文/古尔浪洼
生活在这个信息零时差传递的年代，我们每天都有大量的电子版文件、资料、资讯需要处理。
面对每天庞大的数字信息，我们应该如何整理才好？
我总结了自己的对电子版文件及数字信息的处理经验，提供五个整理角度和具体的操作方法供有兴趣的朋友参考。
1. 整理就是帮素材定位
在阅读中经过过滤和搜集到一些资料，以及偶然冒出来的一些想法，对我来说，未来可能会用在多个文件和文章中，也就是说，它可能会在我的文章中被引用，也可能在另外的项目中被使用。
对于这种可以多用途使用的资料，如果被归类在某个固定的文件夹中，就不太合适，而且在使用的时候很难找得到。
此时，我会将这种素材直接存放在印象笔记里，标上多个我自己判断分类的标签。这样，就解决了单一定位的问题，以后在搜索和使用的时候，可以根据需要的关键词快速找出来。
2. 整理就是帮事物决定行动
整理的目的有两个，一是把乱糟糟的资料整理整齐，取用高效；二是让其本身变得有用，产生价值。
所以，在整理的时候，不能只是追求整齐，而是在有用的前提下整齐。
比如，我常常会将一些马上要用的资料直接放在桌面上，目的是方便我随时应用。这个似乎违背了整齐的概念，但却解决了我随时取用的效率问题。
过一段时间，我会将桌面上应用完的文件，集中归类，移动到硬盘中某个编号的文件夹中去，也就是里层资料里，以备未来查阅。
不过，考虑到本年度，或者近几个月来的文件和资料被查阅的次数会和几率会很高，我一般不会将本年度的文件和资料放到比较深层的文件分类中，而是将之编号放在跟目录下。
这样做，既符合整理的目的，又满足随时高效取用的需要。实际上，能解决随时取用和查阅的问题，本身就是一种让资料有用的思路。
而在印象笔记中收纳知识性资料时，我则一般采用三层来存储，分别为行动、构思和封存。
为什么其中第一层就是行动？原因是，在我看来，资料存起来的目的不仅仅是为了收集，而应该是为了行动。所以第一层于我，不仅是资料，还同时是行动索引。
如此以来，我就不需要额外再去列行动计划，而是直接按照第一层中的目录行动就好。对于我而言，没有行动的资料，是没有收藏价值的。
我认为，在电子时代，搜集资料其实是件挺简单的事，我们随时都可以在网上搜集到一大堆资料，相对搜集资料而言，更加重要的是我们采取了什么样的行动。
3. 整理就是帮事物判断价值
既然搜索关键字就可以在电脑里和网上找到自己需要的资料，所以，在资料整理中，最关键的不是分门别类并搬运到多少层的目录下，而是标识好关键字。
当然，已经应用过的资料，或者资料量太多时，分门别类是必要的，但如果在时间有限的情况下，建议不妨把精力放在辨识和标识关键字上。这样，即使存储的位置不够精细，关键字对，就可以快速搜到。
从这个角度讲，我们在搜集和整理资料时，应该以“我的价值判断”分类，而不是以其精细的类别存储。
比如，我们每天在邮箱里都会收到很多的邮件，仅仅标“重要”和“需跟踪”、“待回复”是不够的。也就是说，这样的标签无法满足我们的关键词搜索需求，因此我们应该以更多的“价值判断”来设置关键词进行标识，这样，需要的时候，一搜关键词，相关的信息和资料就都出来了。
那么我具体是怎样做的呢？我一般会立即处理完收到的邮件，如果不能立即处理完的，我会在邮件上随手做五个类型标签，如下：
需追踪：有延续性的项目，需要跟进结果的；
需答复：不能马上回答，需要搜集资料和补充数据才能答复的；
需汇报：上司布置的工作任务，需要定期和到期汇报的；
下一步行动：相对比较重要的琐事，需要有空先执行；
行政琐事：一些需要内部回应处理的小事情；
有空再说：做不做没关系，影响不大，真的有时间可以做做的；
4. 为关联资料做连结
很多事物之间彼此有千丝万缕的联系，比如这张名片和某个合约有关，这份合约和某一次的会议纪录有关，那次会议记录又和某个项目计划有关。
这就使得我们在分类时，如果不准确和恰当，反而可能还会阻断其关联性，从而导致在寻找、使用、整合资料的麻烦。所以，建立知识与资料之间的有效连结，就显得尤为重要。
从资料链接的角度看，电脑上存储是不太方便的，所以需要彼此间链接的资料，我都存在印象笔记中。在印象笔记中存储的资料，就像维基百科上的资料那样，在每一次记录资料时，我会随时与其它资料进行链接。这样，我不仅仅只是储存资料，而是将资料彼此间的关系也保存了下来。
当然，这件事无法做到完美，我们没必要，也无法建立起所有的资料连结，但只要我们在增加新资料时尽可能建立当下想到的连结就足够了，因为在使用中，只要建立起一部分，对未来的索引、整合工作都会有助益。
这就像大脑的运作一样，调出 A，可以想到 B，想到C，然后就会产生一个体系。但如果我们只单独储存 A 与 B ，时间久了，之间的连结就断了，那么后面那个重要的体系也就无法产生了。
5. 破坏分类墙，对资料进行重组
资料整理最有趣的地方，不是将之弄得井然有序，而是很多时刻，彼此连结后，会产生我们意想不到的效果。就好像我把好几个书柜推倒，让各种分类的书混在一起，然后我忽然看出原本没有想到的这本书与那本书的关联一样，灵感的火花常常就发生在这些资料和信息意外会面的时刻。
有意思的新构思，常常产生于意想不到的组合，但太过严谨的分类可能会阻碍这种机会，会妨碍不同资料之间碰面产生连结的机会。
所以我的整理思路是，分类可以搭配行动、判断价值即可，但不需要为了资料的内容去做太仔细分类，反而应该开放资料的围栏，让各种类型资料混杂在一起，可以通过很轻松和简单的搜寻、重组，让这些四面八方的资料碰撞，产生自己需要的意外火花。
尤其是对于一个喜欢写点东西的人而言，打破分类，一次看到所有笔记内容、一次搜寻、随时进行破坏与重组各种资料，是刺激产生想法，碰撞出新火花、激荡出新创意的最佳方法之一。
- the end -
作者：古尔浪洼，职场人，专栏作者。公众号“古尔浪洼的方寸江湖”（xllx01），转载请联系授权。
文/古尔浪洼
生活在这个信息零时差传递的年代，我们每天都有大量的电子版文件、资料、资讯需要处理。
面对每天庞大的数字信息，我们应该如何整理才好？
我总结了自己的对电子版文件及数字信息的处理经验，提供五个整理角度和具体的操作方法供有兴趣的朋友参考。
1. 整理就是帮素材定位
在阅读中经过过滤和搜集到一些资料，以及偶然冒出来的一些想法，对我来说，未来可能会用在多个文件和文章中，也就是说，它可能会在我的文章中被引用，也可能在另外的项目中被使用。
对于这种可以多用途使用的资料，如果被归类在某个固定的文件夹中，就不太合适，而且在使用的时候很难找得到。
此时，我会将这种素材直接存放在印象笔记里，标上多个我自己判断分类的标签。这样，就解决了单一定位的问题，以后在搜索和使用的时候，可以根据需要的关键词快速找出来。
2. 整理就是帮事物决定行动
整理的目的有两个，一是把乱糟糟的资料整理整齐，取用高效；二是让其本身变得有用，产生价值。
所以，在整理的时候，不能只是追求整齐，而是在有用的前提下整齐。
比如，我常常会将一些马上要用的资料直接放在桌面上，目的是方便我随时应用。这个似乎违背了整齐的概念，但却解决了我随时取用的效率问题。
过一段时间，我会将桌面上应用完的文件，集中归类，移动到硬盘中某个编号的文件夹中去，也就是里层资料里，以备未来查阅。
不过，考虑到本年度，或者近几个月来的文件和资料被查阅的次数会和几率会很高，我一般不会将本年度的文件和资料放到比较深层的文件分类中，而是将之编号放在跟目录下。
这样做，既符合整理的目的，又满足随时高效取用的需要。实际上，能解决随时取用和查阅的问题，本身就是一种让资料有用的思路。
而在印象笔记中收纳知识性资料时，我则一般采用三层来存储，分别为行动、构思和封存。
为什么其中第一层就是行动？原因是，在我看来，资料存起来的目的不仅仅是为了收集，而应该是为了行动。所以第一层于我，不仅是资料，还同时是行动索引。
如此以来，我就不需要额外再去列行动计划，而是直接按照第一层中的目录行动就好。对于我而言，没有行动的资料，是没有收藏价值的。
我认为，在电子时代，搜集资料其实是件挺简单的事，我们随时都可以在网上搜集到一大堆资料，相对搜集资料而言，更加重要的是我们采取了什么样的行动。
3. 整理就是帮事物判断价值
既然搜索关键字就可以在电脑里和网上找到自己需要的资料，所以，在资料整理中，最关键的不是分门别类并搬运到多少层的目录下，而是标识好关键字。
当然，已经应用过的资料，或者资料量太多时，分门别类是必要的，但如果在时间有限的情况下，建议不妨把精力放在辨识和标识关键字上。这样，即使存储的位置不够精细，关键字对，就可以快速搜到。
从这个角度讲，我们在搜集和整理资料时，应该以“我的价值判断”分类，而不是以其精细的类别存储。
比如，我们每天在邮箱里都会收到很多的邮件，仅仅标“重要”和“需跟踪”、“待回复”是不够的。也就是说，这样的标签无法满足我们的关键词搜索需求，因此我们应该以更多的“价值判断”来设置关键词进行标识，这样，需要的时候，一搜关键词，相关的信息和资料就都出来了。
那么我具体是怎样做的呢？我一般会立即处理完收到的邮件，如果不能立即处理完的，我会在邮件上随手做五个类型标签，如下：
需追踪：有延续性的项目，需要跟进结果的；
需答复：不能马上回答，需要搜集资料和补充数据才能答复的；
需汇报：上司布置的工作任务，需要定期和到期汇报的；
下一步行动：相对比较重要的琐事，需要有空先执行；
行政琐事：一些需要内部回应处理的小事情；
有空再说：做不做没关系，影响不大，真的有时间可以做做的；
4. 为关联资料做连结
很多事物之间彼此有千丝万缕的联系，比如这张名片和某个合约有关，这份合约和某一次的会议纪录有关，那次会议记录又和某个项目计划有关。
这就使得我们在分类时，如果不准确和恰当，反而可能还会阻断其关联性，从而导致在寻找、使用、整合资料的麻烦。所以，建立知识与资料之间的有效连结，就显得尤为重要。
从资料链接的角度看，电脑上存储是不太方便的，所以需要彼此间链接的资料，我都存在印象笔记中。在印象笔记中存储的资料，就像维基百科上的资料那样，在每一次记录资料时，我会随时与其它资料进行链接。这样，我不仅仅只是储存资料，而是将资料彼此间的关系也保存了下来。
当然，这件事无法做到完美，我们没必要，也无法建立起所有的资料连结，但只要我们在增加新资料时尽可能建立当下想到的连结就足够了，因为在使用中，只要建立起一部分，对未来的索引、整合工作都会有助益。
这就像大脑的运作一样，调出 A，可以想到 B，想到C，然后就会产生一个体系。但如果我们只单独储存 A 与 B ，时间久了，之间的连结就断了，那么后面那个重要的体系也就无法产生了。
5. 破坏分类墙，对资料进行重组
资料整理最有趣的地方，不是将之弄得井然有序，而是很多时刻，彼此连结后，会产生我们意想不到的效果。就好像我把好几个书柜推倒，让各种分类的书混在一起，然后我忽然看出原本没有想到的这本书与那本书的关联一样，灵感的火花常常就发生在这些资料和信息意外会面的时刻。
有意思的新构思，常常产生于意想不到的组合，但太过严谨的分类可能会阻碍这种机会，会妨碍不同资料之间碰面产生连结的机会。
所以我的整理思路是，分类可以搭配行动、判断价值即可，但不需要为了资料的内容去做太仔细分类，反而应该开放资料的围栏，让各种类型资料混杂在一起，可以通过很轻松和简单的搜寻、重组，让这些四面八方的资料碰撞，产生自己需要的意外火花。
尤其是对于一个喜欢写点东西的人而言，打破分类，一次看到所有笔记内容、一次搜寻、随时进行破坏与重组各种资料，是刺激产生想法，碰撞出新火花、激荡出新创意的最佳方法之一。
- the end -
作者：古尔浪洼，职场人，专栏作者。公众号“古尔浪洼的方寸江湖”（xllx01），转载请联系授权。