向三星公司学习如何开会

德鲁克在《卓有成效的管理者》里说,凡是会议过多,一定是管理出了问题,会议运营管理能体现一家公司的管理水平。

韩国三星集团会长李健熙首先发起公司的“会议文化”改良,建立良好的会议文化,摈弃官僚作风。

三星的巨大成功离不开强有力的中控平台,就是高效的“会议文化”体系,以下是三星公司如何高效开会的,与大家分享。

凡是会议,必有准备

在三星,永远不开没有准备的会议。会议最大的成本是时间成本,会议没有结果就是对公司的犯罪,没有准备的会议就等于一场集体谋杀。所以,在三星重大的会议有事先检查制度,没有准备好的会议必须取消。在会议前,必须把会议材料提前发给与会人员,与会人员要提前看材料并做好准备,不能进了会议室才开始思考。

凡是会议,必有主题

在三星,开会必须要有明确的会议目的,在会议准备的PPT前3页必须显示会议主题。没有主题和流程的会议,就好比让大家来喝茶聊天,浪费大家的生命。会议的主题,要事先通知与会人员。

凡是会议,必有纪律

在三星,开会设一名纪律检查官(一般由主持人担任),在会议前先宣布会议纪律。对于迟到要处罚;对于会议上不安流程进行要提醒;对于发言带情绪要提醒;对于开小会私下讨论的行为要提醒和处罚;对于在会上发恶劣脾气和攻击他人行为进行处罚。

凡是会议,会前必有议程

要在会议之前明确清楚的会议议程。会议运营人员并要在会前书面发给各参加会议的人员,使他们能了解会议的目的、时间、内容;使他们能有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作。每一项讨论必须控制时间,忌讳泛泛而谈、海阔天空。

凡是会议,必有结果

开会的目的就是解决问题,会议如果没有达成结果,将是对大家时间的浪费。所以,每个人都要积极地参与到会议议程中来。会议监督官有权利打断那些偏离会议主题的冗长的发言。会议时间最好控制在1.5-2小时以内,太长的时间会超过人的疲劳限度。会议主持人要设置时间提醒,现在还有60分钟、还有30分钟、还有10分钟等。会议的决议要形成记录,并当场宣读出来确认。没有确认的结论,可以另外再讨论,达成决议并确认的结论,马上进入执行程序。

凡是开会,必有训练

三星把培训是看成节约时间成本的投资,让员工快速成长。培养员工,让员工减少犯错,提示技能,本质是提高了时间价值。

三星有专门针对如何开会的培训,对每个层级的员工都有足够的“会议训练”,而中国许多企业缺乏这样的培训:如何开会,如何主持,如何记录,如何追踪,如何对待分歧,如何会场汇报等的。这些必要的训练,会让公司的会议变得高效。

开会难免有意见不一或者争论,如果处理不好,就会影响开会的效果,适当注意一些艺术和技巧,就会化险为夷,例如要尽量做到在会上公开称赞、私下批评,在会中要做到就事论事,对事不对人。争论时也要尊重别人,不可恶意批评别人。对他人的意见如赞同不要忘了公开表示你的称赞。对意见不同也要注意措词,不能伤害别人的自尊。特别是有上级人员参加时更要注意,千万不能为了体现自己而贬低他人。有时候要采取民主集中模式,开放心胸,容纳意见,要开放自己的心胸去倾听别人的意见,不要被自己先有的立场所左右,不要将你的结论强加于人。如果要公布既定的政策、决定,要在事前说明不需讨论。需要与会人员讨论的一定不能是既定的决议。

凡是开会,必须守时

设定时间,准时开始、准时结束。准时开始、准时结束实际上就是尊重别人的时间。开会一定要准时,并要对每个议程定个大致的时间限制。一个议题不能讨论过久,如不能得出结论可暂放一下避免影响其他议题。如一个议题一定要有结论的话要事先通知与会人员,使他们有思想准备。

凡是开会,必有记录

一定要有一个准确完整的会议记录,每次会议要形成决议。会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限。如果此项决议的完成需要多方资源,一定要在决议记录中明确说明,避免会后互相推诿,影响决议的完成,这点特别重要。企业的各级管理人员经常会犯的一个毛病,由于会议没有形成决议,导致会议的作用没有体现出来,更会让一些管理人员误认为开会没有意义,直接影响其不想主持开会或者参与开会。

凡是散会,必有事后追踪

记住“散会不追踪,开会一场空”。加强稽核检查。要建立会议事后追踪程序,会议每项决议都要有跟踪、稽核检查,如有意外可及时发现适时调整,确保各项会议决议都能完成。很多企业管理人员都没有这样的意识和习惯,企业的高层也缺乏这样的要求。

最后请记住三个简单却很有意义的公式

1、开会+不落实=零

2、布置工作+不检查=零

3、抓住不落实的事+追究不落实的人=落实。

李健熙经典语录:

1.除了老婆和孩子,其他一切都要改变。

2.危机总是在你自认为第一的时候降临。

3.做到一次性的变化并不难,但贵在坚持。我们每天都要坚持进行一点一滴的变化。绝对不能回头。如果你不能改变自己,你也就不能改变任何事情。这一切都不可能在一夜之间发生,请务必牢记:坚定的意志是成功的关键。

4.一位天才可以养活数百万人。在即将到来的时代,创造力将成为商业成功的最重要动力,我们需要雇佣最优秀的人才。一位天才的经济价值超过10亿美元。

德鲁克在《卓有成效的管理者》里说,凡是会议过多,一定是管理出了问题,会议运营管理能体现一家公司的管理水平。

韩国三星集团会长李健熙首先发起公司的“会议文化”改良,建立良好的会议文化,摈弃官僚作风。

三星的巨大成功离不开强有力的中控平台,就是高效的“会议文化”体系,以下是三星公司如何高效开会的,与大家分享。

凡是会议,必有准备

在三星,永远不开没有准备的会议。会议最大的成本是时间成本,会议没有结果就是对公司的犯罪,没有准备的会议就等于一场集体谋杀。所以,在三星重大的会议有事先检查制度,没有准备好的会议必须取消。在会议前,必须把会议材料提前发给与会人员,与会人员要提前看材料并做好准备,不能进了会议室才开始思考。

凡是会议,必有主题

在三星,开会必须要有明确的会议目的,在会议准备的PPT前3页必须显示会议主题。没有主题和流程的会议,就好比让大家来喝茶聊天,浪费大家的生命。会议的主题,要事先通知与会人员。

凡是会议,必有纪律

在三星,开会设一名纪律检查官(一般由主持人担任),在会议前先宣布会议纪律。对于迟到要处罚;对于会议上不安流程进行要提醒;对于发言带情绪要提醒;对于开小会私下讨论的行为要提醒和处罚;对于在会上发恶劣脾气和攻击他人行为进行处罚。

凡是会议,会前必有议程

要在会议之前明确清楚的会议议程。会议运营人员并要在会前书面发给各参加会议的人员,使他们能了解会议的目的、时间、内容;使他们能有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作。每一项讨论必须控制时间,忌讳泛泛而谈、海阔天空。

凡是会议,必有结果

开会的目的就是解决问题,会议如果没有达成结果,将是对大家时间的浪费。所以,每个人都要积极地参与到会议议程中来。会议监督官有权利打断那些偏离会议主题的冗长的发言。会议时间最好控制在1.5-2小时以内,太长的时间会超过人的疲劳限度。会议主持人要设置时间提醒,现在还有60分钟、还有30分钟、还有10分钟等。会议的决议要形成记录,并当场宣读出来确认。没有确认的结论,可以另外再讨论,达成决议并确认的结论,马上进入执行程序。

凡是开会,必有训练

三星把培训是看成节约时间成本的投资,让员工快速成长。培养员工,让员工减少犯错,提示技能,本质是提高了时间价值。

三星有专门针对如何开会的培训,对每个层级的员工都有足够的“会议训练”,而中国许多企业缺乏这样的培训:如何开会,如何主持,如何记录,如何追踪,如何对待分歧,如何会场汇报等的。这些必要的训练,会让公司的会议变得高效。

开会难免有意见不一或者争论,如果处理不好,就会影响开会的效果,适当注意一些艺术和技巧,就会化险为夷,例如要尽量做到在会上公开称赞、私下批评,在会中要做到就事论事,对事不对人。争论时也要尊重别人,不可恶意批评别人。对他人的意见如赞同不要忘了公开表示你的称赞。对意见不同也要注意措词,不能伤害别人的自尊。特别是有上级人员参加时更要注意,千万不能为了体现自己而贬低他人。有时候要采取民主集中模式,开放心胸,容纳意见,要开放自己的心胸去倾听别人的意见,不要被自己先有的立场所左右,不要将你的结论强加于人。如果要公布既定的政策、决定,要在事前说明不需讨论。需要与会人员讨论的一定不能是既定的决议。

凡是开会,必须守时

设定时间,准时开始、准时结束。准时开始、准时结束实际上就是尊重别人的时间。开会一定要准时,并要对每个议程定个大致的时间限制。一个议题不能讨论过久,如不能得出结论可暂放一下避免影响其他议题。如一个议题一定要有结论的话要事先通知与会人员,使他们有思想准备。

凡是开会,必有记录

一定要有一个准确完整的会议记录,每次会议要形成决议。会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限。如果此项决议的完成需要多方资源,一定要在决议记录中明确说明,避免会后互相推诿,影响决议的完成,这点特别重要。企业的各级管理人员经常会犯的一个毛病,由于会议没有形成决议,导致会议的作用没有体现出来,更会让一些管理人员误认为开会没有意义,直接影响其不想主持开会或者参与开会。

凡是散会,必有事后追踪

记住“散会不追踪,开会一场空”。加强稽核检查。要建立会议事后追踪程序,会议每项决议都要有跟踪、稽核检查,如有意外可及时发现适时调整,确保各项会议决议都能完成。很多企业管理人员都没有这样的意识和习惯,企业的高层也缺乏这样的要求。

最后请记住三个简单却很有意义的公式

1、开会+不落实=零

2、布置工作+不检查=零

3、抓住不落实的事+追究不落实的人=落实。

李健熙经典语录:

1.除了老婆和孩子,其他一切都要改变。

2.危机总是在你自认为第一的时候降临。

3.做到一次性的变化并不难,但贵在坚持。我们每天都要坚持进行一点一滴的变化。绝对不能回头。如果你不能改变自己,你也就不能改变任何事情。这一切都不可能在一夜之间发生,请务必牢记:坚定的意志是成功的关键。

4.一位天才可以养活数百万人。在即将到来的时代,创造力将成为商业成功的最重要动力,我们需要雇佣最优秀的人才。一位天才的经济价值超过10亿美元。


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