山西煤炭运销集团夏门煤业有限公司
山西煤炭运销集团夏门煤业有限公司
办公室组织机构图
1
办公室精细化管理的主要内容
办公室精细化管理的主要内容是：
1）落实管理责任，将管理责任具体化、明确化，要求每一个工作者都要到位、尽责。第一次就把工作做到位，工作要日清日结，每天都要对当天的工作情况进行检查，发现问题及时纠正，及时处理。
2）以最经济的管理方式获取最大的利益，达到企业可持续发展的管理目的。要求每一位工作者在从事本岗位工作的每一个步骤都要精心，每一个环节都要精细。将工作做到标准化，规范化。
3）精心是态度，精细是过程，精品是成绩。要求每一位工作者都要将自己定位为服务者，用心服务，用工作成绩说话，将大家平时看似简单、容易的事情做细、做好。将“认真做能把事情做对，用心才能把事情做好”的工作理念贯穿到整个的工作过程中。
办公室管理制度
一、按规定时间准时上下班，不迟到、早退。
二、办公用品、文件资料、器具陈设整齐。
三、保持办公室卫生清洁，不乱扔纸屑、烟头和其它杂物，不准随地吐痰。
四、办公室人员要树立服务意识，要在上级与下级、部门与
部门之间起桥梁作用。
五、办公室须有专人值班，不得空缺。接听电话，接发传真和接待来访时要礼貌用语。
六、文明接听、使用电话，谈吐清雅，如需留言，应记清对方姓名、地址及联系电话等；严禁利用公司电话办私事。
七、热情接待来访人员，谈吐得体，注意维护公司形象。
八、办公室要保持安静，不得大声喧哗、吵闹。
九、工作期间保持桌面整洁，下班后，桌面收拾整齐。
十、发现办公设备（包括通讯、照明、电脑、打印机等）损坏或发生故障时，应立即向专业人员报修，以便及时解决问题。
十一、保持会议室与会客室的卫生和桌面整洁。
十二、负责公司各类文件、信件、报刊、杂志、包裹等的收发工作，并做好登记。
十三、在下班之后，要随手关好门窗，关闭办公设备电源。
公文管理制度
1、上级来文、函件、电报的接收审批处理。
1）上级来文函件由办公室文书登记编号，并附“收文处理专用卡”，及时按流程批阅。
2）文件登记要准确、具体。登记时要注明文件的主题、来文日期、原文日期、原文号以及发文机关。
3）对于急件、急电，在无法请示总经理批办的特殊情况下，
办公室主任可直接批示，交有关部门处理，然后向总经理汇报。
4）机、绝密文件的签阅、转批按文件要求范围内办理，不得自行处理，且要单独造册登记，安全存放，不得丢失。
5）文件印发要及时迅捷，收文部门必须有部门负责人签字。文件印发后须填写文件承办结果并存档。
6）对于需经董事会讨论的文件需上报董事会办公室，呈董事长阅批。
2、业务往来的文件函件处理。
1）业务往来的文件由办公室主任根据文件内容要求通过公司领导来批示，交有关部门处理。
2）写给各部门的信件由办公室通讯员直接转给有关部门。对于没有具体部门和姓名的函件一律由办公室主任拆阅。
3、公司内公文的起草及注意事项。
1）红头文件只适用于需遵照执行的制度、规定、方案、决议、纪要、任命等，并由董事长签发。
2）草拟公文要符合国家的方针、政策、法律、法令和上级的有关规定，如提出的政策规定应尽量与原来的有关政策衔接，并加以说明。
3）要目的明确，行文有据，主体单一。明确为了什么，根据什么，干什么。
4）内容合法、务实、符合上级领导意图。准确传递领导所需表达的信息内容。
5）文字表达要准确、鲜明、简练、得体。
准确：概念清楚、讲究分寸、符合语法、要素规范；
鲜明：观点明确、用好标题、褒贬得当、段旨突出；
简练：去除空话、控制篇幅、层次分明、通俗易懂；
得体：文体要求、书面语言、术语要规范。
6）引用的公文要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间。
7）数字的写法，正式文件中除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外，其它均使用汉字书写。
8）在使用简称时，应先使用全称，并加以说明，字体要规范。年、月、日、时、姓名、地点、文件名称、事物名称不能使用简称。
9）计量单位书写要规范，一定要采用法定计量单位代号，不能与阿拉伯数字隔行。
10）公文如有附件，应在正文后注明附件名称及顺序。
11）专业性公文由相关部门起草，总经理审批后按原程序进行。
4、公文的审核签发。
1）凡以公司名义起草的文件，必须经办公室主任核稿，送总经理审批，然后印刷下发。
2）文书核稿时需注意：有无必要行文；是否符合国家的方针政策、法律、法令及有关规定；是否与本单位发过的公文衔接；提出的要求和措施是否明确、具体、切实可行；处理程序是否完备；行文关系、公文格式是否符合规定；文字叙述是否符合文法和逻辑；标点符号是否正确等。审核过程中如发现不妥之处，必须进行修改，属于重要的原则性问题，应退回原起草部门修改。
3）公文稿内涉及到其它部门的业务，拟稿部门应主动与其它部门商量，取得一致意见后会签。
4）主要经济决策、规章制度、安全生产人事任免、安全生产机构设臵，以及其它重要公文，由董事长签发。
5）公文拟稿、改稿和签发一律用钢笔或中性笔，禁止使用铅笔和圆珠笔。
6）签发的公文，不得作任何修改，若需修改必须重新送签。
7）文件形成后，由办公室通讯员送董事长或总经理批准，填写《文件分发借阅收回登记表》后方可下发，收文单位（人）须在《文件分发借阅收回登记表》上签名。
8）公文发送范围、份数应根据其内容确定，需要的下发，无关的不发。
5、对文件收缴、整理、归档。
每年终了将一年来形成的文书，按归档要求整理、分类、组卷装订，并确保保管期限。
归档范围
1）重要的会议材料，包括会议通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
2）上级机关发来的与公司有关的决定、决议指示、命令、条例、规定等文件材料。
3）公司对外的正式发文与有关单位的来往文书。
4）公司的请示与上级机关的批复。
5）公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
6）公司与有关单位签订的合同、协议等文件资料。
7）公司干部任免的文件、材料以及关于员工奖励处分的文件材料。
8）公司员工劳动工资、福利方面的材料。
9）公司历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的简报、照片、图像等。
10）公司各生产技术部门设备的技术资料。
需要销毁的公文，应登记造册，写明发文部门、公文标题、文号和份数，经有关领导批准后，方可销毁。
收文流程：流程开始各类文件、函件资料按类型登记编号并附加文件批办卡办公室按类型附加审阅意见 董事长、矿长或分管经理阅读、签批意见各单位部门按签批意见承办落实交回办公室存档流程结束
发文流程：流程开始各单位、部门拟稿部室负责人初审办公室根据内容排版并填写发文稿纸董事长、经理或各分管经理审核签发办公室发文按要求发放、上报及存档流程结束
文稿打印和复印管理制度
1、文件的打印及有关规定。
1）以公司名义上报的生产报表、计划、公文、各类会议材料等由办公室有计划地安排打印。
2）各部门需打印的文件，必须经本部门领导签字，公司主管领导批示，办公室审核、定稿、编号、签字后，安排打印。根据打印文件的内容要求，统一文件规格形式，建立企业标准，严禁自行其是。
3）所有打印的公文材料表格等文稿，打完后通知拟稿人，认真核对，文印员要严格按原稿打印，不得擅自修改。
4）各部门内部所需的自制表格、稿件（报表、竞赛题、工作总结）等，由各部门自行解决。
5）严格遵守保密制度，不得随意将公司有关商业秘密或其它保密事项透露给他人，禁止与打印业务无关的人员进入文印室内，进入文印室的人员，禁止查看翻阅与自己无关的文稿。
6）文稿打印后，原稿由打字员统一收集，交办公室存查。
7）未经领导批准，文印员不准私自承担打印任务。
2、文件材料的复印及有关规定。
1）对于上级“绝密”文件，制文单位不准翻印的文件，不得复印。
2）对于一般文件资料的复印，要经部门领导批准后，安排文印室复印。
3）凡批准复印的文件资料、图纸等由办公室根据情况，严格控制复印份数。
4）文印室人员要搞好设备的清洁和定期润滑，保证设备完好率，确保文印任务的按期完成。
档案管理制度
1、档案部门管理体制
1）公司档案管理部门受董事长、总经理领导，对文书档案、科技档案、会计档案、经营档案、声像档案、科技图书和技术情报资料的管理和业务具体负责。
2）人事档案由人力资源科负责管理，档案管理部门业务指导。
3）公司档案工作坚持集中统一管理的原则，严禁材料保存在个人手中。
4）档案管理部门要负责统筹协调，组织管理和监督指示、检查全公司档案工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。
5）科学管理本公司全部档案材料，积极提供、查阅、利用，为本公司工作、生产、科研服务。
6）各有关部门必须按规定、时间和内容向档案室递交有关档案文件材料。
7）档案管理要认真执行《中华人民共和国档案法》及有关档案管理法规。
2、文件材料的形成与归档。
1）公司在生产（施工）活动中形成的各种文件材料、图纸，由项目负责人或指定专人负责管理归档。
2）各项管理工作和经营活动形成的文件材料，由各职能部门，按其业务范围，指定专人整理归档。
3）归档的文件材料，必须保持成套性和完整性，字迹端正。
4）课题研究、基建工程、技术改造、技术措施或其它技术项目，在任务完成或告一段落时，应由项目负责人审定后归档。
5）新购设备（仪器）的技术资料，在开箱验收时接收归档。
6）各项管理活动中，形成的文件材料，在次年一季度前，由各职能部门负责人审定后归档。
7）当年的会计档案、经营档案、年度终了后，由所在部门暂存一年，期满后，送档案管理部门归档。
8）情报资料，随时归档。
3、归档资料份数。
1）各类文件材料一般归档一式一份。
2）重要文件材料归档一式二份。
3）录音带、录像带和实物照片等如数归档。
4、档案保管制度。
1）接收档案必须认真验收，并办理交接手续。
2）每年要对档案保管情况，进行一次清理核对，对破损变质的档案要及时修补和复制。
3）凡借阅档案者，需填写申请书，主管部门领导签字批准后，方可办理借阅，并按期如数交回。
4）底图除修改送晒外，不得外借。
5）档案库房要具备良好的卫生环境和防火、防盗、防光、防潮、防尘、防有害生物污染等安全措施。
6）销毁档案必须编制清册，提出销毁报告，经董事长、总经理批准。
7）档案管理应从加强现代化管理基础入手，逐步采用计算机、缩微技术监控装臵和办公自动化等现代管理手段。
5、档案管理中的法律责任。
档案管理中有下列行为的应根据情节轻重承担一定的法律责任。
1）损坏丢失或擅自销毁档案的。
2）擅自提供抄录公布档案的。
3）涂改、伪造档案的。
4）出卖档案的。
5）玩忽职守，造成档案损失的。
存档流程：流程开始资料形成（或新购设备）人审定移交档案室归档流程结束。
档案借阅流程：流程开始申请填写《档案借阅、复印申 部室领导审批档案员审核签字借阅档案流程结束。
印章管理制度
1、印章的刻制、发放与保管。
1）各部门的公章和有关业务专用章、合同章经董事长、总经理批准，由公司办公室报批并联系刻制，由办公室备案、登记、行文，然后启用。
2）公司公章、公司所属各科室、区、队印章必须由专人保管，离开岗位时，必须上锁。
3）若印章专管人员有事不能到岗，印章应交单位负责人掌管。
4）机构撤销时，公章由公司办公室收回。公章及专用章、合同章遗失后，要立刻报告办公室及有关领导，及时查找或声明作废。
2、公司公章的使用范围。
1）公司公章要用于上报或下发文件，为本公司员工出具介绍信、证明、信函等。
2）公司的月、季、年等定期计划、报表。
3、公司公章的使用规定。
1）建立用印的登记制度，凡用印必须写清用印时间、用印项目、用印单位、用印人签字、批准人签字。各部门以公司名义在上报下发的文件材料上需加盖公章时，必须有公司董事长、总经理签字，方可用印。
2）月、季、年等定期计划、报表一律由部门负责人签字，主管领导审批后，方可用印。
3）在对外业务联系中，单位之间要使用公司公章时，要经主管领导签字同意后方可用印。
4）员工外出办事，需开介绍信、证明、信函等必须持有关部门的介绍证明，方可用印。
5）对不符合规定的函件、介绍信、证明材料、报表及公司领导不予签发的材料等一律不得用印。
6）外出人员原则上不准带空白介绍信、空白公用笺，特殊情况，由公司董事长、总经理批准后，由办公室登记，办事完毕后消帐。
7）盖印应端正，浓淡均匀、清晰、不错盖、不漏盖，位臵一般应在落款日期上，原则上齐年盖月半遮日，盖章时应用印泥，不得使用印台。
8）各部门用章必须有部门负责人签字，方可用印。
印章使用管理流程：流程开始申请填写《印章使用申部室领导审核办公室审核记录使用情况流程结束。
会议管理制度
1、管理职责。
1）属公司规定的例会和公司领导决定召开的会议，如经理办公会、中层以上干部会议等都由公司办公室负责组织安排。属由公司名义通知公司有关领导参加的专业会议，办公室会同专业部门组织安排。
2）在收到会议通知后，办公室通讯员要及时准确的把会议时间、地点、主题通知与会人员。特殊情况及时请示相关领导。
3）办公室协同后勤服务中心等部门，做好会议室的会议准备工作和会议接待工作。大型会议需要保卫处协助做好会议安保工作。
4）会议接待物品由办公室通讯员统一领取，并正确填写相关记录，呈报办公室主任。
5）会议由办公室主任或新闻通讯员记录，要求字迹清晰，内容完整，并妥善保存记录本，定期归档备查。重要会议要制作音频或视频文件存档备查。
6）对于需要形成文件的会议内容、决议，由办公室整理、起草并经由董事长签发后方可印发各部门。
2、会议原则与要求。
1）重要会议、例会、紧急会议等的召开，必须严格会议的组织性、纪律性、必须准时到会，不得中途离开。
2）充分发扬民主，坚持集中统一，少数服从多数，善于听取不同的意见，开会要开的严肃认真，热烈而又有气氛，要议而有决，统一认识做出结论，个别问题可适当搁臵下次再议或会后个别商讨研究。
3）坚持会议保密原则，有话会上讲，会后不要乱说乱讲，会
上决定的事口径一致，各方去办。会上议论的事和未决定的事，会后不得外传，以免影响团结。会议上的事需要传达宣传的，要积极宣传发动，让员工领会会议精神，与公司保持一致。会议的有些事不需要外传的一定要遵守会议纪律，不得将有关内容扩散出去，要自觉遵守会议纪律。
4）会议期间，会议人员应关闭手机和呼机。
会议流程：流程开始会议准备参会人员通知布臵会场参加会议 形成会议纪要流程结束。
来客就餐制度
1、凡因公来公司的客人需要就餐的，由各有关接待部门提前向办公室申请，填写《客饭通知单》，注明就餐人员、人数及陪客人员等情况，由办公室安排在食堂就餐，就餐后由陪客人员在《客饭通知单》上签字。
2、来公司检查工作的有关人员（如工商、税务、劳动局等部门）与公司有关部门洽谈业务的人员、兄弟单位的领导等客人，根据情况办公室妥善安排。
3、来公司检查工作的有关领导及董事长、总经理接见的客人，就餐、由董事长、总经理批准，办公室具体负责安排。
4、来客接待工作要以“热情礼貌，服务周到，厉行节约，对口接待，严格标准，统一管理”为基本原则。
5、有关接待工作的其它事项，按公司“接待工作管理制度”执行。
6、月终，各单位要配合办公室事务处结清本单位客饭费用。 来客就餐流程：流程开始客人来访部室领导签字办公室审核并通知食堂陪客人员在《客饭通知单》签字食堂存档餐后核实流程结束。
微机安全制度及操作人员注意事项
1、严格遵守正确的开关机顺序，禁止非法开关机，防止数据丢失。
2、微机随机软件必须严格保管，不得转借他人更不得丢失，使用时小心拿放防止数据面划伤。
3、严禁使用来历不明的U 盘、光盘对微机硬盘进行程序安排或复制。若确需进行以上操作，必须先对U 、光盘进行病毒扫描，确认无病毒后方可进行复制操作。
4、未经本机主管同意不得随意装卸软件，应用软件的安装，须在系统维护人员的指导下（或请软件公司）进行。
5、定期对计算机系统进行病毒扫描。连接Internet 网的微机每次上网前、后进行两次本地硬盘病毒扫描，防止网络病毒入侵。
6、所有微机应及时进行随机防病毒软件的升级。
7、工作人员遵守计算机保密制度，非经允许不得私自打印、复制有关数据，防止泄密（重要文件的起草、打印、复制须专人负责，使用之后及时从微机中清除，不得本机保存）。
8、违章操作造成的系统崩溃、数据丢失，操作人员应负全部
责任。
接待工作管理制度
1、接待范围。
1）上级部门来公司检查、调查、考察、视察人员的接待。
2）同行业或兄弟企业参观学习人员的接待。
3）外来办事人员的接待。
4）应邀来公司报告、讲学及帮助指导工作人员的接待。
2、接待工作规定。
1）上级部门的检查、调研、视察的人员要安排有关领导会见、接洽、介绍其所要了解的情况和资料。
2）需要深入现场参观考察的，要制定参观内容与路线、活动日程，要有专人陪同和当场介绍情况。
3）需要接触有关人员的，通知有关人员安排时间、地点进行会见并说明座谈内容与要求。
4）需要就餐和接送的，要安排好车辆、客饭与陪同人员。 需要到生产一线和工作岗位的，要讲明安全要求和配备安全帽等保护用品。
5）对外来联系业务人员，在查阅有关证件后，根据业务分工，介绍公司内有关部门洽谈处理。特殊情况有必要者，可介绍公司有关领导接洽。
6）对应邀来公司帮助工作和传授技术等人员，要做好接送、住宿、就餐等工作。
7）对调查有关人与事的外调人员，根据不同性质、内容、介绍给人事部门给予接洽。
3、接待工作的要求。
1）会客室要经常保持整洁干净，接待所需物品齐全，保证随时可以接待来客。
2）接待人员，接人待物，要以诚相待热情迎送，注意礼貌、礼节、说话和气，口气适度。
3）接待要周密细致，工作要有秩序，有效率，不拖拉，不扯皮。
4）对来宾问话提出的问题，要给予解答，不清楚的介绍有关人员回答，尽力做到使客人满意，维护公司信誉。
接待流程：流程开始客人到访明确客人身份、来访事由请示相关领导了解情况制定接待方案落实流程结束。
夏门煤业办公室岗位标准及考核标准
办公室主任岗位考核标准
办公室网络维护员岗位考核标准
说明：办公室成员岗位职责、安全职责月累计得分不低于80分，不受罚；低于80分，每差一分罚款10元。
山西煤炭运销集团夏门煤业有限公司
山西煤炭运销集团夏门煤业有限公司
办公室组织机构图
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办公室精细化管理的主要内容
办公室精细化管理的主要内容是：
1）落实管理责任，将管理责任具体化、明确化，要求每一个工作者都要到位、尽责。第一次就把工作做到位，工作要日清日结，每天都要对当天的工作情况进行检查，发现问题及时纠正，及时处理。
2）以最经济的管理方式获取最大的利益，达到企业可持续发展的管理目的。要求每一位工作者在从事本岗位工作的每一个步骤都要精心，每一个环节都要精细。将工作做到标准化，规范化。
3）精心是态度，精细是过程，精品是成绩。要求每一位工作者都要将自己定位为服务者，用心服务，用工作成绩说话，将大家平时看似简单、容易的事情做细、做好。将“认真做能把事情做对，用心才能把事情做好”的工作理念贯穿到整个的工作过程中。
办公室管理制度
一、按规定时间准时上下班，不迟到、早退。
二、办公用品、文件资料、器具陈设整齐。
三、保持办公室卫生清洁，不乱扔纸屑、烟头和其它杂物，不准随地吐痰。
四、办公室人员要树立服务意识，要在上级与下级、部门与
部门之间起桥梁作用。
五、办公室须有专人值班，不得空缺。接听电话，接发传真和接待来访时要礼貌用语。
六、文明接听、使用电话，谈吐清雅，如需留言，应记清对方姓名、地址及联系电话等；严禁利用公司电话办私事。
七、热情接待来访人员，谈吐得体，注意维护公司形象。
八、办公室要保持安静，不得大声喧哗、吵闹。
九、工作期间保持桌面整洁，下班后，桌面收拾整齐。
十、发现办公设备（包括通讯、照明、电脑、打印机等）损坏或发生故障时，应立即向专业人员报修，以便及时解决问题。
十一、保持会议室与会客室的卫生和桌面整洁。
十二、负责公司各类文件、信件、报刊、杂志、包裹等的收发工作，并做好登记。
十三、在下班之后，要随手关好门窗，关闭办公设备电源。
公文管理制度
1、上级来文、函件、电报的接收审批处理。
1）上级来文函件由办公室文书登记编号，并附“收文处理专用卡”，及时按流程批阅。
2）文件登记要准确、具体。登记时要注明文件的主题、来文日期、原文日期、原文号以及发文机关。
3）对于急件、急电，在无法请示总经理批办的特殊情况下，
办公室主任可直接批示，交有关部门处理，然后向总经理汇报。
4）机、绝密文件的签阅、转批按文件要求范围内办理，不得自行处理，且要单独造册登记，安全存放，不得丢失。
5）文件印发要及时迅捷，收文部门必须有部门负责人签字。文件印发后须填写文件承办结果并存档。
6）对于需经董事会讨论的文件需上报董事会办公室，呈董事长阅批。
2、业务往来的文件函件处理。
1）业务往来的文件由办公室主任根据文件内容要求通过公司领导来批示，交有关部门处理。
2）写给各部门的信件由办公室通讯员直接转给有关部门。对于没有具体部门和姓名的函件一律由办公室主任拆阅。
3、公司内公文的起草及注意事项。
1）红头文件只适用于需遵照执行的制度、规定、方案、决议、纪要、任命等，并由董事长签发。
2）草拟公文要符合国家的方针、政策、法律、法令和上级的有关规定，如提出的政策规定应尽量与原来的有关政策衔接，并加以说明。
3）要目的明确，行文有据，主体单一。明确为了什么，根据什么，干什么。
4）内容合法、务实、符合上级领导意图。准确传递领导所需表达的信息内容。
5）文字表达要准确、鲜明、简练、得体。
准确：概念清楚、讲究分寸、符合语法、要素规范；
鲜明：观点明确、用好标题、褒贬得当、段旨突出；
简练：去除空话、控制篇幅、层次分明、通俗易懂；
得体：文体要求、书面语言、术语要规范。
6）引用的公文要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间。
7）数字的写法，正式文件中除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外，其它均使用汉字书写。
8）在使用简称时，应先使用全称，并加以说明，字体要规范。年、月、日、时、姓名、地点、文件名称、事物名称不能使用简称。
9）计量单位书写要规范，一定要采用法定计量单位代号，不能与阿拉伯数字隔行。
10）公文如有附件，应在正文后注明附件名称及顺序。
11）专业性公文由相关部门起草，总经理审批后按原程序进行。
4、公文的审核签发。
1）凡以公司名义起草的文件，必须经办公室主任核稿，送总经理审批，然后印刷下发。
2）文书核稿时需注意：有无必要行文；是否符合国家的方针政策、法律、法令及有关规定；是否与本单位发过的公文衔接；提出的要求和措施是否明确、具体、切实可行；处理程序是否完备；行文关系、公文格式是否符合规定；文字叙述是否符合文法和逻辑；标点符号是否正确等。审核过程中如发现不妥之处，必须进行修改，属于重要的原则性问题，应退回原起草部门修改。
3）公文稿内涉及到其它部门的业务，拟稿部门应主动与其它部门商量，取得一致意见后会签。
4）主要经济决策、规章制度、安全生产人事任免、安全生产机构设臵，以及其它重要公文，由董事长签发。
5）公文拟稿、改稿和签发一律用钢笔或中性笔，禁止使用铅笔和圆珠笔。
6）签发的公文，不得作任何修改，若需修改必须重新送签。
7）文件形成后，由办公室通讯员送董事长或总经理批准，填写《文件分发借阅收回登记表》后方可下发，收文单位（人）须在《文件分发借阅收回登记表》上签名。
8）公文发送范围、份数应根据其内容确定，需要的下发，无关的不发。
5、对文件收缴、整理、归档。
每年终了将一年来形成的文书，按归档要求整理、分类、组卷装订，并确保保管期限。
归档范围
1）重要的会议材料，包括会议通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
2）上级机关发来的与公司有关的决定、决议指示、命令、条例、规定等文件材料。
3）公司对外的正式发文与有关单位的来往文书。
4）公司的请示与上级机关的批复。
5）公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
6）公司与有关单位签订的合同、协议等文件资料。
7）公司干部任免的文件、材料以及关于员工奖励处分的文件材料。
8）公司员工劳动工资、福利方面的材料。
9）公司历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的简报、照片、图像等。
10）公司各生产技术部门设备的技术资料。
需要销毁的公文，应登记造册，写明发文部门、公文标题、文号和份数，经有关领导批准后，方可销毁。
收文流程：流程开始各类文件、函件资料按类型登记编号并附加文件批办卡办公室按类型附加审阅意见 董事长、矿长或分管经理阅读、签批意见各单位部门按签批意见承办落实交回办公室存档流程结束
发文流程：流程开始各单位、部门拟稿部室负责人初审办公室根据内容排版并填写发文稿纸董事长、经理或各分管经理审核签发办公室发文按要求发放、上报及存档流程结束
文稿打印和复印管理制度
1、文件的打印及有关规定。
1）以公司名义上报的生产报表、计划、公文、各类会议材料等由办公室有计划地安排打印。
2）各部门需打印的文件，必须经本部门领导签字，公司主管领导批示，办公室审核、定稿、编号、签字后，安排打印。根据打印文件的内容要求，统一文件规格形式，建立企业标准，严禁自行其是。
3）所有打印的公文材料表格等文稿，打完后通知拟稿人，认真核对，文印员要严格按原稿打印，不得擅自修改。
4）各部门内部所需的自制表格、稿件（报表、竞赛题、工作总结）等，由各部门自行解决。
5）严格遵守保密制度，不得随意将公司有关商业秘密或其它保密事项透露给他人，禁止与打印业务无关的人员进入文印室内，进入文印室的人员，禁止查看翻阅与自己无关的文稿。
6）文稿打印后，原稿由打字员统一收集，交办公室存查。
7）未经领导批准，文印员不准私自承担打印任务。
2、文件材料的复印及有关规定。
1）对于上级“绝密”文件，制文单位不准翻印的文件，不得复印。
2）对于一般文件资料的复印，要经部门领导批准后，安排文印室复印。
3）凡批准复印的文件资料、图纸等由办公室根据情况，严格控制复印份数。
4）文印室人员要搞好设备的清洁和定期润滑，保证设备完好率，确保文印任务的按期完成。
档案管理制度
1、档案部门管理体制
1）公司档案管理部门受董事长、总经理领导，对文书档案、科技档案、会计档案、经营档案、声像档案、科技图书和技术情报资料的管理和业务具体负责。
2）人事档案由人力资源科负责管理，档案管理部门业务指导。
3）公司档案工作坚持集中统一管理的原则，严禁材料保存在个人手中。
4）档案管理部门要负责统筹协调，组织管理和监督指示、检查全公司档案工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。
5）科学管理本公司全部档案材料，积极提供、查阅、利用，为本公司工作、生产、科研服务。
6）各有关部门必须按规定、时间和内容向档案室递交有关档案文件材料。
7）档案管理要认真执行《中华人民共和国档案法》及有关档案管理法规。
2、文件材料的形成与归档。
1）公司在生产（施工）活动中形成的各种文件材料、图纸，由项目负责人或指定专人负责管理归档。
2）各项管理工作和经营活动形成的文件材料，由各职能部门，按其业务范围，指定专人整理归档。
3）归档的文件材料，必须保持成套性和完整性，字迹端正。
4）课题研究、基建工程、技术改造、技术措施或其它技术项目，在任务完成或告一段落时，应由项目负责人审定后归档。
5）新购设备（仪器）的技术资料，在开箱验收时接收归档。
6）各项管理活动中，形成的文件材料，在次年一季度前，由各职能部门负责人审定后归档。
7）当年的会计档案、经营档案、年度终了后，由所在部门暂存一年，期满后，送档案管理部门归档。
8）情报资料，随时归档。
3、归档资料份数。
1）各类文件材料一般归档一式一份。
2）重要文件材料归档一式二份。
3）录音带、录像带和实物照片等如数归档。
4、档案保管制度。
1）接收档案必须认真验收，并办理交接手续。
2）每年要对档案保管情况，进行一次清理核对，对破损变质的档案要及时修补和复制。
3）凡借阅档案者，需填写申请书，主管部门领导签字批准后，方可办理借阅，并按期如数交回。
4）底图除修改送晒外，不得外借。
5）档案库房要具备良好的卫生环境和防火、防盗、防光、防潮、防尘、防有害生物污染等安全措施。
6）销毁档案必须编制清册，提出销毁报告，经董事长、总经理批准。
7）档案管理应从加强现代化管理基础入手，逐步采用计算机、缩微技术监控装臵和办公自动化等现代管理手段。
5、档案管理中的法律责任。
档案管理中有下列行为的应根据情节轻重承担一定的法律责任。
1）损坏丢失或擅自销毁档案的。
2）擅自提供抄录公布档案的。
3）涂改、伪造档案的。
4）出卖档案的。
5）玩忽职守，造成档案损失的。
存档流程：流程开始资料形成（或新购设备）人审定移交档案室归档流程结束。
档案借阅流程：流程开始申请填写《档案借阅、复印申 部室领导审批档案员审核签字借阅档案流程结束。
印章管理制度
1、印章的刻制、发放与保管。
1）各部门的公章和有关业务专用章、合同章经董事长、总经理批准，由公司办公室报批并联系刻制，由办公室备案、登记、行文，然后启用。
2）公司公章、公司所属各科室、区、队印章必须由专人保管，离开岗位时，必须上锁。
3）若印章专管人员有事不能到岗，印章应交单位负责人掌管。
4）机构撤销时，公章由公司办公室收回。公章及专用章、合同章遗失后，要立刻报告办公室及有关领导，及时查找或声明作废。
2、公司公章的使用范围。
1）公司公章要用于上报或下发文件，为本公司员工出具介绍信、证明、信函等。
2）公司的月、季、年等定期计划、报表。
3、公司公章的使用规定。
1）建立用印的登记制度，凡用印必须写清用印时间、用印项目、用印单位、用印人签字、批准人签字。各部门以公司名义在上报下发的文件材料上需加盖公章时，必须有公司董事长、总经理签字，方可用印。
2）月、季、年等定期计划、报表一律由部门负责人签字，主管领导审批后，方可用印。
3）在对外业务联系中，单位之间要使用公司公章时，要经主管领导签字同意后方可用印。
4）员工外出办事，需开介绍信、证明、信函等必须持有关部门的介绍证明，方可用印。
5）对不符合规定的函件、介绍信、证明材料、报表及公司领导不予签发的材料等一律不得用印。
6）外出人员原则上不准带空白介绍信、空白公用笺，特殊情况，由公司董事长、总经理批准后，由办公室登记，办事完毕后消帐。
7）盖印应端正，浓淡均匀、清晰、不错盖、不漏盖，位臵一般应在落款日期上，原则上齐年盖月半遮日，盖章时应用印泥，不得使用印台。
8）各部门用章必须有部门负责人签字，方可用印。
印章使用管理流程：流程开始申请填写《印章使用申部室领导审核办公室审核记录使用情况流程结束。
会议管理制度
1、管理职责。
1）属公司规定的例会和公司领导决定召开的会议，如经理办公会、中层以上干部会议等都由公司办公室负责组织安排。属由公司名义通知公司有关领导参加的专业会议，办公室会同专业部门组织安排。
2）在收到会议通知后，办公室通讯员要及时准确的把会议时间、地点、主题通知与会人员。特殊情况及时请示相关领导。
3）办公室协同后勤服务中心等部门，做好会议室的会议准备工作和会议接待工作。大型会议需要保卫处协助做好会议安保工作。
4）会议接待物品由办公室通讯员统一领取，并正确填写相关记录，呈报办公室主任。
5）会议由办公室主任或新闻通讯员记录，要求字迹清晰，内容完整，并妥善保存记录本，定期归档备查。重要会议要制作音频或视频文件存档备查。
6）对于需要形成文件的会议内容、决议，由办公室整理、起草并经由董事长签发后方可印发各部门。
2、会议原则与要求。
1）重要会议、例会、紧急会议等的召开，必须严格会议的组织性、纪律性、必须准时到会，不得中途离开。
2）充分发扬民主，坚持集中统一，少数服从多数，善于听取不同的意见，开会要开的严肃认真，热烈而又有气氛，要议而有决，统一认识做出结论，个别问题可适当搁臵下次再议或会后个别商讨研究。
3）坚持会议保密原则，有话会上讲，会后不要乱说乱讲，会
上决定的事口径一致，各方去办。会上议论的事和未决定的事，会后不得外传，以免影响团结。会议上的事需要传达宣传的，要积极宣传发动，让员工领会会议精神，与公司保持一致。会议的有些事不需要外传的一定要遵守会议纪律，不得将有关内容扩散出去，要自觉遵守会议纪律。
4）会议期间，会议人员应关闭手机和呼机。
会议流程：流程开始会议准备参会人员通知布臵会场参加会议 形成会议纪要流程结束。
来客就餐制度
1、凡因公来公司的客人需要就餐的，由各有关接待部门提前向办公室申请，填写《客饭通知单》，注明就餐人员、人数及陪客人员等情况，由办公室安排在食堂就餐，就餐后由陪客人员在《客饭通知单》上签字。
2、来公司检查工作的有关人员（如工商、税务、劳动局等部门）与公司有关部门洽谈业务的人员、兄弟单位的领导等客人，根据情况办公室妥善安排。
3、来公司检查工作的有关领导及董事长、总经理接见的客人，就餐、由董事长、总经理批准，办公室具体负责安排。
4、来客接待工作要以“热情礼貌，服务周到，厉行节约，对口接待，严格标准，统一管理”为基本原则。
5、有关接待工作的其它事项，按公司“接待工作管理制度”执行。
6、月终，各单位要配合办公室事务处结清本单位客饭费用。 来客就餐流程：流程开始客人来访部室领导签字办公室审核并通知食堂陪客人员在《客饭通知单》签字食堂存档餐后核实流程结束。
微机安全制度及操作人员注意事项
1、严格遵守正确的开关机顺序，禁止非法开关机，防止数据丢失。
2、微机随机软件必须严格保管，不得转借他人更不得丢失，使用时小心拿放防止数据面划伤。
3、严禁使用来历不明的U 盘、光盘对微机硬盘进行程序安排或复制。若确需进行以上操作，必须先对U 、光盘进行病毒扫描，确认无病毒后方可进行复制操作。
4、未经本机主管同意不得随意装卸软件，应用软件的安装，须在系统维护人员的指导下（或请软件公司）进行。
5、定期对计算机系统进行病毒扫描。连接Internet 网的微机每次上网前、后进行两次本地硬盘病毒扫描，防止网络病毒入侵。
6、所有微机应及时进行随机防病毒软件的升级。
7、工作人员遵守计算机保密制度，非经允许不得私自打印、复制有关数据，防止泄密（重要文件的起草、打印、复制须专人负责，使用之后及时从微机中清除，不得本机保存）。
8、违章操作造成的系统崩溃、数据丢失，操作人员应负全部
责任。
接待工作管理制度
1、接待范围。
1）上级部门来公司检查、调查、考察、视察人员的接待。
2）同行业或兄弟企业参观学习人员的接待。
3）外来办事人员的接待。
4）应邀来公司报告、讲学及帮助指导工作人员的接待。
2、接待工作规定。
1）上级部门的检查、调研、视察的人员要安排有关领导会见、接洽、介绍其所要了解的情况和资料。
2）需要深入现场参观考察的，要制定参观内容与路线、活动日程，要有专人陪同和当场介绍情况。
3）需要接触有关人员的，通知有关人员安排时间、地点进行会见并说明座谈内容与要求。
4）需要就餐和接送的，要安排好车辆、客饭与陪同人员。 需要到生产一线和工作岗位的，要讲明安全要求和配备安全帽等保护用品。
5）对外来联系业务人员，在查阅有关证件后，根据业务分工，介绍公司内有关部门洽谈处理。特殊情况有必要者，可介绍公司有关领导接洽。
6）对应邀来公司帮助工作和传授技术等人员，要做好接送、住宿、就餐等工作。
7）对调查有关人与事的外调人员，根据不同性质、内容、介绍给人事部门给予接洽。
3、接待工作的要求。
1）会客室要经常保持整洁干净，接待所需物品齐全，保证随时可以接待来客。
2）接待人员，接人待物，要以诚相待热情迎送，注意礼貌、礼节、说话和气，口气适度。
3）接待要周密细致，工作要有秩序，有效率，不拖拉，不扯皮。
4）对来宾问话提出的问题，要给予解答，不清楚的介绍有关人员回答，尽力做到使客人满意，维护公司信誉。
接待流程：流程开始客人到访明确客人身份、来访事由请示相关领导了解情况制定接待方案落实流程结束。
夏门煤业办公室岗位标准及考核标准
办公室主任岗位考核标准
办公室网络维护员岗位考核标准
说明：办公室成员岗位职责、安全职责月累计得分不低于80分，不受罚；低于80分，每差一分罚款10元。