房地产档案与房地产档案管理
本章提要
房地产档案是在房地产管理活动中直接形成的，具有保存、查考价值的文字、图簿册、图像视频等不同形式的历史记录。本章着重阐明了房地产档案的定义、特点、种类和作用等理论问题。介绍了房地产档案管理的基本规则、内容和方法，其中包括：房地产档案的归档、房地产档案的分类与组卷、房地产档案的鉴定、以及房地产档案的利用服务等房地产档案的管理方法。
17.1房地产档案概述
17.1.1房地产档案的定义
房地产档案是在房地产管理活动中直接形成的，具有保存、查考价值的文字、图簿册、图像视频等不同形式的历史记录。
这一概念可以包括以下内涵：
1. 房地产档案是房地产管理活动中,形成的真实历史记录。产生于房地产特定的专业活动，具有专业性强的特点。
2. 房地产档案是房地产管理的日常活动中形成的。在房地产管理中，会产生大量的文字资料、图表等在日后的工作中仍需要用到的有效信息。房地产档案就是这些资料、图表中具有保存价值，并且具备成为档案条件的文件。具体的档案条件如下：
（1）办理完毕的房地产资料才能成为档案。在办理完毕之前，是现行文件，不能看做档案。
（2）在日后的房地产管理活动中，仍具有价值，有可能会查考到的文件材料。
（3）按照档案的标准和要求进行保存的文件材料才算是房地产档案。
3. 房地产档案的形式多种多样。随着社会的发展，档案的载体形式也向多样化方向发展。房地产档案的载体也除了纸张之外，还包括胶片、光盘、磁盘等。另外，在档案的表达方式上，也包括声音、图像、视频等多种形式。
4. 房地产档案是房地产管理活动的原始记录。档案是由房地产管理专业主管部门在管理活动中产生的资料转化而来的，是当时管理活动的原始记录，它不是随意编造和收集的。因此它具有原始的凭证作用，这是房地产档案区别于一般房地产图书资料的重要特点之一。
17.1.2房地产档案的特点
1. 房地产档案政策性强。
房地产业是国民经济的支柱产业，房地产业的发展始终是在国家的方针政策指导下进行的。在房地产业的发展中，征地、开发、拆迁、补偿，以及建设、安置、交易、管理等各项
工作中，都必须严格按照国家的方针政策进行操作。比如征地要执行“土地法”，动迁要执行“动迁法”，房屋买卖要执行“房屋交易管理办法”，房屋租赁要执行“房屋租赁管理办法”，房屋管理要执行“物业管理办法”。
这种很强的政策性反映在房地产档案管理上，就使得房地产档案具有更多的政策性内容。这样的特点，使得在房地产档案的管理过程中，要有政策头脑，及时补充政策依据，使得房地产档案具有更高的质量，从而发挥更大的价值。
2. 房地产档案专业性强。
从某种意义上说，房地产是一门专业且体系庞大的学科。从房屋建设来看，包括国家建房、集资建房、房产商建房。从房屋市场来看，包括买卖、继承、分割、担保、抵押等。这些看似分支很强，实际上又属于房地产的极具专业性的问题，在实际操作中，会形成大量的具有严肃证据价值的档案。这就使得房地产档案的管理，要求档案管理人员必须了解房地产方面的专业知识，方能使房地产档案真实切详的记录下应有的信息。
3. 房地产档案地域性强。
房地产档案的最重要组成部分就是房子和土地。房子和土地总要坐落在某地，这就是房地产档案地域性的体现。
因此，根据房地产档案地域性强的特点，在形成档案时要从专业管理角度掌握以下几点：
（1）房子和土地的坐落地点必须明确，绝对不能莫能两可。
（2）过去的和现在的地名、门牌号等详细信息均要记录详尽
（3）如果房屋具有特殊标识，也要记录清楚。
4. 房地产档案时效性强。
随时间的推移及社会的发展和变化，过去的政策不一定适合于现在的情况，同样用现在的政策也难以解释过去的问题。这就是我们在档案管理中，常常提到的政策时效性。由于房地产档案的政策性特点鲜明，房地产业受党和政府的政策影响十分显著，使得时效性在房地产档案中体现得非常突出。比如2008年年末，伴随全球经济危机，中国房地产业陷入了巨大的寒冰期，出现了“量价齐跌”的不利局面。党和政府先是拿出四万亿救市，以拉动内需。而后推出个人首套房贷利率七折的刺激政策。这种政策的时效性十分明显，在房地产档案的管理中一定要格外注意。
另外，房地产业自身也具有很强的时效性。以首都北京2009年2月至2009年9月的房地产开盘均价为例。2009年2月，北京开盘项目14个，开盘均价为13570元/平方米。3月开盘项目37个，开盘均价为11115元/平方米。4月开盘项目30个，开盘均价为12168元/平方米。5月开盘项目68个，开盘均价为13925元/平方米。6月开盘项目44个，开盘均价为15764元/平方米。7月开盘项目45个，开盘均价为14628元/平方米。8月开盘项目81个，开盘均价为16165元/平方米。9月开盘项目35个，开盘均价为16294元/平方米。如图17-1所示。北京2009年2月至9月，仅仅八个月时间，房地产的开盘均价最低点（11115元/平方米）和最高点（16294元/平方米），就相差了5183元/平方米。
17.1.3房地产档案的种类
房地产档案分为权属档案、建设工程档案和使用管理档案。
1. 房地产权属档案：指在房地产权属登记、调查、测绘、权属转移、变更等房地产权属管理工作中直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是城市房地产权属登记管理工作的真实记录和重要依据，是城市建设档案的组成部分。
2. 房地产建设工程档案：是指在新建、改建、扩建、翻建和维修改造的工程项目建设过程中形成的文件材料。
3. 房地产使用管理档案：是指房地产在分配、调整及使用等日常管理过程中形成的文件材料。
17.1.4房地产档案的作用
1. 有利于政府对于城市进行良好的规划。
房地产业离不开土地，土地的使用是一个城市规划的重中之重。房地产档案是旧城改造、开发企业投资决策的基本依据。以北京为例。在2015年，北京将开通地铁总里程561公里，实现“三环、四横、五纵、七放射”的轨道交通网络。这样的城市规划，必须牵扯到大量的城市居民拆迁问题。比如地铁10号线二期的拆迁成本达到80多亿。个别区域，每平方米拆迁资金高达30多万元。这些拆迁补偿金额的制定，如果力求做到对每一名拆迁户公正公平，同时又最大限度的合理利用资金，就要摸清拆迁范围内的房产数量，分析具体位置的具体价值。这些都需要利用房地产档案。如果没有相关房地产档案，无论是政府还是开发商，都根本无法进行投资预算，拆迁补偿工作则会举步维艰。
2. 有利于政府宏观调控房地产业发展，规范房地产建设。
房地产档案管理部门，在房地产建设的过程中，可以提供大量的基础数据。是政府宏观
决策所需的统计数据，是各项工作决策的科学依据，是推进房地产管理工作完善化的重要参考依据，是建立房地产管理工作规范性的可靠理论依据。巩固档案工作基础，重视档案工作建设，拓展档案工作深度，有利于政府规范房地产建设，宏观调控房地产工作发展。
3. 有利于维护社会公平，保障民生。
随着社会主义法制建设的不断完善和群众法制观念的提高，人们运用法律武器维护自己的合法权益，要求解决房产纠纷的民事诉讼和行政诉讼越来越多。
某些特殊案件，由检察机关、纪委立案，涉及干部贪污受贿，非法占有房产等方面的问题，必须从产权归属方面取得证据才能定论。比如2008年在党风廉政建设中引起轩然大波的上海“炒房区长”康慧军就是一个典型。其在2001年至2007年之间，以自己及家属名义购买住房超过20套，截至案发时，其妻子和儿子持有房产12套。这些巨额的来源不明的财产，成为其量刑的重要依据。房地产档案是合法有效的证据来源渠道，初始登记时的档案是最具权威性的证据，维持了社会公平，是党风廉政建设的好帮手。
17.2房地产档案的管理
17.2.1房地产档案的集中归档
一、归档范围
（一）房地产权属档案
中华人民共和国建设部令第101号《城市房地产权属档案管理办法》，将房地产权属档案归档范围归纳如下：
1. 房地产权利人、房地产权属登记确权、房地产权属转移及变更、设定他项权利等有关的证明文件：
（1）房地产权利人（自然人或法人）的身份（资格）证明、法人代理人的身份证明、授权委托书等；
（2）建设工程规划许可证，建设用地规划许可证，土地使用权证书或者土地来源证明，房屋拆迁批件及补偿安置协议书，联建或者统建合同，翻改扩建及固定资产投资批准文件，房屋竣工验收有关材料等；
（3）房地产买卖合同书、房产继承书、房产赠与书、房产析产协议书、房产交换协议书、房地产调拨凭证、有关房产转移的上级批件、有关房产的判决、裁决、仲裁文书及公证文书等；
（4）设定房地产他项权利的有关合同、文件等。
2. 房屋及其所占用的土地使用权权属界定位置图；房地产分幅平面图、分丘平面图、分层分户平面图等。
3. 房地产产权登记工作中形成的各种文件材料，包括房产登记申请书、收件收据存根、权属变更登记表、房地产状况登记表、房地产勘测调查表、墙界表、房屋面积计算表、房地产登记审批表、房屋灭籍申请表、房地产税费收据存根等。
4. 反映和记载房地产权属状况的信息资料，包括统计报表、摄影片、照片、录音带、录像带、缩微胶片、计算机软盘、光盘等。
5. 其他有关房地产权属的文件资料，包括房地产权属冻结文件、房屋权属代管文件、历史形成的各种房地产权证、契证、账、册、表、卡等。
（二）房地产建设工程档案
根据GB/T 50328—2001《建设工程文件档案整理规范》,房地产建设工程档案的归档范围如下:
1. 综合性文件。包括项目建议书批复及项目建议书(立项报告)、建设用地系列材料、征地拆迁安置等有关协议、用地申请报告、国有土地使用权出让合同、工程地质及水文地质勘察报告等。
2. 土建、安装质量保证资料。包括开工报告、竣工工程申请验收报告、钢材质量证明单、单位工程质量竣工验收记录、主体结构分部工程质量验收报告、安装材料与设备合格证、试验单汇总表等。
3. 土建工程竣工文字材料。包括图纸会审记录、工程定位测量资料、地基处理记录、材料(钢材、水泥等)的出厂证明文件及检测报告、土壤各种试验报告、商品混凝土出厂合格证、隐蔽工程检查记录等。
4. 给排水、电气(强电、弱电)、消防、通风、空调、电梯、装修(装饰、幕墙)等工程文字材料。包括开工报告、竣工工程申请验收报告、设备(或产品)质量合格证、各专业隐蔽工程检查记录、工程质量事故处理记录等。
5. 竣工图。分为综合图和各专业竣工图。综合图包括建筑、建筑小品、水景、照明、道路、绿化等平面布置；各专业竣工图包括建筑、结构、给排水、电气(强电、弱电)、消防、通风、装修(装饰、幕墙)等工程。
6. 建设工程声像档案。
7. 电子文档。
（三）房地产使用管理档案
1. 办公与业务用房使用管理档案：
（1）调配申请及批文；
（2）使用协议；
（3）物业单位招投标文件、物业管理合同、日常运行维护记录；
（4）设施设备运行、维修、维护、改造等记录。
2. 住宅使用管理档案：
（1）住房申请、临时入住通知单、腾退旧房协议、调配通知单、集资建房协议；
（2）职工住房档案；
（3）周转住房的装修、制度设立及分配方案；
（4）物业管理合同、费用支付单据、物业公司变更资料、物业管理工作的年度测评报告；
（5）职工住房配售办法、相关会议纪要及最终配售方案；
（6）住房的各类证明或信函。
二、归档时间
由于房地产都是按项目来完成，一个项目的房地产档案，又主要由权属档案、建设工程档案和使用管理档案这三种差异性很大的档案组成的。所以，房地产档案的时间延续性不是很明显。在归档的时间上，应该首先执行随时归档的归档办法。即当一种房地产档案完成并使用完毕之后，就及时进行归档。在一个房地产项目完成的时候，也将其所有具有归档价值的档案进行归档。这既可以保证房地产档案的完整保存，又可以保证一份档案在房地产项目进行过程中发挥其作用。
但是房地产档案的归档时间，也不可以完全按照随时归档来进行，在必要的情况下，需要随时归档和集中归档相结合。
房地产企业自己日常的管理中，需要一定时间内的档案提供相关数据、成果，这样才能更方便于房地产企业了解自己一段时间内的营收、经营状况。随着房地产项目的积累，很长时间以前的档案也需要一个集中归档。
三、归档份数
对于普通的档案，归档一份就可以了。
对于有些具有证据性，特别是在出现纠纷的时候，可以决定一处房地产的归属、权利问题的房地产档案，应该实行“双套制”。以保证档案的准确性、权威性。
对于一些重要的建设工程蓝图、竣工图必须实行“双套制”甚至“多套制”。有条件的，还应该考虑采取缩微技术和异地备份。
归档份数要根据房地产档案自身的重要性，以及房地产企业自身的条件来决定。房地产档案中的有些档案具有极高的价值，并且不可再生。在关键时刻，有可能能为企业创造无限的价值。所以，对于有价值的重要档案，“双套制”、缩微、异地备份都要做到。
四、归档要求
1. 归档的档案应为原件。
原件已存城市建设档案馆或者经房地产管理部门批准认定的，可以是复印、复制件。复印、复制件应当由经办人与原件校对、签章，并注明校对日期及原件的存放处。
2. 归档档案的内容必须真实、准确，与实际相符合。
3．归档的档案应当做到书写材料合乎标准、字迹工整、内容规范、图形清晰、数据准确、图表整洁，签字盖章手续完备，符合档案保护的要求。
4．房地产档案管理机构应当按照档案管理的规定对归档的各种房地产档案进行验收，不符合要求的，不予归档。
5. 对于房地产档案中的房地产建设工程档案，除以上要求外，由于其属于工程档案的特殊性，还有如下要求：
（1）房地产建设工程档案的内容及其浓度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。
（2）房地产建设工程档案的纸张应采用能够长期保存的韧性大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图；采用计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。
（3）房地产建设工程档案文字材料的幅面尺寸规格宜为A4幅面（297 mm×210 mm）；图纸宜采用国家标准图幅。
（4）房地产建设工程档案应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
（5）房地产建设工程档案除纸质文件外，有条件的还应保存缩微品及电子文件。
（6）房地产建设工程档案所有的竣工图均应加盖竣工图章。
17.2.2房地产档案的整理
一、房地产档案的分类
房地产档案的分类是房地产档案管理工作的核心内容。房地产是按照项目进行的，体现着强烈的项目性特点。房地产档案由房地产权属档案、建设工程档案和使用管理档案这三种档案组成，使得房地产档案呈现出明显的种类性特点。所以在房地产档案的分类上，既要考虑档案分类的一般性要求，又要符合房地产自身的特点和规律，以及房地产档案的形成和运动发展特征。设计出合理的房地产档案分类方法，是做好房地产档案管理的第一步。
房地产档案的分类方法主要包括分类标准的选择和分类标准的使用顺序的选择这两部分内容。
（一）分类标准的选择
1. 主题分类标准
应用在房地产档案上就是按“房地产项目”进行分类。房地产这一产业在一定程度上说，就是由每一个不同的房地产项目组成的。每一个房地产项目从向政府报批、到被批准后启动项目，设计该项目各种工程图纸档案，再到建成后买卖销售，根据不同的使用群体，形成不同的使用档案，这些都是该房地产项目所特有的，是别的房地产项目不可复制的。房地产本身体现着非常强烈的项目特征。所以，在房地产档案的分类上，应该充分考虑到房地产的项目特征，围绕着房地产项目，把属于房地产一个项目的档案聚集在一起，并且有效地在各个房地产项目中建立有机联系，便于房地产档案查考利用工作的进行。
2. 种类分类标准
房地产档案是由房地产权属档案、建设工程档案和使用管理档案这三种档案构成的。而且，这三种档案都呈现出非常明显的功能和特点。房地产权属档案主要运用在房地产权属的管理工作中，可以证明一个房屋产权的去向，具有相当的严肃性，特别是在法律上，具有证据性。房地产建设工程档案具有科技档案的特点，比如工程的图纸、蓝图、竣工档案。这就要求了更严格的档案保护条件。同时，也是一个房地产企业未来工程设计的重要参考，具有极高的价值。房地产使用管理档案，是房地产日常管理过程中形成的档案，和房地产企业平时的事务性工作更加接近，也更被人民群众广泛使用。
所以，房地产档案可以按照权属档案、建设工程档案和使用管理档案这三种种类进行分类。这样，对于房地产不同部门之间的分工可以很好的体现。同时，方便了对于不同档案的不同管理。比如对于房地产建设工程档案，可以设置单独的库房，保持严格的温度湿度，配备缩微设备等。这样，就避免了所有档案“一刀切”的不良局面形成。
3. 时间分类标准
房地产行业的时间性很强。这是由其自身的政策性和时效性决定的。
比如在2008年12月30日，国家财政部、国税总局联合下发通知，启用新的二手房营业税执行标准，两年以上、未满五年的二手房，免去了成交总价5.5%的营业税。执行时间为一年，至2009年12月31日止。在这种政策和时间压力下，很多购房人抢搭“末班车”，使得北京2009年10月中旬二手楼市交易十分活跃，比10月上旬大涨4倍。
房地产档案按照时间分类标准，可以有按月度、季度和年度三种分类方法。按月度分类，周期短，对于短期内，市场价格微调有很大帮助，但不适合作为长期房地产市场发展的指导。按季度分类，对房地产的发展有很大帮助。因为房地产是一个投入大、输不起的行业。一步棋走错，可能永远无法翻身。所以按照季度分类，把握一个季度的房地产企业的营收，对于制定下一步的发展方向，非常必要。按年度分类，是对房地产业每一年活动进行总结的重要依据，也是政府从总体上宏观调控房地产业的发展，做好民生大事的关键。
（二）分类标准使用顺序选择
1. 种类—房地产项目分类标准
这种分类方法，就是先按权属档案、建设工程档案和使用管理档案这三种档案分为一级类目，再根据不同的房地产项目，划出二级类目。这种分类方法在房地产档案的管理中应用最为普遍。
这种分类方法，有以下两个好处。
第一，有利于政府对于房地产业的房产权属进行监管，也有利于一个房地产企业的不同部门，履行好自己的职责。比如管理建筑设计的部门，需要参考以前的建筑图纸时，直接可以在房地产建设工程档案的一级类目里找到所有想要的工程图纸。比如物业管理部门，可以利用房地产使用管理档案中的档案，帮助处理日常工作。
第二，有利于针对不同档案的特点，制定不同的档案管理和利用制度。比如，房地产建设工程档案，全部保存在一起，就可以集中财力物力，创造良好的条件，保存好蓝图、竣工图。当有人需要利用的时候，必须实行严格的登记制度。并且，需要对使用人的身份进行确认，无特殊情况，只允许使用复制品。因为每一份房地产建设工程档案都可能是企业的无限财富。但是对于房地产使用管理档案，则无需对于利用者过于严格要求，因为，本来就是要使用的。
但是，这种分类方法将房地产的项目拆开，使得房地产企业不能直观的看到自己的工作成果。这在一定程度上，不利于房地产业对于自己工作的总结与发展。
2．房地产项目—种类分类标准
这种分类方法，就是把房地产档案首先按照每一个项目划分为一个大类，形成一级类目，然后再根据房地产档案包含的权属档案、建设工程档案和使用管理档案这三种种类进行分类，形成二级类目。如果除了房地产档案肯定具有的三种档案之外，还有其它需要归档的档案，可以根据具体问题，再单独划分，也划入二级类目。
利用这种分类方法对房地产档案进行分类，主要有以下两个优点：
第一，突出房地产档案的项目性强的特点。将每一个项目分别归档，客观的反应了每一个房地产项目的情况。只要知道项目名称，就能找到档案，这样方便了查考。也有利于房地产企业掌握自己完成的所有项目，汲取每一个项目的经验，促进房地产行业的发展。
第二，对于房地产每个项目，再按照权属档案、建设工程档案和使用管理档案这三种种类进行分类，可以根据不同档案的不同特点，设计不同的归档方法、保管制度、利用条例，对于不同部门的不同需要，予以满足。
但是，由于每一个房地产项目，都是一个很长的周期。从向政府申请、拿地的最开始阶段，到完成交易，少则需要一两年。如果出现“烂尾”情况，可能会跨度长达十年之久。这样，对于档案的收集具有很大的挑战。如果中途出现档案管理人员变更，移交工作也变得更
加复杂。而且权属档案、建设工程档案和使用管理档案这三种档案的保管要求不同，很难保管在同一个档案盒里，需要档案管理过程中，做好关联工作。
这种分类方法，适用于具有一定实力的房地产企业。
3. 房地产项目—时间分类标准
这种分类方法，就是把每个房地产项目的档案作为一级类目，再根据时间顺序，把一个项目的所有档案进行排列。这样的分类方法使得一个项目的所有档案聚集在一起，并且依照时间顺序，可以帮助房地产企业明确把握房地产项目的进展情况，制定每一步扎实的计划，避免出现致命错误。这种分类方法，可以运用于经验尚浅的房地产商。
4. 时间—房地产项目分类标准
这种分类方法，就是把一个时间段作为房地产档案的一级类目，然后再根据这个时间段内的不同的房地产项目划为二级类目。这种分类方法可以明确的显示出一个房地产企业在一段时间内的工作成果。方便房地产企业及时调整发展战略。
综上所述，房地产档案分类的方法很多，在确定使用一种分类方法前，要根据具体的房地产档案的实际情况，进行深入的分析、合理的运用。这样才能保证房地产档案分类的客观性、逻辑性、实践性。并且为房地产档案管理和利用工作奠定坚实的基础。
二、房地产档案的档号
房地产档案的档号模式一般为：
房地产档案档号=种类号—项目号—案卷号，写作：QX—京00—1~ n
种类号表示房地产档案的权属档案、工程建设档案、使用管理档案。一般分别表示为：QX，GC，SY。
项目号是指一个房地产项目本身的编号。房地产企业在项目编号时，应该将编号按照所在省市的简称加该项目号组成。例如京11，京51，津32。房地产企业也可以按照自己公司的习惯，进行项目编号，但要保持稳定性与规律性。
案卷号就是一份房地产档案所处的案卷，用1~ n表示。
三、房地产档案的组卷
1. 卷内文件整理
在房地产档案按照分类方法立卷之后，每一个案卷内的房地产档案，就需要进行卷内文件整理。卷内文件整理要按统一方法编写档案的页码，以固定档案的次序。页码一般从档案的第一页开始编起。图纸可在右上角编张号，照片在背面右上角编张号及所对应的底片号。
2. 案卷封面填写
卷内文件材料整理好后，还要填写案卷封面。案卷封面的内容包括立档单位名称、分类名称（或机构名称）、案卷标题、卷内文件起止日期、总页数、保管期限、密级、全宗号、目录号、分类号、案卷号等。 3. 案卷装订
案卷封面写好后进行装订，装订可采用软卷皮、硬卷盒结合使用的办法。用软卷皮装订小卷，然后集若干小卷装卷盒。如城镇土地登记文件材料，一个土地使用者的材料可立成一个小卷，再以街坊为单位，一个街坊的若干使用者的小卷归入一个硬卷盒。图纸装入卷袋或平放在图纸盒里，照片、底片放人照片档案册中。 4. 编写案卷目录
为了便于查找卷内档案，在确定案卷内档案的排列次序后，需要填写卷内目录。案卷目录包括顺序号、文号、档案名称、日期、档案起止页号、备注等内容。顺序号是指卷内档案的件号，一份档案为一个号，包括正文和底稿，按顺序编排的流水号为顺序号；文号指档案的字号，有文号的需填写上档案的字号；档案名称，有标题的可照抄文件标题，无标题或标题不确切、不能反映档案内容的，需拟写；备注栏用来说明档案的特殊情况。卷内目录一般置于卷首，以便查找利用。
17.2.3房地产档案的鉴定
房地产档案的鉴定，总的原则是以反映房地产管理职能活动为出发点，以分析房地产档案的内容为中心，综合考虑房地产档案的完整程度、数量等因素。一般认为，凡是内容重要，有较大的查考、利用价值和凭证作用的房地产档案，都具有保存价值。
房地产档案保管期限表是用表册形式反映房地产档案的内容和形式，并指明其保管期限的一种指导性文件。房地产档案的保管期限分为永久保存、长期保存和短期保存三种。凡是有重要凭证和长久查考、利用价值的作为永久保存；凡在16～50年内具有查考、利用、凭证作用的为长期保存；凡在15年内具有查考、利用、凭证作用的为短期保存。 附表：
《广东省房地产管理文件材料归档范围及保管期限表》
17.2.4房地产档案的利用服务 一、房地产档案的利用用处
1. 为买房人提供房地产开发公司的情况
买房的花费，几乎可以耗尽普通工薪阶层10年甚至20年的收入。现在房地产市场上，期房又大行其道。这就造成了买房人在交钱买房的时候，连房子的面几乎都见不到。所以，找一个具有良好信用的房地产开发商，对于买房人而言是十分重要的。
房地产档案就可以根据房地产权属档案和房地产使用管理档案，利用原始的登记记录，统计一个时期内，房地产开发商的建设房屋数量、质量，房屋销售情况，房屋的安全鉴定，以及房屋出售之后在使用管理中的管理情况等信息。这些对于买房人而言，是值得信赖且十分有用的。
2. 为社会提供房地产房源
目前的房地产房源，多是买房人从网络、报纸或者房展会上得到的信息。虽然更新很快，而且介绍详细，但是由于这些途径都是以营利为目的的，所以在房源的提供上，并不会有太多筛选，有些房源的信息发布的时候，该房源甚至预售许可证都没有拿到。
所以在目前房地产房源提供还比较混乱的情况下，房地产档案可以根据自身具有法律效力、具有严肃性的特点，并且有机的与房地产开发商结合，为社会提供可靠、有保证的房地产房源，真正服务于社会。 3. 预测房地产市场走势
根据房地产销售档案在不同时间内的房地产成交面积、成交价格，可以清晰明了的分析在一段时间内，房地产的价格走势和供需情况。在房地产档案提供的有效数据的支持后，依靠科学的统计方法，可以预测房地产市场的走势，为买房者策划合理的购房时机，也为房地产开发商的开发计划提供参考。
4. 维护房地产产权人和产权单位的合法权益，稳定社会金融秩序
房地产档案具有法律效力，其严肃性和公正性，对于社会稳定和产权人的利益维护都有保障性作用。例如现在城市改造中，旧城居民的拆迁问题往往会成为改造工程中的瓶颈。在
拆迁过程中，拆迁补偿款是根据居民现有住房面积而裁定的。但是由于一些城区内的老房子，特别是平房，在几十年的使用过程中，往往会存在私搭乱建的情况。这时，房屋面积的核对问题，就需要房地产档案的帮助。如果没有档案，将会给拆迁工作带来巨大的麻烦。
5．为政府进行房地产政策制定提供依据
政府在国家经济中起着宏观调控的作用，在对于房地产的发展中，政府更是扮演着“人民父母”的角色。政府根据房地产价格与居民平均收入比例，居民的人均住房面积等情况，划定经济适用房和限价房标准。并且，在房价上涨过于迅速的时候，利用调整首付比例、贷款利率等市场经济调控手段，来保证房价的稳定。这些都需要房地产档案提供数据。
二、房地产档案的服务方式
1. 一般性查询和咨询服务
一般性查询，就是在房地产档案的管理部门、档案馆等，为房地产档案利用者开辟阅览室，提供良好的阅览条件。并且，对于能够复制的文件，提供复制服务。在当利用者需要针对个别问题，进行专门解答的时候，房地产档案的管理部门，应该开辟广泛的网络、电话和面对面的解答途径，为房地产档案利用者提供档案、档案知识和档案信息。从而达到对于利用者的一般性学习和针对性问题都能有效满足。 2. 网络化房地产信息服务
房地产业关系到国计民生，并且现在呈现出房地产的信息市场主要依托一些房地产门户网站。这些网站作用盈利性机构，在提供房地产信息的同时，也难免会有自身经营的考虑。而房地产档案作为为社会服务的档案，可以客观公正的提供房地产坐落地点、房地产竣工时间、结构、层数、面积、价格等房地产信息。如果适当的实行房地产档案上网，可以以最快捷方便的服务方式，服务于大众。 3. 房地产档案汇编
房地产档案汇编的发行，也是房地产服务方式的一种。房地产档案可以在收集好档案后，进行加工整理，并由专业档案工作者进行研究，将能够公开的档案进行汇编，并且及时准确的发布出去。这就是一定时期内最权威的房地产项目介绍和索引。 4. 房地产专题服务
房地产档案机构针对利用者的咨询提问，主动围绕某一专题进行的信息提供。专题信息服务是对社会需求的具体分析，主动围绕某一专题进行，目的明确，针对性强，时间性强。
本章思考题
1. 房地产档案的定义是什么？定义中阐明了那些内涵？
2. 房地产档案都有哪些种类？不用种类的房地产档案的不同作用是什么？
3. 阐述房地产档案的归档范围。
4. 房地产档案的分类标准的选择还有哪些？能否举出一二。 5. 房地产档案的组卷应该注意什么？ 6. 房地产档案的服务方式都包括哪些？
房地产档案与房地产档案管理
本章提要
房地产档案是在房地产管理活动中直接形成的，具有保存、查考价值的文字、图簿册、图像视频等不同形式的历史记录。本章着重阐明了房地产档案的定义、特点、种类和作用等理论问题。介绍了房地产档案管理的基本规则、内容和方法，其中包括：房地产档案的归档、房地产档案的分类与组卷、房地产档案的鉴定、以及房地产档案的利用服务等房地产档案的管理方法。
17.1房地产档案概述
17.1.1房地产档案的定义
房地产档案是在房地产管理活动中直接形成的，具有保存、查考价值的文字、图簿册、图像视频等不同形式的历史记录。
这一概念可以包括以下内涵：
1. 房地产档案是房地产管理活动中,形成的真实历史记录。产生于房地产特定的专业活动，具有专业性强的特点。
2. 房地产档案是房地产管理的日常活动中形成的。在房地产管理中，会产生大量的文字资料、图表等在日后的工作中仍需要用到的有效信息。房地产档案就是这些资料、图表中具有保存价值，并且具备成为档案条件的文件。具体的档案条件如下：
（1）办理完毕的房地产资料才能成为档案。在办理完毕之前，是现行文件，不能看做档案。
（2）在日后的房地产管理活动中，仍具有价值，有可能会查考到的文件材料。
（3）按照档案的标准和要求进行保存的文件材料才算是房地产档案。
3. 房地产档案的形式多种多样。随着社会的发展，档案的载体形式也向多样化方向发展。房地产档案的载体也除了纸张之外，还包括胶片、光盘、磁盘等。另外，在档案的表达方式上，也包括声音、图像、视频等多种形式。
4. 房地产档案是房地产管理活动的原始记录。档案是由房地产管理专业主管部门在管理活动中产生的资料转化而来的，是当时管理活动的原始记录，它不是随意编造和收集的。因此它具有原始的凭证作用，这是房地产档案区别于一般房地产图书资料的重要特点之一。
17.1.2房地产档案的特点
1. 房地产档案政策性强。
房地产业是国民经济的支柱产业，房地产业的发展始终是在国家的方针政策指导下进行的。在房地产业的发展中，征地、开发、拆迁、补偿，以及建设、安置、交易、管理等各项
工作中，都必须严格按照国家的方针政策进行操作。比如征地要执行“土地法”，动迁要执行“动迁法”，房屋买卖要执行“房屋交易管理办法”，房屋租赁要执行“房屋租赁管理办法”，房屋管理要执行“物业管理办法”。
这种很强的政策性反映在房地产档案管理上，就使得房地产档案具有更多的政策性内容。这样的特点，使得在房地产档案的管理过程中，要有政策头脑，及时补充政策依据，使得房地产档案具有更高的质量，从而发挥更大的价值。
2. 房地产档案专业性强。
从某种意义上说，房地产是一门专业且体系庞大的学科。从房屋建设来看，包括国家建房、集资建房、房产商建房。从房屋市场来看，包括买卖、继承、分割、担保、抵押等。这些看似分支很强，实际上又属于房地产的极具专业性的问题，在实际操作中，会形成大量的具有严肃证据价值的档案。这就使得房地产档案的管理，要求档案管理人员必须了解房地产方面的专业知识，方能使房地产档案真实切详的记录下应有的信息。
3. 房地产档案地域性强。
房地产档案的最重要组成部分就是房子和土地。房子和土地总要坐落在某地，这就是房地产档案地域性的体现。
因此，根据房地产档案地域性强的特点，在形成档案时要从专业管理角度掌握以下几点：
（1）房子和土地的坐落地点必须明确，绝对不能莫能两可。
（2）过去的和现在的地名、门牌号等详细信息均要记录详尽
（3）如果房屋具有特殊标识，也要记录清楚。
4. 房地产档案时效性强。
随时间的推移及社会的发展和变化，过去的政策不一定适合于现在的情况，同样用现在的政策也难以解释过去的问题。这就是我们在档案管理中，常常提到的政策时效性。由于房地产档案的政策性特点鲜明，房地产业受党和政府的政策影响十分显著，使得时效性在房地产档案中体现得非常突出。比如2008年年末，伴随全球经济危机，中国房地产业陷入了巨大的寒冰期，出现了“量价齐跌”的不利局面。党和政府先是拿出四万亿救市，以拉动内需。而后推出个人首套房贷利率七折的刺激政策。这种政策的时效性十分明显，在房地产档案的管理中一定要格外注意。
另外，房地产业自身也具有很强的时效性。以首都北京2009年2月至2009年9月的房地产开盘均价为例。2009年2月，北京开盘项目14个，开盘均价为13570元/平方米。3月开盘项目37个，开盘均价为11115元/平方米。4月开盘项目30个，开盘均价为12168元/平方米。5月开盘项目68个，开盘均价为13925元/平方米。6月开盘项目44个，开盘均价为15764元/平方米。7月开盘项目45个，开盘均价为14628元/平方米。8月开盘项目81个，开盘均价为16165元/平方米。9月开盘项目35个，开盘均价为16294元/平方米。如图17-1所示。北京2009年2月至9月，仅仅八个月时间，房地产的开盘均价最低点（11115元/平方米）和最高点（16294元/平方米），就相差了5183元/平方米。
17.1.3房地产档案的种类
房地产档案分为权属档案、建设工程档案和使用管理档案。
1. 房地产权属档案：指在房地产权属登记、调查、测绘、权属转移、变更等房地产权属管理工作中直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是城市房地产权属登记管理工作的真实记录和重要依据，是城市建设档案的组成部分。
2. 房地产建设工程档案：是指在新建、改建、扩建、翻建和维修改造的工程项目建设过程中形成的文件材料。
3. 房地产使用管理档案：是指房地产在分配、调整及使用等日常管理过程中形成的文件材料。
17.1.4房地产档案的作用
1. 有利于政府对于城市进行良好的规划。
房地产业离不开土地，土地的使用是一个城市规划的重中之重。房地产档案是旧城改造、开发企业投资决策的基本依据。以北京为例。在2015年，北京将开通地铁总里程561公里，实现“三环、四横、五纵、七放射”的轨道交通网络。这样的城市规划，必须牵扯到大量的城市居民拆迁问题。比如地铁10号线二期的拆迁成本达到80多亿。个别区域，每平方米拆迁资金高达30多万元。这些拆迁补偿金额的制定，如果力求做到对每一名拆迁户公正公平，同时又最大限度的合理利用资金，就要摸清拆迁范围内的房产数量，分析具体位置的具体价值。这些都需要利用房地产档案。如果没有相关房地产档案，无论是政府还是开发商，都根本无法进行投资预算，拆迁补偿工作则会举步维艰。
2. 有利于政府宏观调控房地产业发展，规范房地产建设。
房地产档案管理部门，在房地产建设的过程中，可以提供大量的基础数据。是政府宏观
决策所需的统计数据，是各项工作决策的科学依据，是推进房地产管理工作完善化的重要参考依据，是建立房地产管理工作规范性的可靠理论依据。巩固档案工作基础，重视档案工作建设，拓展档案工作深度，有利于政府规范房地产建设，宏观调控房地产工作发展。
3. 有利于维护社会公平，保障民生。
随着社会主义法制建设的不断完善和群众法制观念的提高，人们运用法律武器维护自己的合法权益，要求解决房产纠纷的民事诉讼和行政诉讼越来越多。
某些特殊案件，由检察机关、纪委立案，涉及干部贪污受贿，非法占有房产等方面的问题，必须从产权归属方面取得证据才能定论。比如2008年在党风廉政建设中引起轩然大波的上海“炒房区长”康慧军就是一个典型。其在2001年至2007年之间，以自己及家属名义购买住房超过20套，截至案发时，其妻子和儿子持有房产12套。这些巨额的来源不明的财产，成为其量刑的重要依据。房地产档案是合法有效的证据来源渠道，初始登记时的档案是最具权威性的证据，维持了社会公平，是党风廉政建设的好帮手。
17.2房地产档案的管理
17.2.1房地产档案的集中归档
一、归档范围
（一）房地产权属档案
中华人民共和国建设部令第101号《城市房地产权属档案管理办法》，将房地产权属档案归档范围归纳如下：
1. 房地产权利人、房地产权属登记确权、房地产权属转移及变更、设定他项权利等有关的证明文件：
（1）房地产权利人（自然人或法人）的身份（资格）证明、法人代理人的身份证明、授权委托书等；
（2）建设工程规划许可证，建设用地规划许可证，土地使用权证书或者土地来源证明，房屋拆迁批件及补偿安置协议书，联建或者统建合同，翻改扩建及固定资产投资批准文件，房屋竣工验收有关材料等；
（3）房地产买卖合同书、房产继承书、房产赠与书、房产析产协议书、房产交换协议书、房地产调拨凭证、有关房产转移的上级批件、有关房产的判决、裁决、仲裁文书及公证文书等；
（4）设定房地产他项权利的有关合同、文件等。
2. 房屋及其所占用的土地使用权权属界定位置图；房地产分幅平面图、分丘平面图、分层分户平面图等。
3. 房地产产权登记工作中形成的各种文件材料，包括房产登记申请书、收件收据存根、权属变更登记表、房地产状况登记表、房地产勘测调查表、墙界表、房屋面积计算表、房地产登记审批表、房屋灭籍申请表、房地产税费收据存根等。
4. 反映和记载房地产权属状况的信息资料，包括统计报表、摄影片、照片、录音带、录像带、缩微胶片、计算机软盘、光盘等。
5. 其他有关房地产权属的文件资料，包括房地产权属冻结文件、房屋权属代管文件、历史形成的各种房地产权证、契证、账、册、表、卡等。
（二）房地产建设工程档案
根据GB/T 50328—2001《建设工程文件档案整理规范》,房地产建设工程档案的归档范围如下:
1. 综合性文件。包括项目建议书批复及项目建议书(立项报告)、建设用地系列材料、征地拆迁安置等有关协议、用地申请报告、国有土地使用权出让合同、工程地质及水文地质勘察报告等。
2. 土建、安装质量保证资料。包括开工报告、竣工工程申请验收报告、钢材质量证明单、单位工程质量竣工验收记录、主体结构分部工程质量验收报告、安装材料与设备合格证、试验单汇总表等。
3. 土建工程竣工文字材料。包括图纸会审记录、工程定位测量资料、地基处理记录、材料(钢材、水泥等)的出厂证明文件及检测报告、土壤各种试验报告、商品混凝土出厂合格证、隐蔽工程检查记录等。
4. 给排水、电气(强电、弱电)、消防、通风、空调、电梯、装修(装饰、幕墙)等工程文字材料。包括开工报告、竣工工程申请验收报告、设备(或产品)质量合格证、各专业隐蔽工程检查记录、工程质量事故处理记录等。
5. 竣工图。分为综合图和各专业竣工图。综合图包括建筑、建筑小品、水景、照明、道路、绿化等平面布置；各专业竣工图包括建筑、结构、给排水、电气(强电、弱电)、消防、通风、装修(装饰、幕墙)等工程。
6. 建设工程声像档案。
7. 电子文档。
（三）房地产使用管理档案
1. 办公与业务用房使用管理档案：
（1）调配申请及批文；
（2）使用协议；
（3）物业单位招投标文件、物业管理合同、日常运行维护记录；
（4）设施设备运行、维修、维护、改造等记录。
2. 住宅使用管理档案：
（1）住房申请、临时入住通知单、腾退旧房协议、调配通知单、集资建房协议；
（2）职工住房档案；
（3）周转住房的装修、制度设立及分配方案；
（4）物业管理合同、费用支付单据、物业公司变更资料、物业管理工作的年度测评报告；
（5）职工住房配售办法、相关会议纪要及最终配售方案；
（6）住房的各类证明或信函。
二、归档时间
由于房地产都是按项目来完成，一个项目的房地产档案，又主要由权属档案、建设工程档案和使用管理档案这三种差异性很大的档案组成的。所以，房地产档案的时间延续性不是很明显。在归档的时间上，应该首先执行随时归档的归档办法。即当一种房地产档案完成并使用完毕之后，就及时进行归档。在一个房地产项目完成的时候，也将其所有具有归档价值的档案进行归档。这既可以保证房地产档案的完整保存，又可以保证一份档案在房地产项目进行过程中发挥其作用。
但是房地产档案的归档时间，也不可以完全按照随时归档来进行，在必要的情况下，需要随时归档和集中归档相结合。
房地产企业自己日常的管理中，需要一定时间内的档案提供相关数据、成果，这样才能更方便于房地产企业了解自己一段时间内的营收、经营状况。随着房地产项目的积累，很长时间以前的档案也需要一个集中归档。
三、归档份数
对于普通的档案，归档一份就可以了。
对于有些具有证据性，特别是在出现纠纷的时候，可以决定一处房地产的归属、权利问题的房地产档案，应该实行“双套制”。以保证档案的准确性、权威性。
对于一些重要的建设工程蓝图、竣工图必须实行“双套制”甚至“多套制”。有条件的，还应该考虑采取缩微技术和异地备份。
归档份数要根据房地产档案自身的重要性，以及房地产企业自身的条件来决定。房地产档案中的有些档案具有极高的价值，并且不可再生。在关键时刻，有可能能为企业创造无限的价值。所以，对于有价值的重要档案，“双套制”、缩微、异地备份都要做到。
四、归档要求
1. 归档的档案应为原件。
原件已存城市建设档案馆或者经房地产管理部门批准认定的，可以是复印、复制件。复印、复制件应当由经办人与原件校对、签章，并注明校对日期及原件的存放处。
2. 归档档案的内容必须真实、准确，与实际相符合。
3．归档的档案应当做到书写材料合乎标准、字迹工整、内容规范、图形清晰、数据准确、图表整洁，签字盖章手续完备，符合档案保护的要求。
4．房地产档案管理机构应当按照档案管理的规定对归档的各种房地产档案进行验收，不符合要求的，不予归档。
5. 对于房地产档案中的房地产建设工程档案，除以上要求外，由于其属于工程档案的特殊性，还有如下要求：
（1）房地产建设工程档案的内容及其浓度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。
（2）房地产建设工程档案的纸张应采用能够长期保存的韧性大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图；采用计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。
（3）房地产建设工程档案文字材料的幅面尺寸规格宜为A4幅面（297 mm×210 mm）；图纸宜采用国家标准图幅。
（4）房地产建设工程档案应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
（5）房地产建设工程档案除纸质文件外，有条件的还应保存缩微品及电子文件。
（6）房地产建设工程档案所有的竣工图均应加盖竣工图章。
17.2.2房地产档案的整理
一、房地产档案的分类
房地产档案的分类是房地产档案管理工作的核心内容。房地产是按照项目进行的，体现着强烈的项目性特点。房地产档案由房地产权属档案、建设工程档案和使用管理档案这三种档案组成，使得房地产档案呈现出明显的种类性特点。所以在房地产档案的分类上，既要考虑档案分类的一般性要求，又要符合房地产自身的特点和规律，以及房地产档案的形成和运动发展特征。设计出合理的房地产档案分类方法，是做好房地产档案管理的第一步。
房地产档案的分类方法主要包括分类标准的选择和分类标准的使用顺序的选择这两部分内容。
（一）分类标准的选择
1. 主题分类标准
应用在房地产档案上就是按“房地产项目”进行分类。房地产这一产业在一定程度上说，就是由每一个不同的房地产项目组成的。每一个房地产项目从向政府报批、到被批准后启动项目，设计该项目各种工程图纸档案，再到建成后买卖销售，根据不同的使用群体，形成不同的使用档案，这些都是该房地产项目所特有的，是别的房地产项目不可复制的。房地产本身体现着非常强烈的项目特征。所以，在房地产档案的分类上，应该充分考虑到房地产的项目特征，围绕着房地产项目，把属于房地产一个项目的档案聚集在一起，并且有效地在各个房地产项目中建立有机联系，便于房地产档案查考利用工作的进行。
2. 种类分类标准
房地产档案是由房地产权属档案、建设工程档案和使用管理档案这三种档案构成的。而且，这三种档案都呈现出非常明显的功能和特点。房地产权属档案主要运用在房地产权属的管理工作中，可以证明一个房屋产权的去向，具有相当的严肃性，特别是在法律上，具有证据性。房地产建设工程档案具有科技档案的特点，比如工程的图纸、蓝图、竣工档案。这就要求了更严格的档案保护条件。同时，也是一个房地产企业未来工程设计的重要参考，具有极高的价值。房地产使用管理档案，是房地产日常管理过程中形成的档案，和房地产企业平时的事务性工作更加接近，也更被人民群众广泛使用。
所以，房地产档案可以按照权属档案、建设工程档案和使用管理档案这三种种类进行分类。这样，对于房地产不同部门之间的分工可以很好的体现。同时，方便了对于不同档案的不同管理。比如对于房地产建设工程档案，可以设置单独的库房，保持严格的温度湿度，配备缩微设备等。这样，就避免了所有档案“一刀切”的不良局面形成。
3. 时间分类标准
房地产行业的时间性很强。这是由其自身的政策性和时效性决定的。
比如在2008年12月30日，国家财政部、国税总局联合下发通知，启用新的二手房营业税执行标准，两年以上、未满五年的二手房，免去了成交总价5.5%的营业税。执行时间为一年，至2009年12月31日止。在这种政策和时间压力下，很多购房人抢搭“末班车”，使得北京2009年10月中旬二手楼市交易十分活跃，比10月上旬大涨4倍。
房地产档案按照时间分类标准，可以有按月度、季度和年度三种分类方法。按月度分类，周期短，对于短期内，市场价格微调有很大帮助，但不适合作为长期房地产市场发展的指导。按季度分类，对房地产的发展有很大帮助。因为房地产是一个投入大、输不起的行业。一步棋走错，可能永远无法翻身。所以按照季度分类，把握一个季度的房地产企业的营收，对于制定下一步的发展方向，非常必要。按年度分类，是对房地产业每一年活动进行总结的重要依据，也是政府从总体上宏观调控房地产业的发展，做好民生大事的关键。
（二）分类标准使用顺序选择
1. 种类—房地产项目分类标准
这种分类方法，就是先按权属档案、建设工程档案和使用管理档案这三种档案分为一级类目，再根据不同的房地产项目，划出二级类目。这种分类方法在房地产档案的管理中应用最为普遍。
这种分类方法，有以下两个好处。
第一，有利于政府对于房地产业的房产权属进行监管，也有利于一个房地产企业的不同部门，履行好自己的职责。比如管理建筑设计的部门，需要参考以前的建筑图纸时，直接可以在房地产建设工程档案的一级类目里找到所有想要的工程图纸。比如物业管理部门，可以利用房地产使用管理档案中的档案，帮助处理日常工作。
第二，有利于针对不同档案的特点，制定不同的档案管理和利用制度。比如，房地产建设工程档案，全部保存在一起，就可以集中财力物力，创造良好的条件，保存好蓝图、竣工图。当有人需要利用的时候，必须实行严格的登记制度。并且，需要对使用人的身份进行确认，无特殊情况，只允许使用复制品。因为每一份房地产建设工程档案都可能是企业的无限财富。但是对于房地产使用管理档案，则无需对于利用者过于严格要求，因为，本来就是要使用的。
但是，这种分类方法将房地产的项目拆开，使得房地产企业不能直观的看到自己的工作成果。这在一定程度上，不利于房地产业对于自己工作的总结与发展。
2．房地产项目—种类分类标准
这种分类方法，就是把房地产档案首先按照每一个项目划分为一个大类，形成一级类目，然后再根据房地产档案包含的权属档案、建设工程档案和使用管理档案这三种种类进行分类，形成二级类目。如果除了房地产档案肯定具有的三种档案之外，还有其它需要归档的档案，可以根据具体问题，再单独划分，也划入二级类目。
利用这种分类方法对房地产档案进行分类，主要有以下两个优点：
第一，突出房地产档案的项目性强的特点。将每一个项目分别归档，客观的反应了每一个房地产项目的情况。只要知道项目名称，就能找到档案，这样方便了查考。也有利于房地产企业掌握自己完成的所有项目，汲取每一个项目的经验，促进房地产行业的发展。
第二，对于房地产每个项目，再按照权属档案、建设工程档案和使用管理档案这三种种类进行分类，可以根据不同档案的不同特点，设计不同的归档方法、保管制度、利用条例，对于不同部门的不同需要，予以满足。
但是，由于每一个房地产项目，都是一个很长的周期。从向政府申请、拿地的最开始阶段，到完成交易，少则需要一两年。如果出现“烂尾”情况，可能会跨度长达十年之久。这样，对于档案的收集具有很大的挑战。如果中途出现档案管理人员变更，移交工作也变得更
加复杂。而且权属档案、建设工程档案和使用管理档案这三种档案的保管要求不同，很难保管在同一个档案盒里，需要档案管理过程中，做好关联工作。
这种分类方法，适用于具有一定实力的房地产企业。
3. 房地产项目—时间分类标准
这种分类方法，就是把每个房地产项目的档案作为一级类目，再根据时间顺序，把一个项目的所有档案进行排列。这样的分类方法使得一个项目的所有档案聚集在一起，并且依照时间顺序，可以帮助房地产企业明确把握房地产项目的进展情况，制定每一步扎实的计划，避免出现致命错误。这种分类方法，可以运用于经验尚浅的房地产商。
4. 时间—房地产项目分类标准
这种分类方法，就是把一个时间段作为房地产档案的一级类目，然后再根据这个时间段内的不同的房地产项目划为二级类目。这种分类方法可以明确的显示出一个房地产企业在一段时间内的工作成果。方便房地产企业及时调整发展战略。
综上所述，房地产档案分类的方法很多，在确定使用一种分类方法前，要根据具体的房地产档案的实际情况，进行深入的分析、合理的运用。这样才能保证房地产档案分类的客观性、逻辑性、实践性。并且为房地产档案管理和利用工作奠定坚实的基础。
二、房地产档案的档号
房地产档案的档号模式一般为：
房地产档案档号=种类号—项目号—案卷号，写作：QX—京00—1~ n
种类号表示房地产档案的权属档案、工程建设档案、使用管理档案。一般分别表示为：QX，GC，SY。
项目号是指一个房地产项目本身的编号。房地产企业在项目编号时，应该将编号按照所在省市的简称加该项目号组成。例如京11，京51，津32。房地产企业也可以按照自己公司的习惯，进行项目编号，但要保持稳定性与规律性。
案卷号就是一份房地产档案所处的案卷，用1~ n表示。
三、房地产档案的组卷
1. 卷内文件整理
在房地产档案按照分类方法立卷之后，每一个案卷内的房地产档案，就需要进行卷内文件整理。卷内文件整理要按统一方法编写档案的页码，以固定档案的次序。页码一般从档案的第一页开始编起。图纸可在右上角编张号，照片在背面右上角编张号及所对应的底片号。
2. 案卷封面填写
卷内文件材料整理好后，还要填写案卷封面。案卷封面的内容包括立档单位名称、分类名称（或机构名称）、案卷标题、卷内文件起止日期、总页数、保管期限、密级、全宗号、目录号、分类号、案卷号等。 3. 案卷装订
案卷封面写好后进行装订，装订可采用软卷皮、硬卷盒结合使用的办法。用软卷皮装订小卷，然后集若干小卷装卷盒。如城镇土地登记文件材料，一个土地使用者的材料可立成一个小卷，再以街坊为单位，一个街坊的若干使用者的小卷归入一个硬卷盒。图纸装入卷袋或平放在图纸盒里，照片、底片放人照片档案册中。 4. 编写案卷目录
为了便于查找卷内档案，在确定案卷内档案的排列次序后，需要填写卷内目录。案卷目录包括顺序号、文号、档案名称、日期、档案起止页号、备注等内容。顺序号是指卷内档案的件号，一份档案为一个号，包括正文和底稿，按顺序编排的流水号为顺序号；文号指档案的字号，有文号的需填写上档案的字号；档案名称，有标题的可照抄文件标题，无标题或标题不确切、不能反映档案内容的，需拟写；备注栏用来说明档案的特殊情况。卷内目录一般置于卷首，以便查找利用。
17.2.3房地产档案的鉴定
房地产档案的鉴定，总的原则是以反映房地产管理职能活动为出发点，以分析房地产档案的内容为中心，综合考虑房地产档案的完整程度、数量等因素。一般认为，凡是内容重要，有较大的查考、利用价值和凭证作用的房地产档案，都具有保存价值。
房地产档案保管期限表是用表册形式反映房地产档案的内容和形式，并指明其保管期限的一种指导性文件。房地产档案的保管期限分为永久保存、长期保存和短期保存三种。凡是有重要凭证和长久查考、利用价值的作为永久保存；凡在16～50年内具有查考、利用、凭证作用的为长期保存；凡在15年内具有查考、利用、凭证作用的为短期保存。 附表：
《广东省房地产管理文件材料归档范围及保管期限表》
17.2.4房地产档案的利用服务 一、房地产档案的利用用处
1. 为买房人提供房地产开发公司的情况
买房的花费，几乎可以耗尽普通工薪阶层10年甚至20年的收入。现在房地产市场上，期房又大行其道。这就造成了买房人在交钱买房的时候，连房子的面几乎都见不到。所以，找一个具有良好信用的房地产开发商，对于买房人而言是十分重要的。
房地产档案就可以根据房地产权属档案和房地产使用管理档案，利用原始的登记记录，统计一个时期内，房地产开发商的建设房屋数量、质量，房屋销售情况，房屋的安全鉴定，以及房屋出售之后在使用管理中的管理情况等信息。这些对于买房人而言，是值得信赖且十分有用的。
2. 为社会提供房地产房源
目前的房地产房源，多是买房人从网络、报纸或者房展会上得到的信息。虽然更新很快，而且介绍详细，但是由于这些途径都是以营利为目的的，所以在房源的提供上，并不会有太多筛选，有些房源的信息发布的时候，该房源甚至预售许可证都没有拿到。
所以在目前房地产房源提供还比较混乱的情况下，房地产档案可以根据自身具有法律效力、具有严肃性的特点，并且有机的与房地产开发商结合，为社会提供可靠、有保证的房地产房源，真正服务于社会。 3. 预测房地产市场走势
根据房地产销售档案在不同时间内的房地产成交面积、成交价格，可以清晰明了的分析在一段时间内，房地产的价格走势和供需情况。在房地产档案提供的有效数据的支持后，依靠科学的统计方法，可以预测房地产市场的走势，为买房者策划合理的购房时机，也为房地产开发商的开发计划提供参考。
4. 维护房地产产权人和产权单位的合法权益，稳定社会金融秩序
房地产档案具有法律效力，其严肃性和公正性，对于社会稳定和产权人的利益维护都有保障性作用。例如现在城市改造中，旧城居民的拆迁问题往往会成为改造工程中的瓶颈。在
拆迁过程中，拆迁补偿款是根据居民现有住房面积而裁定的。但是由于一些城区内的老房子，特别是平房，在几十年的使用过程中，往往会存在私搭乱建的情况。这时，房屋面积的核对问题，就需要房地产档案的帮助。如果没有档案，将会给拆迁工作带来巨大的麻烦。
5．为政府进行房地产政策制定提供依据
政府在国家经济中起着宏观调控的作用，在对于房地产的发展中，政府更是扮演着“人民父母”的角色。政府根据房地产价格与居民平均收入比例，居民的人均住房面积等情况，划定经济适用房和限价房标准。并且，在房价上涨过于迅速的时候，利用调整首付比例、贷款利率等市场经济调控手段，来保证房价的稳定。这些都需要房地产档案提供数据。
二、房地产档案的服务方式
1. 一般性查询和咨询服务
一般性查询，就是在房地产档案的管理部门、档案馆等，为房地产档案利用者开辟阅览室，提供良好的阅览条件。并且，对于能够复制的文件，提供复制服务。在当利用者需要针对个别问题，进行专门解答的时候，房地产档案的管理部门，应该开辟广泛的网络、电话和面对面的解答途径，为房地产档案利用者提供档案、档案知识和档案信息。从而达到对于利用者的一般性学习和针对性问题都能有效满足。 2. 网络化房地产信息服务
房地产业关系到国计民生，并且现在呈现出房地产的信息市场主要依托一些房地产门户网站。这些网站作用盈利性机构，在提供房地产信息的同时，也难免会有自身经营的考虑。而房地产档案作为为社会服务的档案，可以客观公正的提供房地产坐落地点、房地产竣工时间、结构、层数、面积、价格等房地产信息。如果适当的实行房地产档案上网，可以以最快捷方便的服务方式，服务于大众。 3. 房地产档案汇编
房地产档案汇编的发行，也是房地产服务方式的一种。房地产档案可以在收集好档案后，进行加工整理，并由专业档案工作者进行研究，将能够公开的档案进行汇编，并且及时准确的发布出去。这就是一定时期内最权威的房地产项目介绍和索引。 4. 房地产专题服务
房地产档案机构针对利用者的咨询提问，主动围绕某一专题进行的信息提供。专题信息服务是对社会需求的具体分析，主动围绕某一专题进行，目的明确，针对性强，时间性强。
本章思考题
1. 房地产档案的定义是什么？定义中阐明了那些内涵？
2. 房地产档案都有哪些种类？不用种类的房地产档案的不同作用是什么？
3. 阐述房地产档案的归档范围。
4. 房地产档案的分类标准的选择还有哪些？能否举出一二。 5. 房地产档案的组卷应该注意什么？ 6. 房地产档案的服务方式都包括哪些？