办公用品管理流程
1 办公用品管理的目的与原则
1.1 目的：办公用品管理的目的在于规范单位办公用品申领、采购、保管、发
放及统计流程，有效控制单位办公成本，防止浪费，实现各部门办公资源共享最大化。
1.2 原则：坚持以旧换新，以坏换新，杜绝重复领取、顺手牵羊现象；做到办
公用品台账清晰，心中有数。
2 办公用品申领流程
2.1 提出领用申请：每月月底，部门员工根据个人办公用品使用情况，书面提
出办公用品领用申请。申领领原则如下：
◆ 非易耗品，如订书机、计算器、文件夹、笔筒等需以坏换新，原则上每
个部门只能领取一次。
◆ 易耗品，如签字笔、笔记本、铅笔等需以旧换新，原则上除财务部外每
人一月2支签字笔。
◆ 其他部门公用办公用品，如打印纸等由申领人统一申领。
2.2 申领人审核并汇总：部门申领人于每月月底，对部门办公用品申领进行审
核，收集已旧已坏办公用品；汇总部门所需采购的办公用品，列出清单（见附件2-1）。
2.3 至行政部：部门申领人对部门办公用品审核并汇总列出清单后，于下班前
将清单交至行政部办公用品管理人员。
2.4 行政部审核并记录：行政部办公用品管理人员收到各部门办公用品申领清
单后，进行审核记录。单位无库存的需于每月初采购到位。
3 办公用品采购流程
3.1 办公用品拟购清单及申请：行政部根据各部门申领清单，结合办公用品库
存情况，理出拟购清单，向相关领导提出采购申请，采购申请包括采购物品、采购数量等（见附件2-2）。
3.2 签署意见：相关领导就办公用品拟购申请签署意见。
3.3 询价、比价：行政部采购人员应就欲采购物品进行询价、比价，确定合作
供应商，并与其建立长期合作伙伴关系，便于日后常规性采购的优惠政策。 3.4 交易：行政部采购人员与供应商确定拟购物品价格、质量后予以交易，对
于大件物品，如办公打印纸等考虑供应商送货。
3.5 电脑录入，物品入库：行政部办公用品管理员将采购回单位的办公用品就
名称、品种、型号、价格、采购日期等进行电脑入库（见附件2-3）；将
采购物品分类入库保管。
4 办公用品发放流程
4.1 发放物品准备：每月初为办公用品发放时间，行政部准备所需发放的物品，
然后通知个部门人员进行领取。
4.2 领取办公用品并登记：每月初行政通知各部门人员进行领取，根据所在部
门清单领取办公用品，将收集的已坏已旧办公用品交予行政部办公用品管理者，并按照行政部要求予以签字登记（见附件2-4）。
5 办公用品
5.1 每周统计：行政部办公用品管理人员在每月的办公用品领取发放过程中即
可就办公用品进行统计，做到账物一致。
5.2 每月盘点：行政部办公用品管理人员在月末进行办公用品全面盘点，提前
增加库存，减少采购次数，尽可能一月集中采购一次。对盘点过程中发现的差异寻找原因，使账物一致，对盘点过程中发现的其他异常情况上报部长。
5.3 月统计报表：行政部办公用品管理人员月底出统计报表，包括物品编号、
物品名称、规格型号、价格、领用数量、库存量及领用部门等信息（见附件2-5）。
5.4 审阅并签署意见：行政部部长对每月办公用品报表进行审阅，发现问题签
署相关意见。
附件2-1：
物品采购申请单
附件2-2
办公用品拟购审批表
填表时间：
附件2-3：
办公用品入库表
附件2-4： 办公用品领取登记表
8
附件2-5：
办公用品盘存表
盘点人： 核查人： 时间：
9
办公用品管理流程
1 办公用品管理的目的与原则
1.1 目的：办公用品管理的目的在于规范单位办公用品申领、采购、保管、发
放及统计流程，有效控制单位办公成本，防止浪费，实现各部门办公资源共享最大化。
1.2 原则：坚持以旧换新，以坏换新，杜绝重复领取、顺手牵羊现象；做到办
公用品台账清晰，心中有数。
2 办公用品申领流程
2.1 提出领用申请：每月月底，部门员工根据个人办公用品使用情况，书面提
出办公用品领用申请。申领领原则如下：
◆ 非易耗品，如订书机、计算器、文件夹、笔筒等需以坏换新，原则上每
个部门只能领取一次。
◆ 易耗品，如签字笔、笔记本、铅笔等需以旧换新，原则上除财务部外每
人一月2支签字笔。
◆ 其他部门公用办公用品，如打印纸等由申领人统一申领。
2.2 申领人审核并汇总：部门申领人于每月月底，对部门办公用品申领进行审
核，收集已旧已坏办公用品；汇总部门所需采购的办公用品，列出清单（见附件2-1）。
2.3 至行政部：部门申领人对部门办公用品审核并汇总列出清单后，于下班前
将清单交至行政部办公用品管理人员。
2.4 行政部审核并记录：行政部办公用品管理人员收到各部门办公用品申领清
单后，进行审核记录。单位无库存的需于每月初采购到位。
3 办公用品采购流程
3.1 办公用品拟购清单及申请：行政部根据各部门申领清单，结合办公用品库
存情况，理出拟购清单，向相关领导提出采购申请，采购申请包括采购物品、采购数量等（见附件2-2）。
3.2 签署意见：相关领导就办公用品拟购申请签署意见。
3.3 询价、比价：行政部采购人员应就欲采购物品进行询价、比价，确定合作
供应商，并与其建立长期合作伙伴关系，便于日后常规性采购的优惠政策。 3.4 交易：行政部采购人员与供应商确定拟购物品价格、质量后予以交易，对
于大件物品，如办公打印纸等考虑供应商送货。
3.5 电脑录入，物品入库：行政部办公用品管理员将采购回单位的办公用品就
名称、品种、型号、价格、采购日期等进行电脑入库（见附件2-3）；将
采购物品分类入库保管。
4 办公用品发放流程
4.1 发放物品准备：每月初为办公用品发放时间，行政部准备所需发放的物品，
然后通知个部门人员进行领取。
4.2 领取办公用品并登记：每月初行政通知各部门人员进行领取，根据所在部
门清单领取办公用品，将收集的已坏已旧办公用品交予行政部办公用品管理者，并按照行政部要求予以签字登记（见附件2-4）。
5 办公用品
5.1 每周统计：行政部办公用品管理人员在每月的办公用品领取发放过程中即
可就办公用品进行统计，做到账物一致。
5.2 每月盘点：行政部办公用品管理人员在月末进行办公用品全面盘点，提前
增加库存，减少采购次数，尽可能一月集中采购一次。对盘点过程中发现的差异寻找原因，使账物一致，对盘点过程中发现的其他异常情况上报部长。
5.3 月统计报表：行政部办公用品管理人员月底出统计报表，包括物品编号、
物品名称、规格型号、价格、领用数量、库存量及领用部门等信息（见附件2-5）。
5.4 审阅并签署意见：行政部部长对每月办公用品报表进行审阅，发现问题签
署相关意见。
附件2-1：
物品采购申请单
附件2-2
办公用品拟购审批表
填表时间：
附件2-3：
办公用品入库表
附件2-4： 办公用品领取登记表
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附件2-5：
办公用品盘存表
盘点人： 核查人： 时间：
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