公司文件资料管理制度
第一章 总则
为了更进一步规范公司的文件资料管理, 完善公司文件资料的归档,实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。
第二章 文件签发管理
一、 发文规范程序及要求 1、文件拟制的责任划分
（1）总经理办公室：负责撰写总经理交办的各类文件。
（2）行政部：负责撰写公司重要会议纪要、记录及公司领导交办的文件。 （3）各部门：负责撰写本部室规章制度及相关材料。 2、文件的审批程序
（1）各部门领导首次审批，明确主送、抄送及传阅范围的意见，并签署姓名及时间。
（2）文件涉及其他部门，其主管领导也要附加审核，并明确意见、签署姓名及时间。
（3）总经理根据各部门负责人的审批意见，进行最终审核、审批，并签署姓名及时间。 3、文件的签发权限
（1）公司等级的发文，由总经理签发，总经理不在时由其授权人签发。 （2）公司等级的会议，会后拟制的纪要、记录由会议总经理签发。
（3）各部室呈批件、内部工作函、情况反映等轻便文种由部室领导签发。 4、文件的印制程序
1、承办人员在接手文稿后，首先要检查文稿审核、审批手续是否规范。 2、承办人员按主送和抄送的要求份数进行印制文件。 3、承办人员凭《发文审批表》到印章管理处用印。 5、文件的分发及传阅
（1）文件的分发程序:
a.发给总经理及其助理的文件由总经理办公室负责签收并转呈。
b.发给各部室的文件由各部室领导签收，或由部室领导指定的人员签收并转呈。
c.主送地方政府的公文，由承办部室负责送达。 （2）文件的传阅
a.公司文件由承办科员负责按领导明确的传阅范围，尽快完成传阅任务。 b.地方来文由行政部领导明确主送给公司领导的方向，承办科员按要求将文件复印后呈送给公司领导，然后将《文件传阅卡》和原件存档。 二、收文规范程序及要求 1、收文登记。
凡是从外部送达本公司的文件、包括传真、信函和其它文字材料，一律由 行政部专人负责签收，根据文件内容对其进行编号、登记。 2、领导拟签及阅批。
先由行政管理部室领导对文件提出初步处理意见，承办人员根据处理意见， 填写文件传阅卡，及时呈送有关领导阅批。 3、承办落实。
承办人员按照领导阅批指示，继续呈送有关领导传阅，或联系有关部门落实。 第三章 公司文件、资料归档管理 一、公司文件、资料归档分类和归档范围如下:
1、行政类: 本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要；公司各类证照。
2、经营业务类: 公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。
3、人事类: 劳动人事档案、劳动工资档案等。
4、财务类: 各种财务票证、票据,财务审计档案,会计档案,统计资料等。 5、音像类: 公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。 二、公司文件、资料归档的编制及编号
公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合: 统一归类、清晰明了、轻重有别、“一案一号”、便利查阅和保管的原则。有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号。
1、公司所有归档的文件、资料,一律以公司XXX信息技术有限公司中的xxx汉语拼音第—个字母, XXX为编号之首。
2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类,代码为: 1行政 类; 2经营业务类; 3人事关类; 4财务类; 5音像类。
3、公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后,以百位数进行归编。 4、公司文件、资料的归档,应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的重要性和受保密度。分为“一般级”“重要级”“机密级”。以“A”代表一般级,“AA” 代表重要级,“AAA” 代表机密级。
“A”一般级文档包含: 公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。
“AA”重要级文档包含:公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等,人事档案薪资性档案、劳动合同,技术资料,财务资料等。
“AAA”机密级文档: 内控的公司经营发展大纲、经营战略和经营规划、经营项目及决策、战略性的合作协议及其合同等。
5、综上公司文件、资料归档的编制及编号为: XXX-类别-发布年号-归档序号-受密级。
例如: 将 2014年第—份归档的公开发布的行政类文件“公司某规章制度”归档,编制及编号为: XXX-1-2014-001-A 三、公司文件、资料档案的的保管、调阅与移交
1、已归档的公司文件、资料,由办公室统一编号后形成《文件档案》,并根据《文档》的重要性和相关性交相应部门的专管员保管。其中:总经理会议专项《文档》由行政部负责保管；人事专项《文档》由人力资源部负责保管;财务专项《文档》由财务会计部负责保管；其它《文档》均由总经办指定专人负责保管。
2、已归档的公司文件、资料,由专管员负责填写《文档管理登记册》,并按指定专柜分类进行存放和保管。并注意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防丢失。
3、公司文件、资料档案必须依照职务级别进行调阅。调阅时须填写《文档调阅申请单》。一般级公司文档,须经主管领导批准方可调阅。重要级以上文档,须经公司总经理批准后方可调阅。
4、公司文件、资料档案跨公司调阅, 须经公司总经理批准后方可调阅,并仅限于文档的查阅 。
5、公司文件、资料档案移交时必须填写《文档移交清册》,《文档移交清册》
一式三份,供移交双方、行政部留存。 四、公司文件、资料的归档保存期限
1、永久保存: 本公司章程、公司各类证照、各级批文、印鉴、规章制度、不动产所有凭证、债权债务凭证。公司规划、年度计划、年度经营总结、技术资料、长期项目合同、年度财务会计报表、年度统计报表。劳动人事档案及资料、其它核定须永久保存的文档。
2、十五年保存: 根据需要须保存的文档。财务审计档案,会计档案,统计资料各种财务票证、票据等按国家相关规定执行。
3、五年保存:期满或巳解除的合同协议、完结后的项目方案、其它经核定须五年保存的文档。
4、一年保存:部门工作计划及其工作总结、完结后的部门请示报告、经核定己完结且无必要保存的文档。 五、公司文件、资料档案的销毁
1、原则上,应每年定期将超过保存期且无保保存价值的文档进行清理并销毁。
2、待销毁的文档由专管员填报《文档销毁申请单》,并经相应批准人批准后,方可进行销毁。重要级以上文档,须经总经理批准后方可销毁。
3、销毁文档须由两人以上共同完成,并填写《文档销毁登记表》。 4、《文档销毁申请单》和《文档销毁登记表》各—式两份供申请部门、公司留存。
第四章 附则
一、本制度未提及部份或不够完善的条款将在实践中不断完善, 过去凡与本制度不符合的相关制度和办法以本制度为准。本公司涉及文档管理的工作人员
必须严格遵照执行。各关联公司可参照执行。
二、本制度自发行之日起生效执行。
公司文件资料管理制度
第一章 总则
为了更进一步规范公司的文件资料管理, 完善公司文件资料的归档,实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。
第二章 文件签发管理
一、 发文规范程序及要求 1、文件拟制的责任划分
（1）总经理办公室：负责撰写总经理交办的各类文件。
（2）行政部：负责撰写公司重要会议纪要、记录及公司领导交办的文件。 （3）各部门：负责撰写本部室规章制度及相关材料。 2、文件的审批程序
（1）各部门领导首次审批，明确主送、抄送及传阅范围的意见，并签署姓名及时间。
（2）文件涉及其他部门，其主管领导也要附加审核，并明确意见、签署姓名及时间。
（3）总经理根据各部门负责人的审批意见，进行最终审核、审批，并签署姓名及时间。 3、文件的签发权限
（1）公司等级的发文，由总经理签发，总经理不在时由其授权人签发。 （2）公司等级的会议，会后拟制的纪要、记录由会议总经理签发。
（3）各部室呈批件、内部工作函、情况反映等轻便文种由部室领导签发。 4、文件的印制程序
1、承办人员在接手文稿后，首先要检查文稿审核、审批手续是否规范。 2、承办人员按主送和抄送的要求份数进行印制文件。 3、承办人员凭《发文审批表》到印章管理处用印。 5、文件的分发及传阅
（1）文件的分发程序:
a.发给总经理及其助理的文件由总经理办公室负责签收并转呈。
b.发给各部室的文件由各部室领导签收，或由部室领导指定的人员签收并转呈。
c.主送地方政府的公文，由承办部室负责送达。 （2）文件的传阅
a.公司文件由承办科员负责按领导明确的传阅范围，尽快完成传阅任务。 b.地方来文由行政部领导明确主送给公司领导的方向，承办科员按要求将文件复印后呈送给公司领导，然后将《文件传阅卡》和原件存档。 二、收文规范程序及要求 1、收文登记。
凡是从外部送达本公司的文件、包括传真、信函和其它文字材料，一律由 行政部专人负责签收，根据文件内容对其进行编号、登记。 2、领导拟签及阅批。
先由行政管理部室领导对文件提出初步处理意见，承办人员根据处理意见， 填写文件传阅卡，及时呈送有关领导阅批。 3、承办落实。
承办人员按照领导阅批指示，继续呈送有关领导传阅，或联系有关部门落实。 第三章 公司文件、资料归档管理 一、公司文件、资料归档分类和归档范围如下:
1、行政类: 本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要；公司各类证照。
2、经营业务类: 公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。
3、人事类: 劳动人事档案、劳动工资档案等。
4、财务类: 各种财务票证、票据,财务审计档案,会计档案,统计资料等。 5、音像类: 公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。 二、公司文件、资料归档的编制及编号
公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合: 统一归类、清晰明了、轻重有别、“一案一号”、便利查阅和保管的原则。有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号。
1、公司所有归档的文件、资料,一律以公司XXX信息技术有限公司中的xxx汉语拼音第—个字母, XXX为编号之首。
2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类,代码为: 1行政 类; 2经营业务类; 3人事关类; 4财务类; 5音像类。
3、公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后,以百位数进行归编。 4、公司文件、资料的归档,应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的重要性和受保密度。分为“一般级”“重要级”“机密级”。以“A”代表一般级,“AA” 代表重要级,“AAA” 代表机密级。
“A”一般级文档包含: 公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。
“AA”重要级文档包含:公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等,人事档案薪资性档案、劳动合同,技术资料,财务资料等。
“AAA”机密级文档: 内控的公司经营发展大纲、经营战略和经营规划、经营项目及决策、战略性的合作协议及其合同等。
5、综上公司文件、资料归档的编制及编号为: XXX-类别-发布年号-归档序号-受密级。
例如: 将 2014年第—份归档的公开发布的行政类文件“公司某规章制度”归档,编制及编号为: XXX-1-2014-001-A 三、公司文件、资料档案的的保管、调阅与移交
1、已归档的公司文件、资料,由办公室统一编号后形成《文件档案》,并根据《文档》的重要性和相关性交相应部门的专管员保管。其中:总经理会议专项《文档》由行政部负责保管；人事专项《文档》由人力资源部负责保管;财务专项《文档》由财务会计部负责保管；其它《文档》均由总经办指定专人负责保管。
2、已归档的公司文件、资料,由专管员负责填写《文档管理登记册》,并按指定专柜分类进行存放和保管。并注意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防丢失。
3、公司文件、资料档案必须依照职务级别进行调阅。调阅时须填写《文档调阅申请单》。一般级公司文档,须经主管领导批准方可调阅。重要级以上文档,须经公司总经理批准后方可调阅。
4、公司文件、资料档案跨公司调阅, 须经公司总经理批准后方可调阅,并仅限于文档的查阅 。
5、公司文件、资料档案移交时必须填写《文档移交清册》,《文档移交清册》
一式三份,供移交双方、行政部留存。 四、公司文件、资料的归档保存期限
1、永久保存: 本公司章程、公司各类证照、各级批文、印鉴、规章制度、不动产所有凭证、债权债务凭证。公司规划、年度计划、年度经营总结、技术资料、长期项目合同、年度财务会计报表、年度统计报表。劳动人事档案及资料、其它核定须永久保存的文档。
2、十五年保存: 根据需要须保存的文档。财务审计档案,会计档案,统计资料各种财务票证、票据等按国家相关规定执行。
3、五年保存:期满或巳解除的合同协议、完结后的项目方案、其它经核定须五年保存的文档。
4、一年保存:部门工作计划及其工作总结、完结后的部门请示报告、经核定己完结且无必要保存的文档。 五、公司文件、资料档案的销毁
1、原则上,应每年定期将超过保存期且无保保存价值的文档进行清理并销毁。
2、待销毁的文档由专管员填报《文档销毁申请单》,并经相应批准人批准后,方可进行销毁。重要级以上文档,须经总经理批准后方可销毁。
3、销毁文档须由两人以上共同完成,并填写《文档销毁登记表》。 4、《文档销毁申请单》和《文档销毁登记表》各—式两份供申请部门、公司留存。
第四章 附则
一、本制度未提及部份或不够完善的条款将在实践中不断完善, 过去凡与本制度不符合的相关制度和办法以本制度为准。本公司涉及文档管理的工作人员
必须严格遵照执行。各关联公司可参照执行。
二、本制度自发行之日起生效执行。