公文格式规范
1 2
公文应分为主标题、正文、附件及其内容、日期等四部分。
主标题使用2号宋体字，发文字号、主送机关、正文、附件及其内容、成文日期、附注用3号仿宋字，页码和表格中的有些字可以用4号或5号仿宋字，如有小标题可用3号宋体字。 3
正文中的序号，结构层次应清晰，第一层为“一”，第二层为（二），第三层为“1. ”，第四层为“（1）”。 4
各类公文的书写要求： 4.1
对内、外发送的文件
4.1.1 文头位于文件的首页的上部，面积约占首页的三分之一，四边应留出空白
的余地，上白边叫天头，宽20毫米；下白边叫地脚，宽17毫米；左侧白边叫订口，宽20毫米，以便于发文时装订；右侧白边叫翻口，宽15毫米。多页的文件应逐页编制页码，页码用阿拉伯数字书写，在每页的正面写在右下脚，双面打印的文件页码背面写在左下脚。
4.1.2 对内发文主要包括公司人事任免、奖罚通报、公司重大事项或重大活动决
定、规章制度发布等。 4.1.3 文件的标题
4.1.3.1 如果文件标题字数不多，可以居中排成一行；如果字数较多可以分
为两行（最好不要超过三行），具体的排列方式要追求美观、整齐。
4.1.4 落款
4.1.4.1 落款、印章和成文日期，不能放在没有正文的空白页上，以保证公
文的严肃性，防止产生弊端。
4.2
公司内部或对外向上级领导机关的请示：
4.2.1 请示一般由请示事由、请示事项、结尾三部分组成。格式包括标题、正文
和结尾。它的标题一定要写明事由，标题一般采用“关于+事由+的请示”，例如“关于购买食堂餐具的请示”，这样可以提请上级机关注意，及时处理。结尾常以请求语作结，习惯用的有“以上意见是否妥当，请批示”、“妥否？请指示”、“当否？请批复”、“以上意见如可行（或如无不妥），请批转有关
单位执行”等。撰写请示应注意：
4.2.2 要控制使用，当用才用。必须办理而在自己职权范围内又不能解决，确实
需要请示上级的才可行文请示，不要动辄请示。
4.2.3 要一文一事为宜，切忌把不相关联的问题放在一个请示里，使上级无法批
复，影响工作。
4.2.4 要按级请示，确实必须越级请示的，也应同时抄送直接的上级机关。如果
一项请示涉及不止一个上级机关，应当以主管此项请示的上级机关为主送单位，其他为抄送单位，避免职责不明，耽误处理时间。除领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导者个人，也不要同时抄送同级和下级机关。 4.2.5 写请示，语言要谦逊，态度要诚恳，原因要说明，不批准的后果要表达，
在请示内容中提及处理该类问题的建议，可适当多拟几条建议，以便领导参考后及时给予批示。
4.3
报告
4.3.1 报告是向上级领导或单位汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，以及
答复上级领导或单位的文件，是一种陈述性的上行公文。报告可以用来向上级领导或单位反映本部门、本单位贯彻各项方针、政策、指示的情况，也可以用来反映实际工作中遇到的问题。
4.3.2 有两种写法，一是发文机关＋主要内容＋文种的写法，如《关于办公室
电脑购置情况的报告》；二是主要内容＋文种的写法，如《关于文档管理工作的报告》。
4.3.3 报告的主送机关，报告的主送机关尽量要少，一般只送一个上级机关即可。
但有些单位受双重领导，因此，有时主送机关可以不止一个。报告应报送自己的直接上级机关，一般情况下不要越级行文。 4.3.4 报告的正文
4.3.4.1 报告的正文用三号宋体字写明需报告的内容。 4.3.5 3.5 报告结语
4.3.5.1 报告的结语比较简单，可以重申意义、展望未来，也可以采用模式
化的套语，如：“特此报告”；“以上报告，请审阅”；“以上报告当否，
请审核”等等。
4.4
通知
4.4.1 通知是用于批下级单位（部门）的公文、转发上级单位（部门）和不相隶
属单位（部门）的公文、发布规章、传达要求下级单位（部门）办理和有关单位需要周知或共同执行的事项、任免和聘用干部的一种公文。通知具有广泛性、周知性、时效性。
4.4.2 通知的种类一般可分为五种：一是指示性通知。用于直接发布行政法规和
对下级某项工作的指示、要求。带有强制性、指挥性和决策性。二是批示性通知，又称转发性通知。领导机关用批转、转发的方式发布某些法规，要求下级贯彻执行。批转下级单位送来的工作报告、建议、计划等，以及沟通情况，指导工作。三是周知性通知。多用于上级单位向下级机关宣布某些应知事项，不具有强制性。四是会议通知。用于对上级或平级。五是任免通知。上级单位对任免的人员用通知的形式告知下级单位。
4.4.3 通知标题如果太长，可省略发文机关。如《关于县级市经济管理权限的通
知》；当原文标题中有“关于”一词时，且文种为通知，可以省略第一个关于，标题可拟为“转发+原标题”。《转发黄河水利委员会关于激励创新办法的实施细则的通知》；如果通知发文范围很小，内容又很简单，可以只写文种“通知”二字。 4.4.4 正文。
4.4.4.1 通知的正文主要包括原由、事项、要求三部分。
4.5
决定
4.5.1 决定是对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤
销下级不适当的决定事项时使用的公文。具有较强的权威性和约束力。 4.5.2 决定的适用范围较广泛，上至公司重大决策和战略部署，下至各部门的奖
惩事宜，均可以使用。如：《××公司关于表彰2008年度先进部门、优秀员工的决定》。
4.5.3 落款只需注明决定的出处与日期即可。 4.6
通告
4.6.1 通告是企事业单位和行政机关在一定范围内公布应当遵守或周知的事项
时使用的公文。
4.6.2 通告由通告缘由、通告事项和通告结尾组成， 通告缘由主要用来表达发
布通告的原因、根据、目的、意义。主体部分，文字最多，内容最复杂。较多采用分条列项的写法，以做到条理分明，层次清晰。结尾提出要求，并用“特此通告”作结，也可以不写。
4.7
通报
4.7.1 通报是用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况的一种行政公文。
种类有：表彰通报、批评通报和传达重要精神、沟通重要情况的情况通报，如果通报内容有所专指, 要写明主送机关; 普发性的通报则可不写主送机关。通报开头说明通报缘由；主体说明通报决定；结尾提出通报的希望和要求。
4.8
批复
4.8.1 批复是上级机关答复下级机关某一请示时使用的下行公文，有请示才有批
复。
4.9
会议纪要
4.9.1 会议概况。主要包括会议时间、地点、主持，与会人员，列席人员、缺席
人员，记录人等。
4.9.2 会议的精神和议定事项。办公会、日常工作例会的纪要，一般包括会议内
容、议定事项，有的还可概述议定事项的意义。工作会议、专业会议和座谈会的纪要，往往还要写出经验、做法、今后工作的意见、措施和要求。
XX 集 团 文 件
XX ﹝2013﹞8号
空两行
标题（2号小标宋体字，居中排布加粗）
空一行
主送机关名称：
„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„。
„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„。
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附件：1. 附件标题 2.附件标题
（公章） 日期用汉字数字表示
主题词：主题词1 主题词2 主题词3
抄送机关：抄送机关1，抄送机关2，抄送机关3。
XX投资集团办公室 2009年4月22日印发
（共印 1 份）
关于„„„„„„„„的请示
（宋体二号字加粗）
空两行
请示领导（负责受理和答复该文件的机关）：（仿宋3号字）
请示的事由„„„„„„„„„„„„„„„„„„ „„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„请示事项„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„ „„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„。（仿宋3号字）
妥否，请批示。（仿宋3号字）
请示部门（仿宋3号字） 日期用汉字数字表示（仿宋3号字）
空两行
关于„„„„„„„的报告
公司领导：
正文（第一行抬头空两格）
特此报告
办公室
日期用汉字数字表示
空两行
关于„„„„„„„的通知
集团公司各部门、各成员单位：正文 特此通知
办公室
日期用汉字数字表示
空两行
关于„„„„„„„的决定
集团公司各部门、各成员单位：正文
×××公司
日期用汉字数字表示
空两行
关于„„„„„„„的通告
空一行
通告的缘由即发布通告的原因和根据„„„„„„„ „„„„„„„„ „，通告的事项即须知和遵守的内容（用“特通告如下”转承连接）„„„„„„„„„„„„„„ „„„„„„„„„„„„„„„„„„„„： 一、„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„。
二、„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„ „„„„„„„„„„„„„„„„„„„。
三、„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„。 提出要求或希望，并用“特此通告”作结，有时也可不写。
空两行
××××公司
日期用汉字数字表示
空两行
关于„„„„„„的通报
空一行
通报缘由（主要事实，表彰性通报突出主要的先进事迹，批评性通报要抓住主要错误事实）„„„„„„„„„„ „„„„„„„„„„„„„„„„„„„„。
通报决定（分析指出事例的教育意义，表彰性通报，有在阐述先进事迹的基础上，提炼出主要经验、意义和值得学习与发扬的精神；批评性通报要分析错误的性质、危害，产生的根源和责任，指出应吸取的主要教训等）。
提出要求（即：希望通过该类事实，提出今后的任务要求）„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„ „„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„。 空两行
××××公司
日期用汉字数字表示
空两行
关于„„„„„„„„的批复
空一行
主送机关（即发出请示的机关）：
批复的依据即《关于„„„„„„„„的请示》（发文字号）收悉，经„„„„„„„„研究，同意或不同意（不同意要给出理由）„„„„„„„„„„„„„„„„„„ „„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„。
特此批复。 空两行
××××公司 日期用汉字数字表示
公文格式规范
1 2
公文应分为主标题、正文、附件及其内容、日期等四部分。
主标题使用2号宋体字，发文字号、主送机关、正文、附件及其内容、成文日期、附注用3号仿宋字，页码和表格中的有些字可以用4号或5号仿宋字，如有小标题可用3号宋体字。 3
正文中的序号，结构层次应清晰，第一层为“一”，第二层为（二），第三层为“1. ”，第四层为“（1）”。 4
各类公文的书写要求： 4.1
对内、外发送的文件
4.1.1 文头位于文件的首页的上部，面积约占首页的三分之一，四边应留出空白
的余地，上白边叫天头，宽20毫米；下白边叫地脚，宽17毫米；左侧白边叫订口，宽20毫米，以便于发文时装订；右侧白边叫翻口，宽15毫米。多页的文件应逐页编制页码，页码用阿拉伯数字书写，在每页的正面写在右下脚，双面打印的文件页码背面写在左下脚。
4.1.2 对内发文主要包括公司人事任免、奖罚通报、公司重大事项或重大活动决
定、规章制度发布等。 4.1.3 文件的标题
4.1.3.1 如果文件标题字数不多，可以居中排成一行；如果字数较多可以分
为两行（最好不要超过三行），具体的排列方式要追求美观、整齐。
4.1.4 落款
4.1.4.1 落款、印章和成文日期，不能放在没有正文的空白页上，以保证公
文的严肃性，防止产生弊端。
4.2
公司内部或对外向上级领导机关的请示：
4.2.1 请示一般由请示事由、请示事项、结尾三部分组成。格式包括标题、正文
和结尾。它的标题一定要写明事由，标题一般采用“关于+事由+的请示”，例如“关于购买食堂餐具的请示”，这样可以提请上级机关注意，及时处理。结尾常以请求语作结，习惯用的有“以上意见是否妥当，请批示”、“妥否？请指示”、“当否？请批复”、“以上意见如可行（或如无不妥），请批转有关
单位执行”等。撰写请示应注意：
4.2.2 要控制使用，当用才用。必须办理而在自己职权范围内又不能解决，确实
需要请示上级的才可行文请示，不要动辄请示。
4.2.3 要一文一事为宜，切忌把不相关联的问题放在一个请示里，使上级无法批
复，影响工作。
4.2.4 要按级请示，确实必须越级请示的，也应同时抄送直接的上级机关。如果
一项请示涉及不止一个上级机关，应当以主管此项请示的上级机关为主送单位，其他为抄送单位，避免职责不明，耽误处理时间。除领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导者个人，也不要同时抄送同级和下级机关。 4.2.5 写请示，语言要谦逊，态度要诚恳，原因要说明，不批准的后果要表达，
在请示内容中提及处理该类问题的建议，可适当多拟几条建议，以便领导参考后及时给予批示。
4.3
报告
4.3.1 报告是向上级领导或单位汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，以及
答复上级领导或单位的文件，是一种陈述性的上行公文。报告可以用来向上级领导或单位反映本部门、本单位贯彻各项方针、政策、指示的情况，也可以用来反映实际工作中遇到的问题。
4.3.2 有两种写法，一是发文机关＋主要内容＋文种的写法，如《关于办公室
电脑购置情况的报告》；二是主要内容＋文种的写法，如《关于文档管理工作的报告》。
4.3.3 报告的主送机关，报告的主送机关尽量要少，一般只送一个上级机关即可。
但有些单位受双重领导，因此，有时主送机关可以不止一个。报告应报送自己的直接上级机关，一般情况下不要越级行文。 4.3.4 报告的正文
4.3.4.1 报告的正文用三号宋体字写明需报告的内容。 4.3.5 3.5 报告结语
4.3.5.1 报告的结语比较简单，可以重申意义、展望未来，也可以采用模式
化的套语，如：“特此报告”；“以上报告，请审阅”；“以上报告当否，
请审核”等等。
4.4
通知
4.4.1 通知是用于批下级单位（部门）的公文、转发上级单位（部门）和不相隶
属单位（部门）的公文、发布规章、传达要求下级单位（部门）办理和有关单位需要周知或共同执行的事项、任免和聘用干部的一种公文。通知具有广泛性、周知性、时效性。
4.4.2 通知的种类一般可分为五种：一是指示性通知。用于直接发布行政法规和
对下级某项工作的指示、要求。带有强制性、指挥性和决策性。二是批示性通知，又称转发性通知。领导机关用批转、转发的方式发布某些法规，要求下级贯彻执行。批转下级单位送来的工作报告、建议、计划等，以及沟通情况，指导工作。三是周知性通知。多用于上级单位向下级机关宣布某些应知事项，不具有强制性。四是会议通知。用于对上级或平级。五是任免通知。上级单位对任免的人员用通知的形式告知下级单位。
4.4.3 通知标题如果太长，可省略发文机关。如《关于县级市经济管理权限的通
知》；当原文标题中有“关于”一词时，且文种为通知，可以省略第一个关于，标题可拟为“转发+原标题”。《转发黄河水利委员会关于激励创新办法的实施细则的通知》；如果通知发文范围很小，内容又很简单，可以只写文种“通知”二字。 4.4.4 正文。
4.4.4.1 通知的正文主要包括原由、事项、要求三部分。
4.5
决定
4.5.1 决定是对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤
销下级不适当的决定事项时使用的公文。具有较强的权威性和约束力。 4.5.2 决定的适用范围较广泛，上至公司重大决策和战略部署，下至各部门的奖
惩事宜，均可以使用。如：《××公司关于表彰2008年度先进部门、优秀员工的决定》。
4.5.3 落款只需注明决定的出处与日期即可。 4.6
通告
4.6.1 通告是企事业单位和行政机关在一定范围内公布应当遵守或周知的事项
时使用的公文。
4.6.2 通告由通告缘由、通告事项和通告结尾组成， 通告缘由主要用来表达发
布通告的原因、根据、目的、意义。主体部分，文字最多，内容最复杂。较多采用分条列项的写法，以做到条理分明，层次清晰。结尾提出要求，并用“特此通告”作结，也可以不写。
4.7
通报
4.7.1 通报是用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况的一种行政公文。
种类有：表彰通报、批评通报和传达重要精神、沟通重要情况的情况通报，如果通报内容有所专指, 要写明主送机关; 普发性的通报则可不写主送机关。通报开头说明通报缘由；主体说明通报决定；结尾提出通报的希望和要求。
4.8
批复
4.8.1 批复是上级机关答复下级机关某一请示时使用的下行公文，有请示才有批
复。
4.9
会议纪要
4.9.1 会议概况。主要包括会议时间、地点、主持，与会人员，列席人员、缺席
人员，记录人等。
4.9.2 会议的精神和议定事项。办公会、日常工作例会的纪要，一般包括会议内
容、议定事项，有的还可概述议定事项的意义。工作会议、专业会议和座谈会的纪要，往往还要写出经验、做法、今后工作的意见、措施和要求。
XX 集 团 文 件
XX ﹝2013﹞8号
空两行
标题（2号小标宋体字，居中排布加粗）
空一行
主送机关名称：
„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„。
„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„。
„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„。 空一行
附件：1. 附件标题 2.附件标题
（公章） 日期用汉字数字表示
主题词：主题词1 主题词2 主题词3
抄送机关：抄送机关1，抄送机关2，抄送机关3。
XX投资集团办公室 2009年4月22日印发
（共印 1 份）
关于„„„„„„„„的请示
（宋体二号字加粗）
空两行
请示领导（负责受理和答复该文件的机关）：（仿宋3号字）
请示的事由„„„„„„„„„„„„„„„„„„ „„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„请示事项„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„ „„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„。（仿宋3号字）
妥否，请批示。（仿宋3号字）
请示部门（仿宋3号字） 日期用汉字数字表示（仿宋3号字）
空两行
关于„„„„„„„的报告
公司领导：
正文（第一行抬头空两格）
特此报告
办公室
日期用汉字数字表示
空两行
关于„„„„„„„的通知
集团公司各部门、各成员单位：正文 特此通知
办公室
日期用汉字数字表示
空两行
关于„„„„„„„的决定
集团公司各部门、各成员单位：正文
×××公司
日期用汉字数字表示
空两行
关于„„„„„„„的通告
空一行
通告的缘由即发布通告的原因和根据„„„„„„„ „„„„„„„„ „，通告的事项即须知和遵守的内容（用“特通告如下”转承连接）„„„„„„„„„„„„„„ „„„„„„„„„„„„„„„„„„„„： 一、„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„。
二、„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„ „„„„„„„„„„„„„„„„„„„。
三、„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„。 提出要求或希望，并用“特此通告”作结，有时也可不写。
空两行
××××公司
日期用汉字数字表示
空两行
关于„„„„„„的通报
空一行
通报缘由（主要事实，表彰性通报突出主要的先进事迹，批评性通报要抓住主要错误事实）„„„„„„„„„„ „„„„„„„„„„„„„„„„„„„„。
通报决定（分析指出事例的教育意义，表彰性通报，有在阐述先进事迹的基础上，提炼出主要经验、意义和值得学习与发扬的精神；批评性通报要分析错误的性质、危害，产生的根源和责任，指出应吸取的主要教训等）。
提出要求（即：希望通过该类事实，提出今后的任务要求）„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„ „„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„。 空两行
××××公司
日期用汉字数字表示
空两行
关于„„„„„„„„的批复
空一行
主送机关（即发出请示的机关）：
批复的依据即《关于„„„„„„„„的请示》（发文字号）收悉，经„„„„„„„„研究，同意或不同意（不同意要给出理由）„„„„„„„„„„„„„„„„„„ „„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„。
特此批复。 空两行
××××公司 日期用汉字数字表示