兰台论坛
公共档案馆□安徽大学管理学院刘晓蓓
上海大学文学院档案系陈耀根
摘
要
本文介绍了公共档案馆建设目标是满足公众求知、休闲需求，最终达到树立档案馆全新形象的目的，并且分别从法公共档案馆
目标
途径
大众的利用率明显较高，比如家族史、户籍、婚姻方面材料，人们普遍感兴趣的有名人字画、书法题词以及重要历史事件。如果档案馆能够从这些能够吸引公众眼光的档案着手，必将取得事半功倍的效果。
北京市档案馆通过《西城老照片》《、商品票证回顾展》等贴近人民生活的展览，使得人们通过展览能够了解到北京城市面貌变化和经济的飞速发展，这些展览能够勾起人们好奇心，看完以后又能够满足人们一定知识需求［２］。上海市公共档案馆利用地处外滩的优越地理优势，开展一系列档案展览，如“上海市城市百年变，并且与党员先进性教育相结合，展览介迁”“、抗日战争图片展”绍了大量上海市党员先进个人的事迹和他们平凡的生活，起到了很好的宣传效果。
律上、管理模式上和馆藏结构上介绍了达到这一目标的途径。关键词
公共档案馆与传统档案馆相比，区别在于“公共”二字，其实质意义在于优化档案利用流程，消除档案利用不必要的环节，将深藏于“政府大门内”的档案资源搬到“大街小巷边”，从公众“无，由“看摊守业”变为“主动叫卖”。这一法接触”转变为“自由参观”改变意义是深远的，突破了传统的档案馆主要服务于档案形成部门和政府部门的模式，转变为真正的为公众需求提供服务。
一、公共档案馆建设的目标
公共档案馆的建设目标应主要有：满足公众休闲需求、满足公众求知需求和树立全新开放型档案馆形象，三者是逐步递进的，前者为后者做必要的铺垫，后者是前者的发展和升华：
也可以称为档案的娱乐化利用，其理想１．满足公众休闲需求。
状态就是档案馆成为公众休闲的好去处。根据大众休闲时间增多、追求精神享受的要求，在已经开放的档案中，选用有娱乐价值、能够吸引大众的档案（如照片档案、科技档案以及历史人文档案等），利用人们对档案的好奇心，充分利用档案的原始性、真实性强的特点，向大众主动提供能够满足大众好奇的档案信息，让大众了解当地的历史变迁风土人情等。满足娱乐需求的目的是为了使得大众能够了解档案部门馆藏信息，从而产生利用需求，最终达到对档案的利用由浅变深，由窄变宽的目的，实现档案与公众之间的亲密接触。
英国公共档案馆为了满足各个年龄层次用户需求，在档案馆内办有网吧、书店、档案展览大厅以及咖啡厅。网吧可以供年轻一代浏览各种网络资源，并且可以通过网络对档案馆信息阅览，档案形原件展览主要供对历史原件有兴趣的公众利用，展览内容丰富、式多样；对于小孩来说，可以通过对机操作，观看虚拟档案画面以及听口述档案等；咖啡厅主要是供人们休息之用，在观看展览累后、或者等待借用档案间隙，在这里喝一杯咖啡，轻轻松松的在档案馆内享受休闲时间。因此，将公共档案馆建设成为像图书馆、博物馆一样供人们休闲学习的好地方完全有可能成为现实。［１］
３．树立档案馆全新开放形象。这里所讲的开放，主要包括数
量、质量上的开放以及开放方式、开放对象。从数量上讲，档案馆应尽量开放法律范围内所允许的档案；从质量上讲，所公布的档案是经过系统整理的。公众能够直接从开放的档案中获得知识。开放方式不能仅仅局限于被动利用，而应该建立在主动为公众提“有信息可用”形象，最后供利用的基础上，在公众中形成档案馆
达到公众主动到公共档案馆利用档案的目的。档案馆对公众的教育不是教条式的教育，而是一种建立在双方都情愿的基础上的潜移默化的教育。传统意义上的档案馆展览之所以门可罗雀，主要原因在于其教条式宣传不为公众所喜欢。“凡事破则立，不破则废”，建立公共档案馆的目标就在于改变传统档案馆形象，形成全新的、健康的档案馆形象。
二、建立公共档案馆的途径
建立公共档案馆的途径有很多，笔者认为可以从以下三方面着手，从本质上实现档案馆的改变，从而“深入民心”。
—解决档案法规中开放利用之间不协调现１．从法律法规上——
状。我国《档案法》第十九条规定“档案馆应当定期公布开放档案的目录，并为档案的利用创造条件，简化手续，提供方便”，这条规定为公共档案馆提供馆藏为公众利用提供了法律上的保证，合法公民通过相应程序，都能够利用已经解密的档案。《档案法》同时规定“属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆或者有关机关公布；未经过档案馆或者有关机关同意，任何组织和个人无权公布”，这要求档案馆所公布的档案必须是经过合法程序，经过授权允许公布的档案信息才能公布，二者之间的协调性还有待提高。笔者看来我国档案公布立法可以参照其他国家信息公布立法情况，结合我国档案工作特色，完善档案立法和法制工作，在遵循
２．满足公众求知需求。建立公共档案馆的目的之一就是在传
统档案馆所藏档案基础上，通过各种形式让公众能够绕开各个不必要的环节，轻易获得档案馆所保存的知识信息。通过对公众的需求分析，编研出各种形式的档案信息资源，使得公众能够在公共档案馆找到自己感兴趣、有用的档案信息。在现有条件下，如何有效的吸引和满足公众的求知需求，是公共档案馆首先必须解决的问题，只有走好这第一步，公共档案馆才能获得进一步发展所必须得群众支持。笔者认为，从档案的实际情况出发，通过有计划的开发和宣传与人们生活密切相关或者有兴趣的信息来吸引公
众。根据档案馆档案利用调查数据可以得知，对于某些档案，普通《档案法》前提下，与公共档案馆提供利用相配套的档案公开法，
兰台世界１６２００６．４理论版
兰台论坛
试论高校档案馆的
主要功能及其实现
□
摘
要
湖南大学档案馆李天明
本文阐述了高校档案馆的基本职能和主要功能，以及如何实现这些功能。高校档案馆的功能决定于高校档案馆的特高校档案馆
功能
实现
性与馆藏档案资源，而高校档案馆的生存与发展在于其认真履行职能，努力实现各种功能，充分发挥档案工作的作用。主题词
高校档案馆大部分建立于上个世纪９０年代，目前大多数规模较大的高校都建立了档案馆。它的建立取代了原来隶属于党办、校这不仅办或科技处等单位的档案室、档案科，成为学校的直属机构。仅是高校档案工作机构级别的提升，更是高校档案工作职能的强化与功能的扩大，适应了高校建设发展的需要。
，即“六号令”的按照教育部《普通高等学校档案工作管理条例》规定，高校档案馆有两项基本职能，一是管理高校档案工作，行使行政管理职能；二是永久存放和利用高校档案，开展具体档案业务的职能。这两项职能决定了高校档案馆同时具有行政管理机构和科学文化事业机构的性质。
档案馆职“档案馆的职能与档案馆的功能，两者间是有区别的。能是指其在社会分工中的职责，一般是相对稳定的；而档案馆的功能是指其功效和作用，它既不是人们主观想象的，也不是外部强加的，是档案馆通过自己特有的活动而实际起到的作用，它一般是动态的。”高校档案馆职能与功能的关系可以说是做什么和能做什么的关系。明确高校档案馆的职能，认真履行好职能，是高校档案馆建立和存在的重要前提。而在此基础上，全面分析研究高校档案馆所具有的功能，并且努力去实现这些功能，拓展高校档案工作的作用，因此，应引起高校档案工作者高度重视与认真对待。
高校档案馆的功能是客观存在的，由高校档案馆的特性和所拥有的馆藏档案资源所决定。它又是潜在的，必须发挥其特性和开发利用所拥有的档案资源，才能实现。它还是发展变化的，不同的社会各种功能之间相互联系、相互影发展历史时期，会具有不同的功能。
响。在大力培养社会主义现代化建设人才，实行科教兴国战略，全面建设小康社会的今天，高校档案馆具有并能实现以下主要功能：
一、高校历史的记忆功能
高校档案馆的高校历史记忆功能，是指高校档案馆具有记忆高为公共档案馆的建设和发展铺平道路。
校的建立、建设和发展的历史过程，能全面、真实地反映高校历史。由于高校档案是高校教学、科研、管理等各项工作与活动中直接形成的、对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的原始记录。高校档案馆统一收集和保存了这些档案资源，也就保存了高校历史记忆，自然具有高校历史的记忆功能。这是高校档案馆的重要功能，从高校建立开始，就需要这一功能，只是在档案馆机构产生以前，这一功能没有完全实现或由其他机构代为实现罢了。高校档案馆具有这一功能，体现了高校档案工作对历史负责。
重视高校历史，必须做好高校档案工作。高校建设发展的每一阶段，形成了各种档案资源，真实反映着这个阶段的全面情况。虽然高校其他部门也能够收集保存某个时段某个方面的档案资源，但都是分散的、不系统的，主要反映本部门的工作情况，且难以长久保存。高校档案馆的建立和存在，其基本职能决定它能够完整系统地收集保存高校档案资源，而且可以不受高校领导更替及管理体制变更的影响，真正成为长久保存党和国家高等教育事业档案资源的主要基地，成为高校建设发展历史的记忆库。
实现高校历史记忆功能，第一，要努力拥有完整、准确、结构优良的馆藏资源。档案馆要采取各种措施，拓宽收集征集档案资料的集有关学校情况的档案资源。做到从纵向上，确保时间跨度的连续全面性，各个时期的档案资源不缺失；从横向上，确保空间的广泛、性，各单位、各类档案资源不遗漏。第二，努力做好名专业、名学科等特色档案资源建设，充分体现各高校的特色。其次，传统保存技术与长久地保存好馆藏档案资源，切实保现代保存技术并举，科学安全、
证不同载体的各种档案信息不受时间、环境影响能延续存在。第三，主动承担展示与介绍高校历史的责任。开办校史馆，编辑出版校史、名人录等。越是历史悠久的高校，实现与发挥大事记，汇编校友录、
高校档案馆的高校历史记忆功能更为必要与迫切。
案馆的角度出发，为了更好的提供档案信息为公众服务。档案部门应该改变传统收集模式和收集内容，从档案的利用目的和公众能够为大众所利用的档案的利用需求出发，加大对具有特色的、
的收集、编研。在优化馆藏上，有档案学者呼吁加强“人文、人本档案”的收集。并且正是这些档案的收集，才为国外档案提供了大量的利用者，同时也促成了鲜明的国民档案意识。
注释：
（１）［１］贺冰．英国公共档案馆：公众休闲好去处［Ｊ］．档案，２００１（２）［２］侥圆．休闲时代：档案馆何去何从［Ｊ］．山西档案，２００４
［３］杜长安．打造真正的公共档案馆［Ｊ］．上海档案，２００１（３）作者邮箱：ｌｘｂ５１５＠ｓｉｎａ．ｃｏｍ（责编：孙海燕）
是关系高校档案馆地位，影响高校档案馆生存与发展的重要因素。渠道，面向高校本身、面向社会、面向广大师生和校友等积极收集征
!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!
—突破传统服务模式，实现档案馆职能的２．从管理模式上——
改变。我国档案管理传统模式的根本缺陷在于不能以一种完全独立的服务形式面向社会大众。在大众印象中档案馆是“机密部，档案更是“难以利用”。因此，公共档案馆必须以向公众提供门”
优质档案信息为目标，突破传统服务模式，利用国家大力支持信息化的机遇，实现档案馆职能的开放。
—优化馆藏结构，加强“人文、人本档案”的３．从馆藏结构上——
接受。传统意义上的档案馆主要是为档案形成部门和行政部门服务，所收集和保管的档案也是从这个目的出发的。因此，从公共档
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本文介绍了公共档案馆建设目标是满足公众求知、休闲需求，最终达到树立档案馆全新形象的目的，并且分别从法公共档案馆
目标
途径
大众的利用率明显较高，比如家族史、户籍、婚姻方面材料，人们普遍感兴趣的有名人字画、书法题词以及重要历史事件。如果档案馆能够从这些能够吸引公众眼光的档案着手，必将取得事半功倍的效果。
北京市档案馆通过《西城老照片》《、商品票证回顾展》等贴近人民生活的展览，使得人们通过展览能够了解到北京城市面貌变化和经济的飞速发展，这些展览能够勾起人们好奇心，看完以后又能够满足人们一定知识需求［２］。上海市公共档案馆利用地处外滩的优越地理优势，开展一系列档案展览，如“上海市城市百年变，并且与党员先进性教育相结合，展览介迁”“、抗日战争图片展”绍了大量上海市党员先进个人的事迹和他们平凡的生活，起到了很好的宣传效果。
律上、管理模式上和馆藏结构上介绍了达到这一目标的途径。关键词
公共档案馆与传统档案馆相比，区别在于“公共”二字，其实质意义在于优化档案利用流程，消除档案利用不必要的环节，将深藏于“政府大门内”的档案资源搬到“大街小巷边”，从公众“无，由“看摊守业”变为“主动叫卖”。这一法接触”转变为“自由参观”改变意义是深远的，突破了传统的档案馆主要服务于档案形成部门和政府部门的模式，转变为真正的为公众需求提供服务。
一、公共档案馆建设的目标
公共档案馆的建设目标应主要有：满足公众休闲需求、满足公众求知需求和树立全新开放型档案馆形象，三者是逐步递进的，前者为后者做必要的铺垫，后者是前者的发展和升华：
也可以称为档案的娱乐化利用，其理想１．满足公众休闲需求。
状态就是档案馆成为公众休闲的好去处。根据大众休闲时间增多、追求精神享受的要求，在已经开放的档案中，选用有娱乐价值、能够吸引大众的档案（如照片档案、科技档案以及历史人文档案等），利用人们对档案的好奇心，充分利用档案的原始性、真实性强的特点，向大众主动提供能够满足大众好奇的档案信息，让大众了解当地的历史变迁风土人情等。满足娱乐需求的目的是为了使得大众能够了解档案部门馆藏信息，从而产生利用需求，最终达到对档案的利用由浅变深，由窄变宽的目的，实现档案与公众之间的亲密接触。
英国公共档案馆为了满足各个年龄层次用户需求，在档案馆内办有网吧、书店、档案展览大厅以及咖啡厅。网吧可以供年轻一代浏览各种网络资源，并且可以通过网络对档案馆信息阅览，档案形原件展览主要供对历史原件有兴趣的公众利用，展览内容丰富、式多样；对于小孩来说，可以通过对机操作，观看虚拟档案画面以及听口述档案等；咖啡厅主要是供人们休息之用，在观看展览累后、或者等待借用档案间隙，在这里喝一杯咖啡，轻轻松松的在档案馆内享受休闲时间。因此，将公共档案馆建设成为像图书馆、博物馆一样供人们休闲学习的好地方完全有可能成为现实。［１］
３．树立档案馆全新开放形象。这里所讲的开放，主要包括数
量、质量上的开放以及开放方式、开放对象。从数量上讲，档案馆应尽量开放法律范围内所允许的档案；从质量上讲，所公布的档案是经过系统整理的。公众能够直接从开放的档案中获得知识。开放方式不能仅仅局限于被动利用，而应该建立在主动为公众提“有信息可用”形象，最后供利用的基础上，在公众中形成档案馆
达到公众主动到公共档案馆利用档案的目的。档案馆对公众的教育不是教条式的教育，而是一种建立在双方都情愿的基础上的潜移默化的教育。传统意义上的档案馆展览之所以门可罗雀，主要原因在于其教条式宣传不为公众所喜欢。“凡事破则立，不破则废”，建立公共档案馆的目标就在于改变传统档案馆形象，形成全新的、健康的档案馆形象。
二、建立公共档案馆的途径
建立公共档案馆的途径有很多，笔者认为可以从以下三方面着手，从本质上实现档案馆的改变，从而“深入民心”。
—解决档案法规中开放利用之间不协调现１．从法律法规上——
状。我国《档案法》第十九条规定“档案馆应当定期公布开放档案的目录，并为档案的利用创造条件，简化手续，提供方便”，这条规定为公共档案馆提供馆藏为公众利用提供了法律上的保证，合法公民通过相应程序，都能够利用已经解密的档案。《档案法》同时规定“属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆或者有关机关公布；未经过档案馆或者有关机关同意，任何组织和个人无权公布”，这要求档案馆所公布的档案必须是经过合法程序，经过授权允许公布的档案信息才能公布，二者之间的协调性还有待提高。笔者看来我国档案公布立法可以参照其他国家信息公布立法情况，结合我国档案工作特色，完善档案立法和法制工作，在遵循
２．满足公众求知需求。建立公共档案馆的目的之一就是在传
统档案馆所藏档案基础上，通过各种形式让公众能够绕开各个不必要的环节，轻易获得档案馆所保存的知识信息。通过对公众的需求分析，编研出各种形式的档案信息资源，使得公众能够在公共档案馆找到自己感兴趣、有用的档案信息。在现有条件下，如何有效的吸引和满足公众的求知需求，是公共档案馆首先必须解决的问题，只有走好这第一步，公共档案馆才能获得进一步发展所必须得群众支持。笔者认为，从档案的实际情况出发，通过有计划的开发和宣传与人们生活密切相关或者有兴趣的信息来吸引公
众。根据档案馆档案利用调查数据可以得知，对于某些档案，普通《档案法》前提下，与公共档案馆提供利用相配套的档案公开法，
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主要功能及其实现
□
摘
要
湖南大学档案馆李天明
本文阐述了高校档案馆的基本职能和主要功能，以及如何实现这些功能。高校档案馆的功能决定于高校档案馆的特高校档案馆
功能
实现
性与馆藏档案资源，而高校档案馆的生存与发展在于其认真履行职能，努力实现各种功能，充分发挥档案工作的作用。主题词
高校档案馆大部分建立于上个世纪９０年代，目前大多数规模较大的高校都建立了档案馆。它的建立取代了原来隶属于党办、校这不仅办或科技处等单位的档案室、档案科，成为学校的直属机构。仅是高校档案工作机构级别的提升，更是高校档案工作职能的强化与功能的扩大，适应了高校建设发展的需要。
，即“六号令”的按照教育部《普通高等学校档案工作管理条例》规定，高校档案馆有两项基本职能，一是管理高校档案工作，行使行政管理职能；二是永久存放和利用高校档案，开展具体档案业务的职能。这两项职能决定了高校档案馆同时具有行政管理机构和科学文化事业机构的性质。
档案馆职“档案馆的职能与档案馆的功能，两者间是有区别的。能是指其在社会分工中的职责，一般是相对稳定的；而档案馆的功能是指其功效和作用，它既不是人们主观想象的，也不是外部强加的，是档案馆通过自己特有的活动而实际起到的作用，它一般是动态的。”高校档案馆职能与功能的关系可以说是做什么和能做什么的关系。明确高校档案馆的职能，认真履行好职能，是高校档案馆建立和存在的重要前提。而在此基础上，全面分析研究高校档案馆所具有的功能，并且努力去实现这些功能，拓展高校档案工作的作用，因此，应引起高校档案工作者高度重视与认真对待。
高校档案馆的功能是客观存在的，由高校档案馆的特性和所拥有的馆藏档案资源所决定。它又是潜在的，必须发挥其特性和开发利用所拥有的档案资源，才能实现。它还是发展变化的，不同的社会各种功能之间相互联系、相互影发展历史时期，会具有不同的功能。
响。在大力培养社会主义现代化建设人才，实行科教兴国战略，全面建设小康社会的今天，高校档案馆具有并能实现以下主要功能：
一、高校历史的记忆功能
高校档案馆的高校历史记忆功能，是指高校档案馆具有记忆高为公共档案馆的建设和发展铺平道路。
校的建立、建设和发展的历史过程，能全面、真实地反映高校历史。由于高校档案是高校教学、科研、管理等各项工作与活动中直接形成的、对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的原始记录。高校档案馆统一收集和保存了这些档案资源，也就保存了高校历史记忆，自然具有高校历史的记忆功能。这是高校档案馆的重要功能，从高校建立开始，就需要这一功能，只是在档案馆机构产生以前，这一功能没有完全实现或由其他机构代为实现罢了。高校档案馆具有这一功能，体现了高校档案工作对历史负责。
重视高校历史，必须做好高校档案工作。高校建设发展的每一阶段，形成了各种档案资源，真实反映着这个阶段的全面情况。虽然高校其他部门也能够收集保存某个时段某个方面的档案资源，但都是分散的、不系统的，主要反映本部门的工作情况，且难以长久保存。高校档案馆的建立和存在，其基本职能决定它能够完整系统地收集保存高校档案资源，而且可以不受高校领导更替及管理体制变更的影响，真正成为长久保存党和国家高等教育事业档案资源的主要基地，成为高校建设发展历史的记忆库。
实现高校历史记忆功能，第一，要努力拥有完整、准确、结构优良的馆藏资源。档案馆要采取各种措施，拓宽收集征集档案资料的集有关学校情况的档案资源。做到从纵向上，确保时间跨度的连续全面性，各个时期的档案资源不缺失；从横向上，确保空间的广泛、性，各单位、各类档案资源不遗漏。第二，努力做好名专业、名学科等特色档案资源建设，充分体现各高校的特色。其次，传统保存技术与长久地保存好馆藏档案资源，切实保现代保存技术并举，科学安全、
证不同载体的各种档案信息不受时间、环境影响能延续存在。第三，主动承担展示与介绍高校历史的责任。开办校史馆，编辑出版校史、名人录等。越是历史悠久的高校，实现与发挥大事记，汇编校友录、
高校档案馆的高校历史记忆功能更为必要与迫切。
案馆的角度出发，为了更好的提供档案信息为公众服务。档案部门应该改变传统收集模式和收集内容，从档案的利用目的和公众能够为大众所利用的档案的利用需求出发，加大对具有特色的、
的收集、编研。在优化馆藏上，有档案学者呼吁加强“人文、人本档案”的收集。并且正是这些档案的收集，才为国外档案提供了大量的利用者，同时也促成了鲜明的国民档案意识。
注释：
（１）［１］贺冰．英国公共档案馆：公众休闲好去处［Ｊ］．档案，２００１（２）［２］侥圆．休闲时代：档案馆何去何从［Ｊ］．山西档案，２００４
［３］杜长安．打造真正的公共档案馆［Ｊ］．上海档案，２００１（３）作者邮箱：ｌｘｂ５１５＠ｓｉｎａ．ｃｏｍ（责编：孙海燕）
是关系高校档案馆地位，影响高校档案馆生存与发展的重要因素。渠道，面向高校本身、面向社会、面向广大师生和校友等积极收集征
!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!
—突破传统服务模式，实现档案馆职能的２．从管理模式上——
改变。我国档案管理传统模式的根本缺陷在于不能以一种完全独立的服务形式面向社会大众。在大众印象中档案馆是“机密部，档案更是“难以利用”。因此，公共档案馆必须以向公众提供门”
优质档案信息为目标，突破传统服务模式，利用国家大力支持信息化的机遇，实现档案馆职能的开放。
—优化馆藏结构，加强“人文、人本档案”的３．从馆藏结构上——
接受。传统意义上的档案馆主要是为档案形成部门和行政部门服务，所收集和保管的档案也是从这个目的出发的。因此，从公共档
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