综合部文秘岗职责及流程
一、综合办公平台公文处理（每日收文约花费30分钟左右，发文不定时，一篇大概需要30分钟）
见纸质档案
二、内网信息报道（每篇信息报道大概需要一个小时，包括资料收集、撰写、领导审阅）
见纸质档案
三、公文、报告、简报等撰写
根据公司经理室、上级公司、上级领导安排撰写，每周至少有两篇左右，每篇根据实际情况需要时间大约在30分钟到3天不等。
【流程】
1、领导提出文章撰写要求；
2、根据领导要求，询问清楚文体、表现内容等，撰写好文章，递交领导审阅；
3、根据实际需要进行修改，完成。
四、会议组织、记录
（一）会议记录
每周需要参加的会议包括晨会（固定）、中层会议（固定）、经理室会议（大概一周一次）、上级公司或外单位来访（不定期，大概一个月一次），以及其他会议
【流程】
1、参加会议，根据会议内容做好记录，内容包括：时间、地点、参加人员、会议主题、提出问题、发言内容、解决策略等要素。（通常一个会议的时间在两个小时左右）
2、整理会议纪要，根据会议需要，整理出会议反映的问题、督办部门、处理策略，并发送至参会领导邮箱。（至少需要一个小时）
（二）会议组织
【流程】
1、会议通知：根据领导要求，撰写邮件通知参加人员，同时发送短信，或者打电话（比较紧急的会议），由于公司很多人员不看邮件、短信，所以需要多种通知方式。（视参会人数，大概需要半个小时）
2、会议室布置、设备调试、水果茶水等：由综合部员工协调完成，由综合部经理安排执行。（通常时间为半小时）
五、文明创建、青年文明号、政风行风、党务行政量化考核等精神文明建设材料
每年检查两次，一次是中期检查，最后一次是验收。
日常材料收集根据实际情况进行，大概每日约需要10分钟左右；每个季度会整理一次，一次大概需要3天时间；验收检查前期需要准备一周左右。
【流程】
1、参照考评标准，准备好文件夹（每项检查的模板均以制定出来）；
2、根据每项检查要求，日常有相关材料（纸质、照片等）就收录进去；
3、收到上级相关通知、公文后，请示领导（先兰总、再吴总）是否申报、如何处理后，填写申报表；
4、接到检查通知后，提前准备好迎检材料，递交领导审阅，需要修改、补充的，进行补充，完成；
5、检查时向领导介绍工作开展情况，回答各类问题。
六、企业文化活动
负责各类企业文化活动的策划、前期准备、组织实施等。
活动根据领导安排进行，也可以根据员工建议、自己想法策划组织。通常包括一年一次的年会、登山比赛、演讲比赛、体育文化活动等。
【流程】
1、根据领导安排，撰写活动策划方案（一个方案需要一天左右，大型、复杂的需要两三天）；
2、将方案递交领导审阅，根据领导意图进行修改；
3、方案确定后，组织相关人员进行前期工作准备；（需要2天至一个月不等）
4、活动开展时，负责整个流程的执行；（需要半天至一天不等）
5、活动完成后进行总结。（需要半天）
七、读书会、公司内刊
每个季度固定一次。
【读书会流程】
1、每个季度第一个月4日前向员工征集本季度阅读书目，递交经理室同意后确定本季度阅读书目；（2个小时）
2、通过短信、邮件向全体发出参加读书会通知，在第一个月15日前统计参加人员名单；（1个小时）
3、上网购买书籍，通常是当当网，在第一个月22日前确保将书发到每个人手中；（10分钟）
4、向财务借款支付书款，用购书发票报销；（1个小时）
5、在下一个季度第一个月10日前通过短信、邮件向参加读书会的员工发通知，要求递交本季度读书心得体会；（5分钟）
6、在下一个季度第一个月30日前督促各部门参加读书会人员交齐所有心得体会，未交的在晨会上通报，并把整理好的心得体会合集发送给内刊编辑人员。（至少2天时间，一是统计整理需要时间，二是需要多次打电话、发邮件督促）
【内刊编辑流程】
1、根据内刊编辑轮流表，在本季度第一个月5日前通知本季度内刊编辑部门成立编委会；（5分钟）
2、由编委会发通知号召大家投稿；（5分钟）
3、在下一季度第一个月30日前将收集的全部心得体会发送给编委会；（10分钟）
4、督促编委会尽快编辑，并将合作广告公司联系方式等情况告知编委会；（2天，需要不间断地通知督促，否则会一直拖延）
5、编委会与广告公司联系，完成内刊编辑，将初稿递交经理室审核；
6、经理室审核通过后，告知广告公司印刷，并在晨会上向全员展示；（10分钟）
7、根据编委会提供的稿件采用名单，制作内刊稿费清单，递交综合部经理、总经理审核签字，从工资发放稿费；（半小时）
8、内刊印刷好后，通知各部门前来领取。（一天，大家都是断断续续来领取）
八、各类行政事务
包括上级公司下发文件、邮件要求处理的表格、通知、文件等，公司内部的电话接听、通知等，大概每天约有一半的工作时间耗费在此。
【流程】
该类工作无固定流程，根据实际情况处理
“反思——这类工作耗费时间较多的原因有”：
1、上级公司经常下发的各类通知，都是反复在做无用功，之前已经做过的事情、统计过的材料等，反复要求上报；或者政策朝令夕改，导致时间浪费很多；
2、公司内部执行力不够，很多事情都需要反复、多次通知，才能督促完成，耗费了大量的打电话、发短信、邮件以及事情处理时间；
3、个人工作能力不足，考虑问题不够周到，工作效率不够高；
4、公司内部流程不顺、权责不清晰，各部门、各岗位的职责不明朗，分工不均，工作推诿导致延误。
九、教育培训配合
通常每年至少有一次新员培训，其余还有公司一些零散的培训活动，每年大概有十次左右。
【流程】
1、根据领导要求，编写年度员工培训计划、新员培训计划；（大概需要2天）
2、提前与培训老师沟通，准备培训课件，与领导沟通后安排培训时间、场地 、人员；（大概需要1天）
3、通过邮件、电话、短信等方式通知参训人员培训事宜；（10分钟）
4、培训工作中的组织执行；（根据培训时间长短从半天到2个月不等）
5、培训后的意见征集，反思总结等；（半天至一天）
6、年底统计年度老师授课情况，递交经理室审批后，交送至财务室发放培训课时费。
十、会议费制作（不定时，每月约两次）
【流程】
1、财务提供会议费发票，明确会议地点、承办部门、时间等要素；（5分钟）
2、根据要求，结合公司会议召开情况，按照会议费制作模板，拟定参会人员名单、会议预算表、会议审批表、会议通知四个材料。特别注意：会议预算要与发票金额基本吻合，参会人员名单要与会议主题匹配。（3小时）
反思——
会议费制作很头疼：一是上级公司多次退，导致一张发票要做好几次会议；二是很多会议费金额太大，或者都是餐费，很难做出符合实际情况的会议。建议以后金额太大的会议费分成几次会议出，既符合实际显得真实，可能也更容易通过上级审核。
十一、职场布置
根据领导安排及工作需要进行职场布置，不定时进行，规模大小不一。
【流程】
1、领导提出整修要求，或者自己向领导提出；
2、联系广告公司，询问价格，向综合部经理汇报；（价格高的须总经理审批）
3、确定好制作后，通知广告公司排版，确定版面后开始制作；
4、广告公司制作后，安排进行更换、布置；
5、在文件夹中登记好制作清单，到年底与广告公司核对，结算费用。
十二、组工、工会信息写作
组工信息一般写党务方面的信息，每月25日前上交一篇；工会信息写公司职工动态，每月一篇。工会活动较多，上面会有人督办。
十三、政府来文接受与办理
今年三城同创，活动较多。尤其是文明办。一般是投票，拿文件，通知领导开会，优秀先进人物推荐表写作。还有就是志愿者活动，该类活动可与公司工会帮扶活动相结合，既节约成本，又节约时间。
十四、帮扶活动
帮扶方案制作，活动实施，物品购买。
十五、金融同业协会
每月5日在同业协会群里通知大家上交清单，10日后没上交的公司，则打电话催交。太平洋公司因为不能上q，需要打电话，华安公司数据直接找福州拿，所以直接找老总，办事员拿不到数据。
汇总表填好后，发给雪莲经理和黄莺总审核，审核通过后方可上传至群共享。
十六、反洗钱宣传
根据人行通知，制作宣传方案，组织活动实施，撰写活动报道。
十七、领导交办的其他事项
综合部文秘岗职责及流程
一、综合办公平台公文处理（每日收文约花费30分钟左右，发文不定时，一篇大概需要30分钟）
见纸质档案
二、内网信息报道（每篇信息报道大概需要一个小时，包括资料收集、撰写、领导审阅）
见纸质档案
三、公文、报告、简报等撰写
根据公司经理室、上级公司、上级领导安排撰写，每周至少有两篇左右，每篇根据实际情况需要时间大约在30分钟到3天不等。
【流程】
1、领导提出文章撰写要求；
2、根据领导要求，询问清楚文体、表现内容等，撰写好文章，递交领导审阅；
3、根据实际需要进行修改，完成。
四、会议组织、记录
（一）会议记录
每周需要参加的会议包括晨会（固定）、中层会议（固定）、经理室会议（大概一周一次）、上级公司或外单位来访（不定期，大概一个月一次），以及其他会议
【流程】
1、参加会议，根据会议内容做好记录，内容包括：时间、地点、参加人员、会议主题、提出问题、发言内容、解决策略等要素。（通常一个会议的时间在两个小时左右）
2、整理会议纪要，根据会议需要，整理出会议反映的问题、督办部门、处理策略，并发送至参会领导邮箱。（至少需要一个小时）
（二）会议组织
【流程】
1、会议通知：根据领导要求，撰写邮件通知参加人员，同时发送短信，或者打电话（比较紧急的会议），由于公司很多人员不看邮件、短信，所以需要多种通知方式。（视参会人数，大概需要半个小时）
2、会议室布置、设备调试、水果茶水等：由综合部员工协调完成，由综合部经理安排执行。（通常时间为半小时）
五、文明创建、青年文明号、政风行风、党务行政量化考核等精神文明建设材料
每年检查两次，一次是中期检查，最后一次是验收。
日常材料收集根据实际情况进行，大概每日约需要10分钟左右；每个季度会整理一次，一次大概需要3天时间；验收检查前期需要准备一周左右。
【流程】
1、参照考评标准，准备好文件夹（每项检查的模板均以制定出来）；
2、根据每项检查要求，日常有相关材料（纸质、照片等）就收录进去；
3、收到上级相关通知、公文后，请示领导（先兰总、再吴总）是否申报、如何处理后，填写申报表；
4、接到检查通知后，提前准备好迎检材料，递交领导审阅，需要修改、补充的，进行补充，完成；
5、检查时向领导介绍工作开展情况，回答各类问题。
六、企业文化活动
负责各类企业文化活动的策划、前期准备、组织实施等。
活动根据领导安排进行，也可以根据员工建议、自己想法策划组织。通常包括一年一次的年会、登山比赛、演讲比赛、体育文化活动等。
【流程】
1、根据领导安排，撰写活动策划方案（一个方案需要一天左右，大型、复杂的需要两三天）；
2、将方案递交领导审阅，根据领导意图进行修改；
3、方案确定后，组织相关人员进行前期工作准备；（需要2天至一个月不等）
4、活动开展时，负责整个流程的执行；（需要半天至一天不等）
5、活动完成后进行总结。（需要半天）
七、读书会、公司内刊
每个季度固定一次。
【读书会流程】
1、每个季度第一个月4日前向员工征集本季度阅读书目，递交经理室同意后确定本季度阅读书目；（2个小时）
2、通过短信、邮件向全体发出参加读书会通知，在第一个月15日前统计参加人员名单；（1个小时）
3、上网购买书籍，通常是当当网，在第一个月22日前确保将书发到每个人手中；（10分钟）
4、向财务借款支付书款，用购书发票报销；（1个小时）
5、在下一个季度第一个月10日前通过短信、邮件向参加读书会的员工发通知，要求递交本季度读书心得体会；（5分钟）
6、在下一个季度第一个月30日前督促各部门参加读书会人员交齐所有心得体会，未交的在晨会上通报，并把整理好的心得体会合集发送给内刊编辑人员。（至少2天时间，一是统计整理需要时间，二是需要多次打电话、发邮件督促）
【内刊编辑流程】
1、根据内刊编辑轮流表，在本季度第一个月5日前通知本季度内刊编辑部门成立编委会；（5分钟）
2、由编委会发通知号召大家投稿；（5分钟）
3、在下一季度第一个月30日前将收集的全部心得体会发送给编委会；（10分钟）
4、督促编委会尽快编辑，并将合作广告公司联系方式等情况告知编委会；（2天，需要不间断地通知督促，否则会一直拖延）
5、编委会与广告公司联系，完成内刊编辑，将初稿递交经理室审核；
6、经理室审核通过后，告知广告公司印刷，并在晨会上向全员展示；（10分钟）
7、根据编委会提供的稿件采用名单，制作内刊稿费清单，递交综合部经理、总经理审核签字，从工资发放稿费；（半小时）
8、内刊印刷好后，通知各部门前来领取。（一天，大家都是断断续续来领取）
八、各类行政事务
包括上级公司下发文件、邮件要求处理的表格、通知、文件等，公司内部的电话接听、通知等，大概每天约有一半的工作时间耗费在此。
【流程】
该类工作无固定流程，根据实际情况处理
“反思——这类工作耗费时间较多的原因有”：
1、上级公司经常下发的各类通知，都是反复在做无用功，之前已经做过的事情、统计过的材料等，反复要求上报；或者政策朝令夕改，导致时间浪费很多；
2、公司内部执行力不够，很多事情都需要反复、多次通知，才能督促完成，耗费了大量的打电话、发短信、邮件以及事情处理时间；
3、个人工作能力不足，考虑问题不够周到，工作效率不够高；
4、公司内部流程不顺、权责不清晰，各部门、各岗位的职责不明朗，分工不均，工作推诿导致延误。
九、教育培训配合
通常每年至少有一次新员培训，其余还有公司一些零散的培训活动，每年大概有十次左右。
【流程】
1、根据领导要求，编写年度员工培训计划、新员培训计划；（大概需要2天）
2、提前与培训老师沟通，准备培训课件，与领导沟通后安排培训时间、场地 、人员；（大概需要1天）
3、通过邮件、电话、短信等方式通知参训人员培训事宜；（10分钟）
4、培训工作中的组织执行；（根据培训时间长短从半天到2个月不等）
5、培训后的意见征集，反思总结等；（半天至一天）
6、年底统计年度老师授课情况，递交经理室审批后，交送至财务室发放培训课时费。
十、会议费制作（不定时，每月约两次）
【流程】
1、财务提供会议费发票，明确会议地点、承办部门、时间等要素；（5分钟）
2、根据要求，结合公司会议召开情况，按照会议费制作模板，拟定参会人员名单、会议预算表、会议审批表、会议通知四个材料。特别注意：会议预算要与发票金额基本吻合，参会人员名单要与会议主题匹配。（3小时）
反思——
会议费制作很头疼：一是上级公司多次退，导致一张发票要做好几次会议；二是很多会议费金额太大，或者都是餐费，很难做出符合实际情况的会议。建议以后金额太大的会议费分成几次会议出，既符合实际显得真实，可能也更容易通过上级审核。
十一、职场布置
根据领导安排及工作需要进行职场布置，不定时进行，规模大小不一。
【流程】
1、领导提出整修要求，或者自己向领导提出；
2、联系广告公司，询问价格，向综合部经理汇报；（价格高的须总经理审批）
3、确定好制作后，通知广告公司排版，确定版面后开始制作；
4、广告公司制作后，安排进行更换、布置；
5、在文件夹中登记好制作清单，到年底与广告公司核对，结算费用。
十二、组工、工会信息写作
组工信息一般写党务方面的信息，每月25日前上交一篇；工会信息写公司职工动态，每月一篇。工会活动较多，上面会有人督办。
十三、政府来文接受与办理
今年三城同创，活动较多。尤其是文明办。一般是投票，拿文件，通知领导开会，优秀先进人物推荐表写作。还有就是志愿者活动，该类活动可与公司工会帮扶活动相结合，既节约成本，又节约时间。
十四、帮扶活动
帮扶方案制作，活动实施，物品购买。
十五、金融同业协会
每月5日在同业协会群里通知大家上交清单，10日后没上交的公司，则打电话催交。太平洋公司因为不能上q，需要打电话，华安公司数据直接找福州拿，所以直接找老总，办事员拿不到数据。
汇总表填好后，发给雪莲经理和黄莺总审核，审核通过后方可上传至群共享。
十六、反洗钱宣传
根据人行通知，制作宣传方案，组织活动实施，撰写活动报道。
十七、领导交办的其他事项