一、简答题
1、简要说明会议纪要有什么作用？有哪两种形式？
答：会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。 可以用于向上级汇报会议情况；也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或要求与会单位共同遵守、执行。
有两种形式：（1）议决性会议纪要；（2）周知性会议纪要。
2、简要说明提高会议效率的一些基本做法？
答：遵循法律法规；合理确定会议目标；确定必要的与会者；减少会议数量；缩小会议规模；简化会议程序；缩短会议时间；控制会议经费；分析会议成本。
3.文员进言是指什么？进言具有什么作用？应该注意什么？
答：进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝。
作用：参谋作用；补缺作用；增进关系的作用。
注意：适事；适时；适地；适度。 4.文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？
答：（1）会议名称；（2）会议记录人的名称、盖章；（3）时间；（4）会议地点；（5）议题；（6）主持人、主席；（7）出席者名单；（8）会议的经过情形及结论；（9）相关的资料；（10）下次会议预定日期。 5.什么是文员的挡驾方法？主要的挡驾法有哪几种？一般应怎样做？ 答：对于上司不必要接见的来访者，不必要参加的邀请性活动，不想接听的电话，由文员出面阻挡或谢绝。文员没有必要把真正原因告诉对方，只需要礼貌地、委婉地达到阻挡或拒绝的目的即可。
（1）电话挡驾。上司不愿接听的电话，文员要告诉对方，暂时不能接或上司不在，将内容记下，转告上司。上司不能接的电话，要另约时间，或将内容转告。（2）来访挡驾。先问清来由，判断有无必要引见上司，或先作请示。 （3）会议、活动挡驾。对无必要的会议和活动文员要替上司委婉地谢绝。
6.文员处于社交场合时，引出的话题哪些是属于合适的？哪些是不合适的？
答：合适的—（1）谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题； （2）一般人喜闻乐见的话题； （3）显示地方或民族色彩的话题； （4）比较高雅的话题，如中外名著、展览会；
（5）积极、健康的生活体验的话题； （6）风趣、幽默的小故事，无伤大雅的笑话，有时也能活跃气氛。 不合适的—（1）应当忌讳的话题。 （2）令人不快的话题。 （3）过于敏感的话题。 （4）自己不甚熟悉的话题。 （5）夸耀自己的话题。 （6）庸俗的、色情的话题。 （7）不宜谈论的保密的话题。 7.文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？
答：包括电子提示系统和人工提示系统。电子提示：在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项，文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。人工提示：设置基本办公日程表、固定活动日期一览表；使用提示性备忘录；准备约会表；准备特殊提示卡；准备交往提示文件。
8.文员根据单位需要向内或向外发文，需要经过哪一系列过程？ 答：1拟稿。2核稿。3签发。4编号。5缮印。6校对。7用印。8登记9分发。 二、设计题
1、拟制定近三年或中长期工作发展规划的工作研讨会，办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会？ 答：（1）座谈会邀请对象必须是对部门工作熟悉，能独立思考，有主见又敢于发表意见者；（2）座谈会以小型为主，人数以7、8人为宜；（3）座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合；（4）主持人负责引导、组织，可不做记录；（5）详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做；（6）座谈会的时间不比严格规定，可长可短；（7）会场也可准备些饮料、茶点，边吃边聊，可使气氛轻松。
2.外资公司总经理来访，恰逢生日，
上司要求小陈购买礼物，小陈应如何办？要考虑哪些因素？
答：（1）清楚总经理的爱好、文化背景、性格习惯等；（2）征求上司意见或同意，在允许的钱款额度范围内选购礼物；（3）比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢的物品；（4）赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装重新包装一下；（5）附上贺卡写上中国公司的名称，让上司亲自送给对方总经理。
3.上海企业来访商议合作事项，由公室小李接待，他应做好哪些工作？ 答：1接受任务2、了解来宾3、制订计划4预订食宿5、迎接来宾6、商议日程6按排会谈8、陪同参观 9、送别客人10、接待小节
4.文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作？ 答：1整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。2回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。3如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。4尽快恢复正常工作和生活状态，继续旅行前未完的工作。把在出差时结识的有关人士、单位等情况做 好记录，以便将来有用。5对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。
5.总经理要到A公司洽谈业务，文员应怎样安排这个约会?
答：首先，用写信的方式定约，等对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员确认。其次，正确告知总经理的姓名、目的、时间、地点、方式、所需要的时间等，日期的确定应有弹性，告知你或总经理的联系电话。第三，决定时间、地点时 主意：（1）星期一早上、周末下午，即将下班之前、午饭前后对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子、公司有重大活动时，不要安排约会。（2）地点必须选择对方比较方便的地方，还应考虑礼仪规格、是否需保密、是否需就餐等。（3）约定后向上司汇报，并填写在日程表安排计划表上。如有必要，还应准备约会所需要的文件资
料。
6.所谓“有问题”的来访者一般是怎样的？文员应如何应对？
答：（1）固执任性的来访者。死搅蛮缠、出言不逊、文员应毫不妥协地反复进行解释并提出建议。坚持说你没有权利更改规章制度。可保证：如果对方写信给上司，上司一定会看到这封信。（2）进行威胁的来访者。悄悄地告诉老板，打电话给保安部门，不要与蛮横无理、可能带来危险的来访者直接冲突。（3）情绪激动的来访者。如果来访者是男性，女文员应该找男同事帮忙；如果是女性，女文员可能会使她平静下来；如不行，找个成熟的女同事来帮忙。 （4）骗人的老手。
7.文秘人员经常要代替上司选择礼品，向他人赠送礼品，在处理这些事情应考虑什么，怎样做？
答：在赠礼前必须搞清楚赠礼的目的；还要清楚赠礼对象的身份、爱好、文化背景、性格习惯等；还应熟知以下规则：除非上司有特殊的要求，不必送太昂贵的礼物，只要用心为对方选择适当的礼物即可；要看对方的实际情况选择礼品，做到恰如其分，适合对方；赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装以下；如果不是亲自送礼，应该在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片、贺卡；文秘人员应准备一张节日礼物名单。上司可以在上面作一些增减，表示是否同意你提的建议或者提出一些其他的意见以及标明价格范围；为了避免所送礼物的重复，文秘人员应该为所有接受上司礼物的人做一张卡片记录。
8.文员在准备上司旅行时要考虑哪些项目？履行哪些职责？
答：（1）准备旅行计划和旅馆信息。旅行计划表要说明出发和到达地点、是乘飞机还是汽车、火车或轮船，出发和到达的日期及时间。座位情况、旅馆情况。（2）制定约会计划。约会计划表包括：城市名和省名，日期和时间，与上司约会者的姓名、公司和地址、电话。（3）为商务洽谈收集资料。（4）决定旅行用品。把上司作商务旅行时需要带的用品列出清单。（5）考虑行李问题。通过航空公司出版的旅行手册或旅行行社代办人信息。为
每件行李准备识别标签。（6）安排差旅费。（7）建立旅行----旅馆信息资料库。（8）办理旅行保险。 9.公司办周年庆，文员应准备什么？ 答：（1）客人的选择。确定名单，再请上司核定。（2）确定时间。如果是涉外宴请，宴请时间应该按照国际惯例，征询客人的意见，要避免选择对方的重大节假日。（3）会场的选择。要考虑宴会的性质，客人的数量以及预算费用等，考虑宴会的形式与气氛、交通是否方便、场地大小是否合适、菜式、有无停车场。（4）拟定菜单。应符合对方的饮食习惯、从宾客的身份、宴请层次、目的等方面去考虑，至少要提供2分菜单供上司挑选。（5）寄发请柬。宴请需要发请柬，请柬上应写明邀请人姓名，被邀请人姓名、宴请的目的、方式、时间、地点以及着装要求，要求回函及其他说明等。请柬一般要提前一至二周发出。（6）席次的排列。以社会与年龄作优先考虑来安排，在请柬上应注明席次号。 三、案例分析题
1.某厂的冰箱爆炸，因用户在其中放置炮竹，从中可以为文秘人员的信访工作提供哪些有益的启示？ 答：（1）信访工作也不完全是被动地等人们写信，打电话或告上门来，文秘人员也应该注意到社会上的反馈。 （2）有些事涉及本单位的利益或信誉，应及时向领导汇报，采取主动出击的方法。（3）文秘人员虽不是专业人员，不能解决技术性的问题，但文秘人员应具有细心、敏感的工作方式和作风，能从其他角度帮助领导解决问题。
2.现将下列文件合成3-4个案卷，并拟制案卷标题。
答：标题一：市教委、北京广播电视大学关于招生工作的通知、请示、批复。（1）、（4）、（5）
标题二：北京广播电视大学关于招生工作、系主任调整、开学工作的会议纪要、决定、通知。（2）、（6）、（7）、（8）
标题三：北京广播电视大学招生工作计划、年度工作总结。（3）、（12） 标题四：北京广播电视大学各系关于开学准备、加强学生思想工作、提高教学质量的报告。（9）、（10）、（11） 3.海金精密仪器公司技术部为公司
创收益，总经理决定奖励技术部，把相关事宜交由卜小姐负责，回答一下问题。
（1）卜小姐应该安排什么时间、地点宴请比较好？
答：应安排在本周的星期五下班后宴请，这时周的工作已结束，第二天是休息，晚一点也不影响工作。找个比较安静幽雅的餐馆，包个单间，总经理与大家上下级可交流感情。 （2）卜小姐用怎样的方式通知技术开发部的成员?
答：卜小姐应到技术开发部去向大家表示祝贺，并当场邀请。如果用电话通知，不能产生亲切感和更理想的气氛。
（3）宴请结束-结账，只花了1500元，对余下的500元，卜小姐买纪念品发放好不好？
答：宴会快结束时卜小姐可把技术部负责人拉到一边，把500元交给他，悄悄说：“我和总经理回去后，你们可不受拘束再饮一杯，或找个卡拉OK唱唱歌，明天把发票交给我就行。”发放纪念品会给公司其他人员知晓，造成不必要的麻烦。
（4）除了宴请，卜小姐还可以建议用其他方法来鼓励技术开发部吗？效果怎样？
答：可以建议总经理给每个人发奖金，还可以建议在全体职工大会上表扬技术开发部，这样可以激发其他部门的积极性。
4.某公司安排懂法语的小沈和秘书小陈参加与法国公司的商务会谈，结果会谈失败。小沈和小陈在接人待物、言谈举止方面有何不妥之处？正确的做法应该是怎样的？
答：（1）衣着。二位女士穿着打扮不符合会谈工作要求，而且也影响了范总的形象，小陈的穿着打扮干扰谈判、影响工作，破坏工作场所安静。 （2）卫生习惯。小陈用手拿茶叶，不卫士，引起客商不满，使得谈判一开始就不顺利。
（3）应变能力。小沈应该对领导的作风、性格有所了解，有针对性地弥补领导的不足。范总经理与客商争执，她应采取补救措施，可以将上司借故引开，并示意上司忍耐些，使谈判继续，而不是指责客商。
（4）领导权威。小沈收到上司批评，
即使是过头话，也应保持冷静，不反驳，应理解上司的难处。找适当的机会，用适当的方式说明情况，交流思想和感情。
5.A公司预订的宾馆包房被B公司使用了，造成2周年的庆祝活动不欢而散。
（1）为什么A公司庆祝活动未取得预期效果？
答：A公司负责预订的文秘人员没有对预订的时间、地点进行确认，准备工作不充分导致活动没有取得预期效果。
（2）如果你是A公司的文秘文员，你应如何组织这次活动？
答：应把这次活动的细节详细列出，每个项目由专人负责；由专人负责预订，初步确定以后向上司汇报，再向娱乐总汇负责此事的人确定。活动前一天或前两天，再和对方确认一下时间、日期、地点；案例中领导和嘉宾应由公司派车接送；在活动开始前半天，文秘人员应提前到场，布置会场，落实有关细节，如有问题，可提前发现和解决。
（3）如发现已预订包房被他人所用，应怎样处理？
答：如发现已预订包房被他人所以，不应争执过长时间；应立即联系附近其他饭店、宾馆，先安排领导和嘉宾前往；可在活动项目上增加一些内容予以补救；有必要的话，可向娱乐总汇进行索赔。
6.你认为小邹处理邮件是否正确，为什么？请讲出理由并说明正确的做法。
答：（1）收领邮件应该把以前的信件另外放开，以免混淆，应在清点后才能签字。（2）首先应分类，请示上司哪些邮件能拆封，哪些不能拆封。（3）不能把回信地址剪掉，检查信封、信纸上的地址、电话是否一致。如不一致，应打电话咨询正确的，再把错误的划去。（4）拆错信，应在信封上写上“误拆”，并签上自己的名字，封上信口，把信件交给收信人时向他道歉。（5）把交给上司的邮件分成最急件、次急件和普通建，不能混淆。寄给美国的信件信封地址位置写错了。 7.现将下列文件合成3-4个案卷，并拟制案卷标题。
答：案卷一：方舟利亚公司2008年经
理会议记录（1）（5）（8）（11） 案卷二：方舟利亚公司2008年销售工作计划、总结。（4）（12）
案卷三：市工商局、物价局、税务局关于年检、物价、税务自查的通知 （3）（6）（10）
案卷四：方舟利亚公司于澳门兴盛福瑞公司会谈纪要。（2）（7）（9） 8.分析小马在接机中的礼仪方面的不当之举？应该怎样做才是正确的？
答：（1）握手礼仪，主客之间，应该主人先伸手。（2）替客人拿行李应征求同意，再行动，哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意。（3）乘坐方面，客人应该坐后排，小李应该坐副驾驶座。（4）客人公司的一些内部情况、个人收入、福利和家庭情况等是不合适的话题。（5）应该与客人探一些合适的话题。
9.小刘办砸了经理交代通知召开的销售会议，他错在哪里？正确的做法？
答：应该搞清楚销售员的人数和姓名，准备这份名单；打印好书面通知；在3天内，当面发放通知或电话通知到名单上的每个人；通知不能写在布告栏里，可能不被人注意；通知上应写清楚会议的时间、地点；应详细写清会议的内容，应做好哪些准备；应提前到会议室做好准备，做好签到工作。 10. 现将下列文件合成3-4个案卷，并拟制案卷标题。
答：案卷一：利华公司2003年经理会议记录 （1）（5）（8）（10） 案卷二：利华公司2003年销售工作计划、总结（2）（12）
案卷三：市工商局、物价局、税务局关于年检、物价、税务自查的通知 （3）（6）（11）
案卷四：利华公司与香港凯福公司关于合作事宜的函件、会谈纪要（4）（7）（9）
一、简答题
1、简要说明会议纪要有什么作用？有哪两种形式？
答：会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。 可以用于向上级汇报会议情况；也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或要求与会单位共同遵守、执行。
有两种形式：（1）议决性会议纪要；（2）周知性会议纪要。
2、简要说明提高会议效率的一些基本做法？
答：遵循法律法规；合理确定会议目标；确定必要的与会者；减少会议数量；缩小会议规模；简化会议程序；缩短会议时间；控制会议经费；分析会议成本。
3.文员进言是指什么？进言具有什么作用？应该注意什么？
答：进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝。
作用：参谋作用；补缺作用；增进关系的作用。
注意：适事；适时；适地；适度。 4.文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？
答：（1）会议名称；（2）会议记录人的名称、盖章；（3）时间；（4）会议地点；（5）议题；（6）主持人、主席；（7）出席者名单；（8）会议的经过情形及结论；（9）相关的资料；（10）下次会议预定日期。 5.什么是文员的挡驾方法？主要的挡驾法有哪几种？一般应怎样做？ 答：对于上司不必要接见的来访者，不必要参加的邀请性活动，不想接听的电话，由文员出面阻挡或谢绝。文员没有必要把真正原因告诉对方，只需要礼貌地、委婉地达到阻挡或拒绝的目的即可。
（1）电话挡驾。上司不愿接听的电话，文员要告诉对方，暂时不能接或上司不在，将内容记下，转告上司。上司不能接的电话，要另约时间，或将内容转告。（2）来访挡驾。先问清来由，判断有无必要引见上司，或先作请示。 （3）会议、活动挡驾。对无必要的会议和活动文员要替上司委婉地谢绝。
6.文员处于社交场合时，引出的话题哪些是属于合适的？哪些是不合适的？
答：合适的—（1）谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题； （2）一般人喜闻乐见的话题； （3）显示地方或民族色彩的话题； （4）比较高雅的话题，如中外名著、展览会；
（5）积极、健康的生活体验的话题； （6）风趣、幽默的小故事，无伤大雅的笑话，有时也能活跃气氛。 不合适的—（1）应当忌讳的话题。 （2）令人不快的话题。 （3）过于敏感的话题。 （4）自己不甚熟悉的话题。 （5）夸耀自己的话题。 （6）庸俗的、色情的话题。 （7）不宜谈论的保密的话题。 7.文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？
答：包括电子提示系统和人工提示系统。电子提示：在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项，文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。人工提示：设置基本办公日程表、固定活动日期一览表；使用提示性备忘录；准备约会表；准备特殊提示卡；准备交往提示文件。
8.文员根据单位需要向内或向外发文，需要经过哪一系列过程？ 答：1拟稿。2核稿。3签发。4编号。5缮印。6校对。7用印。8登记9分发。 二、设计题
1、拟制定近三年或中长期工作发展规划的工作研讨会，办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会？ 答：（1）座谈会邀请对象必须是对部门工作熟悉，能独立思考，有主见又敢于发表意见者；（2）座谈会以小型为主，人数以7、8人为宜；（3）座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合；（4）主持人负责引导、组织，可不做记录；（5）详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做；（6）座谈会的时间不比严格规定，可长可短；（7）会场也可准备些饮料、茶点，边吃边聊，可使气氛轻松。
2.外资公司总经理来访，恰逢生日，
上司要求小陈购买礼物，小陈应如何办？要考虑哪些因素？
答：（1）清楚总经理的爱好、文化背景、性格习惯等；（2）征求上司意见或同意，在允许的钱款额度范围内选购礼物；（3）比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢的物品；（4）赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装重新包装一下；（5）附上贺卡写上中国公司的名称，让上司亲自送给对方总经理。
3.上海企业来访商议合作事项，由公室小李接待，他应做好哪些工作？ 答：1接受任务2、了解来宾3、制订计划4预订食宿5、迎接来宾6、商议日程6按排会谈8、陪同参观 9、送别客人10、接待小节
4.文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作？ 答：1整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。2回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。3如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。4尽快恢复正常工作和生活状态，继续旅行前未完的工作。把在出差时结识的有关人士、单位等情况做 好记录，以便将来有用。5对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。
5.总经理要到A公司洽谈业务，文员应怎样安排这个约会?
答：首先，用写信的方式定约，等对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员确认。其次，正确告知总经理的姓名、目的、时间、地点、方式、所需要的时间等，日期的确定应有弹性，告知你或总经理的联系电话。第三，决定时间、地点时 主意：（1）星期一早上、周末下午，即将下班之前、午饭前后对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子、公司有重大活动时，不要安排约会。（2）地点必须选择对方比较方便的地方，还应考虑礼仪规格、是否需保密、是否需就餐等。（3）约定后向上司汇报，并填写在日程表安排计划表上。如有必要，还应准备约会所需要的文件资
料。
6.所谓“有问题”的来访者一般是怎样的？文员应如何应对？
答：（1）固执任性的来访者。死搅蛮缠、出言不逊、文员应毫不妥协地反复进行解释并提出建议。坚持说你没有权利更改规章制度。可保证：如果对方写信给上司，上司一定会看到这封信。（2）进行威胁的来访者。悄悄地告诉老板，打电话给保安部门，不要与蛮横无理、可能带来危险的来访者直接冲突。（3）情绪激动的来访者。如果来访者是男性，女文员应该找男同事帮忙；如果是女性，女文员可能会使她平静下来；如不行，找个成熟的女同事来帮忙。 （4）骗人的老手。
7.文秘人员经常要代替上司选择礼品，向他人赠送礼品，在处理这些事情应考虑什么，怎样做？
答：在赠礼前必须搞清楚赠礼的目的；还要清楚赠礼对象的身份、爱好、文化背景、性格习惯等；还应熟知以下规则：除非上司有特殊的要求，不必送太昂贵的礼物，只要用心为对方选择适当的礼物即可；要看对方的实际情况选择礼品，做到恰如其分，适合对方；赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装以下；如果不是亲自送礼，应该在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片、贺卡；文秘人员应准备一张节日礼物名单。上司可以在上面作一些增减，表示是否同意你提的建议或者提出一些其他的意见以及标明价格范围；为了避免所送礼物的重复，文秘人员应该为所有接受上司礼物的人做一张卡片记录。
8.文员在准备上司旅行时要考虑哪些项目？履行哪些职责？
答：（1）准备旅行计划和旅馆信息。旅行计划表要说明出发和到达地点、是乘飞机还是汽车、火车或轮船，出发和到达的日期及时间。座位情况、旅馆情况。（2）制定约会计划。约会计划表包括：城市名和省名，日期和时间，与上司约会者的姓名、公司和地址、电话。（3）为商务洽谈收集资料。（4）决定旅行用品。把上司作商务旅行时需要带的用品列出清单。（5）考虑行李问题。通过航空公司出版的旅行手册或旅行行社代办人信息。为
每件行李准备识别标签。（6）安排差旅费。（7）建立旅行----旅馆信息资料库。（8）办理旅行保险。 9.公司办周年庆，文员应准备什么？ 答：（1）客人的选择。确定名单，再请上司核定。（2）确定时间。如果是涉外宴请，宴请时间应该按照国际惯例，征询客人的意见，要避免选择对方的重大节假日。（3）会场的选择。要考虑宴会的性质，客人的数量以及预算费用等，考虑宴会的形式与气氛、交通是否方便、场地大小是否合适、菜式、有无停车场。（4）拟定菜单。应符合对方的饮食习惯、从宾客的身份、宴请层次、目的等方面去考虑，至少要提供2分菜单供上司挑选。（5）寄发请柬。宴请需要发请柬，请柬上应写明邀请人姓名，被邀请人姓名、宴请的目的、方式、时间、地点以及着装要求，要求回函及其他说明等。请柬一般要提前一至二周发出。（6）席次的排列。以社会与年龄作优先考虑来安排，在请柬上应注明席次号。 三、案例分析题
1.某厂的冰箱爆炸，因用户在其中放置炮竹，从中可以为文秘人员的信访工作提供哪些有益的启示？ 答：（1）信访工作也不完全是被动地等人们写信，打电话或告上门来，文秘人员也应该注意到社会上的反馈。 （2）有些事涉及本单位的利益或信誉，应及时向领导汇报，采取主动出击的方法。（3）文秘人员虽不是专业人员，不能解决技术性的问题，但文秘人员应具有细心、敏感的工作方式和作风，能从其他角度帮助领导解决问题。
2.现将下列文件合成3-4个案卷，并拟制案卷标题。
答：标题一：市教委、北京广播电视大学关于招生工作的通知、请示、批复。（1）、（4）、（5）
标题二：北京广播电视大学关于招生工作、系主任调整、开学工作的会议纪要、决定、通知。（2）、（6）、（7）、（8）
标题三：北京广播电视大学招生工作计划、年度工作总结。（3）、（12） 标题四：北京广播电视大学各系关于开学准备、加强学生思想工作、提高教学质量的报告。（9）、（10）、（11） 3.海金精密仪器公司技术部为公司
创收益，总经理决定奖励技术部，把相关事宜交由卜小姐负责，回答一下问题。
（1）卜小姐应该安排什么时间、地点宴请比较好？
答：应安排在本周的星期五下班后宴请，这时周的工作已结束，第二天是休息，晚一点也不影响工作。找个比较安静幽雅的餐馆，包个单间，总经理与大家上下级可交流感情。 （2）卜小姐用怎样的方式通知技术开发部的成员?
答：卜小姐应到技术开发部去向大家表示祝贺，并当场邀请。如果用电话通知，不能产生亲切感和更理想的气氛。
（3）宴请结束-结账，只花了1500元，对余下的500元，卜小姐买纪念品发放好不好？
答：宴会快结束时卜小姐可把技术部负责人拉到一边，把500元交给他，悄悄说：“我和总经理回去后，你们可不受拘束再饮一杯，或找个卡拉OK唱唱歌，明天把发票交给我就行。”发放纪念品会给公司其他人员知晓，造成不必要的麻烦。
（4）除了宴请，卜小姐还可以建议用其他方法来鼓励技术开发部吗？效果怎样？
答：可以建议总经理给每个人发奖金，还可以建议在全体职工大会上表扬技术开发部，这样可以激发其他部门的积极性。
4.某公司安排懂法语的小沈和秘书小陈参加与法国公司的商务会谈，结果会谈失败。小沈和小陈在接人待物、言谈举止方面有何不妥之处？正确的做法应该是怎样的？
答：（1）衣着。二位女士穿着打扮不符合会谈工作要求，而且也影响了范总的形象，小陈的穿着打扮干扰谈判、影响工作，破坏工作场所安静。 （2）卫生习惯。小陈用手拿茶叶，不卫士，引起客商不满，使得谈判一开始就不顺利。
（3）应变能力。小沈应该对领导的作风、性格有所了解，有针对性地弥补领导的不足。范总经理与客商争执，她应采取补救措施，可以将上司借故引开，并示意上司忍耐些，使谈判继续，而不是指责客商。
（4）领导权威。小沈收到上司批评，
即使是过头话，也应保持冷静，不反驳，应理解上司的难处。找适当的机会，用适当的方式说明情况，交流思想和感情。
5.A公司预订的宾馆包房被B公司使用了，造成2周年的庆祝活动不欢而散。
（1）为什么A公司庆祝活动未取得预期效果？
答：A公司负责预订的文秘人员没有对预订的时间、地点进行确认，准备工作不充分导致活动没有取得预期效果。
（2）如果你是A公司的文秘文员，你应如何组织这次活动？
答：应把这次活动的细节详细列出，每个项目由专人负责；由专人负责预订，初步确定以后向上司汇报，再向娱乐总汇负责此事的人确定。活动前一天或前两天，再和对方确认一下时间、日期、地点；案例中领导和嘉宾应由公司派车接送；在活动开始前半天，文秘人员应提前到场，布置会场，落实有关细节，如有问题，可提前发现和解决。
（3）如发现已预订包房被他人所用，应怎样处理？
答：如发现已预订包房被他人所以，不应争执过长时间；应立即联系附近其他饭店、宾馆，先安排领导和嘉宾前往；可在活动项目上增加一些内容予以补救；有必要的话，可向娱乐总汇进行索赔。
6.你认为小邹处理邮件是否正确，为什么？请讲出理由并说明正确的做法。
答：（1）收领邮件应该把以前的信件另外放开，以免混淆，应在清点后才能签字。（2）首先应分类，请示上司哪些邮件能拆封，哪些不能拆封。（3）不能把回信地址剪掉，检查信封、信纸上的地址、电话是否一致。如不一致，应打电话咨询正确的，再把错误的划去。（4）拆错信，应在信封上写上“误拆”，并签上自己的名字，封上信口，把信件交给收信人时向他道歉。（5）把交给上司的邮件分成最急件、次急件和普通建，不能混淆。寄给美国的信件信封地址位置写错了。 7.现将下列文件合成3-4个案卷，并拟制案卷标题。
答：案卷一：方舟利亚公司2008年经
理会议记录（1）（5）（8）（11） 案卷二：方舟利亚公司2008年销售工作计划、总结。（4）（12）
案卷三：市工商局、物价局、税务局关于年检、物价、税务自查的通知 （3）（6）（10）
案卷四：方舟利亚公司于澳门兴盛福瑞公司会谈纪要。（2）（7）（9） 8.分析小马在接机中的礼仪方面的不当之举？应该怎样做才是正确的？
答：（1）握手礼仪，主客之间，应该主人先伸手。（2）替客人拿行李应征求同意，再行动，哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意。（3）乘坐方面，客人应该坐后排，小李应该坐副驾驶座。（4）客人公司的一些内部情况、个人收入、福利和家庭情况等是不合适的话题。（5）应该与客人探一些合适的话题。
9.小刘办砸了经理交代通知召开的销售会议，他错在哪里？正确的做法？
答：应该搞清楚销售员的人数和姓名，准备这份名单；打印好书面通知；在3天内，当面发放通知或电话通知到名单上的每个人；通知不能写在布告栏里，可能不被人注意；通知上应写清楚会议的时间、地点；应详细写清会议的内容，应做好哪些准备；应提前到会议室做好准备，做好签到工作。 10. 现将下列文件合成3-4个案卷，并拟制案卷标题。
答：案卷一：利华公司2003年经理会议记录 （1）（5）（8）（10） 案卷二：利华公司2003年销售工作计划、总结（2）（12）
案卷三：市工商局、物价局、税务局关于年检、物价、税务自查的通知 （3）（6）（11）
案卷四：利华公司与香港凯福公司关于合作事宜的函件、会谈纪要（4）（7）（9）