临时物资采购费用管理流程
一、 临时物资管理范围：活动赠品、年节福利、招待费用（礼品）等等各部门（校区）临时、少量、不做库存管理、进货渠道不固化的采购行为。 二、 申请采购管理流程：
1. 采购申请：部门（校区）负责人有临时需求商品或服务（常规采购清单之外的商品或服务）可自行向后勤部提出《临时采购申请》，如情况紧急可先电话沟通确认时候补填。
2. 物品采购：采购申请审核通过后（书面或电话审核），由部门（校区）负责人组织采购执行。采购费用可先行垫付后期报销，也可以先向财务预支后期核销，预支借款需总经理签字确认方可执行。采购付款标准如下： 1) 1千元以下由发起人自行采购自行付款。
2) 1千-5千元由发起人和校办方联合采购，校办方付款。 3) 5千元以上由发起人和校办方联合采购，财务转账付款。
3. 单据传递：临时采购费用由部门（校区）负责人凭审核后的《临时采购申请》和采购原始票据每月3日前去财务填写报销单，走费用报销审核流程。 4. 费用核销：每月8日前财务人员审核临时采购单据，完成费用入账核销。 5. 余量管理：临时采购商品原则上不做进销存管理，仅纳入当期部门（校区）费用核算，若物资实际使用量小于预估，余量物资由物资使用方在活动结束后三天内填写《入库单》经总务后勤审核后收入仓库做库存管理。
三、 促销赠品采购管理流程：（赠品余量最小化原则）
1. 活动申请：由活动发起部门对活动促销赠品进行设计规划（赠品名称、出样陈列需求、预计发放量），提报总务后勤部审核。 2. 出样采购：总务后勤部审核确认后会同活动发起部门对赠品进行“出样采购”（可提前预支款项），确定供应商和采购价格，按照出样陈列数量采购赠品，满足活
3. 4.
5. 6. 四、 1. 2. 3.
动宣传效果。
发放登记：活动执行部门依据活动计划 （活动时间）对参与活动的消费者进行“赠品发放登记”，待活动结束后提报总务后勤部采购执行。
发放采购：总务后勤部按照活动执行部门提报的“赠品发放登记”进行余量采购（实际发放数量—出样采购数量），到货后及时分至各活动执行部门，并将采购单据转交财务部由财务按照前期“出样采购”单价与供应商做转账付款。 赠品发放：活动执行部门接收到赠品后按照“赠品发放登记”中的顾客信息通知顾客领取赠品。
余量回收：活动结束后确认多余的赠品，由活动发起部门汇总后填写入库单转总务后勤部审核确认，无误后有后勤总务部做物资入库管理。 临时物资采购管理制度：
临时采购商品及服务费用报销必须凭后勤部审核后的《临时采购申请》方可自行，否则财务不予承认，费用由采购方自行承担。
采购发起方未按付款标准组织相关部门联合采购付款者，费用由采购方自行承担。
临时采购物资到货品质由采购发起人全权负责：供应商送货过程中有破损、短缺和低质情况，由采购发起人与供应商沟通解决，物资发放和存放品质由总务后勤部监督，不符合发放标准的物资总务后勤人员可以拒发和拒收，并反馈校办对采购发起人进行考核。
临时物资采购费用管理流程
一、 临时物资管理范围：活动赠品、年节福利、招待费用（礼品）等等各部门（校区）临时、少量、不做库存管理、进货渠道不固化的采购行为。 二、 申请采购管理流程：
1. 采购申请：部门（校区）负责人有临时需求商品或服务（常规采购清单之外的商品或服务）可自行向后勤部提出《临时采购申请》，如情况紧急可先电话沟通确认时候补填。
2. 物品采购：采购申请审核通过后（书面或电话审核），由部门（校区）负责人组织采购执行。采购费用可先行垫付后期报销，也可以先向财务预支后期核销，预支借款需总经理签字确认方可执行。采购付款标准如下： 1) 1千元以下由发起人自行采购自行付款。
2) 1千-5千元由发起人和校办方联合采购，校办方付款。 3) 5千元以上由发起人和校办方联合采购，财务转账付款。
3. 单据传递：临时采购费用由部门（校区）负责人凭审核后的《临时采购申请》和采购原始票据每月3日前去财务填写报销单，走费用报销审核流程。 4. 费用核销：每月8日前财务人员审核临时采购单据，完成费用入账核销。 5. 余量管理：临时采购商品原则上不做进销存管理，仅纳入当期部门（校区）费用核算，若物资实际使用量小于预估，余量物资由物资使用方在活动结束后三天内填写《入库单》经总务后勤审核后收入仓库做库存管理。
三、 促销赠品采购管理流程：（赠品余量最小化原则）
1. 活动申请：由活动发起部门对活动促销赠品进行设计规划（赠品名称、出样陈列需求、预计发放量），提报总务后勤部审核。 2. 出样采购：总务后勤部审核确认后会同活动发起部门对赠品进行“出样采购”（可提前预支款项），确定供应商和采购价格，按照出样陈列数量采购赠品，满足活
3. 4.
5. 6. 四、 1. 2. 3.
动宣传效果。
发放登记：活动执行部门依据活动计划 （活动时间）对参与活动的消费者进行“赠品发放登记”，待活动结束后提报总务后勤部采购执行。
发放采购：总务后勤部按照活动执行部门提报的“赠品发放登记”进行余量采购（实际发放数量—出样采购数量），到货后及时分至各活动执行部门，并将采购单据转交财务部由财务按照前期“出样采购”单价与供应商做转账付款。 赠品发放：活动执行部门接收到赠品后按照“赠品发放登记”中的顾客信息通知顾客领取赠品。
余量回收：活动结束后确认多余的赠品，由活动发起部门汇总后填写入库单转总务后勤部审核确认，无误后有后勤总务部做物资入库管理。 临时物资采购管理制度：
临时采购商品及服务费用报销必须凭后勤部审核后的《临时采购申请》方可自行，否则财务不予承认，费用由采购方自行承担。
采购发起方未按付款标准组织相关部门联合采购付款者，费用由采购方自行承担。
临时采购物资到货品质由采购发起人全权负责：供应商送货过程中有破损、短缺和低质情况，由采购发起人与供应商沟通解决，物资发放和存放品质由总务后勤部监督，不符合发放标准的物资总务后勤人员可以拒发和拒收，并反馈校办对采购发起人进行考核。