这些内容我们仔细地可以结合一些案例来讲一讲。
最近北京晚报在连载一本书叫《省府大院：机关女博
士》，讲的是一个女博士她考入省政府里面去工作，然后在里边的一些生活和情感故事。其实她的很多工作内容就是跟我们讲的公文处理的内容是比较统和的，很有意思，她好像第一份工作入机关的第一份工作就是办公室的机要员，她有一段话很好笑，她说机要是什么呢，她说听起来像和所有单位重要的事情都有关的人，要么怎么叫机要呢，你看这个“机”就是机关的机，“要”当然是重要的要，机要员就是要参合各种重要的事情，这个女博士本来是这么理解的，但是有一个内行的人告诉她，说机要不就是收发文件吗，就是收文和发文吗，我想这个可能好多政府机关的部门机要员肯定好多人都干过，这边写得也比较有意思，她说：“机要就是收发文件，机要员的工作职责就是每天定时两次到交通站拿文件，回来以后分门别类，贴好办文单，一个一个按程序送去给领导批阅，再一个一个把领导有批示要办的文件送到各个业务处去。当然，机要还要负责保管和登记所有文件的办理情况，领导随时都可能来查，同事也会来查，机要要随时提供出来。”这段描述我们就知道了其实公文管理、公文处理它的内容就是这么一些。
（一）收文处理
首先，我们来讲讲收文的处理。收文处理，主要是指对来自本机关外部的公文所实施的处臵与管理活动。我们都知道我们收信这是一个环节，收信好多都是传达室来做，但是
作为公共权力机关，它对收信的管理也是比较正规的。
比如说收文处理它有特殊的程序，比如说是签收、外收文登记、启封、内收文登记、分办、摘编，拟办、承办、注办，组织传阅、催办、查办，处臵办毕公文。实际上对这些收文的这种管理都是作了一些很详细的介绍了，但是我想收文传达室也做一个收文，比如说它挂号的或者机要、密集的也做一个基本的处理，收文管理有很多领导的秘书他也做这块工作，有很多秘书局的一些专门的工作部门，甚至很大的一个司局处都会涉及到这些工作，这些工作它其实上还是有一些要点，可能大家外行看热闹，内行看门道，如果作为公务员，可能这里边还是有一些道道可以总结的。
我们就对收文办理活动进行一些方法的总结和归纳，我们可以几个方面：第一个就是拟办，实际上就是说拟办这项工作是很基础的，也是一项辅助决策的活动，它的目的是为决策活动提供可供选择的方案。现在好多秘书实际上有参政、谋政的职能或者任务，他有时候帮领导做参谋，帮他提供一些选择的方案，帮领导拟一些文稿，这些实际上都是拟办的范畴。这是我们在这个收文以后可能要帮领导的时候也经常会有这方面的一个公文处理活动。
第二个就是批办，批办是一项由法定责任者履行法定的事务处臵权的决策性活动，它规定了对具体公文的处臵方法、程序、具体承办责任、承办原则和要求等，对公文效用
的实现具有决定性的影响。这个批办就是说很多领导他对这件事交给谁来落实，由哪些部门或者是哪些人员来办这件事，这个实际上是它是一个权力处臵、事务处臵权也是一种决策活动，各级行政机关它的公文批办工作是不一样的，一般是实行合理分工和分层负责的这种原则和制度，谁来办什么事，这个具体涉及到一个组织机构内部的机构设臵和工作分工，而且它还跟层次、层级的设臵很有关系，有一些大事情就由大领导、大秘书来干，有些小事情可能就是由一些低层级一些基层部门的具体办事员来干，这个也是跟我们整个行政管理体制的层级设臵是很有关系的。
现在作为具体地公务员或者是办事员，很多公文需要去承办。承办很重要，因为公文只有经过承办才能产生切实的效用，它是公文处理中的一个中心环节。承办公文方式有很多种。
一般来讲就是说它有自己的依据，它的依据就是几个方面，一个是法律、法规、政策、上级对公文的管理制度等等，还有一些要根据领导的批示来办，还有一些甚至是要根据来办，承办人可能很聪明，这里边的学问也很大。承办就是说我们可能有很多都是对领导忠诚的一种表现。
但是我们在承办一个公文的时候，我们经常会去考量两道关卡，也就是说一个是政策关，这种事情办得是不是符合法律、符合政策，我觉得现在这方面的要求是越来越高了，
不能办一个公文就是跟法律打架或跟政策打架，这种公文实际上对行政管理是没有什么贡献的。
第二个是文字关，具体办文的人都知道，这个文字关，如果在某些公文里面出现文字错误或者失误是非常大的一个责任。公文的一个字就可能会产生很重大的影响。
这里讲一个字导致的一个政治大风波，就是在某一个规划的方案里边，原来规划的是铁路以南50米这样一个文，而且各个方面的准备工作都是按这个来做的，但是最后公布出来的时候却是铁路以北50米，这个就是一字之差，可能最后的责任会追到哪儿，可能就是承办人的责任，但是它的政治后果却是在某一个城市里面引发一个政坛大地震，因为城市铁路以南的居民本来是等着拆迁、等着补偿，他们没有拆迁成，不能换掉房子，而铁路以北的人，他们没有心理准备，没有做好这个被拆的准备，却突然告诉他们他的房子要拆迁，所以这种引发的群众性事件最后导致了某一些高层领导的变更、更迭，这个说明承办这个环节是非常重要的。这个也是要求我们办理公文、处理公文的时候要有高度的责任心、责任感，要有大局意识，不能因为一时的疏忽或者一时的利益观念的驱动，然后做这种看似很小的事，但是它的政治后果是非常严重的。
公文处理中还有一个叫注办，注办的作用它是备忘待查，是为日后查考了解某一公文的承办过程、承办方式、承
办结果提供一个查找依据。那么这种注办可能它好多是对公文处理的一些信息作一个记录和记载，但这种活动还比较重要，它有利于建立井然有序的承办工作秩序，避免重复，也避免混乱。这个就是对公文的管理分娩，它虽然是一个小小的处理工作，也是一个管理的步骤，那么这个注办经常由承办人随手完成。 也就是说办了某一个文他自己做一个记录，或者以特定的公文阅办单上加一个注，这个也是对公文管理的一个有效载体，这是公文处理的一些要点。
收文管理，它还有一些特殊的更具体的比如说公文签收。签收是指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续之后，分别从发文机关、邮政部门、机要通信部门、文件交换站，或者通过自备的通信设备收取公文。这些公文它的传递渠道是很多元的，比如说秘密文件走机要，普通文件走交换，跨市局的、跨地方的它也可以走机要、走交换，也可以走邮政，还有一些像有些电报或者现在有些电子传输系统这些都可以来收取公文，签收主要是对文件收到的一种记录和管理。
第二个就是签收完了以后对公文还要进行登记，比如说有些是公文登记薄，还有一些公文登记卡片，还有一些三联单等等，对公文的收到、发送还有传阅的情况进行记录。
第三个就是启封，公文的运行经常是加密运行的，哪怕是普通的公文，我们也经常在传递的过程中会有一些信封做
一个基本的包装。公文的启封就是要遵循特定的规则，比如说一个机关里边它对哪一类公文它是指定专人拆封的，像这个是分密级，还有区分急件、平件，还有在启封的时要有登记号，还有启封的时候要有收文记录等等。
在这里面我们经常会收到一些“某某同志亲启”这样的信，这个可能是有一些公文，但也有可能是私文，这个我们可能要遵循一个区分公私尊重个人隐私的原则，就是由收信人自己或者他指定的专人进行开启，而其他一般是部门来收的或者是机构来收的，那么就由这个指定的公务员按照日常事务进行开封，然后按照规则来办就行了。
第四个就是分办，因为公文收到以后要进行办理，分办就是一个为公文确定运转方向的这么一个活动，分办是否准确关系到公文能否准确、迅速、有效的得到实质性办理。
这个分办是要有一些法定的依据的，它一般来讲这个依据有七类，也就是说七个方面的依据，比如说根据文件的性质来进行分办，有一些传阅的就是用来去进入传阅程序，有一些需要阅而且办的，那就需要由责任人或者他的业务部门去处理。
第二个要根据重要程度，一个重要的文件可能会由重要的人去办，而有一些小文件可能不重要的它可能会有一些相对的一些管理区分。
第三个就是涉密程度，是什么密级的，因为在行政机关
里边不同的密级它所接受接触的范围是不一样的，而且知晓密级的这个跟一个人的他的层级、他享受的政治待遇也是不一样的，所以如果密级越高他接触的人越少，可能就是核心的几个人需要接触，而密级越低可能其他的人都会接触到。对于尤其是高密级的文件，它在分办的时候特别要负保密管理的责任。
还有第三个分办的依据就是时限的要求，就是哪些是急件，哪些是平件，哪些是特急件，有一些特急件需要直接找到当事人去尽快的处理，而平件可以进入日常的工作程序和工作议程里边去执行。
第五个就是根据业务部门和人员的职责范围，哪个部门的业务的就分给哪个部门。
第六个就是机关各部门、各级工作人员的分工，不同的岗位不同的职责，办理不同公文。
第七个就是要依据有关的程序、规定和惯例，这个程序、规定是怎么样样的，就按照规定的程序去办。但是有些没有规定的，那可能就是根据惯例来做，也是行得通的。这是分办。
在收文管理部门里面有一项也是经常性的工作，就是对公文的摘编，这个公文摘编一般是比较大的部门它有专门的这项工作的业务。摘编是重要公文在投入办理之前进行加工，包括编写文摘或提要，编写综述、汇集有关数据资料等
等，它的目的主要在于为公文的办理提供便利，节省办理时间，使公文能够更加快捷、有效的得到办理。也就是说像比如说公文的传阅，像有些是领导人级的，国家领导人级的，他可能每天给他报的文件是成千上百的，这么多里面肯定很难一一看过来，这时候给他摘编一下做点文摘，可能就会提高他的办事效率。为日理万机的领导做一个很好的参谋咨询服务，这是摘编。很多信息处的人，他可能在公文摘编方面起的作用是非常重要的。
第六个就是传阅的组织了，组织传阅。正确的组织公文传阅，传阅可以使公文得到及时有效的运转处理，避免延误时机，空费时间和精力，最大的实现并放大公文的效能。组织这个公文的传阅肯定是某一些岗位的人他需要去费心去琢磨的一项工作。
在这个传阅的时候也可以有几个方面的要点：
第一就是要选择合理的传阅路线，比如说这个谁先看，谁后看，这个有很多规则，比如说按照层级，层级高的领导先看，低的领导后看，这是一个惯例。第二个有一些是可以根据办公的位臵，比如说离得近先看，远的后看，还有一些可以是轮型的，比如说循环，按照顺序来轮，还有一些星型的，就是谁看完了都还给他，然后再从那里借，这种组织路线对于管理文件的传阅是非常重要的。
第二个就是环节，它的路线都需要正确去排序，而且可
以灵活调整，尤其是现在好多公务员领导出差的机会比较多，不能他出差了别人就不看了，这个也会影响效率，所以这个都要灵活地调整。
第三个就是要适当的分流，不是所有的文件都按统一的标准、统一的程序去，有一些是光传阅的件，有一些是既传阅又要处理的件，那么这种区分也很有必要，这样能够提高办事效率。
第四个就是各种方式都要同时利用。
第五个就是说在这个传阅的过程当中我们应该有一个传阅的手续，但这种手续要有，但也要简便，不能因为很严格而影响管理的效率。
第六个就是说对这个还要及时地检查，就是说谁看了谁没看，这个文件尤其是像保密的文件，它的范围最后保密的责任都是需要进行调查的，要有一些原始的记录，这些都是我们在公文传阅的过程当中需要注意的一些事项。
第七个就是公文的催办，因为不同的时限要求、不同的要求，这个对公文的处理管理中也是很重要的。催办就是根据承办时限和有关要求，对公文承办过程所实施的一个催促和检查活动。催办对加速公文有效运转，防止失控是非常有用的，它有助于避免公文的积压和延误，对公文效用的迅速有效实现起到保障作用。
催办有一个内催办和外催办，催办的形式也有很多，有
口头催办，有电话催办，有正式的像公文催办单、催办函等等，这种催办既要保证效率，又要保证权威性，它是一种督促、检查的一种手段。
第八个就是公文的查办。公文查办主要是指核查重要公文的执行情况，督促并协助承办单位全面具体的落实公文的精神，解决有关问题的活动。那么这个监督检查现在有很多，包括国办也成立了专门的督查室，可能各级省政府和市委都有专门的督查人员，这个对公文的催办和查办这些部室的人的主要职能。
催办方式也是很多的，这个要根据需要来灵活选择，但是如果一个正式地催办、查办的程序的话，往往会涉及到一个是立案，首先立案，第二个交办，交给特定的人去办，第三个是催问，催问完了要有反馈，要有记录，还要根据了解的情况去采取相应的措施，然后在办完了以后要进行结办，就是结束办理的一些总结性的公文，最后事件任务完成以后，还要有一个销办这么一个程序，这些都是我们在公文处理中非常重要的一些环节，这个是收文方面的和传递公文的一些环节。
（二）发文处理
另外一个就是发文的处理。发文处理是指机关内部为制发公文所进行的创制、处臵与管理活动。发文处理可能大家有一大部分人也是日常工作，它一般有包括拟稿、会签、核
签、签发，注发、缮印、用印或签署，分装、发出以及处臵办毕公文等等。那么这些程序是非常强的确定性，它程序要求很严格，而且有些是特定岗位有职权的人才能去办，其他的人一般不到那个职权职级的人他就不能办，还有这种程序是不可逆的。
这些活动里边可能主要的环节有文稿撰拟，文稿撰拟这个我就不多讲了，因为有专门的讲座是关于怎么撰写公文的或者公文撰写写作艺术的，这个可能在我这里在这个公文处理活动里边它就是一个环节，一个重要的环节。
第二个就是会商环节，会商是指由发文机关主动组织，就有关问题协商完毕后，应请这些机关或部门的有关责任者签注会商意见。尤其是这个会商主要是指有一些是联合办文的，或者需要有几个发文的机关和部门对有关的责任人进行会谈，因为一份公文可能它涉及到的责任、职权都是好多主体、好多部门的，这个需要有个沟通和协商。
第三个就是核稿，前面也讲到了公文的责任很重大，审核核稿的环节就特别关键，核稿有政策关、有文字关，是非常全面的，不管是公文的内容还有它的形式，还有程序都是必须在核查的范围内，都必须经过核查，审核把关。
第四个是签发，签发是对文稿的又一次全面核查，核查完了确认无误后才能签发，所以签发又是对公文的质量和正式效用的一个最终确认，一般来讲签发人在批注之前必须对
文稿作全面的审核，及时纠正或弥补文稿中的错漏，确认无误后再行批注正式发出意见，并签署姓名和日期，文稿经签发后就成为了定稿，其他的人不经签发人同意，任何人都不能再做任何的修改，否则将负行政或法律的责任。这个签发人是很关键的，也就是它的职权限定的人，一般来讲这个文件最终的签发人都是那个单位的负责人、一把手。比如说像一些总理令，只有总理才能签发，主席令只有主席才能签发。
签发的程序可能就是到最后，就是第五个就是签署，签发是普通的文件，签署那就是正式的文件，重要的了，签署是指签发公文的领导人亲笔在正式发出或使用的公文正本落款处签注姓名的活动。签署权的归属刚才也讲了它是跟职务相关的，只有在那个职位的人才有这个签署权。
在发文管理的时候，可能也有几个我们这个文件都做好了，其他的人还有一些老文件还有一些重要的服务工作，比如说一个是注发，注发就是根据领导意图或者主要是根据签发意见及有关规定和有效表达公文内容的需要而进行的注发，就是对这个文件发文的情况进行记录、进行管理等等。
第二个就是缮印，也就是说对公文是要进行缮写或者印刷，缮写就是说我们现在好多了，大家都是机器复印，原来像比如说清朝封建王朝的时候皇帝他弄完了需要有专门的这种抄文官，抄公文的官帮他去用统一的字体去誊写，然后甚至才能下去。像这种缮写现在好多是由印刷技术来印了，
印刷用专门的印刷技术批量以数字、文字、图形和图像，一般来讲，公文尤其是密级公文它印制的份数、数量跟它的发文范围都是严格控制的。
在这个过程中还有好多工作人员需要进行校对，这个校对就是以定稿和格式设计要求为基准，对校样或者缮写、誊录完毕的文件进行全面的核对检查，以发现并纠正各种错漏，确保文件的质量，这个校对可能不是公文活动，我们普通的印刷活动都会有的，只是对公文的印制来讲，这个校对的环节更加重要，而且责任也相对比较重大。
第四个就是对印好的公文要盖章用印，公文用印就是在文件上加盖印章，以表明印章所代表的国家机构或其他社会组织对文件承担法律责任，表明其对公文法律效力的认可。用印的时候我们都知道这个印章的管理它是一套非常严格的管理系统，什么人能够用印？这个我想大家可能古代的时候看戏也看得多，那个印可能会涉及到一个官员的合法性，甚至身家性命，当然现在可能公文用印比原来可能没有那么神秘了，但是这个管理的严格还是非常严格的，而且它的责任追究也是非常重的，有一些人如果偷偷施用公章、用印等等，不规范的事情在我们公务员队伍中受到处分的案例也很多。
第五个就是公文分装，对印好的公文按照规定的进行简配和封装，这个就叫公文分装，它一般要包装清点、拣配、
登记、装封、捆包（袋）、转交外收发签收等等，这个都是一个公文处理和管理的一个环节。
最后就是发文了，对外发出，发出公文可以用多种方式传递给受文人，有一些需要专门投递可以用机要来投递，也可以用间接的来投递，像普通邮寄、机要交通、机要通信、公文交换，包括电信等等，这些都是越来越多元化了，这个都是根据文件的性质来进行。
（三）办毕公文的处臵
最后一个环节，就是对办毕公文的处理。在收文处理和发文处理的过程当中都有一个文件运转完了以后都有一个处理的活动，主要有几项，一个是清退，第二个是销毁，第三是暂存，第四和立卷，第五个是归档，也就是说对有一些清退，比如说有些文件已经办完了，没有什么不属于自己职权范围的保留范围的，可以退回到原机关，比如说有些公文、文件的传阅如果普通的阅者他看完以后就要退回到专门的公文保管部门去等等，这些清退。
第二个是销毁，对有一些密的级的文件，绝密的文件，他不好管理的，没有管理条件的那种公文怎么办，可能有一些管理上他会告诉你用后销毁，比如说像特务活动里边有一些《潜伏》里边余则成他每天写完了那个稿子，或者是用完了绝密的文件，看完了以后的纸条，因为没有条件管理，怎么管理都不符合保密原则，那这个时候怎么办呢，他就用一
根火柴把它销毁，它也是对公文办毕以后一个处理活动，一个处臵方法，当然现在我们和平年代，绝密的文件也不多，一般来讲销毁文件的也不是很多，但是对有些过期的文件，没有保存价值的文件，可能我们机关里边会定期的对它进行一些处理，有一些如果涉密文件，包括草稿需要专门的一个秘密文件处理办法由专人去执行这个清理销毁的任务。
第三个就是暂存，就是对有些文件已经办完了，但是以后可能还会有用，那这个时候找一个地方或者有自己来暂时保存一下，就是说这个也是一个经常性的活动。但是这个工作我们都知道这个管理文件有管理文件的规矩，需要我们去遵守这些具体的管理规定。
最后两样是立卷、归案，这是绝大多数的一种管理，但这种管理可能就涉及的面很多，然后管理活动也很多，这两个后边我会专门讲公文的立卷和归档。
最后一个想讲一下公文处理工作的管理，也就是说对公文这么多环节的处理都需要有管理的，因为只有科学管理，才能建立良好的公文运转秩序，才能提高工作效率。
第二个，怎么管理，管理目标是什么，就是要让人、财、物、信息等要素实现最佳的组合，发挥最大的效用。
第二个管理的目标对流程的管理，公文处理的流程，那么要把各个环节、各个层次的环节都要实现最佳的配合，这就是管理的目标。
公文处理工作的管理有几个方面，第一个是数量的管理，现在文山会海，或者对数量它是非常需要精密管理的，所以我们像有一些是要编文号，在这个公文处理的过程当中可以数支笔签批，但是一支笔注批，也就是说要有一个统一的发文号，一个机构一个发文号，这些都是可以用来管理数量、控制数量。
第二是质量的标准，对这个质量标准要实行事情的全面的管理，要对这个公文进行标准化的管理.
还有对人员的标准管理，公文处理的人员他的一个具体素质的培训，他的道德，或者他的一个政治纪律的一种培训等等，他的业务素质的提高培训都是非常需要的。
还有，公文运转要符合效率原则，这里边有一些公文的时间的、密级的管理等等，都是非常重要的。现在好多部门都在推行公文的标准化管理，标准化的管理制定对于公文处理工作以及公文管理都是非常关键的。
好，这个专题就讲到这儿。
公务文书的处理与管理
胡仙芝
中国行政管理学会研究员
各位学员，大家好！我是中国行政管理学会的研究员胡仙芝，今天想和大家探讨一下公务文书的处理与管理以及公文立卷及管理这两个方面的问题。
首先我们来看看公务文书的处理和管理的一些基本的概念、原则、程序、内容和方法，因为公文书对于我们行政管理中可能跟大家日常工作中所接触的都是密切相关的。
一、公文的概念和特征
首先我们可以看看公文，什么叫公文呢，公文就是公务文件，是国家机关、社会组织在公务活动中为行使职权所制作的、具有规范体式和法定执行效用的信息记录。你看像我们好多的红头文件，还有一些红头的函等等都是一种公文。公文跟其他的一些文字性的东西比起来，它是很有特殊性的。公文它的特殊性有五个方面。
首先，它的制作主体是很特殊的，一般来讲，只有依法成立并能以自己名义行使权力和承担义务的国家机构或者是社会组织，行政公文它的制作主体就是行政机关、行政权力机构，这个就是行政公文与其他一般的文章、公共的一些文体所不同的地方。
第二个就是内容的属性。它的内容具有特殊性，一般来讲公文是处理公共活动的，涉及到公共权力的运行、公共活动的一些组织以及它的后果承担等等。
第三个就是法律规定的属性。也就是说，公文它不是随便靠一个人的想象去随意地撰写的，公文有特殊的文体，有特殊的结构，也有特殊的格式，而这些文体、结构、格式都是以法律法规的形式加以严格规范的。
第四个就是程序方面的要求，叫程序属性。也就是说一个公文从它的制作到生效它是必须经过履行严格的生效程序的，一个没有特定的领导人签字的或者没有特别的机构盖章的，这些公文就不发生效率，就不能叫为公文了。
第五个也是它最本质的特征，就是效率属性，也就是说行政公文它是对特定的或者一般的大众这些对象都具有普遍的权威性的，这五个方面的特点就是构成了公文一个特殊的要素。
公文是处理公务的，它的功能也有七个方面：
第一个就是有效地传达方针政策，现在我们说了好多红头文件，很多政府的关于实施什么什么的决定等等，它往往是在对于中央政策方针它起到一种有效的传达作用。传达方针政策，这是它的第功能属性。
第二个，还有一些公文是用来发布法律、法规和规章的，那么这些公文有很大的权威性。
还有一些公文是具体采取管理措施的，比如说针对某某事件的处理决定或者针对什么大型活动的一些举办办法等等，它的内容里面必然涉及到了一些详细而具体的管理措施。
还有一些公文它是就某一件事情进行请示或者答复的，所以像请示和答复问题也是公文的一个常见的功能。
还有第五个功能用来指导、部署和商洽工作，比如说像有些公函还有对某一些单位的指导意见函等等，它的目的、它的功能就是用来布臵工作或者是商讨共同合作等等。
还有向上行文里面有一类情况是属于报告情况，重点反映一些意见建议，这些都是公文的一些常见的功能。
最后还有一些公文它可能我们也经常多的像一些经验交流材料等等，它可能在平级与平级之间他们也有一些交流经验、分享信息等等，这些公文的功能是多方面的，归纳起来有刚才讲的七个方面。
二、公文处理的概念和基本任务
什么叫公文处理呢？我们今天讲的公文处理是绝大多数公务员在工作中经常遇到的。所谓的公文处理就是对公文的创造、处臵和管理。也就是，在公文处理的过程就是在公文从形成、传递、存储到转化为档案或者毁灭这样一个完整的生命周期中以特定的方法和原则对公文进行创制、加工、利用、保管、料理等等，使其完善并获得必要功效的行为和
过程。也就是说一份公文它从它的处理，可以说是对公文整个生命周期的管理，这些它的环节是非常多的，这些后边我们会讲讲它的一些公文处理的各个环节内容。
公务员他的日常工作经常就是公文处理，他的基本任务有哪些呢，这个也跟我们好多岗位的工作是相联系的。我觉得可以归纳为五个方面。
第一个也是公文处理的基本任务，第一个就是创制公文，创制公文我们好多人都说在行政机关混要靠两个字，一个是“嘴皮子”，一个是“笔杆子”，“笔杆子”用来干吗呢？绝大多数时间是用来写公文。写公文它其实是一个正式公文的产生过程它的程序也是非常多的，从收集信息到撰写文稿到审核签发到注发、整理到印制等等，只有通过这么将近十个环节的每个程序环节的一个严格制作，一份正式公文才能产生。
但是现在很多公务员创制公文是一方面，而其他的另外一大部分人可能不是直接参与草拟文件，但是他在公文的管理、处理中也起到很重要的作用，其中很多的是传递公文，比如说发文的，收文的，还有文件交换的，他们的主要职能就是传递公文。
公文传递出来了，环节又多，它的使命也多，还有一个经常我要碰到就是办理公文，我们每天都在办理公文，办理公文包括公文的阅读和根据公文的内容再去进行加工和处
臵，比如说像分办、批办、拟办、传阅、承办等等，这些办理公文在很多意义上它就是一些解决具体的问题，比如说落实某一项具体的工作，部署某一项的工作安排以及针对某一个案件进行一些实际的处理等等。
但是对公文的管理里边还包括着它的一个全流程，比如说处臵办毕的公文，就是说它已经完成了事务处理的使命，但是我们要对这些公文进行一些管理，包括立卷、归档、移交、退还、暂存、销毁等等，这些都是对办理公文的处臵。
这些从头到脚来讲这些公文是多环节、多层面、多方面的，它很需要这种管理，任何一项复杂的事务都是非常需要科学管理的，对公文的管理，就包括怎么去建立公文管理机构，对公文的各个环节的涉及人员进行分工，明确分工，明确职责等等。对公文如何进行保管和使用，这些一个机构它都需要有一个制度化的工作，对这些制度进行制定，进行完善，进行修改，不断地提高，那么这些属于公文管理。我觉得公文处理的任务也就包含着这些层面内容。
三、公文处理基本原则
公文处理具体的方式有很多，但是有一些原则是很基本的，也就是说不管你处理哪一类公文，哪一些公文有一些基本原则是共同的。
比如说第一个我们都讲依法行政，在办理公文、处理公文的时候首先要坚持是法制原则，也就是说我们公文去处理
不是自己想怎么干就怎么干，而是都是有法律法规规定的。依法办文、依法办事，是公文处理的基本原则和首要原则。
第二个原则就是实事求是的原则，就像我们行政管理中要处理事情，必须对事实进行基本的判断，然后从中总结出规律。这个实事求是，是公文处理的基本原则，也是日常的行政管理包括做人做事等等都是需要坚持的，一般的话，公文更容不得虚构、容不得作假，实事求是成为公文处理的第二个基本原则。
第三个公文处理要求比较全面，而且对质量要求比较高，这种质量它跟其他的一些文体要求不一样，其他的文体可能就是语句通顺什么就行了，但是这种公文处理对于可执行力、对它的时效性、合法性，还有对事件的执行力、效力等等都有非常高的要求。
公文处理还有一个基本原则，就是要注重实效，这个就像我们搞政治或者搞管理，什么时机需要什么公文，我们就需要适时的推出某一种公文，而不能延误时机，有一些公文它是在某一个环节需要发生作用，但是如果错过了这个时机，公文也就没有它的生命力了。
还有公文它是一个组织行为，所以它还需要对公文的处理还需要一个集中统一的原则。也就是说对公文的处理因为它的同一个部门必须有统一的口径、统一的收文号、收文序号等等，这样这种集中既方便于管理，也是一个组织对外进
行行政管理的一种需要吧。第三个公文处理的基本原则里面还有一个党政分工的原则，这个也就是可能跟内容上、跟大家的分工、职位方面可能也有关系。
最后的两个原则，可能大家都会，这个也是基本的政治常识，保密原则，尤其是有一些特殊的工作，在公文处理的过程中是必须坚持保密的，比如说像某一项决策，某一项人事工作的决议在酝酿过程中产生的文件等等，这些都是非常需要保密的，因为泄密的话直接影响到这个工作的后续的进展。
最后一个是精简原则，现在绝大多数的公文都不需要什么描述的话，说理的话，更多是对事件本身的指示和分配，那么这种文字必须非常的精简、精炼、简练，然后不会理解歧义，准确的理解、精确的直达，然后文字更加洗练，这个是公文处理的几项原则。
四、公文处理的主要内容
公文处理都有哪些具体的内容了，这个我觉得大家都是公务员，可能在这个里边可能每天都是具体的工作内容，我们把它概括起来的话可能是有几个方面，一个是收文处理，一个是公文阅读，一个是发文处理，一个是公文印制，还有对办毕公文的处理和管理等等，这些内容我们仔细地可以结合一些案例来讲一讲。
最近北京晚报在连载一本书叫《省府大院：机关女博
士》，讲的是一个女博士她考入省政府里面去工作，然后在里边的一些生活和情感故事。其实她的很多工作内容就是跟我们讲的公文处理的内容是比较统和的，很有意思，她好像第一份工作入机关的第一份工作就是办公室的机要员，她有一段话很好笑，她说机要是什么呢，她说听起来像和所有单位重要的事情都有关的人，要么怎么叫机要呢，你看这个“机”就是机关的机，“要”当然是重要的要，机要员就是要参合各种重要的事情，这个女博士本来是这么理解的，但是有一个内行的人告诉她，说机要不就是收发文件吗，就是收文和发文吗，我想这个可能好多政府机关的部门机要员肯定好多人都干过，这边写得也比较有意思，她说：“机要就是收发文件，机要员的工作职责就是每天定时两次到交通站拿文件，回来以后分门别类，贴好办文单，一个一个按程序送去给领导批阅，再一个一个把领导有批示要办的文件送到各个业务处去。当然，机要还要负责保管和登记所有文件的办理情况，领导随时都可能来查，同事也会来查，机要要随时提供出来。”这段描述我们就知道了其实公文管理、公文处理它的内容就是这么一些。
（一）收文处理
首先，我们来讲讲收文的处理。收文处理，主要是指对来自本机关外部的公文所实施的处臵与管理活动。我们都知道我们收信这是一个环节，收信好多都是传达室来做，但是
作为公共权力机关，它对收信的管理也是比较正规的。
比如说收文处理它有特殊的程序，比如说是签收、外收文登记、启封、内收文登记、分办、摘编，拟办、承办、注办，组织传阅、催办、查办，处臵办毕公文。实际上对这些收文的这种管理都是作了一些很详细的介绍了，但是我想收文传达室也做一个收文，比如说它挂号的或者机要、密集的也做一个基本的处理，收文管理有很多领导的秘书他也做这块工作，有很多秘书局的一些专门的工作部门，甚至很大的一个司局处都会涉及到这些工作，这些工作它其实上还是有一些要点，可能大家外行看热闹，内行看门道，如果作为公务员，可能这里边还是有一些道道可以总结的。
我们就对收文办理活动进行一些方法的总结和归纳，我们可以几个方面：第一个就是拟办，实际上就是说拟办这项工作是很基础的，也是一项辅助决策的活动，它的目的是为决策活动提供可供选择的方案。现在好多秘书实际上有参政、谋政的职能或者任务，他有时候帮领导做参谋，帮他提供一些选择的方案，帮领导拟一些文稿，这些实际上都是拟办的范畴。这是我们在这个收文以后可能要帮领导的时候也经常会有这方面的一个公文处理活动。
第二个就是批办，批办是一项由法定责任者履行法定的事务处臵权的决策性活动，它规定了对具体公文的处臵方法、程序、具体承办责任、承办原则和要求等，对公文效用
的实现具有决定性的影响。这个批办就是说很多领导他对这件事交给谁来落实，由哪些部门或者是哪些人员来办这件事，这个实际上是它是一个权力处臵、事务处臵权也是一种决策活动，各级行政机关它的公文批办工作是不一样的，一般是实行合理分工和分层负责的这种原则和制度，谁来办什么事，这个具体涉及到一个组织机构内部的机构设臵和工作分工，而且它还跟层次、层级的设臵很有关系，有一些大事情就由大领导、大秘书来干，有些小事情可能就是由一些低层级一些基层部门的具体办事员来干，这个也是跟我们整个行政管理体制的层级设臵是很有关系的。
现在作为具体地公务员或者是办事员，很多公文需要去承办。承办很重要，因为公文只有经过承办才能产生切实的效用，它是公文处理中的一个中心环节。承办公文方式有很多种。
一般来讲就是说它有自己的依据，它的依据就是几个方面，一个是法律、法规、政策、上级对公文的管理制度等等，还有一些要根据领导的批示来办，还有一些甚至是要根据来办，承办人可能很聪明，这里边的学问也很大。承办就是说我们可能有很多都是对领导忠诚的一种表现。
但是我们在承办一个公文的时候，我们经常会去考量两道关卡，也就是说一个是政策关，这种事情办得是不是符合法律、符合政策，我觉得现在这方面的要求是越来越高了，
不能办一个公文就是跟法律打架或跟政策打架，这种公文实际上对行政管理是没有什么贡献的。
第二个是文字关，具体办文的人都知道，这个文字关，如果在某些公文里面出现文字错误或者失误是非常大的一个责任。公文的一个字就可能会产生很重大的影响。
这里讲一个字导致的一个政治大风波，就是在某一个规划的方案里边，原来规划的是铁路以南50米这样一个文，而且各个方面的准备工作都是按这个来做的，但是最后公布出来的时候却是铁路以北50米，这个就是一字之差，可能最后的责任会追到哪儿，可能就是承办人的责任，但是它的政治后果却是在某一个城市里面引发一个政坛大地震，因为城市铁路以南的居民本来是等着拆迁、等着补偿，他们没有拆迁成，不能换掉房子，而铁路以北的人，他们没有心理准备，没有做好这个被拆的准备，却突然告诉他们他的房子要拆迁，所以这种引发的群众性事件最后导致了某一些高层领导的变更、更迭，这个说明承办这个环节是非常重要的。这个也是要求我们办理公文、处理公文的时候要有高度的责任心、责任感，要有大局意识，不能因为一时的疏忽或者一时的利益观念的驱动，然后做这种看似很小的事，但是它的政治后果是非常严重的。
公文处理中还有一个叫注办，注办的作用它是备忘待查，是为日后查考了解某一公文的承办过程、承办方式、承
办结果提供一个查找依据。那么这种注办可能它好多是对公文处理的一些信息作一个记录和记载，但这种活动还比较重要，它有利于建立井然有序的承办工作秩序，避免重复，也避免混乱。这个就是对公文的管理分娩，它虽然是一个小小的处理工作，也是一个管理的步骤，那么这个注办经常由承办人随手完成。 也就是说办了某一个文他自己做一个记录，或者以特定的公文阅办单上加一个注，这个也是对公文管理的一个有效载体，这是公文处理的一些要点。
收文管理，它还有一些特殊的更具体的比如说公文签收。签收是指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续之后，分别从发文机关、邮政部门、机要通信部门、文件交换站，或者通过自备的通信设备收取公文。这些公文它的传递渠道是很多元的，比如说秘密文件走机要，普通文件走交换，跨市局的、跨地方的它也可以走机要、走交换，也可以走邮政，还有一些像有些电报或者现在有些电子传输系统这些都可以来收取公文，签收主要是对文件收到的一种记录和管理。
第二个就是签收完了以后对公文还要进行登记，比如说有些是公文登记薄，还有一些公文登记卡片，还有一些三联单等等，对公文的收到、发送还有传阅的情况进行记录。
第三个就是启封，公文的运行经常是加密运行的，哪怕是普通的公文，我们也经常在传递的过程中会有一些信封做
一个基本的包装。公文的启封就是要遵循特定的规则，比如说一个机关里边它对哪一类公文它是指定专人拆封的，像这个是分密级，还有区分急件、平件，还有在启封的时要有登记号，还有启封的时候要有收文记录等等。
在这里面我们经常会收到一些“某某同志亲启”这样的信，这个可能是有一些公文，但也有可能是私文，这个我们可能要遵循一个区分公私尊重个人隐私的原则，就是由收信人自己或者他指定的专人进行开启，而其他一般是部门来收的或者是机构来收的，那么就由这个指定的公务员按照日常事务进行开封，然后按照规则来办就行了。
第四个就是分办，因为公文收到以后要进行办理，分办就是一个为公文确定运转方向的这么一个活动，分办是否准确关系到公文能否准确、迅速、有效的得到实质性办理。
这个分办是要有一些法定的依据的，它一般来讲这个依据有七类，也就是说七个方面的依据，比如说根据文件的性质来进行分办，有一些传阅的就是用来去进入传阅程序，有一些需要阅而且办的，那就需要由责任人或者他的业务部门去处理。
第二个要根据重要程度，一个重要的文件可能会由重要的人去办，而有一些小文件可能不重要的它可能会有一些相对的一些管理区分。
第三个就是涉密程度，是什么密级的，因为在行政机关
里边不同的密级它所接受接触的范围是不一样的，而且知晓密级的这个跟一个人的他的层级、他享受的政治待遇也是不一样的，所以如果密级越高他接触的人越少，可能就是核心的几个人需要接触，而密级越低可能其他的人都会接触到。对于尤其是高密级的文件，它在分办的时候特别要负保密管理的责任。
还有第三个分办的依据就是时限的要求，就是哪些是急件，哪些是平件，哪些是特急件，有一些特急件需要直接找到当事人去尽快的处理，而平件可以进入日常的工作程序和工作议程里边去执行。
第五个就是根据业务部门和人员的职责范围，哪个部门的业务的就分给哪个部门。
第六个就是机关各部门、各级工作人员的分工，不同的岗位不同的职责，办理不同公文。
第七个就是要依据有关的程序、规定和惯例，这个程序、规定是怎么样样的，就按照规定的程序去办。但是有些没有规定的，那可能就是根据惯例来做，也是行得通的。这是分办。
在收文管理部门里面有一项也是经常性的工作，就是对公文的摘编，这个公文摘编一般是比较大的部门它有专门的这项工作的业务。摘编是重要公文在投入办理之前进行加工，包括编写文摘或提要，编写综述、汇集有关数据资料等
等，它的目的主要在于为公文的办理提供便利，节省办理时间，使公文能够更加快捷、有效的得到办理。也就是说像比如说公文的传阅，像有些是领导人级的，国家领导人级的，他可能每天给他报的文件是成千上百的，这么多里面肯定很难一一看过来，这时候给他摘编一下做点文摘，可能就会提高他的办事效率。为日理万机的领导做一个很好的参谋咨询服务，这是摘编。很多信息处的人，他可能在公文摘编方面起的作用是非常重要的。
第六个就是传阅的组织了，组织传阅。正确的组织公文传阅，传阅可以使公文得到及时有效的运转处理，避免延误时机，空费时间和精力，最大的实现并放大公文的效能。组织这个公文的传阅肯定是某一些岗位的人他需要去费心去琢磨的一项工作。
在这个传阅的时候也可以有几个方面的要点：
第一就是要选择合理的传阅路线，比如说这个谁先看，谁后看，这个有很多规则，比如说按照层级，层级高的领导先看，低的领导后看，这是一个惯例。第二个有一些是可以根据办公的位臵，比如说离得近先看，远的后看，还有一些可以是轮型的，比如说循环，按照顺序来轮，还有一些星型的，就是谁看完了都还给他，然后再从那里借，这种组织路线对于管理文件的传阅是非常重要的。
第二个就是环节，它的路线都需要正确去排序，而且可
以灵活调整，尤其是现在好多公务员领导出差的机会比较多，不能他出差了别人就不看了，这个也会影响效率，所以这个都要灵活地调整。
第三个就是要适当的分流，不是所有的文件都按统一的标准、统一的程序去，有一些是光传阅的件，有一些是既传阅又要处理的件，那么这种区分也很有必要，这样能够提高办事效率。
第四个就是各种方式都要同时利用。
第五个就是说在这个传阅的过程当中我们应该有一个传阅的手续，但这种手续要有，但也要简便，不能因为很严格而影响管理的效率。
第六个就是说对这个还要及时地检查，就是说谁看了谁没看，这个文件尤其是像保密的文件，它的范围最后保密的责任都是需要进行调查的，要有一些原始的记录，这些都是我们在公文传阅的过程当中需要注意的一些事项。
第七个就是公文的催办，因为不同的时限要求、不同的要求，这个对公文的处理管理中也是很重要的。催办就是根据承办时限和有关要求，对公文承办过程所实施的一个催促和检查活动。催办对加速公文有效运转，防止失控是非常有用的，它有助于避免公文的积压和延误，对公文效用的迅速有效实现起到保障作用。
催办有一个内催办和外催办，催办的形式也有很多，有
口头催办，有电话催办，有正式的像公文催办单、催办函等等，这种催办既要保证效率，又要保证权威性，它是一种督促、检查的一种手段。
第八个就是公文的查办。公文查办主要是指核查重要公文的执行情况，督促并协助承办单位全面具体的落实公文的精神，解决有关问题的活动。那么这个监督检查现在有很多，包括国办也成立了专门的督查室，可能各级省政府和市委都有专门的督查人员，这个对公文的催办和查办这些部室的人的主要职能。
催办方式也是很多的，这个要根据需要来灵活选择，但是如果一个正式地催办、查办的程序的话，往往会涉及到一个是立案，首先立案，第二个交办，交给特定的人去办，第三个是催问，催问完了要有反馈，要有记录，还要根据了解的情况去采取相应的措施，然后在办完了以后要进行结办，就是结束办理的一些总结性的公文，最后事件任务完成以后，还要有一个销办这么一个程序，这些都是我们在公文处理中非常重要的一些环节，这个是收文方面的和传递公文的一些环节。
（二）发文处理
另外一个就是发文的处理。发文处理是指机关内部为制发公文所进行的创制、处臵与管理活动。发文处理可能大家有一大部分人也是日常工作，它一般有包括拟稿、会签、核
签、签发，注发、缮印、用印或签署，分装、发出以及处臵办毕公文等等。那么这些程序是非常强的确定性，它程序要求很严格，而且有些是特定岗位有职权的人才能去办，其他的人一般不到那个职权职级的人他就不能办，还有这种程序是不可逆的。
这些活动里边可能主要的环节有文稿撰拟，文稿撰拟这个我就不多讲了，因为有专门的讲座是关于怎么撰写公文的或者公文撰写写作艺术的，这个可能在我这里在这个公文处理活动里边它就是一个环节，一个重要的环节。
第二个就是会商环节，会商是指由发文机关主动组织，就有关问题协商完毕后，应请这些机关或部门的有关责任者签注会商意见。尤其是这个会商主要是指有一些是联合办文的，或者需要有几个发文的机关和部门对有关的责任人进行会谈，因为一份公文可能它涉及到的责任、职权都是好多主体、好多部门的，这个需要有个沟通和协商。
第三个就是核稿，前面也讲到了公文的责任很重大，审核核稿的环节就特别关键，核稿有政策关、有文字关，是非常全面的，不管是公文的内容还有它的形式，还有程序都是必须在核查的范围内，都必须经过核查，审核把关。
第四个是签发，签发是对文稿的又一次全面核查，核查完了确认无误后才能签发，所以签发又是对公文的质量和正式效用的一个最终确认，一般来讲签发人在批注之前必须对
文稿作全面的审核，及时纠正或弥补文稿中的错漏，确认无误后再行批注正式发出意见，并签署姓名和日期，文稿经签发后就成为了定稿，其他的人不经签发人同意，任何人都不能再做任何的修改，否则将负行政或法律的责任。这个签发人是很关键的，也就是它的职权限定的人，一般来讲这个文件最终的签发人都是那个单位的负责人、一把手。比如说像一些总理令，只有总理才能签发，主席令只有主席才能签发。
签发的程序可能就是到最后，就是第五个就是签署，签发是普通的文件，签署那就是正式的文件，重要的了，签署是指签发公文的领导人亲笔在正式发出或使用的公文正本落款处签注姓名的活动。签署权的归属刚才也讲了它是跟职务相关的，只有在那个职位的人才有这个签署权。
在发文管理的时候，可能也有几个我们这个文件都做好了，其他的人还有一些老文件还有一些重要的服务工作，比如说一个是注发，注发就是根据领导意图或者主要是根据签发意见及有关规定和有效表达公文内容的需要而进行的注发，就是对这个文件发文的情况进行记录、进行管理等等。
第二个就是缮印，也就是说对公文是要进行缮写或者印刷，缮写就是说我们现在好多了，大家都是机器复印，原来像比如说清朝封建王朝的时候皇帝他弄完了需要有专门的这种抄文官，抄公文的官帮他去用统一的字体去誊写，然后甚至才能下去。像这种缮写现在好多是由印刷技术来印了，
印刷用专门的印刷技术批量以数字、文字、图形和图像，一般来讲，公文尤其是密级公文它印制的份数、数量跟它的发文范围都是严格控制的。
在这个过程中还有好多工作人员需要进行校对，这个校对就是以定稿和格式设计要求为基准，对校样或者缮写、誊录完毕的文件进行全面的核对检查，以发现并纠正各种错漏，确保文件的质量，这个校对可能不是公文活动，我们普通的印刷活动都会有的，只是对公文的印制来讲，这个校对的环节更加重要，而且责任也相对比较重大。
第四个就是对印好的公文要盖章用印，公文用印就是在文件上加盖印章，以表明印章所代表的国家机构或其他社会组织对文件承担法律责任，表明其对公文法律效力的认可。用印的时候我们都知道这个印章的管理它是一套非常严格的管理系统，什么人能够用印？这个我想大家可能古代的时候看戏也看得多，那个印可能会涉及到一个官员的合法性，甚至身家性命，当然现在可能公文用印比原来可能没有那么神秘了，但是这个管理的严格还是非常严格的，而且它的责任追究也是非常重的，有一些人如果偷偷施用公章、用印等等，不规范的事情在我们公务员队伍中受到处分的案例也很多。
第五个就是公文分装，对印好的公文按照规定的进行简配和封装，这个就叫公文分装，它一般要包装清点、拣配、
登记、装封、捆包（袋）、转交外收发签收等等，这个都是一个公文处理和管理的一个环节。
最后就是发文了，对外发出，发出公文可以用多种方式传递给受文人，有一些需要专门投递可以用机要来投递，也可以用间接的来投递，像普通邮寄、机要交通、机要通信、公文交换，包括电信等等，这些都是越来越多元化了，这个都是根据文件的性质来进行。
（三）办毕公文的处臵
最后一个环节，就是对办毕公文的处理。在收文处理和发文处理的过程当中都有一个文件运转完了以后都有一个处理的活动，主要有几项，一个是清退，第二个是销毁，第三是暂存，第四和立卷，第五个是归档，也就是说对有一些清退，比如说有些文件已经办完了，没有什么不属于自己职权范围的保留范围的，可以退回到原机关，比如说有些公文、文件的传阅如果普通的阅者他看完以后就要退回到专门的公文保管部门去等等，这些清退。
第二个是销毁，对有一些密的级的文件，绝密的文件，他不好管理的，没有管理条件的那种公文怎么办，可能有一些管理上他会告诉你用后销毁，比如说像特务活动里边有一些《潜伏》里边余则成他每天写完了那个稿子，或者是用完了绝密的文件，看完了以后的纸条，因为没有条件管理，怎么管理都不符合保密原则，那这个时候怎么办呢，他就用一
根火柴把它销毁，它也是对公文办毕以后一个处理活动，一个处臵方法，当然现在我们和平年代，绝密的文件也不多，一般来讲销毁文件的也不是很多，但是对有些过期的文件，没有保存价值的文件，可能我们机关里边会定期的对它进行一些处理，有一些如果涉密文件，包括草稿需要专门的一个秘密文件处理办法由专人去执行这个清理销毁的任务。
第三个就是暂存，就是对有些文件已经办完了，但是以后可能还会有用，那这个时候找一个地方或者有自己来暂时保存一下，就是说这个也是一个经常性的活动。但是这个工作我们都知道这个管理文件有管理文件的规矩，需要我们去遵守这些具体的管理规定。
最后两样是立卷、归案，这是绝大多数的一种管理，但这种管理可能就涉及的面很多，然后管理活动也很多，这两个后边我会专门讲公文的立卷和归档。
最后一个想讲一下公文处理工作的管理，也就是说对公文这么多环节的处理都需要有管理的，因为只有科学管理，才能建立良好的公文运转秩序，才能提高工作效率。
第二个，怎么管理，管理目标是什么，就是要让人、财、物、信息等要素实现最佳的组合，发挥最大的效用。
第二个管理的目标对流程的管理，公文处理的流程，那么要把各个环节、各个层次的环节都要实现最佳的配合，这就是管理的目标。
公文处理工作的管理有几个方面，第一个是数量的管理，现在文山会海，或者对数量它是非常需要精密管理的，所以我们像有一些是要编文号，在这个公文处理的过程当中可以数支笔签批，但是一支笔注批，也就是说要有一个统一的发文号，一个机构一个发文号，这些都是可以用来管理数量、控制数量。
第二是质量的标准，对这个质量标准要实行事情的全面的管理，要对这个公文进行标准化的管理.
还有对人员的标准管理，公文处理的人员他的一个具体素质的培训，他的道德，或者他的一个政治纪律的一种培训等等，他的业务素质的提高培训都是非常需要的。
还有，公文运转要符合效率原则，这里边有一些公文的时间的、密级的管理等等，都是非常重要的。现在好多部门都在推行公文的标准化管理，标准化的管理制定对于公文处理工作以及公文管理都是非常关键的。
好，这个专题就讲到这儿。