关于xx公司文件制发、批转工作管理办法
公司所属各单位、各处室：
现将《xx公司文件制发、批转工作管理办法》予以印发，请各单位、各部门认真学习，遵照执行。
附件：xx公司文件制发、批转工作管理办法
综合办公室
xxxx年x月x日
xx公司文件制发、批转工作管理办法
为切实转变工作作风，改进工作方式方法，加强文件制发、文件批转工作的规范运作，进一步提高文件质量和传送的时效性、准确性，提高文书处理工作水平和效率，有效服务于公司建设，特制定本管理办法。
一、文件制发原则要求
“精文”。草拟各类文件应情况确实、观点明确、条理清楚、言简意赅；审核文件要坚持少而精的原则，严把内容关、政策法规关、文字关和体例格式关，确保文件的时效性、政策性、指导性，力戒照抄照转、内容空泛，坚决杜绝以文件贯彻文件的形式主义。
“减件”。制发文件应确有必要，注重实效，坚持从实际需要和解决问题出发，可发可不发的文件坚决不发。以下几种情况不再发文：可采用电话、传真等形式解决的事项；属各处室职权范围内工作的；过去已有明确规定，没有新的部署要求和实质性变化的。
二、文件制发流程标准
拟稿。根据文件内容涉及范围和管理权限，由主办单位或部门编制文件，并填写相应的发文卡，注明文件名称、主送、抄报、抄送、主题词以及拟稿单位、拟稿人等信息，并附于文件首页。信息填写一律使用碳素笔或中性笔，不得空缺、遗漏，发文卡做到字迹工整、填写规范，严禁字迹潦草
和涂改。
核稿。根据文件内容涉及范围和管理权限，按照由主办到协办、由下至上的原则，组织相关部门进行文件会签。会签过程中提出的修改意见在下一会签程序前必须订正完毕。
签发。部门会签完毕后，由分管领导进行审核会签，再由主要领导予以签发。属于公司全面性、整体性的或涉及两个系统以上的文件，必须由主要领导签发；涉及机构、人事重要方面的文件必须董事长、党委书记签发，属专项工作安排或单一系统工作安排的文件由公司主要领导委托分管领导签发，但必须由文件具体承办部门办理相关委托手续；上行文必须由公司正职领导签发。文件签发完毕后，由综合办公室主任进行审核，签署审核意见，包括文件下发形式、体例格式把关意见。
校对。文件审核完毕，由具体承办人员交综合办室文件管理员根据审核意见进行编号，按照国家行政机关及两级集团公司公文格式排版、发样稿。带有附件的文件，必须附有完整的附件资料，不得遗漏、空缺。文件落款时间以领导签发日期为准，印发日期以具体印制发放时间为准。样稿由主办单位负责校对，并在发文卡校对处签字确认后方可印刷，以确保文件组词规范，无错字、别字。
印发。文件由综合办公室负责统一印制，任何单位或个人不得擅自承印。文件发放一律走办公室机要程序，即由办
公室登记填表，由具体承办人负责发放，并将“xx有限公司发文登记表”交回综合办公室予以存档。紧急文件通过机要系统以传真形式提前发放。各单位传真系统必须保证24小时畅通，传真设备确保完好无损，能够正常使用。
修改。文件印制成型后，原则上不得修改。因客观因素确需修改时，必须提出书面申请并由签发领导签字认可方可更改。
三、文件批转流程标准
㈠、第一阶段：公文的收受与分流
签收。履行规定的确认、清点、核对、检查手续后，由机要人员分别从发文单位、机要部门、邮政部门或通过传真机、计算机等通信设备收取公文。
启封。密封公文统一由机要人员签收后，统一启封或呈送有关领导亲启。
登记。将公文标题、密级、发文机关、发文字号、收文日期逐项登记清楚，相应填写“xx有限公司文件批(传)阅单”并附公文原件。
㈡、第二阶段：办理收文
拟办。由办公室主任或相关负责人对公文进行认真阅读分析，提出建议性办理意见，并提供必要的背景材料，供有关领导审核定夺，做出指示。
批办。领导对公文(包括公文的拟办意见)进行认真阅读
分析之后，提出处置意见。机要部门根据有关规定或者领导人批示意见，将公文分送有关领导人和部门。
承办。属承办部门职权范围内可以答复的事项，承办部门在三个工作日内答复来文机关；涉及其他部门业务范围或需要报请上级审批的事项，承办部门应当提出处理意见或直接代拟文稿，并送请领导审批，于一周内完成。
㈢、第三阶段：组织传阅与催办
传阅。以负责公文传阅的机要人员为中心点，以阅读审批公文的领导人为外圈，由中心点开始传送第一个人阅看，第一个人看毕退回中心点，再由中心点传送第二人阅看，依次推进，随时掌握公文去向，避免中途积压和传递断线，避免漏传、误传和延误。
催办。由机要人员对紧急或者重要公文进行及时催办，对一般公文定期催办，并将催办落实情况及时报公司企管法事处，由企管法事处负责在班前会上通报，并拿出相应考核处理意见。
㈣、笫四阶段：处置办毕公文
立卷。将办理完毕且有利用价值的公文编立为案卷，便于查找和利用。
归档。将编立好的案卷及案卷目录按规定的时间和质量要求移交档案部门保存和管理。
暂存。一时难以准确判定是否应予销毁的公文要暂时留
存保管。
销毁。对失去留存价值或留存可能性的公文进行销毁。公文销毁必须严格履行登记手续，经主管领导人批准后，由2人监销，保证公文不丢失、不漏销。个人不得擅自销毁公文。
关于xx公司文件制发、批转工作管理办法
公司所属各单位、各处室：
现将《xx公司文件制发、批转工作管理办法》予以印发，请各单位、各部门认真学习，遵照执行。
附件：xx公司文件制发、批转工作管理办法
综合办公室
xxxx年x月x日
xx公司文件制发、批转工作管理办法
为切实转变工作作风，改进工作方式方法，加强文件制发、文件批转工作的规范运作，进一步提高文件质量和传送的时效性、准确性，提高文书处理工作水平和效率，有效服务于公司建设，特制定本管理办法。
一、文件制发原则要求
“精文”。草拟各类文件应情况确实、观点明确、条理清楚、言简意赅；审核文件要坚持少而精的原则，严把内容关、政策法规关、文字关和体例格式关，确保文件的时效性、政策性、指导性，力戒照抄照转、内容空泛，坚决杜绝以文件贯彻文件的形式主义。
“减件”。制发文件应确有必要，注重实效，坚持从实际需要和解决问题出发，可发可不发的文件坚决不发。以下几种情况不再发文：可采用电话、传真等形式解决的事项；属各处室职权范围内工作的；过去已有明确规定，没有新的部署要求和实质性变化的。
二、文件制发流程标准
拟稿。根据文件内容涉及范围和管理权限，由主办单位或部门编制文件，并填写相应的发文卡，注明文件名称、主送、抄报、抄送、主题词以及拟稿单位、拟稿人等信息，并附于文件首页。信息填写一律使用碳素笔或中性笔，不得空缺、遗漏，发文卡做到字迹工整、填写规范，严禁字迹潦草
和涂改。
核稿。根据文件内容涉及范围和管理权限，按照由主办到协办、由下至上的原则，组织相关部门进行文件会签。会签过程中提出的修改意见在下一会签程序前必须订正完毕。
签发。部门会签完毕后，由分管领导进行审核会签，再由主要领导予以签发。属于公司全面性、整体性的或涉及两个系统以上的文件，必须由主要领导签发；涉及机构、人事重要方面的文件必须董事长、党委书记签发，属专项工作安排或单一系统工作安排的文件由公司主要领导委托分管领导签发，但必须由文件具体承办部门办理相关委托手续；上行文必须由公司正职领导签发。文件签发完毕后，由综合办公室主任进行审核，签署审核意见，包括文件下发形式、体例格式把关意见。
校对。文件审核完毕，由具体承办人员交综合办室文件管理员根据审核意见进行编号，按照国家行政机关及两级集团公司公文格式排版、发样稿。带有附件的文件，必须附有完整的附件资料，不得遗漏、空缺。文件落款时间以领导签发日期为准，印发日期以具体印制发放时间为准。样稿由主办单位负责校对，并在发文卡校对处签字确认后方可印刷，以确保文件组词规范，无错字、别字。
印发。文件由综合办公室负责统一印制，任何单位或个人不得擅自承印。文件发放一律走办公室机要程序，即由办
公室登记填表，由具体承办人负责发放，并将“xx有限公司发文登记表”交回综合办公室予以存档。紧急文件通过机要系统以传真形式提前发放。各单位传真系统必须保证24小时畅通，传真设备确保完好无损，能够正常使用。
修改。文件印制成型后，原则上不得修改。因客观因素确需修改时，必须提出书面申请并由签发领导签字认可方可更改。
三、文件批转流程标准
㈠、第一阶段：公文的收受与分流
签收。履行规定的确认、清点、核对、检查手续后，由机要人员分别从发文单位、机要部门、邮政部门或通过传真机、计算机等通信设备收取公文。
启封。密封公文统一由机要人员签收后，统一启封或呈送有关领导亲启。
登记。将公文标题、密级、发文机关、发文字号、收文日期逐项登记清楚，相应填写“xx有限公司文件批(传)阅单”并附公文原件。
㈡、第二阶段：办理收文
拟办。由办公室主任或相关负责人对公文进行认真阅读分析，提出建议性办理意见，并提供必要的背景材料，供有关领导审核定夺，做出指示。
批办。领导对公文(包括公文的拟办意见)进行认真阅读
分析之后，提出处置意见。机要部门根据有关规定或者领导人批示意见，将公文分送有关领导人和部门。
承办。属承办部门职权范围内可以答复的事项，承办部门在三个工作日内答复来文机关；涉及其他部门业务范围或需要报请上级审批的事项，承办部门应当提出处理意见或直接代拟文稿，并送请领导审批，于一周内完成。
㈢、第三阶段：组织传阅与催办
传阅。以负责公文传阅的机要人员为中心点，以阅读审批公文的领导人为外圈，由中心点开始传送第一个人阅看，第一个人看毕退回中心点，再由中心点传送第二人阅看，依次推进，随时掌握公文去向，避免中途积压和传递断线，避免漏传、误传和延误。
催办。由机要人员对紧急或者重要公文进行及时催办，对一般公文定期催办，并将催办落实情况及时报公司企管法事处，由企管法事处负责在班前会上通报，并拿出相应考核处理意见。
㈣、笫四阶段：处置办毕公文
立卷。将办理完毕且有利用价值的公文编立为案卷，便于查找和利用。
归档。将编立好的案卷及案卷目录按规定的时间和质量要求移交档案部门保存和管理。
暂存。一时难以准确判定是否应予销毁的公文要暂时留
存保管。
销毁。对失去留存价值或留存可能性的公文进行销毁。公文销毁必须严格履行登记手续，经主管领导人批准后，由2人监销，保证公文不丢失、不漏销。个人不得擅自销毁公文。