前期物业管理介入工作重点探讨
作者：王祖民
由于现代建筑的设计复杂、技术性强，所使用的材料、设备科技化程度高，使得前期物业管理介入工作在当今的物业管理工作中已日趋显示其必要性和重要性。许多富有远见的开发商已将前期物业管理介入工作，作为项目实施阶段的重要组成部分，共同与物业管理方制定相关工作流程和规章制度，充分为这项工作提供各种便利，创造各种工作条件。而作为物业管理方如何在这个阶段充分掌握好各项工作重点，以便更好的为开发商提供高质量的服务，为物业交付时不留下质量缺陷、使用缺陷和管理缺陷打下良好的基础，是我们前期物业管理介入人员需要值得分析研究的问题。
笔者认为物业管理企业的前期物业管理介入工作应充分做好以下几项工作： 一、物业管理企业与开发商签订《前期物业管理合同》时应将“前期物业管理介入”纳入合同中去，明确双方的责任和义务。实践证明许多未将“前期介入”工作纳入合同中去的前期物业管理介入工作，都会出现工作责任和义务不明确的问题，从而致使前期介入工作无法真正实施或者是名存实亡。最终给物业使用人或者是管理人留下诸多难以改变的遗留问题。
二、挑选合适的专业人员派往。前期物业管理介入工作是一项集专业性、复杂性于一体的综合工作，其中许多工作专业化知识程度较高，应以派工程技术人员为主，如果派往人员对专业化知识了解不够，不仅不能服务好开发商，而且会给物业的后期使用和管理留下居多问题。
三、制定详细的前期介入工作计划、工作流程、规章制度。
四、积极参与项目的前期规划设计、图纸审核，了解配套项目是否齐全，有无功能缺失。
五、深入施工现场，及时掌握第一手资料，尤其要了解隐蔽工程的实施情况。对有可能影响后期使用安全的工程应及时向开发商提出。
六、及时收集各类工程资料（纸质资料和电子文档资料）。做好详细的前期介入工作资料记录，管理、保存好各类资料档案。
七、定期与开发商召开工作联席会议。对存在使用缺陷、管理缺陷的分项工程及时向开发商提出书面整改方案，跟踪整改结果。
八、在物业进入施工扫尾阶段时，做好各项接管工作。物业接管工作，作为前期物业管理工作的重中之重，在接管工作中之前须成立以有资质的物业经理为主的接管领导小组，做好接管计划。小组主要由以下专业人员组成：工程人员、绿化环境卫生管理人员、客服主管人员、财务人员、安全护卫主管人员、档案管理人员等。同时着重做好以下几个方面的准备工作：
1、资料接管
A 、项目规划、施工前各类需要取得政府批准的文件：土地出让使用证；土地使用红线图；规划许可证；施工许可证。
B 、土建项目施工、竣工文件：设计图纸；施工图纸；工程变更图纸；隐蔽工程施工图纸；隐蔽工程中间施工记录；各竣工图纸；工程竣工质量检查报告；工程质量（监理）评估报告；住宅分户工程质量验收记录；质监站对工程质量、安全、监理质量的审查意见；城建档案管理部门对建设项目资料移交意见；
C 、房屋销售、权证资料：房屋预售许可证；土地使用证；房屋产权证。 D 、附属设施设备资料（电梯、二次供水系统、高低压配电系统、消防设施设备系统、备用发电机组系统、中央空调系统、上下水管道、地下排污管道、净化池、公共娱乐健身设施设备、安全防范系统、监控系统、车辆管理系统、公共照明系统、电视电话通信线路设施设备系统、公共绿花养护设施设备系统等）：该工作应以各类设施设备设计图纸；施工图纸；变更图纸；竣工图纸；产品合格证、质量保证书文件为主。其中消防、电梯等特种设施设备还应有政府相关检验合格文件。
E 、各类设施设备权限密码、权限母卡接管。该工作应由有权限责任人专门负责收集存档保管，不得让非责任人接触。
F 未销售房屋资料、已销售房屋业主/使用人资料：业主/使用人常用联系方式；业主/使用人对应的房号资料。
2、与项目各承建商签订《质量保修三方管理协议》。做好这项工作的主要目的是为日后的物业管理、维修工作打下坚实的基础，减少因质量问题引发的各类扯皮、推诿现象。实践证明，通过以开发商牵头为主、物业管理企业为辅与各承
建商签订该协议后，对物业后期良好的管理起到了极大的帮助作用。（范本附后）
3、物业正式接管前，应以开发商为主，组织物业管理企业、总承包单位、分项工程承建商系统里对所有工程项目、分户进行一次彻底检查验收，对未达到交付标准、使用要求和管理要求的项目，要求责任单位及时进行整改，直至达到要求为止。
4、小区分户钥匙接管。钥匙的接管应设立专人负责接收保管，对已接管的钥匙安排专用场地进行存放保管，做到钥匙与房号对应，特殊情况需要临时领用钥匙须经过主管领导批准，并安排专人跟进钥匙回收时间。
5、小区供水、供电资料接管。此项工作必须安排专人负责，对供水、供电，供热、供气部门的户头、帐号进行接管；详细了解小区各能耗计量分布点；各计量点之间关系，原始记录数据；前期施工阶段能耗缴费情况，施工阶段能耗费用结算依据等进行收集接管。
6、制定管理方案。根据小区实际情况，依据有关法律法规制定详细的装饰装修管理方案、小区管理方案、安全防范措施、小区应急预案等；与开发商共同制定涉及到物业管理方的业主入伙流程表格。
在前期物业管理介入工作时，细致认真做好以上几项工作，可以有效帮助开发商对开发的物业提高可使用性和可管理性，从而为物业管理企业接管打下良好的工作基础。
工程保修期三方管理协议
甲方： 地址：
电话： 传真： 乙方： 地址：
电话： 传真： 丙方： 地址：
电话： 传真： 分工程项目名称（总包）：
工程保修起始日期：以竣工验收单日期为准。 经友好协商，甲、乙、丙三方达成如下协议条款：
一、甲方授权乙方负责甲方开发的物业在工程保修期内的保修管理工作。 二、甲方授权乙方负责保修期到期时的验收工作，乙方按建设部标准，无建设部
标准按省、市或行业标准的最高标准为准进行保修工程验收，其验收出具的书面意见将成为丙方维保款结算的有效凭证。
三、丙方所施工的工程质量保修期限按施工合同约定执行，施工合同无明确约定
的按国家规定的工程质量保修期限执行。保修期限内出现的工程质量问题和由于工程质量造成的损失均由丙方负责。保修期自工程竣工验收合格之日起计算。
四、丙方应成立相应的维保服务队伍，其成员（特别是管理人员）须征得甲方认
可，同时丙方应保证该队伍的固定性及稳定性，确保在维修问题发生时乙方
可在第一时间联系到丙方维保人员。
五、乙方、丙方需做好维保全过程的记录（包括通话记录、维修记录等），以确
保维修工程的透明度同时也便于甲方对维修问题的检查跟踪。对于乙方的电话通知，丙方不得以任何理由搪塞拖延，应在第一时间响应；对于乙方送达的书面通知文件（包括但是不限于传真及EMS 信函），丙方应书面签收而不得拒收，否则甲方将视其为拒绝履约行为，由此产生的任何后果均由丙方承担。
六、丙方在进行维保施工的过程中，对其它单位的作业面，造成损坏的。经物业
管理公司提交书面情况说明后，丙方负完全责任。
七、工程移交时丙方须按照本工程内容提供工程相关的图纸、施工资料，其工程
技术资料必须按照国家有关规定和甲、乙两方需要提供（不限于设备的检验合格证书、竣工验收证明书、主要材料的质量保证书、新材料和构配件的鉴定合格证书、设备的使用说明书和设备保修卡；涉及到操作管理权限的须提供操作权限密码，包括一、二级密码、母卡和权限卡；材料供应商名称、联系方式等全套原件资料和复印资料），同时还应提供一份详细的维保人员及联络方式名单。
八、丙方须按本协议约定的保修程序履行保修义务。若未能按规定完成工程保修
任务，丙方须承担全部相关责任。由于保修期出现的工程质量问题所造成的一切损失均由丙方负责。若丙方在接到乙方两次通知（第一次为电话通知，第二次为书面通知）后未能及时进场维修或不能维修或未能在乙方指定的合理期限内维修完好或经过两次维修都未能修好的情况下均视为违反保修规定，乙方有权聘请相应的专业施工单位进行维修，所产生的全部费用由丙方承担，同时收取该项工程维修费用的50%作为乙方的管理费，但不等于解除丙方任何应负的责任。若丙方三次不响应维修通知，不履行保修义务，甲方将扣留保修金的50%作为违约处罚（由乙方书面说明），若给甲、乙双方造成损失，还将追究丙方的赔偿责任。
九、 发生涉及结构安全或严重影响使用功能的紧急抢修事故，丙方在接到乙方
的保修通知后，应立即到达现场抢修；发生涉及结构安全的质量缺陷，甲方应向当地建设行政主管部门报告，同时采取安全防范措施；由原设计单位或
者具有相应资质等级的设计单位提出保修方案，施工单位实施保修，原工程质量监督机构负责监督。
十、保修期结束后且乙方对工程质量无异议并签发验收合格证明，甲方接到证明
后给予办理保修款结算，将剩余保修款支付给丙方。如甲方在没有接到乙方签发的验收合格证明将丙方的保修金支付给丙方，将视为甲方已经承担丙方的工程质量问题的法定责任；并由此产生的一切后果由甲方负责。 十一、保修程序：见附件（1）
十二、于本协议之外三方在谈判中的声明、理解、承诺以及协议之内容，如有与
本协议不相符的，以本协议为准。
十三、本协议一式三份，自三方代表人签字、盖章之日起生效。甲、乙、丙三方
各持壹份，具同等法律效力。
十四、本协议产生争议，三方协商无法解决时，可向当地仲裁委员会提起仲裁，
该委员会之裁决结果对三方均有约束力。 以下空白 甲方： 负责人： 签字（盖章）： 乙方： 负责人： 签字（盖章）： 丙方： 负责人：
签字（盖章）：
合同签定时间： 年 月 日
附件（1）：
注：1、保修期限：自项目竣工验收合格之日起计算。
2、到达现场时限：丙方在接到乙方保修通知后到达现场的时间。
3、答复时限：丙方在对保修工程现场勘察后对保修作出答复的时间。 4、施工时限：在规定时间内完成保修工程的时间（施工时限以施工方案为准）。
前期物业管理介入工作重点探讨
作者：王祖民
由于现代建筑的设计复杂、技术性强，所使用的材料、设备科技化程度高，使得前期物业管理介入工作在当今的物业管理工作中已日趋显示其必要性和重要性。许多富有远见的开发商已将前期物业管理介入工作，作为项目实施阶段的重要组成部分，共同与物业管理方制定相关工作流程和规章制度，充分为这项工作提供各种便利，创造各种工作条件。而作为物业管理方如何在这个阶段充分掌握好各项工作重点，以便更好的为开发商提供高质量的服务，为物业交付时不留下质量缺陷、使用缺陷和管理缺陷打下良好的基础，是我们前期物业管理介入人员需要值得分析研究的问题。
笔者认为物业管理企业的前期物业管理介入工作应充分做好以下几项工作： 一、物业管理企业与开发商签订《前期物业管理合同》时应将“前期物业管理介入”纳入合同中去，明确双方的责任和义务。实践证明许多未将“前期介入”工作纳入合同中去的前期物业管理介入工作，都会出现工作责任和义务不明确的问题，从而致使前期介入工作无法真正实施或者是名存实亡。最终给物业使用人或者是管理人留下诸多难以改变的遗留问题。
二、挑选合适的专业人员派往。前期物业管理介入工作是一项集专业性、复杂性于一体的综合工作，其中许多工作专业化知识程度较高，应以派工程技术人员为主，如果派往人员对专业化知识了解不够，不仅不能服务好开发商，而且会给物业的后期使用和管理留下居多问题。
三、制定详细的前期介入工作计划、工作流程、规章制度。
四、积极参与项目的前期规划设计、图纸审核，了解配套项目是否齐全，有无功能缺失。
五、深入施工现场，及时掌握第一手资料，尤其要了解隐蔽工程的实施情况。对有可能影响后期使用安全的工程应及时向开发商提出。
六、及时收集各类工程资料（纸质资料和电子文档资料）。做好详细的前期介入工作资料记录，管理、保存好各类资料档案。
七、定期与开发商召开工作联席会议。对存在使用缺陷、管理缺陷的分项工程及时向开发商提出书面整改方案，跟踪整改结果。
八、在物业进入施工扫尾阶段时，做好各项接管工作。物业接管工作，作为前期物业管理工作的重中之重，在接管工作中之前须成立以有资质的物业经理为主的接管领导小组，做好接管计划。小组主要由以下专业人员组成：工程人员、绿化环境卫生管理人员、客服主管人员、财务人员、安全护卫主管人员、档案管理人员等。同时着重做好以下几个方面的准备工作：
1、资料接管
A 、项目规划、施工前各类需要取得政府批准的文件：土地出让使用证；土地使用红线图；规划许可证；施工许可证。
B 、土建项目施工、竣工文件：设计图纸；施工图纸；工程变更图纸；隐蔽工程施工图纸；隐蔽工程中间施工记录；各竣工图纸；工程竣工质量检查报告；工程质量（监理）评估报告；住宅分户工程质量验收记录；质监站对工程质量、安全、监理质量的审查意见；城建档案管理部门对建设项目资料移交意见；
C 、房屋销售、权证资料：房屋预售许可证；土地使用证；房屋产权证。 D 、附属设施设备资料（电梯、二次供水系统、高低压配电系统、消防设施设备系统、备用发电机组系统、中央空调系统、上下水管道、地下排污管道、净化池、公共娱乐健身设施设备、安全防范系统、监控系统、车辆管理系统、公共照明系统、电视电话通信线路设施设备系统、公共绿花养护设施设备系统等）：该工作应以各类设施设备设计图纸；施工图纸；变更图纸；竣工图纸；产品合格证、质量保证书文件为主。其中消防、电梯等特种设施设备还应有政府相关检验合格文件。
E 、各类设施设备权限密码、权限母卡接管。该工作应由有权限责任人专门负责收集存档保管，不得让非责任人接触。
F 未销售房屋资料、已销售房屋业主/使用人资料：业主/使用人常用联系方式；业主/使用人对应的房号资料。
2、与项目各承建商签订《质量保修三方管理协议》。做好这项工作的主要目的是为日后的物业管理、维修工作打下坚实的基础，减少因质量问题引发的各类扯皮、推诿现象。实践证明，通过以开发商牵头为主、物业管理企业为辅与各承
建商签订该协议后，对物业后期良好的管理起到了极大的帮助作用。（范本附后）
3、物业正式接管前，应以开发商为主，组织物业管理企业、总承包单位、分项工程承建商系统里对所有工程项目、分户进行一次彻底检查验收，对未达到交付标准、使用要求和管理要求的项目，要求责任单位及时进行整改，直至达到要求为止。
4、小区分户钥匙接管。钥匙的接管应设立专人负责接收保管，对已接管的钥匙安排专用场地进行存放保管，做到钥匙与房号对应，特殊情况需要临时领用钥匙须经过主管领导批准，并安排专人跟进钥匙回收时间。
5、小区供水、供电资料接管。此项工作必须安排专人负责，对供水、供电，供热、供气部门的户头、帐号进行接管；详细了解小区各能耗计量分布点；各计量点之间关系，原始记录数据；前期施工阶段能耗缴费情况，施工阶段能耗费用结算依据等进行收集接管。
6、制定管理方案。根据小区实际情况，依据有关法律法规制定详细的装饰装修管理方案、小区管理方案、安全防范措施、小区应急预案等；与开发商共同制定涉及到物业管理方的业主入伙流程表格。
在前期物业管理介入工作时，细致认真做好以上几项工作，可以有效帮助开发商对开发的物业提高可使用性和可管理性，从而为物业管理企业接管打下良好的工作基础。
工程保修期三方管理协议
甲方： 地址：
电话： 传真： 乙方： 地址：
电话： 传真： 丙方： 地址：
电话： 传真： 分工程项目名称（总包）：
工程保修起始日期：以竣工验收单日期为准。 经友好协商，甲、乙、丙三方达成如下协议条款：
一、甲方授权乙方负责甲方开发的物业在工程保修期内的保修管理工作。 二、甲方授权乙方负责保修期到期时的验收工作，乙方按建设部标准，无建设部
标准按省、市或行业标准的最高标准为准进行保修工程验收，其验收出具的书面意见将成为丙方维保款结算的有效凭证。
三、丙方所施工的工程质量保修期限按施工合同约定执行，施工合同无明确约定
的按国家规定的工程质量保修期限执行。保修期限内出现的工程质量问题和由于工程质量造成的损失均由丙方负责。保修期自工程竣工验收合格之日起计算。
四、丙方应成立相应的维保服务队伍，其成员（特别是管理人员）须征得甲方认
可，同时丙方应保证该队伍的固定性及稳定性，确保在维修问题发生时乙方
可在第一时间联系到丙方维保人员。
五、乙方、丙方需做好维保全过程的记录（包括通话记录、维修记录等），以确
保维修工程的透明度同时也便于甲方对维修问题的检查跟踪。对于乙方的电话通知，丙方不得以任何理由搪塞拖延，应在第一时间响应；对于乙方送达的书面通知文件（包括但是不限于传真及EMS 信函），丙方应书面签收而不得拒收，否则甲方将视其为拒绝履约行为，由此产生的任何后果均由丙方承担。
六、丙方在进行维保施工的过程中，对其它单位的作业面，造成损坏的。经物业
管理公司提交书面情况说明后，丙方负完全责任。
七、工程移交时丙方须按照本工程内容提供工程相关的图纸、施工资料，其工程
技术资料必须按照国家有关规定和甲、乙两方需要提供（不限于设备的检验合格证书、竣工验收证明书、主要材料的质量保证书、新材料和构配件的鉴定合格证书、设备的使用说明书和设备保修卡；涉及到操作管理权限的须提供操作权限密码，包括一、二级密码、母卡和权限卡；材料供应商名称、联系方式等全套原件资料和复印资料），同时还应提供一份详细的维保人员及联络方式名单。
八、丙方须按本协议约定的保修程序履行保修义务。若未能按规定完成工程保修
任务，丙方须承担全部相关责任。由于保修期出现的工程质量问题所造成的一切损失均由丙方负责。若丙方在接到乙方两次通知（第一次为电话通知，第二次为书面通知）后未能及时进场维修或不能维修或未能在乙方指定的合理期限内维修完好或经过两次维修都未能修好的情况下均视为违反保修规定，乙方有权聘请相应的专业施工单位进行维修，所产生的全部费用由丙方承担，同时收取该项工程维修费用的50%作为乙方的管理费，但不等于解除丙方任何应负的责任。若丙方三次不响应维修通知，不履行保修义务，甲方将扣留保修金的50%作为违约处罚（由乙方书面说明），若给甲、乙双方造成损失，还将追究丙方的赔偿责任。
九、 发生涉及结构安全或严重影响使用功能的紧急抢修事故，丙方在接到乙方
的保修通知后，应立即到达现场抢修；发生涉及结构安全的质量缺陷，甲方应向当地建设行政主管部门报告，同时采取安全防范措施；由原设计单位或
者具有相应资质等级的设计单位提出保修方案，施工单位实施保修，原工程质量监督机构负责监督。
十、保修期结束后且乙方对工程质量无异议并签发验收合格证明，甲方接到证明
后给予办理保修款结算，将剩余保修款支付给丙方。如甲方在没有接到乙方签发的验收合格证明将丙方的保修金支付给丙方，将视为甲方已经承担丙方的工程质量问题的法定责任；并由此产生的一切后果由甲方负责。 十一、保修程序：见附件（1）
十二、于本协议之外三方在谈判中的声明、理解、承诺以及协议之内容，如有与
本协议不相符的，以本协议为准。
十三、本协议一式三份，自三方代表人签字、盖章之日起生效。甲、乙、丙三方
各持壹份，具同等法律效力。
十四、本协议产生争议，三方协商无法解决时，可向当地仲裁委员会提起仲裁，
该委员会之裁决结果对三方均有约束力。 以下空白 甲方： 负责人： 签字（盖章）： 乙方： 负责人： 签字（盖章）： 丙方： 负责人：
签字（盖章）：
合同签定时间： 年 月 日
附件（1）：
注：1、保修期限：自项目竣工验收合格之日起计算。
2、到达现场时限：丙方在接到乙方保修通知后到达现场的时间。
3、答复时限：丙方在对保修工程现场勘察后对保修作出答复的时间。 4、施工时限：在规定时间内完成保修工程的时间（施工时限以施工方案为准）。