如何做好办公室的管理工作
作者:张璇
来源:《科学与财富》2013年第05期
摘要:对领导负责是办公室工作的原则。作为高层次的工作人员,服务参谋是首要责任。因此,要拓宽我们的视野,开动脑筋,认真研究有关公司重组和发展的重大问题,学会理性的思考重大现实问题,站在战略和全局的高度,努力提高工作服务的能力和水平,有效地提供更具价值的信息和决策依据,为领导决策提供帮助,办公室要真正成为领导了解基层的“眼睛”,分析判断情况的“外脑”。
关键词:办公室工作 管理 责任办公室系统作为企业的中央部门和领导的参谋助手,面对当前的严峻形势和艰巨的任务,必须适应形势的变化,创新思路,凝心聚力,不遗余力地履行自己的职责,充分发挥自身作用,当好顾问和助手,全方位的高品质,提高服务水平。
一、办公室职责概述
(一)综合工作
1、重视办公室人员选拔配备及经常性教育管理,努力提高办公室人员综合素质。
2、有较强的政治意识、组织观念,不该说的坚决不说,不该做的坚决不做。
3、健全完善办公室内业及机关管理规章制度,按照科室职责分工抓好督查落实,形成用制度管人、按规章办事的良好工作机制。
4、加强与外单位工作联系,搞好科室之间协调配合,努力营造良好工作环境。
5、加强情况调度和工作督查,确保上级的指示要求、单位的部署安排落实到实处。
(二)文字保障
1、按照党支部和领导意图,认真起草工作总结、报告、领导讲话、典型汇报等综合性文字材料,确保工作需要。
2、对在单位普发和上报的文字材料,严格把好政策、文字关,努力做到符合上级政策要求,贴近单位工作实际,语言精炼、层次分明。
3、认真贯彻执行《国家行政机关公文格式》等规定要求,做好文字排版、文字打印工作。
(三)文书保密
1、各类收文随收随办,规范运转,限时办结。
2、抓好文件的跟踪督查,努力提高办文效率。
3、严格落实用印制度,保证安全用印。
(四)后勤管理
1、认真贯彻执行车辆管理制度,做好车辆的调配、维修、油料的管理使用。加强驾驶员的教育和管理,保障车辆行驶安全。
2、认真落实岗位安全管理目标要求,加强办公楼的安全保卫工作,做好防火、防盗、防电工作,防止安全责任事故发生。
3、督促检查办公楼内办公区的卫生及楼外绿化管理工作,完善卫生管理制度,为单位人员提供良好的工作和生活环境。
4、保障办公区水电暖等公共办公设施的正常运转,及时维护检修。加强监管,保持设备完好。
(五)认真做好信访工作,对于来访人员做到热情接待,耐心解释有关政策要求,妥当处理,避免矛盾激化,杜绝上访或其它群体性事件发生。
二、做好办公室的管理工作的相关举措
(一)成为决策层的好助手
优秀的员工是企业办公室的灵魂,参谋水平很大程度上反映在办公室的水平,办公室在领导心中的地位也在于此。这需要在办公室工作中,重点围绕战略性,前瞻性问题开展调研。企业党委工作和经济工作千头万绪,不能四面出击的研究工作,我们必须专注于研究企业发展中的重大问题,突出宏观性,战略性,综合性和可预测的。其次,我们应该反映有价值的研究成果。研究工作是不写理论文章,不是简单地反映情况,为领导决策,是要直接了解他们的需求,充分反映民意,集中民智,促进和加强科学决策的重要手段。因此,要学会站在政策制定者的角度看问题,要善于研究,发现问题,能够提出可行的解决方案,并努力使研究结果被领导采纳和转换决策,思维方式和工作方法。
(二)做好协调
在一定意义上,协调人与人之间的交往,通过良好的人际关系,才能促成事业上的成功。办公室作为协调部门在企业内部起着承上启下的作用,发挥领导决策能力在基层的顺利实施,基层的问题可以及时解决。对外,尤其是政府,起到了构建和谐的企业关系大使的角色。因此,在企业改制和发展任务紧迫的情况下,任务重,高标准。办公室作为一个综合协调部门要加强协作意识,提高协调能力,自觉找准定位,站在全局的高度进行协调。协调内部,外部协调,双手同时抓。内部协调要做到公正,良好的服务与员工。当好中介,协调内部各部门和单位的关系,确保各项工作高效,运行平稳。外部协调,把重点放在政府部门和上级主管部门,进一步加大公关力度,积极,主动,灵活的协调与情感沟通。做事情要带着感情,增进友谊。要构建一个长期的沟通和联络机制,人脉关系,文化底蕴渗透到每一个部门和领导,努力营造相互理解和支持的氛围,促进解决企业的重点和难点问题,创建一个和谐的外部环境,推进企业重组和发展。
(三)良好的监督管理职能
检查工作的一个重要手段,就是推动落实领导决策和重点工作得到落实,在这方面办公室具有无可替代的作用。提高执行力度,切实加强监督和实施工作的领导决策和优先事项,确保落实。把握好监督工作的重点,大力推进争分夺秒,雷厉风行,一抓到底的精神,协调有关部门联动,采取有效措施,确保重要工作付诸实践。领导安排的工作,每一件都要落实,实时监督,确保政令畅通。首先,我们必须努力探索检查工作的规律,增强工作的主动性。从被动监督向主动监督转变,有力地推动了领导决策的实施。其次,我们必须找到解决的深层次矛盾和问题的实施。跟踪整改,及时反馈,提高分析问题和解决问题的能力,服务员工,做好参谋,良好的发挥全程监督作用。
(四)服务职能的发挥
为领导、基层、员工服务是办公室工作人员的基本功能。然而,在新形势下,如何做好服务工作,是办公室面临的新课题。为此,我们必须打破常规,以一种新的思维方式,新的思路和积极的态度,认真探索在新形势下做好服务工作的新途径,新方法和新途径,扩大服务覆盖范围扩展工作覆盖面,创新服务模式,力争让领导认可,这也是办公室服务的方向。基层的困难是办公室服务的重点。员工需要的是办公服务的目标,努力使服务转化为生产力,促进企业发展。创新服务方式,创新的服务理念。服务工作是一个永无止境的任务,只有与时俱进,发挥标杆示范作用,永不满足,以适应形势发展的需求。要吸收新思想,探索新思路,创造性的工作,以创新的思路和方法,努力提高服务水平。调节工作机制,为生产一线服务,建立一个标准化的流程,文档管理,会议安排,或活动的组织,公务接待的程序管理链条推进实施,杜绝服务工作不到位,服务要纳入规范化管理的轨道。我们必须创新方式。勇于突破老路子,老框子,不断提高工作质量,建立一个新的载体,向新的服务领域进军。
结束语
总之,我们需要认识到,办公室是以参谋、协调、服务职能为主的中枢部门,并且要有针对性地改进工作,提高工作质量,为帮助企业的改制和发展提供强大帮助。
参考文献
[1] 任秀玲. 提倡创新思维搞好高校办公室建设[J]. 世纪桥. 2007(02)
[2] 孙洪和. 浅谈创新思维与高校办公室工作[J]. 大众科技. 2006(06)
如何做好办公室的管理工作
作者:张璇
来源:《科学与财富》2013年第05期
摘要:对领导负责是办公室工作的原则。作为高层次的工作人员,服务参谋是首要责任。因此,要拓宽我们的视野,开动脑筋,认真研究有关公司重组和发展的重大问题,学会理性的思考重大现实问题,站在战略和全局的高度,努力提高工作服务的能力和水平,有效地提供更具价值的信息和决策依据,为领导决策提供帮助,办公室要真正成为领导了解基层的“眼睛”,分析判断情况的“外脑”。
关键词:办公室工作 管理 责任办公室系统作为企业的中央部门和领导的参谋助手,面对当前的严峻形势和艰巨的任务,必须适应形势的变化,创新思路,凝心聚力,不遗余力地履行自己的职责,充分发挥自身作用,当好顾问和助手,全方位的高品质,提高服务水平。
一、办公室职责概述
(一)综合工作
1、重视办公室人员选拔配备及经常性教育管理,努力提高办公室人员综合素质。
2、有较强的政治意识、组织观念,不该说的坚决不说,不该做的坚决不做。
3、健全完善办公室内业及机关管理规章制度,按照科室职责分工抓好督查落实,形成用制度管人、按规章办事的良好工作机制。
4、加强与外单位工作联系,搞好科室之间协调配合,努力营造良好工作环境。
5、加强情况调度和工作督查,确保上级的指示要求、单位的部署安排落实到实处。
(二)文字保障
1、按照党支部和领导意图,认真起草工作总结、报告、领导讲话、典型汇报等综合性文字材料,确保工作需要。
2、对在单位普发和上报的文字材料,严格把好政策、文字关,努力做到符合上级政策要求,贴近单位工作实际,语言精炼、层次分明。
3、认真贯彻执行《国家行政机关公文格式》等规定要求,做好文字排版、文字打印工作。
(三)文书保密
1、各类收文随收随办,规范运转,限时办结。
2、抓好文件的跟踪督查,努力提高办文效率。
3、严格落实用印制度,保证安全用印。
(四)后勤管理
1、认真贯彻执行车辆管理制度,做好车辆的调配、维修、油料的管理使用。加强驾驶员的教育和管理,保障车辆行驶安全。
2、认真落实岗位安全管理目标要求,加强办公楼的安全保卫工作,做好防火、防盗、防电工作,防止安全责任事故发生。
3、督促检查办公楼内办公区的卫生及楼外绿化管理工作,完善卫生管理制度,为单位人员提供良好的工作和生活环境。
4、保障办公区水电暖等公共办公设施的正常运转,及时维护检修。加强监管,保持设备完好。
(五)认真做好信访工作,对于来访人员做到热情接待,耐心解释有关政策要求,妥当处理,避免矛盾激化,杜绝上访或其它群体性事件发生。
二、做好办公室的管理工作的相关举措
(一)成为决策层的好助手
优秀的员工是企业办公室的灵魂,参谋水平很大程度上反映在办公室的水平,办公室在领导心中的地位也在于此。这需要在办公室工作中,重点围绕战略性,前瞻性问题开展调研。企业党委工作和经济工作千头万绪,不能四面出击的研究工作,我们必须专注于研究企业发展中的重大问题,突出宏观性,战略性,综合性和可预测的。其次,我们应该反映有价值的研究成果。研究工作是不写理论文章,不是简单地反映情况,为领导决策,是要直接了解他们的需求,充分反映民意,集中民智,促进和加强科学决策的重要手段。因此,要学会站在政策制定者的角度看问题,要善于研究,发现问题,能够提出可行的解决方案,并努力使研究结果被领导采纳和转换决策,思维方式和工作方法。
(二)做好协调
在一定意义上,协调人与人之间的交往,通过良好的人际关系,才能促成事业上的成功。办公室作为协调部门在企业内部起着承上启下的作用,发挥领导决策能力在基层的顺利实施,基层的问题可以及时解决。对外,尤其是政府,起到了构建和谐的企业关系大使的角色。因此,在企业改制和发展任务紧迫的情况下,任务重,高标准。办公室作为一个综合协调部门要加强协作意识,提高协调能力,自觉找准定位,站在全局的高度进行协调。协调内部,外部协调,双手同时抓。内部协调要做到公正,良好的服务与员工。当好中介,协调内部各部门和单位的关系,确保各项工作高效,运行平稳。外部协调,把重点放在政府部门和上级主管部门,进一步加大公关力度,积极,主动,灵活的协调与情感沟通。做事情要带着感情,增进友谊。要构建一个长期的沟通和联络机制,人脉关系,文化底蕴渗透到每一个部门和领导,努力营造相互理解和支持的氛围,促进解决企业的重点和难点问题,创建一个和谐的外部环境,推进企业重组和发展。
(三)良好的监督管理职能
检查工作的一个重要手段,就是推动落实领导决策和重点工作得到落实,在这方面办公室具有无可替代的作用。提高执行力度,切实加强监督和实施工作的领导决策和优先事项,确保落实。把握好监督工作的重点,大力推进争分夺秒,雷厉风行,一抓到底的精神,协调有关部门联动,采取有效措施,确保重要工作付诸实践。领导安排的工作,每一件都要落实,实时监督,确保政令畅通。首先,我们必须努力探索检查工作的规律,增强工作的主动性。从被动监督向主动监督转变,有力地推动了领导决策的实施。其次,我们必须找到解决的深层次矛盾和问题的实施。跟踪整改,及时反馈,提高分析问题和解决问题的能力,服务员工,做好参谋,良好的发挥全程监督作用。
(四)服务职能的发挥
为领导、基层、员工服务是办公室工作人员的基本功能。然而,在新形势下,如何做好服务工作,是办公室面临的新课题。为此,我们必须打破常规,以一种新的思维方式,新的思路和积极的态度,认真探索在新形势下做好服务工作的新途径,新方法和新途径,扩大服务覆盖范围扩展工作覆盖面,创新服务模式,力争让领导认可,这也是办公室服务的方向。基层的困难是办公室服务的重点。员工需要的是办公服务的目标,努力使服务转化为生产力,促进企业发展。创新服务方式,创新的服务理念。服务工作是一个永无止境的任务,只有与时俱进,发挥标杆示范作用,永不满足,以适应形势发展的需求。要吸收新思想,探索新思路,创造性的工作,以创新的思路和方法,努力提高服务水平。调节工作机制,为生产一线服务,建立一个标准化的流程,文档管理,会议安排,或活动的组织,公务接待的程序管理链条推进实施,杜绝服务工作不到位,服务要纳入规范化管理的轨道。我们必须创新方式。勇于突破老路子,老框子,不断提高工作质量,建立一个新的载体,向新的服务领域进军。
结束语
总之,我们需要认识到,办公室是以参谋、协调、服务职能为主的中枢部门,并且要有针对性地改进工作,提高工作质量,为帮助企业的改制和发展提供强大帮助。
参考文献
[1] 任秀玲. 提倡创新思维搞好高校办公室建设[J]. 世纪桥. 2007(02)
[2] 孙洪和. 浅谈创新思维与高校办公室工作[J]. 大众科技. 2006(06)