供应部业务流程
一、 业务目标
1、 战略目标
及时了解原材料的价格行情，采取集中采购优势和期货采购模式, 在保证采购物资质量的基础上，节约物资采购成本，提高物资采购效率, 为公司经营、发展提供有力的物资保障。
2、经营目标
2.1、 优化采购方案、优选供应商、优质保量地满足车间生产物资需求。
2.2、 合理确定采购价格，降低采购成本。
2.3、 及时安排采购资金，保证货款在计划内准确支付。
3、财务目标
准确保送报表，保证K3系统真实、准确的输入。
4、合规目标
4.1、 物资采购行为规范、过程公开、竞争公平公正，符合国家法律法规。
4.2、 物资采购合同符合合同法等国家法律、法规和公司内部规章制 度。
二、 风险评估
1 战略风险
1.1 由于物资采购业务流程设计不合理或控制不当，可能导致采购物资及价格偏离目标要求，或上当受骗，出现舞弊和差错，影响物资采购质量和成本。
1.2 对于原材料质量的标准不统一，造成采购通道狭窄、难以形成供应商竞争机制，出现采购价格控制漏洞。
1.3 不能及时采购到所需物资或采购物资不能按时到货, 影响正常生产建设进度，造成企业违约风险。
2 经营风险
2.1 采购的物资产品质量不符合技术质量标准需求，甚至采购了伪劣产品以及运输时发生丢失和毁损, 出现质量问题或质量事故 影响生产建设使用。
2.2 供应商垄断产品价格、串通报价，或设计、生产、技术等部门和使用单位指定供应商，致使采购价格严重高于市场价格。
2.3 对供应市场行情缺乏了解、跟踪、分析，导致采购价格不合理。
2.4 分公司层层设库、重复储备, 致使库存资源不能共享、储备资金占用大、仓储费用高。
2.5 资金分散使用、付款时间、付款方式、付款金额不恰当造成资金效益的流失。
2.6 合同对购销双方的权利、义务和违约责任表述不清楚，导致经济纠纷和经济损失。
2.7 未经审核，擅自变更标准合同文本中涉及权利、义务条款导致的风险。
3 财务风险
3.1 多记、错记、漏记物资入库或应付账款，导致财务报告失真、不准确、不完整。 4 合规风险
4.1 制度不健全或有漏洞，制度执行不到位和监督考核不力, 导致采购管理过程发生违规问题。
4.2 物资采购合同不符合合同法等国家法律、法规和公司内部规章制度的要求，造成损失。
三、 业务流程步骤与控制点
1 明确物资采购供应职责
1.1 原材料采购管理工作由采购部门负责。
1.2 所有物资的采购必须在公司审批后的《合格供方目录》中选取供 货方。
1.2.1 发生临时采购且《合格供方目录》中没有相应供货方的情况时，采购部门可列出供货方名单，提交审计部、财务部、质检部审核通过后方可进行采购事宜。
1.3 物资采购全过程中应注意各环节相互配合、相互监督分段管理 模式，计划与采购、质检与采购、价格审核与采购、合同审核 与采购、货款支付与采购等职责分离。
2 物资需求计划编制与审批
2.1 物资使用部门应根据需求编制物资需求计划，经部门负责人审 核签字后，报分管领导审核批准。
3 物资采购计划编制与审批
3.1 采购部门对审批合格的物资需求计划会同仓储部门进行库房 清查核实库存。
3.2 对现存的物资，须在计划中注明，从仓库调配领用，不进入下 一步采购程序。
3.3 经查库确系不存在或库存不足的，采购部门应编写物资采购计划，附上物资需求计划交财务部门核实，经分管领导审核后, 安排采购组执行采购程序。
3.4 急需物资经分管领导、财务负责人、财务总监签字认可后，采 购部门可先询价采购，物资采购计划报批相关手续必须在三个 工作日补齐。
4 供应商选择与考核
4.1 合格供方的考核、评定及控制
采购部门组织公司质管部、生产部、财务部等职能部门对供应商进行考核、评估、优选, 建立公司供应商网络，供应商网络 实行动态考核和优胜劣汰机制，构成保证生产建设所需物资的供应商网络体系。
4.1.1 合格供方的考核、评定过程
4.1.1.1 采购部门根据公司生产物资现有供方和待开发的供方，在满足合同程度、供货能力、保证质量能力、资信能力的条件下进行 摸底考察，提出初选供方单位。
4.1.1.2 采购部门组织公司质管部、生产部和财务部对供方的质量管理体系认证资格、在同行业中的业绩、执行产品标准、质量等级、 法人资格、企业规模、履约能力、企业资信、企业财务状况等 相关能力等方面做出评价。
4.1.1.3 采购部门组织评审小组根据综合评价资料或实地调查结果，进行分析、评审，确定合格的供方，报公司价格委员会审定并报董事长批准。
4.1.2 合格供方的控制
4.1.2.1 采购部门在合格供方目录中进行物资采购，并对合格供方的企业资金运作情况、执行能力等多方面进行动态管理。
4.1.2.2 采购部门每年须组织评审小组进行一次合格供方的评定，对上一年质量过硬、供货及时、服务周到的供方应于肯定，继续进入本年的合格供方目录。
4.1.2.3 相关部门验证采购产品首次发现不合格品时，通知供方暂停发 货，并按不合格产品的有关规定处理，合格供方一年内两次出现不合格产品时，取消其合格供方资格。
4.1.2.4 合格供方须遵循诚信公平、货真价实的原则，及时供应性价比合理的物资，经查实一年内合格供方恶意虚高物资报价三次以上，取消其合格供方资格。
4.1.2.5 合格供方与公司合作过程中，违反相关技术商务合同要求，出现产品质量问题、拖延交货时间影响我公司生产、技改的，应作好相应记录，由于供方的原因造成严重的质量责任事故，取 消其合格供方资格。
4.1.2.6 每年的合格供方目录经主管领导批准后公布。
4.1.2.7 重新进入合格供方的评定要求同新进入完全相同。
4.1.3 合格供方资料管理
4.1.3.1 采购部门将合格供方名单目录汇编成册、归档统一管理。
4.1.3.2 所有有关合格供方情况的活动必须记录存档并妥善保存。
4.2 采购供应商选择
4.2.1 金额较大的物资采购应组织招标工作
4.2.1.1 采购组在接到物资采购计划后，根据物资使用部门的要求在合 格供应商中进行公开招标或邀请招标，完成物资招标前期工 作。
4.2.1.2 采购组请示分管领导并组织相关职能部门进行开标，采购组协同相关职能部门完成采购
协议的签订和评定。
4.2.1.3 公司物资使用单位不得指定供应商。审计部应定期检查，对因指定采购造成经济损失的，要追究责任人的责任。
4.2.2 对于单价较小或批量价值较小的物资，采购组应根据物资采购 计划和物资使用部门的要求，在《合格供方目录》中选取供货 商，将选择的合格供应商、物资质量、报价比价等情况报采购部门负责人和分管领导签字认可后，完成采购工作。
5 采购价格的确定与控制
5.1 采购部门密切跟踪市场行情，分析研究通用物资的成本构成与市场价格变动趋势，建立价格数据库，定期向采购组发布采购指导价格。采购组必须严格执行发布的采购指导价格，作为确定采购价格的依据。
5.2 物资采购价格的确定应考虑包括采购价格、运输保险费用、物资使用寿命、后续维护费用等在内的物资采购总成本，在满足物资功能与技术质量要求前提下，按性能与价格比最优和采购总成本最低原则确定采购价格。
5.3 对大宗物资的采购，应按照公开、公平、公正和竞争的原则，采取在合格供应商中进行公开招标或邀标招标方式进行。由采 购部门组织质管部、生产部、工程部、财务部等相关职能部门 进行开标，采购部门根据开标情况组织商务谈判，编制合同审 批单，呈相关领导审批。
5.4 审计部、财务部对物资供应采购价格的确定进行监督。
6 采购合同审批、签订与执行
6.1 物资采购必须签订采购合同。采购部门根据确定的供应商与价 格，依照经法务部审定的标准采购合同文本拟订采购合同，由合同管理人员审查。合同管理人员对合同是否清楚描述产品名称、产地、规格型号、质量技术要求、数量、单价及总金额、验收准则、付款方式、交货时间、交货地点、运输方式、违约及处罚、质量异议处理、签约地点及质量管理体系要求等条款进行审查。公司对采购物资有特殊技术要求时，由采购部门协同生产部、质管部等相关技术部门对物资的特殊技术要求所涉及的技术协议内容进行审查，对合同项目涉及技术的先进性和可靠性或适应性承担实质性审查职责。
6.2 合同管理人员对合同审查后, 交采购部门负责人、分管领导审 批，最后按审批权限送董事长或总经理签订正式合同。
6.3 对重大和复杂合同，需报经法务部审查，再送分管领导审批。
6.4 采购组、合同管理人员应跟踪并监督合同执行情况，合同执行 完毕及时核销。 7 运输及保险
7.1 采购部门与确定的供应商在签订采购合同中必须确定物资运 输方式及运输发生途耗、毁
损、丢失的相关责任，并根据不同 的交货方式确定保险责任。对运输和保险中发生的异常情况，要分清责任，分析提出处理办法，并追究责任。
7.2 采购部门按照采购合同中确定的制造周期、交货时间、工程进度计划落实催交催运措施，监督合同按期执行。
8 质检入库
8.1 物资的入库验收可参考存货管理业务流程
9 发票的审批
9.1 采购组收到发票后，采购员持票到仓库和仓储人员核对后在发 票上经办人处签字，经采购部门负责人签字审核后，附入库单 附交采购部门制定人员处汇总，建立备查账目。
9.2 采购部门人员将审核汇总后的发票送财务部门、财务总监审 核、签字，由财务部门入帐。 10 货款支付、核算记账
10.1 每月末采购部门根据采购合同约定, 清理汇总供货方提交的付款申请单, 提出月付款计划（明细到供货商）报部门负责人审 批。
10.2 采购部门将审批后的付款计划交财务部审核，经财务总监审核 签字后执行付款计划，并根据付款的实际情况进行账务处理。
10.3 财务部应将付款计划执行情况及时反馈采购部门。
10.4 财务部门应严格执行国家、公司内部会计制度和规定。财务核 算人员应正确核算物资采购成本、库存成本，经财务部门负责人审核签章后记入账簿并编制财务报表。财务人员每月末与仓储人员进行账务稽核，定期进行实物盘点，做到账、卡、物相符。
11 经营活动分析
11.1 采购部门应定期汇总分析采购物资的数量、价格、质量状况、采购费用、供应商选择、需求计划的准确性、节约采购资金和 供应市场供需情况、价格走势等，提出采购建议和下一阶段的控制目标。
12 监督检查
12.1 公司应当对物资采购内部控制定期或不定期地进行检查。
12.2 物资采购供应内部控制监督检查的内容主要包括：
12.2.1 采购与付款业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存 在采购与付款业务不相容职务混岗的现象。
12.2.2 合格供方的评定、考核、控制及招标谈判工作是否按规定严格 执行。
12.2.3 采购与付款业务授权批准制度的执行情况。重点检查物资采购与付款业务的授权批准手
续是否健全，是否存在越权审批的行为。
12.2.4 应付账款和预付账款的管理。重点审查应付账款和预付账款支付的正确性、时效性和合法性。
12.2.5 有关单据、凭证和文件的使用和保管情况。重点检查凭证的登记、领用、传递、保管、注销手续是否健全，使用和保管制度 是否存在漏洞。
12.3 审计部开展物资采购专项审计。
12.4 内控制度检评领导小组对采购部门的内部控制执行情况进行检查评价和绩效考核，并提出改进意见。
12.5 对监督检查过程中发现的物资采购供应内部控制中的薄弱环节，公司应当采取措施，及时加以纠正和完善。
四、 相关制度目录
1 公司章程
2 安徽山河药用辅料股份有限公司《合同管理办法》
五、 主要控制点相关资料
1 物资需求计划
2 物资采购计划
3 合格供方目录
4 供方评定记录
5 新供应商审批表
6 采购合同
7 物资采购合同审批表
8 物资采购合同标准文本
9 发票汇总审批表
10 货款支付申请单
11 供应部采购及资金计划表
12供应商审计表
六、物资采购供应业务流程图
1、采购供应商的选择流程
2、采购合同审批流程
3、采购计划审批流程
4、发票审批流程
5、付款审批流程
6、供应商审核流程
7、合格供应商控制流程
8、物资采购流程
9、物资采购标准
供应部业务流程
一、 业务目标
1、 战略目标
及时了解原材料的价格行情，采取集中采购优势和期货采购模式, 在保证采购物资质量的基础上，节约物资采购成本，提高物资采购效率, 为公司经营、发展提供有力的物资保障。
2、经营目标
2.1、 优化采购方案、优选供应商、优质保量地满足车间生产物资需求。
2.2、 合理确定采购价格，降低采购成本。
2.3、 及时安排采购资金，保证货款在计划内准确支付。
3、财务目标
准确保送报表，保证K3系统真实、准确的输入。
4、合规目标
4.1、 物资采购行为规范、过程公开、竞争公平公正，符合国家法律法规。
4.2、 物资采购合同符合合同法等国家法律、法规和公司内部规章制 度。
二、 风险评估
1 战略风险
1.1 由于物资采购业务流程设计不合理或控制不当，可能导致采购物资及价格偏离目标要求，或上当受骗，出现舞弊和差错，影响物资采购质量和成本。
1.2 对于原材料质量的标准不统一，造成采购通道狭窄、难以形成供应商竞争机制，出现采购价格控制漏洞。
1.3 不能及时采购到所需物资或采购物资不能按时到货, 影响正常生产建设进度，造成企业违约风险。
2 经营风险
2.1 采购的物资产品质量不符合技术质量标准需求，甚至采购了伪劣产品以及运输时发生丢失和毁损, 出现质量问题或质量事故 影响生产建设使用。
2.2 供应商垄断产品价格、串通报价，或设计、生产、技术等部门和使用单位指定供应商，致使采购价格严重高于市场价格。
2.3 对供应市场行情缺乏了解、跟踪、分析，导致采购价格不合理。
2.4 分公司层层设库、重复储备, 致使库存资源不能共享、储备资金占用大、仓储费用高。
2.5 资金分散使用、付款时间、付款方式、付款金额不恰当造成资金效益的流失。
2.6 合同对购销双方的权利、义务和违约责任表述不清楚，导致经济纠纷和经济损失。
2.7 未经审核，擅自变更标准合同文本中涉及权利、义务条款导致的风险。
3 财务风险
3.1 多记、错记、漏记物资入库或应付账款，导致财务报告失真、不准确、不完整。 4 合规风险
4.1 制度不健全或有漏洞，制度执行不到位和监督考核不力, 导致采购管理过程发生违规问题。
4.2 物资采购合同不符合合同法等国家法律、法规和公司内部规章制度的要求，造成损失。
三、 业务流程步骤与控制点
1 明确物资采购供应职责
1.1 原材料采购管理工作由采购部门负责。
1.2 所有物资的采购必须在公司审批后的《合格供方目录》中选取供 货方。
1.2.1 发生临时采购且《合格供方目录》中没有相应供货方的情况时，采购部门可列出供货方名单，提交审计部、财务部、质检部审核通过后方可进行采购事宜。
1.3 物资采购全过程中应注意各环节相互配合、相互监督分段管理 模式，计划与采购、质检与采购、价格审核与采购、合同审核 与采购、货款支付与采购等职责分离。
2 物资需求计划编制与审批
2.1 物资使用部门应根据需求编制物资需求计划，经部门负责人审 核签字后，报分管领导审核批准。
3 物资采购计划编制与审批
3.1 采购部门对审批合格的物资需求计划会同仓储部门进行库房 清查核实库存。
3.2 对现存的物资，须在计划中注明，从仓库调配领用，不进入下 一步采购程序。
3.3 经查库确系不存在或库存不足的，采购部门应编写物资采购计划，附上物资需求计划交财务部门核实，经分管领导审核后, 安排采购组执行采购程序。
3.4 急需物资经分管领导、财务负责人、财务总监签字认可后，采 购部门可先询价采购，物资采购计划报批相关手续必须在三个 工作日补齐。
4 供应商选择与考核
4.1 合格供方的考核、评定及控制
采购部门组织公司质管部、生产部、财务部等职能部门对供应商进行考核、评估、优选, 建立公司供应商网络，供应商网络 实行动态考核和优胜劣汰机制，构成保证生产建设所需物资的供应商网络体系。
4.1.1 合格供方的考核、评定过程
4.1.1.1 采购部门根据公司生产物资现有供方和待开发的供方，在满足合同程度、供货能力、保证质量能力、资信能力的条件下进行 摸底考察，提出初选供方单位。
4.1.1.2 采购部门组织公司质管部、生产部和财务部对供方的质量管理体系认证资格、在同行业中的业绩、执行产品标准、质量等级、 法人资格、企业规模、履约能力、企业资信、企业财务状况等 相关能力等方面做出评价。
4.1.1.3 采购部门组织评审小组根据综合评价资料或实地调查结果，进行分析、评审，确定合格的供方，报公司价格委员会审定并报董事长批准。
4.1.2 合格供方的控制
4.1.2.1 采购部门在合格供方目录中进行物资采购，并对合格供方的企业资金运作情况、执行能力等多方面进行动态管理。
4.1.2.2 采购部门每年须组织评审小组进行一次合格供方的评定，对上一年质量过硬、供货及时、服务周到的供方应于肯定，继续进入本年的合格供方目录。
4.1.2.3 相关部门验证采购产品首次发现不合格品时，通知供方暂停发 货，并按不合格产品的有关规定处理，合格供方一年内两次出现不合格产品时，取消其合格供方资格。
4.1.2.4 合格供方须遵循诚信公平、货真价实的原则，及时供应性价比合理的物资，经查实一年内合格供方恶意虚高物资报价三次以上，取消其合格供方资格。
4.1.2.5 合格供方与公司合作过程中，违反相关技术商务合同要求，出现产品质量问题、拖延交货时间影响我公司生产、技改的，应作好相应记录，由于供方的原因造成严重的质量责任事故，取 消其合格供方资格。
4.1.2.6 每年的合格供方目录经主管领导批准后公布。
4.1.2.7 重新进入合格供方的评定要求同新进入完全相同。
4.1.3 合格供方资料管理
4.1.3.1 采购部门将合格供方名单目录汇编成册、归档统一管理。
4.1.3.2 所有有关合格供方情况的活动必须记录存档并妥善保存。
4.2 采购供应商选择
4.2.1 金额较大的物资采购应组织招标工作
4.2.1.1 采购组在接到物资采购计划后，根据物资使用部门的要求在合 格供应商中进行公开招标或邀请招标，完成物资招标前期工 作。
4.2.1.2 采购组请示分管领导并组织相关职能部门进行开标，采购组协同相关职能部门完成采购
协议的签订和评定。
4.2.1.3 公司物资使用单位不得指定供应商。审计部应定期检查，对因指定采购造成经济损失的，要追究责任人的责任。
4.2.2 对于单价较小或批量价值较小的物资，采购组应根据物资采购 计划和物资使用部门的要求，在《合格供方目录》中选取供货 商，将选择的合格供应商、物资质量、报价比价等情况报采购部门负责人和分管领导签字认可后，完成采购工作。
5 采购价格的确定与控制
5.1 采购部门密切跟踪市场行情，分析研究通用物资的成本构成与市场价格变动趋势，建立价格数据库，定期向采购组发布采购指导价格。采购组必须严格执行发布的采购指导价格，作为确定采购价格的依据。
5.2 物资采购价格的确定应考虑包括采购价格、运输保险费用、物资使用寿命、后续维护费用等在内的物资采购总成本，在满足物资功能与技术质量要求前提下，按性能与价格比最优和采购总成本最低原则确定采购价格。
5.3 对大宗物资的采购，应按照公开、公平、公正和竞争的原则，采取在合格供应商中进行公开招标或邀标招标方式进行。由采 购部门组织质管部、生产部、工程部、财务部等相关职能部门 进行开标，采购部门根据开标情况组织商务谈判，编制合同审 批单，呈相关领导审批。
5.4 审计部、财务部对物资供应采购价格的确定进行监督。
6 采购合同审批、签订与执行
6.1 物资采购必须签订采购合同。采购部门根据确定的供应商与价 格，依照经法务部审定的标准采购合同文本拟订采购合同，由合同管理人员审查。合同管理人员对合同是否清楚描述产品名称、产地、规格型号、质量技术要求、数量、单价及总金额、验收准则、付款方式、交货时间、交货地点、运输方式、违约及处罚、质量异议处理、签约地点及质量管理体系要求等条款进行审查。公司对采购物资有特殊技术要求时，由采购部门协同生产部、质管部等相关技术部门对物资的特殊技术要求所涉及的技术协议内容进行审查，对合同项目涉及技术的先进性和可靠性或适应性承担实质性审查职责。
6.2 合同管理人员对合同审查后, 交采购部门负责人、分管领导审 批，最后按审批权限送董事长或总经理签订正式合同。
6.3 对重大和复杂合同，需报经法务部审查，再送分管领导审批。
6.4 采购组、合同管理人员应跟踪并监督合同执行情况，合同执行 完毕及时核销。 7 运输及保险
7.1 采购部门与确定的供应商在签订采购合同中必须确定物资运 输方式及运输发生途耗、毁
损、丢失的相关责任，并根据不同 的交货方式确定保险责任。对运输和保险中发生的异常情况，要分清责任，分析提出处理办法，并追究责任。
7.2 采购部门按照采购合同中确定的制造周期、交货时间、工程进度计划落实催交催运措施，监督合同按期执行。
8 质检入库
8.1 物资的入库验收可参考存货管理业务流程
9 发票的审批
9.1 采购组收到发票后，采购员持票到仓库和仓储人员核对后在发 票上经办人处签字，经采购部门负责人签字审核后，附入库单 附交采购部门制定人员处汇总，建立备查账目。
9.2 采购部门人员将审核汇总后的发票送财务部门、财务总监审 核、签字，由财务部门入帐。 10 货款支付、核算记账
10.1 每月末采购部门根据采购合同约定, 清理汇总供货方提交的付款申请单, 提出月付款计划（明细到供货商）报部门负责人审 批。
10.2 采购部门将审批后的付款计划交财务部审核，经财务总监审核 签字后执行付款计划，并根据付款的实际情况进行账务处理。
10.3 财务部应将付款计划执行情况及时反馈采购部门。
10.4 财务部门应严格执行国家、公司内部会计制度和规定。财务核 算人员应正确核算物资采购成本、库存成本，经财务部门负责人审核签章后记入账簿并编制财务报表。财务人员每月末与仓储人员进行账务稽核，定期进行实物盘点，做到账、卡、物相符。
11 经营活动分析
11.1 采购部门应定期汇总分析采购物资的数量、价格、质量状况、采购费用、供应商选择、需求计划的准确性、节约采购资金和 供应市场供需情况、价格走势等，提出采购建议和下一阶段的控制目标。
12 监督检查
12.1 公司应当对物资采购内部控制定期或不定期地进行检查。
12.2 物资采购供应内部控制监督检查的内容主要包括：
12.2.1 采购与付款业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存 在采购与付款业务不相容职务混岗的现象。
12.2.2 合格供方的评定、考核、控制及招标谈判工作是否按规定严格 执行。
12.2.3 采购与付款业务授权批准制度的执行情况。重点检查物资采购与付款业务的授权批准手
续是否健全，是否存在越权审批的行为。
12.2.4 应付账款和预付账款的管理。重点审查应付账款和预付账款支付的正确性、时效性和合法性。
12.2.5 有关单据、凭证和文件的使用和保管情况。重点检查凭证的登记、领用、传递、保管、注销手续是否健全，使用和保管制度 是否存在漏洞。
12.3 审计部开展物资采购专项审计。
12.4 内控制度检评领导小组对采购部门的内部控制执行情况进行检查评价和绩效考核，并提出改进意见。
12.5 对监督检查过程中发现的物资采购供应内部控制中的薄弱环节，公司应当采取措施，及时加以纠正和完善。
四、 相关制度目录
1 公司章程
2 安徽山河药用辅料股份有限公司《合同管理办法》
五、 主要控制点相关资料
1 物资需求计划
2 物资采购计划
3 合格供方目录
4 供方评定记录
5 新供应商审批表
6 采购合同
7 物资采购合同审批表
8 物资采购合同标准文本
9 发票汇总审批表
10 货款支付申请单
11 供应部采购及资金计划表
12供应商审计表
六、物资采购供应业务流程图
1、采购供应商的选择流程
2、采购合同审批流程
3、采购计划审批流程
4、发票审批流程
5、付款审批流程
6、供应商审核流程
7、合格供应商控制流程
8、物资采购流程
9、物资采购标准