浅谈文秘人员对保密的管理
【摘要】:文秘人员是协助领导工作、处理文书、交办事项等公司办公室的重要组成人员, 他不仅仅是领导的左膀右臂，更是机密的掌握者。在当今商业秘密已经成为成功市场的一项重要武器，文秘人员要积极树立保密意识，做好对保密的管理。
【关键词】:文秘人员; 商业机密; 保密管理
所谓文秘，就是协助领导工作, 调查研究、联系接待、办理文书与交接事项的工作人员。文秘人员工作十分繁琐复杂, 小到为了领导定机票、安排食宿大到掌握企业客户名单、项目合作最新动向都是秘书的职责所在，可以说文秘人员是掌握部门或者单位秘密的重要人员，特别是在市场经济进一步完善和发展的今天，很多商业秘密，都已经作为一种特定含义的技术和经营“杀手锏”，从而成为激烈的市场竞争的重要武器。在这中间，文秘人员的保密意识越来越引起重视，已经成为该职业意识中最核心的工作理念。江泽民同志在全国保密工作会议上指出“ 在新的历史时期, 保密工作做的好不好, 直接影响着改革开放和社会主义现代化建设的进展。保密工作关系党和国家的安全, 关系经济建设和社会发展的大局。全党同志特别是各级领导干部, 必须从这样的高度充分认识保密工作的重要性。”
一、企业商业泄密的重大案例给我们的启示
从以下案例，可以看出商业泄密给我们造成的重大影响。1、富士康“内鬼”泄密案。2010年富士康公司内部员工林某将iPAD 2平板电脑后壳的3D 数据图泄露，给富士康造成重大损失。2、东软集团遭商业秘密外泄案。2012年东软公司前副总经理李某某为谋取暴利，伙同公司CT 机研发部负责人张某、采购负责人岳某等人，以许诺高额经济利益为手段，相继让CT 机研发部17名核心技术人员窃取公司核心技术资料后，相继离职。犯罪嫌疑人窃取技术价值总计2400余万元，造成公司研发项目延迟，损失高达1470余万元。3、HTC 被曝员工泄密案。2013年HTC 被曝泄密，副总兼首席设计师简志霖、处长吴建宏、设计师黄弘毅3人，借委外设计NEW HTC ONE机壳为由，诈领1000余万元新台币公款。简志霖更涉嫌窃取HTC SENSE 6.0之UI 接口程序的商业机密，计划在离职后携往他在台湾所开设的手机设计公司或与其他业者研发。
这些泄密案例，应当作为文秘人员, 尤其是企业单位的文秘人员要时刻保持清醒的头脑, 加强学习, 转变观念, 提高思想认识, 绷紧做好保密工作这根弦, 树立强烈的保密意识, 切实把商业秘密的保护和管理工作作为各项工作的重中之重, 认真吸取和借鉴社会及国内外在这方面的惨痛教训和好的管理经验, 常抓不懈, 警钟长鸣。作为企业来讲, 随着开拓外部市场力度的加大, 拓展领域的不断延伸, 必然积累了一些丰富的施工管理经验, 拥有一批专利技术产品, 这都是存在企业中的商业秘密, 应该进行重点保护和管理。
二、文秘人员的“五种渠道泄密”
文秘人员, 工作性质决定了其要接触和掌握大量的公司机密。无论是有意泄密还是无意泄密都对企业的经济效益产生了重大不利影响，这一点已经从上述的
案例分析中可以看出。当前, 企业文秘人员主要是通过下列五种渠道泄密, 分别是：文件泄密、会议泄密、新闻宣传报道泄密、电子通讯泄密和办公自动化泄密；导致泄密的原因, 一是对文秘人员岗位职责范围不清晰、二是缺乏保密意识。
三、文秘人员应强化保密原则
明确文秘人员保密工作指导原则是前提。从主观上分析, 对企业或者公司机密片面理解是导致文秘人员无意泄露公司机密的主要原因。“与己无关”“无密可保”的观念让文秘工作者错误认为一些本是公司机密的信息不是秘密或是该机密并不由文秘保护。因此, 树立起正确的文秘人员工作指思想是做好文秘保密工作的前提与基础。首先, 杜绝“有密难保”“无密可保”的思想; 其次, 明确公司秘密范围、突出重点; 最后, 提供秘密时要履行严格审批程序。因此, 无论是哪个企业或者公司，都应在每一名文秘人员上岗前，把保密意识培训到位。如：要结合2010年新出台的《保密法》及2011年由公安部与国家保密局联合主办的“全国窃密泄密案例警示教育展”的内容进行文秘工作保密意识的普及与宣传。在工作中, 企业或者公司领导层、管理层首先要重视保密工作, 做到有错必纠。
四、重视细节，杜绝泄密
重视细节做到防范于未然是关键。基于“五种渠道泄密”, 其中文秘人员泄露企业或者公司机密的途径主要集中在文件泄露与会议泄露。文秘工作包括日常处理公文及提前会议准备, 工作性质导致了文秘知密时间早, 知密内容及程度高。在对文件、文书及会议记录的处理上文秘需严格按照企业秘密载体的清点、登记、编号、签收、借阅规制办事, 存有公司机密的载体要储存在特点的保险柜中, 按时清查与核对。在召开涉及公司机密的重大会议前要联合保卫科共同采取保密措施, 对于会议中使用的文件、资料、笔记本等可能载有公司机密的文本注意及时回收与清查。所谓细节决定成败, 文秘纷繁复杂、具体琐碎的工作性质极易导致公司机密的意外泄露。因此, 严谨细致的工作态度便是文秘人员维护公司利益的最佳法宝。
新闻宣传报道，是企业或者公司常见的对外公共形式，也是泄密的常见形式，一直是我们泄密事件中的重灾区。对于新闻报道，企业或者公司的文秘人员，不应抢头条，对于数据的处理不要过于真实，追求“快”、“新”意识，往往就是泄密的开始。
近些年来, 我们的工作已经离不开计算机和网络，这种便利的网络虚拟空间，已经取代所有的泄密形式，利用计算机网络黑客窃取公司机密的事件让人防不胜防。文秘人员的办公室又同时是公司最核心的部位, 企业或者公司的机密常常存档在文秘人员的电脑或者U 盘中, 最近智能手机也是一个最便利的储存手段。文秘人员应该认识到这些硬件不仅给我们带来方便，还要为提供一个安全可靠的办公环境去做工作。这些储存在电子空间的企业或者公司商业机密常常带有时效性, 要及时检查与反馈, 更新企业新的技术资料、清查不属于公司机密的文档, 做到保密工作的与时俱进才能彻底贯彻好文秘人员的保密职责。
五、结语
文秘人员，掌握着企业或者公司最重要的机密，文秘工作对保护企业商业秘密, 维护企业合法权益有着重要的促进作用。文秘素质的高低不仅取决于业务水平的高下, 更体现在综合素质与职业理念上。保密义务作为企业或者公司文秘人员的特殊职责是企业赋予秘书的重要任务, 关乎企业自身的重大利益, 树立保密意识、重视工作细节并严格遵守公司制度流程才能更好的维护公司权益, 将秘密深锁在公司内部，从而使得企业在激烈的市场竞争中立于不败之地。
参考文献:
[1].沈祖炜. 从“商战”到企业竞争[J].世纪.2011(01)
[2].杨继明, 谢瑞芳．秘书基础[M]．西安:西安地图出版社,2010
[3].魏丽平. 企业商业秘密信息保护研究[D].四川大学 2006
[4].丁晓昌，冒志祥。秘书学与秘书工作[M].苏州：苏州大学出版社，2002.
浅谈文秘人员对保密的管理
【摘要】:文秘人员是协助领导工作、处理文书、交办事项等公司办公室的重要组成人员, 他不仅仅是领导的左膀右臂，更是机密的掌握者。在当今商业秘密已经成为成功市场的一项重要武器，文秘人员要积极树立保密意识，做好对保密的管理。
【关键词】:文秘人员; 商业机密; 保密管理
所谓文秘，就是协助领导工作, 调查研究、联系接待、办理文书与交接事项的工作人员。文秘人员工作十分繁琐复杂, 小到为了领导定机票、安排食宿大到掌握企业客户名单、项目合作最新动向都是秘书的职责所在，可以说文秘人员是掌握部门或者单位秘密的重要人员，特别是在市场经济进一步完善和发展的今天，很多商业秘密，都已经作为一种特定含义的技术和经营“杀手锏”，从而成为激烈的市场竞争的重要武器。在这中间，文秘人员的保密意识越来越引起重视，已经成为该职业意识中最核心的工作理念。江泽民同志在全国保密工作会议上指出“ 在新的历史时期, 保密工作做的好不好, 直接影响着改革开放和社会主义现代化建设的进展。保密工作关系党和国家的安全, 关系经济建设和社会发展的大局。全党同志特别是各级领导干部, 必须从这样的高度充分认识保密工作的重要性。”
一、企业商业泄密的重大案例给我们的启示
从以下案例，可以看出商业泄密给我们造成的重大影响。1、富士康“内鬼”泄密案。2010年富士康公司内部员工林某将iPAD 2平板电脑后壳的3D 数据图泄露，给富士康造成重大损失。2、东软集团遭商业秘密外泄案。2012年东软公司前副总经理李某某为谋取暴利，伙同公司CT 机研发部负责人张某、采购负责人岳某等人，以许诺高额经济利益为手段，相继让CT 机研发部17名核心技术人员窃取公司核心技术资料后，相继离职。犯罪嫌疑人窃取技术价值总计2400余万元，造成公司研发项目延迟，损失高达1470余万元。3、HTC 被曝员工泄密案。2013年HTC 被曝泄密，副总兼首席设计师简志霖、处长吴建宏、设计师黄弘毅3人，借委外设计NEW HTC ONE机壳为由，诈领1000余万元新台币公款。简志霖更涉嫌窃取HTC SENSE 6.0之UI 接口程序的商业机密，计划在离职后携往他在台湾所开设的手机设计公司或与其他业者研发。
这些泄密案例，应当作为文秘人员, 尤其是企业单位的文秘人员要时刻保持清醒的头脑, 加强学习, 转变观念, 提高思想认识, 绷紧做好保密工作这根弦, 树立强烈的保密意识, 切实把商业秘密的保护和管理工作作为各项工作的重中之重, 认真吸取和借鉴社会及国内外在这方面的惨痛教训和好的管理经验, 常抓不懈, 警钟长鸣。作为企业来讲, 随着开拓外部市场力度的加大, 拓展领域的不断延伸, 必然积累了一些丰富的施工管理经验, 拥有一批专利技术产品, 这都是存在企业中的商业秘密, 应该进行重点保护和管理。
二、文秘人员的“五种渠道泄密”
文秘人员, 工作性质决定了其要接触和掌握大量的公司机密。无论是有意泄密还是无意泄密都对企业的经济效益产生了重大不利影响，这一点已经从上述的
案例分析中可以看出。当前, 企业文秘人员主要是通过下列五种渠道泄密, 分别是：文件泄密、会议泄密、新闻宣传报道泄密、电子通讯泄密和办公自动化泄密；导致泄密的原因, 一是对文秘人员岗位职责范围不清晰、二是缺乏保密意识。
三、文秘人员应强化保密原则
明确文秘人员保密工作指导原则是前提。从主观上分析, 对企业或者公司机密片面理解是导致文秘人员无意泄露公司机密的主要原因。“与己无关”“无密可保”的观念让文秘工作者错误认为一些本是公司机密的信息不是秘密或是该机密并不由文秘保护。因此, 树立起正确的文秘人员工作指思想是做好文秘保密工作的前提与基础。首先, 杜绝“有密难保”“无密可保”的思想; 其次, 明确公司秘密范围、突出重点; 最后, 提供秘密时要履行严格审批程序。因此, 无论是哪个企业或者公司，都应在每一名文秘人员上岗前，把保密意识培训到位。如：要结合2010年新出台的《保密法》及2011年由公安部与国家保密局联合主办的“全国窃密泄密案例警示教育展”的内容进行文秘工作保密意识的普及与宣传。在工作中, 企业或者公司领导层、管理层首先要重视保密工作, 做到有错必纠。
四、重视细节，杜绝泄密
重视细节做到防范于未然是关键。基于“五种渠道泄密”, 其中文秘人员泄露企业或者公司机密的途径主要集中在文件泄露与会议泄露。文秘工作包括日常处理公文及提前会议准备, 工作性质导致了文秘知密时间早, 知密内容及程度高。在对文件、文书及会议记录的处理上文秘需严格按照企业秘密载体的清点、登记、编号、签收、借阅规制办事, 存有公司机密的载体要储存在特点的保险柜中, 按时清查与核对。在召开涉及公司机密的重大会议前要联合保卫科共同采取保密措施, 对于会议中使用的文件、资料、笔记本等可能载有公司机密的文本注意及时回收与清查。所谓细节决定成败, 文秘纷繁复杂、具体琐碎的工作性质极易导致公司机密的意外泄露。因此, 严谨细致的工作态度便是文秘人员维护公司利益的最佳法宝。
新闻宣传报道，是企业或者公司常见的对外公共形式，也是泄密的常见形式，一直是我们泄密事件中的重灾区。对于新闻报道，企业或者公司的文秘人员，不应抢头条，对于数据的处理不要过于真实，追求“快”、“新”意识，往往就是泄密的开始。
近些年来, 我们的工作已经离不开计算机和网络，这种便利的网络虚拟空间，已经取代所有的泄密形式，利用计算机网络黑客窃取公司机密的事件让人防不胜防。文秘人员的办公室又同时是公司最核心的部位, 企业或者公司的机密常常存档在文秘人员的电脑或者U 盘中, 最近智能手机也是一个最便利的储存手段。文秘人员应该认识到这些硬件不仅给我们带来方便，还要为提供一个安全可靠的办公环境去做工作。这些储存在电子空间的企业或者公司商业机密常常带有时效性, 要及时检查与反馈, 更新企业新的技术资料、清查不属于公司机密的文档, 做到保密工作的与时俱进才能彻底贯彻好文秘人员的保密职责。
五、结语
文秘人员，掌握着企业或者公司最重要的机密，文秘工作对保护企业商业秘密, 维护企业合法权益有着重要的促进作用。文秘素质的高低不仅取决于业务水平的高下, 更体现在综合素质与职业理念上。保密义务作为企业或者公司文秘人员的特殊职责是企业赋予秘书的重要任务, 关乎企业自身的重大利益, 树立保密意识、重视工作细节并严格遵守公司制度流程才能更好的维护公司权益, 将秘密深锁在公司内部，从而使得企业在激烈的市场竞争中立于不败之地。
参考文献:
[1].沈祖炜. 从“商战”到企业竞争[J].世纪.2011(01)
[2].杨继明, 谢瑞芳．秘书基础[M]．西安:西安地图出版社,2010
[3].魏丽平. 企业商业秘密信息保护研究[D].四川大学 2006
[4].丁晓昌，冒志祥。秘书学与秘书工作[M].苏州：苏州大学出版社，2002.