电子科学系学生会秘书处相关工作注意事项汇总
一、日常细节
1、系办值日要带工作证，进门主动向老师问好，觉得老师可能不认识自己时要主动向老师介绍自己。
2、需要申请课室及相关场地及物资借用最好提前两周通知秘书处，最好不要私自去申请场地及跟其他组织组织借用物资。
3、开大会提前45分钟到会场查看设备及布置会场，提前15分钟到场签到，手机调静音，会议中注意维持会场秩序，会后负责收尾工作，防止同学遗漏物品。
4、发邮件要注明部门及文件名称，方便整理。
5、正式场合介绍领导时要特别注重他们的头衔。
6、收集系办文件信息及个人信息要多次核对，例如通讯录
7、涉及到经费的问题提前跟负责自己部门的书记处，主席团，会长团的师兄师姐打招呼，让他们把信息及时反馈给老师
二、学生干部常用文种及处理
1、通知
应当注意通知的几个要素：事情，地点，时间，参加对象。另外，撰写通知时候应当注意措辞得体，表达清晰明了，没有歧义，力争简单扼要。发送通知前要自己透彻理解通知的内容，发送时应该注意避免对方休息时间，同时要确保收信息的人员已成功接收到信息。
2、总结
现阶段同学写得最多的一般只有活动总结。写总结时候应该注意实事求是，条理清晰，抓住重点，写出水平。另外，尽可能概括出活动好与不好的地方，提出一些改进的建议，以供下届师弟师妹学习参考。同时，写总结时候，尽可能图文并茂，同时要注意落款清晰规范。
3、计划
一般指活动计划。针对活动计划，要注意活动背景，活动目的（活动主题），活动时间，活动地点，参与对象，活动内容，活动流程。另外，大部分活动还得有经费预算，有赞助商的，还得加上赞助单位等。同时，比较大型的活动，还有主办单位以及承办单位。
4、函
一般指邀请函。写邀请函一般是写给老师或各大组织主要负责人，在称呼及称谓应该十分注意，切勿错写。时间，地点，活动内容要明确。
三、打印格式要求
1、页面设置：
用纸：A4 ，装订线：左侧 ，页码位置：下居中 ，
页边距：上2.5厘米；下2厘米、左2.5厘米、右2厘米
2、正文：4号宋体
3、标题格式 一级标题：一、 二、 三、
二级标题：（一） （二） （三）
三级标题：1． 2． 3．
格式：一级标题：小2号黑体
二级标题：3号黑体
三级标题：4号黑体
4、行距：单倍行距
5、字距：默认
6、添加页眉，页码
四、活动策划书模板
一、活动背景
二、活动目的
三、活动主题
四、活动内容
㈠、 时间：
㈡、 地点：
㈢、 面向对象/参与人员：
㈣、 嘉宾：
㈤、 主办单位：
㈥、 承办单位：
㈦、 活动口号：
㈧、 活动形式：
五、活动流程（列点说明）
六、活动安排
㈠、 前期准备工作：
㈡、 活动期间工作：
㈢、 活动后期工作：
㈣、 注意事项：
㈤、 经费预算： /见附录（以表格形式呈现于附录） ㈥、 物料准备： /见附录（以表格形式呈现于附录） 七、宣传计划
㈠、 宣传范围：
㈡、 宣传方案：
㈢、 宣传可行性分析：
八、评分标准（比赛类活动）
九、参赛要求（比赛类活动）
十、奖项设置（比赛类活动）
十一、 预计的影响（有关于该活动举行的意义） 十二、 活动问题对策与应急措施
附录：
一、 工作人员安排（细化到每个人员所负责的工作）
工作名称 工作人员姓名
二、 活动可行性预测
署名 日期
电子科学系学生会秘书处相关工作注意事项汇总
一、日常细节
1、系办值日要带工作证，进门主动向老师问好，觉得老师可能不认识自己时要主动向老师介绍自己。
2、需要申请课室及相关场地及物资借用最好提前两周通知秘书处，最好不要私自去申请场地及跟其他组织组织借用物资。
3、开大会提前45分钟到会场查看设备及布置会场，提前15分钟到场签到，手机调静音，会议中注意维持会场秩序，会后负责收尾工作，防止同学遗漏物品。
4、发邮件要注明部门及文件名称，方便整理。
5、正式场合介绍领导时要特别注重他们的头衔。
6、收集系办文件信息及个人信息要多次核对，例如通讯录
7、涉及到经费的问题提前跟负责自己部门的书记处，主席团，会长团的师兄师姐打招呼，让他们把信息及时反馈给老师
二、学生干部常用文种及处理
1、通知
应当注意通知的几个要素：事情，地点，时间，参加对象。另外，撰写通知时候应当注意措辞得体，表达清晰明了，没有歧义，力争简单扼要。发送通知前要自己透彻理解通知的内容，发送时应该注意避免对方休息时间，同时要确保收信息的人员已成功接收到信息。
2、总结
现阶段同学写得最多的一般只有活动总结。写总结时候应该注意实事求是，条理清晰，抓住重点，写出水平。另外，尽可能概括出活动好与不好的地方，提出一些改进的建议，以供下届师弟师妹学习参考。同时，写总结时候，尽可能图文并茂，同时要注意落款清晰规范。
3、计划
一般指活动计划。针对活动计划，要注意活动背景，活动目的（活动主题），活动时间，活动地点，参与对象，活动内容，活动流程。另外，大部分活动还得有经费预算，有赞助商的，还得加上赞助单位等。同时，比较大型的活动，还有主办单位以及承办单位。
4、函
一般指邀请函。写邀请函一般是写给老师或各大组织主要负责人，在称呼及称谓应该十分注意，切勿错写。时间，地点，活动内容要明确。
三、打印格式要求
1、页面设置：
用纸：A4 ，装订线：左侧 ，页码位置：下居中 ，
页边距：上2.5厘米；下2厘米、左2.5厘米、右2厘米
2、正文：4号宋体
3、标题格式 一级标题：一、 二、 三、
二级标题：（一） （二） （三）
三级标题：1． 2． 3．
格式：一级标题：小2号黑体
二级标题：3号黑体
三级标题：4号黑体
4、行距：单倍行距
5、字距：默认
6、添加页眉，页码
四、活动策划书模板
一、活动背景
二、活动目的
三、活动主题
四、活动内容
㈠、 时间：
㈡、 地点：
㈢、 面向对象/参与人员：
㈣、 嘉宾：
㈤、 主办单位：
㈥、 承办单位：
㈦、 活动口号：
㈧、 活动形式：
五、活动流程（列点说明）
六、活动安排
㈠、 前期准备工作：
㈡、 活动期间工作：
㈢、 活动后期工作：
㈣、 注意事项：
㈤、 经费预算： /见附录（以表格形式呈现于附录） ㈥、 物料准备： /见附录（以表格形式呈现于附录） 七、宣传计划
㈠、 宣传范围：
㈡、 宣传方案：
㈢、 宣传可行性分析：
八、评分标准（比赛类活动）
九、参赛要求（比赛类活动）
十、奖项设置（比赛类活动）
十一、 预计的影响（有关于该活动举行的意义） 十二、 活动问题对策与应急措施
附录：
一、 工作人员安排（细化到每个人员所负责的工作）
工作名称 工作人员姓名
二、 活动可行性预测
署名 日期