阿里软件外贸版作业指导书V2.5

Alisoft fTrade

外贸版作业指导书 https://t.alisoft.com

阿里软件外贸版

2009-6-26

基础版...................................................................................................................... 5 ✧ 系统管理 . ................................................................................................................. 5

1. 使用前提 . .......................................................................................................... 5

1. 公司信息 . ................................................................................................... 5 2. 部门员工 . ................................................................................................... 5 3. 中国供应商 ................................................................................................ 5 4. 审核管理 . ................................................................................................... 5 5. 基础资源 . ................................................................................................... 5 2. 分析建议 . .......................................................................................................... 5

1. 公司信息 . ................................................................................................... 5 2. 部门的设置 ................................................................................................ 6 3. 员工的设置 ................................................................................................ 6 4. 员工的审核 ................................................................................................ 8 5. 绑定中国供应商 . ........................................................................................ 9 6. 基础资源 . ................................................................................................... 9 ✧ 邮件管理 . ................................................................................................................. 9

1. 使用前提 . .......................................................................................................... 9

1. 公司公共邮箱............................................................................................. 9 2. 业务员的工作邮箱 ..................................................................................... 9 2. 分析和建议 ....................................................................................................... 9

1. 了解客户公司内邮箱的使用情况 ............................................................... 9 2. 邮件帐号设置........................................................................................... 10 3. 导入邮件 . ................................................................................................. 10 4. 写邮件个性化设置参数设置..................................................................... 10 5. 邮件审核 . ................................................................................................. 11 6. 邮件显示国家当地时间 . ........................................................................... 11 7. 邮件备注 . ................................................................................................. 11 8. 邮件定时发送........................................................................................... 11 9. 邮件提醒 . ................................................................................................. 11 10. 联系人分类 .............................................................................................. 11 11. 联系人导入 .............................................................................................. 12 12. 联系人快速搜索 . ...................................................................................... 12 ✧ 客户管理 . ............................................................................................................... 12

1. 使用前提 . ........................................................................................................ 12

1. 准备客户数据........................................................................................... 12 2. 分析与建议 ..................................................................................................... 12

1. 有效的客户分组 . ...................................................................................... 12 2. 客户导入 . ................................................................................................. 13

9. 客户信息中建议填写的关键字段 ............................................................. 13 客户最近联系时间 ................................................................................... 13 客户提醒 . ................................................................................................. 13 客户导出 . ................................................................................................. 13 客户分配 . ................................................................................................. 13 常见的供应商分组 ................................................................................... 13 供应商导入 .............................................................................................. 14 ✧ 产品模块 . ............................................................................................................... 14

1. 使用前提 . ........................................................................................................ 14

1. 产品信息初始化 . ...................................................................................... 14 2. 分析建议 . ........................................................................................................ 14

1. 如何快速地维护好产品信息..................................................................... 14 2. 如何合理地进行产品分组 ........................................................................ 14 3. 产品信息的维护 . ...................................................................................... 15 4. 产品图片的管理 . ...................................................................................... 15 5. 支持产品属性自定义................................................................................ 15 ✧ 邮件营销 . ............................................................................................................... 16

1. 使用前提 . ........................................................................................................ 16

1. 设置和维护信息 . ...................................................................................... 16 2. 分析与建议 ..................................................................................................... 16

1. 选择收件人 .............................................................................................. 16 2. 选择产品 . ................................................................................................. 16 3. 选择邮件模板........................................................................................... 16 4. 发送模式 . ................................................................................................. 16 5. 发送时间 . ................................................................................................. 17 6. 效果分析 . ................................................................................................. 17 ✧ 网站营销工具......................................................................................................... 17

1. 使用前提 . ........................................................................................................ 17

1. 用户网站的相关准备................................................................................ 17 2. 用户接待人员的相关准备 ........................................................................ 17 3. 部署并使用网站营销工具的步骤 ............................................................. 17 2. 分析建议 . ........................................................................................................ 17

1. 提高用户网站的流量和有效访问率的方法............................................... 17 2. 全面监控网站投资，支持网站推广和营销决策 ....................................... 18 3. 可使用用户已有的账号接待..................................................................... 19 4. 可同时进行中文和英文网站接待服务 . ..................................................... 20 进阶版.................................................................................................................... 21 ✧ 出口业务管理......................................................................................................... 21

1. 样品单............................................................................................................. 21

1、实用价值................................................................................................... 21

10.

11. 2、分析建议................................................................................................... 22 报价单............................................................................................................. 22 1、实用价值................................................................................................... 22 2、分析建议................................................................................................... 22 销售订单 . ........................................................................................................ 23 1、实用价值................................................................................................... 23 2、分析建议................................................................................................... 23 采购/生产单 . ................................................................................................... 24 1、实用价值................................................................................................... 24 2、分析建议................................................................................................... 24 验货单............................................................................................................. 25 1、实用价值................................................................................................... 25 出运明细单 ..................................................................................................... 25 1、实用价值................................................................................................... 25 2、分析建议................................................................................................... 25 单证 ................................................................................................................ 25 1、实用价值................................................................................................... 25 2、分析建议................................................................................................... 25 应收款............................................................................................................. 26 1、实用价值................................................................................................... 26 2、分析建议................................................................................................... 26 收款单............................................................................................................. 26 1、实用价值................................................................................................... 26 2、分析建议................................................................................................... 26 分票结算 . ........................................................................................................ 27 1、实用价值................................................................................................... 27 2、分析建议................................................................................................... 27 核销单管理 ..................................................................................................... 28

1、实用价值................................................................................................... 28

2、分析建议................................................................................................... 28 决策支持 . ............................................................................................................... 28

1. 使用前提 . ........................................................................................................ 28

1. 决策支持的数据来源................................................................................ 28 2. 用决策支持监测企业运行 ............................................................................... 29

1. 分析公司客户........................................................................................... 29 2. 分析公司的部门和员工 . ........................................................................... 30 3. 分析公司产品........................................................................................... 31 3. 用决策支持深入分析....................................................................................... 31

1. 挖掘统计结果........................................................................................... 31

基础版

✧ 系统管理

系统管理主要包括：公司信息、基础资源信息、部门设置、员工信息及权限设置、员工审核设置、绑定中国供应商设置。通过设置以上这些信息能够方便用户更好的使用外贸版。

1. 使用前提

1. 公司信息

1) 确认客户是否有自营进出口权。

2) 收集客户公司信息、出口代理公司信息。

2. 部门员工

1) 确认客户业务员的数量。

2) 确认客户部门组织结构情况。

3) 确认客户业务员的贸易方式，是业务员一票跟到底，还是只做业务不做采

购。

3. 中国供应商

1) 确认用户是否已经是阿里巴巴中国供应商的付费会员，并收集中国供应商

管理员账号。

2) 了解客户中国供应商的使用情况，包括中国供应商：产品、客户、询盘邮

件等情况。

4. 审核管理

1) 确认用户是否需要运用审核来提高工作效率。

2) 有没有重要客户的业务单据需要审核。

3) 采购产品的总金额是否需要做审核处理。

5. 基础资源

1) 向客户询问，客户的海外客户都有那些来源？

2) 收集客户常用的出口运输目的港口。

2. 分析建议

1. 公司信息

1) 根据客户是否拥有自营进出口权来进行分析。

a) 没有自营进出口权的公司都需要代理公司帮助出口，所以把出口代理

公司的信息也维护到公司信息里。

b) 有自营进出口权的公司，在公司信息中维护好自己公司信息。

c) 但也不排除有自营出口权，但也有出口代理公司帮忙出口。需要根据

客户际情况把公司信息和出口代理公司信息，都维护在公司信息里。

可实现多公司抬头制作各种出口业务单据。

2) 把客户经常使用的出口公司信息，设置成默认公司。而不是客户自己公司

为默认公司。

2. 部门的设置

1) 外贸版的部门设置，一般是参考客户购买的账号数进行设置的。而并非一

开始就把客户公司内所有的部门先设置进去。

a) 三个账号：使用系统默认的财务部、采购部、业务部就已经足够了。

b) 十几个账号：基本上部门主要有财务部、采购部、业务部。这种客户

基本上是业务员比较多，一般把业务员都归到业务部就可以了，这样

在设置权限与审核会比较方便点。也可以考虑在业务部内再分个跟单

部，单证部。

c) 几十人账号：如果客户购买了几十个账号，可能的情况有两种；一种

业务员很多，并且业务员按产品进行分工。还有一种企业拥有办事处。

这两种情况都需要建立多层级部门，但在给客户设置的时候需尽量减

少部门层级、合并部门，根据员工工作属性归类部门是原则。因为这

样对后期设置员工权限、审核会比较方便。

3. 员工的设置

1) 员工基本信息设置

a) 设置员工需要注意的是：分配员工所属角色、选择员工所属部门、设

置员工登录方式。另外两项补充员工绑定My Alibaba账号、员工阿里

旺旺（贸易通ID ）维护。

b) 维护员工阿里旺旺（贸易通ID ）后可以在首页旺旺亮灯。

c) 建议刚开始的时候，员工可以设置只需要用户名密码登录，老板设置

需要UK 登录。

2) 员工角色的分类可以分为以下4种。需要根据外贸企业员工职能特点以贸

易周期进行分类。

a) 业务类：业务员、业务经理、业务助理、单证员。

b) 采购类：采购员、采购经理。

c) 财务类：财务员、财务经理。

d) 系统管理类：总经理、账号管理员。

3) 根据客户业务员的贸易方式，有业务员一票跟到底和业务员只做业务不做

采购两种。

a) 例如业务员一票跟到底的组织结构。这种类型的业务员不光做业务，

还做采购和单证。

b) 业务员只做业务不做采购的组织结构。为了管理公司业务员与采购员，

很多用户公司会采用业务员与采购员分开的做法。

c) 如何把用户的员工分配到不同的部门里，需要根据客户实际情况进行

设置。

4) 当员工分配好角色后，该员工就可以登录系统中使用具体的功能了。但在

实际业务当中有功能权限是不够的。

a) 例如：单证员，客户的公司只有一个单证员需要管理全公司的业务员，

帮他们制作单证。所以需要针对员工的管理特性，设置人管人的权限。

4. 员工的审核

1) 根据老板管理业务员的方式，设置员工审核流程。

a) 例如：新来的业务员回复客户邮件的时候，需要老业务员看一下，确

保回复的价格没有问题后才真正发送出去。所以审核是可以代替客户

以前用纸质签字的方式，转而实现无纸化办公提高工作效率。

2) 重要客户的审核，在出口业务中可运用审核条件实现针对重要客户的报价、

订单进行审核，但非重要客户不需要审核。

a) 例如：用户有一家非常重要的客户，名叫英特尔。只要是给英特尔的

报价都需要总经理同意后才能寄出。但平常不是给英特尔公司的报价

只要业务部经理审核后就可以。通过设置业务员的报价单审核，选择

报价单高级审核条件，设置客户名称 = 英特尔就可以了。

3) 采购的时候，可运用审核条件实现针对采购产品金额超出额度需要审核，

而未超出不需要审核。

a) 例如：某家公司的老板针对每笔采购订单的总价进行严格的额度控制。

从而根据每票采购订单总额不同对应不同级别的审核。通过设置采购

员的采购订单，选择高级选项。设置产品采购总金额 = 100 就可以了。

5. 绑定中国供应商

1) 建议如果客户已经是阿里巴巴中国供应商的客户，把中国供应商绑定到外

贸版中。

a) 可以快速初始化客户的产品、客户信息。

b) 设置阿里巴巴反馈邮件，方便收到中国供应商的询盘邮件。

c) 可以把中国供应商的子账号跟外贸版的子账号进行绑定。方便两个系

统的使用。

6. 基础资源

1) 帮助客户设置好基础资源中的客户来源项，方便于客户在决策支持中统计。

反而能让客户明确做推广的方向。

a) 维护客户来源分组项，并指导客户下次可以自己维护。

b) 维护客户出口目的港口分组项，并指导客户下次可以自己维护。

邮件管理

邮件管理的核心价值是公司邮件统一管理，所有邮箱往来邮件一目了然，老板可以全面监管公司的邮件，通过切换帐号监督业务员的所有邮件，以及处理情况。下属邮件回收站全面保障业务员恶意删除邮件，真正做到万无一失。

1. 使用前提

1. 公司公共邮箱

1) 用户需要准备帐号、密码、pop 连接服务器、端口、smtp 连接服务器、端

口

2. 业务员的工作邮箱

1) 用户需要准备帐号、密码、pop 连接服务器、端口、smtp 连接服务器、端

口

2. 分析和建议

1. 了解客户公司内邮箱的使用情况

1) 是否有公司统一的企业邮箱，每个业务员是否都有个人的工作邮箱:

2) 如果有公用的邮箱，设置这个邮箱为公共邮箱，并且指定邮箱的拥有者，

系统默认会把所有的帐号设置为拥有者，用户可以根据实际业务调整公共邮箱的拥有者；如果公司有部门邮箱，也可以通过这种方式有效的解决；

3) 如果有指定给业务员的工作邮箱，设置这个邮箱为专用邮箱，并且指定相

关的业务员（注：根据公司的实际使用情况，如果所有的专用邮箱由公司统一管理，不希望业务员知道邮箱密码的，有主帐号来统一设置并指定拥有者，这样业务员没有修改邮箱帐号的权限。如果邮箱管理不严格的，可以让业务员自己来设置邮件参数。特殊控制：只有邮箱的创建者和总经理角色才有修改权限）。

2. 邮件帐号设置

1) 新建邮件帐号时，系统会自动完成一些常用邮箱的参数设置，如MSN 、

Hotmail 、Live 、163、126、gmail 等，方便用户快速的添加邮件帐号；注意：Gmail 邮箱默认不开启pop 功能，需要用户登录到Gmail 邮箱启用pop 功能；

2) 每一个公共邮箱都可以指定多个拥有者，指定哪些人使用这个邮箱，默认

是所有帐号；

3) 每一个公共邮箱都可以建一套分配规则，可以根据每个邮箱的特点设置主

题、内容关键字、手工分配、平均分配的邮件分配规则。如果是中供用户，也可以根据产品、国家或地区来自动分配；并且可以指定一个拥有者来手工分配邮件。

4) 专用邮箱接收，直接分发给该邮箱的使用者。

3. 导入邮件

1) 如果用户需要导入邮件，首先要把所有的历史邮件导出为eml 格式，同时

根据时间段来分批打包成zip 格式（目前支持20m ，也可以用绑定ip 地址的方式最大支持100m ）；如果用户喜欢用Foxmail 风格查看邮件，建议你先建好邮件帐号，这样在导入邮件时，可以根据第一收件人地址自动匹配到相应的邮箱位置。

4. 写邮件个性化设置参数设置

1) 字体、字体大小、签名、是否需要默认回执、显示邮件记录条数：系统是

默认设置为宋体、12号、所以邮件都要签名、对所有发送的邮件都不要回执、40条；根据用户日常发送邮件的格式来设置相关的参数。

2) 邮件发送模式：邮件发送模式分为立即发送和转发件箱发送，前者需要一

个等待发送到过程，发送成功立即反馈消息，后者点发送直接提交给后台去发送，用户可以做其他事情。如果用户觉得软件发送速度比较慢，建议客户选择转发件箱发送

3) 是否启用邮件助手：邮件助手是给外贸版定制开发的邮件客户端小工具，

目前只有邮件收发的功能，以后将会有更多的扩展功能。邮件助手通过本

地电脑及时收发邮件，和 Outlook/Foxmail一样的接收效果。还可以解决通

过阿里软件统一IP 收发邮件，IP 被屏蔽导致用户不能正常发送邮件。

4) 邮箱展示方式：根据你之前的使用习惯来选择邮箱的展示风格，让你快速

上手。这个也是外贸版与Outlook/Foxmail相比独有的功能。建议用户使用

Outlook 风格查看，这样方便统计今日所有的往来邮件，是否都已经处理一

目了然。如果你需要查看某个邮箱收到多少邮件某个邮箱接收到一封邮件

也可以很方便地定位

5. 邮件审核

1) 根据公司实际的业务需要对邮件可以设置审核，特别是对公司新来的业务

员，对他们发送到邮件进行质量把关，也可以通过邮件审核功能指导业务

员怎样更好的给客户发邮件。

6. 邮件显示国家当地时间

1) 客户发来的邮件，如果在客户信息中设置了国家，在邮件详情中显示客户

所在国家此刻的当地时间，判断客户此刻是否在工作时间，结合定时发送

功能让客户第一时间看见你回复的邮件。

7. 邮件备注

1) 在保证邮件完整性的基础上可以添加一些邮件的辅助信息，让你永远保留

当初为什么需要这样处理这封邮件，也可以通过邮件备注内容进行快速的

搜索。

8. 邮件定时发送

1) 当你休假旅游时，当你出差在外地不能及时发送邮件时，你可以用此功能

给客户发送节假日祝福的邮件、客户生日邮件、以及其他重要事情的邮件

等，让工作安排的井井有条。

9. 邮件提醒

1) 如这个封邮件需要你在几天以后的某个时间段再次跟进、在根据邮件的特

殊需要设置邮件提醒，让你不错过每一件事情，你身边贴身的小闹钟，高

效的有条理的处理每一封邮件。

10. 联系人分类

1) 公共联系人：同事和服务商，同事需要用户手工输入，一个人输入整个公

司共享，同事信息只有创建者和总经理可以修改删除；服务商目前支持4

个类，分别是保险、货代、快递、银行。快递公司和货代公司的信息在这

里维护，将会在业务单据中应该到，尤其是快递的网址，在样品单中直接

可以跟踪快递信息。

2) 我的联系人：分为客户联系人、供应商联系人、我的其他联系人，前两者

直接从客户模块和供应商模块中直接获取，我的其他联系人可以手动输入，

也可以从外部导入。

11. 联系人导入

1) 可以从Outlook/Outlook Express/Foxmail/MSN/阿里旺旺（贸易通版）中的联

系人直接导入为客户或我的其他联系人，快速的做到联系人数据迁移。

12. 联系人快速搜索

1) 你可以通过联系人模板中，右边的“数字”和“字母”来快速的搜索定位，

中文根据拼音码首字母，英文直接根据英文单词首字符。

客户管理

创新的客户361管理体系，以客户为中心，全方位的跟进、服务与管理。客户信息贯穿整个外贸版，通过客户详情查从各个角度分析、跟进、管理客户。客户分配轻松完成业务员工作无缝交接，极大提高工作效率。

1. 使用前提

1. 准备客户数据

1) 准备历史客户数据，下载阿里软件提供的客户导入模板，把历史的客户资

料填入到Excel 中。

2. 分析与建议

1. 有效的客户分组

1) 根据产品分组：整个客户管理上相对比较清晰，找到产品就能很快的找到

这些客户，尤其的在邮件营销时，选择很方便。但是如果产品数量很多，

同一个客户有多个产品这样管理就比较麻烦；

2) 根据国家或地区：按照常规的分组方式，在决策支持中可以统计客户的分

布情况和成交情况，哪个地区的客户比较优质。建议客户使用这种方式。

3) 根据客户类型分组：根据客户的类型明确区分当前的属于那一类（意向客

户、正式客户、暂无需求，大客户等），能够快速的定位，也方便查找客

户，但在决策支持中按分组统计意义就不大了。

1) 可以从Outlook/Outlook Express/Foxmail/MSN/阿里旺旺（贸易通版）中的联

系人直接导入为客户和我的其他联系人，同时也支持Excel 文件导入客户，

用户需要先到外贸版中下载Excel 模板文件，并且根据模板的要求填写相应

的数据。在导入客户之前可以预先设置好客户分组，在导入客户时可以选

择导到相应的客户分组下。

3. 客户信息中建议填写的关键字段

1) 国家或地区：此字段在邮件模块中有应用，可以根据客户发来的邮件分析

出该客户的此刻当地时间是多少。分析用户显示都否在工作时间，如果是

非工作时间结合邮件的定时发送功能，让用户第一时间看见回复的邮件；

2) 客户来源：在决策支持中可以根据来源来统计客户的来源分布情况，精确

定位下一步的推广计划；

3) 客户星级：在决策支持中可以根据星级来统计销售额、收汇额、利润额。

4. 客户最近联系时间

1) 接收客户邮件、发送客户邮件、新增客户联系记录都会更新客户最近联系

时间，根据客户最近联系时间来判断半个月、一个月、三个月未联系客户，

系统自动提醒，及时通知相关人员需要跟进这些客户，保持与客户定期的

联络，拉近客户关系。

5. 客户提醒

1) 根据日常工作的需要，可以对某些重点客户设置提醒，让你做到万无一失。

6. 客户导出

1) 需要总经里帐号二次密码验证，安全可靠

7. 客户分配

1) 有效合理的分配客户资源，做到公司客户资料最大化利用。业务员离职，

客户资料无缝交接。新业务员通过客户资料中的往来详情轻松上手，极大

的提高工作效率。

8. 常见的供应商分组

1) 根据产品分组：可以快速的定位，产品有哪些供应商提供的，但是一个供

应商有多个产品管理就比较麻烦了；

2) 根据国家或地区：可以统计供应商分布在哪些地区，建议客户使用这种方

式

1) 可以从Excel 文件导入供应商，用户需要先到外贸版中下载Excel 模板文件，

并且根据模板的要求填写相应的数据。在导入供应商之前可以预先设置好

供应商分组，在导入供应商时可以选择导到相应的供应商分组下。

产品模块

产品模块是所有业务模块使用的基础，所有的业务单据都会调用产品模块中的产品信息，系统初始化时尽量完善产品信息会大大降低用户使用业务模块的难度，在进行产品模块的初始化前，建议客户建立规范的产品编码体系，并在录入产品信息之前做好供应商信息的初始化工作，以便输入产品时可以选择供应商。

1. 使用前提

1. 产品信息初始化

1) 根据已有的编码体系整理好全部产品，如果还没有编码体系，建议制定一

套规范的公司产品编码体系；

2) 输入产品之前根据公司的实际情况确定产品的分组方式；

3) 如果是通过excel 导入产品进行初始化，要求按系统提供的excel 模板整理

好所有产品；

4) 如果是要从中国供应商导入产品，先绑定好中国供应商账号；

5) 如果要批量上传图片，请准备好所有需要批量上传的产品图片，并且要求

图片的名称与excel 导入模板列产品图片中输入名称保持一致；

6) 如果系统提供的产品属性字段不能满足产品管理的需求，先通过产品属性

自定义功能增加所需要的产品属性，比如颜色、尺码等，再进行输入产品；

7) 在资源中维护好产品中使用到的计量单位、长度单位、重量单位、包装单

位等资源信息；

2. 分析建议

1. 如何快速地维护好产品信息

1) 如果客户是中国供应商的客户，则可以把中国供应商的产品信息一次性全

部导入到外贸版中，在导入之前先绑定好中国供应商账号和密码。

2) 如果客户不是中国供应商的用户，产品管理主要是通过excel 在管理，可以

把产品信息按照系统提供的excel 模板格式进行整理后一次性导入；

3) 另外也可以通过手工方式直接在产品管理模块中把所有的产品信息新建到

系统中；

2. 如何合理地进行产品分组

1) 如果是从中国供应商导入产品，会自动把中国供应商的产品分组信息导入

外贸版；

2) 产品分组根据不同的客户性质可以分别处理；

a) 工贸一体化企业：产品大类一般较为单一，存在同一系列产品型号较

为丰富，新品开发速度较慢，在产品管理上一般没有特殊的规则，建

议此类客户进行产品分组时按销售属性，例如按畅销产品分组、销售

地区分组。

b) 贸易公司：产品种类丰富，且同一产品型号也较多，新品开发速度快，

产品管理也是公司业务管理的基础，此类客户对产品管理要求比较高，

建议此类客户采用产品属性和销售属性进行分级分组管理，例如：根

据产品大类新建一级分组，再根据销售属性，比如畅销品、销售地等

属性进行二级分组，如果根据产品属性管理业务的，优先考虑以产品

属性划分产品大类，再进行细分。

3. 产品信息的维护

1) 从中国供应商导入的产品，产品信息不全，建议导入完成后通过修改完善

产品信息。

2) 通过EXCEL 导入的产品，如果有些信息导入时不全，也可以通过修改进行

完善，也可以通过导出到excel 表批量修改后重新导入。

3) 如果需要把一批产品分配到同一个产品分组，可以选定这批产品后通过【批

量分组】功能来快速改变产品的所属分组，单个产毗要改变所属分组可以

通过修改该产品来实现。

4) 在产品模块中维护好的产品信息可以通过【发布到Alibaba 英文站】功能快

速地把产品同步到alibaba 国际站；

5) 如果有导出产品的权限，就可以导出单个产品、某个产品组产品、全部产

品；

6) 产品信息中的“产品营销说明”建议输入并且尽量详细，邮件营销的时候

会直接调用到，这样在做邮件营销的时候简单方便；

7) 维护产品信息时建议把“海关编码”输入进去，做业务单据时可以根据海

关编码了解相关的退税、商检信息，也可以自动计算退税额；

4. 产品图片的管理

1) 从中国供应商导入产品会自动导入产品图片；

2) 从Excel 导入产品，支持批量上传图片并自动与产品进行匹配；

3) 产品最多支持3张图片，上传图片后设置好主图，否则相关业务单据调用

时会选择不到图片；

5. 支持产品属性自定义

1) 系统提供了6个自定义字段，可以设置3个英文属性和3个中文属性，设

置好后在相应的业务单据中会自动生成自定义的产品属性。如果产品管理

中缺省的产品属性字段不能满足客户的产品管理要求，可以引导客户根据

产品的实际情况进行自定义产品属性；

邮件营销

公司新品推广、老客户节假日祝福，都可以通过邮件营销来发送，邮件营销采用一对一的发送模式，根据收件地址人自动替换联系人称呼，让接收者更加感觉到对他的重视。精准客户筛选机制，有效的定位产品推广对象。

1. 使用前提

1. 设置和维护信息

1) 设置好邮件帐号信息，最近在产品模块中维护好产品信息，以及客户模块

中维护好客户信息

2. 分析与建议

1. 选择收件人

1) 精准客户筛选，通过【客户分组】、【客户等级】、【客户来源】、【关

注产品】、【国家或地区】等多种条件灵活筛选出潜在客户，精准推广产

品！

2. 选择产品

1) 与产品模块强强整合，直接可以调用产品来营销，支持有价格和无价格，

以及根据产品的关键属性来生成产品营销模板。产品模板中带出的产品描

述，直接从产品信息中的营销说明字段中获取。所以在维护产品信息时，

建议用户一定要在这个字段维护信息。

3. 选择邮件模板

1) 与邮件模板的结合，用户可以在邮件模板中维护一些常用的营销模板信息，

如节假日问候模板，推广模板等

4. 发送模式

1) 邮件营销一对一发送模式，把用户输入的收件人地址一个一个拆分，一个

收件人一封邮件的方式发送，自动替换收件人称呼，让接收者更加感觉到

对他的重视。

5. 发送时间

1) 2分钟发送一封邮件，有效的控制与企业邮局连接频率，提高邮箱的发送效

率

6. 效果分析

1) 精确效果跟踪，营销效果统计分析，分析每一次邮件营销的【打开数量】、

【点击次数】、【阅读率】、【以及通过邮件地址跟踪客户信息和打开时

间】，掌握用户查看邮件的习惯，及时调整营销策略，赢得订单！

网站营销工具

网站营销工具围绕用户网站进行访客接待和网站分析，网站访客的主动接待和离线提醒，让您第一时间抓住潜在客户；网站全面分析和建议，让您一手掌握网站效益，提高资金回报率。

1. 使用前提

1. 用户网站的相关准备

1) 用户需要有网站，网站能正常访问；

2) 用户拥有网站权限，能在网站页面上嵌入网站营销工具的代码。

2. 用户接待人员的相关准备

3) 用户需安排人员进行网站接待工作；

4) 从事接待工作的人员能使用阿里旺旺（中文站账号）或TM （英文站账号）。

3. 部署并使用网站营销工具的步骤

1) 在网站营销工具里绑定企业网站域名；

2) 在网站营销工具中配置接待服务和界面，并自动生成嵌入代码；

3) 将嵌入代码拷贝到企业网站需要部署接待服务的网页中，发布更新后的网

页；

4) 根据实际需要对员工开通网站接待功能（邀请对应旺号），进行网站接待

的设置；

5) 员工使用网站营销工具，并启动阿里旺旺或TM 开始网站接待。

2. 分析建议

1. 提高用户网站的流量和有效访问率的方法

1) 通过外贸版邮件营销将企业网站推广出去，提高网站的访客流量；

2) 通过网站营销工具的网站接待功能，第一时间抓住网站访客，提高网站有

效访问率，增加潜在客户；

3) 通过配置网站营销工具的网站接待规则和访客分配方案，兼顾成本和效率，

满足网站访客的实际接待需要。

2. 全面监控网站投资，支持网站推广和营销决策

1) 网站流量监控让网站访客的地区分布和来访时间一目了然，分析数据将帮

助用户：

a. 一方面可以针对潜在客户多的地区，专门调整产品推广方案；

b. 另一方面根据在来访量和时间的关系，有效协调员工安排，提升网站接待

效果。

2) 网站接待分析，通过接待效果数据和业界平均值的对比，用户及时掌握实

际接待效果，通过调整接待规则和人员等方法，提升业绩；

3) 网站营销推广分析，让用户了解企业在各大网站投放广告的实际效果，参

考数据后增加效果好的网站广告投入，提高网站广告的资金回报率。

3. 可使用用户已有的账号接待

1) 员工可在网站营销工具的个人接待设置中更换接待账号；

2) 可更换已有账号包括：阿里旺旺账号（中文站账号）或Trade Manager账号

（英文站账号）；

3) 成功更换接待账号后，登录对应的阿里旺旺账号或TM 账号，即可正常进

行网站接待。

4. 可同时进行中文和英文网站接待服务

1) 在网站营销工具配置中文和英文接待服务和界面，并自动生成中英两段嵌

入代码；

2) 在企业中文和英文网站的网页中嵌入相应代码，发布更新后的网页；

3) 嵌入代码只需做一次，以后更改接待服务配置和界面，无需再修改和发布

网页。

进阶版

✧ 出口业务管理

业务管理是外贸版的重要组成部分，提供了对出口业务的全面管理，实现与外销前端管理的无缝衔接，预防业务风险，做到流程清新，单单可控。

在使用出口业务管理之前，建议维护好公司信息、客户信息、供应商信息、产品信息、快递公司、货代、银行、保险服务供应商信息，以及港口、计量单位等基础资源信息；

1. 样品单

对打样的各个环节，包括来样、打样下达、样品完成验收、寄样进行全面记录和提醒设置，操作简单明了，满足客户打样管理的需求。同时根据“快件编号”快速查询样品寄送情况，为客户提供全天候、全方位的快件查询服务，随时随地掌控样品寄送情况。

1、实用价值

1) 规范化管理公司样品。

2) 登记往来样品记录，便于对样品费、快递费的统计分析，合理掌控成本。

3) 明晰的打样跟踪记录，时刻把握打样的每个环节。

4) 查询快件寄送情况简单方便。

2、分析建议

1) 样品管理中，用户一般对打样进度会比较关注，结合打样过程的提醒设置，可

以帮助用户进行及时跟进。

2) 建议客户使用系统提供的模板，若客户已有成熟固定的样品单模板，可以复制

系统模板后按客户要求修改，或直接导入客户的EXCEL 模板。

3) 不管是贸易公司还是出口型生产企业，样品的接收、打样的下达、完工验收以

及样品的寄送等打样的各个环节都在样品单中进行管理，可以时刻了解打样进展情况。

4) 运单跟踪：建议维护好快递公司的相关信息，这样对已经寄给客户的样品可以

根据“快件单号”进行快速跟进，比直接去快递公司网站查询简单快捷。

5) 客户对样品的反馈情况在样品单中进行详细记录，并记录处理意见，便于后续

改进；

6) 根据打样的实际进度设置样品单状态，方便按不同状态进行管理跟进；

2. 报价单

报价单支持一次对多个产品报价，并能查询历史报价，而且提供了两种常用的报价计算方法。报价单支持自定义审核流程，并可以以正文形式发送邮件。

1、实用价值

1) 统一规范的报价单格式，有利于提高公司形象。

2) 运用报价计算工具，减少报价过程中的计算工作，能快速响应客户需求，抓住

商机，提高签单率。

3) 报价过程中可以简单快速地查询到某个客户或某个产品以往的报价情况，包括

报过的最高价格、最低价格和平均价格，避免报价产生价格矛盾，极大提高了报价的准确性和高效性，使自己做到心中有数。

4) 针对不同人员设置不同的审核流程，满足公司对不同人员进行个性化精细管理

要求。

5) 对历史报价能够快速地进行全面的统计分析；

6) 报价与邮件无缝衔接，直接以邮件正文方式发送邮件，避免了以附件方式发送

时容易造成附件丢失或收到邮件时附件打不开的问题，提高了报价有效性。

2、分析建议

1) 如果是以出口代理公司名义对外报价，输入报价单时“公司名称”可以选择出

口代理公司；

2) 审批流程设置：结合客户的实际报价情况，对不同的人员可以设置不同的审核

流程，若对报价单需要审核，提前设置好报价单审核流程，建议对新业务员或重要客户的报价设置审核流程，防止由于报价问题造成公司损失；

3) 建议客户使用系统提供的模板，若客户已有成熟固定的报价单模板，可以复制

系统模板后按客户要求修改，或直接导入客户的EXCEL 模板。

4) 报价单发送邮件：报价单可以直接以邮件正文的形式发送，如果用户需要以邮

件附件的形式发送客户，需先另存为图片、EXCEL 、PDF 格式，然后上传再进行发送，建议客户以正文形式发送；

5) 若客户要求在原报价的基础上进行打折，可以通过报价单【批量调价】的功能

快速地对所有产品价格按指定折扣进行修改；

6) 在给客户报价之前，建议客户最好查看下相关产品或相同客户的历史报价情

况，避免报价冲突

7) 给客户报价后及时跟进，了解客户对报价的反应，并详细记录客户的反馈信息，

制定相应的策略；

3. 销售订单

销售订单可以由报价单直接生成，提供了订单成本预测以及自动提醒功能，支持打印格式和审核流程完全自定义，满足销售订单执行状况全程跟踪要求。

1、实用价值

1) 签订外销合同时，能快速、及时地测算订单成本，对该订单盈亏情况做到心里

有底，降低出口风险，进行事前防范。

2) 订单执行时从下单、验货、出运到收汇，全程轻松跟进，业务进展一览无遗。

3) 可以从不同角度对销售情况进行快速、准确的统计分析。

4) 销售订单交货期自动提醒，防范延期交货风险。

5) 针对不同的业务员设置不同的审核流程，即规范公司管理，又灵活方便。

6) 销售订单可以快速地生成形式发票，并能以邮件正文方式直接发邮件。

7) 销售订单可以通过报价单快速生成，能直接生成出运明细单，减少工作量。

2、分析建议

1) 及时、全面了解销售订单的执行情况非常重要，所以实施时建议客户尽量把采

购订单、出运明细单、验货单、收款单使用起来，及时、全面地把相关数据输入系统中，这样可以全程跟踪订单的执行情况，及时发现存在的风险。

2) 如果公司除了自营出口业务外，还要为其他公司代理出口，可以在签订销售订

单时选择贸易性质为“代理出口”来处理。

3) 建议签约时进行成本测算，降低业务风险。

4) 如果客户的销售订单还是通过excel 或邮件的方式在处理，强烈建议使用销售

订单，方便对销售情况进行统计分析。

5) 建议设置提醒，到期自动提醒跟进，预防交货延期。

6) 可以根据公司的实际情况设置审批流程，建议对新业务员的签单设置审核流

程，对公司的大客户或主要客户的签约都需要进行审批，防止由于不熟悉业务或操作失误给公司造成损失。

7) 如果是以出口代理公司名义签订销售订单，输入销售订单时“出口公司”可以

选择出口代理公司。

8) 销售订单的业务状态会随着备货、出运、收汇自动更新，但用户可以根据实际

需要进行手工调整，简单灵活，适用各种情况。

4. 采购/生产单

签订销售订单之后，通过下达采购/生产单进行备货，并且支持多币种采购，打印格式和订单条款支持用户自定义。

1、实用价值

1) 可以快速地查询到某个供应商的所有供货记录；

2) 可以快速地查询到某个产品的所有供应商的历史供货情况；

3) 统一的采购订单格式，不但便于管理，而且有利于统一公司形象；

4) 灵活的审核流程，有助于规范公司的管理；

5) 简单实用的提醒，有利于降低延期交货的风险；

2、分析建议

1) 《销售订单》签订之后需求根据订单要求进行备货，如果是贸易公司通过向供

应商下达《采购订单》进行备货，如果是由自己生产则下达《生产任务单》进行备货；

2) 对于公司不同的采购模式，可以进行灵活的采购管理。如果公司按照采购员对

应相关业务员的方式进行采购，则可以通过设置人管人的模式来实现采购管

理，如果公司采购员按产品分类的模式进行采购，则可以通过销售订单共享来实现采购管理；

3) 根据企业的实际情况设置审核流程，建议按采购金额大小设置审批流程；

4) 建议按交货日期或要求完工日期设置提醒，及时提醒跟进，确保按期交货；

5) 随着进口采购越来越多，采购订单支持多币种采购，下达采购订单时可以选择

币种；

5. 验货单

不管是向供应商采购还是自己生产，通过验货可以详细记录每次的验收数量、合格数量等详细信息。

1、实用价值

1) 通过验货及时发现备货过程存在的一些风险，及时采取相关措施，确保按时按

质交货；

6. 出运明细单

出运明细单是业务模块的重要业务单据，是衔接销售订单和后端业务的枢纽，对外，货代公司根据出运明细单的信息进行订舱、报关、制单、组织出运等，对内，出运明细单起到发货通知的作用。同时出运明细单也是应收款、分票结算的数据源。

1、实用价值

1) 快速、全面地与业务后续环节衔接，减少由于人为原因造成不必要的损失；

2) 能快速准确地按客户、业务员、贸易性质、期间等进行统计分析出货情况；

3) 直接生成应收账款；

4) 快速预测每票货的成本，最大限度降低风险；

2、分析建议

1) 建议出运时进行成本测算，了解该票货是否盈利，盈亏多少，降低出运风险。

2) 一个销售订单多次出运；

3) 多个销售订单一次出运；

4) 建议按出运期限设置提醒，保证按期交货；

5) 如果有多个公司抬头，可以根据需要以不同公司出运；

6) 如果代理出口业务，贸易性质选择“代理出口”，分类统计出口情况

7. 单证

提供简单、快速制作商检、报关、结汇三套单证的功能；

1、实用价值

1) 数据一次录入，报关、商检、结汇三套单证轻松搞定，省时又省力。

2) 与EXCEL 比较，更加容易搜索，统计分析；

3) 单证格式完全自定义，既有统一的格式，又不失独特的个性，提升公司形象；

2、分析建议

1) 如果客户已经使用了出运明细单，强烈建议使用系统制作单证，数据可以由出

运明细一键生成，并且同时生成商检、报关、结汇三套单证；

2) 完全支持打印模板按需定制，随心所欲，建议代替excel 模式的原始单证制作，

更有利于后期进行统计分析；

8. 应收款

应收款可以由出运明细单生成，也可以手工新建，提供了按客户和按发票两种展示应收款方式，使应收账款一目了然，由粗到细，由汇总到明细，满足了不同客户的管理需求，适用各个层次不同客户的业务需求；

1、实用价值

1) 提供实时的应收款数据，解决手工记账数据滞后的问题；

2) 自动提醒到期应收账款，降低坏账风险；

3) 提供逾期应收款报表，及时跟进催款；

4) 可以快速地按外销发票号、客户、业务员统计分析应收款状况；

2、分析建议

1) 出运明细单不仅是出口业务前端与后端的衔接纽带，也是是应收款的数据来

源，强力建议在系统中使用出运明细单进行业务管理；

2) 如果在系统中只做销售订单不做出运明细单，可以通过新建应收款时选择相应

的销售订单号，有销售订单直接产生应收款；

3) 对于使用系统之前未收齐的应收款可以不补录销售订单或出运明细单，而是通

过手工新增应收款的方式初始化进系统；

4) 确认或新增收款时输入“预计收款日期”并设置提醒，实时提醒到期账款，防

止坏账风险；

9. 收款单

充分考虑了外贸收汇实际业务情况，收款单不但支持一张发票多次收款，而且支持多张发票一次性收款，简单、灵活、多样，完全满足用户的实际收款管理要求，使收款工作变得简单轻松；

1、实用价值

1) 可以从客户、业务员、贸易性质、收款类型等不同的角度来分析收汇情况，统

计分析简单、迅速、高效；

2) 实时更新应收款余额，确保应收款实时、准确；

2、分析建议

1) 一笔出口业务可以多次收款，不同收款单在收汇明细中输入相同的外销发票

号，多笔业务也可以一次性收汇，在一张收款单的收汇明细中输入多个不同的外销发票号；

2) 如果存在预收货款情况，在收到预收款时通过新增收款单录入，外销发票号为

空，预收款选择“是”，等出运后再修改补录“外销发票号”。

3) 如果寄给客户的样品需要收费，则收到客户样品费时可以在收款单中输入，收

款类型选择“样品费”，而且可以输入“快件单号”，统计时也可以按不同类型进行汇总；

4) 如果某笔业务的货款全部收回，则可以在收汇明细中标记该发票号收齐，下次

就不能再选择到该外销发票号，并且在按发票号展示的应收款报表中可以进行查询；

5) 如果公司业务中既有自营出口业务，也有代理出口业务，收汇的时候可以通过

贸易性质进行区分，这样可以分析比较不同类型出口业务的情况；

6) 如果需要实际的收款凭证—水单，可以作为附件上传到收款单；

7) 如果一张收款单存在多个销售订单号，建议客户按销售订单号拆分成多张收款

单再输入，收款单号用-1、-2、-3方式标记；

10. 分票结算

分票结算提供了以外销发票号为中心，对每笔出口业务进行盈亏结算的功能，真正做到单单盈亏，尽在掌握！

1、实用价值

1) 老板、部门经理、业务员清清楚楚每笔业务的盈亏，做到心中有数；

2) 通过实际成本与预测成本的分析比较，找到成本控制中的问题，加强成本控制；

3) 从不同的角度分析公司利润情况，为老板决策提供依据，有的放矢；

2、分析建议

1) 由于分票结算的数据来源于出运明细单，所以在进行分票结算前要求把出运明

细单使用起来，否则无法进行分票结算

2) 根据外销发票进行过滤分析，清楚了解每笔业务的盈亏以及为公司利润的贡献

度；

3) 根据客户进行过滤分析，清楚了解每个客户为公司利润的贡献度，有重点跟进

客户，为广告投入提供数据支持；

4) 根据业务员进行过滤分析，清楚了解每个业务员为公司利润的贡献度，为员工

涨工资、发奖金提供决策依据；

5) 根据期间进行过滤分析，清楚了解不同期间公司利润情况，为销售决策提供依

据；

6) 结算完成后，建议打印出每笔业务的成本分析对比报表，实际成本与预测成本

一目了然，为成本控制情况提供数据依据，更好地改进成本控制方法；

11. 核销单管理

核销单管理提供了从批量领单、出口备案、业务员领用、报关到核销退税等业务环节的全程监控，并实时提供逾期未返回核销单报表。

1、实用价值

1) 核销单到期自动提醒，防止核销单逾期返还；

2) 逾期未返回核销单报表，方便核销单管理员及时催收，避免给公司造成损失；

3) 通过核销单的管理，对每份核销单状态、位置清清楚楚；

2、分析建议

1) 核销单管理模块相对独立，与其他业务模块的关联不是很紧密，实施时尽量把

核销单使用起来，防止由于工作忙造成不必要的麻烦和损失；

2) 根据核销单的具体情况来手工设置核销单的状态，这样能更好地分类管理核销

单；

3) 业务员领用的时候设置好预计返单日期，否则无法列出逾期未返回核销单清

单，再根据预计核销日期设置提醒，防止由于业务员的疏忽造成延迟返单；

4) 根据报关时间推算出预计核销日期（一般报关后90天内为有效期），再根据

预计核销日期设置提醒，核销单到期前系统将自动进行提醒；

决策支持

决策支持以公司的各项数据为依据，从客户、员工、产品三个大方面分析公司状况，让您全面掌握公司情况，及时发现问题，抓住机遇。

1. 使用前提

1. 决策支持的数据来源

决策支持的数据来自于客户，产品，出口业务和核算中心模块。其中，销售额数据来自于订单模块，收汇额数据来自于收款单，利润数据来自于分票结算。这些模块的数据越详尽准确，决策支持的意义越大。

2. 用决策支持监测企业运行

1. 分析公司客户

客户是公司的关键，决策支持助您全面了解客户，为您把握客户，挖掘客户潜力提供关键信息。

从客户角度可以找出哪些客户对自己的销售利润贡献最大。

从客户来源角度可以看出自己最有效的推广渠道是什么。

从客户等级，客户分组角度可以看出哪类客户对自己的销售利润贡献最大。

2. 分析公司的部门和员工

哪些员工的客户多？哪些员工最能让客户下单？哪个部门最赚钱？让决策支持帮您的忙。

您可以看到员工各有多少客户，分别成交了个客户，成交率有多高。

您也可以看到哪些部门，哪些员工贡献了多少销售额，多少利润。

3. 分析公司产品

抓住热销产品就是抓住利润。决策支持助您敏锐的抓住最热销的产品，迅速的跟进和推广，让热销产品更赚钱。

3. 用决策支持深入分析

1. 挖掘统计结果

决策支持独有的“数据挖掘”功能能让您能挖掘到统计结果背后的具体意义。如何使用数据挖掘功能可以参考如下例子：

您在决策支持中发现上月“英国展会”这个来源带来的订单猛增。

您可以点击“详情”查看，到底是哪些客户带来了这些订单。

您发现某个客户订货量很大。您可以再次点击“详情”查看。这样您就可以看到这个客户这段时间下的所有订单。

您可以通过双击打开某个订单查看详情。

您发现原来是某个产品卖的特别好。那么这个产品很可能是最近热销的，而且从该来源来的客户对这个产品兴趣比较大。这样，您就可以更多在该来源宣传这个热销产品，抓住产品热销的机会。