作者：陈红赵刚王德贵
北京审计 2007年02期
被审计单位资料库为信息数据分析工作提供了一个工作平台，这个平台要发挥作用，还必须从审计管辖单位获取数据，然后在这个平台（或者在其他审计分析工作平台）上进行加工处理，生产出“全面分析被审计单位信息资料，掌握经济运行的关节点和薄弱环节，确定审计重点，为制定审计项目计划提供依据”的产品。因此，我们需要为掌握整体经济运行状况服务的数据信息，以及为掌握个体经济运行情况的数据信息。
（一）为掌握经济运行状况服务的信息数据
这些数据应该主要包括全区所属单位决算报表数据，包括部门决算报表、企业决算报表、基本建设决算报表、财政总决算报表等。
从部门决算报表中我们可以获得审计管辖的行政事业单位的大量信息资料和数据。如从报表封面中，我们就可以了解审计管辖单位的单位负责人、财务负责人、财务电话、单位地址、单位基本性质、单位执行会计制度等；从部门收入支出决算总表，我们可以了解审计管辖单位的年度收支规模、结余等情况；从基本建设类收入支出总表，我们可以了解审计管辖单位本年到位基建资金和本年基建实际支出数等情况；从资产负债简表可以了解审计管辖单位的资产负债情况；从固定资产情况表可以了解审计管辖单位的固定资产情况和固定资产变动等情况；从基本数字表和人员机构情况表可以了解审计管辖单位年末机构情况、人员情况、所涉及的政府预算收支科目、归口部门等情况；还有很多的报表可以为我们提供如行政事业性收费、政府性基金、主管部门集中收入等情况。
从企业会计决算报表中我们可以获得审计管辖的企业单位的大量信息资料。企业的资产负债情况、本年利润及利润分配情况、现金流量情况等等重要的数据都会在报表中反映出来。
这些数据的采集最好是从两个渠道获得：一是从财政部门获得，这样获得的数据比较集中、也比较完整；二是从审计管辖单位获得，这样获得的数据有助于佐证从财政局获得的数据，但存在着不集中、不完整的可能性。
（二）为掌握个体经济运行情况的信息数据
据此我们可以从审计作业程序上找到线索。按照审计作业规程，我们要在审计准备阶段了解审计被审计单位的下列基本情况：
1、经济性质、管理体制、机构设置、人员编制情况；
2、财政、财务隶属关系或者国有资产监督管理关系；
3、职责范围或者经营范围；
4、财务会计机构及其工作情况；
5、相关的内部控制及其执行情况；
6、重大会计政策选用及变动情况；
7、以往接受审计情况；
8、其他需要了解的情况。
同时，我们还应当收集与审计项目有关的下列资料：
1、法律、法规、规章和政策；
2、企业法人营业执照复印件、行政事业单位法人代码证书复印件；
3、银行账户、会计报表及其他有关会计资料；
4、重要的会议记录和有关文件；
5、审计档案资料；
6、电子数据、数据结构文档；
7、其他需要收集的资料。
这些基本情况或资料是开展实施审计必不可少的数据，都应该采集并存储到被审计单位资料库系统中。但考虑到资料库系统存储的数据应避免冗余的要求，对这些被审计单位的基本情况和资料应进行一些筛选、归类或者补充。
鉴于决算报表数据中已包括审计管辖单位经济性质、管理体制、机构设置、人员编制、财政、财务隶属关系或者国有资产监督管理关系等情况，有关这方面的数据信息不应再采集。但应对被审计单位内部的机构设置及各内部机构的情况进行了解采集，对机构设置（部门设置），最好是展示为组织结构图，明细到最基层科室或部门，同时用文字或流程图的方式说明各部门的职责、人员分工、工作流程等。
就相关的内部控制及其执行情况而言，从“内部控制是指被审计单位为了维护财产物资的安全、完整，确保会计信息的真实、可靠，保证其管理或者经营活动的经济性、效率性和效果性并遵守有关法规，而制定和实施相关政策、程序和措施的过程”这个意义上讲，我们应该采集被审计单位内部控制制度的制定情况，执行情况应该是通过符合性测试得出的结论，应该放在中计报告中，而不是放在资料库系统中。
就以往接受审计情况和审计档案资料而言，审计机关开展审计的项目情况可从“挂在”审计管辖单位平台上的审计项目管理中获得或从审计档案中获得。
就法律法规、规章政策而言，我们应主要从法规库类的资料中获得，而不应将其放在审计管辖单位资料库平台上。但对那些法规库中收集不到的规范性文件，比如政府有关部门出台的政策规定，我们应该采集、存储到审计管辖单位资料库平台上。
就银行账户而言，决算报表数据的采集已包括该数据信息；就会计报表及其他有关会计资料而言，根据新修订的《审计法》应理解为被审计单位的年度（季度、月）财务会计报告（会计报表、会计报表附注和财务情况说明书）。
就电子数据、数据结构文档而言，我们应该理解为运用电子计算机储存、处理的财政收支、财务收支电子数据和必要的电子计算机技术文档，以及其他与财政收支或者财务收支有关的资料。这里包括了与审计目标相关的电子业务数据、会计核算数据、人事管理数据信息等。对于业务数据和财务数据不是使用同一个应用软件的情况，如果允许的话，我们还应请被审计单位在我们的系统上安装一套软件。这样，在缺少电子计算机技术文档的情况下，我们也能对被审计单位的电子数据结构进行分析，从而为数据分析提供便利。
另外，由于每个审计项目的审计目标不完全一样，审计单位的情况也不完全一样，审计干部下户后遇到与审计目标相关的上述未提及的数据也都应该采集。
归纳起来，采集被审计单位的信息数据应该包括以下十个方面；
1、被审计单位（指依法属于审计机关审计监督对象的一级、二级、三级或更低级别的单位，下同）决算报表数据；
2、被审计单位内部的机构设置及各部门的职责、人员分工等（包括财会部门）；对这方面的信息，最好是采用组织结构图，明细到最基层科室或部门，同时用文字或流程图的方式加以说明；
3、重大会计政策选用及变动情况；
4、企业（企业化管理的事业单位）法人营业执照复印件、行政事业单位法人代码证书复印件；
5、审计管辖单位的年度（季度、月）财务会计报告（会计报表、会计报表附注和财务情况说明书）；
6、与审计目标相关的电子业务数据、会计核算数据等。被审计单位所使用的核算软件（有条件的情况下）；
7、被审计单位内部控制制度的制定情况及制度材料；
8、根据被审计单位接受社会审计机构的审计情况和审计档案资料（包括电子和纸质资料）；
9、审计管辖单位内部审计机构的审计情况和审计档案资料；
10、其他需要了解的情况和收集的资料。
明确了被审计单位资料库的功能、构成和采集数据的主要内容，并有针对性地应用计算机技术，就为建立被审计单位资料库开辟了道路。
作者：陈红赵刚王德贵
北京审计 2007年02期
被审计单位资料库为信息数据分析工作提供了一个工作平台，这个平台要发挥作用，还必须从审计管辖单位获取数据，然后在这个平台（或者在其他审计分析工作平台）上进行加工处理，生产出“全面分析被审计单位信息资料，掌握经济运行的关节点和薄弱环节，确定审计重点，为制定审计项目计划提供依据”的产品。因此，我们需要为掌握整体经济运行状况服务的数据信息，以及为掌握个体经济运行情况的数据信息。
（一）为掌握经济运行状况服务的信息数据
这些数据应该主要包括全区所属单位决算报表数据，包括部门决算报表、企业决算报表、基本建设决算报表、财政总决算报表等。
从部门决算报表中我们可以获得审计管辖的行政事业单位的大量信息资料和数据。如从报表封面中，我们就可以了解审计管辖单位的单位负责人、财务负责人、财务电话、单位地址、单位基本性质、单位执行会计制度等；从部门收入支出决算总表，我们可以了解审计管辖单位的年度收支规模、结余等情况；从基本建设类收入支出总表，我们可以了解审计管辖单位本年到位基建资金和本年基建实际支出数等情况；从资产负债简表可以了解审计管辖单位的资产负债情况；从固定资产情况表可以了解审计管辖单位的固定资产情况和固定资产变动等情况；从基本数字表和人员机构情况表可以了解审计管辖单位年末机构情况、人员情况、所涉及的政府预算收支科目、归口部门等情况；还有很多的报表可以为我们提供如行政事业性收费、政府性基金、主管部门集中收入等情况。
从企业会计决算报表中我们可以获得审计管辖的企业单位的大量信息资料。企业的资产负债情况、本年利润及利润分配情况、现金流量情况等等重要的数据都会在报表中反映出来。
这些数据的采集最好是从两个渠道获得：一是从财政部门获得，这样获得的数据比较集中、也比较完整；二是从审计管辖单位获得，这样获得的数据有助于佐证从财政局获得的数据，但存在着不集中、不完整的可能性。
（二）为掌握个体经济运行情况的信息数据
据此我们可以从审计作业程序上找到线索。按照审计作业规程，我们要在审计准备阶段了解审计被审计单位的下列基本情况：
1、经济性质、管理体制、机构设置、人员编制情况；
2、财政、财务隶属关系或者国有资产监督管理关系；
3、职责范围或者经营范围；
4、财务会计机构及其工作情况；
5、相关的内部控制及其执行情况；
6、重大会计政策选用及变动情况；
7、以往接受审计情况；
8、其他需要了解的情况。
同时，我们还应当收集与审计项目有关的下列资料：
1、法律、法规、规章和政策；
2、企业法人营业执照复印件、行政事业单位法人代码证书复印件；
3、银行账户、会计报表及其他有关会计资料；
4、重要的会议记录和有关文件；
5、审计档案资料；
6、电子数据、数据结构文档；
7、其他需要收集的资料。
这些基本情况或资料是开展实施审计必不可少的数据，都应该采集并存储到被审计单位资料库系统中。但考虑到资料库系统存储的数据应避免冗余的要求，对这些被审计单位的基本情况和资料应进行一些筛选、归类或者补充。
鉴于决算报表数据中已包括审计管辖单位经济性质、管理体制、机构设置、人员编制、财政、财务隶属关系或者国有资产监督管理关系等情况，有关这方面的数据信息不应再采集。但应对被审计单位内部的机构设置及各内部机构的情况进行了解采集，对机构设置（部门设置），最好是展示为组织结构图，明细到最基层科室或部门，同时用文字或流程图的方式说明各部门的职责、人员分工、工作流程等。
就相关的内部控制及其执行情况而言，从“内部控制是指被审计单位为了维护财产物资的安全、完整，确保会计信息的真实、可靠，保证其管理或者经营活动的经济性、效率性和效果性并遵守有关法规，而制定和实施相关政策、程序和措施的过程”这个意义上讲，我们应该采集被审计单位内部控制制度的制定情况，执行情况应该是通过符合性测试得出的结论，应该放在中计报告中，而不是放在资料库系统中。
就以往接受审计情况和审计档案资料而言，审计机关开展审计的项目情况可从“挂在”审计管辖单位平台上的审计项目管理中获得或从审计档案中获得。
就法律法规、规章政策而言，我们应主要从法规库类的资料中获得，而不应将其放在审计管辖单位资料库平台上。但对那些法规库中收集不到的规范性文件，比如政府有关部门出台的政策规定，我们应该采集、存储到审计管辖单位资料库平台上。
就银行账户而言，决算报表数据的采集已包括该数据信息；就会计报表及其他有关会计资料而言，根据新修订的《审计法》应理解为被审计单位的年度（季度、月）财务会计报告（会计报表、会计报表附注和财务情况说明书）。
就电子数据、数据结构文档而言，我们应该理解为运用电子计算机储存、处理的财政收支、财务收支电子数据和必要的电子计算机技术文档，以及其他与财政收支或者财务收支有关的资料。这里包括了与审计目标相关的电子业务数据、会计核算数据、人事管理数据信息等。对于业务数据和财务数据不是使用同一个应用软件的情况，如果允许的话，我们还应请被审计单位在我们的系统上安装一套软件。这样，在缺少电子计算机技术文档的情况下，我们也能对被审计单位的电子数据结构进行分析，从而为数据分析提供便利。
另外，由于每个审计项目的审计目标不完全一样，审计单位的情况也不完全一样，审计干部下户后遇到与审计目标相关的上述未提及的数据也都应该采集。
归纳起来，采集被审计单位的信息数据应该包括以下十个方面；
1、被审计单位（指依法属于审计机关审计监督对象的一级、二级、三级或更低级别的单位，下同）决算报表数据；
2、被审计单位内部的机构设置及各部门的职责、人员分工等（包括财会部门）；对这方面的信息，最好是采用组织结构图，明细到最基层科室或部门，同时用文字或流程图的方式加以说明；
3、重大会计政策选用及变动情况；
4、企业（企业化管理的事业单位）法人营业执照复印件、行政事业单位法人代码证书复印件；
5、审计管辖单位的年度（季度、月）财务会计报告（会计报表、会计报表附注和财务情况说明书）；
6、与审计目标相关的电子业务数据、会计核算数据等。被审计单位所使用的核算软件（有条件的情况下）；
7、被审计单位内部控制制度的制定情况及制度材料；
8、根据被审计单位接受社会审计机构的审计情况和审计档案资料（包括电子和纸质资料）；
9、审计管辖单位内部审计机构的审计情况和审计档案资料；
10、其他需要了解的情况和收集的资料。
明确了被审计单位资料库的功能、构成和采集数据的主要内容，并有针对性地应用计算机技术，就为建立被审计单位资料库开辟了道路。